Definition and Causes
Organizational decline adalah penurunan kinerja perusahaan yang secara umum dapat dilihat dari aspek finansial dan juga operasional. Penurunan umum terjadi ketika perusahaan tidak bisa bersaing dengan perusahaan lain maupun tidak bisa mengikuti perkembangan zaman sehingga mereka tertinggal. Ada tiga faktor yang menjadi penyebab penurunan dalam organisasi, yaitu:
Organizational atrophy perusahaan tumbuh terlalu besar dimana lapisan birokrasi
terlalu banyak dan beban yang harus dibayarkan semakin besar. Contohnya seperti
Vulnerablity terjadi pada perusahaan kecil yang baru tumbuh karena perusahaan tidak dapat mengikuti perubahan lingkungan. Sebagai contoh seperti Friendster yang
booming di tahun 2009.
Environmental decline or competition terjadi ketika sumber daya yang tersedia
dari eksternal tidak dapat memenuhi kebutuhan dari perusahaan itu. Sebagai contoh American Red Cross, dimana organisasi non profit ini menyalurkan dana yang didapat dari orang berderma dan disalurkan untuk orang yang membutuhkan.Namun setelah krisis ekonomi 2008, dimana orang yang menyumbang berkurang dan dana yang dibutuhkan tetap bahkan meningkat.
A Model of Decline Stages
Perusahaan menuju kepailitan. Ada lima tahapan menuju kebangkrutan dan pembubaran :
Blind stage perusahaan tidak dapat mengidentifikasi masalah yang mereka miliki. Perusahaan tidak menyadari sinyal yang bisa digunakan sebagai acuan, seperti terlalu banyak karyawan sehingga terlihat terlalu gemuk dan tidak efisien, komunikasi yang terlalu formal dan kaku, kurangnya inovasi karena perusahaan terlihat cenderung hanya menginginkan efektivisasi, dan hubungan buruk dengan konsumen.
Cara mengatasinya adalah dengan mendapatkan informasi yang dibutuhkan pada waktu
Inactive stage adanya penyangkalan dari top managers terhadap masalah yang timbul. Top manager mengetahui masalah tapi tidak mengambil tindakan.
Cara mengatasinya seharusnya perusahaan lebih koperatif dengan cara melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan dan melihat kepuasaan karyawan itu sendiri.
Faulty action stage sinyal-sinyal kehancuran sudah tidak bisa ditutupi karena semua
stakeholder perusahaan sudah mengetahui penurunan. Mengurangi beban dengan
memecat karyawan dan menjual aset.
Cara untuk mengatasinya : tidak pecat tapi diberikan wejangan untuk meningkatkan nilai dan keterikatan mereka dengan perusahaan.
Crisis stage pemecatan dan persuasi yang dilakukan tidak berhasil dan malah
membuat perusahaan terlihat chaos yang ditandai dengan meningkatnya
ketidakpercayaan dan kepanikan.
Cara atasi : reorganisasi, mengganti sebagian besar personil,perubahan struktur, tujuan, strategi, dan kultur
Dissolution stage kebangkrutan tidak dapat dihindari dan tidak ada cara untuk
mengatasinya. Sebaiknya tutup dan menganti bisnis inti mereka.
Downsizing Implementation
Melaksanakan downsizing yang benar seharusnya perusahaan menggunakan tiga tahap berikut :
Communicate more,not less : perusahaan seharusnya mengomunikasikan lebih banyak
bukan ditutupi agar tidak membuat perusahaan terlihat lebih buruk dimata karyawan. Sehingga perusahaan harus memberi tahu bagian dan divisi mana yang akan dikurangi dan minimal diberi tahu beberapa bulan sebelum pemecatan.
Provide assistance to displaced workers : perusahaan harus memberi pelatihan dan
benefits yang sesuai dengan pengabdian dan konseling.
Help the survivors thrive : sesunguhnya yang mengalami masalah bukan hanya orang
yang dipecat, namun juga orang yang mampu bertahan. Sehingga perusahaan juga seharusnya melakukan pendekatan untuk mereka yang mampu bertahan.
Chapter 13 Workplace Technology and Design
Teknologi adalah segala proses kerja, teknik, mesin, ataupun metode yang digunakan oleh
sebuah perusahaan untuk mentransformasikan input yang dimiliki menjadi output. Teknologi sendiri berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi 2, yaitu :
1. Core Technology
Teknologi yang digunakan dalam proses kerja yang terkait langsung dengan misi/tujuan perusahaan tersebut.
Contoh : -Perusahaan mobil mempunyai Core Technology pada bagian manufacturing
2. Non-Core Technology
Teknologi yang penting namun tidak terkait langsung dengan misi/tujuan perusahaan tersebut, hanya berfungsi sebagai pendukung aktivitas utama.
Contoh : - Departemen R&D, HR, & Marketing pada perusahaan Manufaktur
Gambar diatas menjelaskan bagian Core Technology dan Non-Core Technology pada perusahaan Manufaktur. Dalam pengolahan Raw Materials, Core Technology ada pada bagian Core Work Processses, yaitu pada Materials Handling, Milling, Inspection, &
Assembly. Sedangkan Non-Core Technology yang mensupport aktivitas utama ada pada
departemen Human Resource, Accounting, R&D, dan Marketing.
Selain itu, ada 2 faktor tekanan yang bisa mempengaruhi bentuk struktur sebuah organisasi yaitu :
Faktor tekanan eksternal dari luar perusahaan yang mempengaruhi bagaimana
serta goals dari perusahaan tersebut. Contohnya, perusahaan dengan strategi padat karya tentunya akan membuat struktur organisasi lebih rigid dan terstandarisasi
Faktor internal dari dalam perusahaan yang mempengaruhi bagaimana seharusnya desain
struktur sebuah organisasi disesuaikan. Faktor tersebut adalah Work Process, dimana struktur perusahaan mampu didesain untuk mengakomodasi dan memfasilitasi operational work process perusahaan
MANUFACTURING FIRM
Technical Complexity akan menggolongkan jenis perusahaan manufaktur berdasarkan
seberapa kompleks penggunaan mesin di dalam work process perusahaan. Tingkat technical complexity tinggi berarti sebagian besar pekerjaan di perusahaan tersebut dilakukan oleh mesin. Technical Complexity-nya rendah, manusia lebih memegang peran besar dalam pekerjaan.
Grup 1 adalah perusahaan yang menghandle pesanan perorangan dan fokus pada pemenuhan
kebutuhan yang spesifik dari tiap konsumennya. Tingkat technical Complexity-nya rendah karena mereka lebih fokus menggunakan keahlian
Grup 2 adalah perusahaan yang memproduksi barang missal, mereka melakukan proyeksi
permintaan untuk selanjutnya melakukan produksi dalam jangka waktu panjang. tingkat technical Complexity-nya mulai tinggi dimana ada kolaborasi antara pekerja manusia dengan mesin mulai kompleks
Grup 3 adalah perusahaan yang mempunyai proyeksi permintaan sangat terperediksi untuk
jangka waktu yang sangat panjang proses produksi dilakukan oleh mesin dan manusia hanya
CONTEMPORARY APPLICATIONS
transformasi besar pada teknologi. Terdapat 2 jenis Contemporary Applications yang paling signifikan mempengaruhi teknologi manufaktur, yaitu :
1. Digital Factory
pemanfaatan dan penggunaan tekonologi manufaktur seperti robot, RFID, Wireless Technology, computer, design software, dan sebagainya untuk melakukan koordinasi menggunakan satu sistem computer. 3 subkomponen FMS :
a. Computer Aided Design (CAD)
Berfungsi membantu membuat desain, membuat desain lebih spesifik, dsb. b. Computer-aided Manufacturing (CAM)
Berfungsi mengontrol mesin dalam produksi, material handling, dsb. c. Integrated Information Network
Menghubungkan semua aspek di dalam pabrik untuk mendukung kegiatan produksi baik dari Core Departement dan Non-Core Departement.
2. Lean Manufacturing
• Lean manufacturing menggunakan pekerja yang sangat terlatih di setiap tahap proses produksi. Fokus pada People, sehingga membutuhkan perubahan pada sistem organisasi seperti decision-making process & management process.
Performance and Structural Implications
Jika dilihat dari dua dimensi (product flexibility dan batch size), maka akan ada lima tipe manufaktur.
1. Small batch
Product flexibility tinggi dan dan custom orders menyebabkan produksi hanya bisa dilakukan dalam batch yang kecil karena ada “craftmanship” di dalamnya
2. Mass Production
Produksi massal dapat menghasilkan batch yang lebih besar, namun product flexibility rendah karena produksi per batch dilakukan serentak dalam proses yang sama
3. Continuous Process
Produksi ini menghasilkan satu standar produk yang dapat dibuat dalam kuantitas yang tak terbatas
Sistem ini membuat alat yang dapat memproduksi dalam jumlah yang lebih banyak dan product flexibility yang lebih tinggi
5. Mass Customization
Untuk memproduksi barang dengan batch yang lebih besar dari flexible manufacturing dan produk terspesifikasi sesuai keinginan customer, maka dinamakan mass customization. Biasanya disebut juga dengan computer-aided craftmanship.
CORE ORGANIZATION SERVICE TECHNOLOGY Service Firms
Perbedaan yang sangat terlihat dari service technology bahwa produk yang dihasilkan merupakan intangible output. Jasa merupakan sesuatu yang abstrak dan seringnya terdiri dari
ide dan pengetahuan daripada berbentuk fisik. Interaksi antara produksi dan konsumsi pada jasa benar-benar terjadi pada waktu yang sama.
Seperti yang sudah disebutkan di atas, interaksi antara pegawai dan customer pada jasa cenderung tinggi dibandingkan manufaktur. Sehingga human element (pegawai) menjadi bagian yang penting dalam perusahaan jasa. Pengukuran kualitas output yang berbentuk jasa juga tidak mudah karena bersifat relatif dan tidak berbentuk angka. Namun, untuk menjaga kualitas output yang diberikan, karakteristik rapid response time harus diperhatikan.
Yang terakhir, site location sangat penting bagi perusahaan jasa dibandingkan dengan manufaktur. Karena jasa sebisa mungkin mendekati lokasi konsumen yang membutuhkan dan tersebar di berbagai titik.
New Directions in Services
Perusahaan jasa cenderung menawarkan customized output, yakni menawarkan output yang secara spesifik diinginkan oleh customer.
Designing the Service Organization
Fitur dari teknologi jasa berpengaruh terhadap struktur organisasi dan sistem kontrol, artinya ada kebutuhan akan pegawai dengan technical core skill yang bisa berada dekat dengan
customer.
Structural Characteristic Service Product
1. Separate boundary roles 2. Geographical dispersion 3. Decision making 4. Formalization Few Much Decentralized Lower Many Little Centralized Higher Human Resource
1. Employee skill level 2. Skill emphasis
Higher Interpersonal
Lower Technical
NON-CORE DEPARTMENTAL TECHNOLOGY
Bagian ini menganalisis hubungan antara teknologi departemen dan struktur departemen. Perrow menjelaskan dua dimensi dari aktivitas departemen yang berhubungan dengan struktur dan proses organisasi.
Variety
Yang pertama adalah task variety, yaitu frekuensi dari kejadian tak terduga pada suatu proses pekerjaan. Ketika pegawai tidak selalu mengerjakan pekerjaannya dengan proses yang sama, artinya task variety dinilai tinggi.
Yang kedua adalah task analyzability, yaitu apakah proses pekerjaan tersebut bisa diuraikan dengan jelas. Ada pekerjaan yang prosesnya terstruktur dan dijelaskan dalam Standard of Procedure.
Framework
Berdasarkan dua dimensi tersebut, terciptalah framework yang terdiri dari empat kategori teknologi, yaitu
a. Routine technologies
Kategori ini memiliki karatkestik task variety yang rendah dan penggunaan objective kerja serta prosedur berbasis komputer (high task analyzability). Jenis pekerjaan yang dilakukan dengan teknologi ini cenderung dilaksanakan dengan formalisasi dan standarisasi yang tinggi.
b. Craft technologies
Kategori ini memiliki karakteristik berupa aktivitas pekerjaan yang terlihat stabil namun prosesnya sulit untuk dianalisis atau diuraikan. Pekerjaan di dalamnya menyertakan training dan pengalaman karena pekerja menghadapi masalah-masalah yang tak terduga dalam prosesnya.
c. Engineering technologies
Kategori ini memiliki karakteristik berupa task variety yang tinggi, namun penyelesaian task tersbeut bisa diselesaikan dengan formula atau cara yang sudah ada.
d. Nonroutine technologies
Kategori ini memilki karakteristik berupa task variety yang tinggi dan task analyzability yang tinggi juga.
Routine versus Nonroutine
Jika diringkas menjadi satu dimensi, maka pengelompokkannya hanya menjadi dua. Yaitu Routine ketika task variety rendah dan task analyzability tinggi, dan nonroutine ketika task variety tinggi dan task analyzability rendah.
DEPARTMENT DESIGN
Setelah bentuk teknologi departemen sudah diidentifikasi, maka kita dapat menentukan desain struktur organisasi nya. Teknologi departemen dapat diidentifikasi dengan melihat beberapa karakteristik dari suatu departemen, seperti formalisasi, sentralisasi, kualifikasi pekerja, rentang kendali, dan bentuk komunikasi & koordinasi yang digunakan.
a. Formalization untuk melihat sampai tingkat manakah pekerjaan-pekerjaan dalam
organisasi itu dilakukan.
-Teknologi rutin dikarakteristikkan dengan adanya standarisasi, yaitu isi pekerjaan
itu telah diprogram secara spesifik, yang meliputi standarisasi tanggung jawab, standarisasi kualifikasi, standarisasi saluran komunikasi dan standarisasi peraturan kerja. Otoritas kerja juga didefinisikan secara jelas. Selain itu, pada teknologi rutin terdapat pembagian pekerja kedalam tugas-tugas yang spesifik yang telah diatur oleh peraturan formal dan prosedur yang berlaku.
-Sedangkan untuk teknologi non rutin, struktur organisasinya kurang formal dan
kurang terstandarisasi.
b. Desentralisasi keleluasaan keputusan dialihkan ke bawah ke karyawan tingkat lebih
rendah.
-Pada teknologi rutin, semua keputusan mengenai aktivitas organisasi berada pada tingkatan manajemen atau tersentralisasi dimana pengambilan keputusan dipusatkan pada titik tunggal dalam organisasi.
-Pada teknologi engineering, para pekerja mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan untuk pencapaian keberhasilan tugas nya karena mereka telah mendapatkan pelatihan-pelatihan teknis, sehingga mereka cenderung lebih mengetahui solusi dari masalah yang terjadi.
-Pada teknologi non rutin, pengambilan keputusan biasanya terdesentralisasi, begitu pula pada teknologi craft. Desentralisasi terjadi karena kontrol pada pekerjaan dibuat sedemikian rupa dimana prekerja dapat bekerja secara independen tapi dekat dengan
klien yang dilayaninya. Selain itu tipikal pekerjaan ini terlalu kompleks untuk diawasi oleh manajer sehingga terjadi desentralisasi.
c. Kualifikasi pekerja seberapa besar pendidikan para pekerja, pengalaman kerjanya,
pelatihan yang didapatkannya, sehingga ia dapat mengerjakan tugas-tugas dengan baik dan benar.
- Pekerja pada teknologi rutin biasanya tidak harus memiliki pendidikan yang tinggi
dan pengalaman kerja karena pekerjaannya sederhana dan berulang sehingga hanya membutuhkan keahlian dan pelatihan yang minimal.
- Pada teknologi non rutin, yang mempunyai unit kerja dan variasi tugas yang lebih banyak, pekerjanya harus mempunyai tingkat keahlian yang tinggi dan diperlukan adanya pelatihan formal.
- Pelatihan untuk teknologi craft, yang mempunyai analyzability rendah, biasanya
melalui pengalaman kerja.
- Sedangkan pada teknologi non rutin memerlukan baik pendidikan yang tinggi
maupun pengalaman kerja.
d. Rentang kendali jumlah bawahan yang dapat diarahkan secara efisien dan efektif
oleh seorang manajer, rentang kendali biasanya dipengaruhi oleh departmental teknologi. Semakin kompleks dan semakin tugas-tugas itu tidak rutin, maka peran manajer semakin diperlukan, sehingga rentang kendali dari manajer semakin sempit.
e. Komunikasi dan Koordinasi msemakin besar variasi tugas, komunikasi dan
koordinasi yang diperlukan semakin besar. Pada unit kerja yang tidak rutin, arah komunikasi nya adalah horizontal, sedangkan pada unit kerja yang rutin, arah komunikasinya adalah vertikal. Bentuk komunikasi berbeda-beda tergantung dari besarnya variasi dalam tugas dan analyzability nya. Ketika tugas itu mempunyai analyzability yang tinggi, bentuk komunikasinya adalah tertulis, sedangkan untuk tugas yang analyzability nya rendah, komunikasinya adalah melalui tatap muka, telepon, maupun pertemuan.
- Teknologi rutin diasosiasikan dengan struktur organisasi yang mekanistik, dengan tugas- tugas yang formal, mempunyai analyzablility yang tinggi, dan variasi tugas rendah.
- Teknologi non rutin diasosiasikan dengan struktur organisasi yang organik, dengan
analyzability rendah, variasi tugas yang tinggi, sehingga analisis masalah memerlukan usaha yang besar.
- Sedangkan untuk Teknologi craft dan Teknologi engineering, mereka berada diantara organik dan mekanistik.
WORKFLOW INTERDEPENDENCE AMONG DEPARTMENTS
Interdependence adalah seberapa besar suatu departemen memiliki ketergantungan terhadap
sumber daya dari departemen lain untuk menyelesaikan tugas-tugasnya.
- Interdependence yang rendah artinya bahwa departemen tersebut mampu
mengerjakan tugas-tugas nya sendiri tanpa memerlukan interaksi, ataupun pertukaran sumber daya dengan departemen lain.
- Interdependence yang tinggi artinya bahwa departemen tersebut harus melakukan
pertukaran sumber daya denagn departemen lainnya.
Jenis interdependence
1. Pooled
- tingkat interdependence terendah yang dapat dimiliki suatu departemen atau bagian
organisasi.
- Masing-masing bagian bekerja secara independen sehingga antar departemen perlu
adanya standarisasi, agar hasil dan produktivitas diukur dan dibandingkan.
- mediating technology menghubungkan organisasi (mediator) dengan klien dari
lingkungan, Misalnya, bursa saham.
- Koordinasi day-to day antar unit diperlukan meskipun sedikit.
2. Sequential
- Tingkatan interdependence yang lebih tinggi dari pooled, dimana output untuk suatu
departemen menjadi input untuk departemen selanjutnya.
- Departemen yang awal harus melakukan proses dengan benar agar departemen
selanjutnya dapat memproses dengan benar pula.
- Long-linked technology, dimana terdapat suatu tahapan proses produksi yang
departemen selanjutnya berturut-turut seperti itu hingga pada akhirnya output tersebut sampai pada klien.
3. Reciprocal
- Tingkatan interdependence yang paling tinggi
- Output dari satu departemen menjadi input untuk departemen selanjutnya, dan
dikembalikan menjadi input pada departemen pertama
- Perlu perencanaan, meskipun rencana bukanlah satu-satunya kunci keberhasilan. - Perlu koordinasi yang ketat dan intens antar dpartemen.
- Intensive technology, dimana beberapa pelayanan khusus digabungkan untuk klien.
IMPACT OF THE TECHNOLOGY ON JOB DESIGN Implikasi struktural
Berdasarkan berbagai pengalaman interdependence dan struktur dapat didesain untuk memenuhi kebutuhan organisasi. Pada perusahaan manufaktur, pengembangan produk baru akan memakai bentuk kebergantungan reciprocal antar departemen desain, engineering, purchasing, menufacturing dan penjualan. Ketika produk didesain maka bentuk kebergantungan yang dipakai ialah sequential, dengan aliran arah barang dari satu departemen ke yang lain seperti pembelian ke penyimpanan ke production control ke manufacturing dan assembly. Ketika perusahaan hendak memesan dan mengantar produk maka kebergantungan yang dipakai ialah pooled interdependence dimana gudang akan
JOB DESIGN
job rotation, yaitu dimana karyawan akan dipindah-pindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan lain. job simplification, yang artinya mengurangi kesulitan kerja oleh manusia. Pengggunaan teknologi tinggi
juga akan menyebabkan
job enrichment, yang artinya pekerjaan itun menimbulkan tangggung jawab yang besar dan kesempatan yang besar dalam mengembangkan produk.
job enlargement, dimana terjadi ekspansi dari berbagai pekerjaan yang ajkan ditangani oleh seorang karywan yaitu penambahan variasi tugas.
SOCIOTECHNICAL SYSTEM
Pendekatan sociotechnical system menyatakan bahwa interaksi antara technical dan human needs pada job design yang efektif adalah dengan cara mengkombinasikan kebutuhan masyarakat dengan kebutuhan organisasi untuk menciptakan technical efficiency.
Tiga komponen utama dari Sociotechnical Model, yaitu :
- Social system adalah seluruh elemen manusia – seperti perilaku individu dan tim, budaya organisasi,
manajemen, dan tingkat keterbukaan komunikasi yang akan mempengaruhi kinerja dari pekerjaan.
- Technical system menunjuk pada jenis dari teknologi produksi, tingkat interdependence,
kompleksitas dari tugas-tugas, dll.
- Design for Joint Optimization, Tujuan dari sociotechnical system adalah untuk mendesain
organisasi untuk joint optimization, yaitu organisasi hanya akan menghasilkan fungsi terbaik jika social system dan technical system didesain untuk memenuhi kebutuhan dari keduanya.