B. Copy paste anggaran ke dalam file
1.4 MENJELASKAN FORMAT ANGGARAN CNVI
Terlampir pada Modul ini adalah 3 File Excel yang berbeda. Setiap File berisikan beberapa sheet anggaran. Federasi dan Konfederasi yang perlu menganggarkan Rencana Kerja Tahun dapat menggunakan file Excel ini:
• Format Anggaran Rencana Kerja Tahun (untuk Federasi dan Konfederasi). Hanya Konfederasi perlu menggunakan File Excel lainnya untuk tujuan konsolidasi: • Ringkasan Format Anggaran (hanya untuk Konfederasi).
• Anggaran Country Terkonsolidasi (hanya untuk Konfederasi). • Anggaran Kegiatan (hanya untuk Konfederasi).
Dalam tutorial berikut Format Anggaran Rencana Kerja Tahun dijelaskan. Tutorial ini hanya penjelasan teknis format. Cara menggunakan format ini dijelaskan dalam paragraf 1.2. Ketika mempelajari tutorial ini, disarankan untuk membuka file Excel, sehingga lebih mudah untuk mengikuti petunjuk dari tutorial.
1.4.1 Isi File Excel “Format Anggaran Rencana Kerja Tahun”.
File excel “Format Anggaran Rencana Kerja Tahun” berisikan 10 sheets.
• 5 sheet pertama (diberi nama result/hasil) digunakan untuk menganggarkan kegiatan per hasil. • Sheet Biaya Tidak Langsung digunakan untuk menganggarkan biaya staf dan biaya tidak langsung
lainnya.
• Sheet penerimaan ini digunakan untuk menganggarkan sumber income.
• Sheet Total Kegiatan meringkas jumlah total dari tiap kegiatan yang dianggarkan. Sheet ini dihubungkan dengan sheet sebelumnya dan dibuat secara otomatis.
• Sheet Total Angggaran meringkas jumlah total setiap hasil yang dianggarkan. Sheet ini dihubungkan dengan sheet yang sebelumnya dan dibuat secara otomatis.
• Sheet Anggaran Terbagi digunakan untuk menghubungkan jumlah total per result/ hasil pada area fokus spesifik.
1.4.2 Sheet “Hasil”
Sheet-sheet “Hasil” digunakan untuk menganggarkan kegiatan per hasil yang diinginkan. Silahkan buka salah satu sheet ini dan lihat di baris atasnya.
Gambar 1.10: Baris atas dari sheet Hasil
Kode Item Definisi Unit/satuan Jumlah unit/satuan Biaya Unit/ satuan
(dalam mata uang lokal) Total jumlah
Kode: menyajikan kode kegiatan, per kegiatan yang dianggarkan, harus sama yang digunakannya dalam rencana kerja tahun. Item: menyajikan item anggaran (sumberdaya) yang dibutuhkan untuk melaksanakan kegiatan spesifik
Definisi Unit/satuan: menyajikan definisi dari tiap item anggaran
Jumlah unit/satuan: menyajikan jumlah satuan/unit untuk setiap item anggaran
Biaya Unit: menyajikan harga satuan/unit tiap item anggaran, dalam mata uang lokal Total Jumlah: menyajikan produk tiap item anggaran, perkalian kolom-kolom Jumlah unit *
Biaya unit
1.4.2.1 Menyajikan kegiatan dan item anggaran di sheet Hasil
Semua kegiatan yang disajikan dalam anggaran harus sama persis sebagaimana kegiatan yang disajikan dalam rencana kerja tahun. Semua kegiatan harus sama kode kegiatannya juga.
Melakukan kegiatan (misalnya pelatihan atau workshop) selalu membutuhkan beberapa sumber daya. Sebagai contoh: sebuah pelatihan membutuhkan ruang pelatihan, pelatih, katering, akomodasi untuk para peserta, perjalanan, bahan dan sebagainya. Kami menyebutnya item anggaran.
Dalam sheet Hasil item anggaran harus disajikan di bawah masing-masing kegiatan. Lihat gambar 1.11.
Gambar 1.11: Menganggarkan kegiatan
Code Item Definisi Unit/ satuan Jumlah unit/ satuan
Biaya unit Total Jumlah (= Jumlah Unit * Biaya Unit) (mata uang
lokal)
1.1.1 Jelaskan kegiatan di sini
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
Total Activity (Total
Kegiatan)
Sum of budget items (jumlah item anggaran)
Sheet ini berisikan 5 item anggaran standar untuk tiap kegiatan. Namun, beberapa kegiatan mungkin perlu lebih dari lima item anggaran. Jika demikian, tambahkan lebih banyak baris ke format dan sajikan item anggaran sisanya. Formulas tidak disalin; anda perlu menambahkan formula dalam baris-baris baru. Juga anda perlu menyesuaika formula dalam kotak “Sum of budget items” (jumlah item anggaran). 1.4.2.2 Membuat perhitungan
Jumlah total untuk tiap kegiatan disajikan dalam kotak hijau (Sum of budget items). Hasil dari sheet ini berisi formula yang akan menambahkan perhitungan jumlah per item anggaran. Namun, perhitungan-perhitungan ini harus selalu diperiksa.
Sheet ini menghitung secara otomatis total dari semua kegiatan ke dalam result total (hasil total). Total ini disajikan di sel bawah “Total Hasil Kegiatan”. Gambar 1.12 memperlihatkan jumlah kegiatan 1.1, 1.2, 1.3 dan seterusnya ditambahkan ke total jumlah result (hasil) 1.
Gambar 1.12: Menghitung Hasil Kegiatan
Total Hasil Kegiatan 1
Jumlah Kegiatan (Sum Activities) 1.1 + 1.2 + 1.3 dan seterusnya
Perhitungan harus selalu diperiksa karena kesalahan dapat selalu terjadi. 1.4.3 Sheet biaya tidak langsung
Biaya tidak langsung didefinisikan sebagai biaya yang tidak secara langsung terhubung dengan sebuah kegiatan, tetapi masih penting dalam pelaksanaan. Contoh kegiatan dari biaya tidak langsung adalah biaya staf dan biaya untuk sewa kantor peralatan kantor.
Gambar 1.13: Format Anggaran Biaya tidak Langsung
BIAYA TDK LANGSUNG (MAKS 25% DARI TOTAL BIAYA LANGSUNG Definisi Unit Jumlah Unit Harga Unit Total Jumlah (= Jumlah Unit * harga Unit)
8.1 Biaya staf
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
Total biaya staf Jumlah total biaya staf
8.2 Biaya tidak langsung lain
masukkan item anggaran +
masukkan item anggaran +
Total biaya tidak langsung lain
jumlah biaya tidak langsung lain
TOTAL BIAYA TIDAK LANGSUNG
Jumlah biaya staf dan biaya tidak langsung lain
Jumlah total untuk biaya staf dan biaya tidak langsung lain disajikan di kotak oranye: “Jumlah total biaya staf” dan “jumlah biaya tidak langsung”. Sel-sel ini dihubungkan dengan sel penghubung di Sheet Total Anggaran. Jumlah total dari biaya tidak langsung disajikan dalam baris “Total biaya tidak langsung”. Jumlah hitungan adalah jumlah dari total biaya staf dan biaya tidak langsung lain dan disajikan dalam kotak hijau.
1.4.4 Sheet Penerimaan
Sheet ini menyajikan beberapa sumber income yang berbeda yang membiayai rencana kerja tahun.
Gambar 1.14: Sumber Income/Pendapatan
Kode Item Total Jumlah
9.1 Sumber income
Kontribusi sendiri +
Lainnya +
CNVI (Maksimum 85% dari Total Biaya) +
TOTAL TOTAL SUMBER INCOME/ PENDAPATAN
Jumlah sumber income/
pendapatan • Kontribusi sendiri: kontribusi kas dari organisasi anda sendiri
• Lainnya: kontribusi organisasi lain (mis. Hibah dari yayasan, subsidi) • CNVI merujuk pada kontribusi CNVI
Jumlah Total yang disajikan dalam kotak Oranye. Jumlah dari jumlah-jumlah disajikan dalam kotak hijau “jumlah sumber pendapatan/income”.
1.4.5 Total Kegiatan
Sheet ini disajikan dan dijelaskan dalam paragraf 1.2 dan tidak perlu dijelaskan lebih lanjut.
1.4.6 Sheet Total Anggaran
Sheet ini meringkas total-total dari sheet-sheet sebelumnya. Sheet ini menyajikan total-total dari hasil, biaya tidak langsung dan total sumber income/pendapatan. Sel dihubungkan dengan sel-sel di sheet sebelumnya. Ini berarti bahwa sheet ini dibuat secara otomatis dan tidak usah diisikan.
Namun, jika struktur formatnya berubah (mis. dengan menambahkan baris), formula mungkin tidak jalan dengan benar. Oleh karena itu, sheet ini harus selalu diperiksa. Baris “Total Biaya” (warna hijau) menjumlahkan total hasil dan total biaya tidak langsung. Baris “Total income” (warna hijau) menjumlahkan jumlah total sumber income/pendapatan.
Baris “Variance” (warna merah) membandingkan total biaya dengan total income/pendapatan. Karena anggaran harus selalu seimbang, variance (selisih) harus selalu nol. Jika tidak, maka anggaran tidak valid.
Gambar 1.15: Sheet Total Total Anggaran
Totals Hasil 1 0 Hasil 2 0 Hasil 3 0 Hasil 4 0 Hasil 5 0 Total Hasil-Hasil 0 Biaya staf 0
Biaya tidak langsung lain 0 Total biaya tidak langsung 0
Total biaya 0 Sumber income Kontribusi sendiri 0 Lainnya 0 CNVI Internationaal 0 Total Income 0 Variance 0 1.4.7 Anggaran Terbagi
Sheet ini telah disajikan dan dijelaskan dalam paragraf 1.2 dan tidak ada tambahan keterangan yang perlu.