Hubungan dengan pemasok bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Manajemen hubungan pemasok
merupakan proses yang menentukan bagaimana suatu perusahaan berinteraksi dengan para pemasoknya. Salah satu yang menjadi tugas penting bagian pengadaan adalah menciptakan hubungan yang proporsional dengan pemasok. Hubungan yang proporsional adalah hubungan yang secara tepat mencerminkan kepentingan strategis tiap-tiap pemasok.
Menurut Pujawan (2010), ada dua faktor yang bisa digunakan dalam merancang hubungan dengan pemasok. Pertama adalah tingkat kepentingan strategis item yang dibeli bagi perusahaaan. Faktor kedua adalah tingkat kesulitan mengelola pembelian item tersebut. Semakin tinggi tingkat kesulitannya, semakin banyak diperlukan intervensi dari manajemen. Terdapat empat klasifikasi pemasok, yaitu bottleneck suppliers, critical strategic suppliers, non-critical strategic suppliers, dan leverage suppliers.
Paprika merupakan salah satu komoditas yang diklasifikasikan sebagai critical strategic suppliers bagi PT Momenta Agrikultura. Paprika adalah komoditas yang strategis karena pemenuhannya sangat penting atau strategis bagi perusahaan. Subtitusi komoditas tersebut sulit atau tidak bisa digantikan karena produk pertanian tersebut sudah memiliki pasar tersendiri baik ekspor maupun lokal. Jika pemasok tidak bisa memenuhi permintaan sesuai target, maka perusahaan akan menerima berapa saja kuantitas yang dimiliki pemasok dan didistribusikan ke supermarket-supermarket secara rata. Klasifikasi paprika tersebut didasarkan pada faktor-faktor dalam merancang hubungan dengan pemasok paprika pada PT Momenta Agrikultura yang dapat dilihat pada Tabel 15. Penilaian tersebut didapatkan dengan melakukan wawancara terhadap manajer sourcing dan staf packing house mengenai faktor-faktor tingkat kepentingan
strategis paprika di PT Momenta Agrikultura dan tingkat kesulitan pembelian paprika.
Tabel 15. Faktor-faktor dalam Merancang Hubungan Dengan Pemasok Paprika Pada PT Momenta Agrikultura
No. Faktor-Faktor Tingkat Kepentingan Strategis Dan Tingkat Kesulitan Pembelian Item
Besar Kecil 1 Kontribusi item tersebut terhadap kegiatan perusahaaan √
2 Nilai pembelian dalam setahun √
3 Image / brand name dari pemasok √
4 Resiko ketidaktersediaan item yang bersangkutan √
5 Kompleksitas dan keunikan item √
6 Kemampuan pemasok dalam memenuhi permintaan √
7 Ketidakpastian (ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman).
√
Paprika merupakan produk dengan nilai transaksi yang cukup besar di PT Momenta Agrikultura, kebutuhan paprika per minggunya bisa mencapai 2,5 ton untuk ekspor dan 0,5-1 ton untuk kebutuhan pasar lokal. Sebenarnya permintaan paprika bisa mencapai 5 ton, namun karena ketersediaan barangnya memang kurang dan sangat tergantung oleh cuaca dan banyaknya hama penyakit maka produksinya pun fluktuatif. Walaupun petani di Indonesia sudah banyak yang mengusahakan paprika, namun petani yang benar-benar memperhatikan keamanan produksinya masih sedikit, sehingga tidak masuk kualifikasi untuk ekspor.
Ketidaktersediaan pasokan paprika bisa mengakibatkan masalah serius bagi kelangsungan perusahaan. Jika pasokan paprika tidak lancar maka stok di perusahaan juga kurang sehingga tidak bisa mengirim ke supermarket dengan kontinyu dan jika hal tersebut sering berlangsung maka biasanya perusahaan tidak akan dianggap lagi oleh eksportir atau ritel modern, dari mulai menurunkan jumlah PO sampai memutuskan kerjasama. Sebaliknya apabila perusahaan selalu
kontinyu dalam memasok paprika kepada buyer maka perusahaan bisa menjadi perusahaan pemasok andalan bagi buyer.
Ketidaktersediaan paprika akan membuat perusahaan mengalami kerugian, karena komoditas tersebut sudah memiliki pasar tersendiri. Menurut Bapak Erijanto selaku Manajer Sourcing PT Momenta Agrikultura, perusahaan yang sudah tidak dipercaya lagi oleh pembeli akan kesulitan untuk memulai pasokan dengan kapasitas yang optimal, karena untuk memasok dengan jumlah yang optimal memerlukan waktu yang lama dan prosesnya berlangsung sedikit demi sedikit. Jika keadaannya seperti tersebut, maka perusahaan akan kalah saing dengan perusahaan lain yang sejenis karena perusahaan pembeli tidak hanya memiliki satu pemasok saja.
Tingkat kesulitan mengelola pembelian paprika juga dinilai cukup sulit, karena produksinya yang fluktuatif dan tergantung pada cuaca dan hama penyakit. Paprika merupakan sayuran yang hanya tumbuh baik di dataran tinggi, karena sayuran tersebut adalah sayuran eksklusif maka proses produksinya memerlukan biaya yang cukup tinggi karena harus menggunakan green house dan penanganan yang baik.
Kemampuan pemasok dalam memenuhi permintaan juga cukup sulit, karena standar paprika yang dminta oleh PT Momenta Agrikultura cukup tinggi yaitu paprika dengan grade A baik untuk ekspor maupun lokal. Tidak banyak petani paprika yang sanggup untuk memenuhi permintaan tersebut karena untuk mencapai produksi yang optimal dan terhindar dari serangan hama penyakit banyak petani yang menggunakan pestisida yang dilarang, yaitu yang berbahan aktif dophos bahkan ada yang menggunakan melebihi batas ambang yang tidak
dianjurkan dan tentu saja tidak masuk untuk kualifikasi ekspor. Begitu juga untuk pasar lokal berdasarkan visi PT Momenta Agrikultura untuk mengahasilkan sayuran dan buah yang berkualitas maka perusahaan tersebut sangat menjaga kualitas produknya.
Berdasarkan klasifikasi paprika yang diperoleh yaitu sebagai critical strategic suppliers, maka seharusnya dibutuhkan hubungan jangka panjang yang membutuhkan investasi bersama dari pihak perusahaan maupun pemasok. Investasi dilakukan agar pemasok bisa memasok barang dengan kualitas yang lebih baik dengan pengiriman yang lebih tepat waktu. Pemasok dalam kelompok klasifikasi tersebut, kriteria pemilihan dan penilaiannya lebih ditekankan pada potensi kerjasama dan perbaikan jangka panjang.
4.5 Pembelian
Proses pembelian merupakan salah satu tugas dari manajemen pengadaan dan pekerjaan yang paling rutin dilakukan oleh bagian pengadaan. Proses pembelian paprika di PT Momenta Agrikultura dilakukan secara rutin yaitu seminggu tiga kali pada hari senin, rabu, dan jumat. Proses pembelian rutin biasanya berlaku untuk item-item yang pemasoknya sudah jelas karena ada kesepakatan jangka panjang antara pemasok dengan perusahaan dan kebutuhannya berulang (Pujawan, 2010). Langkah-langkah pembelian paprika yang dilakukan PT Momenta Agrikultura dapat dilihat pada Gambar 11 berikut.
Pemasok Bagian Pengadaan Gudang Marketing Keuangan Mengirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi. Jika bisa, dikirim sesuai persetujuan Membuat PO dan mengirim ke pemasok. Mengirim copy ke gudang,
user, dan keuangan
Merima barang dan melakukan pengecekan bersama bagian kualitas dan packing house Membuat permintaan pembelian berdasarkan PO dan
observasi pasar dan mengirim ke bagian
pengadaan
Melakukan pembayaran
Gambar 11. Langkah - Langkah Pembelian Komoditas Paprika di PT Momenta Agrikultura
Peramalan pemesanan paprika berdasarkan permintaan PO dari konsumen dan observasi pasar yang dilakukan oleh bagian marketing. Setiap hari senin semua bagian di PT Momenta Agrikultura melakukan rapat untuk membahas mengenai prediksi berapa banyak keperluan barang yang diminta pasar dan berapa banyak barang yang dimiliki bagian pengadaan. Bagian pengadaan khusunya untuk barang trading memprediksi banyaknya barang berdasarkan dari potensi barang yang ada di sekitar daerah Lembang, Bandung.
Terdapat tiga aliran yang harus dikelola pada proses pengadaan dalam rantai pasokan komoditas paprika, yaitu:
1. Aliran Informasi
Aliran informasi yang dilakukan adalah komunikasi dua arah yang dapat terjadi dari hulu ke hilir maupun dari hilir ke hulu dalam rantai komoditas paprika.
Informasi didapat dari permintaan PO toko dan observasi pasar mengenai jumlah permintaan dan harga oleh bagian marketing. Jika permintaan paprika diprediksi akan meningkat dan harganya tinggi, maka bagian pengadaan berusaha mencari persediaan barang dari pemasok-pemasok yang ada di sekitar daerah Lembang dan observasi potensi barang yang ada di Lembang. Sementara jika potensi paprika yang ada di Lembang banyak dan banyak tawaran dari pemasok maka bagian marketing yang berusaha mencari pasar untuk paprika tersebut. Informasi yang didapat dari bagian pengadaan juga tidak terlepas dari informasi yang diberikan pemasok.
Informasi harga juga sangat penting dan menentukan jumlah permintaan dan ketersediaan barang itu sendiri. Jika harga suatu produk mahal maka ketersediaan produk tersebut jumlahnya sedikit, sebaliknya apabila harga suatu produk turun maka jumlah ketersediannya sangat banyak. Tekonologi yang digunakan PT Momenta Agrikultura untuk bekerjasama dengan para mitranya hanya dengan menggunakan pesawat telepon. Jika manajer pengadaan ingin melakukan proses pembelian, beliau hanya tinggal menelpon mitra dan melakukan order sesuai target, setelah mitra menyetujui kesanggupan permintaan maka barang akan dikirim secepatnya. Aliran informasi yang terjadi dapat dilihat pada Gambar 12.
Gambar 12. Aliran Informasi Komoditas Paprika di PT Momenta Agrikultura
Observasi pasar dan permintaan PO dari
supermarket
Bagian marketing Bagian pengadaan Pemasok
Observasi potensi barang di sekitar
Lembang PO dari toko
Bagian marketing melakukan peramalan permintaan berdasarkan dari PO toko dan observasi pasar kemudian disampaikan kepada bagian pengadaan dan disampaikan ke pemasok. Sementara bagian pengadaan melakukan peramalan prediksi ketersediaan barang berdasarkan dari informasi pemasok dan observasi potensi barang yang ada di Lembang, kemudian disampaikan pada bagian marketing dan selanjutnya dilakukan pengambilan keputusan.
Aliran informasi tersebut sudah cukup efektif dan efisien karena terjadi secara dua arah, yaitu dari hulu ke hilir dan sebaliknya. Keefektifan aliran informasi tersebut diperkuat dengan observasi pasar oleh bagian marketing dan observasi potensi barang oleh bagian pengadaan sehingga efisiensi aliran informasi pada rantai pasok paprika tersebut sudah baik.
2. Aliran Barang
Aliran barang yang terjadi adalah dari mitra pemasok masuk ke gudang pengepakan perusahaan untuk dilakukan sortasi, grading, dan pengemasan lalu dikirimkan ke toko sesuai dengan jumlah masing-masing pemesanan dari toko. Aliran barang tersebut terjadi dari hulu ke hilir.
Pengadaan paprika di PT Momenta Agrikultura bekerjasama dengan dua kelompok tani, dan seorang petani mitra. Pengadaan paprika perlu diperhatikan dalam pemilihan benih dan proses budidayanya. Pemilihan benih harus berorientasi pada permintaan pasar agar produk yang dihasilkan disukai konsumen. Proses budidayanya juga harus diawasi mulai sejak tanam, karena terkadang banyak petani yang curang dengan menggunakan pestisida yang dilarang.
Pemanenan paprika oleh pemasok dilakukan pada pagi hari, kemudian diantarkan ke gudang untuk di sortasi dan grading, kemudian di pack dalam kontainer atau dengan menggunakan plastik. Setelah paprika dikemas oleh pemasok paprika didistribusikan ke gudang milik PT Momenta Agrikultura yang berada di Kayuambon pada pukul empat atau lima sore, jika ada reject, paprika yang di reject akan dikembalikan hari itu juga sekaligus dengan pemberian BTB (Bukti Terima Barang) yang dititipkan kepada supir. Kemudian paprika dikirim ke gudang PT Momenta Agrikultura yang berada di BSD pada malam harinya untuk proses packing. Setelah melalui proses packing yaitu di wrapping atau curah, paprika siap diantarkan ke supermarket, hotel, dan restoran serta ekspor. Skema aliran barang yang terjadi dapat dilihat pada Gambar 13 berikut.
Gambar 13. Aliran Barang Komoditas Paprika di PT Momenta Agrikultura Aliran barang pada rantai pasok paprika tersebut sudah efektif dan efisien dilihat dari aliran yang terjadi yaitu dari produsen ke konsumen. Waktu pengiriman barang dari ketiga pemasok yaitu pengiriman barang oleh pemasok ke perusahaan dilakukan pada sore hari dan pengiriman dari perusahaan di Lembang ke BSD dilakukan pada malam hari, sehingga kesegeran produk tetap terjaga sampai ke tangan konsumen. Aliran produk tersebut harus dipantau melalui penggunaan teknologi informasi untuk memberikan kepastian dalam kelancaran aliran paprika. Hotel & Restau rant Super market, ekspor PT Momenta Agrikultura BSD Pemasok
Pemasok PT Momenta Agrikultura Kayuambon Pemasok
3. Aliran Uang
Aliran uang yang terjadi adalah dari hilir ke hulu, yaitu dari pasar ritel modern kepada perusahaan kemudian kepada mitra pemasok. Aliran uang terjadi dari pembayaran toko masuk ke perusahaan dan dari perusahaan mengalir kepada para mitra pemasok paprika yang bekerjasama dengan perusahaan.
Sistem pembayaran dari pemasok ke perusahaan dan dari perusahaan ke toko adalah pembayaran dengan tempo yaitu setelah terjadi transaksi pembelian dibutuhkan waktu untuk melakukan pembayaran. Pembayaran dari perusahaan kepada pemasok dilakukan paling cepat dua minggu dan paling lama satu bulan untuk mitra kelompok tani, dan pembayaran langsung untuk petani perorangan. Apabila jumlah paprika yang diminta banyak maka biasanya pembayarannya pun sedikit lama, tetapi jika jumlah paprika yang diminta sedikit maka pembayarannya pun bisa lebih cepat. Sementara pembayaran yang dilakukan dari toko ke perusahaan dilakukan satu bulan setelah pengiriman barang dan dengan pembelian sistem “putus”, yaitu sayuran dan paprika yang tidak dibeli konsumen menjadi tanggungan pihak toko.
Penetapan harga paprika yang dibeli perusahaan tergantung pada harga kesepakatan di awal. Kesepakatan antara perusahaan dengan kelompok tani Dewa Family, Sampurna Jaya, dan Pak Haji Said adalah harga mengikuti harga pasaran. Apabila harga paprika sedang naik maka harga untuk perusahaan juga ikut naik, dan sebaliknya apabila harga paprika sedang turun maka harga untuk perusahaan pun turun. Skema aliran uang yang terjadi dapat dilihat pada Gambar 14.
Gambar 14. Aliran Uang Komoditas Paprika di PT Momenta Agrikultura Pada aliran uang dalam rantai pasok paprika tersebut sudah efektif karena terjadi dari hilir ke hulu, namun efisiensinya kurang baik, karena dilihat dari jangka jangka waktu pembayaran dari ritel modern terhadap perusahaan pemasok adalah satu bulan. Sementara jangka waktu pembayaran dari perusahaan pemasok ke petani pemasok adalah 2-4 minggu. Hal tersebut berarti perusahaan pemasok harus mengeluarkan biaya investasi terlebih dahulu untuk membayar petani pemasok, karena petani membutuhkan dana yang cepat untuk proses produksi agar keberlangsungan pasokan kepada mitra dapat terjadi secara kontinyu.