BAB 1. PENDAHULUAN
3.1 Instalasi Farmasi
3.2.5 Nilai – nilai Instalasi Farmasi
Nilai - nilai Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati adalah:
Pengkajian resep adalah tata cara dan urutan proses kegiatan analisa dan skrining resep untuk mengetahui kesesuaian resep dengan persyaratan
administratif, farmasetis dan klinis. Pengkajian peresepanobat dilakukan terhadap resep pasien dengan menggunakan prosedur pengkajian resep. Untuk resep yang telah memenuhi persyaratan, akan diberikan “penanda” berupa stempel keterangan “Resep atau Obat telah di review Farmasi” pada resep pasien. Untuk resep yang belum dinyatakan memenuhi syarat, dilakukan komunikasi dengan Dokter Penanggung Jawab Pasien (DPJP) untuk menemukan solusi permasalahan yang ditemukan terkait dengan pengobatan pasien. Prosedur:
a. Penerimaan resep oleh petugas depo farmasi dengan ketentuan:
1) Depo Farmasi Rawat Inap hanya melayani resep pasien rawat inap internal dari RSUP Fatmawati
2) Depo Farmasi IGD dan Rawat Jalan melayani dari poli rawat jalan RSUP Fatmawati
b. Pelaksanaan skrining resep oleh Apoteker atau Penyelia Instalasi Farmasi untuk menilai kelengkapan:
1) Persyaratan administrasi resep dengan menilai ada atau tidak:
a) Nama dokter
b) Tanggal penulisan resep
c) Tanda tangan / paraf dokter penulis resep d) Nomor rekam medik pasien
e) Cara penyimpanan obat e) Interaksi obat dengan makanan f) Kontra indikasi obat
g) Biaya obat
c. Pelaksanaan kegiatan komunikasi oleh Apoteker atau Penyelia Instalasi Farmasi dengan dokter penulis resep
1) Untuk konfirmasi bila ditemukan
a) Ketidaklengkapan pada aspek administratif resep b) Ketidaklengkapan pada aspek farmasetis resep c) Ketidaklengkapan pada aspek klinis resep d) Resep tidak terbaca
e) Obat tidak tersedia
f) Temuan masalah resep lainnya 2) Klarifikasi dan problem solving
a) Klarifikasi dan komunikasi verbal langsung ke dokter penulis resep b) Apabila terjadi hambatan jarak untuk komunikasi langsung, dilakukan
dengan komunikasi melalui telepon
d. Pelaksanaan pencatatan hasil komunikasi dengan dokter oleh Apoteker atau Penyelia Instalasi Farmasi untuk penyempurnaan dan pembenaran resep.
e. Pelaksanaan penandaan resep yang telah di skrining oleh Apoteker atau Penyelia Instalasi Farmasi dengan melakukan:
1) Untuk resep yang telah memenuhi persyaratan, akan diberikan “penanda”
berupa stempel keterangan “Resep telah di review Farmasi” pada resep pasien.
2) Penandaan cap stempel HETIP yaitu:
a) Harga (billing)
b) Etiket c) Timbang d) Isi
e) Penyerahan dan pemeriksaan
3) Untuk resep yang tidak dapat dipenuhi dan tidak dapat diklarifikasi kebenarannya atau resep tidak setuju dibeli, resep dikembalikan kepada user (pemilik resep)
3.2.6.2 Pengkajian penggunaan obat
Menurut Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit, pengkajian penggunaan obat merupakan program evaluasi penggunaan obat yang terstruktur dan berkesinambungan untuk menjamin obat - obat yang digunakan sesuai indikasi, efektif, aman dan terjangkau oleh pasien. Tujuan pengkajian penggunaan obat adalah:
a. Mendapatkan gambaran keadaan saat ini atas pola penggunaan obat pada pelayanan kesehatan/ dokter tertentu.
b. Membandingkan pola penggunaan obat pada pelayanan kesehatan/ dokter satu dengan yang lain.
c. Penilaian berkala atas penggunaan obat spesifik.
d. Menilai pengaruh intervensi atas pola penggunaan obat.
Faktor - faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengkajian penggunaan obat antara lain:
a. Indikator peresepan b. Indikator pelayanan c. Indikator fasilitas
Berdasarkan Standar Prosedur Operasional RSUP Fatmawati, pengkajian penggunaan obat secara prospektif merupakan kegiatan penilaian (assessment) terhadap pengobatan pasien selama pasien menjalani pengobatan. Kegiatan pengkajian penggunaan obat secara retrospektif dilakukan dengan mengumpulkan data dari catatan rekam medik pasien pada periode tertentu. Kegiatan pengkajian penggunaan obat dilakukan dengan menggunakan Standar Prosedur Operasional
(SPO) pengkajian penggunaan obat. Kegiatan dilakukan oleh apoteker dengan menilai adanya potensial drug related problem (DRP), yaitu:
a. Kesesuaian indikasi obat dengan diagnosa b. Ketepatan pemilihan obat
g. Ketidakpatuhan pasien, misalnya karena obat tidak tersedia, pasien tidak mampu mendapatkan obat yang diinginkan, pasien tidak bisa menelan obat, pasien tidak mengerti instruksi pemberian obat, pasien lebih suka tidak mendapatkan pengobatan atau pasien lupa dalam pengobatan.
h. Pasien menerima terapi obat yang tidak diperlukan
Apoteker yang dapat melakukan kegiatan review pengobatan adalah apoteker yang memenuhi kriteria sebagai berikut:
a. Terdaftar sebagai tenaga apoteker di RSUP Fatmawati b. Mempunyai Surat Tanda Registrasi Apoteker (STRA)
c. Telah selesai mengikuti pendidikan dan pelatihan dalam orientasi internal Pada pasien rawat inap, pengkajian resep dan penggunaan obat ditujukan untuk evaluasi terhadap resep dan pengobatan pasien. Untuk pengobatan yang telah memenuhi persyaratan, akan diberikan “penanda” berupa stempel keterangan “Resep atau Obat telah di review Farmasi” pada Rekam Medik (RM) pasien. Untuk obat yang belum dinyatakan memenuhi syarat, dilakukan komunikasi dengan DPJP untuk menemukan solusi permasalahan yang ditemukan terkait dengan pengobatan pasien. Alur pengkajian resep pada Lampiran 3.
3.2.6.3 Visite
Pelayanan kefarmasian saat ini tidak hanya berfokus pada pengelolaan obat, namun telah berkembang orientasinya pada pelayanan kepada pasien (pharmaceutical care). Hal ini juga berlaku bagi apoteker yang berada dalam
lingkup rumah sakit. Apoteker rumah sakit diharapkan mampu memberikan pelayanan kefarmasian kepada setiap individu pasien untuk memastikan bahwa pengobatan yang diberikan kepada setiap pasien adalah pengobatan yang rasional.
Salah satu contoh kegiatan pelayanan kefarmasian yang berorientasi kepada pasien adalah praktek apoteker ruang rawat (ward pharmacist) dengan visite sebagai salah satu aktivitasnya.
Visite pasien oleh apoteker adalah kunjungan rutin yang dilakukan apoteker kepada pasien di ruang rawat dalam rangka mencapai hasil terapi yang lebih baik. Aktivitas ini dapat dilakukan secara mandiri atau kolaborasi secara aktif dengan tim dokter dan profesi kesehatan lainnya dalam proses penetapan keputusan terkait terapi obat pasien. Praktek visite yang dilakukan oleh apoteker bertujuan untuk:
a. Meningkatkan pemahaman mengenai riwayat pengobatan pasien, perkembangan kondisi klinik , dan rencana terapi secara komprehensif
b. Memberikan informasi mengenai farmakologi farmakokinetika, bentuk sediaan obat, rejimen dosis, dan aspek lain terkait terapi obat pasien
c. Memberikan rekomendasi sebelum keputusan klinik ditetapkan dalam pemilihan terapi, implementasi dan monitoring terapi
d. Memberikan rekomendasi penyelesaian masalah terkait penggunaan obat akibat keputusan klinik yang sudah ditetapkan sebelumnya
Sebelum memulai praktek visite di ruang rawat, seorang apoteker perlu membekali diri dengan berbagai pengetahuan minimal: patofisiologi, terminologi medik, farmakokinetika, farmakologi, farmakoterapi, farmakoekonomi, farmakoepidemiologi, interpretasi data laboratorium, dan data penunjang diagnostik lainnya. Di dalam melakukan pelayanan visite maka hal lain yang harus dipertimbangkan adalah jumlah sumber daya manusia (apoteker). Terkait keterbatasan jumlah apoteker, maka dilakukan pembatasan pasien yang menerima pelayanan visite oleh apoteker. Beberapa kriteria pasien yang dapat menerima pelayanan visite oleh apoteker adalah sebagai berikut:
a. Pasien baru (dalam 24 jam pertama);
b. Pasien dalam perawatan intensif;
c. Pasien yang menerima ≥ 5 macam obat;
d. Pasien yang mengalami penurunan fungsi organ terutama organ hati dan ginjal;
e. Pasien yang hasil pemeriksaan laboratoriumnya mencapai nilai kritis (critical value), misalnya: ketidakseimbangan elektrolit, penurunan kadar albumin;
f. Pasien yang mendapatkan obat dengan indeks terapi sempit akan berpotensi menimbulkan reaksi obat yang tidak diinginkan (ROTD) yang fatal.
Setelah melakukan seleksi terhadap pasien yang akan mendapatkan pelayanan visite maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah mengumpulkan informasi penggunaan obat. Informasi tersebut dapat diperoleh dari rekam medik, wawancara dengan pasien atau keluarga. Setelah informasi didapatkan maka selanjutnya dilakukan pengkajian masalah terkait obat. Pengkajian yang dilakukan yaitu pengkajian bagi pasien dengan terapi obat yang memiliki risiko mengalami masalah terkait penggunaan obat baik yang aktual (nyata terjadi) maupun yang potensial (mungkin terjadi).
Kegiatan visite dapat dilakukan oleh apoteker secara mandiri atau bersama dengan tenaga kesehatan lain sesuai dengan situasi dan kondisi. Kegiatan visite mandiri dimulai dengan melakukan perkenalan diri kepada pasien, mendengarkan respon yang disampaikan oleh pasein setelah itu apoteker mengidentifikasi masalah lalu memberikan rekomendasi berbasis bukti berkaitan dengan masalah terkait penggunaan obat. Untuk kegiatan visite tim dimulai dengan memperkenalkan diri kepada pasien dan atau tim, mengikuti dengan seksama presentasi kasus yang disampaikan, memberikan rekomendasi berbasis bukti berkaitan dengan masalah terkait penggunaan obat, melakukan pemantauan pelaksanaan rekomendasi dan melakukan pemantauan efektivitas serta keamanan penggunaan obat.
Setelah melakukan praktek visite, maka tahapan yang harus dilakukan adalah melakukan dokumentasi yang bertujuan untuk menjamin akuntabilitas dan kredibilitas, sebagai dasar untuk evaluasi dan perbaikan mutu kegiatan serta sebagai materi pendidikan dan penelitian kegiatan.
a. Monitoring efek samping obat
Setiap obat mempunyai kemungkinan untuk menyebabkan efek samping.
Pengertian efek samping menurut WHO adalah tiap respon terhadap obat, pada dosis lazim untuk manusia, yang merugikan atau tidak diharapkan untuk tujuan profilaksis, diagnosis dan terapi. Efek samping dapat dicegah dengan menghindari faktor-faktor resiko. Adanya efek samping obat dapat meningkatkan morbiditas sehingga meningkatkan penderitaan, lama perawatan serta kematian. Alur pemantauan efek samping obat dapat dilihat pada Lampiran 4. MESO berguna bagi badan pengawas obat, perusahaan obat dan juga akademisi. Tujuan diadakannya MESO diantaranya adalah :
1) Menemukan efek samping obat sedini mungkin, terutama yang berat, tidak dikenal dan frekuensinya jarang
2) Menentukan frekuensi dan insidensi efek samping obat yang baik yang sudah dikenal dan yang baru saja ditemukan.
3) Mengenal semua faktor yang mungkin dapat menimbulkan atau mempengaruhi timbulnya efek samping obat atau mempengaruhi angka kejadian dan hebatnya efek samping obat
4) Memberi umpan balik adanya interaksi pada petugas kesehatan 5) Membuat peraturan yang sesuai
6) Memberi peringatan pada masyarakat umum bila dibutuhkan
7) Membuat data esensial yang tersedia sesuai sistem yang dipakai WHO MESO dapat dilakukan dengan beberapa cara, diantaranya :
1) Laporan insidentil
Jenis laporan ini biasanya dikemukakan pada pertemuan di rumah sakit atau laporan kasus di majalah.
2) Laporan sukarela
Biasa disebut dengan laporan spontan dan dikoordinir oleh pusat 3) Laporan intensif di RS.
Data yang diperoleh untuk laporan ini berasal dari data yang terkumpul kelompok tim di rumah sakit (dokter, perawat, ahli farmasi, dan lain - lain). Data yang terkumpul selanjutnya dianalisa oleh tim.
4) Laporan wajib
Adalah peraturan yang mewajibkan setiap petugas kesehatan melaporkan efek samping obat di tempat tugas atau praktek sehari-hari.
5) Laporan lewat catatan medik
Data yang dikumpul melalui riwayat penyakit serta pengobatan yang diterima.
b. Pelayanan informasi obat
Menurut keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, kegiatan pelayanan informasi obat merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh apoteker untuk memberikan informasi secara akurat, tidak bias dan terkini kepada dokter, apoteker, perawat, profesi kesehatan lainnya dan pasien. Kegiatan pelayanan informasi obat bertujuan untuk menyediakan informasi mengenai obat kepada pasien dan tenaga kesehatan di lingkungan rumah sakit serta untuk membuat kebijakan – kebijakan yang berhubungan dengan obat (terutama bagi Tim Farmasi dan Terapi) untuk menunjang terapi obat yang rasional. Luas ruangan yang dibutuhkan untuk pelayanan informasi obat adalah:
1) Rumah sakit dengan kapasitas 200 tempat tidur : 20 m2 2) Rumah sakit dengan kapasitas 400 – 600 tempat tidur : 40 m2 3) Rumah sakit dengan kapasitas 1300 tempat tidur : 70 m2
Peralatan yang terdapat di ruang informasi obat meliputi kepustakaan atau sumber referensi yang memadai, meja, kursi, rak buku, komputer, telepon, lemari arsip dan kartu arsip. Kegiatan yang dilakukan pada pelayanan informasi obat adalah :
1) Memberikan dan menyebarkan informasi kepada konsumen secara aktif dan pasif.
2) Menjawab pertanyaan dari pasien maupun tenaga kesehatan melalui telepon, surat atau tatap muka.
3) Membuat buletin, leaflet serta label obat.
4) Menyediakan informasi bagi Tim Farmasi dan Terapi sehubungan dengan penyusunan Formularium Rumah Sakit.
5) Bersama dengan PKRS melakukan kegiatan penyuluhan bagi pasien rawat jalan dan rawat inap.
6) Melakukan pendidikan berkelanjutan bagi tenaga farmasi dan tenaga kesehatan lainnya.
7) Mengkoordinasi penelitian tentang obat dan kegiatan pelayanan kefarmasian.
c. Monitoring interaksi obat
Program pemantauan interaksi obat di RSUP Fatmawati meliputi tata cara melakukan pemantauan serta pencegahan terhadap interaksi antara obat dengan obat maupun antara obat dengan makanan yang digunakan oleh pasien di rawat inap RSUP Fatmawati. Kegiatan pemantauan interaksi obat dilakukan dengan tahapan dari proses penilaian interaksi obat hingga pemberian rekomendasi penanggulangan interaksi obat kepada dokter penanggung jawab pasien. Pada saat mengevaluasi interaksi obat, hal yang perlu dipertimbangkan adalah level signifikan dari interaksi yang sedang atau akan terjadi. Beberapa alternatif pemecahan masalah yang dapat digunakan adalah :
1) Penggantian dengan obat yang lebih aman.
2) Pengaturan jadwal penggunaan.
3) Penurunan dosis obat.
4) Pemberian antidot/ pramedikasi sebelum penggunaan obat.
Alur kegiatan pemantauan interaksi obat menurut SPO yang ada dapat dilihat pada Lampiran 5.
3.6.2.4 Konseling obat
Konseling obat adalah suatu proses yang sistematis untuk menjelaskan dan memberikan pemahaman bagi pasien tentang pengobatan yang mereka gunakan serta untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan permasalahan pasien berkaitan dengan penggunaan obat. Sehingga dapat meningkatkan kepatuhan pasien dalam penggunaan obat. Prosedur konsultasi obat adalah tata cara dalam pemberian pemahaman kepada pasien tentang cara penggunaan obat yang benar dan aman. Seluruh penyerahan obat kepada pasien, baik rawat inap maupun rawat
jalan harus dilengkapi dengan informasi yang memadai dan dapat menjelaskan kepada pasien atau keluarga pasien tentang obat yang digunakan sehingga dapat menghindari kesalahan dalam penggunaan obat. Pelaksanaan kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan prosedur konsultasi obat atau pelayanan informasi obat (PIO). Pelaksanaan konsultasi obat pada pasien rawat inap dilakukan oleh apoteker pada pasien dengan kriteria:
a. Pasien dengan rujukan dokter untuk konsultasi obat dengan apoteker.
b. Pasien dengan keinginan sendiri untuk konsultasi obat dengan apoteker.
c. Pasien yang akan pulang. Apoteker mendapatkan informasi pasien yang akan pulang dari perawat ruangan atau petugas depo farmasi rawat inap.
Pelaksanaan konsultasi obat pada pasien rawat inap dilakukan oleh apoteker di ruang perawatan pasien. Pelaksanaan konsultasi obat pada pasien rawat jalan dilakukan oleh apoteker berdasarkan kriteria pasien tertentu diantaranya:
a. Pasien dengan rujukan dokter untuk berkonsultasi dengan apoteker.
b. Pasien dengan keinginan sendiri untuk konsultasi dengan apoteker.
c. Pasien dengan penggunaan obat khusus seperti:
1) Pasien dengan pengobatan lebih dari 4 macam obat (poli farmasi).
2) Pasien dengan pengobatan kronis.
3) Pasien dengan riwayat alergi.
4) Pasien dengan penggunaan antibiotik tunggal maupun kombinasi.
5) Pasien dengan pengobatan khusus seperti pengobatan Kemoterapi, pengobatan HIV/ AIDS, pengobatan Tuberkulosis.
Pengisian data pasien dan data informasi obat dalam formulir konsultasi dilakukan oleh apoteker secara lengkap dan benar. Pelaksanaan konsultasi obat oleh apoteker dengan tahapan berikut:
a. Perkenalan.
b. Penilaian pemahaman pasien terhadap obatnya.
c. Pemberian penjelasan dan konsultasi obat secara lengkap. Penjelasan obat meliputi indikasi obat, cara kerja obat, dosis penggunaan obat, cara pemakaian obat yang benar, waktu pemakaian obat, efek samping obat yang mungkin
terjadi, cara pemakaian obat yang benar, interaksi antara obat dan makanan baik yang potensial maupun aktual, dan informasi lain yang mendukung.
d. Pengujian pemahaman pasien atas informasi yang telah diberikan.
e. Penutup.
3.6.2.5 Edukasi farmasi
Program edukasi farmasi adalah rangkaian proses pendidikan dan penyampaian informasi tentang obat kepada pasien, keluarga pasien dan masyarakat. Program ini bertujuan untuk meningkatkan pemahaman yang benar mengenai obat, terwujudnya kepatuhan terkait dengan penggunaan obat secara benar. Prosedur program edukasi farmasi dilakukan dengan pembuatan jadwal apoteker untuk kegiatan edukasi berdasarkan topik bahasan tentang obat pada tiap bulan oleh penyelia administrasi dan SDM Instalasi Farmasi. Pelaksanaan sosialisasi kepada petugas yang telah ditentukan namanya dalam jadwal oleh penyelia administrasi dan SDM Instalasi Farmasi tentang waktu pelaksanaan dan tema edukasi yang telah dibuat melalui telepon atau copy lembar jadwal.
Pelaksanaan pengumpulan materi edukasi oleh penyelia administrasi dan SDM Instalasi Farmasi dalam bentuk power point atau makalah atau lainnya dalam softcopy atau hardcopy dari apoteker pembicara minimal dua hari sebelum pelaksanaan kegiatan. Pelaksanaan kegiatan edukasi oleh apoteker ditentukan dengan metode:
1. Penyampaian materi presentasi terbuka dan diskusi (tanya jawab) antara pembicara dan peserta selama waktu yang telah disepakati (minimal selama 60 menit).
2. Seluruh peserta yang hadir mengisi daftar hadir yang akan digunakan sebagai materi evaluasi pelaksanaan kegiatan.
3.2.7 Ruang Lingkup Kegiatan Farmasi 3.2.7.1 Tata Usaha Farmasi
Kegiatan yang dilakukan di Tata Usaha Farmasi adalah seluruh kegiatan administrasi dan pelaporan Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati. Terdapat 2
penyelia Tata Usaha Farmasi, yaitu Penyelia Pencatatan dan Pelaporan serta Penyelia Tata Usaha (TU) dan SDM Farmasi. Penyelia Pencatatan dan Pelaporan bertanggung jawab dalam pencatatan seluruh surat masuk dan surat keluar, pembuatan laporan dan penyimpanan arsip. Penyelia Tata Usaha dan SDM Farmasi bertanggung jawab dalam administrasi seluruh pegawai Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati, dari absensi atau kehadiran sampai cuti dan lembur pagawai.
Penyelia Tata Usaha dan SDM juga bertanggung jawab dalam pengurusan klaim untuk seluruh pasien dengan jaminan sosial.
Pengiriman surat keluar Instalasi Farmasi dalam lingkup rumah sakit ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi, sedangkan pengiriman surat keluar untuk lingkungan eksternal rumah sakit melalui Sub Bagian Tata Usaha Rumah Sakit. Pembuatan laporan di Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati yang dilakukan oleh Penyelia Pencatatan dan Pelaporan adalah sebagai berikut:
a. Pengambilan dan perekapan data untuk penyusunan laporan
1) Pengambilan data dari gudang farmasi berupa catatan permintaan barang floor stock atau pemakaian perbekalan farmasi dari semua satuan kerja berdasarkan formulir permintaan barang setiap akhir bulan untuk pembuatan laporan keuangan dan catatan permintaan obat atau alkes depo farmasi ke gudang farmasi untuk pembuatan laporan pengeluaran perbekalan farmasi per depo farmasi.
2) Pengambilan data jumlah pemasukan dan pengeluaran obat - obat narkotika dan psikotropika di gudang farmasi dan seluruh depo farmasi oleh Kepala Perbekalan Instalasi Farmasi setiap akhir bulan untuk narkotika dan setiap akhir tahun untuk psikotropika untuk pembuatan laporan masing-masing penggunaannya. pembuatan laporan tagihan obat pasien per depo farmasi.
5) Pengambilan data dari catatan lembar resep dan jumlah resep depo farmasi dari pasien rawat jalan (poliklinik) dan pasien rawat inap (ruangan) di depo - depo farmasi untuk pembuatan laporan kegiatan instalasi farmasi.
6) Pengambilan data kwitansi dan faktur pembelian perbekalan farmasi dari catatan pemakaian kas kecil instalasi farmasi untuk pembuatan laporan pemakaian kas kecil instalasi farmasi.
b. Penyusunan laporan bulanan di Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati oleh Penyelia Pencatatan dan Pelaporan.
1) Penyusunan laporan keuangan, laporan pengeluaran perbekalan farmasi tiap depo farmasi, laporan pemantauan penulisan obat generik dan non generik, laporan tagihan obat pasien tiap depo farmasi, laporan kegiatan instalasi farmasi, dan laporan pemakaian kas kecil instalasi farmasi setiap bulan.
2) Pembuatan laporan pemakaian obat narkotika setiap bulan dan laporan pemakaian obat psikotropika setiap akhir tahun oleh Kepala Instalasi Farmasi.
Pengiriman laporan pemakaian obat narkotika dan psikotropika dilakukan ke Bagian Umum RSUP Fatmawati untuk dibuatkan surat pengantar yang ditandatangani oleh Direktur Medik dan Keperawatan, lalu dikirim ke Dinas Kesehatan Jakarta Selatan. Pengiriman laporan keuangan, laporan pengeluaran perbekalan farmasi per depo farmasi, laporan pemantauan penulisan obat generik dan non generik, laporan tagihan obat pasien per depo farmasi, dan laporan kegiatan instalasi farmasi ditujukan kepada Direktur Medik dan Keperawatan dan Kepala Instalasi Rekam Medik dan Informasi Kesehatan. Pemisahan arsip yang akan disimpan oleh Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati didasarkan atas:
a) Arsip surat masuk, surat keluar, SK Direktur RSUP Fatmawati dan SK Kemenkes. Alur ini dapat dilihat pada lampiran 6 yaitu alur penyimpanan arsip.
b) Arsip Kepegawaian yang terdiri dari map masing-masing pegawai Instalasi Farmasi
c) Arsip laporan – laporan
d) Arsip resep rawat jalan dan rawat inap. Alur penyimpanan resep dapat dilihat pada lampiran 6.
e) Arsip catatan kehadiran pegawai Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati.
f) Arsip catatan lembur pegawai Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati.
g) Arsip catatan rekapitulasi rencana pengadaan bulanan.
h) Arsip rekapitulasi rencana pengadaan bulanan.
Untuk pemusnahan arsip di Instalasi Farmasi RSUP Fatmawati dilakukan pada awal tahun untuk arsip laporan dan resep yang berumur lebih dari 3 tahun serta arsip surat masuk dan keluar yang berumur labih dari 5 tahun. Alur pemusnahan resep dan arsip dapat dilihat pada lampiran 7.
3.2.7.2 Gudang
Kegiatan yang dilakukan di Gudang Farmasi merupakan proses kegiatan pengelolaan perbekalan farmasi. Dalam menjalankan kegiatannya, terdapat empat penyelia di gudang farmasi yaitu: penyelia gudang farmasi, penyelia perencanaan perbekalan farmasi, penyelia distribusi dan penerimaan dan penyelia sistem informasi farmasi. Kegiatan yang dilakukan di gudang farmasi RSUP Fatmawati antara lain:
a. Perencanaan
Perencanaan perbekalan farmasi adalah salah satu fungsi yang menentukan dalam proses pengadaan perbekalan farmasi di rumah sakit. Tujuan dari perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit (Dirjen Binfar Alkes, 2008).
Perencanaan dilakukan setiap bulan yaitu pada tanggal 10-20 tiap bulan untuk memenuhi kebutuhan perbekalan farmasi bulan berikutnya. Perencanaan dilakukan dengan menggunakan kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan usulan masing-masing depo farmasi. Dalam metode komsumsi, data yang digunakan adalah analisa penjualan masing-masing depo dan penggunaan obat
dan alkes floor stock masing-masing ruangan selama 3 bulan terakhir; terutama 1 bulan sebelumnya, melihat data stok obat yang ada dan anggaran yang tersedia.
Perencanaan yang dibuat oleh penyelia gudang farmasi diantaranya adalah
Perencanaan yang dibuat oleh penyelia gudang farmasi diantaranya adalah