Mulailah negosiasi secara hati-hati dan timbulkan kesan pertama yang baik. Anda harus dapat menerapkan komunikasi efektif dan membuat pesan yang jelas. Buat pertanyaan yang sesuai dan dengarkan jawabannya dengan seksama; buat catatan dan coba identifikasi pertimbangan counterpart Anda. Negosiasi bukan berarti perang di mana Anda harus mendorong Anda sendiri dan mencoba mengalahkan counterpart Anda. Faktanya, negosiasi harus menjadi proses di mana Anda menjalin hubungan kerja yang baik dengan mitra Anda. Penting untuk mengutarakan kepentingan Anda, dan sembari mengidentifikasi kepentingan-kepentingan mereka. Gunakan bahan yang sudah Anda persiapkan dengan bijak untuk menghasilkan opsi-opsi dan alternatif-alternatif. Bekerjalah dengan efektif dan efisien, jangan buang-buang waktu untuk opsi dan praktik yang tidak bisa dilaksanakan, serta fokuslah pada solusi yang bisa dikerjakan untuk memilih outcome yang tepat yang dapat disetujui oleh semua pihak. Meski demikian, dalam beberapa kasus, negosiasi-negosiasi tidak berjalan seperti yang diharapkan. Untuk kasus seperti itu, Anda perlu menjadi fleksibel dan siap untuk mengganti haluan sementara terus mengadaptasi pendekatan Anda.
Akan selalu ada tantangan-tantangan saat bernegosiasi. Tips untuk mengatasi tantangan yang paling lazim dibahas di bawah ini.
Selaraskan dengan banyak pihak: Dengan banyak pihak, negosiasi dapat dipandang rumit karena terlalu banyak orang yang terlibat. Hindarilah ketidakefisienan dan kerumitan—Anda harus jelas mengenai siapa yang membuat keputusan dan tunjuk tiap orang dengan peran masing-masing untuk setiap keputusan.
Memperlunak orang yang sulit dalam tawar-menawar: Anda mungkin menghadapi orang yang sulit ditawar yang tidak memiliki kepentingan yang sama dengan Anda. Ketika ini terjadi, tetap tenang dan terapkan pendekatan secara disiplin agar Anda dapat secara sistematis dan strategis menentukan bagaimana untuk bergerak maju. Anda mungkin mau mengalihkan percakapan kepada hal yang lebih netral sementara tetap fleksibel dan adaptif pada situasi semacam itu.
Bangun rasa saling pengertian ketika komunikasi terganggu: Ketika komunikasi terganggu, Anda perlu menjaga posisi dengan hati-hati. Usahakan untuk membangun rasa saling pengertian dengan menanyakan pada mitra Anda mengenai alasan mereka dan coba untuk berbagi pengalaman serupa. Cobalah untuk tidak menyerah atau meninggalkan ruangan; selalu berusaha untuk mewujudkan negosiasi. Jika perlu, sediakan satu hari untuk menetralisasi situasi.
Jaga emosi: Ketika negosiasi memanas, jangan biarkan emosi Anda menghalangi dan menimbulkan risiko pada usaha Anda. Cobalah untuk tetap tenang, dengarkan apa yang dikemukakan oleh pihak lain, cari tahu mengenai isu mereka, mengertilah akan pemicunya dan cobalah untuk menyediakan solusi.
Pasca-Negosiasi
Penilaian yang berhati-hati mendorong pembelajaran dan perbaikan.
Ketika negosiasi berakhir, selesaikan secara efektif dengan berkomunikasi dan menyatakan keputusan akhir berkaitan dengan hal-hal yang dibahas dan disetujui oleh semua pihak. Jangan lupa untuk selalu mencatat dan mendokumentasikan persyaratan-persyaratan Anda bersama tim. Setelah itu, nilai apa yang terjadi selama negosiasi—gunakan “pelajaran yang telah dipetik” untuk perbaikan di masa depan.
Anda dan tim Anda harus menentukan mana yang berjalan baik dan bagian mana yang perlu ditingkatkan di masa depan. Jangan lupa untuk menangkap apa yang telah dipelajari dan bagikan pelajaran dengan bagian-bagian lain. Selalu berusaha untuk mencapai perbaikan terus-menerus.
Pertimbangan-pertimbangan Terakhir
Sebuah nota kesepahaman adalah pernyataan tertulis yang merefleksikan pengertian antara para pihak yang berkomitmen dan/atau berencana untuk menandatangani kontrak atau perjanjian lain untuk mewujudkan sasaran/manfaat/tujuan tertentu seperti dibahas dan disetujui dalam negosiasi-negosiasi.
Selanjutnya, para pihak harus menjaga momentum dan aktif dalam menindaklanjuti nota kesepahaman.
Tidak ada undang-undang atau peraturan yang mengatur pembuatan nota kesepahaman; akan tetapi berdasarkan praktik terbaik, sebuah nota kesepahaman harus dipersiapkan dengan format dan isi yang tepat. Isinya setidaknya terdiri dari sasaran/manfaat/tujuan, cakupan dan coverage, implementasi, rencana aksi, periode/waktu, dan aspek-aspek lain yang disetujui oleh semua pihak, dengan tujuan mewujudkan sasaran/manfaat/tujuan pada waktu tertentu.
Sebelum merancang nota kesepahaman, para pihak harus siap dengna ekspektasi mereka sendiri untuk bernegosiasi. Persyaratan-persyaratan itu harus dikomunikasikan dengan jelas kepada semua pihak. Oleh karenanya, komunikasi adalah kunci untuk bernegosiasi, karena komunikasi yang baik akan memberikan pesan yang jelas, membangun rasa saling pengertian di antara masing-masing pihak, dan mewujudkan hasil (win-win solution) untuk semua pihak.
Lampiran A: Contoh Nota Kesepahaman
Nota kesepahaman Antara
Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan Republik Indonesia
dan
Trade Facilitation Office Negara X
mengenai Pengembangan Ekspor Tekstil dan Produk Tekstil
Nota kesepahaman (“Nota Kesepahaman”) tertanggal 3 November 2016, telah menentukan pengertian dasar antara:
Direktorat Jenderal Pengembangan Ekspor Nasional Kementerian Perdagangan Republik Indonesia (“Kemendagri”), diwakili oleh Direktur Jenderal, yang berkantor di M. I. Ridwan Rais Road, No. 5, Jakarta Pusat 10110, Indonesia.
dan
Trade Facilitation Office Negara X (“TFO Country X”), diwakili oleh Direktur Eksekutif, yang berkantor di (masukkan alamat).
Setelah ini keduanya akan disebut sebagai “para pihak.”
PASAL 1 TUJUAN
1. Nota kesepahaman ini akan memberikan kerangka untuk memfasilitasi kerja sama dalam di bidang pengembangan kegiatan ekspor tekstil dan produk tekstil untuk Indonesia dan menyelenggarakan pengaturan kerja yang diperlukan untuk implementasi Nota Kesepahaman ini;
2. Para pihak berkomitmen untuk mendorong lebih banyak kerja sama antara Indonesia dan Negara X (Logo)
The Trade Facilitation Office Negara X (Logo)
Kementerian Perdagangan Republik Indonesia
4. Para pihak berkomitmen untuk meningkatkan nilai perdagangan dan daya saing dalam bidang tekstil dan produk tekstil.
PASAL 2
RUANG LINGKUP
1. Mendukung kegiatan promosi ekspor tekstil dan produk tekstil Indonesia;
2. Menjalankan kegiatan pemasaran dan pengembangan produk untuk mendukung pengembangan ekspor;
3. Menyediakan informasi mengenai pengembangan ekspor tekstil dan produk tekstil dan peluang yang berkaitan dengan perdagangan lainnya untuk eksportir Indonesia;
4. Menjalankan peningkatan kapasitas untuk para personel Kemendagri dan eksportir Indonesia di bidang pengembangan ekspor tekstil dan produk tekstil;
5. Menjalankan promosi melalui kegiatan dan ekshibisi business matching;
6. Mengidentifikasi produk, buyer, dan tren pasar potensial untuk tekstil dan produk tekstil.
PASAL 3
IMPLEMENTASI
Para pihak akan bertukar informasi mengenai peluang bisnis dan investasi tekstil dan produk tekstil yang termasuk pertanyaan mengenai produk dan layanan, daftar importir dan profil perusahaan, organisasi pameran dan ekshibisi internasional, katalog pameran dan materi-materi lain yang berkaitan dengan pameran dan ekshibisi, survei, dan publikasi lain sebisa mungkin, dijalankan dengan metode tanpa kertas kecuali satu pihak lebih menyukai surat-menyurat atau faksimili.
PASAL 4 AMANDEMEN
Nota Kesepahaman ini akan diamandemen jika dan ketika diperlukan atas persetujuan tertulis kedua pihak. Amandemen mana pun yang disetujui oleh para pihak akan membentuk, tanpa prasangka terhadap hak dan kewajiban yang timbul atau disebabkan oleh Nota Kesepahaman ini, dan dianggap sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari Nota Kesepahaman ini. Amandemen akan berlaku pada tanggal yang ditentukan oleh para pihak.
PASAL 5
SALINAN YANG SAMA
Nota kesepahaman ini akan dilaksanakan dengan satu atau lebih salinan asli, masing-masing akan dianggap sebagai salinan asli.
Nota Kesepahaman ini akan tersedia dalam dua (2) bahasa: Bahasa Indonesia dan Inggris. Masing-masing pihak akan mendapatkan salinan nota kesepahaman dalam Masing-masing-Masing-masing bahasa. Jika ada ketidaksesuaian penafsiran dalam nota kesepahaman, yang berlaku adalah teks Bahasa Inggris.
PASAL 6
PENYELESAIAN SENGKETA
Perbedaan atau sengketa apa pun antara para pihak berkaitan dengan penafsiran, implementasi, dan/
atau penerapan nota kesepahaman ini akan diselesaikan dengan musyawarah.
PASAL 7
KOMUNIKASI DAN SURAT PEMBERITAHUAN
Semua surat pemberitahuan atau komunikasi akan diberikan sesuai dengan nota kesepahaman ini akan ditulis dalam Bahasa Inggris dan kecuali dinyatakan lain, akan dilaksanakan melalui faksimili, surat, atau surat elektronik.
Semua surat pemberitahuan atau komunikasi yang diberikan sesuai dengan nota kesepahaman ini akan ditujukan kepada:
Untuk Kementerian Perdagangan Indonesia, focal point adalah Direktur Jenderal Alamat: M. I. Ridwan Rais Road, No. 5, Jakarta Pusat 10110, Indonesia Telepon:
Faksimili:
Kepada Yth:
Untuk TFO Negara X, focal point merupakan Direktur Eksekutif Alamat:
Telepon:
Faksimili:
Kepada Yth:
Untuk mengubah informasi dalam Nota Kesepahaman, pihak lain harus mendapatkan pemberitahuan setidaknya lima (5) hari kerja.
Pemberitahuan atau bentuk komunikasi lain yang diberikan dalam nota kesepahaman ini akan dipandang menerima:
a) jika surat pemberitahuan yang dikirimkan melalui faksimili, dengan surat tanda terima pengiriman dari mesin pengirim yang menyatakan bahwa surat dikirimkan secara lengkap dan tanpa
kesalahan, dan pada hari pengiriman;
b) jika surat pemberitahuan diantar langsung, pada hari pengiriman tersebut;
c) jika surat pemberitahuan dikirim melalui surat, pada hari kerja kedua (ke-2), atau berkaitan dengan surat via udara, pada hari kerja kelima (ke-5) setelah hari surat tersebut dikirim melalui surat kelas satu, prangko prabayar, atau jika mungkin, surat via udara, dengan prangko prabayar;
d) jika surat pemberitahuan dikirimkan melalui surat elektronik, dengan laporan balasan konfirmasi yang meyatakan bahwa penerima surat telah menerima surat elektronik, pada hari pengiriman.
Jika surat pemberitahuan yang dikirimkan sesuai dengan yang di atas tetapi diterima bukan pada hari kerja, atau diterima setelah jam kerja di tempat penerima, akan dihitung sebagai hari kerja keesokan harinya, terlebih jika pemberitahuan perubahan alamat satu pihak hanya akan berlaku setelah mendapatkan tanda terima yang asli.
PASAL 8 PERIODE
Tindakan-tindakan oleh para pihak akan segera dilaksanakan setelah penandatanganan nota kesepahaman ini dan diselesaikan secara substansial dalam waktu yang memungkinkan.
PASAL 9
PENGATURAN KEUANGAN
Pengeluaran yang berkaitan dengan, muncul dari, kegiatan yang dijalankan sesuai dengan nota kesepahaman ini akan dikenakan pada masing-masing pihak.
PASAL 10
PROGRAM KERJA
Lampiran 1 dari Nota Kesepahaman ini menetapkan Program Kerja dari kesepakatan yang telah ditentukan bersama dan inisiatif koordinasi yang ingin dicapai oleh para pihak dan sudah ditentukan bersama harus menjadi fokus dalam program koordinasi hukum bisnis.
Para pihak dapat menentukan bersama-sama capaian yang ingin ditambahkan, divariasikan, atau dikeluarkan dari Program Kerja.
Para pihak mengakui bahwa terdapat serangkaian opsi untuk mencapai tujuan koordinasi. Kebutuhan ini tidak harus berkaitan dengan penyelarasan undang-undang atau pendirian lembaga gabungan.
PASAL 11 KONSULTASI
Para pihak akan saling menginformasikan pihak lain mengenai reformasi di area hukum bisnis yang diusulkan dan akan memberi pihak lain peluang untuk terlibat dalam proses reformasi di tahap awal.
Kedua pihak mengakui konsultasi awal cukup penting di mana sebuah proposal kebijakan memiliki aplikasi ekstrateritorial yang memberikan dampak pada negara lain atau berpotensi menghasilkan penghapusan hak atau manfaat yang saat ini dinikmati oleh pihak negara lainnya.
PASAL 12
TANGGUNG JAWAB KEMENTERIAN
Para pihak akan bertanggung jawab atas nama pemerintah mereka masing-masing untuk implementasi nota kesepahaman ini.
PASAL 13
MELAPOR KEMBALI KEPADA PARA MENTERI
Para pejabat akan melaporkan setiap enam (6) bulan pada menteri mereka masing-masing yang bertanggung jawab untuk perkembangan dari pekerjaan yang digarisbawahi dalam Program Kerja.
PASAL 14
MENILAI NOTA KESEPAHAMAN
Para pihak akan menilai Nota Kesepahaman ini setiap tahun setelah tanggal penandatangan Nota Kesepahaman ini.
DEMIKIAN yang bertanda tangan di bawah ini telah menandatangani Nota kesepahaman. Dilaksanakan di Jakarta, 13 September 2016, dengan dua (2) salinan asli dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, seluruh teks sama keasliannya.
(Tanda Tangan) TFO Negara X (Tanda Tangan)
Kemendag Indonesia
Lampiran 1: Program Kerja 1 . Jangka Pendek (pada akhir 2017)
•
Membentuk kelompok kerja berkonsentrasi pada implementasi Nota Kesepahaman;•
Bertukar informasi berkaitan pasar, konsumen, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan tekstil dan produk tekstil;•
Menyelenggarakan pameran dan ekshibisi tekstil dan produk tekstil;•
Menyelaraskan atau mengkoordinasi peraturan pelabelan produk konsumen;•
Menyelaraskan atau mengkoordinasikan pendekatan untuk menegakkan UU konsumen;•
Merampingkan pengaturan saling pengakuan larangan dan standar keamanan produk.2 . Jangka Menengah (pada akhir 2018)
•
Memperbantukan para pakar yang dibutuhkan untuk mendukung pengembangan program;•
Membuat database eksportir dan importir bidang tekstil dan produk tekstil;•
Secara terus-menerus menyelenggarakan pameran tekstil dan ekshibisi;•
Memastikan kompetisi dan regulator UU Konsumen di kedua yurisdiksi mampu berbagi informasi rahasi untuk tujuan penegakan hukum,•
Memungkinkan keanggotaan silang antara asosiasi tekstil dan produk tekstil dari Indonesia dan Kanada;•
Menerapkan kerangka peraturan tunggal untuk pengacara paten;•
Menerapkan proses aplikasi paten untuk kedua yurisdiksi.CANADA–INDONESIA TRADE AND PRIVATE SECTOR ASSISTANCE PROJECT
TPSA
Canada Centre, World Trade Centre 5, LT. 15
Jl. Jend. Sudirman Kav 29–31 Jakarta 12190, Indonesia T: +62-21-5296-0376, atau 5296-0389
f: +62-21-5296-0385 e: [email protected] TPSAPROJECT.COM