SKRIPSI
MEMPELAJARI PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM HUBUNGAN KERJA SAMA ANTARA PT NESTLÉ INDONESIA
DENGAN PENYALUR KEMASAN GUNA MENJAMIN KUALITAS PRODUK
Oleh
IKHSAN NOVEMBRIANTO F24103042
2007
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
MEMPELAJARI PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM HUBUNGAN KERJA SAMA ANTARA PT NESTLÉ INDONESIA
DENGAN PENYALUR KEMASAN GUNA MENJAMIN KUALITAS PRODUK
Oleh
IKHSAN NOVEMBRIANTO F24103042
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
2007
FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR
INSTITUT PERTANIAN BOGOR FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN
MEMPELAJARI PENERAPAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DALAM HUBUNGAN KERJA SAMA ANTARA PT NESTLÉ INDONESIA
DENGAN PENYALUR KEMASAN GUNA MENJAMIN KUALITAS PRODUK
SKRIPSI
Sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar SARJANA TEKNOLOGI PERTANIAN Pada Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan
Fakultas Teknologi Pertanian Institut Pertanian Bogor
Oleh
IKHSAN NOVEMBRIANTO F24103042
Dilahirkan pada tanggal 13 November 1984 Di Bogor, Jawa Barat
Tanggal lulus : 27 Agustus 2007
Bogor, September 2007 Menyetujui
Prof. Dr. Ir . Deddy Muchtadi, MS. Yvonne Handajani
Dosen Pembimbing Pembimbing Lapang
Mengetahui
Dr. Ir. Dahrul Syah, MSc
Ikhsan Novembrianto. F24103042 . Mempelajari Penerapan Total Quality Management dalam Hubungan Kerja Sama antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan Guna Menjamin Kualitas Produk. Di bawah bimbingan : Prof. Dr. Ir. Deddy Muchtadi, MS. dan Yvonne Handajani (2007)
RINGKASAN
Perusahaan bergantung pada bahan mentah, jasa, komponen, mesin, distribusi, dan penyaluran dari banyak perusahaan atau organisasi lain. Hubungan yang tidak baik dengan penyalur ini akan mengakibatkan harga yang mahal, pengiriman yang tidak tepat waktu, dan kualitas yang buruk (Holt, 1990). Tingkat kerja sama antara industri pangan dengan penyalur kemasan akan mempengaruhi keputusan yang dibuat. Tantangan atau masalah utama yang ditemui dari hubungan kerja sama tersebut adalah Short Time Forecast. Penyalur Kemasan memproduksi kemasan minimal 12.000 m2, dari awal pencetakan silinder hingga pengepakan membutuhkan waktu 3 minggu. Pembuatan kemasan tidak dapat dihentikan ketika produksi sudah berlangsung. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan kejelian dari pihak Nestlé Indonesia dalam menganalisa permintaan pasar dan mengkorelasikan jumlah kemasan yang akan dipesan. Namun sering terjadi fluktuasi permintaan dari pasar mengakibatkan Short Time Forecast dari pihak PT Nestlé Indonesia. Hal ini mengakibatkan kemasan yang terlanjur dipesan menumpuk di gudang penyalur dan mengakibatkan tambahan biaya penyimpanan barang. Disamping itu, sistem penerimaan di PT Nestlé Indonesia mengharuskan kemasan yang telah diterima harus diuji ulang terlebih dahulu. Pengujian ulang tersebut memerlukan waktu, biaya, dan tempat.
Penelitian ini bertujuan untuk mempelajari penerapan Total Quality Management (TQM) dalam kerja sama antara PT Nestlé Indonesia dengan penyalur kemasan dan menelusuri sistem yang menjamin kualitas produk dan secara khusus penelitian ini bertujuan mencari solusi dari permasalahan tantangan yang timbul dari hubungan kerja sama tersebut. Metodologi yang digunakan, yaitu : (1) melakukan penelusuran TQM berdasarkan yang dikemukakan oleh Monks (1995), (2) penelusuran komitmen dan keterlibatan manajemen berdasarkan Oakland (1993) , (3) penelusuran kebijakan perusahaan berdasarkan Oakland (1993), (4) penentuan tingkat kerja sama berdasarkan Oakland (1993), (5) penentuan konsep kerja sama berdasarkan Goetsch dan Davis (1997), dan (6) optimalisasi Supplier Quality Assurance.
Penerapan sistem kualitas di PT Nestlé Indonesia sudah memenuhi persyaratan yang dikemukakan oleh Monks (1995). Sistem kualitas yang diterapkan tersebut merupakan sistem berbasis proses yang juga memenuhi syarat yang ditentukan oleh ISO 9001 : 2000 walaupun secara umum perusahaan ini belum tersertifikasi. Terdapatnya kebijakan perusahaan dan komitmen perusahaan dalam pengaturan penyalur memenuhi syarat penting yang dikemukakan oleh Oakland (1993).
PT Nestlé Indonesia sudah melakukan hubungan kerja sama dengan Penyalur Kemasan sejak tahun 1996. Kinerja penyalur diukur dengan
menggunakan Key Performance Indicator (KPI), sejauh ini Penyalur Kemasan tersebut memiliki rata – rata keseluruhan KPI diatas 95 %. Hal ini menunjukkan bahwa ketepatan waktu, kesesuaian jumlah barang pesanan, serta kesesuaian kualitas barang yang diberikan oleh penyalur tersebut sangat baik. PT Nestlé Indonesia mengkategorikan penyalur ini kedalam High Confidence Level Supplier. Jenis tingkatan yang diberikan oleh PT Nestlé Indonesia kepada Penyalur Kemasan tersebut berdasarkan Oakland (1993) adalah full approval. Hubungan kerja sama yang terjalin termasuk ke dalam Contemporary Relations : Supplier – Customer Chain .Hubungan tersebut menunjukkan bahwa tidak ada halangan dalam berkomunikasi antar dua pihak yang terkait.
Fluktuasi jumlah kemasan dalam penyimpanan akibat dari Short Time Forecast dari pihak PT Nestlé Indonesia dapat diatasi dengan pengoptimalan pengontrolan kualitas. Pengikutsertaan Penyalur Kemasan dalam pembuatan spesifikasi akan lebih memudahkan Penyalur Kemasan dalam memahami kriteria penting yang akan dicantumkan dalam sertifikat analisis. Sertifikat analisis tersebut akan dijadikan garansi pada saat penerimaan awal barang, sehingga bahan kemasan bisa segera digunakan dan mengurangi penumpukkan barang di gudang.
Diperlukan sistem yang lebih terintegritas dan terperinci sehingga jika spesifikasi kemasan diubah sewaktu – waktu akan terdapat penjelasan lanjut seperti mengenai perlu tidaknya persetujuan, pengujian ulang, ataupun pembuatan kontrak baru. Selain hal diatas, dibutuhkan pula penelitian lebih lanjut dari sisi ilmu yang berbeda untuk meningkatkan hubungan kerja sama tersebut ke arah yang lebih tinggi, misalnya dari sisi ilmu engineering atau mekanika.
RIWAYAT HIDUP
Penulis dilahirkan di Bogor pada tanggal 13 November 1984 sebagai anak pertama dari dua bersaudara dari pasangan Arie Dwinanto dan Yenni Agustina Mulyani. Penulis memiliki satu orang adik bernama Annisa Rizkiriani. Pendidikan penulis dimulai pada tahun 1991 - 1997 di SDN Pabrik Gas IV Bogor, kemudian penulis melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi di SLTPN 5 Bogor hingga lulus pada tahun 2000. Pada tahun 2003 penulis telah menyelesaikan pendidikannya di SMUN 2 Bogor sebagai lulusan terbaik ke - II. Penulis diterima sebagai mahasiswa Institut Pertanian Bogor pada tahun 2003 melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB (USMI) di Departemen Ilmu dan Teknologi Pangan, Fakultas Teknologi Pertanian.
Selama merintis perkuliahan, penulis banyak mengikuti berbagai macam kegiatan. Pada masa periode 2005 penulis pernah menjadi formatur Himpunan Mahasiswa Peduli Pangan Indonesia. Pada tahun 2005 – 2007 penulis aktif sebagai asisten praktikum Kimia Dasar Tahap Persiapan Bersama. Pelatihan dan seminar yang pernah diikuti penulis adalah seminar Good Laboratorium Practices dan seminar FGW Student Forum Milk and Milk Product. Penulis pernah menjadi Quality Management temporary employee di PT Nestlé Indonesia.
KATA PENGANTAR
Assalammualaikum wr wb.
Alhamdulillahirabbil’alamin, puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT atas berkah, karunia, rizki , serta rahmat – Nya yang selalu menyertai langkah hidup penulis sehingga menghasilkan sebuah karya kecil yang mudah – mudahan dapat berguna bagi dunia pendidikan.
Skripsi ini disusun berdasarkan pengamatan serta penelitian yang dilaksanakan selama penulis melakukan praktek kerja di PT Nestlé Indonesia. Skripsi yang berjudul Mempelajari Penerapan Total Quality Management dalam Hubungan Kerja Sama antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan Guna Menjamin Kualitas Produk merupakan hasil dari penggalian informasi di perusahaan terkait pada bulan Januari hingga Juni 2007.
Penulis sadar dan paham bahwa tidak dapat membalas semua jasa dan perhatian dari semua orang yang terkait baik langsung maupun tidak langsung demi terampungnya tugas akhir ini. Seiring doa, penulis hanya bisa menyampaikan ucapan terima kasih kepada :
1. Prof. Dr. Ir. Deddy Muchtadi MS 2. Dr. Ir. Yadi Haryadi MSc
3. Dr. Ir. Nurheni Sri Palupi MSc 4. Indrawati I. Tanurdjaja
5. Yvonne Handajani 6. Pihak Penyalur Kemasan
7. Ibunda Yenni Agustina Mulyani, Ayahanda Arie Dwinanto, Ibunda Lies Yustantina, dan Ayahanda Surya Mulyana. Curahan kasih sayang kalian akan tetap terpancar hingga penulis menutup mata
8. Ayahanda Riri Hadriana, Toni Kosasih, dan Rachmat Ibrahim beserta istri dan keluarganya tercinta. Penulis takkan bisa membalas dukungan serta bimbingan kalian
9. Adinda Annisa Rizkiriani
10. Mahasiswa Ilmu dan Teknologi Pangan terutama angkatan 40 golongan B (Kemal, Aji, Erik, Titin, Oca, Ozan, Shindu, Sinung, Dian, Tya, Novi,
Eupeun, Ima, Idham, Nunu, Ola, Tatan, Anz, Hani, Aan, dan teman lain yang tidak dapat disebutkan satu persatu)
11. Semua pengurus administrasi
12. Rekan dan sahabat di PT Nestlé Indonesia
13. Seluruh civitas yang pernah satu angkatan dengan penulis 14. Teman satu bimbingan (Janathan, Rina, dan Arga)
15. Teman dekat selama penulis menjalani perkuliahan di departemen Ilmu dan Teknologi Pangan (Teddy, Oneth, Dhea, Mona, Rucitra, beserta para penghuni Kardhita,Wisma Windy, dan Baleboys lainnya)
16. Sahabat terdekat penulis Ihsan Fauzano 17. Dian Rachmadani
Penulis menyadari bahwa skripsi ini jauh dari sempurna sehingga kritik dan saran sangat penulis harapkan. Mohon maaf atas segala kesalahan dan kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Langkah baru penulis akan berawal dari titik ini. Terima kasih.
Bogor, 27 Agustus 2007
iii DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v DAFTAR GAMBAR ... vi I. PENDAHULUAN ... 1 A. LATAR BELAKANG ... 1 B. TUJUAN ... 2 C. MANFAAT ... 2
II. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN .. ... 3
A. PT NESTLÉ INDONESIA .. ... 3
B. PENYALUR KEMASAN .. ... 5
III. TINJAUAN PUSTAKA ... 6
A. TOTAL QUALITY MANAGEMENT ... 6
B. SISTEM MANAJEMEN KUALITAS (ISO 9001 : 2000) ... 7
C. PENYALUR ... 8
D. SISTEM PENGATURAN PENYALUR ... 9
E. KEMASAN ... 9
IV. METODOLOGI ... 11
A. IDENTIFIKASI MASALAH ... 11
B. METODE... ... 12
1. Ringkasan Total Quality Management di PT Nestlé Indonesia.... .... 13
2. Penelusuran Komitmen dan Keterlibatan Manajemen.. ... 13
3. Penelusuran Kebijakan Perusahaan... ... 13
4. Penentuan Tingkat Kerja Sama . ... 14
5. Penentuan Konsep Kerja Sama .. ... 14
6. Optimalisasi Supplier Quality Assurance.. ... 15
V. HASIL DAN PEMBAHASAN ... 17
A. RINGKASAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DI PT NESTLÉ INDONESIA ... 17
1. Visi dan Tujuan Kualitas ………. . … 17
2. Kefokusan terhadap Pelanggan .. ... 18
3. Proses Perusahaan dan Keinginan Pelanggan .. ... 18
4. Pengukuran Kinerja untuk Memantau Hasil .. ... 19
5. Perbaikan Berkesinambungan .. .. ... 20
B. KOMITMEN DAN KETERLIBATAN MANAJEMEN ... 20
1. PT Nestlé Indonesia … ... 20
iv
C. KEBIJAKAN PERUSAHAAN ... 22
1. PT Nestlé Indonesia .. ... 22
2. Penyalur Kemasan ….. ... 27
D. TINGKAT KERJA SAMA .. ... 30
E. KONSEP KERJA SAMA … ... 32
F. OPTIMALISASI SUPPLIER QUALITY ASSURANCE... 32
1. Supplier Quality Assurance di PT Nestlé Indonesia ... 32
2. Tahap Pembentukan Spesifikasi ... 38
3. Optimalisasi Supplier Quality Assurance.. ... 41
VI. KESIMPULAN DAN SARAN ... 46
A. KESIMPULAN ... 46
B. SARAN ... 47
v DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1 Regulasi mengenai kemasan yang kontak langsung dengan
produk... 30
Tabel 2 Kriteria pemilihan penyalur kemasan ... 34
Tabel 3 Contoh aspek kualitas dan aspek teknis dalam cakupan audit Penyalur ... 35
Tabel 4 Contoh bahan kemasan berdasarkan risiko ... 37
Tabel 5 Kandungan dari lembaran spesifikasi ... 39
vi DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 1 Sistem kualitas berbasis proses... 7
Gambar 2 Diagram alir penelitian ... 12
Gambar 3 Traditional relations supplier – customer chain ... 15
Gambar 4 Contemporary relations supplier – customer chain ... 15
Gambar 5 Tahap pengaturan penyalur ... 33
Gambar 6 Diagram penggunaan spesifikasi, GQAR , dan TR ... 41
I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Total Quality Management (TQM) merupakan filosofi dan kumpulan prinsip yang menggambarkan pondasi dari perbaikan yang sinambung dari suatu organisasi (Rampersad, 2001). TQM fokus terhadap keterlibatan rutin serta partisipasi dari semua orang dalam organisasi tersebut. TQM menyediakan jalan untuk memperbaiki kinerja secara stabil dalam setiap tingkat dan aktivitas, dengan menciptakan perbaikan yang sinambung di lingkungan kerja berdasarkan kerja sama, saling percaya, dan menghargai (Rampersad, 2001).
Industri pangan merupakan bisnis yang terus berkembang sehingga persaingan antar perusahaan pangan pun semakin tinggi, hal ini disertai pula dengan semakin kritisnya konsumen terhadap kualitas produk. Keberadaan suatu perusahaan tidak lepas dari kuatnya prinsip manajemen kualitas yang diterapkan. Kualitas merupakan kemampuan dari barang atau jasa untuk memenuhi harapan pelanggan (Monks, 1995). Kualitas tidak dapat diciptakan sendiri oleh pihak perusahaan namun dibangun atas kerja sama dengan pihak – pihak yang terkait salah satunya penyalur. Hubungan yang tidak baik dengan penyalur dapat mengakibatkan kualitas yang buruk (Holt, 1990). PT Nestlé Indonesia sudah bekerja sama dengan Penyalur Kemasan yang menyediakan flexible packaging selama kurang lebih 11 tahun.
Tantangan atau masalah utama yang ditemui dari hubungan kerja sama tersebut adalah Short Time Forecast. Penyalur Kemasan memproduksi kemasan minimal 12.000 m2, dari awal pencetakan silinder hingga pengepakan membutuhkan waktu 3 minggu. Pembuatan kemasan tidak dapat dihentikan ketika produksi sudah berlangsung. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan kejelian dari pihak Nestlé Indonesia dalam menganalisa permintaan pasar dan mengkorelasikan jumlah kemasan yang akan dipesan. Namun sering terjadi fluktuasi permintaan dari pasar mengakibatkan Short Time Forecast dari pihak PT Nestlé Indonesia. Hal ini mengakibatkan kemasan yang terlanjur dipesan menumpuk di gudang penyalur dan
2 mengakibatkan tambahan biaya penyimpanan barang. Disamping itu, sistem penerimaan di PT Nestlé Indonesia mengharuskan kemasan yang telah diterima harus diuji ulang terlebih dahulu. Pengujian ulang tersebut memerlukan waktu, biaya, dan tempat.
Tingkat kerja sama antara perusahaan pangan dengan penyalur kemasan akan mempengaruhi keputusan yang dibuat oleh kedua pihak. Dalam hal ini dibutuhkan suatu pengaturan dalam hubungan antara perusahaan pangan dengan penyalur kemasan, salah satunya adalah optimalisasi Supplier Quality Assurance di kedua belah pihak.
B. TUJUAN
Penelitian bertujuan mempelajari penerapan Total Quality Management dalam kerja sama antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan. Secara khusus penelitian ini bertujuan mencari solusi dari permasalahan (tantangan) yang timbul dalam hubungan kerja sama tersebut yang dapat diterapkan langsung.
C. MANFAAT
Menciptakan sebuah pemecahan permasalahan (tantangan) yang dapat memberikan keuntungan bagi PT Nestlé Indonesia dan Penyalur Kemasan sehingga dapat meningkatkan hubungan kerja sama ke tingkat yang lebih tinggi dengan berprinsip membentuk hubungan yang tidak berpatokan hanya kepada harga.
II. TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN
A. PT NESTLÉ INDONESIA
Menjelang akhir abad ke-19, masyarakat Eropa dilanda berbagai perubahan sosial, akibat munculnya revolusi industri. Perubahan – perubahan tersebut telah membawa dampak yang tak terelakkan terhadap populasi, termasuk peningkatan angka kematian bayi. Di negara Swiss, satu dari lima anak telah meninggal sebelum mencapai umur satu tahun. Tergerak oleh situasi ini, maka pada tahun 1867 di sebuah kota kecil Vevey di Swiss, seorang ahli farmasi kelahiran Jerman, berusaha melakukan perubahan. Beliau menciptakan formula baru berupa makanan suplemen untuk bayi yang mengandung nutrisi tambahan, yang bertujuan membantu memberikan pilihan bagi para ibu yang tidak dapat memberikan air susunya sebagaimana mestinya. Penemuan berupa sereal bubuk susu terbukti efektif dalam membantu mengurangi angka kematian bayi. Produk tersebut langsung populer di kalangan ibu dan dokter anak setempat. Keberhasilan ini kemudian dikembangkan lebih jauh dengan tujuan menyediakan nutrisi yang tepat bagi seluruh masyarakat.
Nestlé melanjutkan upaya menciptakan dan mengembangkan berbagai produk makanan berkualitas tinggi. Dalam waktu yang tak terlalu lama, produknya telah tersebar luas memenuhi kebutuhan yang semakin tinggi di berbagai negara sehingga lahirlah sebuah perusahaan makanan multinasional. Sampai hari ini pun Nestlé masih tetap berkantor pusat di Vevey dan menjaga komitmen pendirinya dalam melayani kebutuhan pelanggan dengan produk – produk terbaik. Sesuai dengan moto Nestlé ’ Good Food, Good Life ’ , yang menggambarkan misi utama perusahaan yaitu untuk tetap menjadi bagian penting dari masyarakat dunia, serta terus membuat produk – produk makanan berkualitas yang mampu membantu masyarakat untuk menikmati hidup dengan penuh kebahagiaan.
Pada akhir abad ke-19, produk Nestlé telah memasuki kepulauan Indonesia (saat itu disebut Hindia Belanda). Produk pertama yang hadir di Indonesia adalah susu kental manis. Produk susu kental manis tersebut begitu
4 populernya kala itu sehingga produk – produk lain yang sejenis disebut dengan nama produk susu kental manis tersebut. Popularitas ini membuat pasar Indonesia semakin terbuka untuk produk – produk Nestlé lainnya. Pada tahun 1965, Indonesia terbuka untuk penanaman modal asing dan Nestlé langsung menjajaki kemungkinan mengolah susu tersebut walaupun sempat dipandang dengan skeptis karena faktor iklim dan budaya masyarakatnya.
Terlepas dari segala keraguan yang ada, Nestlé tetap melanjutkan rencananya, dengan melakukan berbagai penelitian agrikultur yang intensif dan menjalin hubungan dengan sejumlah koperasi susu setempat. Pada tanggal 29 Maret 1971, Nestlé meresmikan anak perusahaannya di Indonesia. Setahun kemudian membangun pabrik pertamanya di Waru, Sidoarjo (Jawa Timur). Pertumbuhan usaha pun berkembang di tahun – tahun berikutnya sejalan dengan produksi lokal, walaupun saat itu semua bahan baku harus diimpor. Dari waktu ke waktu PT Nestlé Indonesia menyadari manfaat bila menggunakan sumberdaya lokal dan menjalin hubungan dengan koperasi – koperasi susu tersebut .
Keberhasilan kerjasama dengan penyalur mendorong perusahaan tersebut untuk memperluas operasinya dan terwujud dengan direnovasinya sebuah pabrik tua pengolahan kopi di daerah Panjang provinsi Lampung (menjadi pabrik keduanya di Indonesia). Pabrik ini dirancang untuk mengolah kopi dan produk – produk minuman untuk pasar lokal. Perluasan operasi di Indonesia berlanjut dengan diresmikannya pabrik pengolahan susu di daerah Kejayan provinsi Jawa Timur pada tahun 1988. Pabrik tersebut diperluas hingga mampu memproduksi hampir 200.000 ton susu kental manis dan lebih dari 100.000 ton susu bubuk setiap tahun. Pabrik lainnya memproduksi kembang gula yang terletak di daerah Cikupa (Tanggerang) yang mulai beroperasi sejak 1990.
Hingga hari ini Nestlé Indonesia telah mempertahankan keberadaannya sebagai sebuah industri yang kokoh di Indonesia dengan 2000 karyawan, menjalin kerjasama dengan 28.000 peternak susu di 26 koperasi di Jawa Timur, ribuan petani kopi di Lampung , 600.000 pemilik toko di seluruh pelosok negeri, serta 70 penyalur bahan baku dan kemasan. Ini didukung
5 ekspor bervolume besar ke negara – negara ASEAN (Association of South East Asia Nations), Timur Tengah, dan Asia Timur.
B. PENYALUR KEMASAN
Perusahaan yang berinduk di Jepang ini telah berdiri di Indonesia sejak tahun 1972. Pada tahun 1987 perusahaan ini berganti mitra dan pindah ke Pulo Gadung, awal tahun 2001 pabrik keduanya di daerah Karawang mulai beroperasi. Permintaan pasar yang cukup tinggi membuat perusahaan ini harus meningkatkan angka produksi per tahun, sehingga pada tahun 2006 di pabrik Karawang dilakukan penambahan mesin baru. Hingga kini perusahaan ini telah beroperasi selama 35 tahun dan memasok lebih dari 20 negara diantaranya Indonesia, Filipina, Jepang, Australia, Selandia Baru, Fiji, Singapura, Malaysia, Thailand, Hong Kong, Cina, Taiwan, Korea, Vietnam, Sri Langka, India, Kenya, Mesir, USA, Inggris, dan negara lainnya. Di Indonesia sendiri perusahaan ini telah menjalin kerja sama dengan beberapa perusahaan berbasis pangan ataupun non-pangan.
Perusahaan yang memulai usahanya dari percetakan (offset), saat ini justru lebih menitikberatkan pada flexible packaging. Contoh produk flexible packaging ini antara lain kemasan untuk alat – alat kecantikan, kosmetik, makanan siap saji dan semi – aseptik, permen, obat – obatan, alat medis, serta produk lainnya. Jumlah karyawan mencapai 2400 orang dengan 14 orang staf Jepang memungkinkan perusahaan ini mampu mengatasi tantangan pasar yang kian ramai. Total produksi flexible packaging yaitu 60 % sedangkan yang dibuat khusus untuk kemasan pangan sebesar 40 % dari total produksi atau 2/3 dari total produksi flexible packaging.
III. TINJAUAN PUSTAKA
A. TOTAL QUALITY MANAGEMENT
Menurut Dubrin dan Ireland (1993), Total Quality Management adalah suatu komitmen strategis dari perusahaan dalam memperbaiki kualitas produk secara berkesinambungan untuk memuaskan pelanggan. Lebih lanjut dijelaskan bahwa TQM membutuhkan fokus dan pengintegrasian dari semua unit yang berada dalam perusahaan sehingga setiap unit tersebut mengerti akan tugas yang mereka emban dalam meningkatkan kualitas.
Total Quality Management juga diartikan sebagai pendekatan untuk meningkatkan persaingan, efektivitas, dan fleksibilitas dari seluruh organisasi. Hal tersebut merupakan cara untuk merencanakan, mengorganisasikan, dan memahami semua aktivitas serta sangat bergantung kepada individu pada setiap tingkat (Oakland, 1993). Agar hal tersebut menjadi efektif semua bagian harus dapat bekerja bersama dengan baik demi menyongsong tujuan yang sama dan menyadari bahwa setiap orang serta aktivitasnya sangat berpengaruh dan dipengaruhi oleh orang lain.
Menurut Dubrin dan Ireland (1993), terdapat beberapa dimensi dari TQM yang harus dipahami dengan benar oleh semua unit dalam perusahaan. Dimensi tersebut terbagi menjadi 4 bagian, diantaranya customer-driven quality standard, supplier - customer links, prevention orientation, dan quality at the source.
Customer-driven quality standard menyebutkan bahwa perusahaan harus mempunyai bagian khusus yang memperhatikan dan menentukan apa yang sebenarnya konsumen inginkan lalu mendesain dan mengembangkan produk (output) untuk memenuhi spesifikasi konsumen tersebut. Supplier - customer link, dimensi ini menyebutkan bahwa perusahaan memiliki pelanggan internal maupun eksternal yang akan mempengaruhi kualitas produk.
Prevention orientation, menjelaskan bahwa lebih baik untuk mencegah masalah (atau kesalahan) daripada mahir dalam memperbaiki produk yang rusak sehingga dibutuhkan kesungguhan pekerja dalam
7 mendesain dan melengkapi semua aktivitas operasi. Quality at the source, dimensi ini memberi persyaratan kepada pekerja untuk menjadi pemeriksa dari hasil pekerjaan mereka sendiri
B. SISTEM MANAJEMEN KUALITAS ( ISO 9001 : 2000)
Perancangan dan penerapan sistem manajemen kualitas perusahaan dipengaruhi oleh kebutuhan yang bervariasi diantaranya tujuan, produk yang disediakan, proses yang digunakan, serta ukuran dan struktur dari perusahaan tersebut. Sistem manajemen kualitas ISO 9001 : 2000 mengajukan adopsi pendekatan proses ketika mengembangkan, menerapkan, dan meningkatkan keefektifan suatu sistem manajemen kualitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi persyaratan pelanggan.
Sebuah organisasi dapat berfungsi dengan efektif jika dapat mengidentifikasi dan mengelola sejumlah kegiatan yang saling berhubungan. Suatu kegiatan yang memakai sumber daya untuk merubah suatu masukan menjadi hasil dapat dikatakan sebagai suatu proses. Hasil dari suatu proses dapat merupakan masukan dari proses berikutnya. Pendekatan proses ialah penggunaan suatu sistem proses dalam suatu perusahaan beserta identifikasi, interaksi, serta manajemen dari proses yang ada. Model dari sistem manajemen kualitas berbasis proses dapat dilihat pada Gambar 1.
8 Keuntungan dari pendekatan proses adalah kontrol yang terus - menerus yang diberikannya terhadap hubungan antara proses individual dalam sistem proses dan juga terhadap kombinasi dan interaksinya. Gambar tersebut menunjukkan bahwa pelanggan memiliki peran penting dalam menetapkan syarat sebagai sebuah masukan (input). Standar internasional ISO 9001: 2000 menentukan persyaratan bagi sistem kualitas agar sebuah perusahaan memperagakan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku guna meningkatkan kepuasaan pelanggan melalui penerapan sistem secara efektif. Beberapa hal harus dilakukan oleh perusahaan adalah : 1. Mengidentifikasi proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu
dan penerapannya di seluruh organisasi,
2. Menentukan urutan dan interaksi dari proses – proses tersebut,
3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk memastikan pelaksanaan dan pengendalian proses tersebut efektif,
4. Memastikan tersedianya sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk mendukung operasi dan pemantauan proses tersebut,
5. Memantau, mengukur, dan menganalisa proses tersebut, serta
6. Menerapkan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang telah direncanakan , dan secara berkesinambungan meningkatkan proses tersebut.
C. PENYALUR
Penyalur adalah pihak terkait sebelum proses yang menjadi objek observasi. Penyalur harus menyiapkan masukan (input) sesuai permintaan yang berasal dari pemilik proses. Penyalur dapat dibedakan dalam dua kategori yaitu penyalur internal dan penyalur eksternal. Penyalur internal adalah pihak di dalam perusahaan yang memasok barang, jasa, atau informasi kepada rekan kerja yang lain di dalam satu perusahaan sedangkan penyalur eksternal adalah pihak diluar perusahaan yang memasok barang, jasa, atau informasi ke dalam perusahaan (Wibowo, 2004). Penyalur merupakan pelanggan yang sangat penting demi berlangsungnya siklus
9 produksi, sehingga dalam Total Quality Management hubungan antara perusahaan dengan penyalur harus tetap dijaga dan harus terus mengalami perbaikan (Dubrin dan Ireland, 1993).
D. SISTEM PENGATURAN PENYALUR
Heinritz et al. (1991) menerangkan bahwa pihak perusahaan harus menerapkan metode pengaturan penyalur secara analitik. Adapun metode pengaturan yang benar harus mencakupi pemilihan penyalur, pengembangan hubungan dengan penyalur, dan evaluasi kinerja dari penyalur. Hal tersebut dilakukan karena perusahaan dipaksa berkompetisi demi meningkatkan kualitas produk mereka sehingga mendorong perusahaan untuk memperbaiki kualitas, jasa, dan harga dari para penyalurnya.
E. KEMASAN
Kemasan merupakan salah satu alat pemberian kondisi yang tepat bagi pangan untuk mempertahankan mutunya dalam jangka waktu yang diinginkan (Syarief dan Santausa, 1992). Kemasan harus dapat (1) mempertahankan produk agar bersih, memberikan perlindungan terhadap kotoran, dan pencemar lainnya, (2) memberi perlindungan pada bahan pangan terhadap kerusakan fisik, air, oksigen, dan sinar, (3) berfungsi dengan benar, efisien, dan ekonomis dalam proses pengepakan, (4) mempunyai suatu tingkat kemudahan untuk dibentuk menurut rancangan, dan (5) harus dapat memberi informasi yang jelas dan menarik konsumen.
Di dalam Wikipedia (2007), kemasan terbagi menjadi berbagai macam jenis. Berdasarkan produk yang dibawanya, kemasan terbagi menjadi kemasan primer, kemasan sekunder, dan kemasan tersier. Kemasan primer yaitu kemasan yang kontak langsung dengan produk. Kemasan sekunder ialah kemasan diluar kemasan primer yang biasanya dijadikan satu dalam paket penjualan sedangkan kemasan tersier merupakan kemasan yang biasa digunakan saat pendistribusian produk.
10 Berdasarkan jenisnya kemasan terbagi menjadi kemasan aseptis, kaleng, karton, flexible packaging, gelas, palet, dan kertas (Wikipedia, 2007). Kemasan aseptis ialah suatu cara pengemasan yang dilakukan di ruangan steril dengan cara filling yang steril dan dengan produk dan kemasan yang juga sudah disterilkan. Kaleng merupakan kemasan yang terbuat dari metal tipis yang kedap udara. Karton merupakan salah satu kemasan yang terbuat dari kertas ataupun polimer lainnya yang banyak digunakan karena kemampuannya yang mudah didegradasi secara alami. Flexible packaging merupakan kemasan atau wadah yang terbuat dari bahan lentur atau bahan yang mudah dibentuk, yang apabila diisi dan ditutup rapat dapat dengan mudah diubah-ubah bentuknya. Dilihat dari namanya kemasan gelas merupakan kemasan yang unsur penyusunnya silika, sedangkan kemasan kertas merupakan kemasan yang unsur penyusunnya kertas (Wikipedia, 2007).
Kemasan dan pelabelan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari suatu produk. Keyakinan konsumen untuk membeli produk tersebut ditentukan oleh kemasan dan label yang menempel di produk tersebut. Dua hal yang menjadi fokus dari industri kemasan masa kini yaitu mengenai migrasi monomer dari kemasan ke dalam produk dan adanya residu logam. Seiring dengan perkembangan teknologi hal tersebut sudah dapat diatasi, apalagi kemasan merupakan produk yang sudah dikembangkan secara mendunia.
IV. METODOLOGI
A. IDENTIFIKASI MASALAH
Penerapan Total Quality Management dalam suatu perusahaan merupakan hal penting yang dapat dijadikan acuan kesuksesan dari tumbuh kembangnya suatu perusahaan. Terdapat dua pihak yang terkait langsung dengan penelitian ini yakni PT Nestlé Indonesia (PT NI) serta sebuah perusahaan yang menjadi penyalur kemasan bagi perusahaan tersebut. Data serta informasi yang akan digali mungkin akan menyangkut sistem dari perusahaan tersebut. Sesuai dengan kode etik profesionalisme, selanjutnya perusahaan yang memasok kemasan akan disebut Penyalur Kemasan. PT Nestlé Indonesia merupakan salah satu perusahaan pangan bertaraf internasional yang sangat mementingkan kualitas yang sudah tentu melakukan penerapan Total Quality Management secara optimal. Mengenai hubungan kerja sama dengan penyalur PT Nestlé Indonesia sangat mengharapkan terbentuknya suatu hubungan yang berbasis pada nilai yang tidak berpatokan pada harga dengan mengutamakan kualitas produk. Terdapat berbagai tantangan selama hubungan kerja sama tersebut terjalin.
Tantangan atau masalah utama yang ditemui dari hubungan kerja sama tersebut adalah Short Time Forecast. Penyalur Kemasan memproduksi kemasan minimal 12.000 m2, dari awal pencetakan silinder hingga pengepakan membutuhkan waktu 3 minggu. Pembuatan kemasan tidak dapat dihentikan ketika produksi sudah berlangsung. Sehingga dibutuhkan ketelitian dan kejelian dari pihak Nestlé Indonesia dalam menganalisa permintaan pasar dan mengkorelasikan jumlah kemasan yang akan dipesan. Namun sering terjadi fluktuasi permintaan dari pasar mengakibatkan Short Time Forecast dari pihak PT Nestlé Indonesia. Hal ini mengakibatkan kemasan yang terlanjur dipesan menumpuk di gudang penyalur dan mengakibatkan tambahan biaya penyimpanan barang. Disamping itu, sistem penerimaan di PT Nestlé Indonesia mengharuskan kemasan yang telah diterima harus diuji ulang terlebih dahulu. Pengujian ulang tersebut memerlukan waktu, biaya, dan tempat. Melalui analisa yang dilakukan
12 terhadap hubungan kerja sama yang terjalin maka diharapkan terdapat suatu pemecahan masalah yang dapat meningkatkan taraf kerja sama di kedua belah pihak.
B. METODE
Terdapat dua tahap yang dilakukan dalam penelitian ini yakni penelusuran penerapan Total Quality Management di PT Nestlé Indonesia dan melakukan pemecahan masalah atau tantangan yang timbul dari hubungan kerja sama antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan. Tahap tersebut lebih jelas dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 2. Diagram alir penelitian Ringkasan Total
Quality Management
di PT NI
Komitmen dan Keterlibatan
Konsep Kerja Sama
Optimalisasi Supplier Quality Assurance Penumpukan Kemasan di Gudang Pemecahan Masalah Tahap Penelusuran Total Quality Management Tahap Pemecahan Masalah Kebijakan Perusahaan
Tingkat Kerja Sama Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Langkah 5 Langkah 6
13 1. Ringkasan Total Quality Management di PT Nestlé Indonesia (Monks,
1995)
Melakukan penelusuran sistem kualitas yang diterapkan oleh PT Nestlé Indonesia yang didasarkan pada unsur penting dalam Total Quality Management yang dikemukakan Monks (1995), yakni :
a. Visi dan tujuan kualitas
b. Kefokusan terhadap pelanggan (dan hubungan dengan penyalur) c. Proses perusahaan dan keinginan pelanggan
d. Perbaikan berkesinambungan
e. Pengukuran kinerja dalam memantau hasil
2. Penelusuran Komitmen dan Keterlibatan Manajemen (Oakland, 1993)
Melakukan penelusuran komitmen dan keterlibatan manajemen PT Nestlé Indonesia dan Penyalur Kemasan mengenai hubungan kerja sama yang terjalin. Hal ini dilakukan dengan mencari informasi langsung dari dokumen resmi maupun wawancara ke pihak yang terkait. Komitmen kerja sama merupakan hal penting yang mendasari hubungan kerja sama, kepedulian terhadap kerja sama ditandai dengan adanya komitmen dari manajemen perusahaan.
3. Penelusuran Kebijakan Perusahaan (Oakland, 1993)
Melakukan pencarian informasi mengenai kebijakan perusahaan yang mengatur hubungan kerja sama. Pencarian informasi dilakukan dengan penelusuran dokumen resmi maupun dengan wawancara langsung ke pihak yang terkait. Kebijakan merupakan hal penting sebagai dasar atau pondasi perusahaan berserta fungsi penunjangnya untuk menjalankan perannya secara benar, tepat, dan utuh.
14 4. Penentuan Tingkat Kerja Sama (Oakland, 1993)
Menentukan tingkat kerja sama dengan menganalisa langkah sebelumnya dan kondisi aktual perusahaan. Tingkat kerja sama antara perusahaan dengan penyalur akan mempengaruhi setiap keputusan yang dibuat, semakin kuat atau tinggi tingkat kerja sama yang terjalin maka semakin mudah suatu penyalur memahami keinginan dari perusahaan dan sebaliknya. Sejalan dengan itu tingkat kerja sama yang tinggi akan lebih memudahkan dalam memecahkan masalah atau tantangan yang timbul dari hubungan kerja sama tersebut. Jenis tingkat kerja sama, terbagi menjadi : a. Technical approval, persyaratan teknik dari barang dan jassa telah
terpenuhi.
b. Conditional approval, persyaratan teknik dari barang dan jasa telah terpenuhi, telah lulus audit perusahaan, dan terdapat alasan komersial untuk melakukan pembelian.
c. Full approval, semua syarat telah terpenuhi, termasuk kepedulian terhadap penerapan sistem manajemen, SPC, dan lain – lain.
5. Penentuan Konsep Kerja Sama (Goetsch dan Davis, 1997)
Melakukan analisa dari langkah sebelumnya dan mengkorelasikannya dengan keadaan aktual perusahaan untuk menentukan konsep kerja sama yang terjalin antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan. Cara sederhana untuk mengerti konsep kemitraan adalah berpikir untuk bekerja demi keuntungan bersama. Keuntungan maksimal dari bekerja sama terealisasi ketika semua pihak berada dalam satu rantai kerja yang sama (Goetsch dan Davis, 1997).
Terdapat dua jenis rantai kerja sama yaitu Traditional Relationships Supplier – Customer Chain dan Contemporary Relationships Supplier – Customer Chain. Kedua jenis rantai tersebut dapat dilihat pada Gambar 3 dan Gambar 4.
15
Gambar 3. Traditional relations supplier – customer chain
Gambar 4. Contemporary relations supplier – customer chain Perbedaan mendasar dari kedua jenis rantai tersebut terletak pada ada atau tidaknya dinding pemisah. Pada rantai tradisional terdapat dinding pemisah yang tidak terlihat sehingga hubungan antara penyalur dan perusahaan hanya sebatas pemasok sedangkan hubungan antara perusahaan dengan konsumen hanya sebatas jual beli. Hal ini berdampak buruk karena kepuasan dari penyalur, perusahaan, maupun pengguna akhir akan sulit terlihat. Pada rantai kontemporer tidak terdapat dinding pemisah, namun terdapat daerah yang saling menimpa (overlapping area). Daerah ini menunjukkan adanya bagian kerja sama positif, perusahaan mengetahui apa yang konsumen inginkan dan akan meminta kepada penyalur untuk mendapatkan bahan mentah atau kemasan sesuai spesifikasi yang diinginkan.
6. Optimalisasi Supplier Quality Assurance
Langkah ini merupakan tindak-lanjut dari langkah sebelumnya. Dilakukan analisa mengenai sistem pengaturan penyalur di PT Nestlé Indonesia kemudian ditelaah kemungkinan untuk memperbaharui sistem yang ada tersebut sehingga masalah yang timbul dapat dipecahkan.
Penyalur Perusahaan Pengguna
akhir
Dinding tak terlihat Dinding tak terlihat
overlapping area
Penyalur Perusahaan Pengguna Akhir
16 Tingkat kerja sama dan konsep kerja sama yang terjalin akan sangat mempengaruhi langkah ini. Semakin erat tingkat kerja sama dari kedua belah pihak maka akan semakin mudah pengimplementasian sistem tersebut. Langkah ini terdiri dari 3 aktivitas, yaitu :
a. Penelusuran Supplier Quality Assurance System yang diterapkan b. Penelusuran tahap pembentukan spesifikasi
c. Optimalisasi Supplier Quality Assurance System
V. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. RINGKASAN TOTAL QUALITY MANAGEMENT DI PT NESTLÉ INDONESIA
1. Visi dan Tujuan Kualitas
Sejak awal perkembangan, PT Nestlé Indonesia selalu menitikberatkan bahwa kualitas merupakan hal utama yang menopang agar dapat bertahan dan langgeng. Visi dari PT Nestlé Indonesia adalah “Memperbaiki nutrisi, kesehatan, dan keafiatan masyarakat Indonesia” dan bertujuan untuk
a. Meraih kepercayaan konsumen dan menjadi perusahaan makanan, nutrisi, kesehatan ,dan keafiatan yang paling terkemuka (atau tersohor) di Indonesia.
b. Melalui pelayanan konsumen yang meningkatkan kualitas hidup mereka, maka kepastian laba, kesinambungan, dan pertumbuhan modal yang efisien dalam jangka panjang akan terjamin dalam jangka panjang.
c. Berjuang menjadi pemimpin pasar atau posisi kuat nomor 2 dalam semua kategori di market tempat ini beroperasi.
PT Nestlé Indonesia dapat bertahan hingga saat ini dikarenakan komitmennya akan kualitas dan manajemen yang mengaturnya. Perusahaan ini mendefinisikan kualitas sebagai tiga unsur, yakni keamanan pangan (food safety), pemenuhan peraturan (regulatory compliance), dan kepuasan pelanggan (consumer satisfaction). Keamanan pangan ialah jaminan bahwa produk yang diproduksi dan dikonsumsi tidak mengakibatkan bahaya kesehatan. Pemenuhan peraturan ialah jaminan bahwa produk yang dihasilkan memenuhi peraturan dan undang - undang yang berlaku. Semua produk yang dibuat harus memenuhi peraturan yang berlaku di negara tempat bisnis berlangsung seperti undang – undang pangan yang terkait, peraturan keagamaan, peraturan barang ekspor – impor, dan sebagainya. Kepuasan pelanggan ditunjukkan bahwa produk dan jasa yang dihasilkan memenuhi harapan dan kesukaan konsumen.
18 2. Kefokusan Terhadap Pelanggan
PT Nestlé Indonesia berkomitmen untuk menawarkan produk dan jasa kepada konsumen atau pelanggan dengan memenuhi kebutuhan dan kesukaan mereka serta menyediakan nutrisi yang dibutuhkan. Perusahaan ini ingin mendapatkan kepercayaan dari konsumen dan pelanggan dengan secara berlanjut memperhatikan mereka, mengerti akan harapan mereka, serta secara konsisten memuaskan kebutuhan dan kesukaan mereka.
3. Proses Perusahaan dan Keinginan Pelanggan
Penerapan Total Quality Management di PT Nestlé Indonesia terangkum dalam sebuah Sistem Manajemen Kualitas, sistem ini mencakup semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan dari awal pengembangan produk hingga produk tiba di tangan konsumen. Sistem Manajemen Kualitas merupakan panduan untuk menjaga kualitas yang telah tercipta agar dapat dinikmati oleh pelanggan. Sistem Manajemen Kualitas ini merupakan pondasi yang memelihara dan membangun kepercayaan pelanggan secara terus menerus, yang didasari oleh 4 unsur kunci, diantaranya ;
a. Implementasi sistem kualitas berbasis pada pendekatan proses dalam semua fungsi rantai nilai untuk memenuhi tujuan kualitas
b. Struktur sistem kualitas didasarkan pada persyaratan yang ditetapkan di pusat, standar kualitas untuk produk spesifik, dan manajemen lokal c. Pemenuhan undang – undang dilakukan dengan sempurna, faktual,
serta menggunakan komunikasi yang transparan dan dibuktikan oleh independen audit
d. Pengimplementasian perbaikan berkesinambungan untuk mendapatkan kepercayaan dan kesukaan konsumen dengan keunggulan dan daya saing.
Sistem Manajemen Kualitas merupakan sistem yang berbasis pada pendekatan proses. Setiap proses memiliki pemilik yang bertanggung jawab untuk menetapkan, mengimplementasikan, memantau, dan
19 memperbaiki proses tersebut sesuai dengan prinsip perbaikan berkesinambungan. Terdapat tiga proses pokok dalam Sistem Manajemen Kualitas ini, yaitu :
a. Proses Manajemen (Management Processes), menjelaskan unsur penting yang harus ada demi keefektifan pengaturan kualitas dalam semua proses. Proses ini mencakup perencanaan hingga tindakan koreksi.
b. Proses Rantai Nilai (Value Chain Processes), berhubungan dengan kepuasan pelanggan dan konsumen, pada setiap aktivitasnya akan mempengaruhi kualitas yang dihasilkan.
c. Proses Pendukung (Support Processes), menyediakan bantuan dan dukungan kepada dua proses diatas.
Masing – masing fungsi dalam unit tersebut akan mengidentifikasikan semua proses dan aktivitas yang berhubungan dengan kualitas, efisiensi dari proses harus dipantau secara berlanjut dan dievaluasi secara bertahap untuk melakukan perbaikan berkesinambungan dalam semua tingkat di setiap fungsi.
4. Pengukuran Kinerja untuk Memantau Hasil
Semua proses harus secara rutin diukur dengan indikator kinerja yang tepat untuk menunjukkan kemampuan mereka dalam memperoleh hasil guna mencapai perbaikan berkesinambungan. Kesesuaian dari produk harus diperiksa dan ditunjukkan melalui rencana pemantauan yang telah disusun berdasarkan beberapa input seperti peraturan atau persyaratan internal.
Metode dan rencana pemantauan ditetapkan oleh masing – masing pemilik proses untuk memeriksa kesesuaian dengan tujuan kualitas. Kriteria kualitas pemantauan harus diukur, dievaluasi, dan dicatat. Hal tersebut digunakan dalam memastikan bahwa proses tersebut dapat ditangani. Rencana pemantauan disesuaikan dengan kecenderungan hasil atau perubahan dalam proses sepanjang rantai nilai. Data kualitas dari proses dianalisa menggunakan metode statistika untuk menunjukkan
20 kesesuaian, identifikasi kecenderungan, serta untuk menentukan tindakan pencegahan maupun tindakan koreksi guna perbaikan berkesinambungan ke arah kepuasan konsumen dan pelanggan.
5. Perbaikan Berkesinambungan
Perbaikan berkesinambungan merupakan unsur dari aktivitas yang membawa perusahaan untuk mendapatkan dan memelihara kepercayaan serta kesukaan konsumen dan demi tercapainya tujuan “ Zero defect and No Waste ” dengan daya saing dan keunggulan. Perbaikan berkesinambungan melibatkan semua pekerja. Proses perbaikan berkesinambungan mencakup :
a. Pengidentifikasian daerah untuk perbaikan dengan mengevaluasi data yang berhubungan dengan kualitas, hasil dari verifikasi, kehadiran, dan pemecahan isu.
b. Menetapkan dan memilih target perbaikan; mengembangkan dan mengimplementasikan suatu tindakan untuk memenuhi target tersebut. c. Verifikasi penerimaan target dan merumuskan kesuksesan tersebut.
B. KOMITMEN DAN KETERLIBATAN MANAJEMEN 1. PT Nestlé Indonesia
PT Nestlé Indonesia sadar akan fakta bahwa kesuksesan dari perusahaan merupakan cerminan dari profesionalisme, tingkah laku, dan sikap tanggung jawab dari pihak manajemen serta pekerjanya. Oleh karena itu pengerahan orang yang tepat, pengembangan, serta pelatihan yang diadakan sangatlah penting. Hal tersebut merupakan komitmen dari perusahaan ini dalam memulai suatu hubungan kerja sama. Departemen yang terlibat dalam hubungan kerja sama dengan penyalur dinamakan Kelompok Lintas Fungsi (Cross Functional Team), yang terdiri dari ; a. Purchasing Department
Departemen ini berfungsi mengkoordinasikan proses serta aktivitas yang berkaitan dengan pencarian bahan (materials sourcing) yakni seleksi penyalur dan mengkomunikasikan kualitas kemasan
21 sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan kepada penyalur yang bersangkutan, menerima komentar atau perbaikan proposal, serta memastikan semua spesifikasi yang diberikan telah diterima. Fungsi lainnya yaitu bertanggung jawab untuk menangani semua hal yang berkaitan dengan perniagaan.
b. Manufacturing - Packaging Services
Departemen ini berperan dalam mengembangkan produk baru dan menyesuaikan formula yang telah tercipta dalam skala industri. Dalam pengembangan produk baru, departemen ini harus mengutamakan kualitas dan keamanan pangan dengan menggunakan bahan mentah, kemasan serta proses yang tepat. Departemen ini juga bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan formulasi, standar, spesifikasi dan kondisi perakitan untuk semua produk yang diproduksi.
c. Quality Assurance Department
Departemen ini bertanggung jawab dalam pembuatan sistem Supplier Quality Assurance; mengkoordinasi penilaian penyalur (supplier assessment) serta secara resmi memberi penyetujuan terhadap penyalur kemasan (supplier approval). Hal ini dilaksanakan agar dapat memastikan bahwa kemasan yang digunakan dalam produksi serta ketika produk dilepas ke pasaran memenuhi standar kualitas, dengan cara bertanggung jawab dalam praktek pengimplementasian dari sistem kualitas yang relevan.
d. Regulatory AffairsDepartment
Departemen ini memiliki peran dalam mengikuti perkembangan dari peraturan dan bertanggung jawab dalam memastikan bahwa produk yang diproduksi dan dijual memenuhi peraturan yang berlaku di tempat produk tersebut dipasarkan. Unit ini berperan aktif dalam memantau perkembangan peraturan yang berlaku dengan menyediakan masukan yang dibutuhkan mengenai peraturan apa saja yang dibutuhkan ketika kemasan baru akan digunakan.
22 2. Penyalur Kemasan
Penyalur Kemasan memiliki satu divisi khusus yang menangani langsung semua bentuk hubungan dengan perusahaan lain, yakni Sales Representative. Sales Representative merupakan pintu dari semua hubungan yang terjalin. Semua kegiatan dari perekrutan mitra baru, penanganan isu, klaim pelanggan, ataupun masalah yang timbul akan ditangani oleh divisi ini kemudian ditindaklanjuti oleh divisi lain yang terkait. Penyalur Kemasan cukup kritis dalam menyeleksi rekan kerja yang akan dilibatkan dalam hubungan bisnis. Adapun kriteria yang dilihat yaitu ;
a. Latar belakang perusahaan
Kinerja dari sebuah perusahaan dapat dinilai dan dilihat dari seberapa lama perusahaan tersebut bertahan dalam bisnisnya. Pengalaman dibutuhkan pada saat menjalani bisnis, pihak penyalur kemasan ini lebih mengutamakan melakukan kerja sama dengan perusahaan – perusahaan yang telah lama bergerak di bidangnya.
b. Pembayaran
Kemampuan dalam membayar merupakan awal dari sebuah hubungan bisnis, keberlangsungan suatu bisnis tidak lepas dari adanya finansial yang menyokongnya.
c. Kreditabilitas
Kemampuan untuk membayar tanggungan tiap bulan.
C. KEBIJAKAN PERUSAHAAN 1. PT Nestlé Indonesia
Kualitas dari produk hanya bisa diciptakan dari bahan yang tepat serta berkualitas juga. Kualitas merupakan hasil dari usaha bersama, Nestlé Indonesia tidak dapat memenuhi tujuan kualitas serta memecahkan masalah atau tantangan yang timbul tanpa bantuan rekan bisnis salah satunya adalah Penyalur Kemasan. Penyalur Kemasan harus mengetahui sejauh apa kemasan yang mereka pasok memenuhi persyaratan, Nestlé pun harus mampu mengkomunikasikan persyaratan yang dimilikinya
23 Nestlé Indonesia terus – menerus meningkatkan komitmennya untuk mengikuti dan menghormati undang-undang dan peraturan setempat yang berlaku di setiap negara. Kebijakan merupakan hal penting sebagai dasar atau pondasi perusahaan beserta fungsi penunjangnya untuk menjalankan perannya secara benar, tepat, dan utuh. Berikut beberapa kebijakan yang merefleksikan betapa pentingnya menjalin kerja sama dengan penyalur kemasan, diantaranya ;
a. Corporate Business Principles (Prinsip Bisnis Perusahaan)
Nestlé Indonesia berpedoman pada kejujuran, keutuhan, dan keadilan dalam semua aspek di proses bisnisnya. Hal tersebut juga diharapkan dapat diterapkan pada semua mitra bisnis serta penyalur bahan, barang, ataupun jasa. Nestlé Indonesia hanya setuju dan ingin melakukan hubungan kerja sama dengan penyalur yang bereputasi baik serta menerapkan standar kualitas. Hubungan kerja sama yang terjalin secara rutin dievaluasi agar kualitas tersebut dapat diperbaiki secara berkesinambungan. Semakin erat hubungan yang terjalin antara pihak penyalur dan perusahaan, terdapat kemungkinan penyalur tersebut menjadi penyalur diutamakan (preferred supplier) dari bahan, barang , atau jasa yang disalurkannya.
Pihak Nestlé Indonesia akan menjaga standar tertinggi dari integritas dan kompetensi profesional dalam semua hubungan bisnis. Sanksi akan diberikan ketika terdapat penyalahgunaan dari pedoman dan standar perusahaan. Hubungan kerja sama yang terjalin didasarkan pada prinsip saling percaya, kejujuran, dan profesionalisme dalam konteks ekonomi pasar bebas.
b. Quality Policy (Kebijakan Kualitas)
Berikut kutipan Kebijakan Kualitas (Quality Policy) dari PT Nestlé Indonesia ;
(1). Keberhasilan tercipta karena kualitas (2). Pelanggan didahulukan
(3). Kualitas adalah suatu keunggulan kompetitif (4). Kualitas merupakan suatu usaha bersama
24 (5). Kualitas diciptakan oleh manusia
(6). Kualitas adalah tindakan
c. Principles of Purchasing (Prinsip dalam Pembelian)
Purchasing atau pembelian adalah sebuah strategi dalam pencarian bahan, materi, maupun jasa yang paling tepat sesuai dengan tujuan dan diharapkan dengan biaya total sistem paling optimal. Prinsip ini menyatakan penyalur harus menjamin bahwa bahan yang disalurkan terbebas dari kerusakan dan sesuai dengan tujuan perusahaan. Berdasarkan prinsip dalam pembelian, Purchasing Department secara aktif berpartisipasi sebagai rantai utama dalam pendekatan rantai suplai yang terintegrasi yang bertujuan untuk
(1). Mengantarkan keuntungan kompetitif yang langgeng , terkuantifikasi kepada perusahaan, dan pemenuhan kepuasan untuk semua klien internal
(2). Meningkatkan kekuatan pembelian perusahaan
(3). Memenuhi syarat perusahaan untuk bahan, barang, dan jasa dengan jumlah sesuai dan waktu yang tepat secara efisien
(4). Menyumbang terhadap pertumbuhan dan keuntungan perusahaan
(5). Mengembangkan kerja sama dengan penyalur yang menekankan pada nilai dengan cara melampaui sifat tradisional yang hanya berpatokan pada harga
(6). Meningkatkan rasa bersaing antar penyalur untuk memberikan hasil yang terbaik
(7). Secara berlanjut memantau kinerja, ketahanan kerja, dan kelangsungan hubungan dari penyalur
d. Quality System (Sistem Kualitas)
Sistem Kualitas Nestlé merupakan tulang punggung dari sistem kualitas di perusahaan ini. Sistem Kualitas ini memiliki unsur yang mewakili aktivitas yang berkaitan dengan kualitas. Unsur tersebut direkomendasikan untuk digunakan karena bersifat mandatory (wajib). Terdapat dua unsur yang berhubungan yaitu:
25 (1). Penyalur
Operasi produksi bergantung pada sejumlah besar bahan, berkisar dari bahan pertanian (kopi atau susu), bahan setengah jadi (bubuk cokelat atau campuran vitamin), kemasan , hingga bahan penunjang lainnya. Oleh karena itu PT Nestlé Indonesia bergantung pada sejumlah besar penyalur sehingga penyalur harus dipertimbangkan sebagai bagian dari rantai suplai (Supply Chain). Penyalur merupakan mitra kerja dan memiliki sumbangsih yang nyata terhadap kesuksesan perusahaan. Untuk alasan tersebut, perusahaan lebih menginginkan melakukan kerja sama dengan penyalur tertentu yang dipilih secara seksama dengan maksud mencapai sebuah hubungan kemitraan. Merupakan kebijakan perusahaan untuk menawarkan bantuan teknis kepada penyalur apabila hasil pengembangan terhadap kualitas dan ketahanan dari bahan tersebut dapat meningkatkan nilai tambah.
PT Nestlé Indonesia menciptakan sebuah pedoman dalam mengatur hubungan kerja sama dengan penyalur yakni Sistem Jaminan Kualitas Penyalur (Supplier Quality Assurance System) yang menjabarkan garis besar persyaratan kualitas dan prosedur tentang penilaian sebagai dasar untuk menjalin kemitraan dengan penyalur. Sistem ini akan dijelaskan lebih lanjut pada bab berikutnya.
Agar kemitraan dengan penyalur dapat terjalin dengan baik perusahaan melalukan pertemuan yang rutin dan menjalin komunikasi yang baik dengan pihak penyalur tersebut, agar dapat bersama – sama meninjau kinerja kualitas, menyelesaikan masalah, serta mengembangkan program perbaikan yang berkesinambungan.
Penyalur bertanggung jawab untuk mengirimkan bahan sesuai dengan spesifikasi yang diberikan serta menjamin bahwa bahan tersebut bebas dari segala hal yang dapat membahayakan atau zat beracun. Dalam semua kasus penyalur harus mampu
26 menjamin bahwa barang yang dikirim tersebut sesuai dengan peraturan yang berlaku. Sebagai bukti dari jaminan tersebut, sertifikat pemenuhan peraturan (terutama untuk kemasan dan barang pendukung ) atau sertifikat analisis sangat dibutuhkan. Merupakan tanggung jawab perusahaan untuk melakukan pengujian yang tepat (seperti audit penyalur atau inspeksi penyalur), untuk memastikan bahwa sertifikat tersebut berlaku (valid).
(2). Kemasan dan Bahan Pendukung Lain
Kualitas dari bahan pengemas (kemasan) tidak boleh diabaikan. Kemasan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari produk yang dibeli oleh konsumen. Kemasan penting untuk menjaga produk, membantu untuk memastikan keamanan dan kualitasnya, mempertahankan umur simpan, sebagai pembawa informasi (promosi dan pesan), serta memberikan kenyamanan kepada konsumen. Kemasan harus kokoh saat pengisian produk berlangsung dan pada saat proses berikutnya, termasuk ketika terdapat perlakuan panas (untuk produk sterilisasi).
Pada sisi lain, kemasan merupakan unsur utama yang mempertemukan konsumen dengan perusahaan ini. Kemasan akan dilihat dan dipegang terlebih dahulu sebelum isinya dikonsumsi, hal ini akan mempengaruhi konsumen dalam memilih. Sehingga kemasan harus dapat menarik perhatian dan dapat meningkatkan “brand image” dari perusahaan. Kemasan harus didesain agar dapat memberikan kenyamanan melalui informasi, bentuk kemasan, serta kemudahan dalam membuka dan menutup produk.
Kemasan yang diciptakan selain untuk menarik perhatian pada saat dipasarkan juga harus ramah terhadap lingkungan. Hal ini harus diperhatikan karena PT Nestlé Indonesia peduli terhadap lingkungan. Semua hal diatas harus dipenuhi dan dijadikan pertimbangan pada saat menciptakan suatu kemasan. Sebagai tambahan, syarat dan peraturan yang mencakup bahan tambahan
27 dari komponen plastik maupun migrasi dari senyawa berbahaya dari kemasan menuju produk makanan maupun minuman harus diperhatikan.
Sejak bahan pengemas menjadi produk yang diciptakan secara industri maka sangat mungkin untuk membuat kemasan dengan spesifikasi yang sangat rinci untuk memenuhi Quality Assurance System. Inspeksi dan kontrol kualitas harus bisa didelegasikan kepada penyalur sejelas mungkin.
2. Penyalur Kemasan
Tidak terdapat penjelasan yang lebih rinci mengenai kebijakan yang mengatur hubungan kerja sama. Namun dilihat dari kebijakan umum kualitas dan tujuan untuk memenuhi kebijakan tersebut dapat dilihat tersirat bahwa Penyalur Kemasan tersebut sangat memperhatikan hubungan kerja sama yang terjalin. Berikut merupakan kebijakan kualitas yang dimiliki oleh Penyalur Kemasan tersebut.
a. Mengukuhkan posisi No. 1 di dalam industri packaging di Asia Tenggara dengan menerapkan daya kesatuan Grup Perusahaan, menyediakan produk berkualitas tinggi dan berteknologi unggul yang diakui secara internasional dan memperoleh kepercayaan customer dan kepuasan customer.
b. Menyadari bahwa pemeliharaan dan perbaikan kualitas merupakan kunci kelangsungan perusahaan, senantiasa memeriksa efektivitas sistem manajemen kualitas, dan semua karyawan melakukan aktivitas perbaikan secara berkesinambungan dengan kesadaran yang tinggi akan kualitas.
Sebuah perusahaan yang maju akan berusaha mengintegrasikan kebijakan kualitas yang dimilikinya dengan tujuan serta sasaran perusahaan. Tujuan perusahaan secara gamblang dideskripsikan untuk menjadi perusahaan nomor satu di dunia dalam bisnis yang digelutinya. Untuk memperjelas kondisi pencapaian kebijakan kualitas, ditetapkan sasaran kualitas. Segmentasi dalam pencapaian sasaran kualitas ini dibagi
28 ke dalam kuantitas, kualitas, biaya, persediaan barang, keselamatan dan lingkungan, serta teknologi dasar. Karena sifatnya yang terlalu teknis untuk persedian barang dan teknologi dasar tidak dibahas lebih lanjut. Sasaran kualitas dari Penyalur Kemasan tersebut, yaitu :
a. Kuantitas ; menaikkan kuantitas. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Mempertahankan keuntungan dengan membuat rencana operasi produksi berdasarkan sales forecast order melalui perbaikan produktivitas kerja dengan mengoptimalkan karyawan dan penempatan karyawan secara tepat.
(2). Mempertahankan kuantitas produksi dengan memperbaiki persentase operasi produksi agar menghilangkan loss dan pemborosan secara menyeluruh.
(3). Mempertahankan keuntungan per departemen dengan melaksanakan kontrol keuntungan masing-masing per section. b. Kualitas ; menurunkan keluhan pelanggan dan menurunkan total loss.
Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Perbaikan kesadaran : menyalurkan barang dengan kualitas stabil melalui produksi barang yang berorientasi kepada pembeli.
(2). Tindakan terhadap sumber permasalahan : klarifikasi penyabab berdasarkan keadaan produksi dan kondisi barang aktual, kemudian mengambil tindakan penekanan prinsip dan asas secara teori.
(3). Tindakan pencegahan terkirimnya barang rusak : mengembangkan SDM hingga tingkat operator dengan membina kecermatan dalam pembuatan prosedur kualitas dan memperjelas tanggung jawab prosesnya sendiri.
(4). Biaya ; menaikkan rasio mutu produk dan menurunkan harga bahan baku. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara (5). Membuat rencana cost down per item dan melaksanakan
29 (6). Resin, tinta, solvent, adhesive, doctor blade yang merupakan
nilai penting dalam item cost, dilakukan kerja sama dengan penyalur dan dilakukan pengembangan material murah.
(7). Menyediakan bahanl dengan berorientasi ekspor.
c. Keselamatan dan Lingkungan; mengurangi tingkat kecelakaan kerja. Sasaran kualitas tersebut dapat dicapai dengan cara
(1). Menghapus kecelakaan kerja dengan peningkatan kesadaran akan bahaya melalui pertemuan (meeting) yang diikuti oleh seluruh karyawan untuk mencapai ” Bebas Kecelakaan Kerja ” . (2). Menghilangkan kecelakaan kerja melalui perbaikan yang
langsung dilaksanakan, yaitu dengan menghilangkan pekerjaan dan lokasi yang membahayakan, melalui praktek OJT (On – Job Training) yang transparan mengenai keselamatan.
(3). Peduli terhadap lingkungan dengan membersihkan tempat kerja serta berslogankan ”seragam yang rapi” dan ”mesin yang bersih”.
Jika dilihat dari kebijakan dan tujuan dari Penyalur Kemasan tersebut, jelas sekali menunjukkan bahwa secara umum Penyalur Kemasan sangat memperhatikan hubungan kerja sama dengan para konsumennya. Untuk memastikan hal tersebut pihak Penyalur Kemasan juga mengadakan peninjauan ulang akan kualitas yang diberikan kepada para konsumennya yang sering dikenal dengan Management Review of Quality. Management Review of Quality di perusahaan ini dilakukan dalam selang waktu 6 bulan sekali, adapun hal – hal yang dibahas antara lain ;
a. Tindak lanjut terhadap hasil tinjauan manajemen yang lalu
b. Hal – hal yang berkaitan dengan sistem manajemen kualitas secara keseluruhan
c. Kondisi pencapaian sasaran kualitas d. Audit internal dan eksternal
e. Kepuasan pelanggan
f. Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan g. Hal yang berkaitan dengan perbaikan
30 h. Pendidikan dan pelatihan
Untuk memastikan bahwa hubungan kerja sama tetap terjaga pihak Penyalur Kemasan mengadakakan pertemuan rutin. Pertemuan diadakan setiap minggu pada hari Senin hingga Kamis, pertemuan tersebut membahas mengenai informasi terkini dan perkembangan yang terjadi. Isi dari pertemuan ini membahas mengenai isu – isu perusahaan yang bekerja sama dengan Penyalur Kemasan . Pertemuan akan diadakan pada hari yang sama ketika terdapat isu penting yang harus dibahas. Biasanya, pertemuan ini diadakan ketika terdapat isu menyangkut keamanan pangan.
D. TINGKAT KERJA SAMA
Hubungan kerja sama yang terjalin antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan diawali pada tahun 1996, hingga kini hubungan tersebut sudah menginjak usia 11 tahun. Penyalur Kemasan menyalurkan flexible packaging untuk produk kopi instan yang dimiliki oleh PT Nestlé Indonesia. Kemasan yang disalurkan tersebut merupakan jenis kemasan dengan tingkat resiko tinggi karena kontak langsung dengan produk. Secara umum regulasi yang mengatur mengenai kemasan yang kontak langsung dengan produk dapat dilihat pada Tabel 1.
Tabel 1. Regulasi mengenai kemasan yang kontak langsung dengan produk a
Regulasi Bagian Perihal
US FDA
(United State Food and Drugs Administration) 21 CFR (Code of Federal Regulations) US FDA 21 CFR 175 Adhesives & components of coating 176 Paper & paperboard
components
177 Polymers
178 Adjuvatants & production aids European Legislation
(on Food – Contacts Packaging)
2005/79/EC (amending
directive 2002/71/EC)
Daftar monomer dan batas spesifik migrasi
monomer
a
31 Karena bersifat rahasia maka Penyalur Kemasan tidak dapat menjelaskan lebih rinci mengenai pemenuhan regulasi tersebut namun jika dilihat dari pasokan kemasan selama ini tidak terdapat masalah mengenai migrasi monomer. Untuk memastikan bahwa kemasan yang dipasok memiliki kualitas yang tepat untuk produk yang dikemasnya maka PT Nestlé Indonesia mewajibkan penerapan Good Manufacturing Practices (GMP) dan Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP) di daerah produksi pihak Penyalur Kemasan. Sejauh ini Pihak Penyalur Kemasan sudah dapat memenuhi kewajiban tersebut dengan dilakukannya penerapan GMP yang tepat dan memulai sertifikasi HACCP di tahun 2007. Hingga saat ini Penyalur Kemasan memiliki kinerja yang konsisten baik dari kualitas kemasan yang diberikan, ketepatan waktu pengiriman, hingga ketepatan jumlah pengiriman. Secara keseluruhan rata - rata kinerja Penyalur Kemasan terhadap PT Nestlé Indonesia diatas 95% (berdasarkan KPI yang akan dijelaskan di bab berikutnya). Hal ini merupakan bukti komitmen dari kedua belah pihak akan profesionalisme dalam bekerja- sama. PT Nestlé Indonesia mengkategorikan Penyalur Kemasan ini ke dalam penyalur dengan tingkat kepercayaan tinggi yang didasarkan dari kinerja yang diberikan dan kepedulian terhadap hubungan yang terjalin. Menganalisa beberapa fakta diatas, jenis tingkatan yang diberikan oleh PT Nestlé Indonesia kepada Penyalur Kemasan tersebut berdasarkan Oakland (1993) adalah full approval.
E. KONSEP KERJA SAMA
Penerapan sistem kualitas di PT Nestlé Indonesia sudah memenuhi persyaratan yang dikemukakan oleh Monks (1995). Sistem kualitas yang diterapkan tersebut merupakan sistem berbasis proses yang juga memenuhi syarat yang ditentukan oleh ISO 9001 : 2000 walaupun secara umum perusahaan ini belum tersertifikasi. Terdapatnya kebijakan perusahaan dan komitmen perusahaan dalam pengaturan penyalur memenuhi syarat penting yang dikemukakan oleh Oakland (1993).
Pihak Penyalur Kemasan sendiri telah memperoleh sertifikat ISO 9001 : 2000 pada tahun 2003. Hal ini merupakan bukti komitmen Penyalur
32 Kemasan akan kualitas. Walaupun tidak dijelaskan secara rinci mengenai pengaturan hubungan kerja sama namun kebijakan dan komitmen Penyalur Kemasan ini sangat menitikberatkan pada kualitas dan kepuasan konsumen (dalam hal ini PT Nestlé Indonesia). Terdapatnya pembagian departemen dari masing – masing pihak untuk mengatur hubungan kerja sama yang terjalin merupakan salah satu bukti juga bahwa hubungan kerja sama ini sangatlah penting. Pertemuan rutin selalu dilaksanakan setiap bulan oleh pihak - pihak yang bersangkutan dan setiap 3 bulan sekali diadakan Technical Meeting mengenai spesifikasi kemasan serta isu aktual. Dilihat dari fakta – fakta diatas, konsep kerja sama yang terjalin antara PT Nestlé Indonesia dengan Penyalur Kemasan menurut Goetsch dan Davis (1997), termasuk jenis Contemporary Relations : Supplier – Customer Chain.
F. OPTIMALISASI SUPPLIER QUALITY ASSURANCE
1. Supplier Quality Assurance Systems di PT Nestlé Indonesia
Pengaturan hubungan yang tepat dengan penyalur merupakan unsur dalam kelanggengan bisnis perusahaan. Nestlé Indonesia menerapkan Supplier Quality Assurance System dalam menjalin kemitraan dengan Penyalur Kemasan. Supplier Quality Assurance System terbagi ke dalam dua hal pokok yaitu Pengaturan Penyalur (Supplier Management) dan Jaminan Penangan Bahan (Material Assurance). Rincian dari kedua hal pokok tersebut, yaitu :
a. Pengaturan Penyalur (Supplier Management)
Pengaturan Penyalur terdiri dari beberapa tahap yaitu pemilihan penyalur, penilaian penyalur, penyetujuan penyalur, pemantauan penyalur, dan pengukuran kinerja penyalur. Tahapan dari Pengaturan Penyalur tersebut dapat dilihat pada Gambar 5 . Penyalur yang telah lama menjalin hubungan tidak perlu memulai dari awal hanya mengikuti tahap yang mungkin telah diperbaharui oleh pihak PT Nestlé Indonesia.
33 Gambar 5. Tahap pengaturan penyalur
Penilaian di tempat dibutuhkan? Mulai Ya Tidak Penyalur baru*? Perbaharui kuesioner penyalur Perbaharui aspek bisnis
Kumpulkan informasi mengenai kinerja penyalur
lengkapi kuesioner penyalur periksa aspek bisnis tentukan cakupan penilaian Pilih tim Siapkan rencana penilaian Awali penilaian
Buat laporan hasil Daftarkan kegiatan koreksi
Jika dibutuhkan Berhenti Penyalur disetujui? Perbaharui database penyalur Tandai penyalur tidak disetujui A n alis a res ik o bahan Ya Tidak Ya Tidak Ya dengan kondisi Masukkan penyalur d ke daftar persetujuan Tinjau ulang i suplai i Tindaklanjuti kegiatan koreksi
34 (1). Pemilihan Penyalur
Pemilihan penyalur didasarkan pada faktor bisnis, faktor teknis, serta faktor jaminan kualitas. Rincian dari faktor tersebut dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2. Kriteria pemilihan penyalur kemasan
Faktor Rincian
Bisnis struktur manajemen
situasi finansial
kepemilikan perusahaan reputasi bisnis
Teknis kompetensi teknis
kemampuan dalam produksi
Jaminan kualitas kemampuan dan keinginan penyalur dalam menjamin kualitas
penerimaan spesifikasi yang telah disepakati bersama.
kebersediaan atas audit dan inspeksi keberadaan sistem jaminan kualitas
kebersediaan dalam menyediakan informasi yang dibutuhkan mengenai komposisi ataupun proses produksi dari produk mereka
(2). Penilaian Penyalur (Supplier Assessment)
Penyalur harus dapat bekerja sama dalam penilaian resmi yang mencakup audit dan inspeksi dari (quality records) mereka. Penyalur harus terbuka dan responsif terhadap persyaratan dari perusahaan dan menyediakan semua informasi dibutuhkan. Terdapat dua aspek yang akan menjadi perhatian penting dalam audit penyalur yakni aspek kualitas dan aspek teknis. Contoh dari kedua aspek tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.
Hasil penilaian terhadap kedua aspek tersebut dapat berupa : (1) terpenuhi (hasil sesuai dengan syarat yang berlaku), (2) tidak terpenuhi (hasil tidak sesuai dengan syarat), (3) terpenuhi dengan syarat, ataupun (4) penyalur kemasan sama sekali tidak menerapkan. Jika hasil audit ‘tidak terpenuhi’ atau ‘terpenuhi dengan syarat’ maka dapat dilakukan suatu tindakan
