MODEL SISTEM PERUSAHAAN & PENDEKATAN SISTEM
2. Model naratif 3. Model Grafik
4. Model Matematika
Penjelasan untuk masing-masing model adalah sebagai berikut : 1.Model Fisik
Adalah penggambaran entitas atau aktivitas dalam bentuk 3 dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis misalnya : maket pusat perbelanjaan atau prototype mobil baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya, investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihat sesuatu hal dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya atau menggunakannya dalam pemecahan masalah
2.Model Naratif
Ada satu jenis model yang digunakan manajer setiap harinya, namun jarang dikenali sebagai suatu model. Ini adalah model naratif, yang menggambarkan
entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling populer
3.model grafik
Jenis model lain yang terus digunakan adalah model grafik. Model grafik mengambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisi grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (Data flow diagram) adalah contohnya.
Contoh
Gambar Bagan Arus Pesanan
Penjualan Edit Pesanan Penjualan Memasukkan data Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan Menyiapkan Laporan Pesanan Penjualan Laporan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan File Historis Pesanan Penjualan
4.model matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus/ persamaan matematika adalah suatu model matematika.
Contoh model matematik yang digunakan untuk menghitung Kuantitas Pemesanan Ekonomis ( Economic Order Quantity – EOQ) menggunakan rumus :
EOQ =
√
2 P SM
Dimana : P adalah biaya pembelian per unit (dalam rupiah) S adalah penjualan tahunan (dalam unit)
M adalah biaya penyimpanan per unit untuk 1 tahun (dalam rupiah) Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang berkaitan dengan pemyimpanan barang seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Tiap jenis model rinciannya dapat berbeda. Model fisik menggambarkan bentuk objek yang ingin dipelajari. Narasi dapat diolah menjadi ikhtisar. Diagram hanya dapat menunjukkan hubungan-hubungan utama, dan persamaan matematika berisi unsur-unsur primer / rumus-rumus perhitungan.
Ke empat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari bentuk, kata-kata, grafik, dan rumus matematika.
Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat. Tidak ada model yang sehebat itu. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya di dasarkan atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
model sistem umum
Model sistem umum perusahaan merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem.
Menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi proses transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan.
% Sistem Lingkaran tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Umpan balik terdiri dari informasi, mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai
Sumber Daya Input Sumber Daya Output Proses Transformasi
dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik. Informasi dikumpulkan dari semua elemen sistem fisik.
& Sistem lingkaran terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan yang diperlukan dalam sistem. Perusahaan mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem / bangkrut.
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme ini dinamakan pengolah informasi. Gambar dibawah ini menyertakan tambahan pengolah informasi dalam sistem perusahaan yang dalam pembahasan ini pengolah informasi adalah komputer.
Dimensi – dimensi Informasi
Sumber Daya Input Sumber Daya Output Proses Transformasi Sumber Daya Input Sumber Daya Output Proses Transformasi
Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi, yang terdiri dari :
1. Relevansi
Informasi memilikirelevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada.
2. Akuransi
Idealnya semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, menuntut ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain seperti ramalan ekonomi jangka panjang atau laporan statistik sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan.
3. Ketepatan waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.
4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi – dimensi informasi yang ia perlukan, jika perlu, analis sistem dapat membantu pendekatan yang dilakukan terhadap manajer.
Standar
Agar manajer dapat malakukan pengendalian atas bagian . yang menjadi tanggung jawabnya maka diperlukan dua unsur. Pertama : harus ada informasi yang menggambarkan apa yang sedang dicapai bagian tersebut. Kedua : harus ada standar kinerja yang mencerminkan apa yang harus dicapai bagian tersebut.
Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Jadi Standar adalah ukuran kinerja yang dapat diterima.
Contoh Penggunaan Model SistemUmum Pada Pasar Swalayan.
Semua Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus Utama adalah Material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual.
Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan. Untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti.
Sejumlah kecil mesin digunakan disebuah pasar swalayan. Alat pembaca Barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas. Tetapi terdapat juga mesin-mesin lain dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator dan telepon. Selain itu sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual.
Arus uang ke pasar swalayan disediakan olah para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai, dan pemilik. Proses Transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Proses tersebut juga mencakup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong daging, dan mungkin memanggang roti dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi.
Elemen Manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca barcode dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data kekantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan dan sebagainya.
Standar kinerja pasar swalayan ditetapkan bersama oleh kantor pusat dan manajer toko. Standar kinerja dalam bentuk kuota penjualan, mengenai tingkat penjualan yang harus dicapai. Manajer menerima sejumlah laporan yang menunjukkan barang mana yang laku dan barang mana yang tidak laku. Manajer
menanggapi laporan ini dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer menbuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen masalah harus ada. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan.
Langkah-langkah Pendekatan Sistem untuk membantu pemecahan masalah yang selanjutnya dapat diambil keputusan terbaik terhadap penyelesaian masalah.
Langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk mengelompokkan beragam keputusan yang harus dibuat dalam proses pemecahan satu masalah. Tiap tahap dalam upaya definisi dan solusi memerlukan sedikitnya satu keputusan.
Pendekatan sistem dan Computer Base Information System.
Sistem informasi berbasis komputer dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support system) ketika menerapkan pendekatan sistem. Subsistem CBIS seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar, atau aplikasi otomatisasi kantor dapat memberikan dukungan untuk suatu keputusan.
Pendekatan sistem berfungsi sebagai jembatan antara masalah dan CBIS, memberikan suatu kerangka kerja untuk beragam keputusan.
Langkah 1 : Memandang Perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2 : Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Langkah 5 : Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.
Langkah 6 : Mengidentidfikasi solusi alternatif Langkah 7 : Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8 : Memilih solusi terbaik Langkah 9 : Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10 : Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu Efektif
!
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Manajer harus mampu melihat perusahaan sebagai suatu sistem. Sistem tersebut terdiri dari subsistem-subsistem yang saling terkait untuk mencapai tujuan tertentu
Langkah 2 : Mengenal Sistem Lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting. Delapan elemen lingkungan memerikan cara efektif yang menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.
Langkah 3 : Mengidentifikasi SubSistem Perusahaan
Subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi. Yang paling mudah dilihat manajer adalah bidang-bidang fungsional ataupun tingkatan manajemen.
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem tersebut dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analis kemudian bergerak menuruni hierarki sistem, tingkat demi tingkat.
Apakah subsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar atau menjalankan fungsinya dengan benar ? Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem ? Tujuan dari analisis Top Down ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan terjadi.
Langkah 5 : Menganalisis bagian – bagian sistem dalam suatu urutan tertentu. Ketika manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan, dimana tercermin prioritas tiap elemen dalam proses pemecahan masalah. Misal, masalah pada
Bidang Fungsional Direktur Utama Subsistem Pemasaran Subsistem SDM Subsistem Sist.Informasi Subsistem Keuangan Subsistem Manufaktur
Tingkat Perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian Manajemen
suatu elemen tidak dapat dipecahkan jika terdapat masalah pada elemen sebelumnya.
Langkah 6 : Mengidentifikasi berbagai Alternatif Solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreatifitas dan intuisi juga berperan penting. Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi menerima bantuan dari manajer lain. Para pemecaah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran, suatu kegiatan informal dimana para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka lalu di diskusikan.
Sebagai contoh bagaimana berbagai solusi di identifikasi, misal permasalahannya adalah komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas perusahaan yang semakin meningkat. Terdapat 3 solusi alternatif :
1. Menambah lebih banyak peralatan pada komputer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya
2. Mengganti komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar
3. Mengganti komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal dari komputer-komputer yang lebih kecil.
Langkah 7 : Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus dievaluasi menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah. Ukuran dasarnya adalah seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya. Contoh : Evaluasi berbagai alternatif dari permasalahan pada langkah sebelumnya yaitu komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas perusahaan yang semakin meningkat.
Solusi
Evaluasi
Alternatif 1 Meningkatkan sistem yang
ada
Alternatif 2 Memasang komputer besar
Alternatif 3 Memasang Jaringan Komputer
Keuntungan
1. Kenaikan kecil dalam biaya operasi
2. Tidak diperlukan pelatihan pemakai
3. Memberikan keamanan data maksimal
1. Sangat responsif pada permintaan informasi 2. Keamanan data baik
3 Mudah mengadaptasi kebutuhan pemakai
1. Biaya operasi sedikit menurun
2. Sedikit pengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai
Kerugian
1.Kurang responsif terhadap permintaan informasi 2.Tidak mudah mengadaptasi
perubahan kebutuhan pemakai
1. Kenaikan biaya operasi
2. Diperlukan banyak pelatihan pemakai
1. Perlu pelatihan pemakai
2. Menimbulkan masalah keamanan data
Langkah 8 : Memilih Solusi Terbaik
Setelah mengevaluasi berbagai alternatif selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang paling baik.
Terdapat 3 cara identifikasi dalam memilih alternatif terbaik yaitu :
1. Analisis; yaitu mempertimbangkankonsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.
2. Penilaian; yaitu proses mental atau kesiapan seorang manajer bila diambil satu alternatif
3. Tawar Menawar; yaitu negosiasi antara berbagai manajer Langkah 9 : Manerapkan Solusi
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik, solusi tersebut perlu ditarapkan.
Langkah 10 : Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi tersebut efektif. Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi untuk mencapai kinerja yang direncanakan. Jika solusi kurang dari yang diharapkan maka tahap pemecahan masalah perlu ditelusuri ulang.
1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense), walaupun teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami masalah sebelum mencoba untuk memecahkannya, dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.
2. Pendekatan sistem hanyalah suatu cara untuk memecahkan masalah. Jika anda mengamati para manajer ketika mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan. Inilah yang dipelajari Daniel J. Isenberg, seorang profesor dari Harvard University, saat ia meneliti perilaku pemecahan masalah dari belasann eksekutif. Ia menemukan bahwa :
…mereka jarang berfikir menurut cara yang biasa dipandang orang sebagai “rasional”, yaitu mereka jarang secara sistematis memformulasi tujuan, menilainya, mengevaluasi kemungkinan cara-cara alternatif untuk mencapainya, dan memilih jalur yang memaksimumkan pendapatan. Sebaliknya para manajer sering memotong perencanaan analisis bersama yang ketat terutama ketika mereka menghadapi masalah yang sulit, baru atau sangat berbelit. Ketika mereka menggunakan analisis untuk waktu yang lama, selalu digabungkan dengan intuisi.
Pendekatan sistem memberikan suatu kerangka untuk memahami proses pemecahan masalah, tanpa memandang apakah proses tersebut diikuti secara sistematis.
3. Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar. Metodologi adalah cara yang telah ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu. Pendekatan sistem merupakan metodologi dasar dalam bidang komputer.