BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
2.5. Pelelangan
2.5.1 Metode Pemasukan Dokumen Penawaran Satu Sampul,
Tahapan pelelangan metode pemasukan dokumen penawaran satu sampul adalah :
A. Undangan Kepada Peserta yang Lulus Kualifikasi
Lulus kualifikasi merupakan proses penilaian kompetensi dan kemampuan usaha serta pemenuhan persyaratan tertentu lainnya dari penyedia jasa.
Pada proses kualifikasi ini belum merupakan ajang kompetisi, sehingga dapat melengkapi data yang kurang sampai batas waktu yang telah diten-tukan.
Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) harus segera langsung membuka dan mengevaluasi Dokumen Kualifikasi yang sudah dimasukkan, paling lama 2 (hari) kalender setelah diterimanya dokumen kualifikasi tersebut. Setelah lulus kualifikasi, maka Kelompok Kerja (Pok-ja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) mengundang kepada peserta yang lu-lus kualifikasi.
Kualifikasi pada pekerjaan konstruksi terintegrasi rancang dan bangun (de-sign and build) dilakukan dengan prakualifikasi.
B. Pengambilan Dokumen Pemilihan
Setelah mendapatkan undangan yang lulus kualifikasi, maka para peserta yang lulus kualifikasi, peserta mendaftar terlebih dahulu dan setelah itu
mengambil dokumen pemilihan (dokumen pengadaan). Peserta mengambil dokumen pengadaan sesuai dengan hari, tanggal, waktu, dan tempat pengambilan yang sudah ditentukan dalam pengumuman. Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) di-larang memungut biaya apapun kepada peserta. Apabila mendaftar adalah orang yang ditugaskan oleh direktur utama/pimpinan pe-rusahaan/kepala cabang, pendaftar melampir-kan surat tugas dari direktur utama/pimpinan perusahaan/kepala cabang.
C. Pemberian Penjelasan
Pemberian penjelasan dilakukan ditempat dan pada waktu yang diten-tukan, serta dihadiri oleh para peserta yang terdaftar. Perwakilan yang hadir pada saat pemberian penjelasan menunjukkan tanda pengenal dan su-rat tugas kepada Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP).
Apabila ketidakhadira peserta pada saat pemberian penjelasan, tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan penawaran.
D. Pembuatan Berita Acara Penjelasan Serta Adendum/Perubahan (Apabila Ada Adendum/Perubahan)
E. Penyampaian Dokumen Penawaran
Penyampaian/pemasukan dan tata cara pembukaan dokumen pe-nawaran harus mengikuti ketentuan yang dipersyaratkan dalam do-kumen pemili-han. Dokumen penawaran yang pokok/utama paling kurang terdiri dari : a. Penawaran administrasi;
b. Penawaran teknis;dan c. Penawaran harga
Dokumen penawaran terdiri dari : a. Surat penawaran;
b. Jaminan Penawaran asli;
c. Perkiraan kebutuhan biaya/harga (daftar kegiatan dan harga);
d. Surat kuasa (apabila dikuasakan);
e. Surat perjanjian kemitraan/kerja sama operasi (dilampirkan apabila bermitra dan lulus prakualifikasi);
f. Dokumen penawaran teknis:
- Konsep Pengembangan Desain;
- Metode pelaksanaan (untuk perencanaan dan pelaksanaan pe-kerjaan);
- Program kegiatan dan jangka waktu pelaksanaan;
- Proyeksi kemajuan pelaksanaan pekerjaan;
- Jenis, kapasitas, komposisi, dan jumlah peralatan utama;
- Organisasi manajemen pelaksanaan;
- Daftar personil inti;
- Konsep Penanganan Dampak Lingkungan dan Sosial;
- Konsep Penyelenggaraan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dan Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
Apabila ada penarikan, penggantian, pengubahan, atau penambahan Doku-men Penawaran diberikan nama/tanda “PENARIKAN”, PENGGANTIAN”,
“PENGUBAHAN” atau ”PENAMBAHAN”. Dokumen penawaran tidak dapat diterima apabila telah melewati batas waktu yang telah ditentukan.
F. Pembukaan Dokumen Penawaran
Dalam melakukan pembukaan penawaran perlu diperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:
a. Istilah umum :
a) Dokumen Penawaran dibuka di hadapan peserta yang hadir pada waktu dan tempat yang sudah ditentukan;
b) Ketidakhadiran peserta pada saat pembukaan Dokumen Pe-nawaran tidak dapat dijadikan dasar untuk menolak/menggugurkan pena-waran;
c) Perwakilan peserta yang hadir pada saat pembukaan Dokumen Penawaran menunjukkan tanda pengenal dan surat tugas kepada Ke-lompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP);
d) Pembukaan Dokumen Penawaran dilakukan pada hari yang sama setelah batas akhir pemasukan penawaran, yang dihadiri pa-ling ku-rang 2 (dua) peserta sebagai saksi;
e) Apabila tidak ada peserta atau hanya ada 1 (satu) peserta sebagai saksi, maka Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) menunda pembukaan Dokumen Penawaran selama 2 (dua) jam;
f) Apabila setelah ditunda selama 2 (dua) jam, hanya ada 1 (satu) atau tidak ada peserta sebagai saksi, maka pembukaan Dokumen Pena-waran tetap dilanjutkan dengan menunjuk saksi tambahan di luar Ke-lompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang ditunjuk oleh Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pe-ngadaan (ULP);
g) Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) membuka dokumen penawaran dihadapan para peserta yang hadir;
h) Apabila penawaran yang masuk kurang dari 3 (tiga) peserta maka tahap pelelangan dilakukan klarifikasi teknis dan negosiasi biaya;
i) Dokumen Penawaran dengan sampul bertanda “PENARIKAN”, PENGGANTIAN”, “PENGUBAHAN” atau ”PENAMBAHAN”, harus dibuka dan dibaca terlebih dahulu;
j) Dokumen Penawaran yang telah masuk tidak dibuka apabila doku-men dimaksud telah disusuli dokudoku-men dengan sampul bertanda
“PENARIKAN”;
k) Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) membuka sampul Dokumen Penawaran di hadapan peserta, kemudian doku-men penawaran tersebut dijadikan lampiran Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran;
l) Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) tidak boleh menggugurkan penawaran pada waktu pembukaan pe-nawaran kecuali untuk peserta yang terlambat memasukkan penawaran;
m) Salah satu anggota dari Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pen-gadaan (ULP) bersama 1 (satu) orang saksi wakil peserta dan/atau saksi tambahan di luar Pokja ULP yang ditunjuk oleh Pokja ULP memaraf Dokumen Penawaran asli dari perusahaan penawar, kecuali penawaran dari saksi wakil peserta diparaf oleh wakil perusahaan penawar yang berbeda antara lain pada bagian surat penawaran dan daftar kuantitas dan harga (kebutuhan biaya/harga);
n) Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) harus me-mastikan bahwa dokumen penawaran yang disampaikan dan menya-takan sebagai penawaran yang masuk apabila dokumen penawaran
pokok/utama terpenuhi sesuai dengan ketentuan yang dimaksud se-bagai dokumen penawaran minimal dilengkapi dengan adanya surat penawaran (tidak termasuk sebagai do-kumen penawaran seperti su-rat pengunduran diri, berkas-berkas lain yang dibuat menyerupai dokumen penawaran tetapi sesungguhnya bukan dokumen pena-waran).
b. Pembukaan Dokumen Penawaran
Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) memeriksa dan menunjukkan dihadapan para peserta mengenai kelengkapan Dokumen Penawaran yang meliputi:
a) Surat penawaran yang didalamnya tercantum masa berlaku pena-waran dan harga penapena-waran;
b) Surat kuasa dari direktur utama/pimpinan perusahaan kepada pen-erima kuasa yang namanya tercantum dalam akta pendirian atau pe-rubahannya (apabila dikuasakan); Jaminan Penawaran asli; perkiraan kebutuhan biaya/harga (daftar kegiatan dan harga);
c) Surat perjanjian kemitraan/kerja sama operasi (apabila bermitra);
d) Dokumen penawaran teknis;
e) Salah satu anggota Pokja ULP dan saksi wakil peserta dan/atau saksi tambahan diluar Poka ULP yang ditunjuk oleh Pokja ULP memaraf Dokumen Penawaran asli dari perusahaan penawar;
f) Pembukaan Dokumen Penawaran dilakukan pada hari yang sama setelah batas akhir pemasukan penawaran;
g) Dalam hal terjadi penundaan waktu pembukaan penawaran, maka penyebab penundaan tersebut harus dimuat dengan jelas dalam Beri-ta Acara;
h) Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh anggota Pokja ULP yang hadir dan 2 (dua) orang saksi;
i) Berita Acara dilampiri Dokumen Penawaran;
j) Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa dilampiri Dokumen Penawaran.
G. Pembuatan Berita Acara Pembukaan Dokumen Penawaran
a. Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) membuat Berita Acara Pembukaan Penawaran yang paling kurang memuat:
a) Jumlah Dokumen Penawaran yang masuk;
b) Jumlah Dokumen Penawaran yang lengkap dan tidak lengkap
c) Kelainan-kelainan yang dijumpai dalam dokumen Penawaran (apabi-la ada);
d) Keterangan lain yang dijumpai dalam pembukaan Dokumen Pena-waran (apabila ada);
e) Tanggal pembuatan Berita Acara; dan
f) Tanda tangan anggota Pokja ULP dan wakil peserta yang hadir atau saksi yang ditunjuk oleh Pokja ULP apabila tidak ada saksi dari pe-serta.
b. Setelah dibacakan dengan jelas, Berita Acara ditandatangani oleh ang-gota Pokja ULP yang hadir dan 2 (dua) orang saksi;
c. Berita Acara dilampiri Dokumen Penawaran;
d. Salinan Berita Acara dibagikan kepada peserta yang hadir tanpa dilampiri Dokumen Penawaran.
H. Evaluasi Penawaran (Metode Evaluasi Sistem Gugur Satu Sampul) a. Evaluasi Teknis
a) Evaluasi teknis dilakukan dengan menilai persyaratan teknis minimal yang harus dipenuhi dengan membandingkan pemenuhan persyara-tan teknis sebagaimana tercantum dalam Lembar Data Pemilihan (LDP);
b) Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) melakukan penilaian antara lain terhadap:
- Konsep pengembangan desain
Kesesuaian konsep pengembangan desain terhadap persyaratan teknis pemberi tugas (Kerangka Acuan Kerja (KAK)/ kriteria de-sain dan data teknis);
- Metode pelaksanaan
Meliputi rincian metode pelaksanaan yang menunjukkan ke-sesuaian dengan kebutuhan dan persyaratan teknis yang ditetap-kan. Adanya Pengaturan dalam hal mengelola koordinasi penggunaan akses lapangan, tanggapan terhadap kondisi sumber-sumber material dan keterbatasan yang ada, dan lain-lain yang di-perlukan;
- Jangka/Jadwal Waktu Pelaksanaan Pekerjaan
Jadwal kegiatan untuk pelaksanaan pekerjaan terintegrasi meliputi perencanaan, pelaksanaan serta penyelesaian pe-kerjaan termasuk estimasi terhadap waktu dimulai dan berakhirnya setiap kompo-nen;
- Jenis, kapasitas, komposisi dan jumlah peralatan
Evaluasi dilakukan terhadap peralatan pekerjaan konstruksi yang akan digunakan dan dapat menunjukkan bahwa peralatan tersebut memiliki kapasitas/kemampuan dalam memenuhi persyaratan peralatan untuk menyelesaikan pekerjaan;
- Organisasi manajemen pelaksanaan
Struktur organisasi pelaksanaan memberikan gambaran menye-luruh untuk penyelesaian pekerjaan pokok (major milestone);
- Personil Inti
Adanya personil inti perencanaan dan pelaksanaan, dan posisinya sesuai dengan manajemen organisasi, dan dilampirkan Curricu-lum Vitae (CV) dari masing-masing personil inti. Kompetisi per-sonil manajerial meliputi jabatan, pendidikan, pengalman, dan profesi/keahlian. Lima tahun pengalaman dihitung pertahun, misal A bekerja di paket peningkatan 3 bulan/ 6 bulan/ 8 bulan = 1 tahun;
- Konsep penanganan dampak lingkungan dan sosial
Menjelaskan pendekatan yang diusulkan untuk mengelola dam-pak lingkungan dan sosial selama pelaksanaan proyek;
- Konsep penyelenggaraan Keselamatan dan Kesehatan Kerja, dan Rencana Keselamatan dan Kesehatan Kerja
Memenuhi persyaratan yaitu secara umum menggambarkan pen-guasaan dalam mengendalikan risiko bahaya Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), baik dalam tahap perencanaan maupun pelaksanaan konstruksi.
b. Peserta yang dinyatakan lulus evaluasi teknis diundang untuk pem-bukaan Sampul II (Harga)
I. Pembuatan Berita Acara Hasil Pelelangan J. Penetapan Pemenang
Penetapan pemenang disusun sesuai dengan urutannya dan harus memuat : a. Nama paket pekerjaan dan nilai Pagu Anggaran;
b. Nama dan alamat Penyedia serta harga penawaran atau harga pena-waran terkoreksi;
c. Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP); dan d. Hasil evaluasi:
e. Pada sistem satu sampul, terdiri dari penawaran administrasi, teknis, harga dan evaluasi kualifikasi (pada pascakualifikasi)
f. Data pendukung yang diperlukan untuk menetapkan pemenang adalah:
a) Dokumen Pemilihan beserta adendum (apabila ada);
b) Berita Acara Pemberian Penjelasan (BAPP);
c) Berita Acara Hasil Pelelangan (BAHP); dan
d) Dokumen Penawaran dari pemenang dan pemenang cadangan 1 dan 2 (apabila ada) yang telah diparaf anggota Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) dan 2 (dua) wakil peserta.
K. Pengumuman Pemenang
Kelompok Kerja (Pokja) Unit Layanan Pengadaan (ULP) mengumumkan pemenang dan pemenang di papan pengumuman resmi untuk masyarakat yang memuat paling kurang :
a. Nama paket pekerjaan dan nilai Pagu Anggaran;
b. Nama, NPWP, dan alamat penyedia serta harga penawaran atau harga penawaran terkoreksi; dan
c. Hasil evaluasi untuk seluruh peserta yang dievaluasi dan dilengkapi dengan penjelasan/alasan untuk setiap penawaran yang dinyatakan.
L. Sanggahan
Sanggahan dapat dilakukan paling lambat 5 (lima) hari kalender setelah pengumuman pemenang.