BAB II BENCANA ALAM
C. Menulis Surat Dinas
Pada pembelajaran sebelumnya, Anda telah mengenal dan memahami surat lamaran pekerjaan dan seluk-beluk di dalamnya.
Untuk wawasan selanjutnya, ada baiknya Anda diperkenalkan dengan surat yang lain, yaitu surat dinas. Coba Anda perhatikan dan pahami salah satu surat dinas berikut ini!
SURAT PERINTAH KERJA Nomor:
Yang bertanda tangan di bawah ini: 1. nama : ...
jabatan : Pemimpin Proyek Pembinaan Kurikulum dan Pengadaan Buku Sekolah Bahasa Indonesia, menurut Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No...
Selanjutnya disebut pihak pertama. 2. nama : ... jabatan : ... alamat : ... Selanjutnya disebut pihak kedua.
Pihak pertama memberikan perintah kerja kepada pihak kedua, berupa pembuatan setting naskah buku: ...
Pihak pertama dan ketua telah mengadakan persetujuan pelaksanaan pembuatan setting naskah sebagai berikut:
Latihan
1. pihak kedua telah membuat surat penawaran harga pembuatan setting, dengan,
2. proyek menerima hasil setting berupa film positif sesuai dengan ukuran huruf dan bidang cetak yang sudah ditetapkan,
3. korektor hasil setting adalah tim proyek,
4. pembuatan film positif, sesudah hasil setting disetujui proyek, 5. jumlah biaya setting sampai film sebesar: perlembar, termasuk biaya
korektor
6. penyelenggaraan pekerjaan tersebut harus dijalankan sesuai dengan persetujuan dan petunjuk-petunjuk dari pihak pertama
Demikian surat perintah kerja ini dibuat untuk dipergunakan dan dilaksanakan, sebagaimana mestinya.
Dibuat di Jakarta
Pada tanggal tersebut di atas pihak kedua pihak pertama
yang menerima perintah kerja yang memberi perintah kerja tanda tangan tanda tangan
Mengamati salah satu surat dinas di atas, hampir sama dengan surat perjanjian jual beli atau sewa-menyewa. Namun untuk lebih jelasnya, Anda dapat lebih mengenalnya dengan menjawab pertanyaan berikut ini!
1. Adakah kepala surat dalam surat dinas di atas?
2. Siapa yang membuat surat dinas tersebut dan di mana? 3. Siapakah yang menjadi pihak pertama?
4. Siapa pula yang menjadi pihak kedua? 5. Apakah isi surat dinas tersebut?
1. Pengertian dan Jenis Surat Dinas
Surat dinas yang dimaksudkan dalam pembelajaran ini adalah sebagai salah satu alat komunikasi yang tertulis yang digunakan untuk menyampaikan warta tentang kedinasan, dibuat oleh pejabat organisasi/instansi pemerintah.
Karena surat dinas itu dibuat oleh seseorang dalam kedudukannya sebagai pejabat instansi pemerintah, maka surat dinas itu disebut juga surat jabatan. Di samping itu, dikenal pula sebutan surat resmi unuk surat dinas atau surat jabatan ini., karena surat dinas dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah dalam arti bukan oleh suatu organisasi swasta.
Surat dinas memiliki bentuk yang berbeda dengan surat pribadi atau dagang. Dibandingkan dengan surat pribadi, perbedaannya terletak pada kedudukan penulis.
Penulis surat dinas dalam menyusun kata-kata dan kalimat harus senantiasa ingat bahwa ia menulis dalam kedudukannya sebagai seoarang pejabat instansi pemerintah. Selain itu, penulis surat dinas tidak senantiasa menjadi objek surat itu.
Berikut ini ditampilkan beberapa jenis surat dinas, perhatikanlah!
a. Surat pengantar
yaitu surat yang mempunyai bentuk tertentu yang pada umumnya berupa formulir, sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal diisi saja. Perhatikan contoh!
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PROYEK PEMBINAAN KURIKULUM DAN PENGADAAN
BUKU SEKOLAH BAHASA INDONESIA
Jalan Hanglekir II/16, Kebayoran Baru Telepon 710612
JAKARTA SELATAN
Daftar pengantar No. ... Kepada ......
No. Urut Uraian Banyaknya Keterangan Jakarta, ...
Tanda tangan penerima pemimpin proyek
Pada umumnya surat pengantar berukuran oktavo atau A5
b. Surat Pemberitahuan
Pada umumnya surat ini bersifat pemberitahuan yang berisi berita. Contoh:
PROPINSI SULAWESI SELATAN
No. : Ujung Pandang, ... Lampiran :
Hal : Kepada
Menteri Dalam Negeri (Kepala Biro Umum) Jakarta
Kami beritahukan bahwa pada akhir bulan yang lalu, kapal “Sirimau” telah berangkat ke Surabaya dikarenakan akan masuk dok selama 2 bulan.
GUBERNUR SULAWESI SELATAN u.b
c. Surat Perintah
Surat ini berisi perintah atau instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas di luar pekerjaan rutin.
Sebagai contohnya dapat Anda amati pada contoh di depan yang digunakan sebagai bahan latihan.
d. Surat Panggilan
Surat panggilan juga dapat berbentuk formulir sehingga apabila sewaktu-waktu dibutuhkan tinggal melengkapi data saja.
Perhatikan contoh di bawah ini.
SMA ISLAM I
Jalan Wates Km. 7
YOGYAKARTA
No. : Yogyakarta,... Lampiran :
Hal : Panggilan I/II/III Yth. Saudara... Orang tua/Wali murid... Kelas... YOGYAKARTA
Kami mengharap kehadiran saudara selaku orang tua/wali murid bernama ... Kelas ... di kantor SMA Islam I Jalan Wates Km. 7 Yogyakarta, pada:
hari : ... tanggal : ... jam : ...
Untuk keperluan ... Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.
a.n Kepala Sekolah Wali kelas
2. Cara Menulis Surat Dinas
Perbedaan surat dinas dengan surat pribadi selain telah dikemukakan di atas, juga terletak pada kertas suratnya. Pada surat pribadi tidak mengenal kepala surat, untuk itu alamat pengirim harus ditulis secara lengkap.
Salam pembuka dalam surat dinas menggunakan kata ‘dengan hormat,’ ‘bapak yang terhormat,’ ‘tuan ... yang terhormat,’ ‘Assalamualaikum w.w.’ Kata salam dalam surat dinas tergantung kepada kedudukan pengirim surat terhadap orang yang dikiriminya surat. Secara umum biasanya menggunakan kata ‘Hormat kami.’ Sedangkan bagian inti surat berisi berita, pernyataan, pertanyaan, perintah, permohonan, dan sebagainya.
Lalu, bagaimanakah dengan bahasa yang digunakan dalam surat dinas? Apakah sama dengan bahasa dalam surat pribadi?
Tugas Mandiri
Dalam surat dinas walaupun pembuat suratnya dari instansi yang berbeda tetap menggunakan bahasa yang resmi, yaitu bahasa Indonesia yang disesuaikan dengan ejaan yang berlaku, sedangkan format baku dalam surat dinas adalah sebagai berikut:
1) kepala surat 6) alamat yang dituju
2) nomor 7) salam pembuka (tidak harus ada)
3) hal 8) isi surat
4) lampiran 9) salam penutup (tidak selalu ada)
5) tanggal pembuatan surat 10) nama terang, tanda tangan pengirim surat
Setelah Anda mengamati beberapa jenis surat dinas, Anda pasti mampu menulis salah satu surat dinas. Sebagai portofolio, cobalah Anda membuat surat dinas yang berisi peringatan dan permohonan dengan kepala surat :
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Kantor Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta (disesuaikan dengan daerah tempat tinggal Anda).