3.1. Tempat dan Waktu Penelitian
Lokasi penelitian dilakukan di PT. Anggara Cipta Citra yang memproduksi udang beku, yang terletak di Jalan Muncul Industri II No 44, Sidoarjo. Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan November 2011 sampai dengan data yang diperlukan sudah memenuhi.
3.2 Identifikasi dan Definisi Operasional Var iabel 3.2.1 Identifikasi Var iabel
Dalam penyelesaian permasalahan perencanaan dan penjadwalan aktivitas distribusi di PT. Anggara Cipta Citra, variabel-variabel yang digunakan adalah : a. Variabel Terikat
Total Biaya Distribusi b. Variabel Bebas
- Data permintaan (MC) - Persediaan di tangan (MC) - Data Lead Time (bulan) - Biaya Simpan (Rp) - Biaya Kirim (Rp)
3.2.2 Definisi Oper asional Var iabel 1. Variabel Terikat
Variabel terikat yang diteliti adalah Total Biaya Distribusi (Rp). Biaya ini dihitung dari total biaya penyimpanan dan total biaya tiap kali pengiriman. 2. Variabel Bebas
Variabel-variabel bebas yang diteliti antara lain : a. Data permintaan (MC)
Data permintaan adalah jumlah permintaan yang diperoleh dari perusahaan untuk permintaan masing-masing Distributor. Data ini diperlukan untuk menghitung peramalan demand bulanan untuk tiap-tiap produk pada masing-masing-masing distributor. Data permintaan yang digunakan yaitu data permintaan bulanan produk untuk tiap-tiap
warehouse pada periode Januari 2011 sampai Maret 2012.
b. Persediaan di tangan (MC)
Persediaan produk jadi ini adalah jumlah produk yang ada di gudang, untuk menentukan projected on hand (merupakan besarnya item yang ada pada masing-masing periode). Data persediaan produk yang ada di masing – masing warehouse pada akhir bulan Desember 2010 dan akhir bulan Maret 2012.
c. Data lead time (bulan)
Lead time yaitu waktu antara pemesanan dan penerimaan pesanan,
diketahui dan bersifat konstan. Lead time untuk masing – masing produk adalah satu bulan.
d. Biaya simpan (Rp)
Biaya simpan yaitu semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang atau untuk mengadakan dan memelihara persediaan.
e. Biaya kirim (Rp)
Biaya kirim yaitu semua pengeluaran yang timbul untuk mendistribusikan barang ke warehouse.
3.3 Langkah-langkah Pemeca han Masalah
Adapun langkah-langkah pemecahan masalah (flowchart) dari penelitian ini adalah sebagai berikut :
Mulai
Survei Lapangan Studi Pustaka
Perumusan Masalah
Tujuan Penelitian
Identifikasi Variabel
Pengumpulan Data :
a. Data Permintaan Bulan Januari 2011 sampai Maret 2012 b. Data Persediaan Produk
c. Data Lead Time d. Data Biaya Kirim e. Data Biaya Simpan
Biaya Distribusi dengan Metode Perusahaan (TC)
Menghitung Economic Order Quantity (EOQ) dan Safety Stock (SS) Perencanaan Aktivitas Distribusi
Tahun 2011 Metode Per usahaan
Langkah-Langkah Perencanaan Aktivitas Distribusi Tahun 2011 Metode DRP:
a. Gross Requirement diperoleh dari hasil forecasting b. hitung Net Requirement
c. Setelah itu dihasilkan sebuah Planned Order Receipt d.Ditentukan hari dimana harus melakukan pemesanan
tersebut(Planned Order Release)
e. Di hitung Projected On Hand pada periode tersebut
Metode DRP Dipilih
Biaya Distribusi dengan Metode DRP (TC’)
TC’ < TC
Ya
A B
Plot Data Permintaan Dalam Bentuk Diagram Pencar
Menghitung Mean Square Error (MSE) Untuk 3 Metode Peramalan
Memilih MSE Terkecil
Uji Verifikasi Dengan Moving Range Chart
(MRC) Apakah Terkontrol? Memilih MSE Terkecil Berikutnya Tidak Ya
Penerapan Metode Peramalan Yang Dipilih
Menentukan Peramalan Demand Bulanan
Menghitung Economic Order Quantity (EOQ) dan Safety Stock (SS)
Perencanaan Aktivitas Distribusi Metode DRP Periode April 2012 Sampai Maret 2013
Hasil dan Pembahasan
Kesimpulan dan Saran
Penjelasan Flow Chart : 1. Mulai
2. Survey Lapangan
Survey lapangan merupakan langkah paling awal dalam tahap identifikasi. Pada langkah ini dilakukan survey terhadap kondisi riil sistem yang dikaji untuk memperoleh gambaran yang jelas dalam penyusunan permasalahan yang ingin diangkat.
3. Studi Pustaka
Pada langkah ini digali pemikiran teoritis yang kemudian di tuangkan dalam kebutuhan riil sistem yang telah di identifikasi pada survey lapangan. Literature bersumber dari buku, jurnal penelitian, dan juga dari penelitian mahasiswa yang telah lulus.
4. Perumusan Masalah
Perumusan masalah disusun berdasarkan latar belakang yang ada. Kemudian di tentukan metode yang tepat dalam penyelesaian masalah tersebut.
5. Tujuan Penelitian
Setelah merumuskan permasalahan dan menentukan studi kasus yang diangkat dalam penelitian, maka langkah selanjutnya menentukan tujuan penelitian. 6. Identifikasi Variabel
Dalam penyelesaian permasalahan, variabel-variabel yang digunakan adalah variabel terikat dan variabel bebas.
7. Pengumpulan Data
Aktivitas pengumpulan data meliputi data-data yang berkaitan dengan penelitian yang bersumber dari perusahaan yaitu data primer dan sekunder.
8. Perencanaan Aktivitas Distribusi Metode Perusahaan
Pada bagian ini berisi perencanaan aktivitas distribusi metode perusahaan pada bulan Januari 2011 – Desember 2011
9. Biaya Distribusi Perusahaan (TC)
Bagian ini menghitung Biaya Distribusi perusahaan berdasarkan kondisi riil yang diterapkan oleh perusahaan.
10. Menghitung Economic Order Quantity (EOQ) Dan Safety Stock (SS). Pada bagian ini menerapkan usulan dengan menggunakan metode DRP, dimana perhitungannya menggunakan data permintaan yang dikumpulkan yaitu pada bulan Januari 2011 – Desember 2011. Pengolahan data dengan metode DRP dimulai dengan perhitungan Safety Stock (SS) untuk mengetahui batasan
inventory agar tidak terjadi stock out. Kemudian dilakukan perhitungan
Economic Order Quantity (EOQ) untuk mengetahui berapa jumlah produk
yang harus disediakan baik oleh masing – masing warehouse. Formulasi Safety Stock adalah :
L . D -B S= Reorder Point: L Z DL B= + α
σ
Dimana : S = Safety Stock B = Titik reorder D = Rata - rata demand L = Lead timeEOQ ditentukan dengan melihat dengan melihat demand bulanan tiap item
pada masing-masing distributor. Nilai EOQ dirumuskan :
H C Rm 2
EOQ= × ×
11. Perencanaan Aktivitas Distribusi Metode DRP
Penyusunan DRP pada warehouse diawali dengan input berupa permintaan historis, safety stock, lead time, dan persediaan pada masing-masing
warehouse. Distribusi Requirement Planning item ditabulasikan sebagai
berikut :
Tabel 3.1 Hasil Analisa Per hitungan DRP untuk tiap Warehouse
X Distribution Center
On Hand Balance : Lead Time : Safety Stock : Order Quantity :
Past Due Period 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross Requirement Schedule Receipts Projected On Hand Net Requirements
Planned Order Receipts
Planned Order Release
Langkah-langkah Distribution Requirement Planning sebagai berikut: Langkah-langkah Perhitungan DRP dapat ditentukan dengan rumus berikut: a. Requirement Demand.
b. Net Requirement = (Gross Requirement + Safety Stock) - (Scheduled Receipt + Projected On Hand periode sebelumnya). Nilai Net Requirement
c. Planned Order Receipt adalah rencana penerimaan produk sebesar order quantity policy yang ditetapkan, pada waktu yang sama dengan terjadinya
Net Requirement.
d. Planned Order Release adalah rencana pelepasan pesanan ke level
distribusiyang lebih tinggi, diperoleh dari (Periode Planned Order
Receipt- Lead Time).
e. Di hitung projected on hand pada periode tersebut:
Projected on hand = (Projected On Hand Periode Sebelumnya + Schedule
Receipt + Planned Order Receipt) - (Gross Requirement).
12. Biaya distribusi dengan metode DRP (TC’)
Pada bagian ini menghitung Biaya Distribusi perusahaan berdasarkan hasil perhitungan dengan metode DRP.
13. Metode DRP dipilih
Pada bagian ini metode DRP dipilih karena menghasilkan biaya distribusi yang terkecil yang nantinya akan digunakan untuk melakukan perencanaan aktivitas distribusi untuk bulan Januari 2011 – Desember 2011.
14. Membuat Diagram Pencar
Pada bagian ini membuat diagram pencar dari data historis permintaan bulan Januari 2011 – Maret 2012 yang nantinya akan digunakan untuk mengetahui pola data permintaan historis, dimana hasil pola tersebut digunakan untuk menentukan model atau metode peramalan.
15. Peramalan
Hal yang terpenting adalah menentukan metode mana yang harus digunakan untuk masing-masing keadaan dan seberapa banyak modifikasi yang
diperlukan untuk memasukkan perkiraan pribadi sebelum pendugaan digunakan sebagai dasar untuk merencanakan kegiatan mendatang. Setiap metode peramalan akan memberikan hasil yang berbeda-beda untuk suatu keadaan yang sama. Metode peramalan yang baik adalah metode yang menghasilkan penyimpangan sekecil mungkin antara peramalan dengan data aktual. Adapun model-model peramalan permintaan yang dapat digunakan adalah Simple Average, Single Exponential Smoothing, dan Double
Exponential Smoothing.
16. Menghitung Mean Square Error (MSE)
Pada bagian ini menghitung Mean Square Error dari model-model peramalan yang digunakan.
Mean Square Error ( MSE):
n Y Y MSE n t t t
∑
= − = 1 2 ^ Dimana : Yt = Data aktual t ^ Y = Hasil peramalan n = Jumlah periode 17. Memilih MSE TerkecilPada bagian ini dipilih Mean Square Error (MSE) terkecil dari tiap-tiap model peramalan. Metode peramalan yang baik adalah metode peramalan yang mempunyai nilai kesalahan terkecil. Banyak metode peramalan menimbulkan permasalahan tentang bagaimana mengukur kesesuaian suatu metode terhadap suatu ukuran data yang diberikan. Keputusan menggunakan
suatu metode peramalan tergantung dari pengukuran forecast error. Hasil peramalan memberikan forecast error terkecil, akan dipilih. Untuk menentukan nilai kesalahan dan peramalan, digunakan Mean Square Error. 18. Verifikasi Dengan Moving Range Chart (MRC)
Pengujian ini dilakukan dengan menggunakan metode MRC (Moving Range
Chart). Tujuannya adalah untuk memeriksa peramalan-peramalan yang telah
dilakukan, apakah data hasil peramalan sudah dalam kondisi yang terkecil atau belum. Fungsi peramalan yang terpilih dapat dipergunakan, apabila semua titik berada dalam batas kontrol. Tetapi bila mendapatkan suatu titik tak terkendali (out of control) sewaktu memeriksa peramalan, maka akan dicari peramalan yang baru. Hal ini membuktikan bahwa metode peramalan tersebut tidak cocok untuk digunakan.
19. Penerapan metode peramalan yang dipilih
Metode peramalan yang dipilih yaitu yang memiliki nilai mean square error terkecil, sehingga metode tersebut untuk selanjutnya digunakan dalam proses peramalan.
20. Menentukan Peramalan Demand Bulanan
Meramalkan permintaan bulanan dapat memakai program Win QSB sehingga dapat diperoleh MSE demand bulanan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan parameter dilakukan dengan menyediakan stock pengaman (safety
stock) untuk masing-masing item pada masing-masing warehouse.
21. Menghitung Economic Order Quantity (EOQ), Safety Stock (SS)
Pada bagian ini mengitung Economic Order Quantity (EOQ) untuk mengetahui berapa jumlah produk yang harus disediakan baik oleh masing –
masing warehouse, Safety Stock (SS) untuk mengetahui batasan inventory agar tidak terjadi stock.
22. Perencanaan Aktivitas Distribusi Metode DRP
Pada bagian ini merencanakan aktivitas distribusi dengan metode DRP untuk mengetahui penjadwalan distribusi produk ke warehouse.
23. Hasil dan Pembahasan
Dilakukan analisa terhadap sistem distribusi dengan menggunakan DRP. 24. Kesimpulan dan Saran
Tahapan terakhir yang dilakukan adalah penarikan kesimpulan dan saran dari keseluruhan tahap yang telah dilalui. Kesimpulan harus dapat mengungkapkan hal-hal pokok yang diperoleh dari intisari penelitian. Sedangkan saran ditujukan untuk memberikan petunjuk bagi pengembangan dari penelitian sejenis yang terkait yang mungkin akan dilakukan.
25. Selesai
3.4 Metode Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer berupa hasil penelitian lapangan dan wawancara kepada pihak PT. Anggara Cipta Citra mengenai penelitian, sedangkan data sekunder adalah hasil dokumentasi dengan cara mengutip dari data file perusahaan, antara lain data historis permintaan, data persediaan produk, data lead time, data biaya simpan, biaya kirim dan kota tujuan.
3.5 Metode Pengolahan Data
Bahwa dari hasil pengumpulan data dalam penelitian yang dilakukan didapat pengolahan data sebagai berikut :
1. Menghitung biaya perencanaan aktivitas distribusi perusahaan
Pada bagian ini berisi perencanaan aktivitas distribusi metode perusahaan pada bulan Januari 2011 – Desember 2011.
2. Menetukan lot pemesanan
Menentukan lot size yang sesuai dengan memperhatikan demand dari
warehouse.
3. Saluran distribusi produk
Pada bagian ini merencanakan aktivitas distribusi dengan metode DRP untuk mengetahui penjadwalan distribusi produk ke warehouse pusat.
4. Distribution Requirement Planning tiap item ditabulasikan sebagai berikut :
X Distribution Center
On Hand Balance : Lead Time :
Safety Stock : Order Quantity :
Past due Period 1 2 3 4 5 6 7 8 Gross Requirement Schedule Receipts Projected On Hand Net Requirements Planned Order Receipts
Planned Order Release
Langkah-langkah Perhitungan DRP dapat ditentukan dengan rumus berikut: a. Requirement Demand.
b. Net Requirement = (Gross Requirement + Safety Stock) - (Scheduled Receipt + Projected On Hand periode sebelumnya). Nilai Net
Requirement yang dicatat adalah yang bernilai positif.
c. Planned Order Receipt adalah rencana penerimaan produk sebesar order quantity policy yang ditetapkan, pada waktu yang sama dengan terjadinya
Net Requirement.
d. Planned Order Release adalah rencana pelepasan pesanan ke level
distribusi yang lebih tinggi, diperoleh dari (Periode Planned Order
Receipt- Lead Time).
e. Di hitung projected on hand pada periode tersebut:
Projected on hand = (Projected On Hand Periode Sebelumnya + Schedule
Receipt + Planned Order Receipt) - (Gross Requirement).
5. Menghitung biaya perencanaan aktivitas disribusi
Metode Distribution Requirement Planning periode tahun 2011 (biaya distribusi metode DRP).
6. Membandingkan biaya distribusi metode perusahaan dengan metode DRP jika biaya distribusi ‘ < biaya distribusi metode usulan diterima
biaya distribusi ‘ > biaya distribusi, analisa dan pembahasan 7. Analisa hasil Penelitian
Bagian ini merekap hasil pengolahan data dengan metode perusahaan dan metode DRP. Guna memutuskan metode mana yang sebaiknya digunakan perusahaan.