Gambar 4.8 BPMN Prosedur Pengajuan Cuti Online
4.5 Monitor dan Benefit Realization Phase • Benefit Realization Register
Keuntungan yang bisa diperoleh dari digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online adalah mengurangi waktu dan biaya. Dari biaya yang harus dikeluarkan oleh Lecturer Resource Center (LRC) terdapat perbedaan antara proses yang lama dengan proses yang baru, yaitu berkisar Rp. 11,976,415,- tiap tahunnya. Perbedaan ini akan memberikan dampak yang cukup berarti bagi LRC. Selain itu biaya pemakaian waktu pun dapat diminimalisasikan untuk satu kali proses, dimana terdapat penghematan waktu per tahunnya adalah 48,692 menit atau setara dengan 812 jam, untuk memproses satu pemrosesan dokumen, pemrosesan surat keputusan, mengurus jenjang jabatan dosen, pendaftaran pelatihan dosen, proses cuti dan aktif kembali.
Keuntungan dalam hal waktu dan biaya akan dapat dirasakan oleh LRC Manager, semua LRC Staff dan dosen. Diharapkan keuntungan-keuntungan
tersebut dapat langsung dirasakan saat digital document, search engine SK, akses JJA online, pendaftaran pelatihan online, pangajuan cuti dan aktif kembali online diimplementasikan sehingga jumlah transaksi yang akan dikelola dalam setiap harinya bisa diselesaikan lebih cepat dan dapat memberikan pelayanan yang lebih cepat pula kepada dosen dan pihak yang berkepentingan dengan LRC. Selain itu, improvement ini juga dapat menjadikan LRC menjadi unit yang memiliki kualitas
pelayanan yang baik dan dapat dijadikan sebagai pedoman serta standar untuk unit yang bertanggung jawab terhadap dosen, bagi Universitas atau perguruan tinggi yang lainnya.
• Benefit Summary Plan
Digital Document
Tabel 4.41 Benefit Summary Plan Digital Document
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
Penyimpanan dokumen dari Rp 2,600,491 menjadi Rp 1,702,607 sehingga penghematan yang dapat dicapai Rp 897,884
M aret 2009
Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah ketepatan
keyword yang disimpan di database dengan kebutuhan
dan kemampuan staff LRC untuk menggunakan
fasilitas ini.
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah
keyword yang ada database tidak sesuai
dengan kebutuhan sehingga mempersulit pencarian dan kurangnya kemampuan staff dalam mengconvert serta menggunakan dokumen digital. Pencarian dokumen dari Rp
4,795,982 menjadi Rp 1,480,982 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 3,315,000
Pengiriman dokumen dari Rp 5,470,982 menjadi Rp 2,515,179 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 2,955,803
Penghematan Waktu
Staff LRC
Penerimaan dan pendataan dokumen dari 11,200 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 4,480 menit.
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Waktu
Staff LRC
Pencarian dokumen dari 22,400 menit menjadi 6,720 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 15,680 menit
M aret 2009
Berkelanjutan
Pengiriman dokumen dari 22,400
menit menjadi 11,200 menit sehingga 11,200 menit.
Search Engine S urat Keputusan (S K)
Tabel 4.42 Benefit Summary S urat Keputusan (S K)
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
Penyimpanan dokumen dari Rp 323,617 menjadi Rp 216,080 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 107,537.
M aret 2009
Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah ketepatan
keyword yang disimpan di
database dengan kebutuhan dan kemampuan LRC staff untuk menggunakan fasilitas ini.
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah keyword yang ada database tidak sesuai dengan kebutuhan sehingga mempersulit pencarian. Pencarian dokumen dari Rp
895,250 menjadi Rp 184,300 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 710,950
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Waktu
Staff LRC
Penyimpanan dokumen dari 1400 menit menjadi 840 sehingga 560 menit.
M aret 2009
Berkelanjutan
Pencarian dokumen dari 4200 menit menjadi 840 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3,360 menit.
Akses JJA Online
Tabel 4.43 Benefit Summary Akses JJA Online
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
Pemberitahuan briefing ke dosen dari Rp 129,314 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 75,657
M aret 2009
Berkelanjut an
Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi
website LRC kepada dosen
dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
Pendistribusian nilai KUM dari Rp 129,314 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 75,657
M aret 2009
Berkelanjut an
Briefing dosen kandidat JJA dari Rp 191,486 menjadi Rp 155,743 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 35,743
M emberitahukan jadwal
wawancara dosen dari 337,971 menjadi Rp 53,657 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 284,314
M emberitahukan status pengajuan JJA dari Rp 129,314 menjadi Rp 10,731 sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah Rp 118,583 Penghematan
Waktu
Staff LRC
Pemberitahuan briefing ke dosen dari menjadi 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit M aret 2009 Berkelanjut an
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan Waktu Staff LRC
Pendistribusian nilai KUM dari 480 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 240 menit
M aret 2009
Berkelanjut an Briefing dosen kandidat JJA dari
384 menit menjadi Rp 180 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 204 menit
M emberitahukan jadwal
wawancara dosen dari 720 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 480 menit.
M emberitahukan status pengajuan JJA dari 480 menit menjadi 48 menit sehingga penghematan yang bisa dicapai adalah 432 menit
Pendaftaran Pelatihan Online
Tabel 4.44 Benefit Summary Pendaftaran Pelatihan Online
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
Penggandaan brosur dan Penyebaran brosur : dari Rp 170,000 + 79,800 menjadi Rp 13,414 (diganti upload brosur) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 236,386
M aret 2009
Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada dosen dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut.
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.
M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan : dari Rp 1,582,474 menjadi Rp 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,582,474 M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan : dari Rp 1,126,571 menjadi Rp 13,414 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 1,113,157
Benefit
description Ow ner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
Start End
Penghematan Waktu
Staff LRC
Penggandaan brosur dan Penyebaran brosur : dari 360 + 540 menit menjadi 90 menit (diganti upload brosur) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 810 menit
M aret 2009
Berkelanjutan
M encatat daftar peserta yang
mendaftar pelatihan : dari
10,800 menit menjadi 0 (dihilangkan) sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 10,800 menit M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan : dari 3,600 menit menjadi 90 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 3510 menit
Pengajuan Cuti Online
Tabel 4.45 Benefit Summary Pengajuan Cuti Online
Benefit
description Owner
Benefit Amount (per tahun)
Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
M engubah status dosen : dari Rp 87,762 menjadi Rp 52,657 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah
Rp35,105
M aret 2009
Berkelanjutan Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada dosen dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut.
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.
Konfirmasi status dosen : dari Rp 303,286 menjadi Rp 89,429 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 213,857
Penghematan Waktu
Staff LRC
M engubah status dosen : dari 400 menit menjadi 240 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 160 menit
M aret 2009
Berkelanjutan
Konfirmasi status dosen : dari 1,200 menit menjadi 400 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 800 menit
Pengajuan Aktif Kembali Online
Tabel 4.46 Benefit Summary Pengajuan Aktif Kembali Online
Benefit description Owner Benefit Amount (per tahun) Expected Benefit
realization date Dependencies Risks
S tart End Penghematan
Biaya
Staff LRC
M engubah status dosen : dari Rp 32,911 menjadi Rp 19,746 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 13,165
M aret 2009
Berkelan jutan
Hal yang mempengaruhi tercapainya penghematan biaya ini adalah sosialisasi website LRC kepada dosen dan kejelasan informasi yang terdapat di website tersebut.
Resiko yang dapat menghambat tercapainya penghematan biaya yang diharapkan adalah kurangnya minat dari dosen untuk menggunakan fasilitas ini.
M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan : dari Rp 113,732 menjadi Rp 33,536 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 80,196
Konfirmasi status dosen : dari Rp 158,732 menjadi Rp 33,536 sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah Rp 125,196 Penghematan
Waktu
Staff LRC
M engubah status dosen : dari 150 menit menjadi 90 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 60 menit
M aret 2009
Berkelan jutan M emberikan informasi dosen yang aktif ke
jurusan : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit
Konfirmasi status dosen : dari 450 menit menjadi 150 menit sehingga penghematan yang dapat dicapai adalah 300 menit
• Benefit Milestone Matrix
Dig ita l Document
Pe nerimaa n da n pe ndat aan do ku men
P enyimpa nan dokumen
Penca rian dokumen
Peng iriman dokumen
Search
en gine SK Penca rian dokumen
Akses JJA
o nlin e
Pemberitahu an b riefing ke do se n (melalui JJA online) Pend istribusian n ilai KUM
(melalui JJA online) Brie fing d osen ka ndidat JJA dan upload vid eo b riefing (melalui JJA
online)
Memberit ahuka n jadwal wawancara d osen (melalui JJA
online)
Me mbe ritah ukan st atus pen gajuan JJA (melalui JJA
online)
Pend afta ran pe la tihan
o nlin e
Pe ngga nda an b rosu r Uploa d brosur (melalui
pe ndaf taran on line ) Me ncata t daf tar peserta ya ng
me nda ftar pelat ih an Me nghu bun gi pese rta men gena i
pe ru baha n jadwal pe la tihan (me la lu i JJA online)
Wa ktu
Pe nga ju an cu ti online
Me ngu bah st atus d osen Konfirmasi stat us dose n (melalui
p eng ajuan cu ti online) Me ngu bah st atus d osen Memberikan info rmasi dosen
yang aktif ke jurusan Pe nga ju an
a ktif kemb ali o nlin e
Konfirmasi stat us dose n (melalui pe nga ju an a kt if ke mba li online)
B ia ya
• Benefit Delivery Matrix Digital Document PLAN SLIPPAGE Penerimaan dan pendataan dokumen Penyimpanan dokumen 2 menit 3 menit Penerimaan dan pendat aan dokumen
Penyimpanan dokumen
2 menit 3 menit
TIME
Pencarian dokumen Pengiriman dokumen
3 menit 5 menit
Pencarian dokumen Pengiriman dokumen
3 menit 5 menit
Search Engine S urat Keputusan (S K) PLAN SLIPPAGE Pencarian SK 3 menit Pencarian SK 3 menit TIME
Akses JJA Online PLAN SLIPPAGE Pemberitahuan briefing ke dosen Pendistribusian nilai KUM 5 menit 5 menit Pemberitahuan briefing ke dosen Pendistribusian nilai KUM 6 menit TIME Briefing dosen kandidat JJA 6 menit 3.75 menit Briefing dosen kandidat JJA 4.75 menit Memberitahukan jadwal wawancara dosen Memberitahukan status pengajuan JJA
5 menit 1 menit
Memberitahukan jadwal wawancara dosen
Memberitahukan status pengajuan JJA
6 menit 1.5 menit
Pendaftaran Pelatihan Online PLAN SLIPPAGE Upload brosur Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan 5 menit 5 menit Upload brosur Menghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan 6 menit 6 menit TIME
Pengajuan Cuti Online
PLAN
SLIPPAGE
Mengubah status
dosen Konfirmasi status dosen
3 menit 5 menit
Mengubah status
dosen Konfirmasi status dosen
4 menit
TIME
6 menit
Pengajuan Aktif Kembali Online
Mengubah status dosen
Memberikan informasi dos en yang
aktif ke jurusan
3 menit 5 menit
Mengubah status dosen
Memberikan informasi dosen yang
aktif ke jurusan 4 menit 7 menit TIME Konfirmasi status dosen 5 menit
Konfirmasi status dosen
7 menit