TINJAUAN UMUM GRAND SWISS-BEL HOTELMEDAN
4.4 Occupancy Penjualan Kamar di Grand Swiss-Bell Hotel Medan
Occupancy merupakan suatu keadaan samapai sejauh mana jumlah kamar terjual, jika diperbandingkan dengan seluruh jumlah kamar yang mampu untuk dijual. Pengertian rasio occupancy merupakan tolok ukur keberhasilan hotel dalam menjual produk utamanya, yaitu kamar. Night auditor biasanya mengumpulkan data-data dari “room division” dan menghitung “occupancy ratios”, sementara front office manager menganalisis informasi ini untuk mengidentifikasi “trends” (sesuatu yang sedang hangat berlangsung), “pattern”
(pola tamu) atau “problems” (masalah yang dihadapi).
Dalam analisis ini front office manager harus memutuskan bagaimana suatu occupancy dapat memberikan efek bagi outlet lainnya. Sebagai contohnya misalnya, bila “multiple occupancy” meningkat maka “average daily room rate” juga akan meningkat. Bila occupancy “double occupancy” tinggi, maka penjualan food and beverage juga akan meningkat.
Persentase double occupancy dapat dipergunakan untuk memperkirakan:
1. Penyediaan stok barang / bahan makanan di food and beverage department.
2. Penyiapan “room supplies”
3. Perhitungan “Average daily room rate”
Hotel occupancy adalah tingkat hunian kamar dari suatu hotel yang mana data tersebut dapat dipergunakan sebagai alat perbandingan bagi hotel itu sendiri terhadap hotel lain dalam rangka “ bisnis”. Hotel occupancy dihitung tiap hari.
1. Three days forecast Occupancy
Perkiraan occupancy yang paling up to date kedekatan kebenarannya.
Mencapai 95 %. Dengan diketahui three days Forecast occupancy, maka Front Office dept. dapat mengambil langkah-langkah penting seperti Penambahan / pengurangan tenaga.
2. Ten days Forecast Occupancy
Ten days Forecast Occupancybiasanya dibuat olehDuty Manager dan Reservation Manager. Dalam ten days Forecast, biasanya terdiri dari gambar perkiraan occupancy sehari-hari termasuk:
1. Kedatangan 2. Keberangkatan 3. Kamar yang terjual 4. Jumlah tamu
Perbandingan “Forecast sebelumnya, perhitungan jumlah kamar yang nyata dan % occupancy”. Ten days Forecast harus sudah selesai dibuat dan dibagikan kepada semua department pada pertengahan minggu untuk periode 10 hari berikutnya.
Perhitungan Average Room Rate dan Average Rate per Guest Average Room Rate (ARR) adalah harga kamar rata-rata yang diperoleh hotel dalam penjualan kamar selama satu malam. Average Rate per Guest (ARPG) adalah harga kamar rata-rata terhadap seorang tamu hotel.
1. Total Penjualan Kamar
Total harga kamar yang diperoleh dari penjualan kamar dalam satu malam disebut juga total penjualan kamar.
2. Total Room Payable
Jumlah kamar yang terjual secara keseluruhan, tetapi yang dihitung hanya yang membayar saja.
3. Net Room Revenue
Jumlah penghasilan bersih yang diperoleh dari penjualan kamar dalam satu malam dimana penghasilan tersebut merupakan hasil akhir setelah dikurangi dengan service charge dan government tax.
Di dalam hotel occupancy terdapat rumusan-rumusan yang sangat penting untuk mengetahui seberapa besarkah tingkat hunian suatu hotel. diantara rumusan-rumusan itu adalah sebagai berikut:
Rumus Single Occupancy:
% Single Occupancy = Number of room sold ___ x 100 % Number of room available
Rumus Double Occupancy:
% Double Occupancy = Number of Guest – Number of Room Occupied x 100% Number of room Occupied Number of Guest.
4.5 Masalah yang sering dihadapi oleh Telephone Operator dan Cara Penyelesaiannya
Setiap karyawan perusahaan, pasti pernah mengalami permasalahan dalam pekerjaannya dan mencari cara untuk menyelesaikan. Misalnya, masalah yang terjadi karena peralatan kerja atau kesalahan dari karyawan itu sendiri. karena manusia memiliki batas kemampuan untuk berfikir dan mengingat. Untuk memperkecil tingkat masalah dalam pekerjaannya, manusia dapat menggunakan pola fikir untuk melakukan sesuatu, supaya tidak mengulangi kesalahan yang pernah terjadi.
Pada dasarnya setiap perusahaan selalu menerapkan untuk karyawan supaya tidak melakukan permasalahan yang fatal di perusahaan, yang dapat
memberikanimage hotel buruk di depan para konsumen atau tamu. Khususnya untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, seperti perhotelan dan sebagainya. Karena seorang tamu atau konsumen adalah nyawa bagi perusahaan.
Yang menentukan bangkrut atau tidaknya perusahaan tersebut adalah tingkat pengunjung atau konsumen yang datang.
Berikut masalah yang sering terjadi dan cara penyelesaiannya di telephone operator di Grand Swiss-Bel Hotel Medan :
1. Seorang petugas telephone operator yang lupa mencatat nomor kamar, atau lupa mencatat permintaan tamu, untuk menindak lanjuti masalah tersebut seorang supervisior telepon memeriksa layanan telepon masuk dan keluar melalui System Computer di operator sesuai dengan waktu penelepon menghubungi operator telepon.
2. Dalam operasional kerja kesalahan tidak dapat dihindari kesalahan yang sering terjadi yaitu terjadinya kesalahan dalam menulis nama tamu sehingga mengakibatkan data tamu tidak diketemukan, keliru menuliskan tanggal dan bulan kedatangan dan keberangkatan, tidak dicatatnya rincian cara pembayararan kamar, adanya kesalahpahaman tentang harga kamar antara harga kamar sudah termasuk net atau belum termasuk pajak pelayanan, kesalahpahaman antar rekan kerja soal input assign kamar mengakibatkan kerugian uang dan akan dibebankan oleh staff yang bersangkutan dan kesalahpahaman antara Telephone Operator dan tamu tentang tipe kamar smoking dan non smoking.
3. Petugas telephone operator sering sekali terburu-buru dalam menjawab telepon karena terlalau banyak telepon masuk untuk layanan operator telepon, sehingga pelayananan yang diberikan kepada penelepon menjadi kurang baik dan seorang supervisior telephone operator harus membantu petugas telepon dalam menjalankan tugasnya agar terjalin pelayanan yang memuaskan kepada penelepon yang masuk.
4. Jaringan internet yang mengalami gangguan di kamar tamu, seorang petugas telephone operator harus segera menghubungi bagian EDP (Electronic Data Processing), untuk menindak lanjuti jaringan internet yang mengalami masalah tersebut.
5. Pesawat telepon yang rusak misalnya dengan nada sambung telepon yang tidak terdengar suara penelepon yang kurang jelas hal ini dapat mendorong terjadinya salah pahaman antara penelepon dangan petugas telepon agar tidak terjadi hal tersebut seorang petugas telephone operator dapat melakukan perangkat tambahan pada pesawat telepon tersebut dengan menggunakan Speaker Phone, berfungsi untuk mendengarkan suara yang anda telepon, tanpa mengangkat gagang telepon.
6. Tiba-tiba sambungan terputus saat percakapan berlangsung, petugas telephone operator segera menghubungi supervisior engineering yang sedang bertugas untuk segera menindak lanjuti kerusakan tersebut, dan petugas telephone operator menggunakan pesawat telepon cadangan dengan mengalihkan telepon masuk ke pesawat telepon cadangan.
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN