Setiapsistembaruyangsiapdiimplementasikankedalamorganisasiharuslahsearaformaldilunurkansetelah melalui sejumlah langkah-langkah persetujuan. Sistem yang dibuat sendiri maupun dibeli dari pasar harus melalui serangkaian uji oba di lingkungan terbatas maupun menyeluruh sebelum benar-benar seara resmi dinyatakan beroperasi. Hal ini untuk memastikan bahwa sistem tersebut benar-benar bekerja sesuaidengan harapandankebutuhanyangtelahdinyatakanolehorganisasisebelumnya,danuntukmengantisipasiterjadinya gangguanyangtidakdiinginkandimanadapat memberikandampakkurangbaikbagioperasionalorganisasi.
Terdapatenamlangkahyangharusdilaksanakanolehdivisiteknologiinformasiataumerekayangdiberikan tanggungjawabterkaitdenganpenerapansebuahsistembaru,yaitu:
•
Menyusundan mengkaji renanaimplementasi sistem di dalam organisasisesuaidengan skenario yang disepakati pimpinanataumanajemenpunak.•
Menetapkanstrategiujiobamelaluipenerapansebuahmetodologiyangdapatmengetahuisiaptidaknya ataulayaktidaknyasistemdimaksudsegeradiimplementasikan.•
Membangundanmempersiapkanlingkunganbisnisbaiksearastrategismaupunteknisdimanasistem yangadaakanditerapkansertamelakukansejumlahujiobaberdasarkankasustertentu.•
Melaksanakanproseskonversidarisistemlamakeyagbarudanmelakukantesterpadu/terintegrasiuntuk melihatdampaknyaterhadaporganisasi.•
Membangun dan menetapkan lokasi test yang menyeluruh serta menyatakan hasil dari uji oba yang dilaksanakan.•
Merekomendasikan pelunuran dan penerapan sistem melalui kegiatan akhir instalasi dan pernyataan kepatuhanterhadapstandar akreditasisistemyangdisepakatibersama(misalnya: useraeptanetest). Sejumlahhalyangharusdipersiapkanterkait denganpelaksanaanprosesiniadalah sebagaiberikut:•
Pelatihan bagi tiga domain konstituen, masing-masing adalah para pengguna, manajemen, dan divisi teknologiinformasisebagaipenanggungjawabpenerapansistem.•
Renana Implementasi sistem di sebagianmaupun seluruh unit organisasisesuaidengan ruanglingkup yangdisepakatisebelumnya.•
Lingkungan Uji Coba yang menerminkan seara identik keadaan organisasi yang sebenarnya sebagai tempat melakukansimulasiterhadapsistemyangtelah selesaidikembangkantersebut.•
KonversiData dan Sistem untuk memastikanadanya keterkaitan dan keterhubungan antara organisasi (sistemlama)denganaplikasibaruyangdikembangkan.•
Perubahan UjiCoba terkait denganadanyasejumlah situasiatau kondisi yang perlu disimulasikan dan belumdidenisikansebelumnyauntukmeningkatkankualitashasiltest.•
Persetujuan Final Uji Coba yang merupakan pernyataan disetujui atau tidaknya implementasi sistem setelahmelalui serangkaianprosesujioba.•
RekomendasiProduksi yang merupakanpernyataanformal untuk segera melanjutkan instalasi dan im-plementasi sistemsetelahseluruhperbaikanberdasarkanhasiltesdilakukan.KajianPasaImplementasimerupakanproseduruntukmemantau,menilai,danmengevaluasipenerapansistem yangadademitujuanperbaikandanpenyempurnaansistemselanjutnya.
Sementaraindikatoryangdapatdipergunakanuntukmenilaiefektivitas pelaksanaan prosesiniantaralain adalah: (i)jumlahgangguanpadasistemyangdisebabkankarenaprosesujiobayangburuk;(ii)hasilevaluasi padatahap postimplementationreview; (iii) keselarasanantaraekspektasipenggunadan kinerjasistem; dan lainsebagainya.
Pada organisasimoderen,proses instalasidanakreditasisistembaru telahmerupakanprosedurbakuyang melekat padasiklus manajemenpengembangandanpenerapansistem. Karenaparadigmayang dipergunakan adalahperbaikanyangberkesinambungan,makaperubahansistemmerupakansuatuhalyangwajardilakukan dan bersifat rutin. Cukupbanyakorganisasiyang telah menerapkan standar internasionaluntuk manajemen siklus pengembanganteknologi informasinya, dimana uji oba dan penerapan sistem merupakan bagian tak terpisahkandariserangkaianprosesyangterpadudanterintegrasi.
PENGOPERASIAN DAN PELAYANAN
9.1 Menetapkan dan Mengelola Kinerja Teknologi Informasi
Setiapdomain atau kelompokpengguna sistemmemiliki harapan danekspektasinyamasing-masingterhadap kinerja aplikasi yang dipergunakan. Target atau obyektif harapan tersebut haruslah ditetapkan dan didoku-mentasikan searaformal dalambentuk kontrakkerja/kinerjaantaraorganisasidenganvendorpemasok atau penyedianya.Kinerjatersebutselainharusdiapaiharuspuladipantaudariwaktukewaktu,untukmemastikan agarsistemyangdipergunakanbenar-benarbermanfaatmemenuhikebutuhanorganisasiataubisnis perusaha-an.
Adadelapanlangkahaktivitasyangperludilakukandalammengelolamanajemenkinerjalayananteknologi informasidi organisasi,yaitu:
•
Mengembangkankerangkakonseptualyangmemperlihatkanjenis-jenislayananteknologiinformasibeserta peranannyadalamkonteksorganisasi.•
Menyusundaftarataukatalogjenislayananteknologiinformasiyangadapadaorganisasi.•
Menetapkan Servie Level Agreement (SLA) atau kesepakatan tingkat layanan terhadap jenis layanan teknologiinformasiyangdianggapsangatpentingataukritikalbagikelangsunganhiduporganisasi.•
MenetapkanOperatingLevelAgreementataukesepakatanmodelkinerjaoperasionalyangharusdipenuhi agarSLAyangtelahditetapkansebelumnyadapat diapai.•
Memantaudanmelaporkantingkatkinerjalayananteknologiinformasidariwaktukewaktubaikseara periodikmaupunad-ho.•
MengkajihasilpemantauanterhadapSLAdanmembandingkannyadengankesepakatanpadakontrak. Terkait denganprosesdanaktivitasdiatas,sejumlahentitaspengendaliyangharusdimilikiantaralain:•
KerangkaManajemenTingkat Layananyang memperlihatkankelompok-kelompoklayananteknologi in-formasiyangadapadaorganisasibesertakarakteristikdankontekskeberadaannya.•
DenisiPelayananTeknologiyangdianutataudiadopsiolehorganisasiuntukdipergunakansebagai pan-duan dalammenentukanprosesyangterkaitdengannya.•
KesepakatanTingkatLayananyangdidenisikandanterantumdalamberbagaidokumenkontrakinternal maupun eksternalsebagaiindikatorkinerjayangharusdiapaiolehsistem.•
KesepakatanTingkatOperasionalyangmerupakanukuranteknisimplementasiprosesdilapanganuntuk menapaiSLAyangtelah didenisikan.•
LaporanPemantauan KinerjaSistemyangtelahdiapaidalamtitikataumasa kuruntertentu.•
HasilKajianTingkatLayananSistemyangberhasildiapaidengandisandingkanpadakontrakperjanjian yangtelahdisepakati danditandatanganisebelumnya.Adapunindikatoryangdapatdipergunakanuntukmenilaiefektivitaspelaksanaanprosesiniantaralainadalah: (i)persentasekinerjalayananyangsesuaidenganSLA;(ii)jumlahlayananyangdiberikannamuntidakterdapat dalamkatalog;(iii)frekuensipertemuanpertahunyang membahaspenapaianSLA;danlain sebagainya.
Pada dasarnya tingkat layanan teknologi informasi diukur seara berkesinambungan. Dari hari ke hari, tingkatlayananiniseyogiyanyaditingkatkan,sejalandenganketatnyapersaingandanharapanpelanggan. Tentu sajauntukmembuataktivitasiniberlangsungdenganbaik,harusdiintegrasikandengansistemkompensasidan penghargaankaryawantermasukpemberianinsentifyangsesuaidengankinerjanya.