BAB II KAJIAN TEORITIS
2.6 Layanan Perpustakaan
2.6.4. Operasional Perpustakaan Keliling
Di dalam buku perpustakaan (1985:17) dikatakan bahwa operasionalnya Perpustakaan Keliling terdiri dari:
1. Mekanisme pelayanan. Dalam melaksanakan pengoperasiannya Perpustakaan Wilayah mengadakan kerja sama dengan pemerintah daerah setempat atau Instansi yang relevan.
2. Pangkalan Perpustakaan Keliling berada di perpustakaan Wilayah 3. Apabila diperlukan dapat membuat sub pangkalan yang baru (PU Dati
II, Puspenmas atau Instansi yang relevan).
4. Pelayanan kepada masayarakat dilakukan di tempat pelayanan (Service Point).
5. Operasional Perpustakaan Keliling sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.
6. Di tempat layanan Perpustakaan Keliling diberi papan nama sebagai berikut:
Tempat Perpustakaan Keliling Hari :
Jam :
7. Pada tempat layanan sebaiknya disediakan ruang baca.
Operasional yang dilakukan seperti yang disebutkan diatas dapat digambarkan
Sumber : Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara P.W
Apabila diperlukan operasional dapat dilaksanakan dengan cara lain yaitu dengan membentuk sub pangkalan yang baru. Ini terutama diperlukan bagi daerah-daerah tingkat dua (Dati II), yang jauh dari ibu kota propinsi dimana Perpustakaan Wilayah didirikan, jangkauan Operasional Perpustakaan Keliling yang digerakkan dari perpustakaan Wilayah tidak mungkin dilaksanakan dalam jarak tempat yang begitu jauh. Sub pangkalan yang baru itu berfungsi sebagai basis Perpustakaan Keliling dapat ditempatkan di perpustakaan Umum atau di kantor Pemerintah daerah tingkat II ataupun Instansi lain yang lebih relevan.
Bedasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam melaksanakan Pengoperasian Perpustakaan Keliling ini, Perpustakaan Wilayah yang bertanggungjawab atas Perpustakaan Keliling di Propinsi, dan mengadakan kerja sama dengan Pemerintah daerah setempat. Disini Perpustakaan Keliling dioperasikan dari perpustakaan Wilayah ke desa-desa dan di Perpustakaan Wilayah ditentukan sebagai daerah pelayanan, dan mobil akan kembali ke Perpustakaan Wilayah setelah selesai waktu pelayanannya. Koordinator Perpustakaan Keliling yang bertugas mengusai semua kegiatan seperti melakukan aktivitas administrasi dan pengolahan koleksi di ruang basis Perpustakaan Keliling ini.
2.6.4.1 Masyarakat yang dilayani
Daerah layanan Perpustakaan Keliling terdiri 24 Kecamatan meliputi 8 desa dengan jumlah penduduk 11.115 jiwa di Desa Helvetia. Perpustakaan Keliling di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Medan hanya melayani masyarakat di 24 Kecamatan dan lokasi penelitian hanya 1 kecamatan yaitu Kecamatan Medan Helvetia
2.6.4.2 Pos Pelayanan
Pos Pelayanan adalah lokasi yang telah ditetapkan terlebih dahulu dimana perpustakaan keliling berhenti untuk memberikan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat setempat. Penentuan pos pelayanan ini juga ditetapkan oleh tim survey seperti menentukan daerah pelayanan perpustakaan keliling. Dalam tim survei diikutsertakan juga kepala perpustakaan umum Badan Perpustakaan
Arsip dan Dokumentasi Kota Medan dan kepala desa setempat karena merekalah yang lebih tahu situasi dan kondisi daerah tersebut. Sedangkan yang memutuskan pos pelayanan adalah tim survei. Ada beberapa pertimbangan dalam menetapkan pos pelayanan yaitu:
1. Lokasinya mudah dijangkau mobil perpustakaan keliling sendiri dan terletak dipinggir jalan besar sehingga tidak menyulitkan bagi perpustakaan keliling maupun penduduk menuju tempat tersebut.
2. Daerahnya mudah dijangkau masyarakat dan semua penduduk telah mengetahui lokasinya; misalnya dekat pasar atau di depan mesjid.
3. Kantor Camat, depan sekolah di halaman kepala desa. Lokasi ini dipilih Karena untuk menjadi anggota perpustakaan keliling calon anggota diharuskan memperolah persetujuan dan rekomendasi dari kepala sekolah, camat maupun kepala desa. Alasan lain ialah untuk menyingkat waktu dalam pengurusan kartu anggota, apabila prosedur cepat selesai anggota dan calon pengunjung perpustakaan segera dapat meminjam buku.
4. Partisipasi dari camat dan masyarakat setempat terhadap kedatangan perpustakaan keliling di tempat tersebut. Walaupun Bupati atau tim suvei menunjuk lokasi tersebut sebagai pos layanan, apabila masyarakat setempat kurang menunjukkan partisipasinya maka pos pelayanan dipindahkan ke tempat lain.
5. Selain berdasarkan yang diatas penetapan pospelayanan juga didasarkan pada tersedianya halaman luas terletak ditepi jalan besar, yang dapat menampung masyarakat serta mobil perpustakaan keliling dan tidak mengganggu arus lalu lintas.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan diatas, maka perpustakaan keliling BPAD Medan menetapkan pos pelayanannya sebagai berikut:
• Kecamatan Medan Helvetia pos layanannya yaitu: - Yayasan Kartika Jaya SD Kartika.
- Yayasan Perguruan Nahdatul Ulama.
Pos layanan yang terbanyak mengambil lokasi dekat sekolah maka tidak mengherankan anggota perpustakaan keliling yang terbanyak adalah dari golongan pelajar yaitu dari 300 Anggota. Sedangkan anggota yang mendapatkan
urutan 2 (kedua) terbanyak adalah pegawai yaitu terdiri dari Guru, pegawai kantor Camat
2.6.4.3.Waktu Pelayanan
Yang dimaksud dengan waktu pelayanan ialah jam pelayanan perpustakaan di lokasi yang jadwalnya telah ditentukan, baik hari maupun jam pelayanannya. Perpustakaan keliling Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Medan melaksanakan pelayanan 2 kali dalam sebulan. Mobil berangkat ke daerah pelayanan jam 09.00 s/d 11.00 kembali ke ruang dasar (Lihat kunjungan pelayanan pada tabel. Setelah mobil kembali petugas pelayanan melapor kepada penanggung jawab perpustakaan keliling dan mereka di perbolehkan pulang ke rumah masing-masing.
Perpustakaan keliling dan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi kota Medan memberikan pelayanan di pos kira-kira pada jam 09.30 di saat lokasi ramai dikunjungi masyarakat misalnya untuk daerah Yayasan Daerah SD Kartika dimana pos layanannya di depan SD, maka mobil berhenti di depan sekolah, karena bertepatan dengan jam istirahat murid –murid diperbolehkan membaca atau meminjam koleksi yang ada di perpustakaan keliling khusunya bagi anggota perpustakaan keliling setelah habis jam kunjungannya maka siswa masuk kelas kembali belajar. Untuk daerah Yayasan Perguruan Nadatul Ulama mempunyai pos pelayanan di depan yayasan maka jam istirahat mobil berhenti di depan yayasan.
Dalam menetapkan waktu pelayanan, perpustakaan keliling mengadakan kerja sama dengan sekolah-sekolah. Disini guru-guru memberikan dispensasi terhadap murid-murid yang pergi ke perpustakaan keliling dengan memperpanjang waktu istirahat murid-murid 5 s/d 10 menit. Cara seperti ini disambut baik oleh pelajar, guru maupun perpustakaan keliling sendiri. Akan tetapi sangat disayangkan tidak semua sekolah mau memberikan dispensasi dengan memperpanjang jam istirahat untuk mengunjungi perpustakaan keliling.
Jadwal pelayanan ini ditetapkan sebelum perpustakaan keliling mulai beroperasi yaitu dengan mengadakan observasi terlebih dahulu. Penyelenggaraan observasi ini juga melibatkan pemuka masyarakat di daerah yang akan dilayani
Camat, Kepala Desa, Kepala Sekolah. Semua usul-usul dari mereka mengenai jam pelayanan diterima dan dipertimbangkan karena merekalah yang dianggap lebih mengetahui daerah tersebut dari pihak-pihak yang dari luar. Usul-usul ini sangat besar manfaatnya untuk menghidari jangan sampai perpustakaan keliling datang ke lokasi pada jam tertentu sehingga hanya sedikit masyarakat yang datang berkunjung.
Meskipun jam pelayanan telah dijadwalkan menurut waktunya, akan tetapi selalu saja ada perubahan baik disengaja maupun tidak disengaja. Misalnya apabila disatu lokasi masyarakat pengunjung ramai, maka jam pelayanan terpaksa diperpanjang sehingga mengakibatkan terlambat atau berubah jam pelayanan di lokasi berikutnya. Hal ini menimbulkan kekesalan bagi mereka yang menunggu kedatangan perpustakaan keliling hingga banyak juga diantara mereka yang pulang ke rumahnya karena tidak sabar menunggu akibatnya diperpanjang jam pelayanan pada lokasi pertama yaitu, jam pelayanan pada lokasi berikutnya menjadi pendek hingga pengunjung belum puas mencari buku yang mereka inginkan sedangkan perpustakaan keliling sudah harus meninggalkan lokasi untuk kembali ke ruang dasar.