BAB 4
ELABORATION – CONTINUOUS IMPROVEMENT PHASE
4.1
Elaboration Phase
•
Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement
Proses yang diimprove dalam skripsi ini yaitu proses yang berhubungan
dengan pengurusan administrasi dosen mulai dari proses penerimaan, pelatihan,
penugasan, penelitian dan penerbitan artikel ilmiah, evaluasi jasa, proses JJA,
penanganan dosen bermasalah, pembinaan hingga pemberhentian. Pada tahap
elaborasi ini, proses-proses yang akan diimprove yaitu proses penerimaan dosen,
JJA, pelatihan, cuti dan aktif kembali. Perubahan ini dianggap perlu untuk
dilakukan karena terdapat beberapa aktivitas di dalam proses tersebut yang
membutuhkan biaya dan waktu yang besar, sehingga melalui tahapan ini
diharapkan dapat mengefisiensikan biaya dan mengefektifitaskan waktu.
Improvement
yang diusulkan merupakan rekomendasi untuk perbaikan kinerja
organisasi.
Target yang ingin dicapai dalam skripsi ini adalah:
•
Efisiensi
Dengan adanya digital document,
search engine Surat Keputusan, akses JJA
online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online
maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang
dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen. Diharapakan dengan
adanya kemudahan ini maka akan menyebabkan waktu yang diperlukan untuk
melakukan aktivitas yang terkait dengan proses tersebut dapat diminimalisasi
(diefisienkan).
•
Efektifitas
Dengan adanya digital document,
search engine Surat Keputusan, akses JJA
online, pengajuan cuti dan aktif kembali online serta pendaftaran pelatihan online
maka akan memberikan kemudahan baik bagi pihak BINUS University, yang
dalam hal ini dilakukan oleh bagian LRC maupun bagi dosen sehingga biaya
karyawan dan biaya yang dikeluarkan untuk pencetakan dan pengiriman juga
dapat berkurang. Penghematan biaya ini menyebabkan biaya yang dikeluarkan
untuk menyelesaikan suatu aktivitas semakin menurun.
Tabel 4.1 Appropriate Metrics to Establish a Baseline for Future Improvement
Target Awal
Cara Mengukur
S umber
•
M eningkatkan
efisiensi dengan
pengurangan
biaya sekitar
25% per
semester
Berdasarkan biaya-biaya yang
dikeluarkan selama pemrosesan
dokumen dan SK manual, Proses
mengurus JJA, proses pengajuan cuti
dan aktif kembali, proses pendaftaran
pelatihan.
•
Biaya untuk pegawai
•
Biaya pegawai untuk pemrosesan
dokumen (manual) Rp 5,650 per
transaksi.
Hasil wawancara,
pengamatan
langsung dan
disertai dengan
hasil survey.
Target Awal
Cara Mengukur
S umber
•
Biaya pegawai untuk pemrosesan
Surat Keputusan (SK) manual Rp
4,583 per transaksi.
•
Biaya pegawai untuk proses
mengurus JJA Rp 22,656 per
transaksi.
•
Biaya pegawai untuk proses
pendaftaran pelatihan Rp
232,292 per transaksi.
•
Biaya pegawai untuk proses
pengajuan cuti Rp 7,292 per
transaksi.
•
Biaya pegawai untuk proses
pengajuan aktif kembali Rp 7,292
per transaksi.
- Biaya lain-lain
Biaya lain-lain antara lain terdiri dari
biaya listrik, pencetakan, pengiriman,
penyimpanan yang berbeda-beda untuk
tiap proses dan aktivitas.
Target Awal
Cara Mengukur
S umber
•
Biaya lain-lain untuk pemrosesan
dokumen (manual) Rp 543 per
transaksi.
•
Biaya lain-lain untuk pemrosesan
Surat Keputusan (SK) manual Rp
209 per transaksi.
•
Biaya lain-lain untuk proses
mengurus JJA Rp 7,829 per
transaksi.
•
Biaya lain-lain untuk proses
pendaftaran pelatihan Rp
105,490 per transaksi.
•
Biaya lain-lain untuk proses
pengajuan cuti Rp 1,388 per
transaksi.
•
Biaya lain-lain untuk proses
pengajuan aktif kembali Rp 2,888
per transaksi.
Target Awal
Cara Mengukur
S umber
•
M eningkatkan
efektivitas
dengan
pengurangan
waktu
pemrosesan
transaksi sekitar
30 %.
Berdasarkan waktu yang digunakan
selama pemrosesan dokumen dan SK
manual, Proses mengurus JJA, proses
pengajuan cuti dan aktif kembali,
proses pendaftaran pelatihan.
•
Waktu untuk pemrosesan
dokumen (manual) 27 menit per
transaksi.
•
Waktu untuk pemrosesan Surat
Keputusan (SK) manual 22 menit
per transaksi.
Hasil wawancara,
pengamatan
langsung.
•
Waktu untuk proses mengurus
JJA 98 menit per transaksi.
•
Waktu untuk proses pendaftaran
pelatihan 1085 menit per
transaksi.
•
Waktu untuk proses pengajuan
cuti 35 menit per transaksi.
•
Waktu untuk proses pengajuan
aktif kembali 35 menit per
transaksi.
•
Measurement and Documentation of The Current Actual Performance
Berikut merupakan hasil simulasi pengukuran proses yang terjadi pada bagian
Lecturer Resource Center
terhadap biaya
yang harus dikeluarkan ketika menjalankan proses tersebut.
Æ
Pemrosesan dokumen
(manual)
Tabel 4.2
Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan dokumen (manual)
A
B C D E F G H I J K
L
M
Nama Proses Transaksi (per hari) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per hari (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per hari (Rp) Biaya Lain-lain per jam
(Rp) Biaya Lain-lain per transak si (Rp) Biaya Lain-lain per hari
(Rp) Biaya rata-rata per hari (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (% )
(BxC)
(DxE/6
0)
(DxG/60)
+ (HxB) (F+I)
(J/B)
(Jx280)
(D/X)
Penerimaan dan
pendataan dokumen
8
2
16 12,500 3,348
914.29
0
245
3,593
447
1,006,071 7.41%
Penyimpanan
dokumen 8
5
40 12,500 8,371
289.29
90
917
9,287
1,156
2,600,491
18.52%
Pencarian dokumen
8
10
80 12,500 16,741
289.29
0
387 17,129
2,132
4,795,982 37.04%
Pengiriman dokumen
8
10
80 12,500 16,741
289.29
300
2,798 19,539
2,432
5,470,982 37.04%
(X)
Total 32
27
217 50,000 45,201 1,782.14
390
4,347 49,548
6,166 13,873,527
100.00%
Keterangan :
Berikut ini adalah perkiraan biaya yang akan digunakan pada keseluruhan perhitungan
Acitivity Based Costing :
o
Biaya pegawai per jam
-
Gaji staff LRC diasumsikan sebesar Rp 2,000,000/ bulan untuk waktu kerja
160 jam sehingga gaji staff LRC per jamnya = Rp 2,000,000/160 = Rp 12,500
-
Gaji
Manager LRC diasumsikan sebesar Rp 5,000,000/ bulan untuk waktu
kerja 160 jam sehingga gaji Manager LRC per jamnya = Rp 5,000,000/160 =
Rp Rp 31,250
-
Gaji
Lecturer Development Coordinator diasumsikan sebesar Rp 3,000,000/
bulan untuk waktu 160 jam sehingga gaji LDC per jamnya = Rp
3,000,000/160 = Rp Rp 18,750
o
Biaya lain-lain per jam : biaya yang dikeluarkan tergantung pada lamanya
transaksi
-
Biaya internet Rp 250,000 untuk 1000 jam, sehingga biaya internet per
jamnya = 250,000/1000 = Rp 250
-
Biaya listrik untuk industri 1 kWh Rp 1,500, sehingga biaya listrik per per
Watt per jamnya adalah = Rp 1,500/1000 = Rp 1.5
-
Daya untuk 1 unit komputer 250W, daya untuk 1 unit scanner 100W, daya
untuk 1 unit AC 1110W, daya untuk 1 lampu 60W (terdapat 4 lampu pada
satu ruangan LRC)
-
1 AC dan 4 lampu dipakai bersama oleh 7 orang staff sehingga biaya listrik
untuk AC dan lampu per jamnya adalah = 1110+(60*4)/7*1.5= Rp 289.29
-
Biaya listrik untuk komputer per jamnya adalah = 250*1.5 = Rp 375
-
Biaya listrik untuk scanner per jamnya adalah = 100*1.5 = Rp150
o
Biaya lain-lain per transaksi : biaya yang dikeluarkan tidak tergantung pada
lamanya transaksi, melainkan pada banyaknya jumlah transaksi.
-
Harga ortner Rp 20,000 untuk kapasitas 500 lembar sehingga biaya untuk per
lembar kertasnya = Rp 20,000 : 500 = Rp 50.
-
Harga lemari Rp 500,000 untuk kapasitas 20
ortner sehingga biaya untuk per
lembar kertasnya = Rp 500,000 : 20 : 500 = Rp 40.
-
Biaya amplop untuk pengiriman = Rp 300
-
Harga scanner Rp 750,000 untuk pemakaian sebanyak 10,000 kali sehingga
harga untuk per lembar kertasnya = Rp 750,000/10,000 = Rp 75.
-
Biaya cetak per lembar kertasnya Rp 200
-
Harga Hard Disk Rp 800,000 dengan kapasitas 250GB sehingga biaya untuk
per
digital document = Rp 800,000 : 250,000 : 0.2 = Rp 16 (dengan asumsi
masing-masing digital document ukurannya 200KB).
o
Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari
-
Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari
-
Jumlah hari minggu dalam 1 tahun = 52 hari
-
Jumlah hari libur dalam 1 tahun diasumsikan 21 hari (3 minggu)
-
Jumlah cuti dan cuti bersama 12 hari
Keterangan ABC Pemrosesan dokumen (manual) :
1. Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Rata-rata dosen yang melamar tiap tahunnya 150 dosen.
-
Jumlah berkas per dosen 15 lembar (terdiri dari surat lamaran, curriculum
vitae, ijasah, transkrip nilai, fotokopi Kartu Kelurga dan sertifikat-sertifikat)
Jadi, rata-rata transaksi per hari = 150*15/280 = 8
2.
Dalam pemrosesan dokumen secara manual, ada 4 proses utama yang dilakukan
yaitu :
o
Penerimaan dan pendataan dokumen.
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima
dokumen dosen beserta penjelasan kelengkapan dokumen dosen dan
input
data dosen yang bersangkutan ke dalam database dosen.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer,AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp
289.29 + 250 = Rp 914.29
o
Penyimpanan dokumen.
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk merapikan
berkas dosen, menyimpannya di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.
-
Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289.29
-
Biaya penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp
90
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan
pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas.
-
Biaya lain-lain per jam (AC, lampu) = Rp 289.29
o
Pengiriman dokumen
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk memasukkan
berkas ke dalam amplop sampai kepada melakukan pengiriman dokumen
kepada pihak yang berkepentingan.
-
Biaya lain-lain per jam (AC, lampu) = Rp 289.29
-
Biaya amplop untuk pengiriman = Rp 300
3. Perhitungan
-
Waktu transaksi per hari (menit) = Transaksi (per hari) x Waktu per transaksi
(menit)
-
Biaya Pegawai per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya
pegawai per jam (Rp)] / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya
Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x
Transaksi (per hari)]
-
Biaya rata-rata per hari (Rp) = Biaya Pegawai per hari (Rp) + Biaya Lain-lain
per hari (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) / Transaksi
(per hari)
-
Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) x 280
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per hari (menit) / Total Waktu
transaksi per hari (menit) x 100%
Kesimpulan :
Pemrosesan dokumen secara manual dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 27
menit dan biaya sebesar Rp 6,166 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk
pemrosesan dokumen secara manual per tahunnya adalah Rp 13,873,527.
Æ
Pemrosesan surat keputusan
(manual)
Tabel 4.3
Measurement of The Current Actual Performance - Pemrosesan S urat Keputusan (Manual)
A
B C D E F G H I J K
L
M
Nama Proses Transaksi (per hari) Waktu per transak si (menit) Waktu transak si per hari (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawa i per hari (Rp) Biaya Lain-lain per jam (Rp) Biaya Lain-lain per transa ksi (Rp) Biaya Lain-lain per hari (Rp) Biaya rata-rata per hari (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)
(BxC)
(DxE/6
0)
(DxG/60)
+ (HxB) (F+ I)
(J/B)
(Jx280)
(D/X)
Penerimaan dan
pendataan surat
keputusan 1
2
2 12,500
417
664.29
0
22
439
439
122,867
9.09%
Penyimpanan
dokumen 1
5
5 12,500 1,042
289.29
90
114
1,156
1,156
323,617
22.73%
Pencarian dokumen
1
15
15 12,500 3,125
289.29
0
72
3,197
3,197
895,250 68.18%
(X)
Total 3
22
22 37,500 4,583 1,242.86
90
209
4,792
4,792
1,341,733
100.00%
Keterangan ABC Pemrosesan S urat Keputusan (manual):
1.
Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Rata-rata Surat Keputusan per tahunnya 280 SK (SK Pengangkatan, SK
Penugasan dan SK lainnya yang berhubungan dengan dosen, baik yang
dikeluarkan oleh Rektor, Yayasan maupun DIKTI)
-
Jumlah hari kerja dalam 1 tahun 280 hari.
Jadi, rata-rata transaksi per hari = 280/280 = 1
2.
Dalam pemrosesan surat keputusan secara manual, ada 3 proses utama yang
dilakukan yaitu :
o
Penerimaan dan pendataan Surat Keputusan (SK).
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 2 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menerima
Surat Keputusan (SK) dan mendatakan Surat Keputusan (SK) tersebut.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC,lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
o
Penyimpanan dokumen
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menyimpan
Surat Keputusan (SK) di ortner yang dimasukkan ke dalam lemari.
-
Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289,29
-
Biaya penyimpanan berkas di lemari dan ortner = Rp 50 + Rp 40 = Rp
90
o
Pencarian dokumen
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan
pencarian pada ortner dan lemari penyimpanan berkas.
-
Biaya lain-lain per jam (AC,lampu) = Rp 289.29
3. Perhitungan
-
Waktu transaksi per hari (menit) = Transaksi (per hari) x Waktu per transaksi
(menit)
-
Biaya Pegawai per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya
pegawai per jam (Rp)] / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per hari (Rp) = [Waktu transaksi per hari (menit) x Biaya
Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) x
Transaksi (per hari)]
-
Biaya rata-rata per hari (Rp) = Biaya Pegawai per hari (Rp) + Biaya Lain-lain
per hari (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) / Transaksi
(per hari)
-
Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per hari (Rp) x 280
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per hari (menit) / Total Waktu
transaksi per hari (menit) x 100%
Kesimpulan :
Pemrosesan Surat Keputusan (SK) secara manual dari awal sampai akhir
membutuhkan waktu 22 menit dan biaya sebesar Rp 4,792 per transaksi. Biaya total
yang dibutuhkan untuk Surat Keputusan (SK) secara manual per tahunnya adalah Rp
1,341,733
Æ
M engurus jenjang jabatan akademik dosen
Tabel 4.4
Measurement of The Current Actual Performance - Mengurus Jenjang Jabatan Akademik Dosen
A
B
C
D E F G H I J K L M
Nama Proses Rata-rata transaksi (per periode) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per periode (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per periode (Rp) Biaya Lain-lain per jam (Rp) Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) Biaya Lain-lain per periode (Rp) Biaya rata-rata per periode (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60)
+ (HxB) (F+I)
(J/B)
(Jx3)
(D/X)
Pendistribusian daftar
dosen kandidat JJA
dan persetujuan
16
30
480
12,500 100,000
664.29
200
8,514 108,514
6,782
325,543 30.77%
Pengiriman surat
briefing ke dosen
16
10
160
12,500
33,333
664.29
500
9,771 43,105
2,694
129,314 10.26%
Pencetakan dan
pendistribusian
laporan sementara
KUM 16
10
160
12,500
33,333
664.29
500
9,771 43,105
2,694
129,314 10.26%
Briefing dosen
kandidat JJA
16
8
120
31,250
62,500
664.29
0
1,329 63,829
3,989
191,486 7.69%
M enghubungi dosen
untuk wawancara
16
15
240
12,500
50,000 15,664.29
0
62,657 112,657
7,041
337,971 15.38%
Proses pengajuan JJA
A
B
C
D E F G H I J K L M
Nama Proses Rata-rata transaksi (per periode) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per periode (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per periode (Rp) Biaya Lain-lain per jam (Rp) Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) Biaya Lain-lain per periode (Rp) Biaya rata-rata per periode (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60)
+ (HxB)
(F+I) (J/B) (Jx3) (D/X)
M engirimkan surat
penerimaan atau
penolakan 16
10
160
12,500
33,333
664.29
500
9,771 43,105
2,694
129,314 10.26%
(X)
Total 112
98
1,560 106,250 362,500
19,650.00
3,000 125,271 487,771
30,486 1,463,314
100%
Keterangan ABC Pengurusan JJA :
1.
Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Pengajuan JJA dilakukan 3 kali dalam 1 tahun di mana rata-rata jumlah dosen
yang diajukan per periodenya sebanyak 2% dari 800 dosen yang aktif
sehingga jumlah transaksi per periodenya = 2% x 800 = 16
2.
Dalam mengurus jenjang jabatan akademik dosen, ada 8 proses utama yang
dilakukan yaitu :
o
Pendistribusian daftar dosen kandidat JJA dan persetujuan.
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini dimulai dari analisis staff JJA terhadap data dan
aktivitas yang dilakukan dosen sampai kepada permintaan persetujuan
M anager LRC dan Ketua Jurusan terhadap kandidat dosen yang diajukan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya pencetakan daftar dosen kandidat JJA = Rp 200
o
Pengiriman surat briefing ke dosen
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan daftar dosen dari Jurusan,
mencari informasi dosen, pembuatan surat pemberitahuan briefing, sampai
kepada pengiriman surat briefing tersebut.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp 200 + Rp
300 = Rp 500
o
Pencetakan dan pendistribusian laporan sementara KUM
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan dicetak
KUM nya, perhitungan dan pencetakan nilai KUM dosen sampai kepada
pengiriman nilai tersebut.
-
Biaya lain-lain per jam(komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (pencetakan dan amplop) = Rp 200 + Rp
300 = Rp 500
o
Briefing dosen kandidat JJA
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 8 menit per transaksi
Perkiraan waktu ini dimulai dari pemberian informasi mengenai JJA
kepada dosen, penjelasan hal-hal yang harus dilakukan oleh dosen sampai
kepada tanya jawab antara dosen dengan manager LRC (yang
menyampaikan
briefing).
Briefing ini dilakukan selama 2 jam untuk 16
dosen sehingga untuk per dosennya rata waktu yang dibutuhkan =
2*60/16 = 8 menit.
-
Biaya lain-lain per menitjam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp
289.29 = Rp 664.29
o
M enghubungi dosen untuk wawancara
Perkiraan waktu ini dimulai dari pencarian data dosen yang akan diundang
sampai kepada penyampaian dan konfirmasi waktu wawancara ke dosen
melalui telepon.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu ,telpon) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 15,000 = Rp 15,664.29
o
Proses pengajuan JJA ke Kopertis
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari pencetakan berkas JJA dosen sampai
kepada pengiriman berkas tersebut ke Kopertis.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (mencetak berkas pelatihan untuk 10 dosen
masing-masing 5 lembar dan amplop untuk pengiriman) = (5 x Rp200) +
Rp 300 = Rp 1,300
o
M engirimkan surat penerimaan atau penolakan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 10 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan keputusan dari Kopertis,
mencari informasi dosen, sampai kepada pengiriman surat penerimaan
atau penolakan tersebut.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (biaya cetak dan amplop) = Rp 200 + Rp
300 = Rp 500
3.
Perhitungan
-
Waktu transaksi per periode (menit) = Transaksi (per periode) x Waktu
per transaksi (menit)
-
Biaya Pegawai per periode (Rp) = Waktu transaksi per periode (menit) x
Biaya pegawai per jam (Rp) / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per periode (Rp) = [Waktu transaksi per periode (menit) x
Biaya Lain-lain per jam (Rp)] / 60 menit + [Biaya Lain-lain per transaksi
(Rp) x Transaksi (per periode)]
-
Biaya rata-rata per periode (Rp) = Biaya Pegawai per periode (Rp) +
Biaya Lain-lain per periode (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) /
Transaksi (per periode)
-
Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per periode (Rp) x 3
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per periode (menit) / Total Waktu
transaksi per periode (menit) x 100%
Kesimpulan :
Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen dari awal sampai akhir
membutuhkan waktu 98 menit dan biaya sebesar Rp 30,486 per transaksi. Biaya
total yang dibutuhkan untuk Proses mengurus jenjang jabatan akademik dosen per
tahunnya adalah Rp 1,463,314.
Æ
Pendaftaran pelatihan
Tabel 4.5
Measurement of The Current Actual Performance - Pendaftaran Pelatihan
A
B C D E F G H I J K L
M
Nama Proses
Rata-rata transak si (per semeste r) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per semester (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per Semester (Rp) Biaya Lain-lain per jam(Rp) Biaya Lain-lain per transak si (Rp) Biaya Lain-lain per semester (Rp) Biaya rata-rata per semester (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60)
+ (HxB)
(F+I)
(J/B)
(Jx2)
(D/X)
M embuat rencana
jadwal kegiatan
pelatihan 6
60
360 18,750
112,500
914.29
0
5,486
117,986
19,664
235,971
5.53%
M erancang brosur
6
30
180 12,500
37,500
914.29
0
2,743
40,243
6,707
80,486
2.76%
Konfirmasi jadwal
dengan instruktur
6
15
90 12,500
18,750 15,664.29
0
23,496
42,246
7,041
84,493
1.38%
Konfirmasi ruangan
dan fasilitas
6
30
180 12,500 37,500
0.00
0
0
37,500 6,250
75,000
2.76%
Finalisasi rancangan
brosur 6
20
120 12,500
25,000
914.29
500
4,829
29,829
4,971
59,657
1.84%
Penggandaan brosur
6
20
120 12,500
25,000
0.00 10,000
60,000
85,000
14,167
170,000
1.84%
Penyebaran brosur
6
30
180 12,500
37,500
0.00
400
2,400
39,900
6,650
79,800
2.76%
M encatat daftar
peserta yang
mendaftar pelatihan
6
600
3,600 12,500 750,000
664.29
230
41,237
791,237 131,873 1,582,474
55.30%
M emeriksa jumlah
peserta
pelatihan
6
5
30 12,500 6,250 664.29
0
332
6,582 1,097
13,164
0.46%
A
B C D E F G H I J K L
M
Nama Proses
Rata-rata transak si (per semeste r) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per semester (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per Semester (Rp) Biaya Lain-lain per jam(Rp) Biaya Lain-lain per transak si (Rp) Biaya Lain-lain per semester (Rp) Biaya rata-rata per semester (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60)
+ (HxB)
(F+I)
(J/B)
(Jx2)
(D/X)
Konfirmasi materi
pelatihan dan
kehadiran instruktur
6
15
90 12,500
18,750 15,664.29
0
23,496
42,246
7,041
84,493
1.38%
M engatur
pengunduran jadwal
pelatihan 6
30
180 12,500
37,500
664.29
0
1,993
39,493
6,582
78,986
2.76%
M enghubungi
peserta mengenai
perubahan jadwal
pelatihan 6
200
1,200 12,500
250,000
15,664.29
0 313,286
563,286
93,881 1,126,571
18.43%
Persiapan
pelaksanaan
pelatihan 6
30
180 12,500
37,500
914.29 25,150 153,643
191,143
31,857
382,286
2.76%
(X)
Total 78
1,085
6,510 168,750
1,393,750
52,643 36,280 632,941 2,026,691
337,782 4,053,381
100%
Keterangan ABC Pendaftaran Pelatihan :
1.
Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Pelatihan dosen dilakukan 6 kali dalam 1 semester sehingga rata-rata
transakasi per semester = 6 transaksi.
2.
Dalam pendaftaran pelatihan dosen, ada 13 proses utama yang dilakukan mulai
dari persiapan brosur hingga persiapan pelatihannya, yaitu :
o
M embuat rencana jadwal kegiatan pelatihan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 60 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai LDC menganalisis kebutuhan pelatihan bagi
dosen, menentukan jadwal pelatihan sesuai dengan ketersediaan waktu
yang ada dan terakhir harus meminta persetujuan dari LRC Manager.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 250 = Rp 914.29
o
M erancang brosur
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini digunakan untuk membuat rancangan brosur pelatihan
yang akan dibagikan kepada dosen.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 250 = Rp 914.29
o
Konfirmasi jadwal dengan instruktur
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk menelepon
instruktur dan melakukan konfirmasi terhadap pelatihan yang akan
diadakan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu ,telpon) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 15,000 = Rp 15,664.29
o
Konfirmasi ruangan dan fasilitas
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk melakukan
pencarian ruangan dan fasilitas yang tersedia dan pengisian form
peminjaman.
o
Finalisasi rancangan brosur
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari pengecekan final rancangan brosur sampai
kepada permintaan persetujuan dari LDC untuk rancangan tersebut.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 250 = Rp 914.29
-
Biaya pencetakan brosur (berwarna) = Rp 500
o
Penggandaan brosur
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 20 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menuju copy
center dan menggandakan brosur pelatihan sampai kepada penyampaian
instruksi kepada petugas untuk menggandakan brosur tersebut
-
Biaya lain-lain per transaksi (brosur yang digandakan 200) = Rp 50 x 200
= Rp 10,000
o
Penyebaran brosur
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari mengambil hasil copy brosur di copy
center dan melakukan penyebaran brosur dengan menempelkan di ruangan
tertentu dan meletakkannya di akademis.
-
Biaya lain-lain per transaksi (double tip Rp 2,400 untuk menempelkan
120 brosur, brosur yang ditempelkan 5) = 5 x Rp 2,400 / 120 = Rp 100
o
M encatat daftar peserta yang mendaftar pelatihan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang mendaftar 40 orang dengan
masing-masing waktu pendaftaran 15 menit) = 15 x 40 dosen = 600 menit
per transaksi.
-
Biaya lain-lain per jam(komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (biaya cetak formulir pendaftaran Rp 200 dan
biaya pena Rp 30) = Rp 200 + Rp 30 = Rp 230
o
M emeriksa jumlah peserta pelatihan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk memeriksa
jumlah peserta yang telah mendaftar ke dalam sistem untuk melihat
apakah kapasitas minimum telah terpenuhi.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
o
Konfirmasi materi pelatihan dan kehadiran instruktur
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menelepon
instruktur dan melakukan konfirmasi mengenai kesediaan dan materi
pelatihan yang akan dilakukan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu ,telpon) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 15,000 = Rp 15,664.29
o
M engatur pengunduran jadwal pelatihan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk menentukan
jadwal baru, mencari instruktur pengganti dan menyesuaikan jadwal baru
dengan ketersediaan fasilitas dan ruangan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
o
M enghubungi peserta mengenai perubahan jadwal pelatihan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan (dosen yang harus dihubungi 40 orang
dengan masing-masing waktu telpon 5 menit) = 40 x 5 = 200 menit per
transaksi.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu ,telpon) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 15,000 = Rp 15,664.29
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 30 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang diperlukan untuk melakukan
pemesanan snack dan menggandakan materi pelatihan dan menyiapkan
daftar hadir pelatihan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu, internet) = Rp 375 + Rp
289.29 + Rp 250 = Rp 914.29
-
Biaya lain-lain untuk penggandaan materi pelatihan untuk 40 dosen,
masing-masing 5 lembar per dosen = Rp 100 x 40 x 5 = Rp 20,000
-
Biaya lain-lain untuk melakukan pemesanan snack melalui telpon = Rp
250 x 15 = Rp 3,750
-
Biaya pencetakan materi pelatihan dan daftar hadir = Rp 200 x 7 = Rp
1,400 (5 lembar materi pelatihan dan 2 lembar daftar hadir)
-
Total biaya lain-lain per transaksi = Rp 20,000 + Rp 3,750 + Rp 1,400 =
Rp 25,150
3.
Perhitungan
-
Waktu transaksi per semester (menit) = Transaksi (per semester) x Waktu per
transaksi (menit)
-
Biaya Pegawai per semester (Rp) = (Waktu transaksi per semester (menit) x
Biaya pegawai per jam (Rp)) / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester (menit) x
Biaya Lain-lain per jam(Rp)] / 60 menit+ [Biaya Lain-lain per transaksi (Rp)
x Transaksi (per semester)]
-
Biaya rata-rata per semester (Rp) = Biaya Pegawai per semester (Rp) +
Biaya Lain-lain per semester (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) /
Transaksi (per semester)
-
Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) x 2
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per semester (menit) / Total Waktu
transaksi per semester (menit) x 100%
Kesimpulan :
Proses pendaftaran pelatihan dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 1,085
menit dan biaya sebesar Rp 337,782 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan
untuk Proses pendaftaran pelatihan per tahunnya adalah Rp 4,053,381.
Æ
Pengajuan cuti dan aktif kembali dosen
Tabel 4.6
Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Cuti Dosen
A
B
C
D
E F G
H
I J K L M
Nama Proses Rata-rata transak si (per semeste r) Waktu per transak si (menit) Waktu transaksi per semester (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per Semester (Rp) Biaya Lain-lain per jam (Rp) Biaya Lain-lain per transa ksi (Rp) Biaya Lain-lain per semester (Rp) Biaya rata-rata per semester (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp)Usaha
Tahunan
(%)
(BxC)
(DxE/60)
(DxG/60)
+ (HxB) (F+I)
(J/B)
(Jx2)
(D/X)
M endatakan surat cuti
dosen 40
5
200 12,500
41,667
664.29
0
2,214 43,881
1,097 87,762 14.29%
M engirimkan surat
penolakan cuti
40
15
600 12,500
125,000
664.29
500
26,643 151,643
3,791 303,286 42.86%
M elaporkan data cuti
dosen ke WR2
40
15
600 12,500
125,000
664.29
500
26,643 151,643
3,791 303,286 42.86%
(X)
Keterangan ABC Pengajuan Cuti Dosen:
1.
Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Pengajuan cuti dilakukan oleh 5% dari 800 dosen yang aktif sehingga jumlah
transaksi per semester = 5% x 800 = 40 transaksi.
2.
Dalam pengajuan cuti dosen, ada 3 proses utama yang dilakukan yaitu:
o
M endatakan surat cuti dosen
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan cuti dosen
sampai kepada pendataan pengajuan cuti dosen ke sistem.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
o
M engirimkan surat penolakan cuti
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data
dosen dan membuat surat penolakan cuti dan mengirimkannya ke dosen.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) =
Rp 200 + Rp 300 = Rp 500
o
M elaporkan data cuti dosen ke WR2
Perkiraan waktu ini dimulai dari pembuatan laporan cuti dosen yang
disetujui Kajur sampai kepada pengiriman laporan ke WR2.
- Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
- Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) =
Rp 200 + Rp 300 = Rp 500
3. Perhitungan
-
Waktu transaksi per semester (menit) = Transaksi (per semester) x Waktu
per transaksi (menit)
-
Biaya Pegawai per semester (Rp) = Waktu transaksi per semester (menit)
x Biaya pegawai per menit (Rp) / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester
(menit) x Biaya Lain-lain per menit (Rp)] / 60 menit+ [Biaya Lain-lain per
transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]
-
Biaya rata-rata per semester (Rp) = Biaya Pegawai per semester (Rp) +
Biaya Lain-lain per semester (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) /
Transaksi (per semester)
-
Biaya Tahunan (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) x 2
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per semester (menit) / Total
Waktu transaksi per semester (menit) x 100%
Kesimpulan :
Proses pengajuan cuti dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35 menit
dan biaya sebesar Rp 8,679 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk Proses
pengajuan cuti dosen per tahunnya adalah Rp 694,333
Tabel 4.7
Measurement of The Current Actual Performance - Pengajuan Aktif Kembali Dosen
A
B C D E F G H I J K L M
Nama Proses Rata-rata transaksi (per semester) Waktu per transaksi (menit) Waktu transaksi per semester (menit) Biaya pegawai per jam (Rp) Biaya Pegawai per Semester (Rp) Biaya Lain-lain per jam (Rp) Biaya Lain-lain per transaksi (Rp) Biaya Lain-lain per semester (Rp) Biaya rata-rata per semester (Rp) Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) Biaya Tahunan (Rp) Usaha Tahunan (%)(BxC)
(DxE/60
)
(DxG/60)
+
(HxB) (F+I) (J/B) (Jx2) (D/X)
M endatakan pengajuan
aktif kembali dosen
15
5
75 12,500 15,625
664.29
0
830 16,455
1,097 32,911 14.29%
M emberikan informasi
dosen yang aktif ke
jurusan 15
15
225 12,500 46,875
664.29
500
9,991 56,866
3,791 113,732 42.86%
M engirimkan surat
penolakan aktif
kembali 15
15
225 12,500 46,875
664.29
2,000
32,491 79,366
5,291 158,732 42.86%
(X)
Total 45
35
525 37,500 109,375 1,992.86
2,500
43,313 152,688 10,179 305,375
100%
Keterangan Pengajuan Aktif Kembali Dosen:
1.
Perkiraan jumlah transaksi
Perkiraan jumlah transaksi didapat dari :
-
Pengajuan aktif kembali dilakukan oleh 5% dari 300 dosen yang tidak aktif
sehingga jumlah transaksi per semester = 5% x 300 = 15 transaksi.
2.
Dalam mengurus pengajuan aktif kembali dosen ini, ada 3 proses utama yang
dilakukan yaitu :
o
M endatakan pengajuan aktif kembali dosen
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 5 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini dimulai dari penerimaan surat pengajuan aktif kembali
dosen sampai kepada pendataan pengajuan aktif kembali dosen ke sistem.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
o
M emberikan informasi dosen yang aktif ke jurusan
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data
dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi
tersebut kepada jurusan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat dan biaya amplop) =
Rp 200 + Rp 300 = Rp 500
o
M engirimkan surat penolakan aktif kembali
-
Perkiraan waktu yang dibutuhkan : 15 menit per transaksi.
Perkiraan waktu ini merupakan waktu yang digunakan untuk mencari data
dosen yang mengajukan aktif kembali sampai kepada pemberian informasi
tersebut kepada jurusan.
-
Biaya lain-lain per jam (komputer, AC, lampu) = Rp 375 + Rp 289.29 =
Rp 664.29
-
Biaya lain-lain per transaksi (biaya pencetakan surat, biaya amplop, dan
biaya pengiriman) = Rp 200 + Rp 300 + Rp 1,500 = Rp 2,000
3. Perhitungan
-
Waktu transaksi per semester (menit) = Transaksi (per semester) x Waktu
per transaksi (menit)
-
Biaya Pegawai per semester (Rp) = Waktu transaksi per semester (menit)
x Biaya pegawai per menit (Rp) / 60 menit
-
Biaya Lain-lain per semester (Rp) = [Waktu transaksi per semester
(menit) x Biaya Lain-lain per jam(Rp)] /60 menit+ [Biaya Lain-lain per
transaksi (Rp) x Transaksi (per semester)]
-
Biaya rata-rata per semester (Rp) = Biaya Pegawai per semester (Rp) +
Biaya Lain-lain per semester (Rp)
-
Biaya Rata-rata per transaksi (Rp) = Biaya rata-rata per semester (Rp) /
Transaksi (per semester)
-
Usaha Tahunan (%) = Waktu transaksi per semester (menit) / Total Waktu
transaksi per semester (menit) x 100%
Kesimpulan :
Proses pengajuan aktif kembali dosen dari awal sampai akhir membutuhkan waktu 35
menit dan biaya sebesar Rp 10,179 per transaksi. Biaya total yang dibutuhkan untuk
Proses pengajuan aktif kembali dosen per tahunnya adalah Rp 305,375.
•
Root Cause Analysis
Digital Document
Berdasarkan survei dan analisis yang kami lakukan pada bagian LRC kami
menemukan bahwa bagian LRC butuh mengarsip dokumen dalam jumlah yang
cukup banyak khususnya pada bagian penerimaan dosen, seperti cv, surat
lamaran, sertifikat dan lain sebagainya. Hal ini menyebabkan dibutuhkannya
tempat pengarsipan dokumen dalam jumlah yang cukup besar, waktu yang lebih
lama untuk menyimpan dan menemukan dokumen yang dibutuhkan, bahkan
seringkali terjadi kesulitan dalam menemukan sertifikat dosen karena adanya
permintaan yang beraneka ragam dari unit tertentu, selain itu adanya kemungkinan
kerusakan, kehilangan dokumen dan dokumen tidak dapat disimpan dalam waktu
yang cukup lama serta adanya kendala kecepatan pengiriman dokumen dari satu
bagian ke bagian lainnya.
M elihat kondisi ini, maka kami mengusulkan perlu diterapkan Digital
Document. Digital Document ini diharapkan mampu mengatasi masalah-masalah
yang kami sebutkan di atas, selain itu penggunaan
Digital Document juga mampu
menghemat penggunaan kertas, menghemat biaya tempat penyimpanan dokumen,
menjaga dokumen dari kerusakan, kehilangan, mempermudah proses
penyimpanan dan pencarian serta mempermudah proses pengiriman dokumen
dari satu bagian ke bagian lain. Kami juga mengusulkan pengembangan Database
Sertifikat, dimana database ini akan menampung dan menyimpan semua sertifikat
dosen yang ada secara elektronik yang akan mempermudah dan mempercepat
proses pencarian sertifikat sesuai dengan kebutuhan.
Search Engine Surat Keputusan (SK)
Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan
bahwa Surat Keputusan (SK) yang harus dikeluarkan oleh bagian LRC tidaklah
sedikit. Seringkali bagian LRC mengalami kesulitan dan menghabiskan waktu yang
cukup lama untuk menemukan SK yang dibutuhkan, tentu saja hal ini akan
menghambat kelancaran proses dan berdampak pada penurunan kinerja bagian
LRC .
M elihat kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya SK yang akan
menampung semua SK dosen, sehingga akan mempermudah dan mempercepat
proses pencarian SK yang dibutuhkan dan berkaitan dengan aktivitas yang terjadi.
Kecepatan merupakan hal penting yang harus diperhatikan dalam melakukan
setiap kegiatan demi tercapainya efektivitas dan efesiensi kerja.
Akses JJA Online
Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan pada bagian LRC dan
beberapa
stakeholder seperti dosen, kami memberikan usulan pengembangan
Akses JJA Online. Kami menemukan adanya kendala yang dihadapi para dosen
dalam mengurus jenjang jabatan akademik, seperti untuk mengetahui nilai KUM
saat ini ataupun syarat-syarat kegiatan yang harus dilakukan, berapa nilai yang
harus dipenuhi, batas waktu yang tersisa untuk naik ke jenjang berikutnya serta
informasi lain yang berhubungan dengan pengurusan jenjang jabatan dosen, dosen
harus mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung untuk
meminta info lebih lanjut, hal ini menyebabkan dosen tidak fleksibel dan leluasa
dalam mengakses informasi yang dibutuhkan, yang tentu saja akan berdampak
pada jumlah dosen homebase di BINUS University.
Dengan adanya JJA Online ini diharapkan dapat memberikan layanan
informasi yang lebih baik kepada para dosen, sehingga dosen dapat langsung
mengakses informasi yang dibutuhkan sehubungan dengan pengurusan jenjang
jabatan akademiknya secara fleksibel pada saat dibutuhkan tanpa harus
mendatangi ataupun menghubungi bagian LRC secara langsung. Pada JJA Online
dosen juga dapat melakukan simulasi penghitungan nilai dan mengajukan
pertanyaan lebih lanjut apabila ada yang kurang dimengerti, dengan demikian JJA
Online
diharapkan dapat memperlancar dan mempermudah proses pengurusan
jenjang jabatan akademik dosen yang akan memberikan dampak pada peningkatan
dosen homebase BINUS University.
Pendaftaran Pelatihan Online
Kegiatan pelatihan dosen merupakan hal penting yang harus diperhatikan, karena
dengan adanya pelatihan ini akan meningkatkan keahlian dan kualitas dosen dalam
melakukan kegiatan pengajaran yang merupakan ujung tombak dari sebuah
universitas. Berdasarkan survei dan wawancara yang kami lakukan, kami
menemukan bahwa kegiatan penyelenggaraan pelatihan yang dilakukan oleh
bagian LRC belum mencapai tahap yang maksimal. Seringkali kurangnya
informasi mengenai jadwal pelatihan dosen menjadi kendala bagi dosen untuk
mengikuti pelatihan, disamping itu proses pendaftaran yang tidak fleksibel
dimana dosen harus mendatangi bagian LRC dalam melakukan pendaftaran
pelatihan turut mempengaruhi berkurangnya minat dosen untuk mengikuti
pelatihan.
Usulan Pengajuan Pelatihan Online diharapkan mampu untuk
memaksimalkan kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh bagian LRC. Dosen
dapat mengakses informasi mengenai jadwal pelatihan dan melakukan pendaftaran
secara mudah, kapan saja dan dimana saja.
Pengajuan Cuti Dosen dan Aktif Kembali Online
Semakin hari semakin banyak peningkatan yang terjadi pada teknologi
informasi, semua itu terjadi karena manusia menginginkan suatu aktivitas yang
lebih mudah dan fleksibel. Proses pengajuan cuti pada bagian LRC saat ini
dirasakan kurang fleksibel, dimana dosen harus melakukan pengajuan cuti secara
tertulis dengan membuat surat permohonan cuti kepada jurusan yang
menyebabkan proses tersebut menjadi kurang efektif dan membutuhkan lead time
yang cukup lama.
Berdasarkan kondisi ini, maka kami mengusulkan adanya pengajuan cuti
dan pengajuan aktif kembali dosen secara
online. Adanya pengajuan cuti dan aktif
kembali secara online ini membuat proses pengajuan cuti dan aktif kembali
menjadi lebih fleksibel dan lebih mudah yang merupakan harapan dari semua
pihak. Pengajuan cuti dan aktif kembali secara online juga merupakan salah satu
bentuk pelayanan yang lebih baik kepada para dosen.
•
People Capability Matrix
Tabel 4.8 People Capability Matrix
Knowledge
Capabilities
/skill
Required
Core Competencies
Technical
Competencies
Key
Process
Busin ess Acum en Custo mer Orien tation Leade rship Adapt abilit y Plann ing & Orga nizing Meeti ng Com mitme nts Problem Solving & Decision Making Innovati on / Continu ous Improve ment Team work/ Colla borati on People Develo pment Commu nicatio n Computer Literacy English Proficie ncy
Penerimaan
Dosen
2 1 2 1 2 2 2
1 2 2 2
1
2
Pelatihan
Dosen
2 2 2 1 2 2 2
1 2 2 2
1
2
Penugasan
Dosen
2 2 2 2 2 2 2
1 2 2 2
1
2
Cuti
Dosen
2 2 2 2 2 2 2
1 1 2 1
1
1
Evaluasi
Jasa
Dosen
2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2
2
2
Jenjang Jabatan
Akademik
2 1 2 1 2 2 2
1 1 2 1
1
2
Penanganan Dosen
Bermasalah
2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2
2
1
Pembinaan
Dosen
2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2
1
1
Pemberhentian
Dosen 2 2 2 2 2 2 2
2 2 2 2
2
1
Pada saat ini, adapun kemampuan karyawan dalam melakukan setiap
proses yang ada di bagian Lecturer Resource Center (LRC) BINUS University
adalah seperti yang terlihat pada tabel
People Capability Matrix. Penilaian
kemampuan para karyawan adalah berkisar dari peringkat 1 sampai dengan 4,
dimana angka 1 menandakan kemampuan yang dimiliki untuk melakukan setiap
aktivitas adalah sebagai pemula (beginner), angka 2 berarti
individual
contribution, angka 3 berarti kemampuan yang dimiliki dapat dikategorikan sebagi
mentor atau coach, sedangkan untuk angka tertinggi yaitu angka 4 dikategorikan
sebagi
role model. Setelah dilakukan proses elaborasi terhadap proses-proses
utama tersebut tidak menutup adanya kemungkinan peningkatan kemampuan
yang dimiliki karyawan dalam menangani setiap kegiatan, karena peningkatan
proses bisnis harus diikuti dengan adanya peningkatan kemampuan ataupun
skill
demi tercapainya efektivitas dan efisiensi kinerja.
Dapat diambil kesimpulan bahwa tabel People Capability Matrix bertujuan
untuk mengetahui tingkat kemampuan karyawan dalam menyelesaikan tugasnya
saat ini, kemudian dilakukan analisis kekurangan maupun kelebihan untuk
selanjutnya membuat perencanaan dan mengambil tindakan yang diperlukan
untuk memaksimalkan kinerja organisasi.
•
Available Information
M atrik di bawah ini menggambarkan kebutuhan informasi atau
pengetahuan dari setiap proses yang dilakukan oleh LRC.
Information Categories
Key processes
Procedures Manuals
Peneri maan Dosen
P elatihan Dosen B aru
Penugasan
Penelitian dan Penerbitan Art ikel Ilmiah
Eval uasi Jasa
P roses JJA
C ut i
Penanganan Dosen Bermasalah
Pembinaan Dosen
Pemberhenti an
Training Manuals
System
Manuals Busi ness Rules
Training Manuals Training Manuals Training Manuals Procedures Manuals Procedures Manuals Procedures Manuals Procedures Manuals Procedures Manuals P rocedures Manual s Procedures Manuals P rocedures Manual s Procedures Manuals Procedures Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals System Manuals
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
Busi ness Rules
