METODE PENELITIAN 3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Pendekatan kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Dalam penilitian ini peneliti hanya menggambarkan keadaan atau suasana yang sebenarnya terjadi pada saat sekarang, dalam hal ini mekanisme sebuah proses berdasarkan survei yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.
3.2 Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan pada PT. Qton Indonesia yang beralamat di Jln. Letjend Suprapto No.6 Medan. Waktu pengambilan data pada bulan Oktober 2014.
3.3 Fokus Penelitian
Fokus dalam penelitian ini adalah mengkaji tentang sistem informasi arsip, pengorganisasian arsip, prosedur pengelolaan arsip, sistem yang sedang berjalan saat ini dan kendala atau hambatan yang terdapat pada sistem sekarang di PT. Qton Indonesia.
1.4Latar Penelitian
PT. Qton Indonesia bergerak di bidang pertambangan batu material. Lokasi Tambang tersebut terletak di Jalan Desa Kwala Musam – Kampung
Tengah, Kecamatan Batang Serangan, Kabupaten Langkat, Sumatra Utara. Dan untuk lokasi Stokpile terletak di Desa Air Hitam, Kecamatan Gebang, Kabupaten Langkat, Sumatra Utara, dengan Luas tambang sekitar 9,2 Hektar. Arsip tentang pertanahan pada PT. Qton Indonesia tergolong jumlah yang cukup besar dan pengelolaan arsip masih menggunakan sistem secara manual dengan mengentri data ke microsoft excel.
3.5 Proses Penelitian
Adapun proses penelitian ini dilakukan dalam 2 tahap yaitu:
3.5.1 Mengidentifikasi Informan
Informan dalam penelitian ini adalah karyawan kearsipan pada Devisi Legal Kenotariatan. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposif, seperti yang dinyatakan oleh Sugiyono (2006, 61) bahwa “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu.” Adapun informan yang akan diwawancarai dalam penelitian ini adalah 4 orang karyawan pelaksana kearsipan yang bekerja pada Devisi Legal Kenotariatan, dua orang memiliki latar belakang pendidikan Hukum, satu orang memiliki latar belakang pendidikan bahasa inggris dan satu orang lagi memiliki latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan.
3.5.2Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang dilakukan oleh peneliti adalah sebagai berikut:
1) Wawancara
Wawancara dilakukan berdasarkan pada pedoman wawancara dan wawancara mendalam (Depth Interview). Wawancara merupakan salah satu bagian terpenting dari setiap survei. Tanpa wawancara, peneliti akan kehilangan informasi yang hanya dapat diperoleh dengan jalan bertanya langsung kepada imforman. Data semacam itu merupakan tulang punggung suatu penelitian survey. Tujuan wawancara adalah untuk mengumpulkan data dan informasi yang lengkap, akurat, dan adil. Wawancara dilakukan secara langsung dengan 4 karyawan kearsipan pada PT. Qton Indonesia.
Pedoman wawancara juga diperlukan agar tidak menyimpang dari tujuan penelitian. Pedoman wawancara juga disusun berdasarkan dengan teori yang berkaitan dengan masalah yang diteliti.
2) Observasi
Observasi adalah kegiatan meneliti langsung ke tempat penelitian yaitu PT. Qton Indonesia. Observasi yang digunakan peneliti dalam penelitian ini adalah pengamatan, yang di observasi adalah kegiatan dan metode pengelolaan arsip yang menggambarkan susasana sebenarnya di PT. Qton Indonesia.
3) Studi Literatur
Selain melakukan teknik wawancara, penulis juga melakukan studi literatur demi menunjang kelengkapan data yaitu melalui buku, majalah, jurnal dan artikel. Studi literatur dilakukan untuk mengetahui permasalahan yang dihadapi dan kemudian dibandingkan dengan keadaan yang sedang diteliti di
3.5.3 Teknik Analisis Data
Data hasil wawancara penulis, observasi dan catatan di lapangan maupun dari berbagai sumber ditelaah dan dipahami kemudian data disalin dan dipilih untuk disusun menjadi satu kesatuan yang akan ditarik kesimpulan dari interpretasi yang sudah dilakukan. Dalam hal ini penulis menganalisis data yang didapat berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal yang diungkapkan oleh informan yaitu karyawan kearsipan PT. Qton Indonesia.
Pada PT. Qton Indonesia masih menggunakan sistem secara manual dalam mengelola arsip. Pengolahan data menggunakan microsoft excel namun dengan sistem yang ada terdapat kendala atau hambatan seperti temu kembali informasi yang tidak efektif dikarenakan proses yang lambat. Sehingga dibutuhkan sistem baru yang sudah terautomasi untuk memperlancar jalannya manajemen kearsipan. Diharapkan sistem mampu mengolah arsip secara dinamis yaitu aktif dan in-aktif, serta memiiliki fitur-fitur yang mudah dimengerti dan dikelola.
Berdasarkan hasil analisis kebutuhan sistem di atas, maka sistem baru yang dapat peneliti rekomendasikan adalah pemograman Visual Basic. Pada masa sekarang ini pemograman yang berbasis Visual Basic lebih banyak diminati dan disukai oleh berbagai lembaga atau istansi. Karena pengembangan dan pengolahannya sangat mudah untuk dilakukan serta tampilannya juga sangat menarik.
3.5.4 Keabsahan Data
Untuk menjaga keabsahan data dalam penelitian ini, maka penulis menggunakan metode triangulasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan meminta penjelasan lebih lanjut. Data diperoleh dengan mencari informasi lebih dari satu orang.
Triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan observasi oleh penulis dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Teknik pengumpulan data juga dilakukan untuk melengkapi data primer dan sekunder. Wawancara dan observasi dilakukan sebagai data primer yang berkaitan dengan informasi yang di dapat dari kebijakan pihak PT. Qton Indonesia dalam pengelolaan kearsipan.
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada PT. Qton Indonesia.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan berbagai teori untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada penelitian ini, berbagai teori yang telah dijelaskan pada bab II akan digunakan untuk menguji hasil dari data yang terkumpul.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk meneliti suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.