BAB I
PETUNJUK PENGGUNAAN MODUL
1.1 Pentingnya Mata Kuliah Praktik Laporan Bisnis
Mata Kuliah Laporan Bisnis merupakan mata kuliah praktik, dimana aktifitas perkuliahaan dilakukan di Laboratorium Laporan Bisnis, sebagai lanjutan dari mata kuliah Keyboarding Skill dan Korespondensi Bisnis. Mata kuliah Laporan Bisnis penting untuk disampaikan kepada mahasiswa, mengingat pada mata kuliah ini mencakup topik yang relevan dengan aktifitas kerja yang nantinya akan dihadapi mahasiswa, yaitu mencakup pengembangan kecepatan dan
ketepatan mengetik, display, Laporan tabel, Laporan dokumen perjalanan dinas, Laporan dokumen rapat, Laporan dokumen bisnis, Laporan dokumen kegiatan, Laporan surat bisnis.
Kompetensi atau kemampuan dalam menangani kegiatan di atas adalah kemampuan dasar yang harus dimiliki oleh karyawan atau pegawai pada perkantoran modern.
1.2 Tujuan
perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen bisnis, dokumen kegiatan, dan surat bisnis.
1.3 Hasil yang Diharapkan
Hasil yang diharapkan pada penyampaian mata kuliah Laporan Bisnis adalah :
a. Mahasiswa mampu meningkatkan kemampuan mengetik sepuluh jari secara membuta dan berirama
b. Mahasiswa mampu menyusun dokumen-dokumen dengan menggunakan teknik yang benar, seperti teknik display, penyajian tabel sehingga menjadi dokumen yang benar dan menarik
c. Mahasiswa mampu menyusun dokumen perjalanan dinas, dokumen rapat, dokumen kegiatan, dokumen bisnis, serta surat bisnis dengan baik, benar dan indah dalam penyajiannya
1.4 Cara Memahami Modul
Modul Praktik Laporan Bisnis, disusun secara runtut sesuai dengan tujuan dan hasil yang diharapkan. Sebelum mengerjakan latihan yang terdapat pada masing-masing bab, dipahami dahulu penjelasan singkat tentang materi dari topik yang akan dibahas, langkah-langkah, serta petunjuk dari setiap praktik yang harus dilakukan.
Setiap latihan selalu menggunakan aplikasi MS Word dan juga terdapat sedikit latihan yang menggunakan MS Excel dan MS Publisher, sehingga perlu terlebih dahulu untuk menguasai materi tersebut. Perlu diingat bahwa penekanan
pada praktik Laporan Bisnis ini terletak pada kemampuan dalam menyusun beberapa dokumen, dimana dokumen tersebut sudah tersedia sebagai bahan praktik untuk disalin sesuai contoh dengan memperhatikan teknik display yang baik dan benar.
1.5 Manfaat Modul Praktik Laporan Bisnis
Adanya Modul Praktik Laporan Bisnis diharapkan memberi manfaat, yaitu : a. Sebagai arahan dan pegangan berlangsungnya mata kuliah Praktik Laporan
Bisnis
b. Memudahkan dalam penyampaian materi, yaitu teori yang menunjang praktik, memudahkan pemahaman mahasiswa sehingga proses belajar mengajar dapat selesai dengan baik dan sesuai harapan
BAB II
PENGEMBANGAN KECEPATAN DAN KETEPATAN MENGETIK
Amati gambar di atas secara cermat dengan panduan pertanyaan berikut ini : 1. Bagaimana teknik mengetik yang benar sesuai dengan kecepatan dan
ketepatan yang telah ditentukan ?
2. Bagaimana mengetik paragraf lengkap (kombinasi huruf, angka dan tanda baca) sesuai dengan kecepatan dan ketepatan yang telah ditentukan ?
3. Bagaimana posisi ergonomis (tangan, punggung, dan kaki) yang benar dalam aktifitas mengetik ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mengerti teknik mengetik yang benar dengan menggunakan seluruh sumber daya yang ada
2. Mahasiswa mahir mengetik paragraf lengkap secara membuta dengan teknik keyboarding yang baik dan benar
3. Mahasiswa menggunakan posisi ergonomis dalam setiap aktifitas mengetik yang dilakukan
2.1 Teknik Mengetik
Aktifitas ini dilakukan sebagai lanjutan dari mata kuliah sebelumnya, yaitu Keyboarding Skill. Pengingatan kembali dan pemantapan secara berkala dilakukan untuk meningkatkan atau mempertahankan kemampuan mengetik yang telah dicapai.
Secara teori dan praktik telah diterima pada mata kuliah Keyboarding Skill, sehingga sekarang hanya pada latihan dan praktik yang maksimal dalam setiap kegiatan mengetik. Diharapkan, dengan menggunakan teknik keyboarding yang baik dan benar, membudayakan kebiasaan dari awal kepada mahasiswa pada saat nanti di dunia kerja, bahwa jam kerja minimal delapan jam per hari, dengan sebagian besar aktifitas kerja pada kegiatan mengetik, sehingga jika kegiatan mengetik dilakukan dengan benar, akan mengurangi kelelahan, resiko kesehatan yang berdampak jangka panjang, serta menjaga postur badan.
2.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
1. Naskah teks kombinasi huruf besar dan huruf kecil
2. Naskah teks kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka
Bahan Praktik 1
Aktifitas keseharian tanpa kita sadari adalah aktifitas yang memiliki manfaat untuk kesehatan tubuh. Misalnya pola tidur dan pola makan yang baik. Hal itu jika benar dilakukan sangat menjamin tubuh tetap sehat dan terhindar dari penyakit. Cara menjaga kesehatan seperti ini bahkan tidak perlu mengeluarkan uang banyak untuk tetap sehat.
(50 kata/2 menit)
Bahan Praktik 2
Aktifitas yang padat, menjadi alasan orang enggan untuk berolahraga. Biasanya dengan alasan tidak punya waktu, sudah lelah bekerja, dan sebagainya. Padahal sebenarnya 30 menit saja meluangkan waktu untuk berolahraga, sudah berkontribusi besar bagi kesehatan tubuh .
Nah, selain dikatakan dapat menjaga kesehatan tubuh, banyak juga yang mengatakan bahwa olahraga dapat membuat seseorang menjadi lebih cerdas dan mengurangi level stress. Karena selain bermanfaat secara jasmani, ternyata ada juga efek psikologi yang dirasakan oleh orang yang berolahraga. (75 kata/3 menit)
Bahan Praktik 3
Importance of Education in Society
Education, if looked at beyond its conventional boundaries, forms the very essence of all our actions. What we do is what we know and have learned, either through instructions or through observation and assimilation. When we are not
making an effort to learn, our mind is always processing new information or trying to analyze the similarities as well as the tiny nuances within the context which makes the topic stand out or seem different. If that is the case then the mind definitely holds the potential to learn more, however, it is us who stop ourselves from expanding the horizons of our knowledge with self-doubt or other social, emotional, or economic constraints. (120 kata/6 menit)
Bahan Praktik 4
Jumlah Penduduk Indonesia yang bersumber dari Badan Sensus Penduduk, diketahui bahwa pertumbuhan jumlah penduduk Indonesia sangat melaju pesat. Pada zaman Orde Lama, jumlah penduduk Indonesia 97,1 juta jiwa dan pada akhir tahun 2010 jumlahnya dua kali lipat yakni dengan jumlah 237,6 juta jiwa.
2.3 Langkah-Langkah Mengetik Naskah
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan aktifitas ini adalah :
1. Mengkondisikan komputer dan perangkatnya untuk siap digunakan 2. Memperbaiki posisi duduk , mencari posisi yang ternyaman dan benar 3. Mempersiapkan naskah yang akan diketik
4. Mengatur waktu untuk menghitung kecepatan 5. Mulai latihan dan praktik
2.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 2.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda telah menggunakan teknik mengetik
yang baik dan benar ?
2 Apakah anda telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?
3 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?
4 Apakah anda telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?
Tabel 2.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah telah menggunakan teknik mengetik yang baik dan benar ?
2 Apakah telah menggunakan posisi ergonomis dalam kegiatan mengetik ?
3 Apakah telah memenuhi standar atau aturan kecepatan yang telah ditentukan ?
4 Apakah telah memenuhi standar atau aturan ketepatan yang telah ditentukan ?
Masukan:
... ...
BAB III
DISPLAY PADA TABEL
Panduan pertanyaan dalam mengerjakan bab ini :
1. Seberapa penting penerapan display pada tabel yang dihasilkan ?
2. Teknik displaypada tabel seperti apa yang diterapkan, sehingga dokumen yang dihasilkan benar, menarik dan serasi ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa dapat membedakan berbagai macam teknik display dan menggunakannya pada saat membuat tabel
2. Mahasiswa dapat memilih teknik display yang benar dan sesuai pada saat membuat tabel
3. Mahasiswa dapat membuat tabel secara baik, benar dan serasi dengan menggunakan teknik display yang sesuai
3.1 Aturan Display pada Tabel
Display (tata letak) adalah penyusunan bermacam-macam naskah yang akan diketik secara efektif dengan tata letak (tampilan) yang menarik sehingga mudah untuk dibaca, dipahami, serta untuk keseimbangan dan keindahan ketikan naskah agar hasil pekerjaan menarik.
10
Sedangkan yang dimaksud dengan tabel adalah informasi yang diketik dalam bentuk kolom-kolom dengan tujuan agar mudah untuk dipahami. Laporan tabel berkaitan dengan teori Laporan display (tata letak). Informasi yang ditampilkan dalam bentuk tabel dapat berupa kata/kalimat, namun dapat juga berupa angka atau gabungan antara kata/kalimat dengan angka-angka.Laporan naskah dalam bentuk tabel dikategorikan menjadi 2 (dua) yaitu tabel terbuka dan tabel tertutup.
a. Laporan Naskah dalam bentuk Tabel Terbuka Contoh:
Renang Kasti Balap Sepeda
Sepatu Roda Sepak Takraw Pencak Silat Bulu Tangkis Tenis Lapangan Angkat Besi
Marathon Tinju Wushu
Sepak Bola Dayung Basket
Tenis Meja Senam Bowling
b. Laporan Naskah dalam bentuk Tabel Tertutup Contoh:
NO NAMA PEKERJAAN PENGHASILAN
(Rp/bulan)
1. Aulia Rahmah PNS 3.000.000
2. Bumi Putra Akbar Swasta 2.100.000
3. Dewa Anggana Dokter 6.000.000
Keterangan :
a. Judul Tabel, diketik centring horizontal, huruf besar semua (all caps), serta jika terdiri dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakan adalah 2 spasi, jika lebih dari 2 baris kalimat, maka spasi yang digunakanadalah 1 spasi.
b. Baris dan Kolom Tabel, yaitu urutan deret tabel yang memanjang dari kiri ke kanan dan memuat infomasi secara vertikal (dari atas ke bawah)dan urutan lajur tabel yang memanjang dari atas ke bawah dan memuat informasi secara horizontal (dari kanan ke kiri)
c. Sumber data, asal informasi dalam tabel terletak di bagian bawah tabel
3.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
1. Ketik tabel di bawah ini !
DAFTAR HONORARIUM PANITIA
KEGIATAN WORKSHOP PENINGKATAN KINERJA PEGAWAI MALANG, 20 AGUSTUS 2015
No Nama Penerimaan(Rp) Tandatangan
1. Abdullah Wahab 200.000 1.
2. Annisa Hapsari 200.000 2.
3. Micellia 150.000 3.
4. Susanti 200.000 4.
5. Tuti Alawiyah 100.000 5.
6. Uut Permatasari 100.000 6.
7. Wawan 100.000 7.
8. Zidane Attala 100.000 8.
2. Buat seperti tabel di atas dengan soal sebagai berikut :
Seminar Nasional Bisnis dan Manajemen, dilaksanakan pada tanggal 8 Oktober 2015, oleh Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, dengan nama-nama panitia dari mahasiswa sebagai berikut : Cahya Nova Kurniawan, Adinia Lushinta Maharani, Hanif Rahman, Rizky Hidayatullah, Amirul Nur Santi, dengan masing-masing honor yang diterima Rp
100.000,-Bahan Praktik 2
KANDUNGAN VITAMIN C PADA BUAH
No Buah Kandungan Vitamin C
(mg/100gr)
2. Asparagus (Asparagus officinalis), kandungan zat aspergine yang terdapat pada rebungnya ternyata sangat berguna untuk memperbaiki pencernaan dan melancarkan air seni. Asparagus yang dimasak atau jus dapat digunakan untuk membantu meningkatkan pengeluaran faeces, dan sangat baik membantu Bunganya yang hijau pekat ini mempunyai bau yang khas, disebabkan adanya senyawa indol.
Buat tabel untuk meringkas paragraf di atas sehingga menjadi informasi yang lebih ringkas, jelas dan efisien !
Kolom pada tabel (No, Sayuran, Nama Latin, Kandungan serta Manfaat, dengan sumber Majalah Kesehatan “LIFE”, Edisi Juli 2015).
Bahan Praktik 3
Data mahasiswa baru Tahun Ajaran 2014/2015 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Malang, adalah terdapat sepuluh anak yang berasal dari SMK Negeri 1 Malang dengan nama-nama Mahesa Jenar, Aulia Damayanti, Miftahul Jannah, Triska Arnanda, Amin Fuadi, Sugih Waras, Laila Saadah, Zaenal Abidin, Slamet Hidayah, Rizky Saufi Malinda, yang berasal dari SMU Negeri 9 Malang sebanyak 4 orang, dengan nama-nama Salahuddin, Sigit Aruman, Shinta Amalia, Devita Wulan Cahya. Dari SMU Islam Malang, sebanyak 7 orang dengan nama-nama Ahmad Firdaus, Baby Silvia, Romeo, Yolanda, Dyan Ahmad Putra, Dewangga Faisal, Rizal Altala, dan sisanya sebanyak 5 orang berasal dari luar kota Malang, yaitu 2 orang dari SMU Negeri 4 Kediri, dengan nama-nama Muhammad Abdullah, Wahidin, 1 orang dari SMU 1 Garum dengan nama Zainal Subkhan, serta 1 orang lagi dari SMK Negeri Singosari dengan nama Hamidi Masykur.
Buat tabel untuk menyederhanakan informasi di atas, dengan mengurutkan nama-nama mahasiswa sesuai dengan abjad !
Bahan Praktik 4
Terdapat data tentang jumlah penduduk berdasarkan jenis kelamin di Pulau Jawa pada tahun 2010 dan sebarannya. DKI jumlah penduduk laki-laki 4.870.938, jumlah penduduk perempuan 4.736.849, total 9.607.787. Jawa Barat jumlah penduduk laki-laki 21.907.040, jumlah penduduk perempuan 21.146.692, total 43.053.732. Jawa Tengah jumlah penduduk laki-laki 16.091.112, jumlah penduduk perempuan 16.291.545, total 32.382.657, D I Yogyakarta jumlah penduduk laki-laki 1.708.910, jumlah penduduk perempuan 1.748.581, total 3.457.491. Jawa Timur jumlah penduduk laki-laki 18.503.516, jumlah penduduk perempuan 18.973.241, total 37.476.757. Banten jumlah penduduk laki-laki 5.439.148, jumlah penduduk perempuan 5.193.018, total 10.632.166.
3.3 Langkah-langkah Mengerjakan Latihan Membuat Tabel dengan Display
yang Benar
1. Membaca soal latihan dengan cermat
2. Merumuskan kolom, lajur serta judul kolom yang harus dibuat
3.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 3.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria HasilYa Tidak
1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf, spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?
2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?
3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?
4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?
Tabel 3.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah judul tabel telah sesuai baik pilihan huruf,
spasi dan jarak antara judul dengan tabel ?
2 Apakah judul kolom sudah benar baik pilihan huruf, spasi dan jarak antar margin ?
3 Apakah isi tabel telah dibuat dengan benar , dengan memperhatikan jenis data apakah tulisan, angka, panjang pendeknya kalimat serta keselarasan margin yang dipilih ?
4 Apakah sumber tabel telah dibuat dengan benar, baik jarak dengan tabel, pilihan huruf, serta spasi yang digunakan ?
Masukan:
... Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.
BAB IV
Pahami Panduan yang terdapat dalam kotak di atas dengan bantuan pertanyaan berikut :
1. Apa beda paragraf yang menarik dan tidak menarik ?
2. Bagaimana pemilihan display yang baik dan benar dalam menyusun paragraf ? 3. Apa saja macam teknik display dalam menyusun paragraf ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mampu menyusun paragraf yang baik dan menarik
2. Mahasiswa mampu memilih teknik display sesuai dengan kebutuhan dalam menyusun paragraf
4.1 Aturan Display pada Paragraf
Ada bermacam-macam teknik display (tata letak) untuk menyusun ketikan naskah agar tampilannya kelihatan menarik yaitu:
a. Horizontal Centering (naskah diketik di tengah-tengah secara horisontal) Pada teknik ini, naskah yang diketik berada di tengah-tengah kertas secara horisontal (jarak kiri dan kanan ketikan sama).
Contoh: Pemerintah Republik Indonesia Apabila diketik menjadi:
Pemerintah Republik Indonesia
18
b. Vertikal Centring (naskah diketik ditengah-tengah secara vertikal)
Pada teknik ini, naskah yang diketik berada berada di tengah-tengah kertas secara vertikal (jarak atas dan bawah ketikan sama).
Contoh: MODUL PRAKTIK Apabila diketik menjadi:
MODUL PRAKTIK
c. Kombinasi antara Horizontal dan Vertical Centring (naskah diketik di tengah-tengah baik secara horizontal maupun vertikal) .
Pada teknik ini, naskah diketik secara kombinasi antara horisontal dan vertikal yaitu naskah diketik berada di tengah-tengah kertas secara vertikal dan horisontal (jarak atas dan bawah ketikan sama serta kiri kanan kertas sama)
Contoh: MUSEUM MPU PURWA Apabila diketik menjadi:
MUSEUM MPU PURWA
Note : Bold dan Underline untuk menegaskan bahwa pada point tersebut adalah penting dan harus diperhatikan, sedangkan italic untuk penulisan istilah asing.
Laporan Naskah dalam bentuk Paragraf.
Laporan naskah dalam bentuk paragraf ini dapat dikategorikan dalam beberapa bentuk paragraf yaitu:
a. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Lurus (Full Blocked Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan Laporan paragraf lurus adalah teknik Laporan paragraf yang dimulai dari margin kiri pada setiap awal sampai dengan akhir baris kalimat.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Peran sekretaris adalah membantu kelancaran kegiatan pimpinan terutama pada kegiatan administrasi, hal ini cukup sederhana dalam kalimat, tetapi dalam praktiknya cukup berat karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus membantunya, seperti :
a. Bila atasan akan melalukan hubungan bisnis melalui surat, maka sekretaris yang menyiapakan mulai dari Laporan sampai pada pengiriman dan tindak lanjutnya
b. Bila pimpinan akan mengadakan rapat, maka semua persiapan, saat pelaksanaan rapat sampai setelah rapat, sekretaris yang harus memastikan kelancaran rapat tersebut.
c. Demikian juga apabila atasan akan melakukan perjalanan dinas, maka semua persiapan sebelum berangkat, saat berangkat sampai setelah atasan kembali, sekretaris yang mengurus kegiatan atasan tersebut
b. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Inden/Masuk (Indented Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan Laporan paragraf inden adalah teknik Laporan dimana kalimat pada awal paragraf diketik mulai 5-7 karakter untuk setiap awal paragrafnya.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Administrasi/Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2001). Administrasi/Sistem juga adalah kumpulan dari komponen-komponen peralatan model requirements, function dan interface (Mathiassen, Lars, 2000). Administrasi/Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan merupakan sekumpulan komponen yang saling bekerjasama untuk mencapai tujuan guna memperbaiki organisasi ke arah yang lebih baik (McLeod, 1998).
Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan tujuan.
Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan.
Adanya hubungan diantara elemen sistem.
Unsur dasar dari proses (arus informasi, energi dan material) lebih penting
daripada elemen sistem.
Tujuan organisasi lebih penting dari pada tujuan elemen.
c. Laporan Naskah dalam Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph Style)
Yang dimaksud dengan Laporan paragraf menggantung adalah teknik Laporan dimana kalimat pada baris kedua pada masing-masing paragraf diketik mulai 3-4 karakter.
Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
Prosedur adalah ”suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”.
Berdasarkan defenisi diatas bahwa prosedur merupakan suatu urutan pekerjaan menulis yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap transaksi-transaksi perusahaan yang sering terjadi. Dengan demikian pekerjaan yang berulang-ulang harus dilakukan dengan
prosedur yang sama. Sedangkan maksud darikegiatan klerikal adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir, buku jurnal, dan buku besar, yaitu menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftarkan, dan membandingkan.Prosedur juga merupakan metode-metode yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan sesuaidengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Prosedur yang baik pada umumnya memenuhi kriteria berikut ini :
a. Prosedur harus dinyatakan dengan jelas dengan bentuk tertulis dan disusun secara sistematis dalam bentuk pedoman prosedur.
b. Prosedur yang disusun harus cukup sederhana untuk memudahkan pelaksanaan tugas para pegawai.
c. Pelaksanaan prosedur harus dapat dicapai dengan biaya rendah. d. Secara periodik prosedur yang disusun harus dievaluasi untuk
dinilai efisiensi dan efektivitasnyaserta diadakan perbaikan jika perlu.
e. Prosedur yang disusun harus memperhatikan prinsip pengendalian intern, antara lain:
1. Penggunaan formulir yang dibubuhi nomor urut tercetak.
2. Pemisahan fungsi yang tegas dan tepat agar tercapai mekanisme saling uji.
Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa dengan jumlah yangdibebankan kepada pelanggan dalam transaksi perusahaan,baik secara tunai maupun secara kredit.Dalam pelaksanaan penjualan tunai tersebut terdapat jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan tunai yang melibatkan beberapa unit atau bagian dalam organisasi. Kegiatan ini dapatdilihat dari diagram arus data atau Diagram Arus Data Logis (DAD), selain itu dapat juga dilihat dari bagan arus dokumen (flowchart), yang mengemukakan distribusi formulir-formulir.
d. Naskah diketik dengan menggunakan leader dots (titik-titik)
Laporan naskah dengan menggunakan leader dots (titik-titik) dimaksudkan agar kita lebih mudah membaca naskah antara kolom satu dengan kolom yang lainnya.
Contoh:
Judul Buku Harga
Administrasi Perkantoran... Rp 50.000,-Peran Sekretaris pada Organisasi Modern... Rp 78.000,-Korespondensi Bisnis ... Rp
49.000,-e. Laporan naskah dengan menggunakan kombinasi beberapa special print
Laporan naskah dengan memanfaatkan beberapa teknik display
dimaksudkan juga untuk lebih memudahkan membaca naskah. Naskah ini terdiri dari lebih dari satu teknik display seperti: horizontal centring, vertical centring, tabel, paragraf, underscoring, bold, cetak miring dan leader dots. Contoh:
(Ketik Contoh di bawah ini dengan menggunakan teknik keyboarding
yang benar)
PT Gemar Membaca merupakan penerbit dan toko buku yang masih baru, berdiri pada tahun 2013. Beralamatkan di Jl. Pandeglang no. 40 Malang, merupakan lokasi yang strategis karena sangat dekat dengan beberapa kampus besar di Kota Malang, sehingga PT Gemar Membaca mudah dijangkau oleh mahasiswa dan pelajar yang membutuhkan buku. Selain itu, PT Gemar Membaca membantu para praktisi, akademisi, mahasiswa serta umum untuk menerbitkan hasil tulisan yang dibuat.
Terdapat banyak koleksi buku yang tersedia, baik yang diterbitkan oleh PT Gemar Membaca atau dari penerbit lain, buku dengan pengarang dari dalam negeri sampai dengan luar negeri, serta buku-buku dengan berbagai topik, yaitu pengetahuan umum, buku sekolah dan kuliah, serta buku-buku bacaan yang ringan. Beberapa buku yang tersedia antara lain :
Judul Buku Harga
Akibat Pergaulan Bebas ... Rp 71.000,-Keterampilan Menyusun Surat Bisnis... Rp 56.000,-Serta masih banyak judul buku yang lain. Dengan pelayanan yang ramah, tempat yang nyaman, harga terjangkau, menjadikan PT Gemar Membaca sebagai tempat alternatif pilihan jika memerlukan buku. Let’s Joint Us !
4.2 Alat dan Bahan yang Digunakan
1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah latihan
3. Alat tulis
Bahan Praktik 1
INGAT : Sebelum mengerjakan Bahan Praktik 1, kerjakan dahulu perintah di masing-masing contoh yang ada di atas !
Berikut adalah hasil ketikan paragraf yang salah, ketik ulang dengan melakukan pembenaran dan menjadi paragraf yang menarik, informatif dengan bentuk paragraf menggantung, jarak 2 spasi !
(Gunakan teknik keyboarding yang benar)
Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). Literatur lain menjelaskan bahwa administrasi merupakan terjemahan dari bahasa Inggris yaitu administration yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Dalam Oxford Advanced Learner’s Dictionaryof Current English (2000), kata administer
diartikan sebagai to manage (mengelola) atau to direct (menggerakkan) . Silalahi, (2002: 2-3). Kata adminstrasi juga berasal dari bahasa Belanda, yaitu
administratie yang meliputi kegiatan catat mencatat, srat menyurat, pembukaan ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (clrecical work). Handayaningrat, (2008: 2) Secara ilmu, menurut White
(2007:59), administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok negara atau swasta, sipil atau militer, usaha yang besar atau yang kecil dan sebagainya. Sementara itu The Liang Gie (2005) menyatakan bahwa administrasi adalah segenap rangkaian kegatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam krja sama mencapai tujuan tertentu . Newman (dalam Administrative Action The Techniques of Organization and Management) mendefinisikan administrasi sebagai pembimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha-usaha suatu kelompok orang-orang ke arah pencapaian tujuan bersama. Siagian (2005:65) berpendapatbahwa administrasi merupakan keseluruhanproses kejasama natara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sementara itu Waldo (2000:34)) mendefinisikan administrasisebagai suatu daya upaya manusia yang
kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi. Dengan demikian pengertian administrasi dapat dikelompokkan dalam dua kategori 1 yaitu : 1. Pengertian administrasi dalam arti sempit Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusnan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tpat disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan. 2. Pengertian
administrasi dalam arti luasAdministrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya-sumber daya untukmencapai tujuan secara efektif dan efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsurunsur sbb: sekelompok orang, kerjasama,
pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
Bahan Praktik 2
Ketik naskah dibawah ini dengan bentuk paragraf inden/masuk, 2 spasi, gunakan semua aturan display yang benar sehingga naskah dapat dibaca,dipahami dan menarik !(Gunakan teknik keyboarding yang benar)
Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Jadi diharapkan posisi ini diisi oleh orang yang bisa menjaga rahasia, khususnya piminan suatu organiasi.
Berdasrkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. Sekretaris Organisasi adalah seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu rganisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas instruksi pimpinan, ia juga memiliki wewenang ikut sertadalam aktivitas manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya adalah Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi.Sekretaris Pribadi adalah seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam tugas administrasi dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (2000), pada dasarnya tugas sekretarisdibagi dalam lima bagian: Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, menerima instruksi dari pimpinan, mnangani suratsurat masuk dan keluar, membuat konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, memberikan masukan, dan menyusun prioritas acara kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan pribadi pimpinan, misalnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, sumbangan dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan karena telah dilaksanakan oleh bagian keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu megurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantorpimpinan beserta pengurusan undangannya, menyampaikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada relasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan ageda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa acara seminar bila pimpinanberhalangan hadir.
4.3 Langkah-Langkah Menyusun Paragraf dengan Display yang Benar 1. Baca dengan cermat maksud dari perintah praktik
2. Siapkan naskah yang akan disalin
4.4 Penilaian Hasil Praktek
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 4. 1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding
yang benar dalam menyalin naskah praktik ?
2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?
3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?
4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?
Tabel 4.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda telah menggunakan teknik keyboarding
2 Apakah anda mengerti dari maksud perintah sehingga dapat menemukan bagian-bagian pada naskah yang perlu dibenarkan ?
3 Apakah anda dapat menilai mana naskah dengan paragraf yang baik dan mana naskah dengan paragraf yang salah ?
4 Apakah anda dapat menyelesaikan keseluruhan bahan praktik dengan benar ?
Masukan :
... ...
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.
BAB V SURAT BISNIS
30
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut :
1. Bagaimana cara menentukan pilahan kata sehingga membentuk paragraf dalam surat bisnis ?
2. Apa saja bentuk surat bisnis yang dapat diterapkan ?
3. Pihak siapa saja yang terlibat dalam penyusunan surat bisnis ?
4. Bagaimana cara menyusun surat bisnis yang baik , benar dan menarik ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan bahasa yang baik dan benar 2. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis dengan aturan, display, bentuk yang
sesuai dengan baik dan benar
3. Mahasiswa mahir menyusun surat bisnis sesuai dengan yang diperlukan
13.1 Surat Bisnis
Surat memiliki beberapa bagian, dimana masing-masing bagian memiliki fungsi dan kegunaan, yaitu :
Tabel 13.1 Bagian-Bagian Surat
Bagian Keterangan
KEPALA SURAT - Nama perusahaan dan alamat lengkap
- Nama kantor cabang (bila ada) - Jenis usaha
- Lambang perusahaan/logo LEHER SURAT - Tanggal surat
- Nomor surat - Lampiran - Hal/perihal - Sifat surat
- Alamat yang dituju BADAN SURAT - Salam pembuka
- Kalimat pembuka - Isi surat
- Kalimat penutup KAKI SURAT - Salam penutup
- Jabatan penandatangan - Tanda tangan
- Nama lengkap penandatangan - Tembusan
- Stempel
- Inisial pembuat surat (Sumber : Marjo, 2000)
Berdasarkan bagian-bagian surat di atas, fungsi dari bagian surat adalah : Tabel 13.2 Fungsi Bagian Surat
Bagian Fungsi
KEPALA SURAT (HEADING/LETTER HEAD)
- Sebagai identitas
- Sebagai pemberi informasi - Sebagai alat promosi
TANGGAL SURAT
- Mempermudah penetapan waktu membalas surat - Mempermudah pengingatan kembali serta
pengagendaannya bagi si penerima
- Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas dan kearsipan
NOMOR SURAT
- Referensi atau petunjuk bagi petugas arsip - Petunjuk unit atau departemen asal surat
- Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu
- Memudahkan penaturan dan pencarian bila diperlukan kembali
Bagian Fungsi
Bagian Fungsi
PERIHAL ATAU HAL
- Menyimpulkan pokok isi atau intisari surat
- Memudahkan penerima pengetahui pokok permasalahan dan memberikan jawaban
- Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan
LAMPIRAN -Sebagai petunjuk mengenai dokumen yang menyertai surat
ALAMAT YANG DITUJU
-Petunjuk bagi penerima surat -Petunjuk bagi petugas kearsipan
SALAM PEMBUKA -Sebagai salam penghormatan dan pertanda bahwa pembicaraan pada isi surat akan dimulai
KALIMAT PEMBUKA -Sebagai pengantar pada isi surat (pokokmasalah) yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alas an surat tersebut
ISI SURAT -Merupakan uraian tentang maksud pembuatan surat atau hal-hal lain yang ingin disampaikan oleh si pembuat surat KALIMAT PENUTUP -Sebagai ucapan terima kasih, penegasa, pengharapan dan
pengarahan
SALAM PENUTUP -Sebagai tanda bahwa pembicaraan telah selesai dan surat siap ditandatangani
NAMA JABATAN -Sebagai identitas penanggung jawab surat
-Sebagai petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan INITIAL -Sebagai pemberi informasi oleh siapa surat tersebut
dibuat atau diketik ataupun dikonsep
TEMBUSAN -Sebagai kegunaan lain apabila ada pihak lain yang dianggap peru atau ada kaitannya dengan isi surat tersebut.
(Sumber : Marjo, 2000)
Bentuk-Bentuk Surat
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan bagian – bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai dalam kedinasan atau
pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Menurut pola umum dalam surat – menyurat dikenal lima macam bentuk surat, yaitu :
Yaitu bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri. artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri.
Format surat :
Gambar 13.1
Bentuk Surat Lurus Penuh (Full Block Style) (Sumber : Finoza, 1992)
Bagian-Bagian Surat
1. Kop Surat 8b. Penjelasan isi surat 2. Tanggal dibuatnya surat 8c. Penutup isi surat
3. Nomor Surat 9. Salam Penutup
4. Lampiran 10. Nama jabatan
5. Hal 11. Tanda Tangan
6. Surat yang ditujukan 12. Nama yang mendatangani 7. Salam Pembukaan 13. Tembusan
8a. Pendahuluan isi surat 14. Halaman lampiran surat/Inisial
2. Bentuk lurus (block style)
Pada dasarnya sama dengan surat bentuk lurus penuh, perbedaannya terletak pada penempatan tanggal, salam penutup, nama instansi, nama terang dan nama jabatan yang ditullis disebelah kanan surat.
Format surat :
Gambar 13.2
Bentuk Surat Lurus (Block Style) (Sumber : Finoza, 1992)
Sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus, perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok (masuk ke dalam). Pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan oleh perusahaan.
Format surat :
Gambar 13. 3
Bentuk Surat Setengah Lurus (Semi Block Style) (Sumber : Finoza, 1992)
4. Bentuk lekuk (indented style)
Penulisan alamat pada surat tidak rata atau berbentuk seperti tangga, dan setiap alinea baru menjorok kedalam.
Format surat :
Gambar 13.4
Bentuk Surat Lekuk (Indented Style) (Sumber : Finoza, 1992)
Sebenarnya juga sama dengan surat bentuk lurus, perbedaannya hanya pada penulisan alamat dan alineanya. Setiap alinea ditulis rata kiri, sedang baris berikutnya menjorok kedalam.
Format surat :
Gambar 13.5
Bentuk Surat Menggantung (Hanging Style) (Sumber : Finoza, 1992)
13.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah latihan dan Alat tulis
13.3 Langkah-Langkah MenyusunSurat Bisnis 1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunsurat bisnis
13.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 13.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun
menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?
2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?
3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?
No. Uraian Kriteria Hasil Ya Tidak 1 Apakah anda dapat menentukan kata untuk disusun
menjadi paragraf dalam surat bisnis dengan baik dan benar ?
2 Apakah anda dapat menentukan isi dari surat bisnis sesuai dengan kebutuhan, sehingga tersampaikan maksud dan tujuan dibuatnya surat ?
3 Apakah anda dapat menyusun surat bisnis dengan bentuk, display yang menarik ?
Masukan :
... ...
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.
Bahan Praktik
Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Full Block Style !
Ketik naskah surat di bawah ini dalam bentuk Block Style !
DOKUMEN BISNIS
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Apa saja yang termasuk dokumen bisnis ?
2. Bagaimana cara menyusun dokumen bisnis ? 3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen bisnis ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen bisnis sesuai dengan tujuan dan kemanfaatannya
2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen bisnis sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
10.1 Dokumen Bisnis a. Janji Temu (Appoinment)
Janji temu berisi tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan untuk tujuan apa pertemuan tersebut diselenggarakan serta dokumen-dokumen yang diperlukan pimpinan untuk pertemuan. Janji temu dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu (1) melalui telepon dengan menanyakan kesediaan dari pihak yang diajak bertemu, sehingga terjadi kesepakatan untuk hari, tanggal, waktu, dengan siapa bertemu serta tujuan dari pertemuan dengan mencatat pada secarik kertas dan mengingatkan kembali melalui telepon untuk rencana pertemuan tersebut jika sudah dekat waktu pertemuan. (2) Dengan mengajukan surat permohonan janji temu, dimana isi surat mencakup tentang permohonan kepada pihak tertentu untuk mengadakan pertemuan dengan menyebutkan contact person (CP) yang akan menindaklanjuti janji temu tersebut, yaitu untuk memastikan tentang hari, tanggal, waktu, siapa dan tujuan dari pertemuan.
Contoh :
Janji Temu Bapak Darmawan, SE
Direktur PT Mulya Lestari
dengan Ibu Santika Ayu Direktur
PT Mandiri (Penyedia Tenaga Kerja) Hari/Tanggal : Rabu, 12 Juli 2015
Waktu : 09.00 WIB
Tempat : Restoran Apung Jalan Raya Malang – Surabaya, Pandaan Jawa Timur Tujuan Pertemuan : Membicarakan kerjasama tentang
pengadaan tenaga kerja secara
outsourching, untuk posisi tertentu di PT Mulya Lestari
Dokumen yang diperlukan : - Data Karyawan - Kontrak Kerja
- Serta dokumen lain yang diperlukan
Credit notes atau nota kredit adalah surat bukti terjadinya pengurangan piutang usaha karena ada pengembalian barang yang dibuat oleh penjual. Lembar asli diberikan kepada pembeli sedangkan salinannya disimpan penjual.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini !)
c. Invoice
Pengertian invoice adalah dokumen yang digunakan sebagai pernyataan tagihan yang harus dibayar oleh customers. Secara sederhana invoice dapat juga diartikan sebagai faktur atau BON. Terdapat bermacam-macam bentuk dalam menyusun invoice/faktur, sesuai dengan kebutuhan transaksi yang dilakukan.
Contoh :
(Salin contoh di bawah ini !)
Statement yang dibahas pada bab ini adalah financial statement, dengan membahas (1) Laporan Laba Rugi/ Income Statement, (2) Laporan Perubahan Modal /Statement of Owner Equity, dan (3) Neraca/ Balance Sheet.
1. ContohIncomeStatement
(Salin IncomeStatement di bawah ini !)
2. Contoh Statement of Owner Equity
(Salin Statement of Owner Equity di bawah ini !)
3. Contoh Balance Sheet Bentuk Skontro (Salin Balance Sheet di bawah ini !)
(Salin Balance Sheet di bawah ini !)
10.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
1. Seperangkat komputer beserta printer 2. Naskah Latihan
3. Alat tulis
(Sebelum mengerjakan latihan di bawah ini, pastikan anda sudah menyalin semua contoh di atas)
Bahan Praktik 1
Salin bentuk Laporan Laba Rugi di bawah ini !
Salin bentuk Laporan Perubahan Modal di bawah ini !
Bahan Praktik 3
Salin bentuk Neraca di bawah ini !
10.3 Langkah-Langkah MenyusunFinancial Statement
1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
2. Gunakan seluruh pengetahuan dan kemampuan dalam menyusunFinancial Statement
10.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 10.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial
statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?
2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?
3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?
No. Uraian Kriteria Hasil Ya Tidak 1 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial
statement sesuai dengan yang dibutuhkan ?
2 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara benar dan menarik ?
3 Apakah anda dapat mengetik semua bentuk financial statement secara tepat ?
Masukan :
... ...
Jika semua kolom “ya” sudah terisi, silakan diserahkan kepada dosen pengampu Mata Kuliah.
BAB VII
DOKUMEN PENUNJANG BISNIS
Pahami gambar di atas dengan petunjuk sebagai berikut : 1. Apa saja yang termasuk dokumen penunjang bisnis ? 2. Bagaimana cara menyusun dokumen penunjang bisnis ? 3. Apa tujuan dan kegunaan dari dokumen penunjang bisnis ?
Tujuan Praktik
1. Mahasiswa mahir menyusun dokumen penunjang bisnis sesuai dengan tujuan dan kemanfaatannya
2. Mahasiswa mengerti berbagai macam dokumen penunjang bisnis sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan
11.1 Dokumen Penunjang Bisnis
Terdapat beberapa dokumen dalam menunjang bisnis, dimana dokumen tersebut dibuat dengan tujuan untuk lebih memaksimalkan aktifitas bisnis. Pada pembuatan dokumen pada materi ini, dengan menggunakan bantuan aplikasi MS Publisher, dokumen-dokumen tersebut antara lain :
Merupakan dokumen yang memiliki fungsi : Sebagai alat pengenal
Sebagai arsip
Sebagai bukti keberadaan perusahaan atau pribadi Sebagai tanda keseriusan dalam bisnis
Sebagai alat ukur keprofesionalan dalam bisnis
Informasi-informasi yang harus ada dalam membuat kartu nama, yaitu : Logo dan nama perusahaan
Nama lengkap Alamat perusahaan
Nomor telepon dengan direct line Nomor fax
Nomor ponsel
Alamat e-mail atau website,
Langkah-langkah dalam membuat kartu nama dengan bantuan MS Publisher adalah sebagai berikut :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types pilih Business Cards.
2. Pilih salah satu bentuk desain kartu nama, misalnya klik pilihan pada bagian Newer Designs pilih model Arrows. Perhatikan gambar dibawah ini :
Gamb ar 11.1
Memilih Desain Kartu Nama
Klik model desain Arrows, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.2
Jendela Desain Kartu Nama
3. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam membuat kartu nama.
Gambar 11.3
Contoh Hasil Desain Kartu Nama
b. Brosur
Brosur merupakan media yang paling banyak digunakan oleh pelaku bisnis, karena termasuk media yang memerlukan biaya murah dan sangat efektif dalam mempengaruhi konsumen untuk membeli suatu produk.
Informasi yang termuat dalam brosur yaitu menjelaskan dengan detail apa saja kelebihan suatu produk, keuntungan apa saja yang didapat konsumen bila membeli produk, bentuk fisik, warna, ukuran serta bagaimana cara mendapatkan produk tersebut.
Informasi dalam brosur ditulis dalam bahasa yang ringkas, dan mudah dipahami dalam waktu singkat. Bila terdiri dari satu halaman, brosur umumnya dicetak pada kedua sisi, dan dilipat dengan pola lipatan tertentu hingga membentuk sejumlah panel yang terpisah, sementara jika lebih dari satu lembar biasanya dijilid dengan benang, kawat,atau sekedar disusun tanpa dijilid.
Langkah-langkah dalam membuat brosur dengan bantuan MS Publisher adalah sebagai berikut :
Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types
pilih Brochures.
Terdapat dua pilihan desain, yaitu Informational dan Price List. Pilih salah satu bentuk desain brosur, misalnya klik pilihan pada bagian Classic Designs pilih Informational. Pilih model desain Bars, maka tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.4
Memilih Desain Brosur
Klik model desain Bars, tampak pada gambar dibawah ini :
Gambar 11.5
Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam
membuat brosur. Klik 1 untuk pengaturan halaman pertama, dan klik 2 untuk pengaturan halaman kedua.
Lakukan Print Preview, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.6
Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 1)
Gambar 11.7
Contoh Hasil desain Brosur (Halaman 2)
c. Poster
Perbedaan mendasar poster dengan dokumen bisnis lainnya adalah poster biasanya dibaca orang yang sedang bergerak, mungkin sedang berkendara atau berjalan kaki. Karena sasarannya adalah orang yang bergerak, maka selain berukuran besar, poster yang baik seharusnya :
Berhasil menyampaikan informasi secara cepat Ide dan isi yang menarik perhatian
Mempengaruhi, membentuk opini atau pandangan
Menggunakan warna-warna mencolok dan menerapkan prinsip ’simplicity’
Langkah-langkah dalam membuat poster dengan bantuan MS Publisher adalah sebagai berikut :
1. Pada MS Office, pilih MS Publisher, kemudian pada menu Publication Types pilih Quick Publications.
2. Pilih salah satu bentuk desain poster, misalnya klik pilihan pada bagian Newer Designs pilih model Brocade, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.8
3. Klik desain Brocade, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.9
Jendela Desain Poster
4. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam membuat poster. (sebaiknya dipilih dalam format landscape)
5. Lakukan Print Preview, maka akan tampak seperti pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.10
Contoh Hasil Desain Poster
d. Katalog
Berbentuk kartu, daftar, atau buku yang memuat nama benda atau informasi tertentu yang ingin disampaikan, disusun secara berurutan, teratur, dan alfabetis.
Katalog sebagai alat publikasi yang digunakan perusahaan sebagai cara untuk mempromosikan produk dan layanan, dengan katalog perusahaan dapat menyajikan secara rinci cakupan produk dan jasa, langsung kepada pelanggan.
Halaman pertama umumnya termasuk presentasi pada fitur-fitur utama perusahaan, termasuk tujuan dan nilai - rencana kerja, hubungan dengan pelanggan, kualitas, teknologi yang digunakan, dan gambar bangunan perusahaan sistem produksi, dan personil. Bagian paling penting dari katalog adalah untuk menunjukkan produk dan jasa, bagian ini mencakup data yang diperlukan seperti informasi pada kontak alamat, nomor telepon, website, e-mail, cabang atau anak perusahaan, metode pemesanan, pengiriman dan pembayaran, dan jam operasional.
Ada berbagai jenis katalog yang bervariasi sesuai dengan konten dan target mereka. Katalog paling umum adalah untuk mempromosikan produk konsumen, terdiri dari gambar (foto, rendering atau ilustrasi) dari item yang perusahaan jual. Dengan setiap gambar, ada deskripsi produk, termasuk karakteristik (ukuran, warna, bahan, fungsi, proses manufaktur, dan lain-lain).
Langkah-langkah dalam membuat katalog dengan bantuan MS Publisher adalah sebagai berikut :
2. Pilih salah satu bentuk desain kalatog, misalnya klik pilihan pada bagian Newer Designs pilih model Arrows, tampak seperti gambar di bawah :
Gambar 11.11
Memilih Desain Katalog
3. Klik desain Arrows, tampak pada gambar di bawah ini :
Gambar 11.12
Jendela Desain Katalog
4. Pada bagian Format Publications, dapat dilakukan pengaturan (editing) dalam membuat katalog. Pada gambar tampak terdapat delapan halaman, dimana halaman tersebut dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan kebutuhan.
11.2 Alat dan Bahan
Agar praktik ini dapat berjalan dengan lancar, maka alat-alat dan bahan-bahan yang harus disediakan adalah:
4. Seperangkat komputer beserta printer 5. Aplikasi MS Publisher
6. Alat tulis
Bahan Praktik
Luaskan Imajinasi Anda, pikirkan bahwa suatu saat Anda memiliki usaha atau bisnis yang memerlukan beberapa dokumen bisnis, usaha dapat bergerak di bidang apa saja, baik memasarkan atau memproduksi, baik jasa ataupun menjual barang. Dokumen bisnis apa saja yang akan Anda buat, sesuai dengan kebutuhan dari usaha atau bisnis yang Anda geluti. Selamat bekerja !
11.3 Langkah-Langkah MenyusunDokumen Bisnis 1. Pahami dan mengerti maksud dari perintah
11.4 Penilaian Hasil Praktik
Untuk mengetahui sempurna tidaknya hasil praktik Anda, Anda dapat memberikan penilaian sendiri atau meminta mahasiswa lain untuk menilai bahkan memberikan masukan atas hasil praktik Anda dengan memberikan tanda centang (√) pada kolom yang sudah disediakan. Jika masih ada tanda centang (√) pada kolom “tidak”, silakan mengulangi langkah tersebut hingga sempurna (tidak ada tanda centang pada kolom “tidak”)
Tabel 11.1 Penilaian Hasil Praktik oleh Diri Sendiri (Self Evaluation)
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari
masing-masing dokumen bisnis ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ? 3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang
tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?
Tabel 11.2 Penilaian Hasil Praktik oleh Mahasiswa Lain
No. Uraian Kriteria Hasil
Ya Tidak 1 Apakah anda mengerti maksud dan tujuan dari
masing-masing dokumen bisnis ?
2 Apakah anda mengerti informasi apa saja yang perlu disajikan pada masing-masing dokumen bisnis ? 3 Apakah anda dapat menentukan dokumen bisnis yang
tepat untuk mendukung suatu usaha/bisnis ?
4 Apakah anda dapat menyusun dokumen bisnis dengan baik dan benar sesuai dengan kebutuhan dari suatu usaha/bisnis ?
Masukan :
... ...
BAB VIII LAPORAN 1.1 Capaian Pembelajaran
Setelah menyelesaikan topik bahasan ini, siswa akan dapat: - Memahami konsep dasar laporan
- Mengetahui Macam-macam Laporan
- Memahami Format Laporan Laporan
1.2 Pengertian Laporan
Laporan adalah salah satu dari aktivitas utama kantor yang paling sering dilakukan, laporan merupakan alat penyampaian informasi dari seorang petugas/pejabat kepada petugas/pejabat yang lain dalam suatu sistim administrasi.
Fakta, merupakan bahan informasi yang perlu dilaporkan. Fakta tersebut dapat diperoleh dari hasil percobaan, pemeriksaaan pengalaman, penelitian dan lain-lainnya. Jadi fakta merupakan salah satu dari isi atau bahan yang perlu dilaporan.
Laporan juga dapat berisi gagasan (ide) dan pendapat-pendapat. Hanya perlu diperhatikan bahwa fakta yang melahirkan adanya gagasan atau pendapat tersebut harus ada atau bahkan mungkin telah dilaporkan sebelumnya. Dengan kata lain gagasan atau pendapat yang dilaporkan harus memiliki dasar yang jelas pada fakta tersebut.
1.3 Syarat dan Kualitas Laporan
Laporan yang baik memiliki berbagai persyaratan dan kualitas yang harus dipenuhi. Persyaratan dan kualitas yang dimaksud adalah:
Laporan harus Benar dan Obyektif Laporan harus Jelas dan Cermat
Laporan harus Langsung Mengenai sasaran Laporan harus Lengkap
Laporan harus Tegas dan Konsisten Laporan harus Tepat Waktu
Laporan harus Tepat Penerimaannya
1.4 Macam-Macam Laporan
Dalam praktek penyelenggaraan administrasi terdapat berbagai macam lapora. Laporan-laporan tersebut misalnya: Laporan Umum, Laporan Kelompok, Laporan Akhir dan lain-lain. Untuk mendapatkan gambaran yang jelas, berikut disajikan berbagai macam laporan yang dibedakan atas berbagai factor, seperti: A. Luas (scope) isi
Atas dasar faktor ini laporan dikelompokkan menjadi:
Laporan umum. Laporan umum secara garis besar mencakup keseluruhan
masaalah yang perlu dilaporka. Laporan ini dimaksudkan untuk mendapatkan gambaran yang menyeluruh, komprehensif.
Laporan khusus. Laporan khusus dimaksudkan untuk memberikan laporan
secara detail mengenai suatu aspek tertentu. Di dalam praktek perkataan “khusus” itu tidak perlu disebut, cukup dengan menyebutkan kekhususannya saja. Kekhususan ini dapat berpedoman pada berbagai hal antara lain:
a. Masalah, misalnya dalam laporan tentang pembangunan diadakan laporan-laporan khusus dibidang keuangan, sarana, dan sebagainya
b. Periode, yaitu dengan mengadakan pembatasan waktu tertentu, misalnya: laporan dari masa-masa konsolidasi, rehabilitasi, stabilisasi, atau dengan batasan waktu tahunan, lima tahunan, sepuluh tahunan, dua puluh tahunan dan sebagainya
c. Daerah, perwilayah profinsi, kabupaten, kecamatan, kelurahan dan sebagainya
Laporan yang lengkap sebaiknya mencakup laporan umum dan laporan khusus, hal ini dapat dilaksanakan dengan menyampaikan:
1. Satu laporan saja, yang sekaligus memuat bab yang isinya umum dan bab-bab yang bersifat khusus
2. Satu laporan umum dengan dilampiri laporan-laporan khusus. Bila laporan yang dibuat tidak terlalu panjang maka cara ke-1 lebih baik dan efisien
B. Bidang Kegiatan
Bidang kegiatan suatu organisasi dapat dikelompokkan ke dalam bidang berikut:
a. Bidang substantif, yaitu bidang tugas pokok, tugas operasional dari organisasi. Bidang substantif ini juga dapat dibagi menjadi su-sub bidang, kadang-kadang dua atau tiga sub bidang
b. Bidang Administratif, ialah bidang-bidang penunjang terhadap pelaksanaan tugas operasional. Bidang ini pada dasarnya sama pada masing-masing
a. Laporan yang bersifat informatif, yang dimaksudkan laporan disajikan hanya untuk memberikan informasi saja sehingga pimpinan atau pejabat yang dimaksud dapat memperoleh gambaran atau mengikuti perkembangan dengan baik.
b. Laporan untuk pertanggung jawaban, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberikan pertanggungan jawab atas wewenang yang telah dilimpahkan oleh atasan.
D. Sifat Peristiwa
Berdasarkan sifat peristiwa yang dilaporkan, dapat dibedakan menjadi:
a. Laporan rutin, memuat hal-hal yang biasanya terjadi atau rutin. Termasuk dalam hal ini adalah hasil kerja yang secara otomatis memang harus diselesaikan dengan baik secara rutin dan secara otomatis harus dilaporkan, sehingga sistim laporan seperti ini sering disebut dengan “reporting by achievement”
b. Laporan insidentil, bila peristiwa yang dilaporkan adalah peristiwa istimewa, peristiwa khusus, perkecualian, penyimpangan yang harus segera dilaporkan agar pimpinan segera dapat mengambil tindakan. Dalam praktek laporan ini umum disebut “laporan Khusus”, dalam sistim pelaporan ini disebut “reporting by exception”
E. Waktu
Ditinjau dari waktu penyampaiannya laporan dapat dibedakan menjadi:
a. Laporan Berkala (Periodik), yaitu laporan secara tetap, teratur disampaikan dalam jangka waktu tertentu). Maka dari itu dikenal laporan harian, mingguan, bulanan, tri wulan, catur wulan dan tahunan. Progress Report digolongkan juga kedalam laporan berkala
b. Laporan Insidental, adalah laporan yang disampaikan diluar waktu-waktu yang telah ditentukan, biasanya berisi kejadian yang bersifat insidental.
Ada ungkapan yang berbeda arti yaitu memberikan laporan insidental, dan melaporkan secara incidental. Laporan yang pertama mutlak diperlukan disamping laporan berkala. Laporan yang kedua adalah pelaksanaan laporan yang tidak baik, karena memberi laporan secara kadang-kadang.
F. Keamanan
a. Laporan biasa, yaitu laporan yang bila dibaca oleh orang atau pihak yang tidak berhak, tidak akan menimbulkan sesuatu hal yang negatif, contohnya laporan rutin.
b. Laporan Rahasia, ialah laporan yang bila sampai terbaca oleh pihak yang tidak berhak akan menimbulkan kerugian atas martabat seseorang atau pejabat dalam sautu organisasi, atau menimbulkan frustasi pada segolongan kecil masyarakat.
c. Laporan sangat Rahasia, ialah laporan yang bila sampai dibaca oleh pihak yang tidak berhak dapat menimbulkan kegagalan total suatu misi, membahayakan keamanan negara, masyarakat atau bangsa.
G. Kesempurnaan dan Validitas
a. Laporan Sementara atau Pendahuluan (preliminary report), laporan yang dimaksudkan untuk memberikan gambaran sementara, sebagai draft yang memerlukan koreksi oleh pihak-pihak yang kompeten. Laporan sementara walaupun sudah didasarkan pada data dan fakta yang cukup, tapi perlu mendapatkan pengujian, untuk meyakinkan kelengkapannya. Pengujian diadakan dengan memberikannya kepada pihak-pihak yang kompeten untuk dipelajari dan kemudian diberikan kritik, pendapat, tanggapan serta saran-saran.
b. Laporan Akhir, Final atau Paripurna (final report) setelah diadakan laporan sementara seperti diuraikan pada poin a, maka setelah diberi kritik, saran, pendapat disusunlah laporan akhir.
H. Jangkauan
Laporan dapat diberikan pada kalangan luas maupun kalangan terbatas. Memperhatikan tentang jangkauan dari laporan maka dapat dikategorikan menjadi:
a. Laporan Intern, ialah laporan yang terbatas untuk pejabat dalam lingkungan instansi/organisasi sendiri
b. Laporan Ekstern, laporan yang disampaikan kepada pejabat lain diluar instansi/organisasi sendiri, atau dapat juga laporan ekstern diberikan kepada masyarakat umum.
I. Jumlah Penerima
a. Terbatas, yaitu laporan yang hanya disampaikan kepada seseorang atau beberapa pejabat tertentu saja
b. Umum, tidak terbatas yaitu laporan yang disampaikan kepada khalayak ramai atau siapa saja yang membacanya
J. Jumlah Pelapor
Berdsarkan jumlah pelapor laporan dibedakan menjadi:
a. Laporan Perorangan atau individual (individual report), ialah laporan disampaikan oleh satu orang saja atau instansi saja
b. Laporan kelompok, team, bersama (group report/ joint report) yaitu laporan yang disampaikan oleh sekelompok orang.
K. Cara Menyampaikan Laporan
Laporan adalah bentuk komunikasi, oleh karena itu laporan dapat dikomunikasikan dengan cara:
a. Laporan Lisan (Oral report)
b. Laporan Tertulis (writen/verbal Report)
c. Visual, dalam bentuk film, gambar-gambar, bagan, simbol/tanda atau benda-benda yang sebenarnya.
L. Bentuk
Bentuk laporan akan berhubungan dengan masalah standarisasi penyajian laporan, oleh karena itu membicarakan bentuk berarti membicarakan laporan tertulis. Laporan tertulis yang dapat distandarisasi adalah:
a. Memo atau Nota b. Surat
1.5 Laporan Laporan
Laporan laporan adalah aktivitas yang mengusahakan penyajian laporan secara tertulis dengan tampilan (display) yang komunikatif sehingga mudah dipahami oleh pembaca/penerimanya
Lingkup Laporan laporan dapat berupa aktivitas-aktivitas antara lain: 1. Setting border laporan,
2. Penentuan kaidah/peraturan penulisan yang harus diikuti 3. Penentuan penomoran yang dipergunakan
4. Display
1.6 Penyajian Laporan
Laporan laporan yang diperkenalkan ada 2 macam yaitu Laporan laporan umum dan laporan Keuangan. Laporan umum akan menampilkan teknik menyajikan laporan yang berisi hal-hal non financial yang mungkin terjadi pada aktivitas apapun. Sedangkan laporan keuangan akan menyajikan teknik Laporan laporan keuangan yang sifatnya rutin seperti laporan Laba-Rugi, Neraca dan laporan Perubahan Modal.
1.7 Bagian-Bagian Laporan
Suatu laporan dapat terdiri dari bagian-bagian berikut:
Pendahuluan Batang Tubuh
Resume/Kesimpulan dan Saran
Lampiran, Sumber Informasi dan Indeks
a. Pendahuluan
Pendahuluan yang umumnya merupakan bab permulaan dari sebuah laporan memuat antara lain;
1. Term of reference, yaitu perumusan tentang tujuan laporan 2. Perumusan tentang permasalahan yang hendak diuraikan
