BAB I PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL - MODUL PENGETIKAN BISNIS

(1)

BAB I

PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL

1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik Pengetikan Bisnis

Mata Kuliah Pengetikan Bisnis merupakan mata kuliah praktik, dimana aktifitas perkuliahaan dilakukan di Laboratorium Pengetikan Bisnis, sebagai lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill dan Korespondensi Bisnis. Mata kuliah Pengetikan Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pengembangan kecepatan dan ketepatan mengetik, display, pengetikan tabel, pengetikan dokumen perjalanan dinas, pengetikan dokumen rapat, pengetikan dokumen bisnis,

pengetikan dokumen kegiatan, pengetikan surat bisnis.

Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan atau pegawai pada perkantoran modern.

1.2 Tujuan

(2)

perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen bisnis, dokumen kegiatan, dan surat bisnis.

1.3 Hasil yang Diharapkan

Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Pengetikan Bisnis adalah :

a. Mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan mengetik sepuluh jari secara membuta dan berirama

b. Mahasiswa mampu menyusun dokumen-dokumen dengan menggunakan teknik yang benar, seperti teknik display, penyajian tabel sehingga menjadi dokumen yang benar dan menarik

c. Mahasiswa mampu menyusun dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen kegiatan, dokumen bisnis, serta surat bisnis dengan baik, benar dan indah dalam penyajiannya

1.4 Cara Memahami Modul

Modul Praktik Pengetikan Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan tujuan dan hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat pada masing-masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari topik yang akan dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap praktik yang harus dilakukan.

(3)

pada praktik Pengetikan Bisnis ini terletak pada kemampuan dalam menyusun beberapa dokumen, dimana dokumen tersebut sudah tersedia sebagai bahan praktik untuk disalin sesuai contoh dengan memperhatikan teknik display yang baik dan benar.

1.5 Manfaat Modul Praktik Pengetikan Bisnis

Adanya Modul Praktik Pengetikan Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu :

a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Praktik Pengetikan Bisnis

b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang praktik, memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat selesai dengan baik dan sesuai harapan

(4)

BAB II

PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK

Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini : 1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan

ketepatan yang telah ditentukan ?

2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, angka dan tanda baca) sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?

3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar dalam aktifitas mengetik ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan seluruh sumber daya yang ada

2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik keyboarding yang baik dan benar

(5)

2.1 Teknik Mengetik

Aktifitas ini dilakukan sebagai lanjutan dari mata kuliah sebelumnya, yaitu Keyboarding Skill. Pengingatan kembali dan pemantapan secara berkala dilakukan untuk meningkatkan atau mempertahankan kemampuan mengetik yang telah dicapai.

Secara teori dan praktik telah diterima pada mata kuliah Keyboarding Skill, sehingga sekarang hanya pada latihan dan praktik yang maksimal dalam setiap kegiatan mengetik. Diharapkan, dengan menggunakan teknik keyboarding yang baik dan benar, membudayakan kebiasaan dari awal kepada mahasiswa pada saat nanti di dunia kerja, bahwa jam kerja minimal delapan jam per hari, dengan sebagian besar aktifitas kerja pada kegiatan mengetik, sehingga jika kegiatan mengetik dilakukan dengan benar, akan mengurangi kelelahan, resiko kesehatan yang berdampak jangka panjang, serta menjaga postur badan.

2.2 Alat dan Bahan yang Digunakan

Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:

1. Naskah teks kombinasi huruf besar dan huruf kecil

2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka

(6)

Bahan Praktik 1

Aktifitas keseharian tanpa kita sadari adalah aktifitas yang memiliki manfaat untuk kesehatan tubuh. Misalnya pola tidur dan pola makan yang baik. Hal itu jika benar dilakukan sangat menjamin tubuh tetap sehat dan terhindar dari penyakit. Cara menjaga kesehatan seperti ini bahkan tidak perlu mengeluarkan uang banyak untuk tetap sehat.

(50 kata/2 menit)

Bahan Praktik 2

Aktifitas yang padat, menjadi alasan orang enggan untuk berolahraga. Biasanya dengan alasan tidak punya waktu, sudah lelah bekerja, dan sebagainya. Padahal sebenarnya 30 menit saja meluangkan waktu untuk berolahraga, sudah berkontribusi besar bagi kesehatan tubuh .

Nah, selain dikatakan dapat menjaga kesehatan tubuh, banyak juga yang mengatakan bahwa olahraga dapat membuat seseorang menjadi lebih cerdas dan mengurangi level stress. Karena selain bermanfaat secara jasmani, ternyata ada juga efek psikologi yang dirasakan oleh orang yang berolahraga. (75 kata/3 menit)

Bahan Praktik 3

Importance of Education in Society

(7)

making an effort to learn, our mind is always processing new information or trying to analyze the similarities as well as the tiny nuances within the context which makes the topic stand out or seem different. If that is the case then the mind definitely holds the potential to learn more, however, it is us who stop ourselves from expanding the horizons of our knowledge with self-doubt or other social, emotional, or economic constraints. (120 kata/6 menit)

Bahan Praktik 4

Jumlah Penduduk Indonesia yang bersumber dari Badan Sensus Penduduk, diketahui bahwa pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia sangat melaju pesat. Pada zaman Orde Lama, jumlah penduduk Indonesia 97,1 juta jiwa dan pada akhir tahun 2010 jumlahnya dua kali lipat yakni dengan jumlah 237,6 juta jiwa.

(8)

2.3 Langkah-Langkah Mengetik Naskah

Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas ini adalah :

1. Mengkondisikan komputer dan perangkatnya untuk siap digunakan 2. Memperbaiki posisi duduk , mencari posisi yang ternyaman dan benar 3. Mempersiapkan naskah yang akan diketik

4. Mengatur waktu untuk menghitung kecepatan 5. Mulai latihan dan praktik

2.4 Penilaian Hasil Praktik

Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)

Tabel 2.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)

No. Uraian Kriteria Hasil

Ya Tidak 1 Apakah anda telah menggunakan teknik mengetik

yang baik dan benar ?

2 Apakah anda telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

(9)

Tabel 2.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain

No. Uraian Kriteria Hasil_Ya _Tidak

1 Apakah telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?

2 Apakah telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?

3 Apakah telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?

4 Apakah telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?

Masukan:

... ...

(10)

BAB III

DISPLAY PADA TABEL

Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :

1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?

2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang dihasilkan benar, menarik dan serasi ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan menggunakannya pada saat membuat tabel

2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat membuat tabel

3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan menggunakan teknik display yang sesuai

3.1 Aturan Display pada Tabel

Display (tata letak) adalah penyusunan bermacam-macam naskah yang akan diketik secara efektif dengan tata letak (tampilan) yang menarik sehingga mudah untuk dibaca, dipahami, serta untuk keseimbangan dan keindahan ketikan naskah agar hasil pekerjaan menarik.

(11)

Sedangkan yang dimaksud dengan tabel adalah informasi yang diketik dalam bentuk kolom-kolom dengan tujuan agar mudah untuk dipahami. Pengetikan tabel berkaitan dengan teori pengetikan display (tata letak). Informasi yang ditampilkan dalam bentuk tabel dapat berupa kata/kalimat, namun dapat juga berupa angka atau gabungan antara kata/kalimat dengan angka-angka.Pengetikan naskah dalam bentuk tabel dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu tabel terbuka dan tabel tertutup.

a. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka Contoh:

Renang Kasti Balap Sepeda

Sepatu Roda Sepak Takraw Pencak Silat Bulu Tangkis Tenis Lapangan Angkat Besi

Marathon Tinju Wushu

Sepak Bola Dayung Basket

Tenis Meja Senam Bowling

b. Pengetikan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup Contoh:

N

O NAMA PEKERJAAN

PENGHASILAN (Rp/bulan)

1. Aulia Rahmah PNS 3.000.000

2. Bumi Putra Akbar Swasta 2.100.000

3. Dewa Anggana Dokter 6.000.000

(12)

Keterangan :

a. Judul Tabel, diketik centring horizontal, huruf besar semua (all caps), serta jika terdiri dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakan adalah 2 spasi, jika lebih dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakanadalah 1 spasi.

b. Baris dan Kolom Tabel, yaitu urutan deret tabel yang memanjang dari kiri ke kanan dan memuat infomasi secara vertikal (dari atas ke bawah)dan urutan lajur tabel yang memanjang dari atas ke bawah dan memuat informasi secara horizontal (dari kanan ke kiri)

c. Sumber data, asal informasi dalam tabel terletak di bagian bawah tabel

1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah latihan

(13)

Bahan Praktik 1

1. Ketik tabel di bawah ini !

DAFTAR HONORARIUM PANITIA

KEGIATAN WORKSHOP PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI MALANG, 20 AGUSTUS 2015

No Nama Penerimaan_(Rp) Tandatangan

1. Abdullah Wahab 200.000 1.

2. Annisa Hapsari 200.000 2.

3. Micellia 150.000 3.

4. Susanti 200.000 4.

5. Tuti Alawiyah 100.000 5.

6. Uut Permatasari 100.000 6.

7. Wawan 100.000 7.

8. Zidane Attala 100.000 8.

2. Buat seperti tabel di atas dengan soal sebagai berikut :

Seminar Nasional Bisnis dan Manajemen, dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober 2015, oleh Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, dengan nama-nama panitia dari mahasiswa sebagai berikut : Cahya Nova Kurniawan, Adinia Lushinta Maharani, Hanif Rahman, Rizky Hidayatullah, Amirul Nur Santi, dengan masing-masing honor yang diterima Rp

100.000,-Bahan Praktik 2

(14)

KANDUNGAN VITAMIN C PADA BUAH

No Buah Kandungan Vitamin C

(mg/100gr)

2. Asparagus (Asparagus officinalis), kandungan zat aspergine yang terdapat pada rebungnya ternyata sangat berguna untuk memperbaiki pencernaan dan melancarkan air seni. Asparagus yang dimasak atau jus dapat digunakan untuk membantu meningkatkan pengeluaran faeces, dan sangat baik membantu Bunganya yang hijau pekat ini mempunyai bau yang khas, disebabkan adanya senyawa indol.

(15)

Kolom pada tabel (No, Sayuran, Nama Latin, Kandungan serta Manfaat, dengan sumber Majalah Kesehatan “LIFE”, Edisi Juli 2015).

Bahan Praktik 3

Data mahasiswa baru Tahun Ajaran 2014/2015 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, adalah terdapat sepuluh anak yang berasal dari SMK Negeri 1 Malang dengan nama-nama Mahesa Jenar, Aulia Damayanti, Miftahul Jannah, Triska Arnanda, Amin Fuadi, Sugih Waras, Laila Saadah, Zaenal Abidin, Slamet Hidayah, Rizky Saufi Malinda, yang berasal dari SMU Negeri 9 Malang sebanyak 4 orang, dengan nama-nama Salahuddin, Sigit Aruman, Shinta Amalia, Devita Wulan Cahya. Dari SMU Islam Malang, sebanyak 7 orang dengan nama-nama Ahmad Firdaus, Baby Silvia, Romeo, Yolanda, Dyan Ahmad Putra, Dewangga Faisal, Rizal Altala, dan sisanya sebanyak 5 orang berasal dari luar kota Malang, yaitu 2 orang dari SMU Negeri 4 Kediri, dengan nama-nama Muhammad Abdullah, Wahidin, 1 orang dari SMU 1 Garum dengan nama Zainal Subkhan, serta 1 orang lagi dari SMK Negeri Singosari dengan nama Hamidi Masykur.

Buat tabel untuk menyederhanakan informasi di atas, dengan mengurutkan nama-nama mahasiswa sesuai dengan abjad !

Bahan Praktik 4

(16)

Terdapat data tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin di Pulau Jawa pada tahun 2010 dan sebarannya. DKI jumlah penduduk laki-laki 4.870.938, jumlah penduduk perempuan 4.736.849, total 9.607.787. Jawa Barat jumlah penduduk laki-laki 21.907.040, jumlah penduduk perempuan 21.146.692, total 43.053.732. Jawa Tengah jumlah penduduk laki-laki 16.091.112, jumlah penduduk perempuan 16.291.545, total 32.382.657, D I Yogyakarta jumlah penduduk laki-laki 1.708.910, jumlah penduduk perempuan 1.748.581, total 3.457.491. Jawa Timur jumlah penduduk laki-laki 18.503.516, jumlah penduduk perempuan 18.973.241, total 37.476.757. Banten jumlah penduduk laki-laki 5.439.148, jumlah penduduk perempuan 5.193.018, total 10.632.166.

3.3 Langkah-langkah Mengerjakan Latihan Membuat Tabel dengan Display

yang Benar

1. Membaca soal latihan dengan cermat

2. Merumuskan kolom, lajur serta judul kolom yang harus dibuat

3.4 Penilaian Hasil Praktik

(17)

1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?

Ya Tidak 1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf,

spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?

2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?

3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?

4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?

Masukan:

... Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.

BAB IV

(18)

Pahami Panduan yang terdapat dalam kotak di atas dengan bantuan pertanyaan berikut :

1. Apa beda paragraf yang menarik dan tidak menarik ?

2. Bagaimana pemilihan display yang baik dan benar dalam menyusun paragraf ? 3. Apa saja macam teknik display dalam menyusun paragraf ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mampu menyusun paragraf yang baik dan menarik

2. Mahasiswa mampu memilih teknik display sesuai dengan kebutuhan dalam menyusun paragraf

4.1 Aturan Display pada Paragraf

Ada bermacam-macam teknik display (tata letak) untuk menyusun ketikan naskah agar tampilannya kelihatan menarik yaitu:

a. Horizontal Centering (naskah diketik di tengah-tengah secara horisontal) Pada teknik ini, naskah yang diketik berada di tengah-tengah kertas secara horisontal (jarak kiri dan kanan ketikan sama).

Contoh: Pemerintah Republik Indonesia Apabila diketik menjadi:

Pemerintah Republik Indonesia

(19)

b. Vertikal Centring (naskah diketik ditengah-tengah secara vertikal)

Pada teknik ini, naskah yang diketik berada berada di tengah-tengah kertas secara vertikal (jarak atas dan bawah ketikan sama).

Contoh: MODUL PRAKTIK Apabila diketik menjadi:

MODUL PRAKTIK

c. Kombinasi antara Horizontal dan Vertical Centring (naskah diketik di tengah-tengah baik secara horizontal maupun vertikal) .

Pada teknik ini, naskah diketik secara kombinasi antara horisontal dan vertikal yaitu naskah diketik berada di tengah-tengah kertas secara vertikal dan horisontal (jarak atas dan bawah ketikan sama serta kiri kanan kertas sama)

Contoh: MUSEUM MPU PURWA Apabila diketik menjadi:

MUSEUM MPU PURWA

(20)

Note : Bold dan Underline untuk menegaskan bahwa pada point tersebut adalah penting dan harus diperhatikan, sedangkan italic untuk penulisan istilah asing.

Pengetikan Naskah dalam bentuk Paragraf.

Pengetikan naskah dalam bentuk paragraf ini dapat dikategorikan dalam beberapa bentuk paragraf yaitu:

a. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Lurus (Full Blocked Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf lurus adalah teknik pengetikan paragraf yang dimulai dari margin kiri pada setiap awal sampai dengan akhir baris kalimat.

Contoh:

(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding

yang benar)

Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :

(21)

b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat, sekretaris yang harus memastikan kelancaran rapat tersebut.

c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan dinas, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris yang mengurus kegiatan atasan tersebut

b. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Inden/Masuk (Indented Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf inden adalah teknik pengetikan dimana kalimat pada awal paragraf diketik mulai 5-7 karakter untuk setiap awal paragrafnya. mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Administrasi/Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Administrasi/Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).

(22)

Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.

Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.

Adanya hubungan diantara elemen sistem.

Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting

daripada elemen sistem.

Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.

c. Pengetikan Naskah dalam Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Yang dimaksud dengan pengetikan paragraf menggantung adalah teknik pengetikan dimana kalimat pada baris kedua pada masing-masing paragraf diketik mulai 3-4 karakter.

Contoh:

yang benar)

Prosedur adalah ”suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.

(23)

prosedur yang sama. Sedangkan maksud darikegiatan klerikal adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan membandingkan.Prosedur juga merupakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuaidengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :

a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.

b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan tugas para pegawai.

c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah. d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk

dinilai efisiensi dan efektivitasnyaserta diadakan perbaikan jika perlu.

e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain:

1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.

2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme saling uji.

(24)

Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan jumlah yangdibebankan kepada pelanggan dalam transaksi perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit.Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapatdilihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir. d. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)

Pengetikan naskah dengan menggunakan leader dots (titik-titik) dimaksudkan agar kita lebih mudah membaca naskah antara kolom satu dengan kolom yang lainnya.

Contoh:

Judul Buku Harga

Administrasi Perkantoran... Rp 50.000,-Peran Sekretaris pada Organisasi Modern... Rp 78.000,-Korespondensi Bisnis ... Rp 49.000,-e. Pengetikan naskah dengan menggunakan kombinasi beberapa special

print

Pengetikan naskah dengan memanfaatkan beberapa teknik display

(25)

yang benar)

PT Gemar Membaca merupakan penerbit dan toko buku yang masih baru, berdiri pada tahun 2013. Beralamatkan di Jl. Pandeglang no. 40 Malang, merupakan lokasi yang strategis karena sangat dekat dengan beberapa kampus besar di Kota Malang, sehingga PT Gemar Membaca mudah dijangkau oleh mahasiswa dan pelajar yang membutuhkan buku. Selain itu, PT Gemar Membaca membantu para praktisi, akademisi, mahasiswa serta umum untuk menerbitkan hasil tulisan yang dibuat.

Terdapat banyak koleksi buku yang tersedia, baik yang diterbitkan oleh PT Gemar Membaca atau dari penerbit lain, buku dengan pengarang dari dalam negeri sampai dengan luar negeri, serta buku-buku dengan berbagai topik, yaitu pengetahuan umum, buku sekolah dan kuliah, serta buku-buku bacaan yang ringan. Beberapa buku yang tersedia antara lain :

Judul Buku Harga

Akibat Pergaulan Bebas ... Rp 71.000,-Keterampilan Menyusun Surat Bisnis... Rp 56.000,-Serta masih banyak judul buku yang lain. Dengan pelayanan yang ramah, tempat yang nyaman, harga terjangkau, menjadikan PT Gemar Membaca sebagai tempat alternatif pilihan jika memerlukan buku. Let’s Joint Us !

(26)

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

INGAT : Sebelum mengerjakan Bahan Praktik 1, kerjakan dahulu perintah di masing-masing contoh yang ada di atas !

Berikut adalah hasil ketikan paragraf yang salah, ketik ulang dengan melakukan pembenaran dan menjadi paragraf yang menarik, informatif dengan bentuk paragraf menggantung, jarak 2 spasi !

(Gunakan teknik keyboarding yang benar)

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionaryof Current English (2000), kata administer

diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) . Silalahi, (2002: 2-3). Kata adminstrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu

administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, srat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work). Handayaningrat, (2008: 2) Secara ilmu, menurut White

(2007:59), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (2005) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegatan penataan terhadap

(27)

berpendapatbahwa administrasi merupakan keseluruhanproses kejasama natara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Waldo (2000:34)) mendefinisikan administrasisebagai suatu daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tpat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian

administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untukmencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur sbb: sekelompok orang, kerjasama,

pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

Bahan Praktik 2

Ketik naskah dibawah ini dengan bentuk paragraf inden/masuk, 2 spasi, gunakan semua aturan display yang benar sehingga naskah dapat dibaca,dipahami dan menarik !(Gunakan teknik keyboarding yang benar)

Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya piminan suatu organiasi.

(28)

untuk berkorespondensi danmemelihara warkat yang brkaitan dengan organisasinya.

Berdasrkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. Sekretaris Organisasi adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu rganisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut sertadalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.

Menurut Sutarto (2000), pada dasarnya tugas sekretarisdibagi dalam lima bagian: Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, mnangani suratsurat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.

Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.

Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.

Tugas sosial, yaitu megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.

Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan ageda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinanberhalangan hadir.

(29)

1. Baca dengan cermat maksud dari perintah praktik 2. Siapkan naskah yang akan disalin

4.4 Penilaian Hasil Praktek

Tabel 4. 1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)

1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?

(30)

No. Uraian Kriteria Hasil Ya Tidak 1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding

yang benar dalam menyalin naskah praktik ?

2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?

3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?

4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?

Masukan :

... ...

Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.

(31)

DOKUMEN PERJALANAN DINAS

(TRAVEL CHECKLIST dan SURAT TUGAS)

Amati bagan di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Terdapat beberapa dokumen yang harus diurus dalam perjalanan dinas

2. Masing-masing dokumen memiliki tujuan dalam penyusunannya, yang pada akhirnya untuk kelancaran perjalanan dinas

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun travel checklist dan surat tugas

2. Mahasiswa memahami tujuan dan kegunaan travel cheklist dan surat tugas

5.1 Tujuan dan Bentuk Travel Checklist dan Surat Tugas

Penyusunan travel checklistbertujuan untuk memudahkan dalam

mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, dengan mendata beberapa hal, jika sudah dilakukan ditandai dengan checklist (√).

(32)

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !)

TUJUAN : Jenis kendaraan yang digunakan :

Maksud Perjalanan : Tanggal dan waktu kembali :

No Subjek Tanggal dipersiapkan Status Keterangan 1. Tiket pesawat

2. Dana perjalanan 3. Dokumen perjalanan 4. Laptop, flashdisk, alat tulis 5. Dan lain-lain

2. Akan lebih baik jika dirinci secara detail, misalnya dokumen perjalanan dinas disebutkan satu per satu, seperti paspor, identitas diri, dan lain-lain sehingga mengurangi resiko kesalahan dan lalai.

(33)

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik display yang baik dan benar !) PT TERANG JAYA

JL. MERDEKA BARAT NO. 100 Telp (0341) 555666 Faks. (0341) 555666

MALANG

SURAT TUGAS Nomor : 001/ST/TJ/IX/2013

Direktur PT Terang Jaya, menugaskan kepada : Nama : Putri Jelita

Jabatan : Manajer Personalia

Alamat : Jalan Suropati No. 40 Malang

Untuk mengadakan perjalanan dinas dengan tujuan :

Tempat : Jalan Palmerah No. 12 Jakarta

Lama : 2 hari, terhitung mulai tanggal 1 Oktober s.d 2 Oktober 2015 Jenis Tugas : Menghadiri peresmian pembukaan cabang baru perusahaan

Demikian surat tugas ini dibuat untuk digunakan seperlunya

Malang, 30 September 2015

Reza Syahkuala Direktur

3. Alat tulis Bahan Praktik 1

(34)

1. Travel checklist disusun oleh Indah Saraswati, sebagai sekretaris di PT RAHAYU ABADI, Perusahaan Konveksi, dengan alamat Jl Bukit Hijau No. 200 Surabaya, Telepon (031)7773456, email : rahayuabadi-@gmail.com. 2. Personalia yang melaksanakan perjalanan dinas adalah Manajer Personalia PT

RAHAYU ABADI, Bapak Muhammad Ghozali, S.Sos

3. Tujuan perjalanan dinas ke Jakarta untuk menghadiri acara Sosialisasi Undang-Undang Ketenagakerjaan di Hotel Aston, yang diselenggarakan pada hari Rabu, 18 November 2015.

4. Jenis transportasi yang dipilih adalah pesawat, dengan menginap semalam di Hotel Aston pada hari sebelum acara, karena acara berlangsung mulai pagi, pada pukul 08.00 WIB.

5. Acara selesai pada pukul 12.00 WIB, dan bapak Muhammad Ghozali, S.Sos langsung kembali ke Surabaya naik pesawat dengan jadwal penerbangan pukul 13.45 WIB.

6. Dokumen yang harus dibawa adalah (1) Surat Tugas, (2) SPPD, (3) Lembar Notula sebagai pertanggungjawaban kepada perusahaan, (4) Surat undangan dari penyelenggara acara, (5) Laporan Personalia PT RAHAYU ABADI yang akan disampaikan di forum sebagai perbandingan dengan beberapa perusahaan lain tentang kondisi ketenagakerjaan pada perusahaan masing-masing, (6) tiket pesawat (7) bukti booking hotel serta dokumen lain yang dianggap perlu.

(35)

Dari soal di atas, susun surat tugas untuk perjalanan dinas Bapak Muhammad Ghozali !

Bahan Praktik 3

PT BINTANG

JL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23 Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666

SEMARANG

Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015

Kepada Yth. Bpk. Syahrul Munir

Manajer Keuangan PT Istana Sandang Jln. Langkawi No. 46 Malang

Jawa Timur

Dengan hormat,

Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor yaitu komputer, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Workshop Aplikasi Sistem Jaringan yang baru untuk kemudahan operasional administrasi perusahaan, pada :

Hari : Senin

Tanggal : 9 Desember 2015 Waktu : 10.00 – 15.00 WIB

Tempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 Semarang Acara : 10.00 – 10.30 : Registrasi

10.30 – 12.00 : Penyampaian materi 12.00 – 13.00 : Ishoma

13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab

Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).

Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.

Ketua Pelaksana

Sarwo Kumolo Susun travel checklist dan surat tugas untuk perjalanan dinas berdasarkan surat undangan di bawah ini !

(36)

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Travel Checklist dan Surat Tugas

1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?

2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?

Ya Tidak 1 Apakah anda dapat menentukan dokumen yang harus

dibawa dalam setiap perjalanan dinas ?

2 Apakah anda dapat menyelesaikan travel checklist dengan benar ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan menyusun surat tugas dengan benar ?

(37)

... ...

(38)

(SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS/SPPD)

Pahami kalimat yang terdapat dalam kotak, dan panduannya adalah : 1. Siapakah yang menerbitkan SPPD ?

2. Apakah SPPD merupakan syarat wajib bagi seseorang yang melakukan perjalanan dinas ?

3. Apakah SPPD sangat penting, sehingga banyak pihak yang harus ikut bertanggung jawab ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun SPPD

2. Mahasiswa mengerti apa yang akan dilakukan jika berhadapan dengan SPPD baik untuk dirinya sendiri atau untuk orang lain dalam perusahaan.

6.1 Maksud dari SPPD Pejabat

(39)

SPPD merupakan surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang (bawahan) untuk melaksanakan perjalanan dinas.

Karena perjalanan kerja ke luar kota membutuhkan biaya tambahan dan itu harus ditanggung oleh perusahaan, maka dibutuhkanlah surat ini sebagai bukti bahwa seorang pegawai atau karyawan melaksanakan tugas kerja ke luar kota. Selain itu Surat Perintah Perjalanan Dinas ini juga berfungsi sebagai bukti

perintah dari atasan kepada bawahannya untuk melakukan tugas/pekerjaan di luar kota.

Hal-hal yang dicantumkan dalam Surat Perintah Perjalanan Dinas ini antara lain:

a. Pejabat atau Atasan yang memberikan perintah

b. Pegawai atau Karyawan yang diberikan perintah berikut dengan orang-orang yang ikut dalam perjalanan dinas

c. Maksud dan Tujuan Perjalanan Dinas d. Lamanya perjalanan dinas dilakukan e. Tempat asal dan tempat tujuan dinas

f. Pembebanan Anggaran terhadap biaya perjalanan dinas g. Tanda tangan pejabat terkait

h. Keterangan Perjalanan yang diisi oleh pegawai yang melakukan perjalanan dinas

(40)

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Salin dan ketik contoh SPPD di bawah ini !

LOGO

1. Pejabat yang memberi perintah 2. Nama/NIP/yang diperintahkan

mengadakan perjalanan dinas 3. Jabatan, pangkat dan golongan dari

pegawai yang diperintahkan

4. Perjalanan dinas yang diperintahkan Dari

Ke

Transportasi menggunakan 5. Perjalanan dinas direncanakan

Selama Dari tanggal

Sampai dengan tanggal

6. Maksud mengadakan perjalanan dinas 7. Perhitungan biaya perjalanan dinas

(41)

KETERANGAN

Dari Pejabat Pemberi Perintah Jalan Tempat, Kedudukan Pegawai yang

Diberi Perintah Berangkat Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan

Dari Pejabat di Daerah Penugasan yang Dikunjungi Tempat, Kedudukan Pegawai yang

Diberi Perintah Berangkat Kembali

Tanggal Tandatangan Tanggal Tandatangan

Bahan Praktik 2

Buat SPPD dengan pedoman sebagai berikut :

1. Pejabat yang menugaskan adalah Kepala Sekolah SMU Cendekia Surabaya 2. Nama pegawai yang diperintah adalah Drs. Sukoco Ahmad, NIP.

197902202006122003

3. Tujuan perjalanan dinas ke SMU Wahana Surya Bojonegoro, dengan acara Mengikuti Rapat Evaluasi Pelaksanaan Ujian Nasional Tahun Ajaran 2014/2015

4. Perjalanan dinas direncanakan selama satu hari, tanggal 22 Maret 2015 dengan menggunakan mobil sekolah

5. Atas beban pasal anggaran dari APBD Kota Surabaya 12.233.455.654

(42)

1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun SPPD

1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?

1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun SPPD ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam SPPD ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan SPPD dengan benar ?

(43)

... ...

(44)

(ITINERARY DAN LAPORAN PERJALANAN DINAS)

Panduan yang diperhatikan adalah :

1. Bagaimana cara menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary)?

2. Bagaimana langkah menyusun atau mengatur daftar perjalanan dinas (itinerary) ?

3. Bagaimana cara menyusun laporan perjalanan dinas ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa terampil menyusun daftar perjalanan dinas (itinerary) 2. Mahasiswa terampil menyusun laporan perjalanan dinas

7.1 Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas

Itinerary adalah sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan dinas, yang didalamnya mencakup semua jadwal kegiatan dari pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.

Contoh :

(45)

(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !) DAFTAR PERJALANAN DINAS

Nama : Mageswara Iskandar Tujuan : Jakarta

Waktu : 2 hari (1 0ktober s.d 2 Oktober 2015

No

Waktu

Keberangkatan Tempat

Tujuan TransportasiJenis Acara PerjalananLama

Tiba Kembali

Hari/Tanggal Pukul Waktu Transportasi _TerminalStasiun/

Malang, 23 September 2015

Mengetahui, Dibuat oleh Pimpinan

(46)

Laporan Perjalanan Dinas adalah laporan yang dibuat sebagai bukti pertanggungjawaban atas terlaksananya suatu kegiatan.

Contoh :

(Salin contoh dengan menggunakan teknik keyboarding yang benar !)

LAPORAN PERJALANAN DINAS

Nama : Mageswara Iskandar Jabatan : Direktur

Alamat : Jl. Pemuda No. 45 Malang

Dalam rangka melaksanakan program-program kerja perusahaan tahun 2015, telah dilaksanakan kegiatan perjalanan dinas, dengan hasil sebagai berikut :

1. Kota tujuan perjalanan bisnis yaitu Jakarta

2. Lama waktu perjalanan bisnis, yaitu 2 hari (1 Oktober s.d 2 Oktober 2015) 3. Tujuan dilaksanakannya perjalanan dinas, yaitu :

- Menghadiri pembukaan cabang baru perusahaan

- Melihat kesiapan cabang baru sebelum beroperasi, meliputi : kesiapan personalia, lokasi, alat dan perlengkapan, dan lain-lain

- Berkenalan dengan masyarakat sekitar perusahaan

Demikian laporan hasil perjalanan dinas ini dibuat, untuk diketahui dan diperiksa oleh pejabat yang berwenang.

(47)

Bahan Praktik 1

Buat jadwal perjalanan dinas untuk nota dinas di bawah ini ! NOTA DINAS

Untuk : Malika Nusantara Jabatan : Staf Administrasi Dari : Direktur

Tanggal : 6 Oktober 2015

Subyek : Pembuatan Jadwal Perjalanan Dinas Pimpinan

Segera dibuatkan jadwal perjalanan dinas saya ke Surabaya selama 2 (dua) hari dalam rangka kunjungan kerja, yang akan dilaksanakan pada tanggal 7 – 8 Oktober 2015, dengan perincian kegiatan sebagai berikut :

Bertemu dengan para karyawan perusahaan cabang Surabaya, di Jl Pangeran No. 25, pada tanggal 7 Oktober 2015 mulai pukul 13.30 – 15.00 WIB.

Rencana menginap di Hotel Cantika Jl. Embongan No. 21 Surabaya

Makan malam dengan rekan kerja di Restoran Bougenvil yang ada di Hotel Cantika, pukul 19.00 WIB

Kunjungan kerja ke PT Baja Inti Persada, sebagai perusahaan pemasok bahan mentah bagi perusahaan, pada tanggal 8 Oktober 2015 pukul 08.30 – 10.00 WIB

(48)

Bahan Praktik 2

Alif Reza seorang sekretaris pada PT Dian Cendekia Malang, mendapatkan tugas dari Bapak Guntur Herlambang, SE, direktur perusahaan untuk membuat daftar perjalanan dinas (itenerary) untuk perjalanan bisnis beliau ke Malaysia selama 2 hari, pada tanggal 21 sampai dengan 22 Oktober 2015. Direncanakan berangkat pada tanggal 22 Oktober 2013 pukul 09.00 WIB dari Bandara Juanda Surabaya, dengan pesawat Garuda Indonesia. Adapun rencana kegiatan Bapak Guntur Herlambang, SE selama di Malaysia adalah :

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 12.00 chek-in di Hotel Pasific, Kualalumpur, Malaysia

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 15.00 – 17.00, bertemu dengan rekan kerja di restoran Delicious di dalam Hotel Pasific, untuk membahas kerjasama lebih lanjut tentang pembukaan cabang baru di Malang

Tanggal 22 Oktober 2015, pukul 19.30 menghadiri undangan dari Kedubes RI di Malaysia bersama dengan pengusaha-pengusaha Indonesia yang ada di Malaysia. Tanggal 23 Oktober 2015

Pukul 09.00 – 12.00 menghadiri rapat kerja di PT Megah Sentausa, yaitu sebagai partner kerja dalam hal memasarkan produk untuk wilayah Malaysia

Pukul 13.00 – 16.00 istirahat di hotel

Pukul 16.00 berangkat mencari oleh-oleh untuk kantor dan keluarga, sambil menunggu jadwal keberangkatan pesawat

Pukul 17.00 kembali ke hotel dan chek-out, dilanjutkan menuju bandar Udara Internasional Kuala Lumpur

(49)

Bahan Praktik 3

Berdasarkan soal pada Bahan Praktik 2, anda diminta untuk membuat laporan hasil perjalanan dinas !

Bahan Praktik 4

PT BINTANG

JL. SIMBAR MENJANGAN NO. 23 Telp (024) 555666 Faks. (024) 777666

SEMARANG

Nomor : 97/UND/B/XII/2015 2 Desember 2015

Kepada Yth. Bpk. Syahrul Munir

Manajer Keuangan PT Istana Sandang Jln. Langkawi No. 46 Malang

Jawa Timur

Dengan hormat,

Sebagai perusahaan yang menggunakan jasa PT Bintang dalam hal pemenuhan kebutuhan peralatan kantor, kami mengundang Bapak Syahrul Munir, Manajer Keuangan PT Istana Sandang untuk hadir dalam acara Seminar Manajemen Bisnis Modern, pada :

Hari : Senin

Tanggal : 9 Desember 2015 Waktu : 10.00 – 15.00 WIB

Tempat : Grand Room, Hotel Kartika Jln. Darmo No. 12 Semarang Acara : 10.00 – 10.30 : Registrasi

10.30 – 12.00 : Penyampaian Materi 12.00 – 13.00 : Ishoma

13.00 – 15.00 : Lanjutan materi dan sesi tanya jawab

Untuk memperlancar acara, kami mohon Bapak/Ibu dapat memberikan konfirmasi bahwa dapat hadir pada acara tersebut kepada Saudari Asma (08556789011).

Demikian undangan kami, atas perhatian Bapak/Ibu kami ucapkan teriimakasih.

Ketua Pelaksana

Sarwo Kumolo

(50)

7.3 Langkah-Langkah Menyusun Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas 1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Itinerary dan Laporan Perjalanan Dinas

Ya Tidak 1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus

dilakukan dalam menyusun Itinerary ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?

5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?

(51)

1 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Itinerary ?

2 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Itinerary ?

3 Apakah anda dapat menyelesaikan Itinerary dengan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan langkah yang harus dilakukan dalam menyusun Laporan Perjalanan Dinas?

5 Apakah anda dapat menentukan informasi yang harus ada dalam Laporan Perjalanan Dinas ?

6 Apakah anda dapat menyelesaikan Laporan Perjalanan Dinas dengan benar ?

Masukan :

... ...

(52)

BAB VIII DOKUMEN RAPAT

(AGENDA, SUSUNAN ACARA, UNDANGAN, DAFTAR HADIR)

Pedoman yang harus diperhatikan :

1. Bagaimana cara mengelola rapat yang baik ?

2. Dokumen apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum berlangsungnya rapat ? 3. Siapa yang menjadi peserta rapat ?

4. Apa tujuan rapat ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti cara yang baik dalam mengelola rapat

2. Mahasiswa mengetahui dan paham dokumen apa saja yang dipersiapkan sebelum berlangsungnya rapat

(53)

8.1 Pelaksanaan Rapat

Rapat adalah suatu pertemuan yang dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerlukan pemecahan. Rapat merupakan musyawarah yang diadakan oleh kelompok untuk mencapai mufakat

Dalam penyelenggaraan rapat, terdapat beberapa dokumen yang harus disiapkan sebelum terselenggaranya rapat, dengan tujuan untuk menjamin kelancaran rapat yang akan berlangsung, serta sebagai bukti bahwa rapat telah diselenggarakan. Dokumen-dokumen tersebut yaitu :

a. Agenda Rapat

Agenda Rapat merupakan daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

Contoh :

(Salin contoh di bawah ini dengan teknik keyboarding yang benar !) PT TIGA DIMENSI

JL. ANGGUR MERAH NO. 30 Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666

MALANG

AGENDA RAPAT

PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Laporan masing-masing bagian tentang kebutuhan penambahan karyawan Waktu pelaksanaan rekrutmen

Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen

(54)

Susunan Acara Rapat adalah rincian atau penjabaran dari rencana jalannya rapat (agenda rapat)

Contoh :

MALANG SUSUNAN ACARA

RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN 1. 08.30 – 09.00 Pembukaan

2. 09.00 – 09.20 Pengarahan dari pemimpin rapat 3. 09.20 – 09.35 Laporan dari bagian SDM 4. 09.35 – 09.45 Laporan dari bagian keuangan 5. 09.45 – 09.55 Laporan dari bagian pemasaran 6. 09.55 – 10.05 Laporan dari bagian produksi 7. tertentu pada tempat dan waktu tertentu.

Contoh :

(55)

MALANG Nomor : 43/UND/TD/X/201525 Oktober 2015 Lampiran : -penambahan karyawan untuk beberapa bagian karena semakin meningkatnya beban kerja dari masing-masing bagian, maka dimohon kehadiran Bapak/Ibu pada rapat perusahaan untuk membahas hal tersebut, pada :

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015 Waktu : 08.30 – 11.30 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2 Agenda : Proses Rekrutmen Karyawan

Mengingat pentingnya acara ini, dimohon Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu disampaikan terimakasih.

Hormat Kami

Ahmad Sodiq, S.ST Direktur Utama

(56)

Daftar Hadir Rapat adalah dokumen yang digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, sehingga memudahkan panitia untuk mempersiapkan beberapa hal yang melengkapi rapat seperti konsumsi, juga sebagai bahan penyusunan notula.

Contoh :

MALANG

(57)

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Susun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat dengan petunjuk :

PT Karya Nyata yang beralamat di Jalan Kahuripan No. 87 Malang berencana menyelenggarakan rapat pada hari Selasa, 27 Agustus 2015, pukul 09.00 WIB sampai dengan pukul 12.00 WIB, bertempat di Meeting Room 09, yang mengundang adalah Direktur, Ibu Susilowati, MBA

Yang diundang pada rapat tersebut adalah kepala bagian perusahaan (kabag keuangan, pemasaran, personalia, produksi, dan wakil direktur) yang semuanya dapat hadir pada rapat.

Agenda rapat membahas tentang inventarisasi peralatan kantor (yang masih berfungsi dengan baik dan yang sudah rusak), pihak yang melakukan inventarisasi, pengajuan peralatan kantor untuk penggantian peralatan yang rusak serta pengadaan peralatan kantor baru yang belum ada sebelumnya.

Bahan Praktik 2

(58)

Abadi Sejahtera Advertising merupakan perusahaan yang sedang berkembang, dengan memiliki klien yang semakin bertambah. Sebagai wujud penghargaan kepada klien, Abadi Sejahtera Advertising bermaksud mengundang pada saat ulang tahun perusahaan, sehingga perlu diadakan rapat sebelumnya.

Rapat diadakan pada hari Rabu, tanggal 4 Nopember 2015, bertempat di Ruang Pertemuan Lt.1, yang mengundang adalah Bapak Novaldi, Direktur Abadi Sejahtera Advertising. Rapat dimulai pukul 12.00 WIB, dengan agenda rapat membahas tentang siapa saja yang diundang, acara, konsumsi, serta pembagian tugas. Rapat dipimpin oleh Ibu Erni Hapsari Bagian Humas, dan dihadiri oleh Bapak Novaldi, serta mengundang perwakilan pegawai dari beberapa divisi, yaitu divisi percetakan, pemasaran, keuangan, desain, personalia, dan humas, sejumlah 20 orang. Rapat diharapkan selesai pukul 16.00 WIB.

8.3 Langkah-Langkah MenyusunAgenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat

1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusun Agenda, Susunan Acara, Undangan serta Daftar Hadir Rapat

(59)

memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)

Ya Tidak 1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya

agendarapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ? 3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara

runtut dan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?

5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ? 6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari

draft yang anda buat sebelumnya ?

7 Apakah anda dapat menyusun daftar hadir rapat dengan baik dan benar ?

Ya Tidak 1 Apakah anda mengerti maksud disusunnya

agendarapat ?

2 Apakah anda dapat menyusun agenda rapat sesuai dengan kebutuhan dari berlangsungnya rapat ? 3 Apakah anda dapat menyusun susunan acara secara

runtut dan benar ?

4 Apakah anda dapat menentukan alokasi waktu dari masing-masing sesi ?

5 Apakah anda dapat membuat draft surat undangan ? 6 Apakah anda dapat menyusun surat undangan dari

draft yang anda buat sebelumnya ?

(60)

Masukan :

... ...

BAB IX

(61)

Amati gambar di atas dan pahami dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Notula/notulen termasuk dokumen rapat

2. Apakah tujuan dari disusunnya notula/notulen ?

3. Seberapa pentingkah notula/notulen bagi keabsahan dari rapat yang telah dilaksanakan ?

Tujuan Praktik

1. Mahasiswa mengerti alur /prosedur dalam menyusun notula/notulen

2. Mahasiswa dapat menyusun notula/notulen serta mengerti maksud dan tujuan disusunnya notula/notulen

9.1 Notula/Notulen

(62)

peserta rapat yang tidak hadir yaitu dengan membaca notula dapat diketahui jalannya rapat dan hasil keputusan yang dihasilkan.Terdapat dua teknik dalam menyusun notula, yaitu:

Verbatim, merupakan catatan lengkap semua pembicaraan dalam rapat, tanpa

ditambahi ataupun dikurangi

Resume, merupakan catatan yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalannya

rapat

Contoh 1 (Notula Verbatim)

(63)

PT TIGA DIMENSI JL. ANGGUR MERAH NO. 30 Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666

MALANG RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015 Waktu : 08.30 – 11.30 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2 Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.ST Sekretaris : Siti Amalia

Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen Risalah Rapat :

Pembukaan : Rapat dibuka pada pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapat

Ketua Rapat : Saudara sekalian,...(pengarahan) Laporan dari bagian

keuangan, dan seterusnya

: Saya melaporkan bahwa ... Pertanyaan dan masukan dari

peserta rapat 1, peserta rapat 2, dan seterusnya

: Apakah proses ini...

Kalau boleh saya menambahkan..., dan seterusnya

Penutup : Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat

Mengetahui, Disusun oleh, Pemimpin Rapat Notulis

Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia

Contoh 2 (Notula Resume)

(64)

PT TIGA DIMENSI JL. ANGGUR MERAH NO. 30 Telp (341) 555666 Faks. (341) 777666

MALANG RAPAT PROSES REKRUTMEN KARYAWAN

Hari/Tanggal : Senin, 28 Oktober 2015 Waktu : 08.30 – 11.30 WIB Tempat : Ruang Pertemuan Lt.2 Pemimpin Rapat : Ahmad Sodiq, S.ST Sekretaris : Siti Amalia

Kualifikasi calon karyawan yang dibutuhkan Cara atau metode pelaksanaan rekrutmen Risalah Rapat :

Pembukaan

Rapat dibuka pukul 08.30 WIB oleh pemimpin rapat

Pengarahan dari Direktur Utama sekaligus sebagai pemimpin rapat ... Laporan dari bagian SDM, keuangan, pemasaran dan produksi

Pembahasan dan Tanya Jawab

... Kesimpulan

... Penutup

Rapat ditutup pukul 11.30 WIB oleh pemimpin rapat

Mengetahui, Disusun oleh, Pemimpin Rapat Notulis

Ahmad Sodiq, S.ST Siti Amalia

(65)

3. Alat tulis

Bahan Praktik 1

Anda sebagai staff administrasi pada perusahaanPTHappy Tour and Travel Beralamat di Jl. Sugih Waras no 311, Malang, Telp (0341) 786555, fax (0341) 786555, email : happytour @gmail.com pimpinan perusahaan Bapak Slamet Hidayah, S.ST.

Tugas anda adalah membuat notulen rapat (verbatim dan resume). Sebelum menyusun notulen, salin naskah di bawah ini dengan teknik keyboarding

yang benar !

Rapat bulanan tentang marketing PTHappy Tour and Travel

Rapat diselenggarakan pada hari Sabtu, 5 Desember 2015, di R. Pertemuan , pukul 08.00 – 11.00 WIB dengan dihadiri oleh :

1. Bapak Slamet Hidayah, S.ST

2. Sdr.Nando Waskita ( Manajer Marketing area Indonesia Bagian Barat) 3. Sdr.Muhammad Ali ( Manager marketing area Indonesia Bagian Tengah

dan Timur

4. Sdri.Maharani ( Manager marketing Lintas Negara) 5. Sdri.Moniq Umardi (Bendahara Perusahaan)

(66)

Agenda Rapat :

1. Laporan Masing-masing manager area

2. Pengembangan Metode pemasaran produk jasa wisata 3. Lain-lain

Rapat dibuka oleh pimpinan Bapak Slamet Hidayah, S.ST, intinya mengucapkan terimakasih atas kehadiran para peserta dan menyampaikan tentang tujuan

diadakannya rapat marketing pada hari tersebut.

Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmenyampaikan pandangan umum tentang kemajuan dunia industri pariwisata yang tidak lepas dari kiprah bidang usaha jasa tour and travel.

Seiring dengan kemajuan dibidang industri pariwisata, Happy Tour and travel berencana untuk mengembangkan cabang-cabang baru dibeberapa kota wisata di Indonesia dan menjajagi untuk membuka kerjasama dengan beberapa negara di Asia dan Eropa. Bapak Slamet Hidayah, S.STjuga menyampaikan bahwa dari hasil lawatannya ke Bali beberapa hari yang lalu untuk melakukan kerjasama dan penandatanganan MOU dengan beberapa klien di Bali dan Lombok

mendapatkan respon yang positif, untuk itu rencana kedepan akan segera

melakukan promo wisata. Pada kesempatan rapat kali ini Bapak Slamet Hidayah, S.STmenekankan untuk segera membentuk tim marketing dan metode untuk promo wisata tersebut terutama untuk menghadapi masa liburan bulan Juni sampai Juli dan liburan akhir tahun.

(67)

dilihat dari database marketing bahwa sudah ada 175 sekolah tingkat SMP dan SMK , serta untuk wisatawan domestik dan asing juga semakin meningkat dari 15% meningkat menjadi 25% wisatawan yang menggunakan Happy Tour and Travel.

Nando Waskita, manager area Indonesia bagian barat juga melaporkan

perkembangan yang cukup signifikan dengan animo masyarakat khususnya untuk paket wisata liburan sekolah dan paket liburan keluarga yang juga meningkat hampir 30 % dibandingkan tahun sebelumnya, hal ini disebabkan karena kebutuhan masyarakat untuk berwisata juga semakin meningkat.

Sementara Maharani, manager marketing lintas negara juga melaporkan kondisi wisatawan Indonesia yang mulai meminati wisata ke luar negeri semakin meningkat tajam dengan adanya promo-promo dari jasa penerbangan sehingga sangat mendukung untuk melakukan perjalanan wisata ke luar negeri terutama ke negara Singapura, Malaysia,Australia, dan Cina.

Pada kesempatan tersebut Bapak Slamet Hidayah, S.STmeminta kepada masing-masing manager marketing untuk memberikan rencana kerja terutama berkaitan dengan pengembangan promo wisata Happy tour and travel. Moniq Umardi, bendahara melaporkan kondisi anggaran untuk marketing tahun 2014 masih sekitar 65 % untuk digunakan sebagi kelanjutan dari promosi di awal tahun kemarin.

(68)

memrogramkan acara promo dengan acara bakti sosial dengan tajuk Happy Tour and Travel Peduli yang akan disiarkan juga oleh televisi lokal dan nasional. Sementara Rizal Ahmad memberikan masukan untuk membuat promo dengan melakukan paket acara promo terbuka di media televisi nasional dengan memasukkan company profile di acara televisi tersebut. Leonita juga sudah memrogramkan konsep acara tersebut dan memberikan masukan untuk segera melakukan lobi dan pendekatan dengan beberaba stasiun televisi swasta nasional dan beberapa sponsorship.

Selanjutnya Bapak Slamet Hidayah, S.STmemerintahkan kepada semua manager marketing untuk segera menindaklanjuti program yang sudah direncanakan terutama untuk promosi melalui media televisi swasta nasional dan beberapa event organizer yang mempunyai banyak sponsor pendukung. Untuk masalah dana promosi tersebut budgetnya masih mencukupi dan meminta kepada bendahara untuk segera merealisasikan untuk kegiatan promo tersebut. Rapat ditutup pada pukul 11.00 WIB.

Bahan Praktik 2

Susun notulen rapat (verbatim dan resume) dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Materi rapat adalah membahas Penyambutan Anggota Baru HIMANIA

(Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga) tahun 2015 2. Tujuan rapat :

a. Menampung pendapat tentang materi penyambutan anggota baru HIMANIA b. Membahas rencana Latihan Kepemimpinan dan Kedisplinan bagi anggota

(69)

c. Pembentukan panitia pelaksana kegiatan 3. Pelaksanaan Rapat pada hari Sabtu, 12 Juli 2015

4. Peserta Rapat seluruh Fungsionaris dan anggota HIMANIA 5. Jalannya Rapat

Rapat berjalan dengan tertib dan lancar. Acara dimulai pukul 14 00 tepat. Semua peserta mengikuti rapat sampai selesai. Rapat diawali dengan pembukaan oleh Ketua HIMANIA, Fariz Muhammad. Dilanjutkan dengan pengarahan mengenai kegiatan yang akan berlangsung. Pengarahan ini dikemukakan oleh Bapak Ahmad Fauzi, S.Kom., MMT, Dosen Pembina HIMANIA. Selanjutnya, rapat membahas satu per satu sesuai dengan tujuan rapat. Rapat ditutup oleh saudara Ghazali dengan doa, berharap semoga kegiatan ini dapat berlangsung dengan baik dan lancar. Rapat berakhir pada pukul 17.00.

9.3 Langkah-Langkah MenyusunNotula/Notulen 1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah

2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunnotula/notulen