BAB IV PUSAT KENDALI MUTU
4.8. PENYUSUNAN DAN STANDARISASI DOKUMEN
4.8.5. Menyusun Panduan Audit Mutu Internal Institut Shanti Bhuana
Pelaksanaan AMI lazimnya dilakukan oleh para auditor internal yang berada di bawah koordinasi Pusat Kendali Mutu yang telah terlatih dan memenuhi persyaratan sebagai auditor.
Auditor ini diharapkan dapat memberikan rekomendasi dalam perumusan peningkatan mutu.
Dalam penyelenggaraan AMI harus dengan prosedur yang dapat dipertanggungjawabkan, untuk itu penting adanya pedoman yang membahas tentang Kebijakan AMI seperti: a) Tujuan;
b) Sasaran; c) Lingkup/obyek atau bidang atau kegiatan yang akan diaudit; d) Area atau unit kerja yang akan diaudit; e) Auditor; f) Metode audit g) Instrumen audit; h) Waktu dan jadwal audit; i) Frekuensi audit; j) Pelaporan dan tindak lanjut hasil audit. Begitu juga dengan persyaratan AMI dalam hal dokumen-dokumen yang diperlukan harus telah dipersiapkan dan disepakati dengan pihak terkait. Dengan demikian, AMI dapat dijalankan dengan perencanaan yang matang dan pelaksanaannya juga lebih efektif dan efisien. Adapun bahasan yang ada di
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 48 dalam panduan AMI tersebut adalah, Pengertian Tujuan dan Manfaat AMI, tahap-tahap dalam pelaksanaan AMI, kode etik auditor, dan tahapan dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 49
BAB V
Pekerjaan Umum, Pengembangan Teknologi, dan Sistem Informasi
5.1. SISTEM INFORMASI
Sistem Informasi merupakan kombinasi dari teknologi informasi dan aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi dan manajemen. Dalam arti yang sangat luas, istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.
5.1.1. Aplikasi dan Media Sosial
• Pemantauan aplikasi AIS dalam pengisian KHS mahasiswa agar data terisi dengan baik dan lengkap, tidak terjadi error.
• Pendampingan dan pemantauan pengisian KHS dan KRS mahasiswa di AIS yang dilaksanakan oleh tim PROA agar data terisi dengan baik dan lengkap serta tidak terjadi error.
• Masih dilanjutkan pengupdatean dan penyempurnaan aplikasi AIS bersama Yesika dari Dhanwin mengenai KRS dan KHS juga sedang dilakukan pembuatan ijazah, transkrip dan SKPI bagi 19 lulusan pertama STIM SB.
• Pemantauan dan pengembangan MedSos (Website, FaceBook, Instagram) yang dilakukan oleh seorang volunteer Fransiska.
5.1.2. Ijazah, Transkip, dan SKPI
Proses pembuatan ijazah, transkrip dan SKIP untuk 19 mahasiswa STIM SB yang baru lulus. Kertas ijazah tidak jadi menggunakan kertas dari PERURI dikarenakan sistem penomoran Ijazah Nasional sudah cukup memberikan keamanan dari pemalsuan dan juga penghematan biaya. Ijazah akan dicetak di percetakan Intergrafika di Pontianak dengan biaya Rp. 10.000 (min 25 lembar). Transkrip dan SKIP akan menggunakan kertas biasa dan diprint biasa.
5.1.3. Pelaporan Pangkalan Data DIKTI
• Pelaporan PDDIKTI Semester Genap 2019/2020 telah dilakukan sinkronisasi.
• Dengan adanya perubahan bentuk dari STIM ke Institut diperlukan migrasi data ke akun baru. Sedang menantikan dibukanya akun PDDIKTI yang baru dengan kode PT yang baru yaitu 112003.
• Pindah home external bagi dosen bapak William Wendy telah disetujui dan telah berhasil dilakukan.
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 50
• Pindah home base external bagi dosen baru Dionisius masih menantikan kelengkapan surat-surat dari dosen yang bersangkutan.
• Pengajuan NIDN baru dosen baru Prodi Manajemen sudah diajukan dan menantikan proses persetujuan.
• Pengajuan NIDN bagi 5 dosen baru prodi Teknologi Informasi dan 5 dosen baru prodi PGSD menanti akses akun dan password dari PDDIKTI yang baru serta kelengkapan data-data dosen.
• Perpindahan home base internal bagi bapak Yosua dan ibu Pebria ke prodi PGSD menantikan akses akun dan password dari PDDIKTI yang baru.
• Pengajuan permohonan kuota belajar dari DIKTI bagi para mahasiswa dan dosen ISB.
5.2. PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
Teknologi merupakan bagian integral dalam setiap masyarakat. Oleh sebab itu, makin maju masyarakat makin banyak teknologi yang dikembangkan dan digunakan, sehingga tidak bisa dipungkiri teknologi menjadi sebuah virus baru yang menjangkiti masyarakat dan tidak terkecuali dalam dunia pendidikan. Institut Shanti Bhuana selalu berusaha untuk meningkatkan dan mengembangkan teknologi yang tersedia agar membawa dampak positif bagi seluruh sivitas akademika.
5.2.1. Lisensi Microsoft Education
Sebagai sebuah Perguruan Tinggi yang menjamin mutu baik, ISB tentunya menyediakan perangkat lunak yang berlisensi seperti Microsoft. Pembaharuan lisensi MS Windows dan MS Office 365 for Education untuk tahun ajaran baru 2020/2021 sedang dalam proses.
5.2.2. Jaringan WIFI dan Laboratorium Komputer
• Pemasangan jaringan wifi baru telah dilakukan di gedung rektorat, dengan memasang akses point baru di ruang Ketua, ruang Perpustakaan dan ruang Laboratorium Komputer, di hall utama untuk free akses bagi mahasiswa.
• Pemasangan kabel LAN secara langsung di titik-titik tertentu yang memerlukan keamanan dan stabilitas jaringan seperti di PROA, Waket III, Waket I, SISFO, Finance Yayasan.
• Pembukaan internet konektivitas dalam lab komputer agar mahasiswa mendapat akses dari laptop di dalam ruang lab tanpa password.
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 51
• Pemasangan jaringan dan pengawasan lab komputer dilakukan oleh bapak Azriel sebagai dosen TI dan kepala laboratorium komputer.
5.3. PEKERJAAN UMUM
Bidang Pekerjaan Umum di Institut Shanti menangani seluruh Sarana dan Prasarana yang tersedia di lingkungan ISB, selain itu juga menaungi bebrapa unit seperti Unit Layanan Fotocopy dan juga Hospitalitas.
5.3.1. Sarpras, ULF, dan Hospitalitas
• Memantau pembuatan KTM mahasiswa baru 2020 yang digabungkan dengan kartu perpustakaan yang menggunakan KOHA. Sedang dalam proses pengimputan data mahasiswa dan pengambilan foto para mahasiswa.
• Memantau dan mengkoordinasikan pekerjaan staff DPUPTSI, Unit Kebersihan dan Unit Layanan Fotocopy dan Hospitalitas (ULF). Unit ULF mendapat staff baru ibu Prianti menggantikan ibu Etty yang mengundurkan diri.
• Mengkoordinasikan maintenance dan penggunaan mobil Avansa dan motor-motor STIM.
• Mengkoordinasikan perawatan gedung rektorat. Frater Stephanus telah mengganti sumber air gedung rektorat sehingga air lebih bersih.
5.4. HAMBATAN DAN TINDAK LANJUT
Dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa hambatan yang harus mendapat penanganan yang lebih. Beriikut beberapa hambatan dan tindak lanjut yang dilakukan oleh DPUPTSI.
• Masih terus penyempurnaan aplikasi AIS bersama Dhanwin. Diperlukan rencana untuk kelanjutannya.
• SISFO perlu mengadakan eksekutif meeting mengenai arah Sistem Informasi Shanti Bhuana.
• Perlu tenaga untuk pengupdatean content MedSos. Perlu dikoordinasikan dengan para mahasiswa yang tertarik. Saat ini sedang ditindak lanjuti dengan UKM Fotografi.
Seharusnya di bawah koordinasi Humas.
• Dengan adanya kuliah secara online diperlukan jaringan yang kuat untuk membantu mahasiswa kuliah. Maka dirasakan perlu untuk memasang wifi di gedung kuliah baru.
Pemasangan jalur indihome sedang diusahakan.
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 52
• Mahasiswa yang belum terbiasa menggunakan laptop dan untuk merawatnya sehingga mengakibatkan rusaknya laptop dan harus diservice. Diperlukan biaya maintenance untuk service dan perbaikan laptop-laptop.
• Terjadi banyak kerusakan di gedung rektorat, asrama, wisma dosen terutama kipas angin, dan banyak bohlam yang mati dikarenakan petir yang menyambar.
Diperlukannya pemasangan penangkal petir sudah disampaikan dan sampai saat ini pemasangan belum terlaksana.
• Dengan bertambahnya mahasiswa STIM yang saat ini sudah mencapai 282 orang diperlukan penampungan fasilitas air bersih yang lebih banyak lagi, terutama untuk air minum bagi semua civitas akademika. Sulit bagi OB untuk mengusung-usung gallon setiap hari ke tiga lantai. Diusulkan untuk memasang filter air di setiap gedung (saat ini rektorat, gedung kuliah, asrama putri), perlu dimasukkan dalam RKAT tahun berikut.
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 53
BAB VI KRONIK
6.1. Kronik Kegiatan
6.1.1. Kronik Bidang Akademik Program Studi Manajemen
(Catatan: beberapa kegiatan terulang namun dibiarkan karena ini berdasarkan laporan dari masing-masing unit; terulang berhubung banyak kegiatan dilakukan bersama)
No. Tanggal Kegiatan Dokumentasi
1. 8 Maret 2019 Pemilihan Mahasiswa Berprestasi Tingkat Institusi Prodi Manajemen
2. 17 Mei 2020 Seminar Smart and Fun Learning untuk mahasiswa
3. 1-7 Juli 2019 Bapak Pramatatya bersama Tim Pesparawi Kabupaten Bengkayang berlomba mewakili Kabupaten Bengkayang di Pesparawi Provinsi IX Ketapang.
Kabupaten Bengkayang meraih Juara 3 dari 14 Kabupaten/Kota
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 54
No. Tanggal Kegiatan Dokumentasi
4. 31 Juli 2019 Terlibat dalam kegiatan Bursa Inovasi Desa yang diselenggarakan oleh Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa Tertinggal Kabupaten Bengkayang
5. 8 Agustus 2019
Pelaksanaan Program Pengabdian Masyarakat bersama siswa SMAN1 Bengkayang oleh Bp Pramatatya dan Bapak Aloysius Hari
6. 9 September 2019
Workshop Metodologi Penelitian dan Penulisan Buku bersama Prof.
Mudrajad Kuncoro, M.Soc.Sc., Ph.D.
7. 13-14 September 2019
Ibu Bella Ghia Dimmera mengikuti 4th InCoTEPD 2019, Universitas Negeri Yogyakarta, DIY
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 55 Program Studi Kewirausahaan
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
1 16 Juli 2020 Kuliah Tamu oleh Kabid Ekonomi BAPPEDA Kabupaten Bengkayang dalam mata kuliah Praktik Kewirausahaan
2 21 Juli 2019 Peningkatan Mutu Pendidikan Tinggi di
Kabupaten Bengkayang oleh Kepala LLDIKTI XI
3 29 Juli 2019 Benchmarking pengelolaan Program Studi
Kewirausahaan pada Program Studi Kewirausahaan FEB Universitas Brawijaya Malang
4 30 Agustus 2019
Fun Gatering Yayasan, Dosen, dan Tenaga Kependidikan
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 56
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
5 14 Oktober 2019
Kuliah Umum Praktik Kewirausahaan oleh Bapak Felik Tumanggor, S.E. Kabid Ekonomi BAPPEDA
Bengkayang
6 20 September 2019
RIA Dosen dan Tenaga Kependidikan
7 16 Desember 2019
Seminar Hasil Penerima Hibah Penelitian Dosen Pemula Tahun 2019
8 17-18 Januari 2020
Kuliah Umum Metode Riset Kualitatif dan Pelatihan NVIVO oleh Prof. Mudrajat Kuncoro
9 27 Januari 2020
Rapat Evaluasi dan Pemantapan Dosen Pembimbing Skripsi Angkatan 2016/2017
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 57
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
10 10 Februari 2020
Pelaksanaan Seminar Proposal Skripsi angkatan 2016/2017
11 11 Februari 2020
Rekoleksi Dosen
12 12 Februari 2010
Evaluasi Semester Ganjil 2019/2020 dan Pembagian Dosen Pengampu Mata Kuliah Semester Genap 2019/2020
13 11 Maret 2020 Lokakarya Literasi Jurnal 2020 di Universitas Muhammadiyah Pontianak
14 24 Juli 2020 Rapat Pemutakhiran
Kurikulum Kampus Merdeka Prodi Kewirausahaan
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 58
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
15 13 Agustus 2020
Rangkaian Ujian Skripsi Mahasiswa Prodi
Kewirausahaan mulai 13-28 Agustus 2020 dengan Mahasiswa Pertama Ujian Skripsi a.n Stanley Paransa
16 01 September 2020
Penyampaian informasi tentang Dosen Pembimbing Skripsi Angkatan 2017/2018 oleh Kaprodi Kewirausahaan dan Dosen PA
17 04 September 2020
Penguatan dan Penegasan tentang Kegiatan Usaha Mahasiswa Prodi
Kewirausahaan Angkatan 2017/2018 selama Pandemi Covid-19 oleh Warek 1, Kaprodi, dan Dosen PA
18 09 September 2020
Pengarahan tentang Seminar Proposal Skripsi Angkatan 2017/2018
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 59 6.1.2. Kronik Pusat Registrasi dan Operasional Akademik
No. Waktu Aktivitas Dokumentasi
1. Agustus 2019 Pendaftaran mahasiswa baru T.A. 2019 - 2020
2. Agustus 2019 Tes penerimaan mahasiswa baru
3. November 2019
Pelaksanaan Ujian Tengah Semester (UTS)
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 60 6.1.3. Kronik Bidang Kemahasiswaan
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
1. 9 Oktober
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 61
No. Waktu Aktvitas Dokumentasi
14. 26 November
6.1.4. Kronik Pusat Layanan Fraternitas
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
1. 24 Agustus
6.1.5. Kronik Unit Layanan Kesehatan
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
1. 7 Oktober
Vaksinasi 1 Hepatitis B bagi 69 mahasiswa
020/KEG-MHS-STIM/10/2019
4. 20 November 2019
Vaksinasi 1 Hepatitis B bagi 9 mahasiswa
021/KEG-MHS-STIM/10/2019
5. 21 November 2019
Vaksinasi 2 Hepatitis B 022/KEG-MHS-STIM/10/2019
6. 16 Desember
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 62
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
8. 14 Agustus 2020
Tes rapid mahasiswa beasiswa Bidikmisi dan Yayasan MNJ dan KWU
003/KEG-MHS-STIM/08/2020
9. 21 Agustus 2020
Tes hepatitis dan vaksinasi 1 mahasiswa MNJ KWU angkt. 2020
004/KEG-MHS-STIM/08/2020
10. 21 Agustus 2020
Rapid test mahasiswa asrama, mahasiswa MNJ KWU angkt. 2020, dosen dan staf
005/KEG-MHS-STIM/08/2020
11. 22 Agustus 2020
Sosialisasi ULK, Hepatitis B dan pencegahan Covid 19
007/KEG-MHS-STIM/08/2020
6.1.6. Kronik Pusat Karir dan Alumni
No Kegiatan Dokumentasi
1 Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa STIM Shanti Bhuana di Dusun Kawan
2 Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa STIM Shanti Bhuana di Dusun Sebetung Menyala
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 63
No Kegiatan Dokumentasi
3 Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa STIM Shanti Bhuana di Dusun Riam Palayo
6.1.7. Kronik Pusat Kendali Mutu
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
1 5 November 2019 Rapat Pembukaan Pelaksanaan Audit Mutu Internal 2019
2 19 November 2019 AMI Prodi Manajemen
3 20 November 2019 AMI Prodi Kewirausahaan
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 64
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
4 21 November 2019 AMI Pusat Riset dan Pengabdian Masyarakat
5 22 November 2019 AMI Pusat Pengembangan Kurikulum
6 27 November 2019 Penandatangan MOA PKM STIM Shanti Bhuana dan UPMI STIKAS St. Yohanes Salib
7 2 Desember 2019 AMI Pusat Registrasi dan Operasional Akademik
8 3 Desember 2019 AMI Pusat Karir dan Alumni
9 3 Desember 2019 AMI UPT Akuntansi
10 4 Desember 2019 AMI Pusat Pengembangan Dosen
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 65
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
11 4 Desember 2019 AMI Perpustakaan
12 5 Desember 2019 AMI DPUPTSI
13 10 Desember 2019 AMI Waket III Bidang Kemahasiswaan
14 19 Desember 2019 Rapat Penutupan Pelaksanaan AMI tahun 2019
15 28 Januari 2020 Rapat Akreditasi Prodi
16 4 Februari 2020 Rapat Kemajuan Persiapan Akreditasi Program Studi
17 14 April 2020 Rapat Persiapan Akreditasi Program Studi (Via Google Meet)
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 66
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
18 23 April 2020 Rapat Tinjauan Manajemen (Via Google Meet)
19 4 Mei 2020 Rapat koordinasi bersama Tim Sisfo terkait penanganan Database (Via Google Meet)
20 5 Juni 2020 Rapat koordinasi bersama GKM Prodi Manajemen dan Prodi Kewirausahaan
21 8 Juni 2020 Rapat Kinerja Inovasi PT (Via Google Meet)
22 23 Juli 2020 Sinkronisasi Implementasi SPMI sesuai Permendikbud Nomor 3 Tahun 2020 (Via Zoom)
LAPORAN TAHUNAN T.A. 2019 – 2020 INSTITUT SHANTI BHUANA 67 6.1.8. Kronik DPUPTSI
No Waktu Aktivitas Dokumentasi
1. Februari 2020 KHS Mahasiswa Semester Ganjil di AIS
KHS 2. 21-22 Februari 2020 Pengisian KRS Mahasiswa
Semester Genap DI AIS
KRS 3. 4 Maret 2020 Pendampingan Pelaporan data
PPDIKTI Feeder KHS 2019-2020 7. 12 Agustus 2020 Mengikuti BIMTEK Penomoran
Ijazah Nasional (PIN) & SIVIL
190A/STIM/KET/IN08/2020 (Online)
8. 12 Agustus 2020 Mengikuti Webinar Komunikasi Krisis -Humas
191A/STIM/KET/IN08/2020 (Online)
9. 24 Agustus 2020 Pendampingan Pelaporan PPDIKTI data KHS Smtr Genap 2019-2
(Online) Surat Tugas:
212A/KET/IN08/2020 10. 24-28 Agustus 2020 Pekan Inisiasi Tahun Ajaran Baru
11. 26 Agustus 2020 Permohonan Akses untuk Akun dan Password baru PDDIKTI untuk ISB kode PT 112003
220/STIM/KET/EX08/2020