II. TAHAPAN PROSES PENGELOLAAN ASET DAERAH
2. Menu Transaksi
Gambar 42 Form Daftar Transaksi
Data aset yang ada di dalam daftar transaksi ini berisi data aset pada tahun yang sedang berjalan. Data transaksi yang berasal dari saldo awal, hanya bisa melakukan 2 jenis transaksi, yaitu :
1) Perubahan Peningkatan Nilai Kualitas (+) 2) Perubahan Penurunan Kualitas (-)
Data Transaksi barang pada tahun berjalan (pengadaan baru) di input di register transaksi, transaksi yang dilakukan bisa terdiri dari 11 transaksi, yaitu :
1) Pengadaan Baru (Pembelian) (+) 2) Sumbangan/Hibah/Hadiah (+) 3) Tukar Menukar (+)
4) Perubahan Peningkatan Nilai Kualitas (+) 5) Pindahan dari SKPD Lain (+)
6) Dijual/Dihapuskan (-) 7) Musnah/Hilang/Mati (-)
8) Tukar Menukar/Ruilslag/Tukar Guling/Dilepaskan (-) 9) Dihibahkan/Disumbangkan/Dihadiahkan (-)
10) Dipindah ke SKPD Lain (-)
11) Perubahan Penurunan Kualitas (-)
Pada daftar transaksi ini dibagi menjadi 6 golongan yaitu 1. Golongan Tanah
2. Golongan Peralatan dan Mesin 3. Golongan Gedung dan Bangunan 4. Golongan Jalan, Irigasi dan Jaringan 5. Golongan Aset Tetap Lainnya
6. Golongan Konstruksi dalam Pengerjaan.
Untuk mengelola daftar transaksi, pengguna hanya tinggal memilih jenis golongan, sebagaimana diperlihatkan gambar berikut ini :
Gambar 43 Pemilihan Golongan KIB
Setelah Golongan dipilih langkah selanjutnya memilih satuan kerja, dengan cari mengklik tombol satuan kerja. Kemudian akan tampil form Daftar transaksi seperti gambar berikut ini :
Gambar 44 Form Daftar Transaksi Sesuai Golongan
Di dalam jendela Daftar Transaksi ini, user bisa melakukan filtering data yaitu berdasakan : tahun pembelian dan klasifikasi. Filtering data digunakan untuk memudahkan pengguna dalam melakukan pemilahan data. Selain itu pengguna juga dapat melakukan proses tambah, ubah maupun penghapusan data. Untuk penjelasan tombol-tombolnya bisa dilihat seperti di bawah ini.
1) Tambah Transaksi
Untuk melakukan penambahan transaksi dapat dilakukan dengan menekan tombol maka akan tampil form tambah transaksi sesuai dengan golongan yang dpilih, seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 45 Form Tambah KIB A
Pada form ini juga telah disediakan fitur upload gambar yang digunakan untuk memasukkan gambar-gambar pendukung aset. Untuk mengupload gambar silahkan pilih tab Gambar KIB seperti ditunjukkan pada gambar diatas, langkah selanjutnya adalah tekan tombol simpan untuk menyimpan data. Setelah data berhasil disimpan maka Form tambah kib akan tertutup dan data yang sudah diinputkan akan tertampil pada grid daftar transaksi.
Keterangan : Jenis Transaksi yang tersedia di List Box, Field ini tidak boleh kosong.
Jenis Transaksi ini terdiri dari 11 transaksi, diantaranya yaitu :
i. Pengadaan Baru (Pembelian) (+) transaksi ini akan menambah nilai harga perolehan
ii. Sumbangan/Hibah/Hadiah (+) transaksi ini akan menambah nilai harga perolehan
iii. Tukar Menukar (+) transaksi ini akan menambah nilai harga perolehan iv. Perubahan Peningkatan Nilai Kualitas (+) transaksi ini akan menambah nilai
harga perolehan
v. Pindahan dari SKPD Lain (+) transaksi ini akan menambah nilai harga perolehan
vi. Dijual/Dihapuskan (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan vii. Musnah/Hilang/Mati (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan viii. Tukar Menukar/Ruilslag/Tukar Guling/Dilepaskan (-) transaksi ini akan
mengurangi nilai harga perolehan
ix. Dihibahkan/Disumbangkan/Dihadiahkan (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan
x. Dipindah ke SKPD Lain (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan
xi. Perubahan Penurunan Kualitas (-)
transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan2) Ubah Transaksi
Ubah transaksi digunakan untuk merubah data transaksi yang pernah diinputkan.
Untuk dapat merubah transaksi yang telah ada pengguna tinggal mengklik tombol pada form daftar transaksi, maka akan tampil form ubah transaksi dengan isian data sesuai dengan data yang telah terpilih, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 46 Form Ubah KIB
Seperti halnya pada penambahan data, pada pengubahan data ini juga bisa untuk mengubah gambar pendukung.
3) Hapus Transaksi
Terkadang dalam proses penginputan data juga bisa terjadi kesalahan dalam penginputan data. Apabila telah terjadi kesalahan dalam hal penginputan data, maka pengguna dapat menghapus data transaksi yang salah/tidak sesuai tersebut dengan cara menekan tombol , maka akan tampil konfirmasi seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 47 Konfirmasi Penghapusan Transaksi
4) Detail Transaksi
Di dalam jendela Daftar Transaksi ini, user juga bisa melakukan pengelolaan transaksi secara detil. Tombol Detail digunakan untuk menambah, menghapus,
Gambar 48 Form Detail Transaksi
Pada Form detail transaksi ini pengguna dapat melakukan penambahan ,perubahan data, maupun menghapus data detail transaksi. Data detail transaksi ini digunakan untuk pengelolaan dari suatu aset. Contoh : Suatu aset mengalami peningkatan nilai kwalitas atau overhaul, maka pada aset tersebut dapat ditambahkan penambahan detail nilai kwalitas/overhaul dari aset tersebut. Untuk menambahkan detail transaksi tekan tombol , maka akan tampil jendela tambah detail transaksi, seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 49 Form Tambah Detail Transaksi
Untuk mengubah data detail transaksi, pengguna dapat mengklik tombol kemudian akan tampil jendela seperti pada gambar 49, hanya saja data sudah terisi sesuai dengan data yang akan diubah. Sedangkan untuk menghapus data detail transaksi pengguna dapat mengklik tombol dan akan keluar konfirmasi penghapusan detail transaksi. Selain fitur-fitur yang telah dijelaskan diatas, pengguna juga dapat melihat detail dari dasar No. BAP yang telah diinputkan. Untuk melihat detail No. BAP dapat dilakukan dengan cara mengklik data No. BAP seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 50 Link Detail No. BAP
Setelah No. BAP diklik maka akan tampil jendela seperti dibawah ini
Gambar 51 Form Detai No. BAP
5) Lihat Gambar KIB
Pada Daftar Transaksi ini juga telah disediakan penginputan data-data pendukung dari suatu aset yang berupa gambar. Untuk melihat data-data pendukung (Gambar) tersebut, pengguna dapat mengklik tombol maka akan tampil jendela Gambar KIB seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 52 Form Gambar KIB b. Daftar Penempatan Aset
Data aset yang ada di dalam penempatan aset (KIR) ini berisi data aset yang telah melalui proses penempatan aset. Penempatan aset bisa dilakukan jika aset yang bersangkutan sudah masuk ke Register Transaksi. Untuk menggunakan fitur ini pengguna
dapat memilih pada menu Daftar Penempatan Aset seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 53 Menu Daftar Penempatan Aset
Setelah menu dipilih maka akan tampil jendela Form Daftar Penempatan Aset seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 54 Form Daftar Penempatan Aset
Untuk menempatkan aset, hal yang terlebih dilakukan adalah memilih satuan kerja dari aset yang akan ditempatkan. Untuk memilih satuan kerja dapat dilakukan dengan cara mengklik tombol satuan kerja. Setelah tombol Satuan Kerja dipilih maka data aset akan tertampil pada grid seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 55 Form Detail Penempatan Aset
langkah selanjutnya adalah memilih ruangan dengan memilih tombol daftar ruangan.
Setelah itu untuk menempatkan aset tersebut, centang pada aset yang akan ditempatkan, tekan tombol simpan untuk menyimpan penempatan aset.
Keterangan :
Untuk memudahkan dalam proses penempatan daftar bisa diatur jumlah yang akan ditampilkan dengan menambah jumlah baris sedangkan untuk
berpindah kehalaman selanjutnya klik pada halaman
.
Data yang sudah ditempatkan maka pada kolom ruangan akan tertera nama ruangan, sedangkan aset yang belum ditempatkan pada kolom ruangan kosong.
c. Mutasi Barang
Mutasi barang digunakan untuk memindah barang antar SKPD. Menu mutasi ini dibagi menjadi 2 yaitu Buat Mutasi dan Terima Mutasi.
1. Buat Mutasi Barang
Untuk membuat mutasi klik menu Buat Mutasi Barang seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 56 Menu Buat Mutasi Barang
Maka akan tampil jendela buat mutasi barang seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 57 Form Daftar Mutasi Barang
Setelah tampil form Buat Mutasi Barang, pilih Golongan Aset yang akan dimutasikan
dengan cara memilih Golongan Aset ,
kemudian pilih satuan kerja, maka pada form buat mutasi barang akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 58 Form Daftar Mutasi Dengan Data
Langkah selanjutnya pilih aset yang akan dimutasikan kemudian pilih tombol mutasi , maka akan tampil form Mutasi Keluar seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 59 Form Mutasi Keluar
Dari gambar mutasi keluar terdapat 2 input, yaitu No. BAP dan Unit Tujuan, keduanya harus diisi dan tidak boleh dikosongkan, apabila No. BAP belum ada maka dapat kita tambahkan dengan cara mengklik tombol , kemudian tekan tombol simpan.
2. Terima Mutasi
Terima Mutasi digunakan untuk menerima data yang telah dimutasikan ke Satuan kerja terpilih. Untuk menerima mutasi klik menu Terima Mutasi seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 60 Menu Terima Mutasi
Maka akan tampil jendela terima mutasi barang seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 61 Form Daftar Terima Mutasi
Setelah tampil form Terima Mutasi Barang, pilih Golongan Aset dengan cara memilih
Golongan Aset , kemudian pilih satuan kerja
dan pilih daftar mutasi yang belum diterima. Apabila ada data aset yang akan diterima maka data akan tampil di grid terima mutasi barang, namun apabila tidak ada data yang akan diterima maka akan keluar peringatan bahwa data tidak ada atau kosong. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 62 Form Daftar Terima Mutasi Belum Diterima
Untuk menerima aset yang telah dimutasikan, klik tombol terima , maka akan tampil form Tambah KIB dengan isian sesuai aset yang akan diterima, isikan NO. BAP kemudian simpan, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 63 Gambar Terima Aset KIB
Keterangan : Pada saat keluar gambar diatas semua data tidak bisa dirubah dan tidak perlu dirubah, pengguna hanya cukup menginputkan No. BAP.
d. Reklas Aset
Reklas aset digunakan untuk merubah klasifikasi aset. Reklas aset dapat dilakukan apabila aset tersebut telah berada dibawah nilai kapitalisasi ataupun aset tersebut sudah tidak dapat digunakan karena aus, ketinggalan jaman, tidak sesuai dengan kebutuhan organisasi yang makin berkembang, rusak berat, tidak sesuai dengan rencana umum tata ruang (RUTR) atau masa kegunaannya telah berakhir, maka aset tetap tersebut hakekatnya tidak lagi memiliki manfaat ekonomi masa depan, sehingga penggunaannya harus dihentikan. Apabila suatu aset tetap dimaksudkan untuk dihentikan dari penggunaan aktif, maka aset tetap tersebut direklasifikasi dalam kelompok aset lainnya. Sedangkan Aset yang berada dibawah nilai kapitalisasi maka aset tersebut harus direklas ke Extrakomptabel.
Untuk melakukan proses reklas aset klik menu Reklas Aset seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 64 Menu Reklas Aset
Maka akan tampil jendela Reklas Aset seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 65 Form Reklas Aset
Setelah tampil form Reklas Aset, pilih Golongan Aset yang akan Reklas dengan cara
memilih Golongan Aset , kemudian pilih
satuan kerja, maka pada form Reklas Aset akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 66 Form Reklas Aset Dengan Data
Untuk melakukan proses reklas aset, pilih data yang akan direklas kemudian tekan tombol reklas, maka akan tampil jendela Input KIB Reklas, seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 67 Form Input KIB Reklas
Setelah klasifikasi aset dirubah klik tombol simpan untuk menyimpan data.
Keterangan : Pada form input KIB reklas semua data tidak bisa dirubah dan tidak perlu dirubah, pengguna hanya bisa merubah klasifikasi aset.
e. Hapus Aset
Data aset yang dihapus di menu penghapusan aset akan mempengaruhi harga perolehan di data Saldo Awal maupun Daftar Transaksi. Penghapusan aset hanya bisa dilakukan apabila aset yang akan dihapus telah direklas di aset lainnya. Apabila data pada klasifikasi aset lainnya tidak ada maka akan keluar informasi bahwa data aset yang akan dihapus tidak ada, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 68 Peringatan Data Tidak Ada Penghapusan Aset
Untuk melakukan proses Penghapusan aset klik menu Hapus Aset seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 69 Menu Hapus Aset
Maka akan tampil jendela Penghapusan Aset seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini.
Gambar 70 Form Daftar Aset Hapus
Setelah tampil form Hapus Aset, pilih Golongan Aset yang akan Hapus dengan cara
memilih Golongan Aset , kemudian pilih
satuan kerja, maka pada form Penghapuasan Aset akan terlihat seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 71 Form Daftar Penghapusan Dengan Data
Untuk menghapus data aset, pilih data yang akan dihapus kemudian tekan tombol hapus maka akan tampil form Penghapusan Aset seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 72 Form Penghapusan Aset
Pada form penghapusan aset diatas dapat kita lihat ada 3 inputan yaitu No. BAP, Jenis Transaksi, Keterangan, dari ketiga inputan tersebut untuk No. BAP dana Jenis Transaksi harus diisi dan tidak boleh dikosongkan. Apabila No. BAP belum ada maka bisa kita tambahkan dengan memilih tombol .
Setelah data dinputkan dengan benar klik tombol simpan.
Keterangan :
Saat tambah BAP, pilih jenis transaksi sesuai dengan jenis BAP yang akan digunakan, seperti gambar dibawah ini.
Gambar 73 Input BAP
Pada form Penghapusan Aset, Jenis transaksi yang bisa dipilih adalah :
o Dijual/Dihapuskan (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan o Musnah/Hilang/Mati (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan o Tukar Menukar/Ruilslag/Tukar Guling/Dilepaskan (-) transaksi ini akan
mengurangi nilai harga perolehan
o Dihibahkan/Disumbangkan/Dihadiahkan (-) transaksi ini akan mengurangi nilai harga perolehan
f. Buat Penyusutan
Buat penyusutan digunakan untuk membuat daftar penyusutan, yang akan digunakan untuk laporan akuntansi.
Untuk menggunakan fitur ini klik menu buat penyusutan seperti pada gambar dibawah ini.
Gambar 74 Menu Buat Penyusutan
Maka akan tampil konfirmasi pembuatan data penysutan seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
Gambar 75 Konfirmasi Pembuatan Penyusutan
Tekan tombol 'Ya' untuk melanjutkan proses pembuatan data penyusutan. Maka akan keluar form indikator proses pembuatan penyusutan seperti gambar dibawah ini.
Gambar 76 Form Proses Penyusutan
Tunggu sampai selesai, maka proses pembuatan data penyusutan telah berhasil.