BAB VIII DOKUMEN RAPAT
NOTULA/NOTULEN
9.1 Notula/Notulen
Notula merupakan catatan hasil pertemuan/rapat yang dapat dijadikan arsip untuk mengetahui hasil rapat terdahulu, juga memberikan manfaat bagi
peserta rapat yang tidak hadir yaitu dengan membaca notula dapat diketahui jalannya rapat dan hasil keputusan yang dihasilkan.Terdapat dua teknik dalam menyusun notula, yaitu:
Verbatim, merupakan catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa ditambahi ataupun dikurangi
Resume, merupakan catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya rapat
Contoh 1 (Notula Verbatim)
PT TIGA DIMENSI JL. ANGGUR MERAH NO. 30 Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666
MALANG RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015 Waktu : 08.30 – 11.30 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2 Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.ST Sekretaris : Siti Amalia
Peserta Hadir Tidak Hadir : ...Orang ...Orang ...Orang 1. ... 2. ... Agenda Rapat :
Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan Waktu pelaksanaan rekrutmen
Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen Risalah Rapat :
Pembukaan : Rapat dibuka pada pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapat
Ketua Rapat : Saudara sekalian,...(pengarahan) Laporan dari bagian
keuangan, dan seterusnya
: Saya melaporkan bahwa ... Pertanyaan dan masukan dari
peserta rapat 1, peserta rapat 2, dan seterusnya
: Apakah proses ini...
Kalau boleh saya menambahkan..., dan seterusnya
Penutup : Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat
Mengetahui, Disusun oleh, Pemimpin Rapat Notulis Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia Contoh 2 (Notula Resume)
PT TIGA DIMENSI JL. ANGGUR MERAH NO. 30 Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666
MALANG RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN
Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015 Waktu : 08.30 – 11.30 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2 Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.ST Sekretaris : Siti Amalia
Peserta Hadir Tidak Hadir : ...Orang ...Orang ...Orang 1. ... 2. ... Agenda Rapat :
Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan Waktu pelaksanaan rekrutmen
Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen Risalah Rapat :
Pembukaan
Rapat dibuka pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapat
Pengarahan dari Direktur Utama sekaligus sebagai pemimpin rapat ... Laporan dari bagian SDM, keuangan, pemasaran dan produksi
Pembahasan dan Tanya Jawab
... Kesimpulan
... Penutup
Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat
Mengetahui, Disusun oleh, Pemimpin Rapat Notulis
Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia 9.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
Anda sebagai staff administrasi pada perusahaanPTHappy Tour and Travel Beralamat di Jl. Sugih Waras no 311, Malang, Telp (0341) 786555, fax (0341) 786555, email : happytour @gmail.com pimpinan perusahaan Bapak Slamet Hidayah, S.ST.
Tugas anda adalah membuat notulen rapat (verbatim dan resume). Sebelum menyusun notulen, salin naskah di bawah ini dengan teknik keyboarding
yang benar !
Rapat bulanan tentang marketing PTHappy Tour and Travel
Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 5 Desember 2015, di R. Pertemuan , pukul 08.00 – 11.00 WIB dengan dihadiri oleh :
1. Bapak Slamet Hidayah, S.ST
2. Sdr.Nando Waskita ( Manajer Marketing area Indonesia Bagian Barat) 3. Sdr.Muhammad Ali ( Manager marketing area Indonesia Bagian Tengah
dan Timur
4. Sdri.Maharani ( Manager marketing Lintas Negara) 5. Sdri.Moniq Umardi (Bendahara Perusahaan)
6. Staf marketing, yaitu Leonita dan Rizal Ahmad dan anda sendiri sebagai notulis
Agenda Rapat :
1. Laporan Masing-masing manager area
2. Pengembangan Metode pemasaran produk jasa wisata 3. Lain-lain
Rapat dibuka oleh pimpinan Bapak Slamet Hidayah, S.ST, intinya mengucapkan terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan
diadakannya rapat marketing pada hari tersebut.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmenyampaikan pandangan umum tentang kemajuan dunia industri pariwisata yang tidak lepas dari kiprah bidang usaha jasa tour and travel.
Seiring dengan kemajuan dibidang industri pariwisata, Happy Tour and travel berencana untuk mengembangkan cabang-cabang baru dibeberapa kota wisata di Indonesia dan menjajagi untuk membuka kerjasama dengan beberapa negara di Asia dan Eropa. Bapak Slamet Hidayah, S.STjuga menyampaikan bahwa dari hasil lawatannya ke Bali beberapa hari yang lalu untuk melakukan kerjasama dan penandatanganan MOU dengan beberapa klien di Bali dan Lombok
mendapatkan respon yang positif, untuk itu rencana kedepan akan segera
melakukan promo wisata. Pada kesempatan rapat kali ini Bapak Slamet Hidayah, S.STmenekankan untuk segera membentuk tim marketing dan metode untuk promo wisata tersebut terutama untuk menghadapi masa liburan bulan Juni sampai Juli dan liburan akhir tahun.
Muhammad Ali, marketing di wilayah Indonesia bagian tengah dan timur melaporkan bahwa animo masyarakat untuk menggunakan jasa Happy tour and travel semakin meningkat terutama untuk paket liburan sekolah. Hal ini bisa
dilihat dari database marketing bahwa sudah ada 175 sekolah tingkat SMP dan SMK , serta untuk wisatawan domestik dan asing juga semakin meningkat dari 15% meningkat menjadi 25% wisatawan yang menggunakan Happy Tour and Travel.
Nando Waskita, manager area Indonesia bagian barat juga melaporkan
perkembangan yang cukup signifikan dengan animo masyarakat khususnya untuk paket wisata liburan sekolah dan paket liburan keluarga yang juga meningkat hampir 30 % dibandingkan tahun sebelumnya, hal ini disebabkan karena kebutuhan masyarakat untuk berwisata juga semakin meningkat.
Sementara Maharani, manager marketing lintas negara juga melaporkan kondisi wisatawan Indonesia yang mulai meminati wisata ke luar negeri semakin meningkat tajam dengan adanya promo-promo dari jasa penerbangan sehingga sangat mendukung untuk melakukan perjalanan wisata ke luar negeri terutama ke negara Singapura, Malaysia,Australia, dan Cina.
Pada kesempatan tersebut Bapak Slamet Hidayah, S.STmeminta kepada masing- masing manager marketing untuk memberikan rencana kerja terutama berkaitan dengan pengembangan promo wisata Happy tour and travel. Moniq Umardi, bendahara melaporkan kondisi anggaran untuk marketing tahun 2014 masih sekitar 65 % untuk digunakan sebagi kelanjutan dari promosi di awal tahun kemarin.
Nando Waskita juga menyampaikan bahwa dia beserta staff marketingnya akan melakukan promo wisata bekerjasama dengan beberapa event organiser yang menyelenggarakan program MICE di beberapa tempat di Bali, Lombok, Maluku, Makasar dan Papua. Leonita sebagai staff marketing menyampaikan juga telah
memrogramkan acara promo dengan acara bakti sosial dengan tajuk Happy Tour and Travel Peduli yang akan disiarkan juga oleh televisi lokal dan nasional. Sementara Rizal Ahmad memberikan masukan untuk membuat promo dengan melakukan paket acara promo terbuka di media televisi nasional dengan memasukkan company profile di acara televisi tersebut. Leonita juga sudah memrogramkan konsep acara tersebut dan memberikan masukan untuk segera melakukan lobi dan pendekatan dengan beberaba stasiun televisi swasta nasional dan beberapa sponsorship.
Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmemerintahkan kepada semua manager marketing untuk segera menindaklanjuti program yang sudah direncanakan terutama untuk promosi melalui media televisi swasta nasional dan beberapa event organizer yang mempunyai banyak sponsor pendukung. Untuk masalah dana promosi tersebut budgetnya masih mencukupi dan meminta kepada bendahara untuk segera merealisasikan untuk kegiatan promo tersebut. Rapat ditutup pada pukul 11.00 WIB.
Bahan Praktik 2
Susun notulen rapat (verbatim dan resume) dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Materi rapat adalah membahas Penyambutan Anggota Baru HIMANIA
(Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga) tahun 2015 2. Tujuan rapat :
a. Menampung pendapat tentang materi penyambutan anggota baru HIMANIA b. Membahas rencana Latihan Kepemimpinan dan Kedisplinan bagi anggota
c. Pembentukan panitia pelaksana kegiatan 3. Pelaksanaan Rapat pada hari Sabtu, 12 Juli 2015
4. Peserta Rapat seluruh Fungsionaris dan anggota HIMANIA 5. Jalannya Rapat
Rapat berjalan dengan tertib dan lancar. Acara dimulai pukul 14 00 tepat. Semua peserta mengikuti rapat sampai selesai. Rapat diawali dengan pembukaan oleh Ketua HIMANIA, Fariz Muhammad. Dilanjutkan dengan pengarahan mengenai kegiatan yang akan berlangsung. Pengarahan ini dikemukakan oleh Bapak Ahmad Fauzi, S.Kom., MMT, Dosen Pembina HIMANIA. Selanjutnya, rapat membahas satu per satu sesuai dengan tujuan rapat. Rapat ditutup oleh saudara Ghazali dengan doa, berharap semoga kegiatan ini dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Rapat berakhir pada pukul 17.00.
9.3 Langkah-Langkah MenyusunNotula/Notulen