PERBINCANGAN MASALAH DAN CADANGAN PENYELESAIAN SISTEM OPERASI BAITUL MAL WAT TAMWIL AMANAH
5.3 Cadangan Penyelesaian terhadap Masalah Sistem Operasional Baitul Mal Wat Tamwil Amanah Kabupaten Bengkalis
5.3.1 Menyempurnakan Sistem Organisasi dan Undang-Undang Organisasi(AD- Organisasi(AD-ART) Baitul Māl Wat Tamwil Amanah
Susunan struktur organisasi harus jelas kerana sistem kerja dalam suatu organisasi akan mempengaruhi kerja-kerja yang akan dilaksanakan. Susunan struktur organisasi yang baik akan memudahkan kerja antara satu bidang dengan bidang yang lain. Bahagian-bahagian yang ada dalam suatu organisasi kerja dengan bidangnya masing-masing, hak serta kewajipan bidang-bidang tersebut disusun dan diatur dalam Undang-Undang Organisasi (Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga).
Struktur organisasi bergantung kepada besar atau kecilnya saiz organisasi, keseragaman perkhidmatan yang ditawarkan, keahlian pekerja dan peruntukan undang-undang yang diberikan. Penyusunan struktur organisasi sesebuah bank bergantung kepada situasi keperluan operasinya. Fungsi-fungsi organisasi untuk melayani pelanggannya atau menempatkan pegawai yang ada atau pegawai yang baru mestilah sesuai dengan keperluan dan kemampuannya. Setiap struktur organisasi yang diwujudkan mempunyai tugas-tugas tertentu dan saling berhubungan antara satu dengan lain. Oleh kerana itu, struktur organisasi mencerminkan pandangan pengurus tentang cara yang paling efektif untuk mengoperasikan sesuatu organisasi.139
139 Frank P Jhonson and Richard D. Jhonson (t.t), Commercial Bank Management. The Dryden Press, hal. 14.
Dalam menyusun struktur organisasinya, Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus melihat dan memahami keadaan fungsinya dan fungsi sekelilingnya,140 bahawa ada beberapa pendekatan yang lazim dan boleh digunakan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah dalam menetapkan organisasinya adalah:
i. Pendekatan Fungsional.
Menggunakan pendekatan fungsional dalam menyusun organisasi adalah melalui pengintegrasian fungsi-fungsi. Biasanya fungsi-fungsi itu ditetapkan berdasarkan aktiviti-aktiviti yang tergambar dalam piawaian seperti pembiayaan, pelaburan, tabungan dan penerimaan dana-dana. Organisasi bank yang masih lagi mengunakan sistem lama atau tradisional, struktur organisasinya adalah terbahagi dalam tiga fungsi dasar iaitu; fungsi pembiayaan, fungsi operasi dan fungsi pelaburan.
Melihat kepada Baitul Mal Wat Tamwil Amanah yang masih bercirikan tradisional, bererti sebelum menyusun struktur organisasi dan Undang-Undang Organisasi (AD-ART), pengurus Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus melihat dan memahami fungsi pembiayaan, fungsi operasi dan fungsi pelaburan. Kemudian mencadangkan sejauhmana ianya akan menggunakan fungsi pembiayaan, fungsi operasi dan fungsi pelaburan.
ii. Pendekatan Pasaran dan Kehendak Semasa
Baitul Mal Wat Tamwil Amanah juga harus melihat pendekatan pasaran dan kehendak semasa, ertinya Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus memikirkan jenis produk pembiayaan, produk pelaburan dan pemindahan dana, apakah ianya sesuai dengan kehendak semasa atau tidak dan jenis produk apa sahaja yang akan digunakan.
Inilah pentingnya pendekatan pasaran dan kehendak semasa bagi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah untuk menyusun struktur organisasi dan Undang-Undang Organisasi (AD-ART).
Kerana dewasa ini perbankan Islam telah mengembangkan pelbagai jenis produk yang merupakan kombinasi daripada bebrapa kegiatan dasar dalam satu pakej untuk mendapatkan keuntungan dan pendapatan141. Produk dasar dari bank meliputi beberapa perkara iaitu; pertama produk-produk pembiayaan (financing), kedua produk-produk pelaksanaan iaitu produk dana dan pemindahan dana (deposit related services) serta layanan lain (non deposit functions) seperti simpan kira-kira dan pemprosesan data.
Ketiga produk-produk pelaburan (sijil jual beli wang, wali amanat).
iii. Fungsi Staf
Oleh kerana itu fungsi staf ini sangat penting bagi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah untuk menyusun struktur organisasi dan Undang Undang Organisasi, kerana inti dari fungsi staf ialah musyawarah. Dengan mesyuaratlah kesepakatan akan terbentuk dan akan memudahkan menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah.
Sangat diharapkan kepada Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus mengunakan prinsip musyawarah dalam organisasi yang berdasarkan prinsip syariah. Oleh kerana itu, dalam proses perumusan idea dan pengambilan keputusan perlu dilakukan secara musyawarah. Untuk keperluan tersebut, di samping struktur organisasi dapat dibentuk program yang menjalankan fungsi staf.
Kebiasaannya, dalam organisasi bank juga terdapat beberapa unit seperti unit anggaran (Budget Committee), unit polisi pembiayaan (Committee Of Financing Policy),
141
unit pembiayaan (Financing Committee), unit aset dan liability (ALCO), unit personal
(Personnel Committee) dan lain-lain. Unit-unit tersebut biasanya dianggotai oleh
pegawai kanan dari berbagai bidang dan dipimpin oleh seorang pengarah. Apabila keputusan diambil maka keputusan tersebut menjadi tugas dan tanggungjawabnya untuk dilaksanakan.
iv. Struktur Personal
Struktur organisasi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah melibatkan pelbagai jawatan dan bidang tugas masing-masing. Oleh yang demikian, Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus mempunyai pengurus (Board Of Directors) dan pengurusan. Baitul Mal Wat Tamwil Amanah juga membentuk beberapa unit yang terdiri daripada para anggota pentadbiran dan para individu yang mempunyai hubungan dengan pengurusan. Baitul Mal Wat Tamwil Amanah adalah badan yang termaktub di bawah peraturan dan undang-undang tertentu bagi memantau perjalanan dan aktivitinya. Sebelum diputuskan oleh undang-undang atau Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga (AD/ART).
Kesimpulannya, dalam menyusun struktur organisasi dan menetapkan atau menempatkan organisasi, Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus melihat dan memahami fungsinya, pendekatan pasaran dan kehendak semasa, fungsi staf, struktur personal, sistem prosedur kemahiran akan terwujudnya nilai-nilai kebersamaan antara pengurus dan pengelola atau anggota. Nilai kebersamaan inilah yang akan mewujudkan satu organisasi yang kuat dan dalam sistem lingkaran yang saling memahami fungsi dan tugasnya masing-masing.
Struktur organisasi yang akan digunakan ialah terdiri daripada penaung sebagai ketua umum kepada organisasi, mesyuarat agung, badan pengawas yang bertindak sebagai pengawas yang mengawasi serta memantau perjalanan organisasi. Di samping
dan mentadbir organisasi, pengarah urusan atau pengurus dan dibantu di bawahnya oleh pengurus di peringkat bahagian atau unit. Pengurus bahagian akan dibantu oleh pembantu-pembantu pengurus dalam pelaksanaan bank ialah:
a) Bahagian perekodan: yang berhubungan dengan pentadbiran dan perekodan. b) Bahagian pembiayaan: yang berhubungan dengan pembiayaan dan
kewangan.
c) Bahagian kaunter: yang bertindak memberi perkhidmatan kepada pelanggan yang ingin mendapatkan perkhidmatan di bank sama ada menyimpan, meminjam atau sebagainya.
d) Bahagian promosi: mengelola dan mengurus kedai buku dan alat-alat tulis. Untuk lebih jelas, di bawah ini dinyatakan susunan struktur organisasi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah yang dicadangkan pengkaji:
CARTA 6.1
Di cadangkan struktur oeganisasi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
Sumber: Hasil mesyuarat penyelidik dengan responden untuk menetapkan cadangan dari kelemahan-kelemahan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
PELINDUNG MESYUARAY AGONG BADAN PENGURUS PENGAWAS PENGELOLA Keterangan garis penghubung: Garis koordinasi: Garis intruksi: BAHAGIAN KKAUNTER REKOD DAN PENTADBIRAN PEMBIAYAAN DAN KEWANGAN BAHAGIAN PROMOSI
Keterangan-keterangan dari struktur organisasi Baitul Mal Wat Tamwil Amanah dapat kita lihat di bawah ini:
a. Mesyuarat Agong
Mesyuarat Agong merupakan mesyuarat yang akan diadakan oleh organisasi. Mesyuarat ini antara lainnya akan menyentuh tentang Laporan Kewangan Organisasi yang kebiasaannya dilakukan untuk tempoh masa setahun sekali. Di samping itu, mesyuarat ini juga bertujuan membincangkan permasalah-permasalah yang timbul bagi mendapatkan idea dan penyelesaian bagi permasalahan tersebut
b. Pengurus Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
Pengurus Baitul Mal Wat Tamwil Amanah bertanggungjawab bagi :
i. Memajukan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah dengan cara yang halal yang tidak bertentangan dengan peraturan yang telah ditetapkan.
ii. Menyusun buah fikiran umum Baitul Mal Wat Tamwil Amanah meliputi; a. Penerimaan dan pemberhentian anggota
b. Pembiayaan yang diberi atas permintaan anggota
iii. Jangka waktu pengambilan pembiayaan dan pengahapusan pembiayaan iv. Pembahagian Hasil yang diluluskan kepada Lembaga Pengarah
v. Anggaran Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
vi. Program pendidikan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah vii. Mempertanggungjawabkan idea-idea kepada semua anggota
i. Menunjuk pengelola Baitul Mal Wat Tamwil Amanah berikut segala akibatnya.
ii. Melakukan segala keputusan atas nama Baitul Mal Wat Tamwil Amanah. iii. Menerima bonus sebagai ganjaran dan ianya yang ditetapkan oleh ahli
anggota.
iv. Bertindak sekaligus sebagai pembina Syariah.
c. Pengawas Baitul Māl Wat Tamwil Amanah
Pengawas Baitul Mal Wat Tamwil Amanah wajib;
i. Melakukan analisis kewangan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah.
ii. Menyusun buah fikiran dan pandangan umum Baitul Mal Wat Tamwil Amanah meliputi :
a. Menyusun kewangan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah.
b. Memberi nasihat tentang mengelola kewangan kepada pengelola. iii. Program Pendidikan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah.
iv. Mempertanggungjawabkan segala idea atau pandangan pada anggota. Badan pengurus Baitul Mal Wat Tamwil Amanah berhak :
i. Mengadakan pemeriksaan kewangan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah. ii. Memberikan idea-idea kepada pengelola melalui pengurus Baitul Mal Wat
Tamwil Amanah.
d. Pengelola Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
Pengelola Baitul Mal Wat Tamwil Amanah wajib :
i. Berusaha memajukan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah dengan cara yang halal dan tidak bertentangan dengan peraturan perundangan yang telah ditetapkan.
ii. Melaksanakan tugas dan amanah yang sebaik-baiknya. Pengelola Baitul Mal Wat Tamwil Amanah berhak :
i. Mengajukan usul dan idea demi kemajuan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah ii. Mendapatkan cuti kerana alasan yang munasabah
iii. Menerima anugerah sesuai dengan kemampuan Baitul Mal Wat Tamwil Amanah
iv. Atas izin pengurus, diperbolehkan berhubung dengan pihak luar.
Baitul Mal Wat Tamwil Amanah ianya juga harus mengemukakan atau membuat misi dan visinya dalam Undang-Undang Organisasi (AD-ART) kerana menetapkan atau menentukan visi dan misi merupakan langkah awal dalam membuat Undang-Undang Organisasi (AD-ART). Visi dan misi penting dalam organisasi kerana ianya akan mengarahkan dan merupakan asas bagi organisasi untuk mencapaikan tujuan dan cita-cita yang akan dicapai. Oleh kerana itu, Baitul Mal Wat Tamwil Amanah harus mengemukakan atau membuat visi dan misinya dalam Undang-Undang Organisasi (AD-ART), hal ini dapat dibuat pada laporan tahunan anggota Baitul Mal Wat Tamwil Amanah.
5.3.2 Mempromosikan142 (sosialisasi) Sistem, Tujuan dan Fungsi Baitul Mal Wat