Tata Kelola Teknologi Informasi (1)

T A T A K E L O L A

T E K N O L O G I

I N F O R M A S I

KONSEP DASAR

RICHARDUS EKO INDRAJIT

Prof. RihardusEko Indrajit

1 ORGANISASI DAN TEKNOLOGI INFORMASI 4

1.1 Pendahuluan . . . 4

1.2 DuaPerspektifSistemOrganisasi . . . 4

1.3 SoiotehnialPerspetive . . . 5

1.4 StruturalistPerspetive . . . 5

1.5 PengaruhPerananTeknologiInformasi . . . 6

1.6 Penutup . . . 8

2 MODEL TATAKELOLA TEKNOLOGI INFORMASI 9 2.1 Pendahuluan . . . 9

2.2 ProsesManajemenTeknologiInformasi . . . 9

2.3 PerenanaandanOrganisasi . . . 10

2.4 PengadaandanImplementasi . . . 10

2.5 PenyelenggaraandanPelayanan . . . 11

2.6 PengawasandanEvaluasi . . . 11

2.7 Implementasi . . . 11

2.8 StrukturOrganisasiIndependen . . . 12

2.9 Penutup . . . 13

3 BUDAYA MANAJEMEN INFORMASI 14 3.1 Pendahuluan . . . 14

3.2 ModelBudayaInformasi . . . 14

3.3 PerusahaandanBudayaInformasi . . . 15

3.4 Penutup . . . 15

4 SISTEM SENTRALISASI DAN DESENTRALISASI 16 4.1 Pendahuluan . . . 16

4.2 SejarahSistem Sentralisasi . . . 16

4.3 MigrasiMenujuSistemDesentralisasi . . . 17

4.4 SentralisasiversusDesentralisasi . . . 18

4.5 Penutup . . . 18

5 STRUKTUR ORGANISASI INFRASTRUKTUR KELASDUNIA 19 5.1 Pendahuluan . . . 19

5.2 KerangkaStrukturOrganisasiIdeal . . . 20

5.3 TehnialSupport . . . 21

5.4 Operations . . . 22

5.5 HelpDesk . . . 22

5.6 Network . . . 22

5.7 ClientServies . . . 22

5.8 GlobalTehnologies . . . 22

5.9 Penutup . . . 23

6 MANAJEMEN DAN GOVERNANCETEKNOLOGI INFORMASI 24 6.1 Pendahuluan . . . 24

6.2 ITManagement . . . 24

6.3 ITGovernane . . . 25

6.4 MatriksIT Managementvs. Governane . . . 25

7 PERENCANAAN DAN PENGATURAN TEKNOLOGI INFORMASI 27

8 PENGADAAN DAN PENERAPAN TEKNOLOGI INFORMASI 40 8.1 MenentukanSolusiTeknologi . . . 40

10PENGAWASAN DAN PENILAIAN 60 10.1 MengamatidanMengevaluasiTeknologi . . . 60

10.2 MengamatidanMengevaluasiInternalTIK . . . 61

10.3 MemastikanKepatuhanAturanEksternal . . . 62

10.4 MelaksanakanITGovernane . . . 63

11EVOLUSI STRATEGI INTEGRASI SISTEM INFORMASI 64 11.1 Pendahuluan . . . 64

12.8 ThirdPartyAlliane . . . 70

12.9 SubordinateCompanyForming . . . 70

12.10CrossMehanismAgreement . . . 70

12.11Best ofBreedsSeletion . . . 70

12.12Just-In-TimeCooperationProedure . . . 70

12.13DynamiNetworkAssignment . . . 70

12.14SiklusManajemenBerbagiPakai . . . 70

ORGANISASI DAN TEKNOLOGI

INFORMASI

1.1 Pendahuluan

Sejarahmemperlihatkanbahwaperkembanganteknologiinformasi telahmembawadampakyangsangat signi-kanterhadapsejumlahkonsepdanteoriorganisasi. Berbedadenganperangkatteknologilainnyayangdalam teori organisasikonvensional hanya dipandang sebagai bagian dari perangkat mahines - yang merupakan faktor produksi penting atau dikenalsebagai 4M dalam ilmu ekonomi

1

- teknologiinformasi dan komunikasi dianggaptelahmenyebabkanterjadinyapergeseransejumlahparadigmasearasignikandalampraktek beror-ganisasi

2

. Bahkanbeberapapraktisisepakat memasukkaninformasi sebagaifaktor produksipenting kelima diluar4Myangtelahdikenal

3 .

Oleh karena itu, untuk dapat mengetahui sejauh mana dampak perkembangan teknologiini telah berpe-ngaruhterhadap araperusahaanmoderen mengorganisasikanperusahaannya,ada baiknyadipahamiterlebih dahulusejumlahteorisistemorganisasipasadiperkenalkannyateknologiinformasi searakomersial.

1.2 Dua Perspektif Sistem Organisasi

Dalamberbagaiteoriorganisasibaikyangkonvensionalmaupunmoderensearasederhanaorganisasi dili-hatsebagaikesatuanantaraduakomponenpentingatauentitasutamayaitumanusia danstruktur. Unsur manusiaakansangatdipengaruhiolehnilai, budaya/kultur,keperayaan,perilakusosial,strukturmasyarakat, lingkungansekitar,danlainsebagainya;sementaraunsurstrukturakansangatterkaitdengansistem,teknologi, prosedur,ukurandanbentuk,danlainsebagainya. Walaupun keduanyasepakat untukmeleburdemi pena-paiansuatutujuan

4

,penggabungankeduaunsurtersebutmenghasilkansuatukompleksitasyangberubah-ubah 1

Yangdimaksuddengan4Madalah: Men,Materials,Money,danMahines. 2

DonTapsottmemperlihatkansearajelasdandetail12pergeseranparadigmayangmenirikansebuahorganisasidieraNew Eonomy.

3

Moris,Steve,JohnMeed,dan NeilSvensen,TheIntelligentManager: AddingValueinthe InformationAge, London,UK: PitmanPublishing,1996.

4

dari masa ke masa sesuai dengan tingginyadinamika internal dan eksternal organisasi. Terlepas dari bera-neka ragam teori mengenai organisasiyang telah dikenal, untuk mempermudah pemahaman, dapat diambil duaperspektifsistemyangsangatbertolakbelakangsatudenganlainnya,yangdikenalsebagaisoiotehnial perspetivedan struturalistperspetive

5 .

1.3 Soiotehnial Perspetive

Pendekatansisteminimenganggapbahwaorganisasimoderensemaamperusahaanpadadasarnyamerupakan hasilsintesisataupenggabungandariduakomponenmendasar,yaitukemampuanteknis untukmenghasilkan sesuatu yang dapat dijual(dalamhal iniadalahproduk atau jasayang ditawarkan)dansumberdaya manu-sia sebagaipelakuatau subyekdalamberorganisasi. Pandanganinijelasmerupakanpembaharuandariteori organisasikonvensionalyangmenganggapbahwaorganisasitidaklebihdarisebuahmesinyangbersifatstatis dan otokratis. Dalam kerangka pandangantradisional tersebut, manusia hanyalah dianggap sebagai sebuah sparepart atau benda mati yang dapat dengan mudah diperjualbelikan sesuaidengan keperluan. Hal ini jelassangatbertentangandengankonsepsoiotehnialdimanasumberdayamanusiadianggapsebagaientitas yang paling strategis dalam sebuah organisasi, terutama yang bersifat komersial seperti sebuah perusahaan. Perubahanparadigmatersebut telah mengakibatkanterjadinyarevolusipemikiran dalamperanangansistem organisasi yang tepat dan efektif di era moderen seperti saat ini dimana sejumlah prinsip lama yang telah sedemikiankuatdipegang,harusdilepasdandigantikandenganberagamparadigmabaru. Tabelberikut mem-perlihatkan bagaimana berbedanya pandanganpada era organisasitradisional dengankonsepsoiotehnial

6 Peopleasexpendablespareparts Peopleasresouretobedeveloped Maximumtaskbreakdown,simplenarrow

Tallorganisationhart,autoratistyle Flatorganisationhart,partiipativestyle, netowrkofworkers

Competition, gamesmanship

Collaboration,ollegiality

Organisation'spurposesonly Members'andsoiety'sommongood Alienation Commitment,involvement

Lowrisk-taking Innovation, riskseeking(withlimits)

1.4 Struturalist Perspetive

Konsep inimerupakan hasil kajian dariAston Shooldimana merekamemfokuskan studinyapadapenarian aspek-aspekyangmempengaruhistrukturdanperilakumanusiadalamberorganisasi. Berbedadengan soiote-hnialperspetiveyangberpegangpadapenggabunganunsurteknisdengansumberdayamanusia,struturalist perspetivemenemukanadanyasejumlahelemenpentinglainnyayangsalingmempengaruhiperilakudalam ber-organisasi. Keempatelemenpentingyangdimaksudadalah: konteks,strukturorganisasi,kinerja,danperilaku organisasi. Konteksmerupakanfaktor makroyangmemberikanirikhusus padasebuahorganisasi.

5

Pemilihankeduaperspektifkontras inididasarkan padateori peranangan danperilakuorganisasi yangdiperkenalkan oleh VanVendanJoyepadatahun1981.

6

Perludiperhatikanbahwateknologiinformasidianggapsebagaibagiandariunsurkemampuanteknisdalamkonsep soio-tehnial,sehinggakeberadaannyasangatmempengaruhidesainorganisasiperusahaanmoderen.

7

Contohnyaadalahsebuahperusahaanyangkarakteristiknyaakansangatditentukanolehhal-halsemaam: tipeindustri,kompleksitasbisnis,strukturmarket,ruanglingkupusaha,natureofprodutsandservies, per-kembanganteknologi,barriertoentry,situasikompetisi,danlainsebagainya.Dalammengatasikonteksmakro tersebutlhanmakaperusahaanmembentuk sebuahstrukturorganisasiberdasarkansejumlahaspekterkait de-ngan hal-hal sebagai berikut: pembagian divisi berdasarkan spesialiasi, pemberlakukan standarisasi, bentuk formaliasi komunikasidan prosedur, struktur sentraliasi atau desentraslisasi, dan lain sebagainya. Dibentuk-nyastrukturtersebut adalahuntuk memudahkanterapainyavisi,misi,dan obyektifyangtelah dianangkan, dimana keseluruhannyaakandiukur melalui sejumlah indikatorkinerja, seperti: produktivitas, protabilitas, kemampuanberadaptasi,goodorporate governane,danlainsebagainya. Perludiperhatikanbahwastruktur organisasimemiliki keterkaitan timbal balik yang sangaterat denganperilakuorganisasikarena di dalamnya akanmengandung baiksearaimplisit maupun eksplisithal-halsemaam: struktur pengaruhdan kekuasaan, polainteraksidanpelaporan, batasanpekerjaandantanggungjawab,danlainsebagainya.

1.5 Pengaruh Peranan Teknologi Informasi

Kedua titik ekstrem perspektif tersebut membentuk sebuah spektrumsistem organisasidimana di dalamnya terdiridariberbagaimaamjenisatautipesistemorganisasiyangdianut olehberagamorganisasimoderendi duniayang telahmelibatkanteknologiinformasi sebagaisalah satusenjatautamadalambersaing

8

. Mengenai kearah manasebuahorganisasiakanmemilikikeenderungandalamprosesperanangansistemorganisasinya dalam arti kata apakahyang bersangkutan akan lebih dekat ke soiotehnial atau ke arah struturalist akanteramatsangatditentukanolehportofolioperananteknologiinformasidiperusahaantersebutdantingkat maturity atau kematangannya. Teori yang paling banyak dipergunakanuntuk melihat sejauh manaperanan teknologi informasi bagi sebuah perusahaan adalah dengan menggunakan kateogoriyang diperkenalkan oleh Markus,dimanamenurutnyaada5(lima)perananmendasarteknologiinformasidisebuahperusahaan, masing-masingadalah:

1. FungsiOperasional

2. FungsiPengawasandanKontrol

3. FungsiPerenanaandanPengambilanKeputusan 4. FungsiKomunikasi

5. FungsiInterorganisasi

Tipedan fungsi peranan teknologiinformasi iniseara langsungakanberpengaruh terhadap rananganatau desain:

8

•

Strukturorganisasiperusahaan;dan

•

Struktur organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi, teknologiinformasi, danmanajemeninformasi

9 .

SystemTypes SystemFuntions KeyDesignFeatures Operational Tostruturework WorkrationalisationWork

routinisation Monitoringandontrol Toevaluateperformaneand

motivatepeople

StandardsMeasuresEvaluation FeedbakReward

Planninganddeision Tosupportintelletualproesses ModelsDataanalysis and presentation Fungsi Operasional akan membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping dan jauh dari sifat birok-ratis karena sejumlah aspek administratif yang ketat dan teratur telah diambil alih fungsinya olehteknologi informasi. Karenasifatpenggunaannyayang menyebar diseluruhfungsiorganisasi,makaunit terkaitdengan manajementeknologi informasi akanmenjalankan fungsinyasebagai supporting ageny

10

dimana teknologi informasidianggapsebagaisebuahrminfrastruture.

FungsiMonitoringandControlmengandungartibahwakeberadaanteknologiinformasiakanmenjadibagian yangtidakterpisahkandenganaktivitasdilevelmanajerialembeddeddidalamsetiapfungsimanajer- sehing-ga strukturorganisasiunit terkait dengannyaharus dapat memiliki spanof ontrol atau peer relationship yangmemungkinkanterjadinyainteraksiefektif denganparamanajerdiperusahaanterkait.

Fungsi Planning and Deision mengangkat teknologi informasi ke tataran peran yang lebih strategis lagi karena keberadaannyasebagaienabler darirenanabisnis perusahaan dan merupakansebuah knowledge ge-neratorbagiparapimpinanperusahaanyangdihadapkanpadarealitasuntukmengambilsejumlahkeputusan penting sehari-harinya. Tidak jarang perusahaan yang pada akhirnyamemilih menempatkan unit teknologi informasi sebagai bagian dari fungsi perenanaan dan/atau pengembangan korporat karena fungsi strategis tersebutdi atas.

FungsiCommuniationsearaprinsip termasukkedalamrminfrastruture dalameraorganisasi mode-rendimana teknologiinformasi ditempatkan posisinyasebagaisarana ataumedia individu perusahaandalam berkomunikasi, berkolaborasi, berkooperasi, dan berinteraksi. Seperti halnya pada Fungsi Operational, unit teknologiinformasi akanmenempatkandirinyasebagaipenunjangaktivitassehari-hari perusahaan.

Fungsi Interorganisationalmerupakansebuahperanan yang ukup unikkarena dipiubelakangan inioleh semangatglobalisasiyang memaksaperusahaanuntukmelakukankolaborasiataumenjalinkemitraandengan sejumlahperusahaanlain

11

. Konsepkemitraanstrategisataupartnershipsberbasisteknologiinformasiseperti padaimplementasiSupplyChainManagementatauEnterpriseResourePlanningmembuatperusahaan mela-kukan sejumlahterobosanpentingdalam mendesainstruktur organisasiunit teknologiinformasinya. Bahkan tidakjarangditemuiperusahaanyangenderungmelakukankegiatanpengalihdayaanatauoutsouringsejumlah prosesbisnisterkaitdenganmanajementeknologiinformasinyakepihaklaindemikelanaranbisnisnya.

9

Sejumlahteori manajemenmembedakandenisiketigaistilahtersebut (walaupundidalamkarya iniakan lebihditekankan padateknologiinformasi;lihat bukuPengantarKonsepDasarSistemInformasidanTeknologiInformasi karanganRihardus EkoIndrajituntukpemahamanlebihlanjutmengenaipersamaandanperbedaannya.

10

MihaelPorterdalamteoriompetitiveadvantage-nyamenamakanperananteknologiinformasisebagaipenunjangberbagai kegiatanmanajemensebagaisupportingativities.

11

1.6 Penutup

MODEL TATA KELOLA TEKNOLOGI

INFORMASI

2.1 Pendahuluan

Intidaripersaingandieraglobalisasisaatiniadalahpadakemampuanperusahaandalammeningkatkan kuali-tasprosespeniptaanprodukdanjasanyadariharikehari. Produkatauoutputsiksajatidaklahukupuntuk dapatmemuaskanpelanggandewasainitanpadibungkus denganpelayananyangprimadariperusahaan. Se-jumlah risetmanajemenmemperlihatkanbahwafokuspersainganakanterletak padakemampuanperusahaan dalammeniptakanproduk danjasayang lebihepat, lebih baik,danlebih murahdibandingkandenganpara pesaingnya

1

. Olehkarenaitulahmakaperusahaandewasainidituntutuntuklebihberorientasipadaprosesatau proess oriented,sebagaipembedadariperusahaanjaman dahuluyang enderungpadafuntional oriented. Artinyaadalahbahwadewasainistrukturorganisasiperusahaanharusdiranangsedemikianrupaagardapat menunjangprosesutama(oreproesses)maupunaktivitaspenunjang(supportingativities) yangtelah dide-sainuntuk berkompetisi. Dengankatalain,strukturorganisasiharusmengikuti struktur prosesperusahaan agarmekanismebisnis dapat berjalanseara efektif. Keseluruhanrelasi antar elemenorganisasiyaitu proses, strukturorganisasi,sumberdayamanusia,danteknologipadaakhirnyaakanmenentukankekuatandarisebuah perusahaandalammenghadapipersaingan

2 .

2.2 Proses Manajemen Teknologi Informasi

Prosespengelolaanteknologiinformasi punharusterlebihdahuludidenisikanolehperusahaansebelumyang bersangkutandapatmeranangstrukturdivisiatauunitteknologiinformasiyangsesuai;karenasearaprinsip, terlepasdarijenis ataubentuk strukturorganisasiunit teknologiinformasi,sejumlah prosestatakelolaharus dimilikiolehperusahaan

3

. Terdapatberbagaiteoridankonsepyangtelahdiperkenalkanuntukdapat mendeni-sikankeseluruhanprosesterkaitdenganmanajemenmaupuntatakelola(governane)teknologiinformasi. Dari beragamparadigmayangada,sebuahkonsepyangsangatbaikdantelahditerapkanolehsejumlahperusahaan dewasainiadalahstandaryangdiperkenalkanolehsebuahyayasannonprotyaituInformationSystemAudit andControlFoundation(ISACF) yangdiberinamaCOBIT(CommonObjetivesforInformationandRelated Tehnology). Seara jelasCOBIT diperuntukkan untuk menunjang konsep IT Governaneyang didenisikan sebagaisebagai

4 :

Astrutureof relationshipsandproesses todiret andontrol the enterpriseinordertoahieve the enterprise'sgoalsbyadding valuewhilebalaningriskversusreturnoverITanditsproesses. 1

Fenomena ini diistilahkan oleh beberapa pakar manajemen sebagai keinginan untuk meniptakan produk dan jasa seara heaper-better-faster dariharikehari.

2

Konsep4elemeninilebihrelevandankuatdibandingkandenganyangbiasadipergunakandalammanajemenyaitukonvergensi antarapeople-proess-tehnology.

3

Bjorn-AndersonN.,ImplementationofOeSystems,NorthHolland,Amsterdam: OeSystems,1986. 4

Seara jelas COBIT membagi proses pengelolaan teknologi informasi menjadi 4 (empat) domain utama, yaitumasing-masing

5 :

1. PerenanaandanOrganisasi 2. PengadaandanImplementasi 3. PenyelenggaraandanPelayanan 4. PengawasandanEvaluasi

2.3 Perenanaan dan Organisasi

Terdapat11(sebelas)prosestatakelolateknologiinformasiyangharusdiperhatikanolehperusahaan, masing-masingadalahsebagaiberikut:

PO1. MenyusunRenanaStrategisTeknologiInformasi PO2. MendenisikanArsitekturInformasiKorporat PO3. MenentukanArahPerkembanganTeknologi

PO4. MeranangStrukturOrganisasiTeknologiInformasi PO5. MempertimbangkanInvestasiTeknologiInformasi PO6. MengkomunikasikanArahdanSasaranManajemen PO7. MengembangkanSumberDayaManusia

PO8. MenjaminPemenuhan StandarEksternal PO9. MengkajiResiko

PO10. MengelolaProyekTeknologiInformasi PO11. MemeliharaKualitas

2.4 Pengadaan dan Implementasi

Terdapat 6(enam) proses tata kelola teknologiinformasi yang harus diperhatikan oleh perusahaan, masing-masingadalahsebagaiberikut:

DS1. MengidentikasikanSolusibagiPerusahaan

DS2. MengadakandanMemeliharaPerangkatLunak Aplikasi DS3. MembangundanMengembangkanInfrastruktur Teknologi

5

DS4. MenyusunProsedurKerjadanPemeliharaan DS5. MengakreditasiSistem

DS6. MengelolaPerubahan

2.5 Penyelenggaraan dan Pelayanan

Terdapat13(tigabelas)prosestatakelolateknologiinformasiyangharusdiperhatikanolehperusahaan, masing-masingadalahsebagaiberikut:

DS1. MenentukanStandarKepuasan DS2. MemonitorKeterlibatan PihakKetiga DS3. MenjagaKinerjadanKapasitas

DS4. MenjaminPelayananyangBerkesinambungan DS5. MengelolaSistem Keamanan

DS6. MengidentikasikandanMengalokasikanBiaya DS7. MendidikdanMelatihPengguna

DS8. MembantuPelangganSistem DS9. MemantauKongurasi

DS10. MengatasiKeluhandanMasalah DS11. MengelolaData

DS12. MengelolaFasilitas DS13. MengelolaOperasi

2.6 Pengawasan dan Evaluasi

Terdapat 4(empat) prosestata kelola teknologiinformasi yang harusdiperhatikanoleh perusahaan, masing-masingadalahsebagaiberikut:

M1. MemantauKeseluruhanProses

M2. MengkajiKetersediaanKontrolInternal M3. MenyediakanPenjaminIndependen M4. MempersiapkanTim AuditIndependen

2.7 Implementasi

COBIT Keseluruhan 34 proses generik tersebut haruslah dimiliki oleh sebuah perusahaan yang menganggap teknologiinformasisebagaisalahsatusumberdayastrategisnya. Kelebihandaripendekatanyangdipergunakan olehCOBITiniterkaitdenganmanajemenperusahaanadalahsebagaiberikut:

1. ParadigmayangdipergunakanolehCOBITmerupakanturunan darikonsepbisnisperusahaansehingga keberadaannyasejalandenganprinsipbisnisusaha

6 ;

2. KonsepCOBITdibangunberbasispadaproses,sehinggasejalandengankonsepmoderenperusahaanyang harusmemfokuskandiripadaproses;

6

3. Masing-masing perusahaan yang beradadalam suatu industritertentu biasanya akan memilih atau mengkategorikanmanasajadarike-34prosestersebut yang sifatnyakritikalbagiperusahaandanaspek manasajayangnietohave,sehinggamanfaatimplementasinyadapatdirasakansearalangsungdalam bentukpeningkatanvaluebisnis;

4. KeseluruhankonsepCOBITsearalengkapdapatdiperolehsearagratisolehperusahaankarenamemang dirananguntukdapatdimanfaatkanseluas-luasnya

7 ;

5. Referensi yang tersediasudah sedemikian lengkapnyasehinggadapat denganmudah dijadikan panduan bagiperusahaanyanginginmenyusunkebijakan,prosedur,peraturan,strukturorganisasi,maupunsistem ataumekanismetatakelolamanajementeknologiinformasi,karenatelahdiberikansearalengkaphal-hal semaam: ritialsuessfators,keygoalindiators,keyperformaneindiators,danlainsebagainya; 6. PerusahaanyangberminatuntukmenerapkanCOBITdapatmelakukannyasearaperlahan-lahansesuai

dengansituasidankondisinya,mengikutitingkatkematanganataumaturitytertentu 8

;

7. Implementasidanpengembangandarikonsepinisangattidakterbataskarenadapatpuladimanfaatkan olehmanajemendalam melakukanhal-halseperti: penilaiankinerjaunit teknologiinformasi,penentuan strategi teknologi informasi yang sesuai dengan bisnis perusahaan, penerapan untuk melakukan audit teknologiinformasi,penggabungannyadengankonsepsemaambalanesoreard,valuehain, dan lain-lain;

8. Kehandalannyayangterbukti 9

karenatelahdipergunakansearaluasolehsejumlahperusahaanbesardi duniasepertimerekayangberadadidalamtataranFortune500;danlainsebagainya.

2.8 Struktur Organisasi Independen

KehandalanCOBITinisearatidaklangsungtelah mewarnaiduniaperananganstrukturorganisasiunit tek-nologiinformasikarenakeempatdomainyangadasifatnyaadalahsalingindependenberdasarkansegregationof duty ataupemisahanwewenangdantanggungjawabdalamsebuahsistemorganisasi. Dengan mengembangk-an sebuahstruktur organisasiberbasiskan proses ini, perusahaan dapat seara efektif melakukan manajemen teknologiinformasinyayangberkualitas.

Dari struktursederhanadi atasterlihat bahwapalingtidakada4(empat) fungsiyangharusdimiliki oleh perusahaandalamhalpengelolaanterhadapteknologiinformasi yangdimilikinya:

1. PlanningFuntion,yangbertanggungjawabterhadapprosesperenanaankebutuhanteknologiinformasi agarsejalandenganrenanabisnisdankebutuhan korporat;

2. Implementation Funtion, yang bertanggung jawab terhadap keseluruhanproses penerapan dan penye-lenggaraanaplikasiteknologiinformasiagardapat berjalansesuaidengankeinginan;

3. Supports and Servies Funtion, yang bertanggung jawab terhadap berbagai aktivitas penunjang dan pelayananparapenggunayangmembutuhkanpertolongandalammenggunakanteknologiinformasi;dan 4. MonitoringFuntion,yangmerupakansuatuaktivitaspengawasanagarkeseluruhanprosesberjalansesuai

denganaturanmainyangberlakusehinggateriptakualitastatakelolayangdiharapkan. 7

Dokumenlengkapnyayangterdiridari6moduldapatdiambildiwww.isaa.orgsearauma-uma. 8

PendekatanmaturitylevelinimengikutikonsepCMM(CapabilityMaturityModel)yangdiperkenalkanolehSoftware Engi-neeringInstitutediCarnegie-MellonUniversity,Pittsburgh.

Bagi organisasiyang telah memiliki strukturorganisasitertentu misalnya,konsep4(empat) domain COBIT pundapatdipergunakansearaeksibel.

Contohnyasepertistrukturgenerikdiatasini,dimanafungsiplanning,implementation,supports&servies, danmonitoringtelahmasuk atauembeddeddi dalampolakerjamasing-masingfungsi. Adaberbagaimaam arauntukmembuatnyamenjadiefektif,misalnyamelaluibusinessproessmapping,mekanisme/prosedurbaku (standardoperatingproedures),job desription,program/sasaranmutu, danlainsebagainya.

2.9 Penutup

BUDAYA MANAJEMEN INFORMASI

3.1 Pendahuluan

Strukturorganisasiterkaitdenganmanajemeninformasisangatditentukandengantingkatkematanganatau pe-nerapanbudayainformasidisebuahperusahaan. MaxBoisotdalambukunyaInformationandOrganisations mendenisikanbudayainformasisebagaisuatusistemkondusifyangmendukungterjadinyaperilakupertukaran informasiantarindividumaupunkelompokdidalamorganisasi

1

. Dalamkaryanyayangterkenal,yaituBoisot's Model,yangbersangkutanmengatakanbahwastrukturmanajemeninformasiakansangatterkaitdari karakte-ristikinformasibesertakontekskeberadaanorganisasiyangbersangkutan,sehinggadapatdikategorikandalam duakoordinatmatriks:

1. CodiedvsUnodiedinformasidianggapsebagaiodiedapabiladibutuhkansuatumekanisme peng-kategorian berdasarkan suatustandar kodetertentu, seperti misalnya: zat dalamreaksi kimia, variabel dalamformulasika,pangkatdalamkemiliteran,danlainsebagainya;sementarainformasiyang unodi-ed seringdijumpai dalamberbagairepresentasi seperti pada: majalah, koran, televisi, radio, dan lain sebagainya.

2. Diused vs Undiused informasi dianggap sebagai diused apabila dapat diakses seara bebas oleh publik;sementaradikategorikansebagaiundiusedapabilahanyabolehdiaksesolehsekelompokindividu ataukomunitastertentu.

3.2 Model Budaya Informasi

Berdasarkanhasilrisetnya,yangdiilhami denganteoriMaxBoisot,JustinKeen 2

menemukanadanya5(lima) jenismodelstrukturmanajemeninformasi yangsangatdipengaruhiolehbudayainformasiperusahaanterkait. Adapunkelimamodeltersebutbesertakarakteristiknyadiperlihatkandalamtabelberikut.

Model Charateristis

TehnoratiUtopianism Aheavilytehnialapproahto informationmanagement, stressingategorizationandmodelingofanorganisation'sfull informationassets,whih heavilyrelianeonemerging tehnologies

Anarhy Nooverallinformationpoliy,leavingindividualstoobtainand managetheirinformation

Feudalism Informationismanagedbyindividualfuntions ordepartments, whihdenetheirowninformationneedsandreportonlylimited informationtotheenter

Ditatorship Theboarddenesinformationategoriesandreporting strutures,andmaynotwillinglyshareinformationwith the widerorganisation

Federalism Informationmanagementisbasedononensusandnegotiation aboutinformationows

Tehnorati Utopianism merupakan suatu sistem dimana organisasi seara ketat, detail, dan konsisten mengatur peniptaan, distribusi, dan penggunaan setiap kategori informasi yang ada di perusahaan. Demi kelanaranprosespenyebaran informasi,disusunlah sejumlah prosedurdan standar yang harus dipatuhioleh

1

Boisot,Max,InformationandOrganisations: TheManagerasAntropologist,Fontana,London,1987. 2

setiap individu di dalam menggunakan beragamperangkat teknologiinformasi dan komunikasi. Dengankata lain, setiap individu di dalam organisasi ini haruslah information tehnology literate karena teknologi dan informasi telah menjadi assetberhargayang tak terpisahkan dengan keberadaanperusahaan. Dalam format inibiasanyaterdapatsebuah unit teknologiinformasi yang bertugas menjamin terapainyasuasanabudaya informasiyangketatdanbythebook (sesuaiaturanyangdisepakati).

Anarhyadalah suatukondisi dimana perusahaan sama sekalitidakmemiliki kebijakandan prosedur ber-kaitan dengan manajemen informasi. Setiap individu diberikan keleluasaan dan kewajiban untuk mengurus kebutuhaninformasinyamasing-masing,sesuaidenganperanan,tugas,dantanggungjawabnyadidalam orga-nisasi. Perusahaanhanyalahmenyediakanteknologidanjaluraksesterhadapberbagaisumberinformasiterkait dengan bisnis perusahaan, baik yang sifatnya internal maupun eksternal. Tentu saja dalam kerangka terse-but tidakakanditemukan unit organisasiyang mengurusi manajemeninformasi, karenaperusahaan biasanya menyerahkanhakpenyediaaninfrastrukturinformasidankomunikasikepihakketigamelaluiaraoutsouring. Feudalismterjadiapabilakebutuhandantatakelolamanajemeninformasidipegangataudimonopolioleh satuataubeberapafungsiorganisasikhusus. Unit-unitorganisasiinilahyangmenentukanmodel,kategori,dan standarinformasiyangperludikelolaolehperusahaandanmerekalahyangakanmenyediakannyabagiseluruh individuyangada. Dalamformatkerangkaini,biasanyaparaindividudanunitlainnyaakansangatbergantung dengandivisiataudepartementeknologiinformasiyangdimaksud.

DitatorshipmenempatkanposisiparapimpinanperusahaanatauyangbiasadisebutsebagaiDewanDireksi sebagai pihak yang memutuskan dan mengontrol keberadaan informasi di perusahaan. Dewan inilah yang akan menentukan tipe dan jenis informasi yang dibutuhkan perusahaan, siapa saja yang boleh memperoleh dan mengaksesnya, sampai denganstruktur kontrol dan pelaporan manajemen terkait dengannya. Ada atau tidaknyaunit yang bertanggungjawabterhadapteknologiinformasi sangatditentukanolehkeputusan dewan tersebut.

Federalismdipandang sebagaisebuah sistem manajemenyang ukup demokratis karenasejumlah pihak yangberkepentinganmengadakankonsensusbersamamengenaitatakelolainformasiyangadadanmengalir di perusahaan. Bentukkonsensusyang dimaksuddapat bermaam-maam,mulai yangsangat formalseperti kesepakatanmembentuksuatu unit atau komunitaskhusus di masing-masingfungsinya, sampaidenganyang informalsepertipembentukanDewanPerwakilanUsers

3 .

3.3 Perusahaan dan Budaya Informasi

Kesalahanklasik yang kerap dilakukan olehmanajemenadalah langsungmembentukstruktur unit teknologi informasi besertamekanismenyatanpa memperhatikan tingkat kematangan budaya informasi di perusahaan. Tidakperluheranjikadi negaramajudimanamayoritasindividunyamemilikiinformation literay dan te-hnology literay yang tinggi, model anarhy kerap menjadi pilihan utama karena dinilai demokratis dan menjunjung tinggihakindividu untuk memilihdan menentukaninformasiapa sajayangrelevanbaginya. Se-mentara itu untuk sebuah perusahaanyang sangatbergantungdengan informasi namunbaru pimpinan saja yangmengertinilaistrategisnya,penerapanmodelditatorshipakanlebihefektifhasilnyadibandingkandengan modellainnya. Contohlainnyaadalahpenerapanmodeltehnoratiutopianismyangbiasadiimplementasikan olehperusahaanatauorganisasidimanakualitasinformasisangatmenentukanarahinstitusisepertiorganisasi antariksaNASA,lembagaintelijen negara,bursasaham,perpustakaannasional,danlain-lain.

3.4 Penutup

Pada kenyataannyatidaksemua perusahaantelah mengerti dan memahami fungsistrategis dariinformasi di eraglobalisasisaatini. Seringdijumpaikasusdimanahanyasegelintirindividuyangpahambetulakanmakna informasi dan bagaimana pemanfaatannya dapat meningkatkan kinerja usaha seara signikan; namun yang bersangkutanmengalamikesulitanuntukmeyakinkanmitrakerjanyayanglain. Sementaraitutidakjarangpula ditemui perusahaandimana mayoritasmanajemendan karyawannyasangatberniat untuk mempelajari seluk belukinformasibesertateknologinya,namunmerekayangtelah memilikipemahamantidakmaumembagikan ilmunya kepada mereka yang membutuhkan. Banyak orang yang salah mengartikan kalimat information is power,dimanamerekamenganggapjikamemberitahukaninformasiyangdimilikinya,makadengansendirinya power yang mereka miliki akan hilang

4

. Padahal, sesuai dengan yang pernah dikatakan Bill Gates dalam suatukesempatan,prinsipyangbenaradalahthepowerisomingfromtheshareofinformation;notfromthe hoardof information. Budayamembagiinformasi harus meresap kedalam jiwamasing-masingindividu jika inginperusahaandimanamerekabekerjaakanmeningkatkinerjanyadariharikehari.

3

Kumpulanindividuyangmewakilimasing-masingfungsinyadimanamerekabertemusearaberkalauntukmembahas perma-salahansehari-hariterkaitdengantatakelolainformasiuntukmenarikesepakatanjalankeluarnya.

4

SISTEM SENTRALISASI DAN

DESENTRALISASI

4.1 Pendahuluan

Isuklasikyangseringmengundangperdebatandikalanganmanajemendalammenentukansistemmanajemen teknologiinformasimanayangpalingookuntukditerapkanadalahmenyangkutpemilihanantarapendekatan sentralisasi ataudesentralisasi. Terlepasdarisistem manayang dipilih,tentu sajamasing-masingpendekatan tersebut memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri-sendiri. Yang perlu menjadi perhatian manajemen dalamhaliniadalahpemahamanyangutuhakanpemikirandi belakangkonsepkeduasistemtersebut,karena dengan demikian, maka mereka dapat menentukan pendekatan mana yang ook diterapkan di perusahaan tempatmerekabekerja.

4.2 Sejarah Sistem Sentralisasi

Jikamelihat sejarah perkembanganteknologiinformasi dan ilmu sistem informasi, kebanyakanaplikasi peru-sahaandibangunsearaad-hosehinggatidakherandalamperkembangannyaseringditemuifenomenasistem aplikasitambalsulam

1

. Biasanyamasing-masingdepartemenataudivisimembangunsistemnyasendiri-sendiri untuk mendukung kegiatan fungsionalnya, seperti: sistem informasi akuntasi dan keuangan, sistem informa-si pemasarandan penjualan, sistem informasi operasional, sistem informasi logistik dan pengadaan, dan lain sebagainya. Pada mulanya,hal tersebut tidakmendatangkanpermasalahanapapun. Namun sejalandengan perkembanganduniausaha,perusahaanmulaimenyadariperlunyasejumlahproseslintasfungsionalyang meng-haruskandataatauinformasimengalirdarisatubagiankebagian lainnya. Ketikaberbiaramasalah integrasi inilahdijumpaipermasalahanyangkeseluruhannyabermulakarenafaktorinompatibleatautidakdapat ber-komunikasinyasatusisteminformasidenganlainnyakarenaadanyasejumlahperbedaanteknissepertimasalah standar,protokol,teknologi,algoritma,metoda,danlainsebagainya.Padasaatinilahperusahaanmulaimelirik konsepsentralisasikarenamerekasangatmembutuhkansuatusistembesaryangterpadudansalingterintegrasi satudanlainnya

2

. Fiturataukarakteristikdarisebuahsistemsentralisasiantaralain:

1. Strategi,kebijakandanpendekatanmanajemeninformasiberlakuseragamdanstandarbagiseluruhunit organisasidengankeenderungantatakelolasearatopdown;

2. Keputusanterkaitdenganjenissistem,tipeaplikasi,standarbasisdata, hakakses,spesikasiperangkat kerasdaninfrastruktur,danlainsebagainyaditentukanolehpusat(sentral)

3 ;

3. Unitteknologiinformasiyangberadadipusatmemilikikekuasaandan/ataukewenanganyangjauhlebih besardantinggidibandingkandenganunitserupayangadadiberbagaiabangperusahaanataubusiness unit;dan

4. Computing powerakanenderungdiletakkandi pusatyang ditandaidengandiinstalasinyasejumlah po-werfulserversdandatawarehouseyangberisiseluruhdatakonsolidasikantor-kantorabang.

1

Beberapaoranglebihsenangmenamakannyasebagaitheislandsofinformationsystemataukepulauansisteminformasiyang tersebardansalingtidakberhubungansatudanlainnya.

2

Hasil sejumlah penelitian memperlihatkan bagaimana manajemen perusahaan tidak mau ambil pusing dengan beragam merek aplikasiyangadadiperusahaan, merekalebihenderungmemilihsatusolusiyangberlakuuntukseluruhorganisasidan diatursearaterpusatagarterjaminketerpaduannya.

3

Sistemsentralisasimemangmenawarkansejumlahkelebihan,antaralain:

1. Jaminanterbentuknyasistemyangholistikdankoherendiseluruhtataranorganisasikarenasifatnyayang standardan terpusat;

2. Pertukaran data dan/atau informasi dapat dilakukandengan mudah karena keseragamanteknologi pe-nyimpanan dataprimermaupunsekunder;

3. Potensi terjadinyaanarki karena fenomena tambal sulam dan kesulitan membangun interfae dari sejumlahsistemyangtersebardapatdireduksiseminimummungkin;danlainsebagainya.

Namunpendekatansentralisasiinitidakluputpula darisejumlahkekuranganyangbagibeberapaperusahaan sangatmengganggukeberadaannya,seperti:

1. Keenderunganyangterjadiadalahkontrol yangberlebihandanterlalu ketathingga terjadimanajemen informasi yangukup kakudansangathirarkis;

2. Fokuslebihbanyak diarahkanpadaonformity atauketaatanpadaprosedurstandar sehingga mengu-rangi sejumlahinisiatifyangterkadangdapatbergunabagiperusahaan;

3. Karena biasanyaakanmengarah padasatustandar tertentu, kerapperlu dikeluarkan biayayang relatif jauhlebihmahaldibandingkandengannon-standar;

4. Karena teknologiinformasi terdiri dari sejumlahkomponen yang beragam, belum tentu masing-masing komponen yang dipilih adalah yang terbaik (karena yang penting bagi manajemen adalah kesamaan standarsehinggaterkadang kinerjaatauperformadinomorduakan);

5. Terkadangdalamperkembangannyaditemukanteknologibaruyanganggihdanbergunabagiperusahaan, namunkarenaspesikasinyadiluarstandarperusahaanmakapeluang tersebutdilepaskanbegitu saja; 6. Nature atau karakteristik dari perkembanganteknologi informasi yang serba open system dan open

standardmembuatsistemsentralisasibelumtentumemilikikeunggulankompetitifdibandingkandengan pendekatanlainnya;

7. Asumsiyangselaludipergunakandi dalamsistemsentralisasiadalahkesamaanfasilitasdanperformadi seluruh unit bisnisperusahaan, padahaluntuk di negarakepulauansemaam Indonesia masalah infras-truktur dan digitaldivide menjadi kendala utamayang kerap menghambatefektivitas kinerja sistem; danlain sebagainya.

4.3 Migrasi Menuju Sistem Desentralisasi

Tidak semua perusahaan merasa ook dan tidak terganggudengan kelemahansistem sentralisasiyang dise-butkan di atas. Kebanyakan darimereka justrumerasa sistem sentralisasiakan menghambatperkembangan bisnisperusahaan. Olehkarenaitulahmerekamulaimemutuskanuntukberalihkesistemyangterdesentralisasi, dimanamemilikisejumlahkeunggulandankarakteristiksebagaiberikut:

1. Seluruhunitbisnisperusahaansepakatdengansebuahkerangkastrategissisteminformasikorporat 4

dan masing-masingakanmengembangkansistemaplikasinyasendiri-sendiridenganberpegangpadakerangka tersebut sebagaiauanbersamaagarkeseluruhansistemyangdibangundapat terintegrasidanterpadu; 2. Perangkatterkaitdenganarsitekturdanspesikasidata/informasi,aplikasi,perangkatkeras,infrastruktur

teknologi, kebijakan dan prosedur, beserta berbagaisupratstruktur lainnyadikembangkan berdasarkan konsensusdannegosiasibersama(perwakilanmasing-masingunitbisnis);

3. Setiappengambilankeputusandilakukansearabersama-samamelaluiforumresmisepertirapatpimpinan unit bisnis,dewanperwakilanpengguna, kelompokkerjaunitteknologiinformasi,danlainsebagainya; 4. Biasanya di dalam perusahaan akan terbentuk suatu tim spesialis teknologi informasi yang berfungsi

sebagai penasehatatau konsultaninternal untuk melayani kebutuhan stakeholderdan useryangada di dalamperusahaan;

•

Arsitektur teknis teknologiinformasi akan menggunakan sistem tersebardan/atau terdistribusi dengan kekuatanmaupunspesikasidisesuaikandenganunit bisnismasing-masing;danlainsebagainya.

4

Belakanganini,semangatdemokratisasiyangmewarnaisituasimakromaupunmikroperusahaantelah mem-bawamanajemenuntukmenerapkansistemdesentralisasikarenadirasaookdengansituasidankondisiusaha terlebih-lebihdiIndonesiayangsedangmenerapkankonsepotonomidaerah.

4.4 Sentralisasi versus Desentralisasi

Dengan mempelajari kedua sistem tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem sentralisasi nam-paknyaook diterapkandi perusahaanyangmemilikibudayainformasitehnoratiutopianism,sementara sistemdesentralisasisangattepatuntukperusahaanyangmemilikibudayainformasifederalism. Tabelberikut memperlihatkansejumlahaspekutamayangmembedakankeduasistemtersebutdalamversiringkas.

Aspet Centralized Deentralized

Strategy Deidedatthetop Deidedinonsultationandpartnership Systems Unied,integrated Federal,interfaing

Speialists Powerful,distintpartof organization,deideforothers

Inetrnalsuppliers,atas supoprtersand failitators ComputingPower Mostpowerfoundintheenter

intheformofminisand mainframes

Usershavediretaesstomore powerviaPCsandworkgroup omputing

Dengan memandangkeduasisteminibaik-baik,makadapat dilihat bahwasebenarnyatidakterdapat di-lema dalamkaitan untukmemilih salahsatusistemyangterbaik. Belajardaripengalamanperusahaanyang suksesmenerapkansistemsentralisasimaupunsistemdesentralisasiadalahmerupakansesuatuyangbaikuntuk dilakukanolehmanajemenperusahaanagarmerekamemilikibekaldalammenentukansistemmanayangsesuai danookuntukdianut. Beberapapelajaranmenarikyangdapatdiambildaripengalamanperusahaansukses tersebutdi antaranyaadalah:

1. Hal utamayang perludilakukanadalah meng-alignatau menyelaraskanantara strategiteknologi infor-masi denganrenana bisniskorporat(business plan), terutama yang terkait dengansejumlahmilestone pentingyangharusdiapai. Setelah tujuantersebut jelasbagiseluruhpihakyangberkepentingan, baru-lahkemudiandilihatbagaimanamanajemeninformasiyangpalingefektif, esien,danterkontroldengan baik dapat diimplementasikan oleh perusahaan. Segala pro dan kontra antara sistem sentralisasi dan sistemdesentralisasibaikuntukdiungkapkandisini untukkemudiandievaluasidenganaramusyawarah ataumelalui kajiankuantitatif(misalnyadenganmenggunakanmetodesoring)untukmenentukanyang terbaik.

2. Terlepasdaridianutnyasistemsentralisasiataudesentralisasi,unitterkaitdenganteknologiinformasi ber-usahakerasuntukmenyediakanseluruhperangkatinfratrukturdanaplikasidengankinerjayanghandal, sehingga para pengguna yang tersebardi berbagai unit organisasi dan wilayah geogras dapat dengan leluasa menggunakannyasesuaitingkatkebutuhannyamasing-masing. Dengantersedianyainfrastruktur yang berkualitas, makaseluruhkinerja unit teknologiinformasi dinilaibaik olehpara stakeholderyang berkepentingan.

3. Perlu selaluditekankan tujuandaridisediakannyaperangkat teknologiinformasi dan komunikasiadalah untukpemberdayaanatauempowerementterhadapsetiapindividuyangadadi perusahaan. Olehkarena itu, perusahaan khususnyapara praktisiteknologi informasi internal harus selaluberusahakeras untuk meningkatkankompetensidankeahlianparauserataupemakaisisteminformasi. Sistemmanajemenyang diimplementasikanharusmampumenyelenggarakanberbagaipelatihan(training)seara berkesinambung-andengantujuanakhirpemberdayaantersebut.

4.5 Penutup

STRUKTUR ORGANISASI

INFRASTRUKTUR KELAS DUNIA

5.1 Pendahuluan

Dalammanajemenmoderen,yangdianggapsebagaisebuahinfrastruktursisteminformasidalamsebuah peru-sahaanadalah: network,dataenterfailities,serverrooms,wiring,desktop,RDBMS,OS,integration, applia-tionssuport,proesses,metris,servielevelagreement,systemmanagementtools,omputer-relatedhardware, ommerialotheshelfsoftware,emailsystems,oetools,danpeople

1

. Dalamsejumlahteori,infrastruktur organisasiini seringdiistilahkansebagaitigabuah entitas tidakterpisahkan,yaitu: people-proess-tehnology dengansejumlahkomponensepertiyangdiperlihatkanpadaontohtabeldibawahini.

People Proess Tehnology Organiszationstruture Changeontrol Hardware

Skillsdevelopment Metris Arhitetures Rolesandresponsibilties Problemmanagement Software Cultural;Legayvs.

Client/Servermentalities

Disasterreovery Integration

Communiation Performaneandtuning OS Training Seurity RDBMS

TransitioningSta Capaityplanning Serveronsolidation

Jobdesriptions Softwaredistribution Highavailability(hardware) Careerpath Asset management Systemmanagementtools Retainingsta Eventmonitoring Standards

Mentoringsta Networkmanagement Datawarehouse Systemmanagementtools

Produtionaeptane Qualityassurane Storatemanagement Sheduling

Servielevelagreements Benhmarkservies Charge-bak

Wersion/Releasemanagement

Perananinfrastrukturinisifatnyasangatkritikalbagisebuahperusahaan. Tanpadimilikinyainfrastruktur yangbaik danberkualitas, mustahilperusahaandapat memiliki kinerjayangukup untukmengalahkanpara pesaingbisnisnyadi eraglobalisasidewasaini. Berdasarkanriset sejumlahpakarteknologiinformasi terhadap 40 perusahaan dalam Fortune 1000, ada 12 (dua belas) isu utama terkait dengan infrastruktur manajemen teknologiinformasi,yaitumasing-masingsepertiyangdiperlihatkanpadadaftarberikut.

1

1. Theorganisationstruture

2. Lakofanenterprise-widehangemanagementproess 3. Lakofaneetiveproblem managementproess 4. Lakofaprodutionaeptaneproess

5. Lakofmetris

6. Lakofaproperurriulumtotransition/mentorsta 7. Communiationisworsethaneverbefore

8. Notfully implementingsystemmanagementtools 9. Lakofseniortehnialresoures

10. Lakofproesstomarket/sellandbenhmarkITservies

11. Lakofservielevelsbetweenoperationalsupportandappliationsdevelopment andalsobetweenITanditsustomers

12. Reruiting/retainingtehnialresoures

Yang menarikuntukdiermatiadalahbahwaproblempertama(nomorsatu) -yaitustrukturorganisasi -ditemui padaseluruhperusahaandandianggapsebagaimasalah utamayangdihadapiolehmanajemen. Hasil yang sangat mengejutkan ini memaksa berbagai praktisi manajemen dan teknologi informasi berpikir keras untuk dapatmemberikansebuah usulanrekomendasimengenaikerangkastrukturorganisasiyangukup baik untukditerapkanperusahaanmemasukabadke-21dewasaini.

5.2 Kerangka Struktur Organisasi Ideal

Setelahmempelajarisejumlahstrukturorganisasidivisiatauunitteknologiinformasidiberbagaibelahandunia, Harris Kerndan kawan-kawan

2

memperkenalkan struktur organisasiuntuk perusahaan moderen di abad ke-21. Sesuai denganperanan sistem dan teknologi informasi di masa mendatang, Kern lebih menyukai nama unit terkait sebagai Enterprise Servies atau JasaKorporat dibandingkan dengannama lain yang berbau teknologikarenatelahberubahnyaaraorangmelihatteknologiinformasididalambisnis. Strukturorganisasi yang direkomendasikan ini dibangun berdasarkansejumlah pemikiran mendasar yang merupakan hasil studi searamendalamselamabeberapatahunterakhirini,di antaranya:

1. Dalamkesehari-hariannyaperludibedakanantarasisteminfrastrukturyangbersifatmissionritialdan nonmissionritial. SistemyangMissionCritialadalahinfrastrukturteknologiyangharusselalustand by atau berjalantanpahentiselama24jam seharidan7hariseminggu. Infrastrukturinidikategorikan sebagai kritikal apabila perusahaan sangat bergantung bisnisnyadengan ketersediaan perangkat teknis inisearautuhdanterus-menerus. SementaraitusistemyangNonMissionCritialadalahinfrastruktur teknologiyang harusselaluon atauberjalanselama jamkerjakantoryaitudarijam 08.00pagisampai dengan 17.00 sore selama hari Senin sampai dengan Jumat. Sistem ini dibutuhkan untuk menunjang parapekerjadalammenjalankanaktivitasperusahaansehari-haribaikyangbersifatbakoe maupun front oe. Kedua jenis sistem ini perlu dibedakan karena dalam prakteknyaakan memiliki perilaku dan spesikasiberbeda,yangtentusajaakanberdampakterhadappenyusunanstrukturorganisasiyang efektif dengannya.

2. SemuakaryawandanstafyangberadadidalamEnterpriseServiesiniharuslahdistrukturkansedemikian rupasehinggadiantaramerekatidakadahambatanbirokratisyangkuatdankaku,terutamabagimereka yangbertanggungjawabterhadapsistemyangMissionCritial. Dalamakerangkaini,stafteknisijunior dan teknisiseniorharuslahmudahbekerjasama searatim danbertanggungjawabkepadaatasanyang sama. Merekapundiharapkandapatberadasearasikdi lokasiyangsamaagarsejumlahprosespenting dapatterlaksanasearaefektif,seperti: perepatanpenularanilmudaristafseniorkejuniornya,kejelasan jalur karirberikutnya dari staf junior, pembentukan dan perbaikan komunikasi antara level staf junior dengan seniornya,peningkatan kualitas pengambilan keputusan terhadap permasalahan yang dihadapi, pembelajaranmengenaimanajemenproyekkepada stafjunior,danlainsebagainya.

2

Infrastru-Padakerangkastrukturidealtersebut,unit EnterpriseServiesmerupakansuatubagianyangbertanggung jawabterhadap perananngan,pembangunan,pengembangan,pemeliharaan,dan pelayananberbagaihal ter-kait dengan manajemen, sistem, dan teknologi informasi di perusahaan. Dalam kesehari-hariannya, seluruh individu yangberadadi dalamstrukturiniakanbekerjakerasagarseluruhkebutuhanorganisasiakansebuah sisteminformasiyangmemilikiaspekreliability(dapatdiperaya),availability(tersediadandapatdiakses),dan servieability(ada yang membantuparapemakaidalammemenuhiberbagaihal). Olehkarenaitu,jangkauan pekerjaandariunit inisangatlahluas,mulaidaripemenuhan kebutuhan pemakaiakanperangkataplikasidan basisdatanya,sampaidenganhal-haloperasionaldanteknisseperti systemseurity,disasterreovery,bakup system, database updating, downloadshedule, hange ontrol, run prodution jobs, virus updates, dan lain sebagainya. Terkait dengantugastersebut di ataslahmakaEnterprise Serviesakandibagi menjadisejumlah sub-struktur dengan fungsi sepertiyang dijelaskan berikut ini. Harap dijadikan atatan, bahwa penamaan dalam kerangkabukanlahmenjadi halutama, karenayang penting adalahesensi keberadaandantugas serta tanggungjawabnyadi dalamkerangkastrategisperusahaan.

5.3 Tehnial Support

5.4 Operations

JikaTehnialSupportbertugasmenganalisa,meranang,menerapkan,mengimplementasikan,danmemelihara sistem,makabagian Operationsbertanggungjawabuntukmemonitorkelanarankerjainfrastrukturteknologi informasi sehari-hari. Selain mengawasi kelanaran tersebut, para profesional di dalam unit ini harus pula mengukurefektivitasdanesiensikinerjaseluruhsumberdayateknologiinformasiyangdipergunakan,seperti: serverutilisation,response time,network tra,bandwidthavailability,danlainsebagainya.

5.5 Help Desk

Sebagaimananamanya,HelpDeskmerupakanbagianyangbertanggungjawabmenerimakeluhanatau perma-salahan dari pemakai(users) untuk selanjutnya memberikan solusiatau jawabandari permasalahan tersebut (problemresolution). Karenaberfungsisebagaisatu-satunyakontakyangdapat danakandihubungioleh se-luruhpenggunateknologiinformasidiseluruhperusahaan,makaharustersediasejumlahjalurkomunikasiyang mudahdihubungiolehparaustomers. Kanalkomunikasiyangdimaksuddapatberbagaiara,mulaidariyang tradisional sepertimenggunakantelepon, fax, dan pager sampaiyang moderen seperti email, PDA (Personal DigitalAssistant),telepongenggam,internet,email,mobiledevie,danlainsebagainya. Bentukinteraksidapat berbagaimaam,mulaidariyangsatuarahdanberbasisteksatausuara,sampaiyangmultiarahdanberbasis multimedia. Yang pentingdarifungsiiniadalah problempemakaiterselesaikanseepatmungkin.

5.6 Network

Keseluruhankomponeninfrastruktur seperti aplikasi, basisdata, perangkat kerasdan periperal lainnyayang ada diperusahaanbekerjadi atassebuahplatformjaringaninfrastrukturkomunikasidantransmisi sikyang biasadisebut LANatauWAN. Tanpaadanyajaringanini,mustahilseluruhunitperusahaanyang adadi ber-bagailokasigeograsberbedadapat berkomunikasiseara epatdan efektifmelalui perangkatteknologiyang dimilikinya. OlehkarenaitulahmakadiperlukansebuahunitkhususyaituNetworkyangbertanggungjawab un-tukmeranang,membangun,mengembangankan,danmemeliharaseluruhjaringaninfrastrukturtransmisidata digitalyangdibutuhkanolehperusahaanagarseluruhproseskomunikasidatadaninformasidapatberlangsung searabaik,efektif,danberkualitas.

5.7 Client Servies

Unit Client Servies yang beroperasi selama jam kerja kantor memiliki fungsi strategis untuk meningkatkan kompetensi dan keahlianparapemakaiteknologiinformasi yangada di perusahaan. Tujuannyaadalah untuk meningkatkanlevelinformationtehnologyliterayataupemahamanpemakaimengenaiperananstrategisdan taktissistem danteknologiinformasibagiperusahaandi eraglobalisasi. Unitpeningkatanpemberdayaan pe-makaiinidalamkesehariannyamenyelenggarakansejumlahprogramsepertipelatihan,forumdiskusi,observasi, seminar,danworkshopdisampingmembukapintuuntukberbagaipermasalahankeingintahuanpemakai ter-kaitdenganilmu dibidangsistemdanteknologiinformasi. Unit iniperludiadakandandikembangkandengan pertimbanganbahwaperusahaan akanmeningkat keunggulankompetitifnyajikaseluruh individunyamelek teknologiataupahambenarmengenaibagaimanateknologiinformasidapatmeningkatkankinerjaperusahaan padaumumnyadanmeningkatkankualitaskehidupansetiapindividu yangadadiperusahaanpadakhususnya.

5.8 Global Tehnologies

selaludapat beradadalam posisionestepahead atauselangkah lebih majukarena telah dapat mengetahui platformbisnisyangakanterjadidimasamendatang.

5.9 Penutup

MANAJEMEN DAN GOVERNANCE

TEKNOLOGI INFORMASI

6.1 Pendahuluan

Dalamkanahindustrimoderen,adaduakatakuniyangkerap dipergunakandantidakjarangpengertiannya salingdipertukarkansehinggasalahkaprah. Keduakatadimaksudadalahmanagementdangovernane. Ka-ta management atau yang dalamBahasaIndonesiaseringdisebut sebagaimanajemen adalahsuatuusaha ataurangkaianprosesdalammengelolasejumlahsumberdayademiterapainyatujuan/obyektiftertentu. Rang-kaianproses yang dimaksud adalah perenanaan,pengorganisasian, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, danpenilaian(dulusangatdikenaldenganistilahPOAC,yangmerupakansingkatandariPlanning,Organising, Atuating,danControlling). Sementarayangtermasuksebagaisumberdayaantaralain adalahmanusia, ma-terial,mesin/teknologi,modal,daninformasi. Sementaraobyektifyangingindiapaidapatbermaam-maam, tergantungkonteksnya,misalnya: terapainyasuatumisitertentu, terselenggaranyaserangkaianprogram, ter-bangunnyasebuahentitassik,terkumpulnyakeuntungankomersial,danlainsebagainya.Karenasifatnyayang sangat dekat dengan karakteristik aktivitas pengelolaan sumber daya, maka padanan kata yang tepat untuk manajemenadalahtatakelola.

Berbeda denganmanagement yang telah memiliki padanankata dalam BahasaIndonesia, governane hinggasaatinibelummemilikipadanankatanya. Memangbanyakyangmenggunakankatatatakelola untuk menggantikannya,namunjikadilihat darikarakteristikdariaktivitasyangdilakukansangatjauhdari penger-tianyang dimaksuddalamartikatabahwaistilahtatakelola jauhlebihdekatartinyadenganmanajemen. Adabeberapausulan atau inisiatifuntuk menggunakan katatatapamong,namunbanyak orangyangtidak setuju dengannyakarenaagakterasaanehatauasing ditelinga. Untukmempermudahnya,adabaiknyatetap menggunakanistilahgovernane saja sementaraini. Dalam beberapareferensiyang ada,governane memi-liki dimensi yang berbeda denganmanajemen, karenaberadapada tataran yang lebih hakiki (losos) yaitu bagaimanaagarsuaturangkaianataudomain aktivitasseperti POACpadamanajemendilakukandengan mengau pada prinsip-prinsip kebaikan atau bernuansapositif, bukan mengarah padakegiatanyang bersifat mahiavelistaliasmenghalalkanberbagaiaranegatifuntukmenapaitujuanatauobyektifdimaksud. Oleh karenaitulahmakaberbedadenganmanajemenyanglebihdekatdengandimensiproseskarenasifatnya menge-lolasumberdaya,governaneberadapadadimensistrukturpertanggung-jawabandanpengambilankeputusan terhadap berbagai kegiatan yang strategis. Di sinilah maka istilah TARIF kerap dipergunakan sebagai lima buah prinsip governane yang berlaku seara universal, yaitu: Transpareny, Aountability, Responsibility, Independene,danFairness.

6.2 IT Management

•

Domain Perenanaandan Pengorganisasian(PlanningandOrganisation);

•

Domain PengadaandanPenerapan(AquisitionandImplementation);

•

Domain PemanfaatandanPemeliharaan(DeliveryandSupport) ;dan

•

Domain PengawasandanPenilaian(MonitoringandEvaluation).

Masing-masingdomaintersebutterdiridarisejumlahprosesterkaitdenganpengelolaansumberdayateknologi informasidalamsebuahorganisasi.

6.3 IT Governane

Sementaraitudalamkonteksgovernane,ISACAdanITGImenggunakanterminologiyangdiperkenalkanuntuk pertamakalinyaolehperusahaankonsultanterkemukaCapGemini,yaituRACI,yangmerupakankepanjangan dari:

•

Responsiblemerupakanpihak yang bertugassebagaipelaksanautamasebuahaktivitasatau kegiatan tertentu;

•

Aountable merupakan pihakyang palingbertanggung jawabterhadap keberadaandan/ataukinerja sebuaaktivitasataukegiatantertentu;

•

Consultedmerupakanpihakyang harusdiminta pendapatanya(dikonsultasikan)dalamkonteks pelak-sanaansebuahaktivitasataukegiatantertentu;dan

•

Informed - merupakan pihakyang harusdiinformasikan (diberitahukan)dalam konteks pelaksanaan se-buah aktivitasataukegiatantertentu.

Denganberpegangpadaprinsip-prinsip ini,makasebuah perusahaanatau organisasiperlumemetakanproses atauaktivitasyangdimilikinyadenganstrukturorganisasiyangada,sehinggadalamkontekspengambilan kepu-tusandanpertanggungjawabanterhadapberbagaikegiatanmenjadijelasbagiseluruhpemangkukepentingan yang terlibat. Kalau manajemen biasanya berada dalam tataran line management kebawah, maka untuk governaneprinsipataustrukturpengambilankeputusandisusununtukmerekayangberadapadalevelsenior management keatas(tingkatdirekturhinggakomisarisselakuwakildaripemegangsaham).

6.4 Matriks IT Management vs. Governane

Perbedaankeduakonsepiniakansemakinjelasjikakeduanyasalingdihubungkansearamatrikssepertiterlihat dibawahini.

Responsibility Aountability Independene Fairness Planning 1 2 3 4 Organisation 5 6 7 8 Aquisition 9 10 11 12 Implementation 13 14 15 16 Delivery 17 18 19 20 Support 21 22 23 24 Monitoring 25 26 27 28 Evaluation 29 30 31 31

Artinya,terdapat palingtidak 32(tigapuluh dua) struktur pengambilan keputusandalam setiap konteks prosespengelolaansumberdayayangharusdibuatprinsipatauaturannya. Misalnyaadalahsebagaiberikut:

Butir2(aountabilitydalamhalplanning):

•

Semua direktur harus turut serta berpartisipasi aktif dalam pembuatan Renana Strategis Teknologi Informasi

•

DokumenRenanaStrategisTeknologiInformasiharussearaformalditandatanganiolehDirekturUtama dandisampaikandalamRapatUmumPemegangSahamyangdilaksanakansetahunsekali

•

Setiap perusahaan teknologiinformasi yang berada di tanah air berhak untuk mengikuti proses perle-langanyangdiselenggarakanolehperusahaan

•

Panitialelangharusterdiridariindividuyangtidakmemilikikepentinganlangsungterhadapproduk/jasa teknologiinformasiyangakandiadakan

•

BesaranpagupengadaanuntukprosespenunjukanlangsungdientukanolehDewanDirekturdan Komi-sarisyangdiberimandatolehpemegangsahammelaluiRapatUmumPemegangSaham(RUPS) Butir21(responsibilitydalamhalsupport)

•

Setiap pendayagunaanproses teknologiinformasi kepihak eksternal(outsouring) harusdilengkapi de-nganservielevelyangdipantausearakontinyuolehunityangberkaitandengankualitaspelayanan

•

Untukmemenuhi kebutuhanpengguna, harus ada help desk yang bekerja24/7 (dua puluh empatjam sehari,dantujuhhariseminggunonstop)

•

Masing-masing karyawan harus memperbaharui password sistem yang dimilikinya setiap enam bulan sekaliuntukmenjagakeamanandatadaninformasiyangmenjaditanggungjawabnya

Butir31(independene dalamhalevaluation)

•

Sistem teknologiinformasi yang dipergunakan harus diaudit oleh pihak eksternal independen minimal setahunsekali

•

Setiap enam bulan sekali, harus ada pertemuan antara Divisi Teknologi Informasi dengan perwakilan penggunanya(usergroups)untukmenilaikinerjasistemyangdimiliki

•

Perusahaan harus memiliki instrumen penilai kinerja teknologi informasi sebagai pengukur efektivitas keberadaansistemdalamlingkunganorganisasi

6.5 Penutup

PERENCANAAN DAN PENGATURAN

TEKNOLOGI INFORMASI

7.1 Menyusun IT Master Plan

Menyusunrenanapembangunandanpengembanganteknologiinformasidisebuahinstitusisangatlahpenting untukmenjamn bahwaseluruhsumberdayayang dimilikidiarahkandemikepentingandankebutuhan lemba-gadimaksud. Keselarasanantaratujuanorganisasidenganprogram maupunportofolioproyekpembangunan teknologiinformasi sangatlahpentinguntuk memastikan tingkat efektivitas dan esiensiyang tinggi. Risiko terbesar yang dihadapisebuah entitas organisasiyang mengembangkanteknologiinformasi tanpa memahami konteks kebutuhan organisasi adalah terbangunnya sistem yang tidak dipergunakan atau berkinerja rendah, sehinggamemberikandampaknegatif seperti: mubazirnyapenggunaan uang,menurunnyakualitaspelayanan pelanggan,lambatnyaperusahaandalam beroperasi, rendahnyatingkat dayasaing produk/layanan,dan lain sebagainya. Oleh karena itulah maka pimpinan institusi harus memiliki pemahamanyang lengkap dan jelas mengenaiperlunyamemilikidokumenRenanaStrategisPengembanganTeknologiInformasiyangdijadikan se-bagaipanduanseluruhpemangkukepentingandidalamruanglingkuporganisasidalamrangkamengembangkan sistemdanteknologiinformasiyangdibutuhkan.

Searaprinsipadalimaaktivitasyangperludilakukanolehorganisasidalamkontekspengembanganrenana strategisini,masing-masingadalahsebagaiberikut:

•

Mendenisikankebutuhan organisasiterhadap keberadaanteknologiinformasi,terutamaterkaitdengan manfaatyangdiharapkan,misalnya:meningkatkanesiensi,memperbaikitransparansi,mengurangibiaya, meniptakaninovasiproduk/jasa,danlainsebagainya.

•

Menetapkan aspekatau komponenapa sajadi dalamorganisasiyang kinerjanyasangattergantungdari tekologiinformasi,sertamengukurbagaimanaperformasistemyang dimilikisaatinisebagaibagiandari evaluasi.

•

Menyusun renana strategis pengembangan teknologi informasi paling tidak untuk 5 (lima) tahun ke depan,yangdiperlihatkanmelaluipetapandu(roadmap)yangjelasdan tegas.

•

Mengembangkanrenanajangkapendektahunanterhadappengembanganteknologiinformasidimaksud berbasis peta panduyangdibuat, dan didetailkanberdasarkan asaspelaksanaan proyek(ruanglingkup, kualitas, waktu,durasi,sumberdayamanusia,danstrategipengadaan/pengembangan).

•

Menganalisadan menyusunstrategi pengelolaanseluruhproyekpengembanganteknologiinformasiyang ada padaportofoliorenanadiatas.

Demi memperlanarrangkaianaktivitas di atas, diperlukan sejumlah kegiatantambahanyang menghasilkan dokumen semaam: analisa risiko, perhitungan ost-benet, hasil audit teknologi informasi, renana bisnis perusahaan, dan referensi terkait lainnya. Adapun konten yang harus dihasilkan dari proses inipaling tidak sebagaiberikut:

•

Denisitargetmanfaatteknologiinformasiyangdisepakatiolehpimpinanlembaga/entitasorganisasi;

•

Pemetaanantarakebutuhanbisnisdengankapabilitassistemteknologiinformasiyangakandibangunatau dikembangkan;

•

Renanastrategis(jangkapanjang)pembangunanteknologiinformasisearabertahapyangdiperlihatkan dalambentukpetapandu(roadmap);

•

Renanadetailtahunanberbasispetapandutersebutyangdibuatberdasarkanportofolioproyekteknologi informasi yangperludirenanakan,dikelola,dandilaksanakan;dan

•

Strategimanajemenportofolioproyekteknologiinformasiyangdisepakatiuntukdijalankandandipatuhi olehseluruhpemangkukepentingandi dalamorganisasi.

Sudah menjadi rahasiaumum bahwa kebanyakandokumen perenanaan semaam ini biasanyadibuat hanya sebagaiformalitassemata,dantidaksungguh-sungguhdipakaisebagaiauandanreferensidalammembangun teknologiinformasi. Olehkarenaitulahdiperlukansuatumekanismedanukuranuntukmemastikanbahwa do-kumenrenanastrategisinisearaefektifdipergunakanolehparapemangkukepentingandenganmemperhatikan asassebagaiberikut:

•

Jikaterdapataktivitaspengembangansistem teknologiinformasi yangtidakterantumdalamdokumen perenanaan,haltersebutmengandungartibahwaorganisasiyangbersangkutanmenghadapirisiko diba-ngunnyasuatusistemyangbelumtentuatautidakdibutuhkanolehinstitusiyangtentusajamerupakan suatukegiatanyang tidakbernilaigunasamasekali.

•

Jikaterdapatkebutuhanbaruyangtidakterpikirkansebelumnyadantidakdipertimbangkanuntuk mela-kukanpengubahan(update)terhadaprenanateknologiinformasiyangtelahditetapkan,akan memberik-anrisikobagiorganisasiberupatidaktersedianyasumberdayayang ukupuntukmemenuhikebutuhan tersebut.

•

Jikaterdapatrenanaproyekteknologiinformasiyangtidakdapat dipetakankedomainpetapandudan kebutuhanbisnis,makapatutdidugaterdapatinisiatifpengembangansistemdanteknologiinformasiyang berbauKKN(korusi, kolusi,atau nepotisme) yangdapat mendatangkanrisikohukum bagiorganisasi bersangkutan.

Menimbanghaltersebut di atas,sejumlahindikatoryangdapat dipergunakanuntuk memastikanrenana sis-temteknologiinformasiinidipergunakanadalah: (i)persentaseproyekteknologiinformasi yangberhubungan langsungdenganrenanabisnisperusahaan; (ii)persentaseproyekteknologiinformasi yang dijalankansesuai denganrenana yang telah dibuat; (iii) durasi waktuyang dibutuhkan untuk merubah renana bisniskarena adanyakebutuhanbaru;danlainsebagainya.

Perlu diatat, bahwa Renana Strategis Pengembangan Teknologi Informasi merupakan dokumen hidup yang harus senantiasa diperbaiki dan dimutakhirkan, paling tidak setahun sekali - seiring dengan dinamika perubahan bisnis. Keseimbanganantara manfaat dan risikoharus senantiasa menjadi pertimbangan khusus dalammenentukan proyekpembangunan dan pengembangansistemteknologiinformasi. Disamping itu, ren-anayangdikembangkanharuspularealistik,artinyadapatdilaksanakandandiwujudkanolehorganisasiyang bersangkutanberdasarkanproldankekuatannya. Tidakadasalahnyadilakukanbenhmarkingterhadappara kompetitorindustriuntukmempertajamrenanayangdibuat. Demikianpulamempelajaritrendbisnis, indus-tri,danteknologiinformasikedepanagarteriptakeunggulankompetitifbagiinstitusiyangmenerapkannya.

7.2 Mengembangkan Arsitektur Informasi

Menyusunrenanapembangunandanpengembanganteknologiinformasidisebuahinstitusisangatlahpenting untukmenjamn bahwaseluruhsumberdayayang dimilikidiarahkandemikepentingandankebutuhan lemba-gadimaksud. Keselarasanantaratujuanorganisasidenganprogram maupunportofolioproyekpembangunan teknologiinformasi sangatlahpentinguntuk memastikan tingkat efektivitas dan esiensiyang tinggi. Risiko terbesar yang dihadapisebuah entitas organisasiyang mengembangkanteknologiinformasi tanpa memahami konteks kebutuhan organisasi adalah terbangunnya sistem yang tidak dipergunakan atau berkinerja rendah, sehinggamemberikandampaknegatif seperti: mubazirnyapenggunaan uang,menurunnyakualitaspelayanan pelanggan,lambatnyaperusahaandalam beroperasi, rendahnyatingkat dayasaing produk/layanan,dan lain sebagainya. Oleh karena itulah maka pimpinan institusi harus memiliki pemahamanyang lengkap dan jelas mengenaiperlunyamemilikidokumenRenanaStrategisPengembanganTeknologiInformasiyangdijadikan se-bagaipanduanseluruhpemangkukepentingandidalamruanglingkuporganisasidalamrangkamengembangkan sistemdanteknologiinformasiyangdibutuhkan.

Searaprinsipadalimaaktivitasyangperludilakukanolehorganisasidalamkontekspengembanganrenana strategisini,masing-masingadalahsebagaiberikut:

•

Menetapkan aspekatau komponenapa sajadi dalamorganisasiyang kinerjanyasangattergantungdari tekologiinformasi,sertamengukurbagaimanaperformasistemyang dimilikisaatinisebagaibagiandari evaluasi.

•

Menyusun renana strategis pengembangan teknologi informasi paling tidak untuk 5 (lima) tahun ke depan,yangdiperlihatkanmelaluipetapandu(roadmap)yangjelasdan tegas.

•

Mengembangkanrenanajangkapendektahunanterhadappengembanganteknologiinformasidimaksud berbasis peta panduyangdibuat, dan didetailkanberdasarkan asaspelaksanaan proyek(ruanglingkup, kualitas, waktu,durasi,sumberdayamanusia,danstrategipengadaan/pengembangan).

•

Menganalisadan menyusunstrategi pengelolaanseluruhproyekpengembanganteknologiinformasiyang ada padaportofoliorenanadiatas.

Demi memperlanarrangkaianaktivitas di atas, diperlukan sejumlah kegiatantambahanyang menghasilkan dokumen semaam: analisa risiko, perhitungan ost-benet, hasil audit teknologi informasi, renana bisnis perusahaan, dan referensi terkait lainnya. Adapun konten yang harus dihasilkan dari proses inipaling tidak sebagaiberikut:

•

Denisitargetmanfaatteknologiinformasiyangdisepakatiolehpimpinanlembaga/entitasorganisasi;

•

Pemetaanantarakebutuhanbisnisdengankapabilitassistemteknologiinformasiyangakandibangunatau dikembangkan;

•

Hasil evaluasi atau audit terhadap teknologi informasi yang dimiliki saat ini, terutama terkait dengan kapabilitas dankinerjanya;

•

Renanastrategis(jangkapanjang)pembangunanteknologiinformasisearabertahapyangdiperlihatkan dalambentukpetapandu(roadmap);

•

Renanadetailtahunanberbasispetapandutersebutyangdibuatberdasarkanportofolioproyekteknologi informasi yangperludirenanakan,dikelola,dandilaksanakan;dan

•

Strategimanajemenportofolioproyekteknologiinformasiyangdisepakatiuntukdijalankandandipatuhi olehseluruhpemangkukepentingandi dalamorganisasi.

Sudah menjadi rahasiaumum bahwa kebanyakandokumen perenanaan semaam ini biasanyadibuat hanya sebagaiformalitassemata,dantidaksungguh-sungguhdipakaisebagaiauandanreferensidalammembangun teknologiinformasi. Olehkarenaitulahdiperlukansuatumekanismedanukuranuntukmemastikanbahwa do-kumenrenanastrategisinisearaefektifdipergunakanolehparapemangkukepentingandenganmemperhatikan asassebagaiberikut:

•

Jikaterdapataktivitaspengembangansistem teknologiinformasi yangtidakterantumdalamdokumen perenanaan,haltersebutmengandungartibahwaorganisasiyangbersangkutanmenghadapirisiko diba-ngunnyasuatusistemyangbelumtentuatautidakdibutuhkanolehinstitusiyangtentusajamerupakan suatukegiatanyang tidakbernilaigunasamasekali.

•

Jikaterdapatkebutuhanbaruyangtidakterpikirkansebelumnyadantidakdipertimbangkanuntuk mela-kukanpengubahan(update)terhadaprenanateknologiinformasiyangtelahditetapkan,akan memberik-anrisikobagiorganisasiberupatidaktersedianyasumberdayayang ukupuntukmemenuhikebutuhan tersebut.

•

Jikaterdapatrenanaproyekteknologiinformasiyangtidakdapat dipetakankedomainpetapandudan kebutuhanbisnis,makapatutdidugaterdapatinisiatifpengembangansistemdanteknologiinformasiyang berbauKKN(korusi, kolusi,atau nepotisme) yangdapat mendatangkanrisikohukum bagiorganisasi bersangkutan.

Menimbanghaltersebut di atas,sejumlahindikatoryangdapat dipergunakanuntuk memastikanrenana sis-temteknologiinformasiinidipergunakanadalah: (i)persentaseproyekteknologiinformasi yangberhubungan langsungdenganrenanabisnisperusahaan; (ii)persentaseproyekteknologiinformasi yang dijalankansesuai denganrenana yang telah dibuat; (iii) durasi waktuyang dibutuhkan untuk merubah renana bisniskarena adanyakebutuhanbaru;danlainsebagainya.

dalammenentukan proyekpembangunan dan pengembangansistemteknologiinformasi. Disamping itu, ren-anayangdikembangkanharuspularealistik,artinyadapatdilaksanakandandiwujudkanolehorganisasiyang bersangkutanberdasarkanproldankekuatannya. Tidakadasalahnyadilakukanbenhmarkingterhadappara kompetitorindustriuntukmempertajamrenanayangdibuat. Demikianpulamempelajaritrendbisnis, indus-tri,danteknologiinformasikedepanagarteriptakeunggulankompetitifbagiinstitusiyangmenerapkannya.

7.3 Menentukan Arah dan Tujuan Teknologi

Berbasisrenanastrategisdanarsitekturinformasiyangtelahdisusundandidenisikan,tipe,jenis,dan karak-teristikteknologiyangperludibangunharusditentukan. Teknologiiniharuslahdidasarkanpadajenislayanan sistem informasi yang dibuthkan olehbisnis maupun organisasi. Hal-halsemaam menentukan standar yang akan dipilih, model pengadaan yang akan diadopsi, arsitektur infrastruktur dan jaringan yang akan dikem-bangkan,strategimigrasiantar sistemyang akandipergunakansebagaipendekatan,dan lainsebagainyaakan menjad fokus dalam proses ini. Hal yang perlu dipertimbangkan adalah epatnyadinamika perubahan yang terjadidisekitarorganisasi,dimanateknologiyangdipilih harusdapatsenantiasamengikutinya.

Searaumumterdapat5(lima)aktivitasutamayangharusdijalankan,masing-masingadalah:

•

Menyusunrenana pengembangandan pemeliharaan infrastruktur teknologi dimana infrastruktur di-maksud menakup aspek: sistem operasi, aplikasi, program pendukung, sistem basis data (database), jaringan,fasilitasdansaranaprasarana,sertahal-halpentingutamalainnya.

•

Memilih dan memastikan dipergunakannyastandar dalam arti kata bahwa seluruhinfrastruktur tek-nologi dan sumber daya yang diadakan, diterapkan, dikembangkan, dan dipelihara haruslah mengikuti standaryangtelahdipilih danditentukan.

•

Menetapkandanmensosialisasikanstandarteknologiyaituprosesmemberitahukansekaligus mengedu-kasiseluruhpemangkukepentinganterhadapadanyastandarataukriteriaminimummengenaipemilihan, penerapan,danpemeliharaanteknologiyangharusdipatuhisearakonsistendansungguh-sungguh.

•

Mengawasiperubahanteknologiadalahsuatuaktivitaskontinyudanberkesinambunganmelihat bagai-manateknologiyangdipilih berkembangdi dalammaupundiluarorganisasi(evolusi).

•

Menentukankebutuhan dan perananteknologibarudi masa mendatang dimanaorganisasisenantiasa mempelajaridanmelihattrenperkembanganteknologidarimasakemasadanmenaripeluangbagaimana beragamteknologibarudapatmemberikannilaitambahbagiperusahaanatauorganisasi.

Sepertiyangtelahdisampaikansebelumya,pemilihandanpenetapanstandarteknologididasarkanpadarenana strategisteknologidanrenanabisnisorganisasiyangtelahdisusunsbeelunya. Adabaiknyapuladipelajarihasil auditkinerjateknologiyangadauntukmemastikanperluatautidaknyadilakukanrevisimaupunpemutakhiran terhadap standaryangdipilih dan diterapkan. Terkait denganproses ini,ada sejumlahdokumen atauentitas yangperludipersiapkanorganisasi,masing-masingadalahsebagaiberikut:

•

Renana Arah dan Tujuan Pengembangan Teknologi berisi analisa mengenai teknologi termutakhir yangdipergunakanmaupunyangsedangberkembangdipasarsebagaibahanpertimbangankearahmana penerapanteknologidi organisasiakandibawa.

•

RananganatauDesainInfrastrukturTeknologiberisirananganataudesaintopologimaupunarsitektur infrastruktur teknologiyangdibangundan perlu dikembangkanolehorganisasipadasaatinimaupundi kemudianharinanti.

•

ReferensiPelaksanaanKajianTrenTeknologiberisiprosedurdanlangkah-langkahyangperludilakukan organisasi dalam melihat, mempelajari, dan memonitor berbagai trend terkait dengan industri, sektor bisnis,teknologi,regulasi,danhal-halterkaitlainnya.

•

Panduan Standar Teknologi berisi dokumen panduan detail mengenaistandar-standar yang dipergu-nakandanperluditerapkanolehorganisasidalamberbagaikesempatanpengelolaanteknologi.