Penyesuaian Ijasah
MINUTASI PUTUS SISA
MASUK
MINUTASI PUTUS SISA
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Pengadilan Negeri Bogor Kelas IB 382 347 78 1446 1366 80 24 2. Administrasi Umum a. Bagian Umum 1. Pengurusan Surat.
Ialah proses kegiatan pengelolaan surat sejak diterima, diarahkan, dicatat di unit kearsipan sampai diterima di unit pengolah dan sejak surat ditandatangani dan unit pengolah sampai dikirimkan oleh unit kearsipan.
2. Surat Dinas.
Ialah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan dan menerima informasi kepada dan dari pihak lain baik perorangan / swasta maupun dinas yang dibuat oleh atau ditujukan kepada Pengadilan Negeri Bogor.
Selama tahun 2013 Pengadilan Negeri Bogor telah menerima Surat Dinas sebanyak …. surat dan surat dinas keluar sebanyak …. surat;
A. Prinsip Pengurusan Surat
1. Semua surat masuk maupun keluar harus melalui unit kearsipan pada unit organisasi dan UPT dilingkungan Pengadilan Negeri Bogor.
2. Semua surat – surat yang masuk akan disampaikan kepada alamat yang sesungguhnya dengan menggunakan lembar pengantar.
3. Surat – surat yang pengolahannya perlu pertimbangan dari unit pengolah yang lain, penyampaiannya harus melalui Tata Usaha Unit pengolah yang bersangkutan.
B. Kepengurusan di Unit Kearsipan
Unit Kearsipan yaitu Unit yang bertugas melaksanakan pengendalian atau pencatatan surat, baik surat masuk maupun surat keluar, serta mengelola arsip inaktif.
Unit Kearsipan terdiri dari: 1. PENERIMA
LAPORAN TAHUN 2014
Yaitu petugas yang melaksanakan penerimaan (menerima) surat masuk. 2. PENGARAH
Yaitu petugas yang menentukan kode klasifikasi surat dan mengarahkan kepada Unit Pengolah surat mana yang harus disampaikan.
3. PENATA ARSIP
Yaitu petugas yang melaksanakan penyimpanan dan pemeliharaan arsip. 4. PENGIRIM
Yaitu petugas yang melaksanakan pengiriman surat keluar. C. Kepengurusan di Unit Pengolah
Unit Pengolah adalah unit yang bertugas melaksanakan pengolahan masalah yang tercantum dalam surat dan mencipta surat keluar.
Unit Pengolah terdiri dari:
1. Tata Usaha Pengolah (TU Pengolah)
Yaitu petugas yang melaksanakan, menerima, mencatat menyampaikan dan menyimpan surat – surat dilingkungan unit pengolah.
2. Pimpinan Pengolah (Pengolah)
Yaitu Pejabat yang memberikan instruksi / perintah pada pelaksanaan yang dituangkan pada Lembar Disposisi.
3. Pelaksanaan Pengolah (Pelaksana)
Yaitu petugas yang melaksanakan pengolahan surat atas dasar disposisi dari Pimpinan.
Untuk pengurusan Surat dibedakan dalam: a. Pengurusan Surat Masuk.
b. Pengurusan Surat Keluar. D. Pengurusan Surat Masuk
Pengurusan Surat Masuk yang dimaksud disini yaitu pengurusan surat yang sejak diterima di Unit Kearsipan oleh Petugas Penerima surat sampai pada pengolah surat di Unit Pengolah. Pada Dasarnya semua surat masuk baik yang boleh dibuka maupun yang tidak boleh dibuka disampaikan melalui satu pintu pada Unit Kearsipan dan diterima oleh petugas Penerima surat.
E. Kegiatan Unit Kearsipan dalam Pengurusan Surat Masuk 1. Penerimaan Surat Masuk (Penerima)
Surat masuk diterima oleh petugas penerima di Unit Kearsipan dan petugas penerima berkewajiban melaksanakan hal – hal sebagai berikut:
a. Menerima dan meneliti kebenaran alamat surat dan mengembalikan surat yang salah alamat.
b. Membubuhkan paraf, jam dan tanggal saat surat diterima pada tanda terima sebagai tanda bukti penerimaan surat.
LAPORAN TAHUN 2014
c. Menyortir dan memisah – misahkan surat kedalam kelompok surat dinas dan surat pribadi.
d. Mengatur / menyusun surat kedalam setiap alamat / tujuan (berdasarkan penanganan masing – masing).
e. Menyampaikan semua surat yang telah disortir dan diteliti kepada Pengarah masing – masing.
(Kegiatan penerima dalam pengurusan surat – surat masuk baik penting, biasa maupun rahasia tidak ada perbedaan).
2. Pengarahan Surat Masuk (Pengarah)
Setelah Pengarah menerima surat dari petugas penerima, maka Pengarah berkewajiban melakukan hal – hal sebagai berikut:
a. Membuka, membaca dan meneliti kelengkapan surat serta sekaligus menentukan kualifikasinya apakah surat tersebut termasuk surat penting atau surat biasa.
b. Menentukan dan mencantumkan kode masalah serta pengarahannya kemana surat tersebut disampaikan pada sudut kiri bawah ke arah ketinggian surat dengan pensil.
c. Meneliti / menentukan penyampaian untuk surat tertutup (surat rahasia). d. Menyerahkan surat – surat yang telah ditentukan kode dan pengarahannya
kepada Pencatat.
3. Pencatatan Surat Masuk (Pencatat)
Setelah pencatat menerima surat yang telah diberi kode dan pengarahan dari Pengarah maka pencatat berkewajiban melaksanakan hal – hal sebagai berikut: a. Mencatat surat biasa dan surat tertutup (Rahasia) pada lembar pengantar
surat;
b. Menyerahkan surat – surat yang telah selesai dicatat 4. Penyampaian Surat Masuk
Setelah penghantar menerima surat yang sudah dicatat, maka Penghantar melaksanakan hal – hal sebagai berikut:
a. Menyampaikan surat yang telah dicatat kepada Unit Pengelola disertai lembar pengantarnya;
b. Menerima lembar pengantar yang telah diparaf oleh petugas unit pengolah; c. Menyerahkan lembar pengantar yang telah diparaf oleh unit pengolah
kepada Penata Arsip 5. Penyimpanan (Penata Arsip)
LAPORAN TAHUN 2014
b. Menerima lembar pengantar yang telah diparaf oleh Unit Pengolah dan penghantar dan selanjutnya disimpan berdasarkan pada Unit Pengolah / Penerima surat dan tanggal penyampaian surat.
F. Kegiatan Unit Pengolah Dalam Pengurusan Surat Masuk 1. Tata Usaha Pengolah (TU Pengolah)
a. Menerima surat dan lembar pengantar dari penghantar (Unit Kearsipan); b. Meneliti Kelengkapan surat dengan apa yang tertulis dalam lembar
penghantar;
c. Menyampaikan surat kepada Pimpianan Pengolaha dengand disertai Lembar Disposisi’
d. Menerima kembali surat dari Pimpinan yang telah ada disposisinya atau instruksi (perintah) Pimpinan tentang pelaksanaan yang menyangkut isi surat;
e. Menyampaikan surat dan disposisi asli kepada pelaksana yang ditunjuk oleh Pimpinan untuk mengolah surat tersebut;
2. Pimpinan Pengolahan (Pimpinan)
a. Menerima surat yang telah dilampiri lempar disposisi dari Tata Usaha Pengolah;
b. Memberi disposisi pada lembar disposisi yang telah tersedia berkaitan dengan isi surat kepada siapa disposisi tersebut ditujukan dengan mencantumkan tanggal penyelesaiannya;
c. Menyerahkan kembali surat dan disposisinya kepada Tata Usaha Pengolah; 3. Pelaksana Pengolah
a. Menerima surat dan lembar disposisi dari Tata Usaha Pengolah, serta membubuhkan paraf sebagai tanda terima pada lembar disposisi;
b. Melaksanakan pengolahan berdasarkan isi disposisi;
c. Menyerahkan surat dan lembar disposisi kepada Tata Usaha Pengolah setelah selesai pemrosesannya, untuk disimpan di Tata Usaha Pengolah. G. Pengurusan Surat Keluar.
Dalam pengurusan surat keluar dibagi menjadi dua tingkat Unit Kegiatan a. Kegiatan pada Unit Pengolah;
b. Kegiatan pada Unit Kearsipan.
H. Pengurusan Surat Keluar Penting dengan Unit Pengolah sebagai Pengendali dan Pemberi Kode Nomor Surat.
1. Kegiatan pada Unit Pengolah
a. Pelaksana menyampaikan konsep dalam naskah yang telah tersedia dan menyampaikan kepada Pimpinan untuk mendapat paraf persetujuan;
LAPORAN TAHUN 2014
b. Setelah mendapat persetujuan dari Pimpinan naskah disampaikan kepada TU Pengolah untuk mendapatkan tanggal, nomor kode surat dan sekaligus pengetikannya;
c. Setelah pemberian nomor / kode surat dan pengetikan net surat dan naskah disampaikan kepada Pimpinan untuk mendapatkan tanda tangan; d. Setelah surat ditandatangani Pimpinan, TU Pengolah menyampaikan
naskah, surat, dan tembusan kepada Unit Kearsipan dalam hal ini petugas pengiriman untuk disampaikan kepada alamat yang dituju;
e. Menerima kembali naskah surat, dan pertinggal surat setelah petugas pengiriman membubuhkan paraf tanda terima / tanda telah dikirimkannya surat tersebut kepada alamat yang dituju dibelakang pertinggal surat; f. Menyimpan naskah, dan pertinggal surat setelah disatukan menurut
ketentuan yang berlaku. 2. Kegiatan pada Unit Kearsipan
a. Unit Kearsipan dalam hal ini petugas pengiriman menerima naskah, surat, tembusan – tembusan surat, beserta pertinggal surat
b. Petugas pengiriman meneliti kelengkapan dan kebenaran dari semua data yang disampaikan;
c. Membubuhkan paraf / tanda telah dikirim pada belakang pertinggal surat dan mengembalikan naskah, dan pertinggal kepada unit Pengolah;
d. Mengirimkan surat ke alamat yang dituju dengan Lembar Pengantar
e. Menerima kembali Lembar Pengantar yang telah diparaf oleh penerima surat dan menyerahkan kepada Penata Arsip
f. Penerima Arsip menerima lembar pengantar dari petugas pengiriman untuk selanjutnya menyimpannya menurut ketentuan yang berlaku.
Pengadilan Negeri Bogor pada tahun 2013 dalam melaksanakan pengaturan administrasi persuratan pada Bagian Umum telah terlaksana dengan baik dan sesuai dengan juklak seperti diatas.