BAB III PEMBAHASAN
B. Metode Pencatatan, Pengawasan dan Penilaian Persediaan
Menurut Niswonger, Fess dan Warren (2005:447) dalam pencatatan tehadap persediaan dapat dilakukan dengan dua sistem umum yaitu :
1. Metode pencatatan periodik (Fhisical Inventory-Periodic Sytem)
Untuk mengetahui berapa saldo persediaan pada akhir periode, perusahaan harus melakukan perhitungan fisik langsung kegudang. Oleh sebab itu, maka metode ini disebut metode fisik.
Dengan sistem pencatatan fisik, saldo perkiraan persediaan dineraca saldo tetap merupakan saldo awal. Untuk mengetahui saldo akhir harus diadakan perhitungan fisik persediaan (stock opname). Hasil perhitungan fisik dikalikan dengan nilainya merupakan nilai persediaan akhir yang dilaporkan didalamlaporan keuangan pada akhir pembukuan.
Keuntungan dari penggunaan pencatatan fisik ini adalah metode yanglebih sederhana dalam pencatatan transaksi pembelian maupun penjualan dalam kartu persediaan.
Kerugian dari pencatatan periodik ini adalah :
1. Tidak terdapatnya indentifikasi terhadap barang-barang yang terjual dalamperiode akuntansi yang bersangkutan sehingga harga pokok penjualan tidak dapat diselenggarakan secara kontiniu.
2. Tidak dapat disusun laporan keuangan jangka pendek karena keharusan mengadakan perhitungan fisik atas persediaan barang yang membutuhkanwaktu yang cukup lama. Apabila jenis dan jumlah persediaan cukup banyak. Tidak ada alat kontrol atas persediaan sehingga jumlah persediaan mudah diselewengkan.
2. Metode Perfectual/Pencatatan Buku (Perfectual Inventory-Book Inventory) Sistem perfectual disebut juga metode buku, dimana setiap jenis persediaan mempunyai rekening sendiri yang merupakan buku pembantu persediaan.
Perincian dalam buku pembantu persediaan bisa diawasi dari rekening kontrol persediaan dalam buku besar. Rekening yang digunakan untuk mencatat
persediaan ini terdiri dari beberapa kolom yang dapat dipakai untuk mencatat pembelian, pamakaian serta saldo persediaan.
Keuntungan penggunaan metode ini adalah memudahkan penyusunan laporan laba rugi dan rencana jangka pendek, karena tidak perlu lagi mengadakan perhitungan fisik untuk mengetahui jumlah persediaan akhir dengan memeriksa perkiraan kontrol persediaan. Walaupun neraca dan laporan laba rugi dapat disusun tanpa mengadakan perhitungan fisik, setidaknya selalu perlu diadakan pengecekan apakah barang dalam gudang sesuai dengan jumlah rekening saldo dalam buku.
Bila terdapat perbedaan atau selisih jumlah dapat diadakan penelitian terhadap sebab-sebab terjadinya selisih itu. Apakah selisih itu normal dalam arti sesuai, rusak atau diselewengkan. Selisih persediaan yang terjadi dalam pemeriksaan haruslah benar-benar diperhatikan karena diantara selisih-selisih tersebut ada yang menambah harga pokok dan ada yang menambah biaya perusahaan. Dalam metode ini bagian pembukuan mencatat setiap ada transaksi persediaan pada perkiraan yang bersangkutan, sehingga setiap saat dapat diketahui jumlah dana nilai persediaan yang ada.
PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)sistem pencatatan persediaan menggunakan sistem perfectual yaitu setiap ada penerimaan maupun pengeluaran persediaan dicatat dalam persediaan.
Metode Pengawasan Persediaan
Menurut Madura (2001;227) pengawasan adalah memonitor dan mengevaluasi tugas-tugas. Untuk mengevaluasi tugas, hendaknya mengukur
kinerja dibandingkan dengan standart dan harapan yang ditetapkan. Artinya,fungsi pengawasan menilai apakah rencana yang ditetapkan dalam perencanaan telah tercapai.
Dengan demikian pengawasan persediaan merupakan memonotor sertamengevaluasi tugas-tugas untuk menghasilkan persediaan yang baik bagi perusahaan sesuai dengan perencanaan persediaan yang dibuat oleh perusahaan, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan.
Pengawasan persediaan sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan mengingat pentingnya pengawasan tersebut, maka AICPA memberikan pengertian tentang pengendalian intern arti yang seluas-luasnya sebagai berikut :
Pengendalian intern itu meliputi struktur organisasi dan semua cara sertaalat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dankebenaran dan distribusi, memajukan efisiensi didalam operasi dan membantu menjaga dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Masalah pengawasan dapat digolongkan pada tiga golongan, yaitu : 1. Pengawasan Fisik
Pengawasan fisik karena persediaan merupakan benda terwujud sehingga memerlukan tempat penyimpanan yang aman dari segala macam gangguan seperti pencurian, pengaru suhu dan lain-lain. Perusahaan yang baik akan menugaskan orang-orang yang dapat dipercaya untuk bertanggung jawab
terhadap keamanan dan serta mengasuransikan persediaan dari resiko kebakaran dan sebagainya.
2. Pengawasan Akuntansi
Pengawasan ini timbul karena adanya pemisah tigas dan wewenang serta tanggung jawab antara petugas dibidang pencatatan, penyimpanan dan pengoperasian.
Pengawasan akuntansi terhadap persediaan meliputi :
1. Perlindungan terhadap harta kekayaan perusahaan berupa persediaan, baik persediaan bahan baku maupun persediaan produksi.
2. Melakukan pencatatan yang pantas dan wajar untuk menerima dan memakai atau penjualan persediaan-persediaan serta menjaga agar arus barang berjalan dengan sebaik-baiknya, yang imulai dari proses produksi sampai menjadi barang yang jadi siap untuk dijual.
3. Pengawasan jumlah yang dibutuhkan
Pengawasan ini penting agar perusahaan terhindar dari resiko kekurangan dan kelebihan jumlah persediaan. Kekurangan persediaan akan menyebabkan terganggunya operasi perusahaan, sedangkan persediaan yang terlampau besar menyebabkan biaya penyimpanan yang tinggi pula.
Pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) menggunakan pengawasan fisik, pengawasan akuntansi dan pengawasan jumlah yang dibutuhkan.
Dengan adanya sistem pengawasan persediaan yang baik terhadap persediaan didalam suatu perusahaan maka resiko-resiko yang dapat memakan keuntungan
perusahaan dapat dihindarkan, seperti penyelewengan, pemborosan dan kehilangan dari persediaan itu sendiri. Berhubung karena hal tersebut maka pengawasan persediaan sangat diperlukan didalam suatu perusahaan.
Dari keterangan diatas dapatlah dikatakan bahwa tujuan pengawasan persediaan untuk memperoleh kualitas dan kuantitas yang tepat dari bahan-bahan atau barang-barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan perusahaan. Dengan perkataan lain pengawasan persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar kegiatan perusahaan dapat berjalan dengan baik dan persediaan yang minimal. Dalam rangka mencapai tujuan tersebut, pengawasan persediaan perlu mengadakan perencanaan bahan-bahan yang dibutuhkan baik dalam jumlah maupun kualitasnya yang sesuai dengan kebutuhan untuk perusahaan serta kapan pesanan dilakukan dan berapa besarnya yang dapat diperkenankan. Selain itu juga pengawasan terhadap jumlah, macam dan kualitas, komposisi dari persediaan apakah sesuai dengan apa yang telah digariskan oleh pimpinan perusahaan merupakan hal-hal yang harus diperhatikan.
Metode Penilaian Persediaan
Penilaian persediaan adalah menentukan persediaan yang dicantumkan dalam daftar keuangan. Penentuan harga dari persediaan akhir dan harga pembelian merupakan bagian dalam laporan keuangan, baik bagi perusahaan yang menggunakan pencatatan periodik maupun perfectual. Dalam keadaan demikian,
perusahaan dapat memilih berbagai metode penilaian untuk menentukan harga pembelian.
Menurut Smith, dan Skousen (2001) adapun perusahaan dalam melakukan penilaian persediaan yang mengunakan tiga metode antara lain adalah :
1. Metode FIFO (First In First Out Method)
Cara ini didasarkan atas anggapan bahwa harga barang yang sudah terpakai dinilai menurut harga pembelian barang yang terdahulu masuk. Dengan demikian persediaan akhir dinilai menurut harga pembelian barang akhir masuk.
Kelebihan menggunakan metode FIFO ini adalah perusahaan tidak memerlukan identifikasi khusus atau waktu khusus karena asumsi yang diberikan berdasarkan nilai yang berlaku tanggal neraca saat itu juga. Hal ini juga dapat memperkecil kemungkinan terjadinya manipulasi nilai persediaan (transaksi ditulis sesuai dengan urutan).
Dari studi kasus di atas yang dilakukan pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) diketahui bahwa pengadaan persediaan yang dilakukan oleh perusahaan adalah dalam waktu satu bulan sekali, oleh karena itu metode penilian terhadap persediaan didalam perusahaan juga dilakukan dalam waktu satu bulan sekali.
Berikut ini adalah tabel pemakaian dan pembelian Alat Tulis Kantor (ATK) pada PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) :
Tabel 3.1.
6 JANUARI Startegic Manajemen Operasi atk152 Kertas Concorde Rim 2 Jhon
7 JANUARI PMO Belawan atk31 Kertas HVS 70 gram Uk. A4 merk Paper One Rim 1 38.000
TGL BULAN BIDANG KODE BARANG JENIS PERMINTAAN SATUAN JUMLAH BIAYA KETERANGAN
5 JANUARI Peralatan atk17 Hekter Besar No. 3 Buah 1 18.500 Fiona Batubara
13 JANUARI Peralatan atk55 Tinta Cannon 740 Black for mx397 dll Kotak 1 224.000 Fiona
15 JANUARI Umum atk57 Tinta Canon 810 black for Canon Kotak 1 232.000 Sagimin
22 JANUARI Perbendaharaan atk137 Toner Merk Cannon No. 312 A for3050 Kotak 1 1.142.500 Vina
25 JANUARI Akuntansi Keuangan atk126 Toner HP Laserjet 126 A B for HP Laserjet 100 M175NWKotak 1 795.000 Rina
JUMLAH : Rp.19.946.000
Sumber: PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero)
26 JANUARI PMO Anak Perusahaan atk171 Tinta Epson T6641 Black Botol 1 - Hendari
2. Metode LIFO (Last In First Out)
Cara ini didasarkan anggapan bahwa barang yang telah dipakai dinilai menurut harga pembelian barang yang terakhir masuk. Sehingga persediaan yang masih ada atau stock dinilai berdasarkan harga pembelian barang terdahulu.
Kelebihan penggunaan metode LIFO adalah, perusahaan dapat lebih cermat memonitor nilai persediaan perusahaan karena untuk menentukan apakah ada kenaikan ataupun penurunan perusahaan terlebih dahulu membandingkan persediaan dari dua tanggal yang berbeda.
Kelemahan menggunakan metode ini adalah perusahaan harus memberikan waktu khusus untuk mengidentifikasikan nilai persediaan perusahaan, hal ini karena proses penilaiannya memakan waktu lama. Dalam menghitung nilai persediaan dengan metode LIFO ini, perusahaan dapat menggunakan sistem periodik dan perfectual akan tetapi penggunaan masing-masing cara akan menghasilkan nilai persediaan akhir yang berbeda, perbedaan ini disebabkan penghitungan secara periodik tidak dipengaruhi oleh tanggal dan waktu transaksi pemakaian dan pembelian. Sedangkan pada sistem perfectual penentuan nilai persediaan sangat dipengaruhi jumlah dan nilai yang ada setiap saat transaksi terjadi.
3. Metode Rata-Rata Tertimbang (Weight Average Method)
Metode ini didasarkan pada asumsi bahwa barang yang dibeli harus dibebani dengan biaya rata-rata, dimana rata-rata itu dipengaruhi atau ditimbang menurut jumlah unit yang diperoleh pada masing-masing harga. Metode ini
dipakai apabila perusahaan mencatat persediaan berdasarkan periodical inventory system.
Kelebihan menggunakan metode ini adalah, penentuan harga pokok persediaan untuk pembelian terakhir yang dilakukan perusahaan. Hal ini yang memperkecil kemungkinan bagi perusahaan menderita kerugian yang amat besar.
Kelemahan metode ini adalah, metode ini selalu mengikuti harga berlaku saat pembelian diperiode akhir sehingga perusahaan harus terus memantau nilai persediaan (harga rata-rata) setiap ada pemasukan atau pengeluaran. Apabila terjadi pengeluaran persediaan disaat harga rata-ratanya sedang turun maka secara otomatis harga rata-rata perusahaan juga turun walaupun saat pembelian barang tersebut harga rata-ratanya tinggi.
C. Analisis Manajemen Persediaan Alat Tulis Kantor Pada PT. Pelabuhan