Oleh : Ugraneta
Pemahaman Tugas UPL
Sebagai tanggung jawab lingkup pekerjaan UPL adalah salah satunya memiliki perencanaan kedepan terhadap seluruh pengendalian kegiatan lingkungan dan agar tujuan itu tercapai terlebih dahulu UPL harus memahami tugas pokok dan fungsinya (Tupoksi).
Sebagai contoh; jika kita akan melakukan pembangunan pos jaga, maka kita akan menyiapkan segala sesuatu agar terbangun dengan baik dan bermanfaat, seperti; dimana lokasi yang tepat, bagaimana ijin lokasinya, siapa saja pekerja yang akan membangun, bagaimana dananya, bagaimana materialnya berkualitas baik atau tidak, dimana harga termurah dan baik, bahkan bagaimana bentuk desain yang akan dikerjakannya dan seterusnya.
Untuk menghasilkan kinerja yang baik dan berkualitas serta bermanfaat , tentu harus dipikirkan bersama melalui proses persiapan, perencanaan, pelaksanaan pembangunan dan pasca pembangunan. Dan itu berlaku juga pada kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan dimana memiliki suatu proses dimasyarakat agar mereka paham dan mengerti bagaimana cara membangun yang baik dan benar.
Untuk itu ada beberapa langkah yang kiranya dapat disiapkan oleh UPL, antara lain;
1. Memiliki Visi dan Misi
Visi adalah suatu pandangan yang akan menjadi dasar untuk suatu tujuan dan harapannya visi itu harus dicapai dan dapat direalisasikan. Dalam pelaksanaannya perlu dengan berbagai pertimbangan dan perhitungan yang akurat dan dengan perhitungan yang akurat maka hal tersebut akan dicapai sesuai harapan.
Didalam PNPM Mandiri Perkotaan dimana visinya adalah merupakan suatu pandangan/ cita-cita masyarakat kelurahan, makan sebaiknya dilakukan bersama-sama masyarakat atau dirumuskan bersama-sama, apakah masyarakat kelurahan mempunyai visi kedepan untuk membangun wilayahnya serta dapat menanggulangi kemiskinan didaerahnya.
Langkah menentukan misi adalah suatu usaha yang dilakukan dalam visi dan misi yang akan dikembangkan berikutnya dan itu merupakan harapan/ visi yang akan dicapai.
Sebagai contoh Misi didalam pembangunan prasarana dan sarana PNPM Mandriri Perkotaan; • Membangun sesuai kebutuhan masyarakat
• Masyarakat dapat berswadaya
• Memiliki kualitas baik dengan kualitas material yang baik dan konstruksi yang benar • Hasil pembangunan berfungsi dan dapat bermanfaat
• Adanya kepedulian dengan aktifnya panitia O & P
• Menjadikan kawasan yang berwawasan lingkungan terpadu • Dll
2. Menyiapkan Rencana Kerja (jadwal kerja)
Sebagai salah satu pengendalian UPL pada kegiatan lingkungan adalah harus memiliki rencana kerja baik bulanan, mingguan ataupun harian. Tujuan langkah pembuatan rencana kerja ini adalah untuk
memudahkan kapan UPL beraktifitas dan apa yang harus dipersiapkan untuk melakukan aktifitas, dan diharapkan sudah memiliki rencana hari itu dalam satu minggu dan seterusnya.
Dan hasil dari rencana kerja tersebut dapat dievaluasi dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan, sebagai contoh didalam fungsi pengendalian kegiatan lingkungan PNPM Mandiri Perkotaan, adalah; • Dapat mengatur jadwal pembentukan KSM/Panitia/Pokja
• Dapat mengatur jadwal sosialisasi hingga MP2K
• Dapat mengatur jadwal saat memulai pelaksanaan oleh KSM/Panitia/Pokja
• Dapat mengatur jadwal melakukan kunjungan pengendalian pada saat KSM/Panitia/Pokja melakukan pelaksanaan pembangunan
3. Melakukan Pengendalian Perencanaan, Pembangunan dan Pasca Pembangunan
Proses kegiatan lingkungan di PNPM Mandiri Perkotaan merupakan proses yang harus dilakukan oleh masyarakat. UPL diharapkan paham dan mengerti metode dan proses pembangunan, karena proses tersebut adalah sebagai modal pemahaman didalam pengendalian seluruh kegiatan lingkungan di wilayahnya, bagaimana melakukan pemetaan swadaya, menentukan prioritas kebutuhan, melakukan perencanaan berupa pembuatan proposal beserta disain perencanaan, melakukan pelaksanaan pembangunan hingga kegiatan pemeliharaan hasil pembangunan.
Yang perlu diperhatikan UPL didalam pengendalian kegiatan, antara lain; • Persiapan berupa perencanaan;
o Mengikuti kegiatan sejak dilakukannya PS (Pemetaan Swadaya) hingga menjadi PJM Nangkis/RPLP dan RTPLP
o Memastikan penjadwalan terhadap pembentukan KSM/Panitia/Pokja, MP2K hingga memulainya pelaksanaan pambangunan adalah sesuai rencana
o Memastikan usulan proposal kegiatan KSM/Panitia/Pokja sudah sesuai PJM Nangkis/RPLP dan RTPLP dan telah ter-verifikasi dengan baik
• Pelaksanaan pembangunan;
o Melakukan check list pelaksanaan (kualitas dan kuantitas) o Memastikan hasil kegiatan tepat sasaran dan bermanfaat
o Memastikan KSM/Panitia/Pokja pada akhir pembangunan membuat LPJ (Laporan akhir pertanggungjawaban pekerjaan)
• Pasca Pelaksanaan Pembangunan;
o Memiliki rencana kerja pengendalian rutin mingguan/bulanan terhadap pemeliharaan kegiatan
o Memastikan KSM/Panitia/Pokja memiliki penitia pemeliharaan o Memastikan KSM/Panitia/Pokja memiliki rencana kerja pemeliharaan
Tabel Rencana Kerja UPL
No Agenda Kerja Bulan ………… Bulan ………... Bulan ………... Dst Keterangan 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 dst *) Tabel ini berfungsi sebagai pengukuran kinerja masa kerja UPL secara mingguan dan diarsipkan di LKM, dan UPL dapat merencanakan tindakan kedepannya
Tabel Monitoring Kegiatan KSM Lingkungan
No Nama KSM Jenis Kegiatan Kunjungan Catatan Paraf KSM Tanggal Agenda 1 2 3 4 5 dst
*) Tabel ini berfungsi bagi UPL didalam mengendalikan kegiatan KSM dalam melaksanakan pekerjaannya, sehingga dapat dikontrol agar dapat meminimalisir kesalaha, dan dalam kunjungannya harus diketahui KSM sebagai tanda bukti pengendalian langsung bersama.
4. Melakukan Tertib Administrasi LKM (Pengarsipan Pemberkasan Dokumen)
Sistem administrasi merupakan bagian dari pengendalian kegiatan lingkungan dan secara umum diperlukan untuk memastikan kegiatn itu sedang berlangsung maupun telah selesai dan perlu dipertanggung jawabkan. Selain pemahaman dokumen administrasi, perlu juga adanya pengaturan dan tata cara penyimpanan dokumen yang baik dan benar.
Sebagai salah satu tolok ukur keberhasilan LKM dalam hal ini UPL didalam pengendalaian kegiatan lingkungan adalah memiliki dokumentasi administrasi yang baik dan lengkap. Kegiatan lingkungan dilingkup wilayah kelurahan banyak ragam jenisnya dan mungkin sudah banyak dilakukan, dan hasilnya merupakan kebanggaan masyarakat kelurahan yang mana telah berhasil menyelesaikan satu persatu kegiatan dan mungkin merupakan sebagai salah satu icon atau best practise bagi mereka. Didalam kegiatan PNPM Mandiri Perkotaan, kelengkapan dokumen UPL di LKM dapat dikelompokan atau diketegorikan berdasarkan kegiatan ataupun tahun anggaran berjalan yang selama ini telah dilakukan sesuai kemudahan masing-masing.
Fungsi terhadap tertib administrasi dokumentasi kegiatan lingkungan, yaitu; • Agar mudah didalam pencarian dokumen sesuai pengelompokannya • Atau agar mudah didalam pencarian berdasarkan jenis kegiatan • Agar mudah dan cepat dalam proses pemeriksaan/ auditing • Agar praktis dan tertata rapi
BLM TA 2007 BLM TA 2008 BLM TA 2009 BLM seterusnya …. Proposal kegiatan/ LPJ kegiatan lingkungan Wadah pemberkasan
*) Diharapkan UPL memiliki pengarsipan pemberkasan dokumen yang baik dan mudah pencarian dengan menyediakan odner ataupun box serta dapat dikelompokan disesuaikan kebutuhan, misalnya dikelompokan per Proposal kegiatan beserta LPJ nya atau dikelompokkan berdasarkan Tahun Anggaran (TA) atau lainnya