Proses melakukan kegiatan vouching diawali dengan membuat tabel vouching dengan menerima format tabel vouching dari supervisor dan general ledger. Tujuan dilakukannya kegiatan vouching adalah untuk memastikan bahwa transaksi yang telah dicatat valid. Kegiatan vouching yang dilakukan untuk Koperasi P adalah untuk seluruh transaksi akun bank periode Juli-Desember 2018 dan 2019. Berikut adalah format tabel vouching yang diberikan oleh supervisor:
82 (Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.19 menunjukkan format tabel vouching yang terdiri dari kolom nama klien, periode, dan jenis vouching, dan tabel yang berisikan kolom tanggal, no. voucher, no. akun, nama akun, uraian, debit, kredit, kriteria vouching (kolom A, B, C, D, E), dan keterangan. Kegiatan vouching dilakukan sesuai dengan jenis transaksi dan bulan. Tabel vouching tersebut dilengkapi dengan data yang telah disortir dari general ledger. Berikut merupakan proses menyortir general ledger Koperasi P:
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.20 menunjukkan general ledger yang telah dirapikan sebelumnya yang akan disortir. Akun bank yang akan di-vouching
Gambar 3.19 Format Tabel Vouching
Gambar 3.20
Menyortir General Ledger Koperasi P
83 dipisahkan menurut bulan dan nomor voucher-nya. Setiap bank pada Koperasi P memiliki kode nomor voucher yang berbeda. Sebagai contoh, kegiatan vouching akun bank yang akan dilakukan adalah akun Bank Mandiri pada bulan Juli 2018 dan merupakan transaksi bank masuk. Maka, transaksi akun pada general ledger disortir pada kolom nomor voucher dengan memilih kode nomor voucher “B.M” (Gambar 3.19 kotak biru).
Berikut merupakan general ledger yang telah disortir:
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.21 menunjukkan hasil general ledger yang telah disortir.
Hal ini dapat dilihat dari kolom tanggal yang seluruhnya menjadi bulan Juli dan kolom nomor voucher yang seluruhnya menjadi kode B.M.
Sebagai contoh, terdapat pencatatan transaksi pada tanggal 4 Juli 2018 dengan nomor voucher B.M/03/VII/2018 yaitu Bank Mandiri 1 di debit sebesar Rp102.305.261, simpanan wajib di kredit sebesar Rp8.330.000, dan piutang simpan pinjam di kredit sebesar Rp93.975.261. Kemudian setelah general ledger telah disortir, data-data pada general ledger disalin ke format tabel vouching. Berikut merupakan format tabel vouching yang telah dilengkapi:
Gambar 3.21
General Ledger Koperasi P yang Telah Disortir
84 (Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.22 merupakan format tabel vouching yang telah dilengkapi. Tabel dilengkapi dengan mengisi nama klien, periode transaksi, dan jenis vouching yang dilakukan. Nama klien diisi Koperasi P, periode transaksi adalah tahun 2019, dan jenis vouching yang akan dilakukan adalah vouching akun Bank Mandiri (Gambar 3.22 kotak merah). Tabel vouching diisi dengan data yang berasal dari general ledger berupa tanggal, no. voucher, no. akun, nama akun, uraian, debit, dan kredit.
Kemudian kegiatan vouching dilakukan dengan menerima bukti-bukti dari klien untuk membukti-buktikan transaksi telah memenuhi 5 kriteria penilaian vouching (Gambar 3.22 kotak kuning). Sebagai contoh, kegiatan vouching yang akan dilakukan adalah untuk transaksi pada tanggal 4 Juli 2018 dengan nomor voucher B.M/03/VII/2018. Transaksi tersebut
Gambar 3.22
Tabel Vouching Koperasi P yang Telah Dilengkapi
85 merupakan transaksi penerimaan atas simpanan dan angsuran pinjaman anggota koperasi bulan Juni 2018 (Gambar 3.22 kotak hijau). Untuk melakukan kegiatan vouching transaksi tersebut maka diperlukan bukti-bukti berupa voucher bank masuk, bukti-bukti pengeluaran kas dari kantor pusat kepada Koperasi P, dan rekening koran Bank Mandiri Koperasi P untuk memenuhi 5 kriteria penlaian vouching. Berikut merupakan bukti voucher Koperasi P pada tanggal 4 Juli 2018:
B
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Berdasarkan bukti voucher bank masuk pada Gambar 3.23, terdapat rincian tanggal, nomor bukti, jumlah nominal transaksi, keterangan, dan kolom otorisasi. Pada voucher tersebut dapat diketahui bahwa kegiatan vouching yang akan dilakukan adalah transaksi bank keluar, terjadi pada tanggal 4 Juli 2018 dengan nomor voucher B.M/03/VII/2018 (Gambar 3.23 kotak merah). Kemudian, voucher tersebut memuat keterangan bahwa
Gambar 3.23
Voucher Bank Keluar Koperasi P
86 terdapat penerimaan atas angsuran pinjaman karyawan golongan I-IV dan penerimaan atas simpanan koperasi Karyawan golongan I-IV dengan total 102.305.261 (Gambar 3.23 kotak kuning). Bukti voucher tersebut membuktikan transaksi telah memenuhi kriteria vouching A yaitu angka sesuai dengan bukti. Berdasarkan voucher bank masuk tersebut juga, dapat diketahui bahwa transaksi tidak memenuhi kriteria B yaitu otorisasi. Pada kolom otorisasi di dalam voucher tidak terdapat tanda tangan pihak manajer, teller/kasir, dan penerima (Gambar 3.23 kotak biru).
Transaksi tersebut kemudian dicocokkan nominalnya dan dicek kepentingannya relevan atau tidak bagi perusahan untuk membuktikan kriteria vouching D. Kriteria tersebut dibuktikan dengan bukti dokumen pendukung berupa voucher pembayaran dari kantor pusat kepada koperasi.
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.24
Bukti Voucher Pengeluaran Kas Kantor Pusat
87 Bukti penerimaan pembayaran karyawan dari Kantor Pusat pada Gambar 3.24 menunjukkan rincian pengeluaran kas Kantor Pusat kepada Koperasi untuk pembayaran angsuran dan simpan pinjam Koperasi beserta total jumlah kas yang dibayarkan cocok dengan jumlah yang tertera pada voucher yaitu sebesar Rp102.305.261 (Gambar 3.23 kotak merah).
Berdasarkan rincian bukti pengeluaran kas tersebut pembayaran tersebut relevan dengan kegiatan perusahaan yang merupakan koperasi di bidang usaha simpan pinjam sehingga kriteria vouching D terpenuhi. Selanjutnya, transaksi tersebut dicek eksistensinya di rekening koran Bank Mandiri Koperasi P pada bulan Juli 2018. Berikut merupakan rekening koran Koperasi P:
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.25 merupakan rekening koran milik Koperasi P dan menunjukkan transaksi-transaksi yang terjadi pada rekening Bank Mandiri Koperasi P pada bulan Juli 2018. Pada tanggal 4 Juli 2018 terdapat penambahan saldo sejumlah Rp102.305.261 (Gambar 3.25 kotak merah) dari kantor pusat, hal ini membuktikan eksistensi dari transaksi.
Gambar 3.25
Rekening Koran Bank Mandiri Juli 2018 (Sebagian)
88 Kemudian, jika bukti-bukti dari klien tersebut dapat membuktikan kebenaran dan eksistensi transaksi tersebut sesuai dengan kriteria vouching maka dokumen dianggap lengkap dan memenuhi kriteria vouching C yaitu dokumen lengkap. Berdasarkan bukti-bukti yang diterima dari klien tersebut dapat dilihat bahwa terjadi transaksi pembayaran atas perbaikan kendaraan. Maka selanjutnya pencatatan transaksi dalam tabel vouching dicek sudah di-posting dengan benar atau belum. Pada tabel vouching akun Bank Mandiri dicatat pada debit sebesar Rp102.305.261, simpanan anggota pada kredit sebesar Rp8.300.000, dan angsuran pinjaman anggota pada kredit sebesar Rp93.975.261. Pencatatan tersebut menunjukkan terdapat transaksi bank masuk maka transaksi tersebut sesuai dan memenuhi kriteria vouching E. Berikut tabel hasil vouching yang telah dilakukan:
(Sumber: Dokumentasi Perusahaan)
Gambar 3.26 Tabel Hasil Vouching
89 Gambar 3.26 menunjukkan tabel hasil dari kegiatan vouching untuk transaksi akun Bank Mandiri selama bulan Juli 2018. Selanjutnya, berdasarkan bukti-bukti yang telah diterima dan diperiksa transaksi 4 Juli 2018 dengan nomor voucher B.M./03/VII/2018 (Gambar 3.26 kotak biru) telah memenuhi 4 kriteria penilaian vouching yaitu angka sesuai bukti (A), dokumen lengkap (C), sesuai dengan kepentingan perusahan (D), dan di-posting pada akun yang benar (E). Transaksi yang sudah sesuai dengan kriteria vouching, kolom kriteria vouching diberikan tanda centang (√) (Gambar 3.26 kotak kuning). Kolom kriteria vouching yang tidak terpenuhi dikosongkan dan diberikan keterangan otorisasi tidak lengkap pada kolom keterangan (Gambar 3.26 kotak hijau). Berdasarkan kegiatan vouching yang telah dilakukan, sebanyak 60% transaksi akun bank Koperasi P bulan Juli-Desember tahun 2019 tidak memenuhi kriteria penilaian vouching B (otorisasi tidak ada) dan 80% transaksi akun bank bulan Juli-Desember tahun 2018 tidak memenuhi kriteria penilaian vouching C (dokumen lengkap). Setelah kegiatan vouching selesai dibuat, hasil vouching diberikan ke supervisor untuk di-review.