1. Supplier Quality Assurance Systems di PT Nestlé Indonesia
Pengaturan hubungan yang tepat dengan penyalur merupakan unsur dalam kelanggengan bisnis perusahaan. Nestlé Indonesia menerapkan Supplier Quality Assurance System dalam menjalin kemitraan dengan Penyalur Kemasan. Supplier Quality Assurance System terbagi ke dalam dua hal pokok yaitu Pengaturan Penyalur (Supplier Management) dan Jaminan Penangan Bahan (Material Assurance). Rincian dari kedua hal pokok tersebut, yaitu :
a. Pengaturan Penyalur (Supplier Management)
Pengaturan Penyalur terdiri dari beberapa tahap yaitu pemilihan penyalur, penilaian penyalur, penyetujuan penyalur, pemantauan penyalur, dan pengukuran kinerja penyalur. Tahapan dari Pengaturan Penyalur tersebut dapat dilihat pada Gambar 5 . Penyalur yang telah lama menjalin hubungan tidak perlu memulai dari awal hanya mengikuti tahap yang mungkin telah diperbaharui oleh pihak PT Nestlé Indonesia.
33 Gambar 5. Tahap pengaturan penyalur
Penilaian di tempat dibutuhkan? Mulai Ya Tidak Penyalur baru*? Perbaharui kuesioner penyalur Perbaharui aspek bisnis
Kumpulkan informasi mengenai kinerja penyalur
lengkapi kuesioner penyalur periksa aspek bisnis tentukan cakupan penilaian Pilih tim Siapkan rencana penilaian Awali penilaian
Buat laporan hasil Daftarkan kegiatan koreksi
Jika dibutuhkan Berhenti Penyalur disetujui? Perbaharui database penyalur Tandai penyalur tidak disetujui A n alis a res ik o bahan Ya Tidak Ya Tidak Ya dengan kondisi Masukkan penyalur d ke daftar persetujuan Tinjau ulang i suplai i Tindaklanjuti kegiatan koreksi
34 (1). Pemilihan Penyalur
Pemilihan penyalur didasarkan pada faktor bisnis, faktor teknis, serta faktor jaminan kualitas. Rincian dari faktor tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Kriteria pemilihan penyalur kemasan
Faktor Rincian
Bisnis struktur manajemen
situasi finansial
kepemilikan perusahaan reputasi bisnis
Teknis kompetensi teknis
kemampuan dalam produksi
Jaminan kualitas kemampuan dan keinginan penyalur dalam menjamin kualitas
penerimaan spesifikasi yang telah disepakati bersama.
kebersediaan atas audit dan inspeksi keberadaan sistem jaminan kualitas
kebersediaan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan mengenai komposisi ataupun proses produksi dari produk mereka
(2). Penilaian Penyalur (Supplier Assessment)
Penyalur harus dapat bekerja sama dalam penilaian resmi yang mencakup audit dan inspeksi dari (quality records) mereka. Penyalur harus terbuka dan responsif terhadap persyaratan dari perusahaan dan menyediakan semua informasi dibutuhkan. Terdapat dua aspek yang akan menjadi perhatian penting dalam audit penyalur yakni aspek kualitas dan aspek teknis. Contoh dari kedua aspek tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.
Hasil penilaian terhadap kedua aspek tersebut dapat berupa : (1) terpenuhi (hasil sesuai dengan syarat yang berlaku), (2) tidak terpenuhi (hasil tidak sesuai dengan syarat), (3) terpenuhi dengan syarat, ataupun (4) penyalur kemasan sama sekali tidak menerapkan. Jika hasil audit ‘tidak terpenuhi’ atau ‘terpenuhi dengan syarat’ maka dapat dilakukan suatu tindakan
35 koreksi. Hubungan kerja sama dengan penyalur dapat dilakukan jika tindakan koreksi tersebut disetujui oleh pihak perusahaan dan dilaksanakan dengan baik.
Tabel 3. Contoh aspek kualitas dan aspek teknis dalam cakupan audit penyalur
Aspek Kualitas Aspek Teknis
• Manajemen kualitas dan dokumentasi
• GMP, HACCP, dan keamanan pangan • Pemantauan patogen • Kompetensi ilmiah dan
laboratorium
• Penelusuran dan penarikan produk
• Lingkungan • Sertifikasi • dan sebagainya
• Kemampuan dalam proses terhadap batasan spesifikasi • Ketahanujian dan konsistensi • Kemampuan dalam memenuhi
spesifikasi yang diberikan • Penanganan kontaminan • Kontrol prosedur • Peralatan produksi • dan sebagainya
Menggunakan pihak ketiga sebagai auditor untuk mengaudit penyalur dapat diizinkan dengan beberapa keterbatasan. Namun, dalam pelaksanaan audit penyalur kemasan dengan tingkat resiko bahan tinggi hanya auditor dari PT Nestlé Indonesia saja yang diizinkan. Audit langsung di tempat penyalur (on - site assessment) merupakan bagian penting dalam penilaian penyalur, karena memberikan peluang untuk berinteraksi langsung dengan penyalur dan melihat operasi produksi yang dilakukan langsung oleh penyalur. Keputusan perlu atau tidaknya melakukan audit ini bergantung pada selang waktu kunjungan terakhir ke tempat penyalur , status dari penyalur (penyalur baru / penyalur yang telah lama bekerja sama / penyalur yang telah diakui juga oleh Nestlé Grup), catatan kinerja penyalur, serta tingkat kepercayaan penyalur.
36 (3). Penyetujuan Penyalur (Supplier Approval)
Mempertimbangkan hasil audit penyalur, Quality Manager perusahaan akan membuat keputusan akhir (supplier approval). Setelah penyalur disetujui untuk memasok bahan dengan tingkat resiko tertentu maka hasil persetujuan tersebut dapat digunakan oleh semua Nestlé Grup. Jika penyalur telah disetujui untuk memasok bahan dengan tingkat resiko rendah bukan berarti telah disetujui pula untuk tingkat resiko bahan yang lebih tinggi. Terdapat tiga kemungkinan status persetujuan yang akan diberlakukan terhadap penyalur yakni tidak disetujui, disetujui, dan disetujui dengan kondisi tertentu.
(4). Pemantauan dan Pengukuran Kinerja Penyalur
Penyalur yang telah disetujui harus secara rutin dipantau melalui program penilaian diatas. Kerutinan penilaian tersebut dilakukan sesuai dengan tingkat resiko bahan yang digunakan dan tingkat kepercayaan penyalur.
Kinerja penyalur diukur dengan menggunakan Key Performance Indicator (KPI). KPI terbagi menjadi tiga PPI (Process Performance Indicator), yaitu PPI ketepatan pengiriman, PPI kesesuaian jumlah, dan PPI kesesuaian kualitas. Hasil kinerja secara rutin diinformasikan ke pihak penyalur, dengan maksud untuk merangsang perbaikan.
Berdasarkan hasil audit langsung di tempat (on-site assessment) , kualitas produk yang diberikan, ketahanujian penyalur, dan ketanggapan penyalur maka diberlakukan 3 jenis tingkat kepercayaan terhadap penyalur, yakni tingkat kepercayaan tinggi , tingkat kepercayaan menengah, dan tingkat kepercayaan rendah.
37 b. Jaminan dalam Penanganan Bahan
Terbagi ke dalam beberapa aktivitas diantaranya (1). Pengklasifikasian Bahan
Pengujian resiko harus dilakukan karena bahan kemasan erat kaitannya dengan keamanan pangan (seperti resiko mikrobiologi dan kontaminan kimia). PT Nestlé Indonesia mengklasifikasikan tingkat resiko bahan kemasan ke dalam tiga tingkat, contoh bahan kemasan berdasarkan tingkat resikonya dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Contoh bahan kemasan berdasarkan resiko
Jenis Pengertian Contoh
Bahan kemasan resiko tinggi
kemasan yang kontak langsung dengan produk yang sensitif
Botol gelas dan penutup untuk makanan bayi
Bahan kemasan resiko menengah
kemasan yang kontak langsung dengan produk namun bukan produk sensitif.
Kaleng untuk produk sterilisasi
Bahan kemasan resiko rendah
kemasan yang tidak kontak langsung dengan produk
Karton pengiriman
Kemasan yang didapat dari penyalur sebelum digunakan lebih lanjut dalam proses produksi umumnya dianalisa (diinspeksi) terlebih dahulu. Inspeksi dapat saja tidak dilakukan didasarkan pada data yang relevan ataupun didasarkan pada tingkat kepercayaan dalam hubungan dengan penyalur (seperti spesifikasi yang telah terpenuhi atau sertifikat analisis yang telah terpercaya). Jika penyalur dengan tingkat kepercayaan tinggi (high confidence level) memasok kemasan beresiko rendah maka akan lebih mudah menerapkan hal diatas.
Seperti yang dijelaskan Heinritz et al. (1991), sistem pengaturan penyalur yang diterapkan oleh pihak Nestlé Indonesia telah mencakupi pemilihan penyalur hingga evaluasi kinerja penyalur. Supplier Quality
38 Assurance System di PT Nestlé Indonesia sangat terintegrasi dengan baik, selain dari sistem yang mengaturnya terdapat pula berbagai dokumen (seperti prosedur dan instruksi kerja) yang menjelaskan secara terperinci mekanisme pengaturan penyalur.
2. Tahapan Pembentukan Spesifikasi
Pembentukan spesifikasi sebenarnya tergolong dalam pengaturan jaminan dalam penanganan bahan. Karena sifatnya yang penting maka dalam pembahasan ini pembentukan spesifikasi dijelaskan menjadi sub – bab terpisah. Spesikasi mendefinisikan kriteria kualitas yang berhubungan dengan harapan dan kepuasan konsumen dari produk yang diberikan serta mengatur batasan terendah yang masih dapat diterima dalam suatu produk. Spesifikasi ialah dokumen tertulis yang menyatakan kriteria kualitas yang harus dipenuhi. Pemenuhan spesifikasi sangat mutlak karena hal ini merupakan jaminan dari kualitas produk yang diciptakan. Ketika terdapat konflik atau masalah maka lembaran spesifikasi digunakan sebagai panduan utama.
a. Lembaran Spesifikasi
Perluasan dari lembaran spesifikasi merupakan aktivitas dari Kelompok Lintas Fungsi ;
(1). Pengaturan isi dari lembaran spesifikasi merupakan hasil kolaborasi antara Quality Assurance, Purchasing, Regulatory dan Manufacturing Department serta Packaging Department (untuk bahan yang bersangkutan).
(2). Jika penulisan spesifikasi didesentralisasikan di pabrik, maka Quality Assurance Department harus dapat bertanggung jawab jika terjadi isu dan siap melakukan tinjauan ulang
(3). Umumnya lembaran spesifikasilah yang akan dikomunikasikan oleh Purchasing Department kepada pihak penyalur.
Perlu dipastikan tidak terjadi duplikasi pada spesifikasi yang dibuat. Pembuatan spesifikasi harus mengacu kepada MDR (Material Data Repository) yang merupakan kumpulan data mengenai
39 spesifikasi yang sudah ada. Spesifikasi tidak dapat dibuat sebelum dilakukan pencarian menyeluruh terhadap MDR, sehingga dapat ditentukan bahwa spesifikasi yang akan dibuat merupakan adaptasi dari spesifikasi yang lama atau benar – benar baru. Kandungan dari lembaran spesifikasi dapat dilihat pada Tabel 5.
Tabel 5. Kandungan dari lembaran spesifikasi
No Bab Rincian
0 Informasi pendahuluan Departemen yang terkait dalam pembuatan spesifikasi, Market usage 1 Deskripsi umum Deskripsi singkat mengenai aspek
kualitatif (warna, tekstur, bentuk , dan lain – lain)
2 Prasyarat umum Undang – undang
Sertifikat yang harus dipenuhi oleh penyalur (sertifikat analisis, sertifikat pemenuhan peraturan, sertifikat keagamaan, sertifikat sumber asal bahan , dan sertifikat ekspor)
3 Maksud penggunaan Tujuan penggunaan kemasan misalnya kemasan yang kontak langsung dengan pangan atau khusus untuk pangan sensitif
4 Alergen Penjelasan mengenai cara penanganan alergen (jika ada)
5 Komposisi Kandungan dari kemasan (penting) 6 Syarat sensori Bab ini menjelaskan syarat sensori
yang harus dipenuhi
7 Syarat fisik dan kimia Menjelaskan syarat fisik dan kimia yang harus dipenuhi oleh penyalur karena berpengaruh terhadap kualitas, keamanan, dan kinerja. Penting untuk menjamin keamanan pangan.
8 Kontaminan / aditif Aditif yang digunakan (jika ada)
9 Syarat mikrobiologi Syarat mikrobiologi yang harus dipenuhi
10 Kondisi penyimpanan dan pengiriman
Menjelaskan kondisi penyimpanan dan pengiriman
11 Metode analisis Metode analisis yang digunakan 12 Lampiran Lampiran yang dibutuhkan
40 b. Ketentuan Lain
Selain spesifikasi terdapat ketentuan lain yang harus dikomunikasikan kepada penyalur yaitu ;
(1). General Quality Assurance Requirement (GQAR).
Syarat ini merupakan bagian dari penilaian penyalur (lihat tahap penilaian penyalur). Ketentuan ini harus dipenuhi sebelum penyalur menyetujui kontrak. Syarat ini tidak dimasukkan ke dalam lembaran spesifikasi karena bersifat lokal dan tergantung dari proses produksi tiap penyalur.
(2). Technical Requirement (TR)
Syarat ini tidak tercantum dalam lembaran spesifikasi karena bersifat khusus tergantung dari pasar atau negara di tempat bisnis berlangsung misalnya sertifikat analisis, sertifikat keagamaan, umur simpan produk, pengawasan jaminan kualitas (seperti GMP, HACCP, serta penelusuran bahan), peraturan negara setempat, cara penyimpanan, dan cara pengiriman. Spesifikasi, GQAR , dan TR akan menginformasikan kebutuhan pihak PT Nestlé Indonesia kepada Penyalur Kemasan. Hubungan tersebut dapat dilihat pada Gambar 6.
41 3. Optimalisasi Supplier Quality Assurance
Seiring dengan meningkatnya hubungan kerja sama yang terjalin serta tingkat kepercayaan Penyalur Kemasan yang tinggi, PT Nestlé Indonesia dapat mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki oleh Penyalur Kemasan dengan memanfaatkan sepenuhnya pengontrolan kualitas yang diterapkan oleh penyalur tersebut, salah satunya dengan penggunaan sertifikat analisis penyalur dalam menjamin kualitas kemasan tanpa
MDR Spesifikasi Technical Requirements Kontrak Seleksi Penyalur General Quality Assurance Requirements Proses audit Dokumentasi Jaminan Kualitas Pengesahan penyalur Pesanan Pembelian Penerimaan Keputusan Rencana Inspeksi Kemasan digunakan dalam produksi Analisis Input Input
42 melakukan uji ulang di pihak PT Nestlé Indonesia. Sertifikat analisis merupakan hasil pengujian yang berkaitan dengan kualitas dan kinerja bahan yang diberikan. Penyalur Kemasan telah mengeluarkan cukup banyak biaya dan waktu untuk memperoleh sertifikat analisis tersebut. Pada dasarnya langkah ini sudah dapat diimplementasikan dengan merujuk bahwa sudah terdapat komitmen dan kebijakan dari kedua belah pihak yang bekerja sama, Penyalur Kemasan dikategorikan sebagai penyalur dengan tingkat kepercayaan tinggi oleh pihak PT Nestlé Indonesia , dan hubungan kerja sama yang terjalin sudah berkonsep Contemporary Relations : Supplier – Customer Chain. Tabel 6 menunjukkan rincian aktivitas yang harus dilakukan.
Tabel 6. Penghilangan inspeksi berdasarkan sertifikat analisis
Aktivitas Input Output Syarat Fungsi
Terkait Peran Pengikutsertaan Penyalur Kemasan dalam Pembuatan Spesifikasi Spesifikasi, GQAR, dan TR Spesifikasi Penyalur dengan tingkat kepercayaan tinggi Kelompok kerja lintas fungsi dan penyalur B Persetujuan kontrak jaminan kualitas Spesifikasi yang disetujui Kontrak Purchasing Penyalur QM B B K Implementasi dalam sistem inspeksi penerimaan bahan masuk Tidak perlu diadakan analisa di pihak Nestlé Indonesia QM Purchasing B K
Keterangan : B = bertanggung – jawab K = konsultasi
Tabel diatas menunjukkan aktivitas yang harus dilalui agar dapat menghilangkan inspeksi awal pada saat penerimaan kemasan. Tahap pembuatan spesifikasi dilakukan oleh Kelompok Lintas Fungsi yang telah dijelaskan pada bab sebelumnya. Pengikutsertaan Penyalur Kemasan dalam pembentukan spesifikasi diharapkan dapat menguntungkan bagi
43 kedua belah pihak. PT Nestlé Indonesia akan lebih mudah mengkomunikasikan persyaratan termasuk Technical Requirement yang juga harus dipenuhi oleh pihak penyalur. Di lain sisi, pihak Penyalur Kemasan akan lebih paham keinginan perusahaan pangan tersebut sehingga penyalur akan lebih memprioritaskan kriteria penting yang memang harus dipenuhi dalam sertifikat analisis yang akan dijadikan bukti dalam jaminan kualitas produk. Hasil dari tahap ini merupakan spesifikasi yang sudah disepakati oleh kedua belah pihak.
Tahap berikutnya merupakan tahap pengimplementasian. Purchasing Department bersama Penyalur Kemasan bernegosiasi dalam pembentukkan kontrak. Kontrak tersebut harus mencantumkan bahwa jaminan kualitas kemasan merupakan tanggung jawab dari Penyalur Kemasan yang ditunjukkan oleh sertifikat analisis.Pembuatan kontrak tersebut merupakan wujud dari komitmen kedua belak pihak dalam melakukan kerja sama. Selanjutnya pihak Quality Assurance Department mengintegrasikan sistem baru tersebut ke dalam prosedur penerimaan dan penggunaan kemasan di pabrik sehingga untuk kemasan yang dipasok dari Penyalur Kemasan tersebut tidak perlu dilakukan inspeksi ulang. Diagram alir proses dapat dilihat pada Gambar 7. Sistem yang telah tercipta tersebut harus dikontrol secara berkala dengan sistem audit penyalur.
Penerapan sistem tersebut dapat mengurangi masa karantina barang di gudang PT Nestlé Indonesia. Implikasi dari hal tersebut, konsistensi kualitas kemasan dan produk di dalamnya akan lebih tinggi karena kemasan dan produk tersebut tiba di pasar dengan kondisi yang paling prima. Secara tidak langsung hal ini akan meningkatkan kepuasan konsumen terhadap produk yang dihasilkan tanpa mengurangi kualitas dari produk.
44
Gambar 7. Diagram alir penghilangan inspeksi
Hubungan kerja sama yang terjalin sudah dapat memasuki tahap lebih tinggi seperti Just – in Time Supply . Menurut Monks (1995), Just – in Time Supply dideskripsikan sebagai filosofi manajerial yang mengembangkan perbaikan berkesinambungan dengan mengurangi persediaan dan mengembangkan kesanggupan sistem penyalur untuk memproduksi barang berkualitas dalam jumlah sedikit dan hanya pada saat dibutuhkan. Menurut Heinritz et al. (1991), terdapat 6 faktor kunci untuk keberhasilan sistem ini, yaitu :
a. Engineering factor ; pengoptimalan proses produksi b. Inventory management ; mengurangi buffer stock
SQA Penyalur terpilih Pembentukan Spesifikasi MDR KLF Pembuatan Kontrak Pemesanan Kemasan Penerimaan Kemasan Penggunaan Kemasan dalam Produksi Keterangan
MDR : Material Data Repository KLF : Kelompok Lintas Fungsi SQA : Supplier Quality Assurance
45 c. Supplier quality ; pembelian bahan langsung ketika dibutuhkan (tanpa
persediaan barang di gudang) dan tanpa toleransi kesalahan
d. In – process yield and quality ; semua proses harus menyediakan hasil yang memenuhi persyaratan, memiliki tingkat cacat yang rendah, dan diusahakan tidak ada pengerjaan ulang (rework)
e. Manufacturing discipline ; semua operasi produksi harus terorganisasi dengan baik untuk memastikan keberlangsungan pengerjaan bahan. f. Setups
Hasil penelitian dapat dijadikan sebuah tahap pemicu dalam memenuhi tahap inventory management dan supplier quality diatas sehingga kerja sama ke arah lebih tinggi antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan dapat segera terwujud.
VI. KESIMPULAN DAN SARAN