Disusun Oleh :
C. Noviana Krisbiyanti, S.Kom
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER
STMIK DUTA BANGSA SURAKARTA
BAB I
PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
! "
Informasi merupakan salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting saat bisnis menjadi lebih rumit dan kemampuan komputer terus berkembang.
Hasil dari proses komputer berupa informasi digunakan oleh para manajer, non manajer, dan orang-orang atau organisasi dalam lingkungan perusahaan. Manajer terdapat disemua tingkatan dalam perusahaan. Ketika para manajer melaksanakan fungsi-fungsi manajernya, mereka menambah keahlian komunikasi dan pemecahan msalah dengan pengetahuan tentang komputer dan informasi.
fisik tersebut dengan menggunakan sistem konseptual berupa informasi. Sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem fisik perusahaan serta lingkungannya.
Komputer mula-mula digunakan sebagai sistem informasi akuntansi tetapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai suatu sistem informasi manajemen. Selanjutnya perhatian meluas pada bidang seperti sistem pendukung keputusan, kantor virtual, dan sistem berbasis pengetahuan. Kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer
Para ahli manajemen sering mengatakan bahwa: “Jika seorang manajer memandang organisasi/perusahaan sebagai suatu sistem. Hal itu akan membuat pemecahan masalah lebih mudah dan efektif.”
SISTEM
Adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Suatu organisasi/ perusahaan cocok dengan definisi ini.
Organisasi terdiri dari sejumlah sumber daya utama yang dikelola oleh manajer agar dapat digunakan dengan cara yang paling efektif demi tercapainya suatu tujuan tertentu yang ditentukan oleh pemilik / manajer.
Terdapat lima jenis sumber daya yang dikelola manajer, yaitu : 1. Manusia
2. Material 3. Mesin
4. Money (uang) 5. Informasi
Sistem konseptual menyediakan informasi yang menggambarkan keadaan sistem fisik perusahaan dan lingkungannya
SISTEM terdiri dari 3 elemen utama, yaitu : 1. input
2. proses/ transformasi 3. output
Misal sebuah sistem pendingin ruangan /AC, mendapatkan inputnya dari perusahaan listrik dan menyediakan udara dingin bagi gedung atau ruang yang dipanasinya.
Sistem produktifitas kerja karyawan, dengan tenaga sebagai inputnya. Bekerja sebagai proses transformasi sehingga menghasilkan input berupa gaji.
SUB SISTEM
Sebenarnya hanyalah sistem didalam suatu sistem. Ini berarti sistem berada pada lebih dari satu tingkat.
Contoh : input Transformasi output
Sistem
Subsistem C Subsistem
B Subsistem
A
Sub subsistem A1.
Sub subsistem A2.
Subsubsistem A3.
Sistem Mobil
… Rangka
Mesin
Karburator
Generator
Bahan Bakar
SUPER SISTEM
Jika suatu sistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar, sistem yang lebih besar itulah yang disebut super sistem.
Contoh :
Sistem pemerintahan kota (pemkot) adalah suatu sistem, tetapi juga merupakan bagian dari sistem yang lebih besar- yaitu sistem pemerintah propinsi.
Pemerintah propinsi adalah supersistem dari pemerintah kota dan juga merupakan subsistem dari pemerintah nasional.
Contoh
Sistem yang terjadi dalam masyarakat dapat dilihat dalam gambar dibawah ini.
Siapakah yang bertugas sebagai pengendali dalam sebuah sistem perusahaan ? Manajer adalah elemen pengendali dalam sistem, menjaga sistem agar terus berjalan dan memastikan bahwa bergerak menuju tujuannya, yaitu tujuan perusahaan.
PemNas
PemProp
PemKot
Apakah perbedaan mendasar antara data dan informasi ?
terdiri dari fakta-fakta dan angka yang relatif tidak berarti bagi pemakai Contoh Data jumlah jam kerja tiap pegawai.
Saat data diproses, ia dapat dirubah menjadi informasi. Jika jam kerja tiap pegawai dikalikan dengan upah perjam maka didapat pendapatan kotor. Jika angka pendapatan kotor tiap pekerja dijumlahkan maka menjadi total biaya gaji seluruh karyawan perusahaan. Jumlah total biaya gaji dapat menjadi informasi bagi pemilik perusahaan.
Informasi
adalah data yang telah diproses / data yang memiliki arti.Contoh angka pendapatan kotor pegawai dijadikan informasi bagi tiap pegawai.
Tiap angka menyatakan berapa uang atau gaji yan mereka dapatkan minggu atau bulan lalu. Bagi pemilik perusahaan, angka pendapatan kotor peawai tersebut menjadi data.
Pemilik ingin mengetahui total biaya gaji perusahaan maka angka individual data pendapatan kotor per pegawai harus diproses untuk menghasilkan jumlah biaya gaji.
Perubahan Data menjadi Informasi dilakukan oleh pengolah Informasi Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem konseptual. Pengolah informasi dapat meliputi : Elemen komputer, elemen non komputer serta kombinasi keduanya. Informasi sendiri berasal dari sumber-sumber Internal maupun lingkungan eksternal yang digunakan dalam membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
Sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat, dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyatannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis komputer.
Komputer mula-mula digunakan sebagai sistem informasi akuntansi [SIA] tetapi kemudian disadari memiliki nilai potensial sebagai sistem informasi manajemen [SIM]. Selanjutnya perhatian meluas pada bidang seperti Sistem penunjang keputusan [SPK/DSS-Decission Support System]. Kantor virtual[Virtual Office] dan sistem berbasis pengetahuan [Knowledge Based System]. kelima bidang aplikasi ini membentuk sistem informasi berbasis komputer [Computer Based Information System/CBIS]
Suatu model sistem informasi berbasis komputer
Bagaimana subsistem Computer Based Information System [CBIS] digunakan dalam memecahkan masalah.
Masalah
Keputusan
Pemecah an masalah
informasi
Sist.Informasi Berbasis komputer [CBIS]
S I A S I M S P K
Untuk mencapai tujuan masing-masing sistem memiliki kebutuhan sumber daya informasi. Kebutuhan sumber daya informasi tersebut terdiri dari subsistem :
o Sumber daya informasi o Perangkat Keras o Perangkat Lunak o Informasi dan data Sistem Informasi Akuntansi
Sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. Sistem informasi akuntansi menghasilkan beberapa informasi produk sampingan dari proses akuntansi.
Sistem Informasi Manajemen
Konsep sistem informasi manajemen adalah bahwa aplikasi komputer harus diterapkan dengan tujuan utama menghasilkan informasi manajemen/ informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer secara umum.
Sistem Penunjang Keputusan
Adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tersebut dapat berada dibagian mana pun dalam organisasi, pada tingkat manapun. SPK/ DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus. Virtual Office
Menggambarkan semua aplikasi otomatisasi kantor. Semua aplikasi ini dimaksudkan untuk mempermudah komunikasi. Aplikasi otomatisasi kantor contoh teleconferencing, voice mail, facsimili – dimaksudkan untuk memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.
Id dasar kecerdasan buatan / artificial intelegency adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.
Bagian khusus dari AI yaitu sistem pakar. Sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Dapat menyediakan bagi seorang manajer sebagian bantuan yang sama seperti yang diberikan oleh seorang konsultan manajemen. Keterbatasan sistem pakar adalah kecerdasannya tidak berkembang seiring waktu, maka satu cara untuk mengatasi keterbatasan ini adalah menggunakan jaringan saraf [neural network] yang merupakan analog matematik dan elektronik dari otak manusia, disebut juga sistem berbasis pengetahuan.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit- sub unit dariorganisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
Penghematan waktu (time saving) Penghematan biaya (cost saving) Peningkatan efektivitas (effectiveness)
Pengembangan teknologi (technology development) Pengembangan personel dalam perusahaan
Kita menggunakan istilah spesialis informasi untuk menggambarkan pegawai yang sepenuh waktu bertanggung jawab mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer.
Terdapat 5 golongan utama spesialis informasi yang terdiri dari : 1. Analis sistem
2. Pengelola database 3. Spesialis jaringan 4. Programmer 5. Operator
Para spesialis informasi bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem berbasis komputer secara tradisional. Pola kerjasama dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Analis Sistem
Bekerja sama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang sekarang ada. Analis sistem adalah pakar dalam mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumen tertulis mengenai cara komputer membantu pemecahan masalah.
Pengelola database Pemakai
Pengelola database
Analis Sistem
Spesialis Jaringan
Komputer Operator
Bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi bagi pemakai.
Database adalah kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali.
Spesialis Jaringan
Bekerja sama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar. Spesialis jaringan menggabungkan keahlian bidang komputer dan telekomunikasi.
Programmer
Menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan pemakai.
Operator
Bertugas mengoperasikan peralatan komputer yang telah diisi program yang siap dijalankan.
Akhir tahun 1970 dimulai suatu kecenderungan yang berpengaruh pada penggunaan komputer. Kecenderungan ini adalah meningkatnya minat pemakai dalam mengembangkan aplikasi komputer mereka sendiri. Nama yang diberikan untuk situasi ini adalah End Using Computing, yang berarti pengembangan seluruh atau sebagian sistem berbasis komputer oleh para pemakai.
Apa yang mendorong End User Computing [EUC]
EUC berkembang karena 4 pengaruh utama, yaitu : 1. Meningkatnya pengetahuan tentang komputer.
Berbagai tingkatan manajemen terutama ditingkat bawah mulai diisi oleh o rang-orang yang menguasai komputer.
2. Antrian jasa informasi.
3. Perangkat keras yang harganya semakin murah
Banyaknya jumlah prangkat keras yang beredar di pasar dengan harga yang relatif murah.
4. Perangkat Lunak Jadi
Baik perusahaan perangkat keras maupun perangkat lunak memproduksi perangkat lunak yang mampu melaksanakan tugas-tugas akuntansi dasar. Perangkat lunak ini menawarkan kemudahan penggunaan dan memampukan perusahaan dan pemakai individu untuk menerapkan sistem berbasis komputer.
Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tetapi terlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkatan dan bidang fungsional dalam perusahaan.
Tingkat Perencanaan
Strategis
Tingkat Pengendalian
Manajemen
Tingkat Pengendalian
Operasional
Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi Fungsi
Keuangan SDM Jasa Informasi Manufaktur Pemasaran
Tingkat Perencanaan Strategis
:seperti direktur dan wakil direktur. Menunjukkan pengaruh atas keputusan yang diambil dari seluruh organisasi selama kurun waktu tertentu.
Tingkat Pengendalian Manajemen
Tingkat Pengendalian Operasional
:seperti kepala departemen supervisor, pemimpin proyek. Bertanggungjawab menyelesaikan rencana yang telah ditetapkan oleh manajer ditingkat yang lebih tinggi.
Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh kedepan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan dicapai. Setelah paraa eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap bidang fungsional. Rencana strategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap bidang fungsional akan memberikan kontribusi pada tercapainya tujuan perusahaan
Terdapat 5 Fungsi Utama Manajer :
1. Merencanakan [plan] apa yang akan mereka lakukan
2. Mengorganisasikan [organize] untuk mencapai rencana tersebut 3. Menyusun staf organisqasi dengan sumber daya yang diperlukan [staf] 4. Dengan sumber daya yang ada, manajemen nengarahkan [direct] untuk
melaksanakan rencana.
5. Akhirnya mereka mengendalikan sumber daya, dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal [control]
Keahlian Manajer
Seorang manajer yang berhasil harus memiliki banyak keahlian, tetapi ada 2 keahlian yang mendasar yaitu :
1. Komunikasi, manajer berkomunikasi dengan bawahan atau atasan atau orang-orang lain dalam perusahaan atau luar perusahaan.
pemecahan masalah, manajer t4erlibat dalam pengambilan keputusan yaitu tindakan memilih dari berbagai alternatif tindakan.
Umumnya manajer perlu membuat keputusan ganda dalam proses memecahkan suatu permasalahan.
Keputusan sendiri merupakan suatu tindakan tertentu yang telah dipilih.
Mengelola CBIS
Walaupun banyak orang mungkin menyumbangkan keahlian khusus mereka untuk mengembangkan sistem berbasis komputer, pemakailah yang bertanggung jawab atas siklus hidup sistem / subsistem CBIS [yang terdiri dari: Perencanaan, Analisis, Rancangan, Penerapan, Penggunaan]. Sesuai dengan penekanan kita pada manajer sebagai pemakai, tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Yang menjadi manajer dari unit organisasional dimana komputer tersebut dipakai dan diterapkan, dan dapat ditempatkan dimana saja dalam perusahaan tersebut. Seiring berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan atau tetap berjalan. Ketika manajer memilih untuk memanfaatkan para spesialis informasi, manajer dan para spesialis informasi bekerja sama untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan masalah, mengidentifikasi dan mengevaluasi solusi alternatif, memilih solusi terbaik, merakit perangkat keras dan perangkat lunak yang sesuai, menciptakan database, menjaga kemutakhiran sistem.
1. Tahap Perencanaan 2. Tahap Analisis 3. Tahap Rancangan 4. Tahap Penerapan 5. Tahap Penggunaan
1
2
3 4
Sebagian besar perusahaan telah sepenuhnya tergantung pada sistem pengolah data berbasis komputer dan tidak dapat menangani transaksi satu haripun tanpanya. Sebagian perusahaan juga telah mencapai sistem yang menyediakan informasi pemecahan masalah, mempercepat arus komunikasi dan keahlian yang lain.
Siapakah para pemakai Output komputer
Komputer digunakan untuk mengolah data sehingga menghasilkan informasi yang dapat digunakan oleh beberapa pihak untuk pemecahan masalah dan mempercepat arus komunikasi. Mereka diantaranya adalah :
1. Manajer 2. Non manajer
BAB II
PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI
UNTUK KEUNGGULAN KOMPETITIF
#
Pendahuluan
Dalam upaya mencapai keberhasilan, para manajer sangat menyadari pengaruh dari lingkungan perusahaan. Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen dalam lingkungannya melalui arus sumber daya fisik maupun konseptual. Perusahaan berusaha memperoleh keunggulan kompetitif dengan mengelola arus sumber daya termasuk informasi. Penjelasan tentang strategi keunggulan kompetitif yang paling lengkap berfokus pada arus masuk dari pemasok dan arus keluar melalui saluran distribusi ke pelanggan.
Sumber daya informasi perusahaan mencakup lebih dari sekedar informasi. Sumber daya tersebut mencakup pula :
Perangkat keras (hardware) yang digunakan;
Fasilitas yang mendukung pengolahan data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk mengelola sumber daya yang lain ataupun untuk mendistribudikan informasi;
Perangkat Lunak (software)
Para spesialis informasi serta Para pemakai informasi.
Manajer pada semua tingkatan terlibat dalam perencanaan, tetapi rencana para manajer tingkat tertinggi menjangkau jauh kedepan. Rencana-rencana strategis ini menyatakan apa yang akan dicapai perusahaan dalam lima, sepuluh tahun yang akan datang atau lebih, dan menguraikan bagaimana tujuan-tujuan tersebut akan dicapai. Setelah paraa eksekutif mempersiapkan rencana strategis bagi perusahaan, rencana-rencana serupa dibuat untuk tiap bidang fungsional. Rencana strategis fungsional menggambarkan bagaimana tiap bidang fungsional akan memberikan kontribusi pada tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.
Lingkungan sangat berarti bagi perusahaan. Lingkungan adalah alasan utama keberadaan perusahaan. Pemilik perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan lingkungan tertentu, dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan dapat melaksanakan aktifitasnya. Lingkungan kemudian menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk memproduksi barang dan jasa.
Delapan Elemen Lingkungan
Gambar Delapan Elemen Lingkungan
1. Pemasok : menyediakan material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa.
2. Pelanggan : sasaran pemasaran barang dan jasa hasil produksi. Mencakup pemakai saat ini dan calon pemakai.
3. Serikat Pekerja : adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil.
4. Masyarakat Keuangan : terdiri dari lembaga-lembaga yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Contohnya meliputi bank dan lembaga peminjaman lainnya, serta perusahaan-perusahaan investasi. 5. Pemegang saham/pemilik : adalah orang yang menanamkan modal di
perusahaan dan mewakili tingkat manajemen tertinggi.
6. Pesaing : mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan. 7. Pemerintah : pada tingkat pusat, daerah dan lokal, memberikan
kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memungkinkan memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi dan dana.
Pemerintah
Pemegang Saham/pemilik
Pemasok Pelanggan
Masyarakat Keuangan
Serikat Pekerja
Masyarakat Global
Pesaing
8. Masyarakat Global : adalah wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya pada masyarakat global dengan memperhatikan lingkungan alam, menyediakan produk dan jasa yang meningkatkan kualitas hidup.
Arus Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan dihubungkan dengan elemen-elemen sumber daya melalui arus sumber daya. Sumber daya yang mencakup manusia, material, mesin, uang, dan informasi mengalir ke perusahaan dari elemen-elemen, melewati perusahaan dan kembalikepada elemen-elemen tersebut. Semua sumber daya dari lingkungan yang memasuki perusahaan akhirnya kembali kepada lingkungan.
Sebagian sumber daya mengalir lebih sering dari yang lain. Arus yang sangat sering mencakup :
- Arus informasi dari pelanggan, - Arus material kepada pelanggan - Arus uang kepada pemegang saham - Arus mesin dari pemasok, dan - Arus pekerja dari serikat pekerja Arus yang agak jarang meliputi :
- Arus uang dari pemerintah
- Arus material kepada pemasok (pengembalian barang dagangan)
- Arus pekerja kepada pesaing (prgawai yang diambil paksa oleh perusahaan lain)
Tidak semua sumber daya mengalir antara perusahaan dengan semua elemen lingkungan. Contohnya:
- Mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang saham, - Uang tidak boleh mengalir kepada pesaing,
- Material tidak boleh mengalir kepada serikat pekerja.
sebaik mungkin agar arus sumber daya dapat berjalan untuk tercapainya keunggulan kompetitif perusahaan.
Keunggulan Kompetitif
Istilah yang berkaitan dengan lingkungan yang muncul adalah keunggulan kompetitif (competitive advantage). Keunggulan kompetitif dapat dicapai melalui banyak cara, seperti :
1. Menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah, 2. menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing, 3. memenuhu kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu.
Pada bidang komputer keunggulan kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan keuntungan dipasar. Idenya adalah perusahaan tidak harus sepenuhnya mengandalkan sumber daya fisik yang lebih unggul saat terlibat dalam persaingan. Sebaliknya, sumber daya konseptual yang unggul berupa data dan informasi dapat digunakan sama baiknya. Manajer perusahaan menggunakan sumber daya konseptual maupun sumber daya fisik untuk mencapai tujuan perusahaan.
Keunggulan Kompetitif perusahaan adalah keunggulan semaksimal mungkin dari para pesaing-pesaing dipasar.
Perusahaan dapat mencapai keunggulan kompetitif dengan memproduksi margin yang lebih besar daripada pesaingnya.
Margin adalah nilai lebih produk atau jasa dibandingkan biayanya.
Aktivitas yang menghasilkan nilai ada dua (2) jenis, yaitu : 1. Aktivitas Utama
Menyampaikan produk dan jasa kepada pelanggan [memperoleh bahan baku dari pemasok, operasi mengubah bahan baku menjadi barang jadi, pengangkutan barang ke pelanggan, identifikasi kebutuhan pelanggan, mendapatkan pesanan, memelihara hubungan dengan pelanggan dsb]
Memungkinkan terlaksananya aktivitas langsung/utama. Mencakup infrastruktur perusahaan atau pengaturan organisasi, manajemen sumber daya manusia yaitu mengelola personil-personil perusahaan, pengembangan teknologi yang mencakup aktivitas yang melibatkan teknologi misalnya pengembangan sistem informasi berbasis komputer.
Tiap aktivitas nilai, baik itu utama maupun pendukung memiliki tiga unsur penting yaitu :
1). Input yang dibeli 2). Sumber daya manusia 3). Teknologi.
Tiap tiap aktivitas yang disebutkan diatas menggunakan dan menciptakan informasi. Misalnya spesialis informasi dalam unit jasa informasi mengkombinasikan database komersial yang dibeli, peralatan komputer yang mungkin disewa atau dibeli, dan program yang dikembangkan sendiri untuk menghasilkan informasi pendukung keputusan bagi eksekutif perusahaan
Komputer bagi suatu perusahaan digunakan untuk mengolah data dan mengelola sumber daya yang luas dari untuk mencapai keunggulan kompetitif. Keunggulan semaksimal mungkin di pasar bisnis mereka. Kuncinya adalah koordinasi antara semua sumber daya yang ada dalam perusahaan
Strategi Memenangkan Kompetisi
Globalisasi membuat pemanfaatan peluang usaha menjadi semakin sulit dan kemungkinan gagal akan semaikin besar. Di bawah ini akan diuraikan beberapa strategi yang dapat dilakukan manajer dari perusahaan untuk dapat memenangkan kompetisi :
berbasis teknologi merupakan model yang paling dominan di masa kini dan masih merupakan bisnis yang menjanjikan di masa depan.
2. Peningkatan kualitas sumber daya manusia
Jeffrey Preffer, seorang pengamat corporate dan human resource mengatakan bahwa salah satu kunci memenangkan persaingan di lingkungan bisnis yang bergejolak adalah terletak pada sumber daya manusia. Bagaimana agar sumber daya manusia diperusahaan dapat secara optimal berkarya dan dikaryakan. Bagaimana para pekerja dapat bekerja dengan penuh cinta pada pekerjaan yang dilakukannya. Pertanyaan-pertanyaan tersebut harus dijawab oleh setiap manajer perusahaan dan ditindaklanjuti untuk meniingkatkan unjuk kerja dari setiap karyawan yang dipimpinnya. Kursus, pelatihan, dan sedikit refreshing mungkin dipandang sebagai sesuatu hal yang kurang penting oleh sebagian orang di level manajemen. Namun sebenarnya hal itu merupakan sarana yang tepat untuk melakukan pencerahan kembali tentang hal-hal yang telah dilakukan selama ini yang tentunya akan memberikan motivasi untuk peningkatan kerja di masa mendatang.
3. Market Place yang tepat
Tiga tantangan besar yang mempengaruhi para manajer dalam menjalankan sistem pemasaran yang dilakukan dalam perusahaan yaitu :
Perubahan tingkat kompetisi Internet dan teknologi informasi Konsolidasi internal industri.
Para manajer/ eksekutif perusahaan harus mampu memilih tiga tantangan terbesar marketplace (pasar) dan manajemen dalam perusahaan. Kemudian tantangan-tantangan tersebut masing-masing di definisikan sebagai tekanan internal dan eksternal yang memerlukan perhatian besar pada bisnis perusahaan.
4. Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan.
BAB III
FOKUS MUTAKHIR DALAM PENGGUNAAN
SISTEM INFORMASI
Sasaran Pembelajaran
Setelah mempelajari bab ini, mahasiswa diharapkan :
Mengetahui penggunaan komputer di pasar internasional Memiliki pengertian awal mengenai perusahaan multinasional .Memahami perlunya koordinasi dalam Multi nasional Corporate
Mengetahui masalah-masalah dalam menerapkan Sistem Informasi Global Memahami strategi penerapan Global Information System
Komputer mula-mula digunakan pada tingkat lokal untuk memecahkan permasalahan lokal. Sekarang situasinya jauh berbeda. Komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan-perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka. Misalnya dalam pemasaran produk perusahaan baik jasa maupun barang; memenuhi kebutuhan pelanggan; mengembangkan produk maupun mengelola sumber daya perusahaan itu sendiri.
Perusahaan-perusahaan multinasional menggunakan komputer untuk membangun sistem informasi global [Global Information System-GIS]. GIS masa depan akan memungkinkan anak perusahaan untuk menyesuaikan produk dan jasa mereka dengan para pelanggan, namun tetap menyediakan informasi yang diperlukan para eksekutif di perusahaan induk untuk menjalankan perusahaan global.
Perusahaan Multinasional [MultiNational Corporation – MNC] adalah perusahaan yang beroperasi melintasi berbagai produk, pasar, bangsa, dan budaya. MNC terdiri dari perusahaan induk dan sekelompok anak perusahaan. Anak-anak perusahaan tersebar secara geografis dan masing-masing mungkin memiliki tujuan, kebijakan dan prosedur sendiri. Dengan bentuk seperti ini, MNC mungkin merupakan bentuk organisasi paling rumit.
Perlunya Koordinasi dalam MNC
Koordinasi merupakan kunci keunggulan kompetitif dalam pasar global. Kabar buruk bagi para eksekutif MNC adalah kenyataan bahwa tantangan koordinasi lebih besar bagi MNC daripada perusahaan yang membatasi aktivitasnya di dalam negeri. Kesulitan timbul karena sumber daya yang digunakan MNC tersebar luas.
Keuntungan Koordinasi.
Banyak keuntungan yang dapat diperoleh MNC dengan kemampuan pengolahan data menjadi informasi yang lebih baik, yang didasarkan pada kemampuan koordinasi.
Keuntungan ini mencakup :
1. Fleksibilitas dalam memberikan respon terhadap pesaing diberbagai negara dan pasar.
2. kemampuan memberikan respon di suatu negara, atau wilayah suatu negara, terhadap perubahan di negara atau wilayah lain.
3. kemampuan mengikuti kebutuhan pasar di seluruh dunia.
4. kemampuan mentransfer pengetahuan antar unit-unit diberbagai negara. 5. Pengurangan keseluruhan biaya operasi.
6. Peningkatan efisiensi dan efektifitas dalam memenuhi kebutuhan pelanggan
Semua keuntungan ini karena pengurangan biaya dan waktu komunikasi yang dimungkinkan adanya perbaikan dalam teknologi informasi.
Contoh Perbedaan faktor keberhasilan para manajer dari 3 negara yaitu Jepang, Jerman dan Amerika Serikat
$ $
% % ! %
& ! & ' &
( ( ! (
Menunjukkan perbedaan pandangan manajer Jepang, Jerman dan AS mengenai kunci keberhasilan perusahaan. Kunci tersebut disusun menurut yang dianggap paling penting. Jika kunci berperingkat tertinggi digunakan sebagai pedoman maka manajer Jepang berorientasi produk, sementara manajer Jerman berorientasi produksi dan manajer AS berorientasi pelanggan.
Masalah Dalam Menerapkan Sistem Informasi Global
Sistem Informasi Global (GIS) memungkinkan MNC mengkoordinasikan aktivitas perusahaan induk dan anak perusahaan. Dan koordinasi itu memberikan sejumlah keuntungan. Permasalahan yang mungkin timbul dalam sistem informasi global MultiNasional Corporations adalah :
1. Kendala Politis
Pemerintah negara tempat anak perusahaan berada dapat memaksakan beragam pembatasan yang menyulitkan perusahaan induk untuk menyertakan anak perusahaan dalam jaringan global.
- Pembatasan pembelian dan import perangkat keras.
Pemerintah nasional berusaha melindungi perusahaan lokal dengan menentukan hanya peralatan yang diproduksi / dirakit di dalam negeri yang boleh digunakan.
Kebijakan nasional mungkin mengharuskan data diproses di dalam negeri daripada dikirimkan ke luar negeri dan diproses ditempat lain.
- Pembatasan komunikasi data
Pembatasan komunikasi data yang paling umum adalah pembatasan atas arus data lintas batas. Arus data lintas batas [Transborder Data Flow / TDF] adalah perpindahan data yang dapat dibaca mesin [machine readable data] melintasi perbatasan negara.
TDF dikelompokkan menjadi 4 jenis, yaitu :
Data operasional, seperti data transaksi dalam sistem informasi akuntansi.
Data pribadi, yaitu data mengenai individu tertentu. Misalnya data pemesanan hotel dan penerbangan, data/ catatan personil perusahaan. Transfer data elektronik dari satu negara ke negara lain.
Data teknik dan ilmiah.
2. Permasalahan Teknologi
MNC sering diganggu oleh masalah-masalah yang berkaitan dengan tingkat teknologi yang ada dinegara tempat anak perusahaan berada. Di sejumlah negara, tidak tersedia cukup cumber energi, yang menyebabkan seringnya terjadi pemadaman listrik, sirkuit telekomunikasi hanya dapat mengirim data dengan kecepatan rendah, dengan kualitas transmisi yang buruk. Perangkat lunak juga dapat menjadi masalah. Karena banyak negara tidak menghormati hak cipta perangkat lunak dan membiarkan pasar gelap perangkat lunak berkembang, sejumlah penjual perangkat lunak menolak untuk berbisnis di negara tersebut.
3. Kurangnya dukungan dari manajer anak perusahaan.
mengikuti solusi perusahaan yang mereka anggap akan menurunkan pendapatan mereka.
Dihadapkan pada masalah-masalah potensial tersebut, merupakan kewajiban kecil bahwa MNC terus mengusahakan GIS, walau mustahil menghapus seluruh masalah, dampaknya dapat diperkecil dengan mengikuti stratedi yang terencana baik.
Strategi Penerapan Global Information System / GIS Terdapat beberapa strategi penerapan GIS, yaitu :
1. Strategi Multinasional desentralisasi
Diperlukan sejumlah tim pengembangan yang bekerja di sejumlah anak perusahaan.
2. Strategi Global sentralisasi
Tim pengembangan GIS mengerjakan sebagoian besar tugasnya diperusahaan induk.
3. Strategi Internasional [kombinasi sentralisasi dan desentralisasi]
Satu atau sejumlah tim pengembangan dapat bepergian dari perusahaan induk ke anak-anak perusahaan.
4. Strategi Transnasional integrasi
tim pengembangan menyertakan wakil-wakildari perusahaan induk dan anak perusahaan.
Strategi ini berfokus pada strategi bisnis, sumber daya informasi dan pemakaian bersama data internasional dan lingkungan budaya.
A. Menghubungkan GIS dengan strategi Bisnis
Sejumlah hal penting yang menghubungkan GIS dengan strategi bisnis di daftarkan dibawah ini. Tim pengembang harus memperhatikan hal ini sejak awal proyek. Tim pengembang harus :
2) Mengerti strategi bisnis global dari tiap unit bisnis
3) Menentukan strategi global GIS yang sesuai untuk strategi bisnis global tiap unit bisnis
4) Menentukan tujuan dari tiap strategi GIS
5) Mengidentifikasi dan menentukan prioritas dari strategi GIS 6) Menugaskan orang-orang yang bertanggung jawab atas penetapan
prioritas.
Hal pertama yaitu bekerjasama dengan eksekutif perusahaan, harus terus diingat sepanjang proyek berlangsung.
B. Menentukan Sumber Daya Informasi
GIS akan menggunakan semua jenis sumber daya informasi perangkat keras, perangkat lunak, personil, data dan informasi.
Tugas-tugas penting tim pengembang yang berkaitan dengan sumber daya didaftarkan seperti dibawah ini. Tim pengembang harus :
1) Menentukan jumlah dan lokasi pusat data regional
2) Mengidentifikasi penjual yang dapat menyediakan produk dan jasa bagi tiap anak perusahaan.
3) Membuat spesifikasi standar perangkat keras dan perangkat lunak yang dapat digunakan semua anak perusahaan.
4) Membuat rencana bagi satu atau beberapa unit penolong yang membantu anak perusahaan setiap waktu.
5) Siap menghadapi keterlambatan penerapan yyang tidak dialami di negara tempat perusahaan induk.
C. Menjadikan Pembagian data
suatu MNC, dan model mencakup perusahaan induk dan anak perusahaan.
Tim pengembangan informasi dalam pembuatan sistem pemakaian data bersama (data sharing) harus :
1) Mengembangkan suatu model data global yang mendukung tujuan bisnis global.
2) Membentuk satu kelompok yang terdiri dari para wakil perusahaan induk dan anak perusahaan untuk menetapkan standar data yang akan diterapkan di seluruh MNC.
3) Meneliti peraturan berbagai negara untuk mengetahui berbagai pembatasan atas pengolahan data telekomunikasi.
4) Berdasarkan penelitian nomer tiga tersebut diatas, selanjutnya menentukan apakah data akan di kirimkan melintasi batas negara atau memprosesnya di negara tempat anak perusahaan berada. 5) Menetapkan database.
D. Memperhatikan Lingkungan Budaya
Selama proses pengembangan, para eksekutif MNC dan Tim pengembangan multinasional harus memperhatikan masalah-masalah budaya, khususnya tim pengembang harus :
1) Menyadari perbedaan budaya yang ada di negara- negara tempat anak perusahaan berada
2) Membuat survai atas keahlian para spesialis informasi yang ada di anak perusahaan agar keahlian tersebut dapat dipergunakan secara maksimal.
BAB IV
MODEL SISTEM PERUSAHAAN
&
PENDEKATAN SISTEM
$
#
Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan. Ada empat jenis model dasar, yaitu : model fisik, model naratif, model grafik dan model matematika. Semuanya membantu pemahaman maupun komunikasi, dan model matematika dapat juga digunakan untuk memperkirakan masa depan.
Model umum perusahaan terdiri dari sistem fisik maupun sistem konseptual. Sistem fisik mencakup elemen input, elemen transformasi, dan elemen output, serta menyediakan suatu jalur bagi arus sumber daya fisik. Sistem konseptual terdiri dari data dan informasi yang mewakili sistem fisik.
Setelah manajer menetapkan bahwa perubahan-perubahan pada sistem fisik perlu dilakukan, keputusan ini dikomunikasikan kepada elemen-elemen sistem yang bersangkutan. Karena model sistem umum perusahaan (General System model of firm) mewakili segala jenis organisasi dan menunjukkan bagaimana informasi digunakan dalam mengelola informasi, maka model ini merupakan media yang berguna bagi pemecahan masalah.
MODEL
Model adalah penyederhanaan dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas. Manajer menggunakan model untuk mewakili permasalahan yang akan dipecahkan. Terdapat empat (4) jenis model, yaitu : 1. Model Fisik
2. Model naratif 3. Model Grafik 4. Model Matematika
Penjelasan untuk masing-masing model adalah sebagai berikut : 1.Model Fisik
Adalah penggambaran entitas atau aktivitas dalam bentuk 3 dimensi. Model fisik yang digunakan dalam dunia bisnis misalnya : maket pusat perbelanjaan atau prototype mobil baru.
Model fisik membantu suatu tujuan yang tidak dapat dipenuhi oleh benda nyata. Contohnya, investor pusat perbelanjaan dan pembuat mobil dapat membuat sejumlah perubahan dengan lebih murah melalui rancangan model fisik mereka dibandingkan dengan produk akhir.
Dari empat jenis model, model fisik mungkin memiliki nilai paling kecil bagi para manajer bisnis. Umumnya seorang manajer tidak perlu melihat sesuatu hal dalam bentuk tiga dimensi untuk memahaminya atau menggunakannya dalam pemecahan masalah
2.Model Naratif
entitasnya secara lisan atau tulisan. Pendengar atau pembaca dapat memahami entitas dari narasi atau cerita. Semua komunikasi adalah model naratif, sehingga model naratif merupakan jenis model yang paling populer
3.model grafik
Jenis model lain yang terus digunakan adalah model grafik. Model grafik mengambarkan entitasnya dengan sejumlah garis, simbol atau bentuk. Model grafik digunakan dalam bisnis untuk mengkomunikasikan informasi. Banyak laporan tahunan perusahaan kepada para pemegang saham berisi grafik-grafik berwarna untuk menyampaikan kondisi keuangan perusahaan. Grafik juga digunakan untuk mengkomunikasikan informasi kepada para manajer.Model grafik juga digunakan dalam rancangan sistem informasi. Banyak peralatan yang digunakan oleh analis sistem dan programmer yang bersifat grafik. Bagan arus (flowchart) dan diagram arus data (Data flow diagram) adalah contohnya.
Contoh
Gambar Bagan Arus Pesanan Penjualan
Edit Pesanan Penjualan
Memasukkan data Pesanan Penjualan
Pesanan Penjualan
Menyiapkan Laporan Pesanan Penjualan
Laporan Pesanan Penjualan Pesanan Penjualan
4.model matematika
Sebagian besar perhatian dalam pembuatan model bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Semua rumus/ persamaan matematika adalah suatu model matematika.
Contoh model matematik yang digunakan untuk menghitung Kuantitas Pemesanan Ekonomis ( Economic Order Quantity – EOQ) menggunakan rumus :
EOQ =
√
2 P S MDimana : P adalah biaya pembelian per unit (dalam rupiah) S adalah penjualan tahunan (dalam unit)
M adalah biaya penyimpanan per unit untuk 1 tahun (dalam rupiah) Biaya penyimpanan mencakup semua biaya yang berkaitan dengan pemyimpanan barang seperti asuransi, kerusakan, dan kecurian.
Keunggulan model matematika adalah ketelitiannya dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.
Ke empat jenis model dapat mengkomunikasikan informasi secara cepat dan akurat kepada orang-orang yang mengetahui makna dari bentuk, kata-kata, grafik, dan rumus matematika.
Model matematika dapat memperkirakan apa yang akan terjadi di masa depan, tetapi tidak seratus persen akurat. Tidak ada model yang sehebat itu. Karena banyak data yang dimasukkan ke dalam model biasanya di dasarkan atas berbagai asumsi, manajer harus menggunakan pertimbangan dan intuisi untuk mengevaluasi model.
model sistem umum
Model sistem umum perusahaan merupakan diagram grafik yang disertai dengan narasi yang menggambarkan semua organisasi secara umum, dengan menggunakan kerangka kerja sistem.
Menunjukkan sistem fisik perusahaan yang mengubah sumber daya input menjadi sumber daya output. Sumber daya input datang dari lingkungan perusahaan, terjadi proses transformasi, dan sumber daya output dikembalikan ke lingkungan.
% Sistem Lingkaran tertutup
Adalah suatu sistem yang memiliki lingkaran umpan balik dan mekanisme pengendalian. Umpan balik terdiri dari informasi, mekanisme pengendalian adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai
Sumber Daya Input
Sumber Daya Output Proses
dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik. Informasi dikumpulkan dari semua elemen sistem fisik.
& Sistem lingkaran terbuka
Adalah suatu sistem tanpa lingkaran umpan balik atau mekanisme pengendalian. Tidak terdapat umpan balik dari sistem untuk mempengaruhi perubahan-perubahan yang diperlukan dalam sistem. Perusahaan mulai pada suatu jalan dan tidak pernah berganti arah. Jika perusahaan kehilangan kendali, tidak ada yang dilakukan untuk mengembalikan keseimbangan. Hasilnya adalah kehancuran sistem / bangkrut.
Pengolah Informasi
Perjalanan informasi tidak selalu langsung dari sistem fisik kepada manajer. Sebagian besar manajer berada jauh dari aktivitas fisik. Hal ini terutama terjadi pada para manajer tingkat tinggi. Para manajer ini harus memperoleh informasi dari suatu sistem atau prosedur yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul. Mekanisme ini dinamakan pengolah informasi. Gambar dibawah ini menyertakan tambahan pengolah informasi dalam sistem perusahaan yang dalam pembahasan ini pengolah informasi adalah komputer.
Dimensi – dimensi Informasi
Sumber Daya Input
Sumber Daya Output Proses
Transformasi
Sumber Daya Input
Sumber Daya Output Proses
Ketika para manajer menentukan output yang harus disediakan oleh pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi, yang terdiri dari :
1. Relevansi
Informasi memilikirelevansi jika berkaitan langsung dengan masalah yang ada.
2. Akuransi
Idealnya semua informasi harus akurat, tetapi peningkatan ketelitian sistem menambah biaya. Karena alasan tersebut, manajer terpaksa menerima ketelitian yang kurang dari sempurna. Berbagai aplikasi yang melibatkan uang, seperti pembayaran gaji, penagihan, menuntut ketelitian 100%. Beberapa aplikasi lain seperti ramalan ekonomi jangka panjang atau laporan statistik sering dapat tetap berguna jika datanya mengandung sedikit kesalahan.
3. Ketepatan waktu
Informasi harus tersedia untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang.
4. Kelengkapan
Manajer harus mampu memperoleh informasi yang menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi – dimensi informasi yang ia perlukan, jika perlu, analis sistem dapat membantu pendekatan yang dilakukan terhadap manajer.
Standar
Supaya para manajer dapat mengendalikan sistem, mereka memerlukan sesuatu yang lebih khusus daripada tujuan, dan ini dicapai melalui standar. Jadi Standar adalah ukuran kinerja yang dapat diterima.
Contoh Penggunaan Model SistemUmum Pada Pasar Swalayan.
Semua Sumber daya fisik mengalir melalui sistem fisik sebuah pasar swalayan. Arus Utama adalah Material, yaitu bahan makanan dan barang-barang lain yang dijual.
Arus personil terdiri dari manajer toko, kasir, pegawai gudang, dan orang-orang lain yang dipekerjakan. Untuk suatu jangka waktu dan akhirnya berhenti.
Sejumlah kecil mesin digunakan disebuah pasar swalayan. Alat pembaca Barcode dikasir adalah contoh yang paling jelas. Tetapi terdapat juga mesin-mesin lain dibelakang layar, seperti komputer, kalkulator dan telepon. Selain itu sumber daya lain dalam kelompok mesin mencakup lemari pendingin, kotak peraga, dan rak-rak untuk menempatkan barang dagangan yang akan dijual.
Arus uang ke pasar swalayan disediakan olah para pelanggan, dan arus keluar terutama berbentuk pembayaran kepada para pemasok, pegawai, dan pemilik. Proses Transformasi meliputi membuka karton dan mengatur barang dagangan di rak. Proses tersebut juga mencakup mempersiapkan sayur dan buah segar, memotong daging, dan mungkin memanggang roti dan kue. Semua kegiatan yang membuat berbagai produk siap untuk dijual secara mudah dan menarik dapat dianggap sebagai transformasi.
Elemen Manajemen terdiri dari manajer toko dan para asisten manajer.
Pengolah informasi adalah komputer toko tersebut, yang mengendalikan alat pembaca barcode dan menyediakan harga-harga untuk berbagai barang. Komputer juga mengirim data kekantor pusat yang menyebutkan barang-barang yang akan dipesan, menyediakan statistik penjualan dan sebagainya.
menanggapi laporan ini dengan mengambil tindakan seperti menyesuaikan jumlah pesanan, mengatur ulang rak, mengadakan obral, serta menambah papan tanda dan rak promosi. Laporan juga dapat menunjukkan jam dan hari dimana penjualan sangat tinggi dan sangat rendah.
Manajer pasar swalayan menggunakan informasi dari pengolah informasi, ditambah standar sebagai dasar untuk membuat sejumlah perubahan dalam sistem sehingga pasar swalayan dapat terus bekerja menuju tujuannya.
Manajer memecahkan masalah agar perusahaan dapat mencapai tujuannya. Selama proses pemecahan masalah manajer menbuat berbagai keputusan, dan beberapa elemen masalah harus ada. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya dan menindak lanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan.
Langkah-langkah Pendekatan Sistem untuk membantu pemecahan masalah yang selanjutnya dapat diambil keputusan terbaik terhadap penyelesaian masalah.
Langkah pendekatan sistem memberikan suatu cara yang baik untuk mengelompokkan beragam keputusan yang harus dibuat dalam proses pemecahan satu masalah. Tiap tahap dalam upaya definisi dan solusi memerlukan sedikitnya satu keputusan.
Pendekatan sistem dan Computer Base Information System.
Sistem informasi berbasis komputer dapat digunakan sebagai sistem dukungan (support system) ketika menerapkan pendekatan sistem. Subsistem CBIS seperti sistem pendukung keputusan, sistem pakar, atau aplikasi otomatisasi kantor dapat memberikan dukungan untuk suatu keputusan.
Langkah 1 : Memandang Perusahaan sebagai suatu sistem Langkah 2 : Mengenali sistem lingkungan
Langkah 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Langkah 5 : Menganalisis bagian sistem dalam urutan tertentu.
Langkah 6 : Mengidentidfikasi solusi alternatif Langkah 7 : Mengevaluasi solusi alternatif Langkah 8 : Memilih solusi terbaik Langkah 9 : Menerapkan solusi terbaik
Langkah 10 : Membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu Efektif
!
Langkah 1 : Memandang perusahaan sebagai suatu sistem
Manajer harus mampu melihat perusahaan sebagai suatu sistem. Sistem tersebut terdiri dari subsistem-subsistem yang saling terkait untuk mencapai tujuan tertentu
Langkah 2 : Mengenal Sistem Lingkungan
Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting. Delapan elemen lingkungan memerikan cara efektif yang menempatkan perusahaan sebagai suatu sistem dalam lingkungannya.
Langkah 3 : Mengidentifikasi SubSistem Perusahaan
Langkah 4 : Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem tersebut dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Analis kemudian bergerak menuruni hierarki sistem, tingkat demi tingkat.
Apakah subsistem itu terintegrasi menjadi satu unit yang berfungsi lancar atau menjalankan fungsinya dengan benar ? Apakah semua subsistem bekerja untuk mencapai tujuan sistem ? Tujuan dari analisis Top Down ini adalah untuk mengidentifikasi tingkat sistem dimana penyebab persoalan terjadi.
Langkah 5 : Menganalisis bagian – bagian sistem dalam suatu urutan tertentu. Ketika manajer mempelajari tiap tingkat sistem, elemen-elemen sistem dianalisis secara berurutan, dimana tercermin prioritas tiap elemen dalam proses pemecahan masalah. Misal, masalah pada
Bidang Fungsional
Direktur Utama
Subsistem Pemasaran
Subsistem SDM
Subsistem Sist.Informasi
Subsistem Keuangan
Subsistem Manufaktur
Tingkat Perencanaan Strategis
Tingkat Pengendalian Manajemen
suatu elemen tidak dapat dipecahkan jika terdapat masalah pada elemen sebelumnya.
Langkah 6 : Mengidentifikasi berbagai Alternatif Solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama. Hal ini lebih mudah bagi manajer berpengalaman, yang dapat menerapkan solusi-solusi yang telah berhasil dimasa lalu, tetapi kreatifitas dan intuisi juga berperan penting. Manajer jarang berusaha memecahkan masalah sendirian tetapi menerima bantuan dari manajer lain. Para pemecaah masalah sering terlibat dalam tukar pikiran, suatu kegiatan informal dimana para anggotanya mengungkapkan pandangan mereka lalu di diskusikan.
Sebagai contoh bagaimana berbagai solusi di identifikasi, misal permasalahannya adalah komputer yang tidak dapat menangani volume aktivitas perusahaan yang semakin meningkat. Terdapat 3 solusi alternatif :
1. Menambah lebih banyak peralatan pada komputer yang ada untuk meningkatkan kapasitas dan kecepatannya
2. Mengganti komputer yang ada dengan komputer yang lebih besar
3. Mengganti komputer yang ada dengan jaringan komputer lokal dari komputer-komputer yang lebih kecil.
Langkah 7 : Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Solusi
Evaluasi
Alternatif 1 Meningkatkan sistem yang
ada
Alternatif 2 Memasang komputer besar
Alternatif 3 Memasang Jaringan Komputer
Keuntungan
1. Kenaikan kecil dalam biaya operasi
2. Tidak diperlukan pelatihan pemakai
3. Memberikan keamanan data maksimal
1. Sangat responsif pada permintaan informasi 2. Keamanan data baik
3 Mudah mengadaptasi kebutuhan pemakai
1. Biaya operasi sedikit menurun
2. Sedikit pengadaptasi perubahan kebutuhan pemakai
Kerugian
1.Kurang responsif terhadap permintaan informasi 2.Tidak mudah mengadaptasi
perubahan kebutuhan pemakai
1. Kenaikan biaya operasi
2. Diperlukan banyak pelatihan pemakai
1. Perlu pelatihan pemakai
2. Menimbulkan masalah keamanan data
Langkah 8 : Memilih Solusi Terbaik
Setelah mengevaluasi berbagai alternatif selanjutnya perlu memilih satu alternatif yang paling baik.
Terdapat 3 cara identifikasi dalam memilih alternatif terbaik yaitu :
1. Analisis; yaitu mempertimbangkankonsekuensi pilihan tersebut pada tujuan organisasi.
2. Penilaian; yaitu proses mental atau kesiapan seorang manajer bila diambil satu alternatif
3. Tawar Menawar; yaitu negosiasi antara berbagai manajer Langkah 9 : Manerapkan Solusi
Masalah tidak terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik, solusi tersebut perlu ditarapkan.
1. Pendekatan sistem sebenarnya hanyalah akal sehat (common sense), walaupun teknik-tekniknya mencakup banyak tahap terpisah dan tidak dikuasai sepenuhnya, penalaran yang mendasarinya bersifat sederhana. Anda berusaha memahami masalah sebelum mencoba untuk memecahkannya, dan anda mempertimbangkan berbagai solusi yang mungkin.
2. Pendekatan sistem hanyalah suatu cara untuk memecahkan masalah. Jika anda mengamati para manajer ketika mereka mengembangkan solusi, anda akan melihat bahwa semua langkah-langkah yang telah ditetapkan tidak selalu diikuti, atau tidak diikuti secara berurutan. Inilah yang dipelajari Daniel J. Isenberg, seorang profesor dari Harvard University, saat ia meneliti perilaku pemecahan masalah dari belasann eksekutif. Ia menemukan bahwa :
…mereka jarang berfikir menurut cara yang biasa dipandang orang sebagai “rasional”, yaitu mereka jarang secara sistematis memformulasi tujuan, menilainya, mengevaluasi kemungkinan cara-cara alternatif untuk mencapainya, dan memilih jalur yang memaksimumkan pendapatan. Sebaliknya para manajer sering memotong perencanaan analisis bersama yang ketat terutama ketika mereka menghadapi masalah yang sulit, baru atau sangat berbelit. Ketika mereka menggunakan analisis untuk waktu yang lama, selalu digabungkan dengan intuisi.
Pendekatan sistem memberikan suatu kerangka untuk memahami proses pemecahan masalah, tanpa memandang apakah proses tersebut diikuti secara sistematis.
BAB V
METODOLOGI SIKLUS HIDUP SISTEM
•
•
• Mengetahui terdapat 4 pendekatan mendasar masuk ke system baru • Mengerti mengapa perawatan system itu penting.
Pendahuluan
Konsep siklus hidup cocok dengan segala sesuatu yang lahir, tumbuh
berkembang menjadi matang, dan akhirnya mati. Pola ini juga berlaku untuk sistem
berbasis komputer seperti aplikasi pengolahan data, atau sistem pendukung keputusan
( decision support system – DSS )
Siklus hidup sistem terdiri dari lima tahap. Empat tahap yang pertama adalah
Perencanaan, analisis, rancangan, dan penerapan
dimaksudkan bagi
pengembangannya. Tahap kelima dimaksudkan untuk penggunaannya. Kegiatan
siklus hidup sistem, baik bagi pemakai maupun spesialis informasi dikelola dari
beberapa sudut pandang dalam perusahaan. Eksekutif menetapkan kebijakan dan
membuat rencana yang mengatur pemakaian komputer. Pada tingkat yang sedikit
lebih rencah, suatu komite khusus yang disebut dengan komite pengarah SIM dapat
mengelola seluruh siklus hidup dalam perusahaan. Ketika tiap siklus hidup melalui
Siklus hidup sistem merupakan penerapan pendekatan sistem untuk tugas
mengembangkan dan menggunakan sistem berbasis komputer. Siklus hidup sistem itu
sendiri merupakan metodologi, tetapi polanya lebih dipengaruhi oleh kebutuhan
untuk mengembangkan sistem yang lebih cepat. Pengembangan sistem yang lebih
cepat dapat dicapai dengan peningkatan siklus hidup dan penggunaan peralatan
pengembangan berbasis komputer.
Siklus hidup sistem atau System Life Cycle / SLC adalah proses evolusioner
yang diikuti dalam menetapkan sistem atau subsistem informasi berbasis komputer.
SLC terdiri dari serangkaian tugas yang erat yang mengikuti langkah-langkah
pendekatan sistem. Karena tugas-tugas tersebut mengikuti suatu pola yang teratur dan
dilakukan secara
top down.
Tahap – tahap Siklus Hidup
Siklus hidup sistem digambarkan pada bab I sebagai suatu pola seperti roda. Empat
tahap pertama adalah
Perencanaan
,
Analisis
,
Rancangan
, dan
Penerapan
.
Tahap-tahap ini secara bersama-sama dinamakan Siklus Hidup
Pengembangan Sistem (
System Development Life Cycle -
SDLC)
. Tahap kelima adalah tahap
Penggunaannya
,
yang
berlangsung
sampai
tiba
waktunya
untuk
merancang sistem itu kembali. Proses merancang kembali
mengakibatkan siklus tersebut akan berulang.
Siklus hidup sistem yang pertama (Perencanaan) dikelola oleh manajer unit jasa
informasi, dibantu oleh manajer dari analis sistem, pemrograman, dan operasi. Di
banyak perusahaan tanggung jawab masih berada pada tingkat ini. Namun,
1
2
3 4
kecenderungan saat ini juga meletakkan tanggung jawab pada tingkat yang lebih
tinggi dan lebih rendah. Sekarang, manajemen siklus hidup sistem mungkin saja
melibatkan manajer di luar jasa informasi.
Banyak perusahaan membuat komite khusus, dibawah tingkat komite eksekutif yang
bertanggung jawab atas pengawasan seluruh proyek. Jika tujuan komite tersebut
adalah
memberikan
petunjuk,
pengarahan,
dan
pengendalian
yang
berkesinambungan, komite ini disebut dengan komite Pengarah. Jika perusahaan
membentuk komite pengarah untuk mengarahkan penggunaan sumber daya komputer
perusahaan, digunakan nama komite pengarah SIM. Anggota tetap dari komite
pengarah SIM melibatkan eksekutif tingkat tinggi. Anggota sementara meliputi
manajer tingkat lebih rendah dan para konsultan yang ikut serta selama keahlian
mereka diperlukan.
Komite pengarah SIM
melaksanakan 3 fungsi utama :
Menetapkan kebijakan yang memastikan dukungan komputer untuk mencapai
tujuan strategis perusahaan.
Menjadi pengendali keuangan dengan bertindak sebagai badan yang berwenang
memberi persetujuan bagi semua permintaan dana yang berhubungan dengan
komputer.
Menyelesaikan pertentangan yang timbul sehubungan dengan prioritas
penggunaan komputer.
Dengan memusatkan manajemen siklus hidup sistem dalam komite pengarah,
diperoleh dua keuntungan :
Semakin besar kemungkinan komputer akan digunakan untuk mendukung
pemakai di seluruh perusahaan.
Semakin besar kemungkinan proyek-proyek komputer akan mempunyai
"
)
Pengembangan subsistem Computer Base Information System seharusnya
mendapat perhatian yang sama besarnya dalam perencanaan seperti proyek –
proyek besar lainnya, seperti pengenalan produk baru atau mengkonstruksi pabrik
baru.
Keuntungan dari merencanakan Perencanaan Proyek
adalah :
1. Menentukan lingkup dari proyek.
Unit organisasi, kegiatan atau sistem manakah yang akan terlibat ? manakah
yang tidak ?. Informasi ini memberikan perkiraan awal dari sumber daya yang
diperlukan.
2. Mengenali berbagai area permasalahan potensial.
Perencanaan akan menunjukkan hal-hal yang mungkin tidak berjalan dengan
semestinya sehingga hal ini dapat dicegah.
3. Mengatur Urutan Tugas
Banyak tugas – tugas terpisah yang diperlukan untuk mencapai sistem. Tugas
ini diatur dalam urutan logis berdasarkan prioritas informasi.
4.
Memberikan dasar untuk pengendalian
, tingkat kinerja dan
metode pengukuran tertentu harus dispesifikasi sejak awal.
Langkah – langkah dalam Tahap Perencanaan :
Gambar dibawah merupakan model grafik dari tahap Perencanaan. Gambar
tersebut
memperlihatkan
tiap
langkah
yang
harus
diambil
dan
mengidentifikasikan tanggungjawab dari komite pengarah SIM.
Komite pengarah SIM adalah komite atau tim eksekutif yang bertanggung
jawab atas pengawasan seluruh proyek sistem. Selama tahap-tahap awal
1.
Menyetujui atau menolak proyek penelitian,
2.
Menetapkan mekanisme pengendalian
Analis sistem bertindak sebagai : spesialis informasi yang bertanggung jawab
untuk bekerja sama dengan pemakai
Tahap Perencanaan
Komite Pengarah SIM Manajer Analis sistem
Menyadari Masalah
Mendefinisikan Masalah
Menentukan Tujuan Sistem
Mengidentifikasi Kendala
sistem
Konsultasi
Membuat Studi Kelayakan
Menyiapkan Usulan penelitian sistem
Menyetujui atau menolak proyek penelitian
Menetapkan mekanisme pengendalian 1
2
3
4
5
6
7
1.
Manajer dalam tugasnya menyadari setiap masalah
yang terjadi dengan
mengamati gejala-gejala permasalahan.
2.
Mendefinisikan masalah
Setelah menyadari adanya masalah, manajer harus memahaminya dengan baik
agar dapat mengatasi permasalahan tersebut. Namun, pada titik ini manajer tidak
berusaha untuk mengumpulkan
semua
informasi, sebaliknya, manajer hanya
mencari untuk mengidentifikasi dimana sebenarnya letak permasalahan dan
penyebabnya.
3.
Menentukan Tujuan Sistem
Manajer dan analis system mengembangkan suatu daftar tujuan system yang
harus dipenuhi oleh system untuk memuaskan pemakai. Pada titik ini, tujuan
hanta dinyatakan secara umum. Nantinya tujuan-tujuan ini akan dibuat lebih
spesifik.
4.
Mengidentifikasi kendala-kendala system
Sistem baru dalam operasinya tidak akan bebas dari kendala. Beberapa kendala
ditimbulkan oleh lingkungan. Misalnya : laporan pajak yang diminta oleh
pemerintah, atau informasi pembayaran yang dibutuhkan oleh konsumen.
Ataupun kendala lain yang berasal dari manajemen perusahaan, seperti keharusan
menggunakan perangkat keras yang sudah ada, atau menyiapkan system pada
tanggal tertentu.
Kendala-kendala ini penting untuk di identifikasi sebelum system benar-benar
mulai dikerjakan. Dengan cara ini, baik rancangan system maupun kegiatan
proyek akan berada di antara kendala ini.
5.
Membuat studi kelayakan
Studi kelayakan adalah tinjauan sekilas pada factor utama yang akan
mempengaruhi kemampuan system untuk mencapai tujuan yang di inginkan.
Ada 6 dimensi kelayakan, yaitu :
1).Teknis, tersediakan perangkat kerasa dan perangkat lunak untuk
2). Pengembalian ekonomis, Dapatkah system yang diajukan dinilai secara
keuangan dengan membandingkan kegunaan dan biayanya?
3). Pengembalian non ekonomis, Dapatkah system yang di ajukan di nilai
berdasarkan keuntungan yang tidak dapat diukur dengan uang?
Misalnya efisien waktu.
4). Hukum dan etika, Akankah system yang diajukan beroperasi dalam batasan
hukum dan etika?
5). Operasional, Apakah rancangan system akan didukung oleh orang-orang
yang akan menggunakannya?
6). Jadwal, Mungkinkah menerapakan system dalam kendala waktu yang
ditetapkan?
6.
Mempersiapkan Usulan Penelitian Sistem
Jika suatu system atau proyek tampak layak, diperlukan penelitian system secara
menyeluruh. Penelitian system (
system study
) akan memberikan dasar
terinci
bagi
rancangan system baru mengenai apa yang harus dilakukan system itu
sebagaimana system tersebut melakukannya.
7.
Menyetujui dan Menolak penelitian proyek
Manajer dan komite pengarah menimbang pro dan kontra rancangan system yang
diusulkan serta menentukan apakah proyek system perlu diteruskan atau
dihentikan. Jika keputusannya adalah diteruskan, proyek akan berlanjut ke tahap
penelitian. Jika keputusannya adalah dihentikan, semua pihak mengalihkan
perhatiannya ke masalah lain.
8.
Menetapkan Mekanisme Pengendalian
Sebelum penelitian system dimulai, komite pengarah menetapkan pengendalian
proyek dengan menentukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang melakukan,
*
"
Ketika perencanaan selesai dan mekanisme pengendalian telah berjalan, tim
proyek beralih pada analisis system yang telah ada.
Analisis system
adalah
penelitian atas system yang telah ada dengan tujuan untuk merancang system baru
atau memperbaharui system yang sudah ada.
Selama tahap analisis, analis system terus bekerja sama dengan manajer.
Tahap Analisis
Komite Pengarah SIM Manajer Analis Sistem
Mengumumkan penelitian sistem 1
Mengorganisasikan tim proyek
Mendefinisikan kebutuhan informasi
Mendefinisikan kinerja-kinerja sistem 2
3
4
Menyiapkan usulan rancangan 5
Menerima atau menolak proyek rancangan
1.
Mengumumkan Penelitian Sistem
Ketika perusahaan mengumumkan aplikasi komputer baru, manajemen
mengambil langkah-langkah untuk memastikan kerjasama para pekerja.
Perhatian mula-mula ditujukan pada kekhawatiran para pegawai mengenai
cara komputer mempengaruhi kerja mereka. Cara terbaik untuk melawan
kekhawatiran ini adalah komunikasi dengan pegawai tentang : (1) Alasan
perusahaan melaksanakan proyek, (2) bagaimana system baru akan
menguntungkan perusahaan dan pegawai.
2.
Mengorganisasikan tim proyek
Tim proyek yang akan melakukan penelitian system dikumpulkan. Agar
nantinya mereka dapat berperan aktif dalam pengembangan system.
3.
Mendefinisikan Kebutuhan Informasi
Analis mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibah dalam
berbagai kegiatan pengumpulan informasi : wawancara perorangan,
pengamatan, pencarian data, dan survai.
4.
Mendefinisikan Kriteria Kinerja Sistem
Setelah kebutuhan informasi manajer didefinisikan, langkah selanjutnya
adalah menspesifikasi secara tepat apa yang harus dicapai oleh system, yaitu
kriteria kinerja system
Misalkan, seorang manajer pemasaran yang membutuhkan laporan biaya
bulanan mungkin bersikeras pada kriteria kinerja berikut : Laporan harus
disiapkan dalam bentuk salinan kertas dan tampilan komputer. Laporan harus
tersedia tidak lebih dai 3 hari setelah akhir bulan
5.
Menyiapkan usulan rancangan
Analis system memberi kesempatan bagi manajer untuk membuat keputusan
diteruskan atau dihentikan proyek system untuk kedua kalinya. Di sini,
manajer harus menyetujui tahap rancangan dan dukungan bagi keputusan
6.
Menyetujui atau menolak rancangan proyek
Manajer dan komite pengarah SIM mengevaluasi usulan rancangan dan
menentukan apakah akan memberikan persetujuan atau tidak.
+ "
)
+
Dengan memahami system yang ada dan persyaratan-persyaratan system baru, tim
proyek dapat membahas rancangan system baru.
Rancangan system
adalah penentuan
proses dan data yang diperlukan oleh system baru. Jika system ini berbasis komputer,
rancangan dapat menyertakan spesifikasi jenis peralatan yang akan digunakan.
Langkah-langkah tahap perancangan dapat dilihat pada gambar berikut :
