Gio adalah mahasiswa Fakultas Kesehatan Masyarakat dan satu angkatan dengan Adam dan Renti. Ia membenarkan kalau SUARA USU memiliki logo dan dirasa sudah sesuai karena simpel. Menurutnya, logo tidak harus ribet. Hanya 4 kata dan penempatannya atas-bawah dan tulisan ‘SUARA USU’ lebih ditonjolkan. Warna hitam dan merah di logo pun mampu sesuai dengan ciri SUARA USU. Logo digunakan pada semua produk dan pada setiap kegiatan SUARA USU contohnya dengan mencantumkan logo pada spanduk-spanduk. Logo tersebut
mampu mewakili SUARA USU untuk publikasi dan menjadi bukti saat kerjasama dengan pihak lain. Logo adalah salah satu simbol yang mampu mewakili SUARA USU. Sekretariat SUARA USU juga sangat mendukung kegiatan-kegiatan di dalamnya. Semua kegiatan dilakukan di sekretariat misalnya rapat. Keberadaan sekretariat sangat penting, ibarat rumah. Walau tidak cukup luas, sekretariat tersebut mampu menampung anggota ditambah dengan fasilitas yang cukup membantu kegiatan, seperti komputer, printer dan lain-lain.
Ia juga mengatakan SUARA USU memiliki seragam khusus yang penting karena juga seperti simbol SUARA USU. Orang luar mengetahui yang mana anggota SUARA USU saat menghadiri undangan dari seragamnya. Jadi, seragam juga merupakan identitas. Menurut Gio, seragam SUARA USU juga sesuai budaya karena bisa membuat anggota percaya diri yang mampu mendukung budaya kecepatan kerja dan dinamis yang dipegang SUARA USU. Selain itu, merchandise yang juga sangat sesuai. Contohnya marchandise yang terakhir kali adalah flashdisk 8GB. Keputusan flashdisk diambil karena anggota berita, desain dan data-data lain harus disimpan dan dikirim ke email. Maka ketika itu, dianggap flashdisk adalah benda yang paling dibutuhkan anggota.
SUARA USU juga memiliki agenda penerimaan anggota baru yang sangat rutin dilakukan 2 kali setahun sangat sistemis, dan sistemnya sangat sesuai. Sistem yang dibuat berkaca dari sistem sebelumnya yang tidak sesuai target jumlah pendaftar dan harus diadakan perpanjangan waktu rekrutmen. Maka dari itu di tahun ini dibuat sistem roadshow ke fakultas-fakultas untuk mempublikasikan rekrutmen. Sistem ini terbukti efektif karena dalam waktu 2 minggu, target pendaftar tercapai dan tidak perlu perpanjangan. Keputusan sistem yang diterapkan juga dibuat berdasarkan keadaan internal SUARA USU, yakni ketika itu anggota belum sibuk kuliah dan mengerjakan tugas SUARA USU, hingga roadshow dirasa bisa dilakukan. Selain itu, Gio mengatakan SUARA USU juga memiliki rapat harian yang sangat rutin, sangat sesuai kebutuhan dilakukan 2 kali seminggu. Rapat harian adalah kunci SUARA USU. Kalau tidak ada rapat harian, maka tidak ada pula yang akan dikerjakan anggota. Karena pada rapat ini lah pemberian tugas liputan, sirkulasi, iklan, pelelangan buku dilakukan. Rapat juga sebagai wadah menyampaikan segala perkembangan tiap bagian hingga diketahui semua anggota. Rapat ini juga sangat sesuai dengan kebutuhan SUARA USU seperti peliputan dan pembahasan perkembangan tiap bagian.
Sama dengan organisasi profesional, SUARA USU juga memberlakukan sistem reward yang sangat dihargai, disesuaikan dengan kebutuhan serta sangat berpengaruh positif. Kebutuhan tersebut bukan dalam bentuk uang tapi motivasi dan perbaikan kinerja. Dua hal tersebut yang
dibutuhkan SUARA USU untuk dapat terus berjalan. Motivasi dan perbaikan kinerja ini juga lah yang menjadi bentuk pengaruh positif adanya penghargaan. Bentuk penghargaan berupa pujian, apresiasi, fee. Punishment sangat berlaku, juga disesuaikan dengan kebutuhan, bentuknya kritik pedas, penambahan kuota, serta berpengaruh positif. Hukuman sesuai dengan kebutuhan SUARA USU yakni motivasi dan perbaikan kinerja. Anggota jadi bekerja sepenuhnya, tidak asal jadi. Hukuman mampu menjaga semangat anggota dan loyalitas. Kalau tidak ada hukuman, anggota yang bagus jadi menurun semangat dan kualitasnya dan memacu anggota yang tidak bekerja dengan baik untuk lebih bersemangat. Sampai sejauh ini, menurut Gio adanya penghargaan dan hukuman ini memberi hasil, misalnya peningkatan jumlah sirkulasi.
Sama halnya dengan kelompok atau organisasi lainnya, SUARA USU pun memiliki anekdot seperti penuntutan kesadaran dan galau itu egois. Anekdot berpengaruh positif karena ketika terdengar ke anggota yang lain, mereka sadar kalau galau itu eogis dan membuat beban bagi orang lain. Gio mengatakan banyak anekdot yang muncul, seiring waktu anekdot tersebut pun berganti-ganti. Namun ia mengatakan, anekdot tersebut tidak diketahui semua anggota. Hanya beberapa yang peka yang akan tahu lebih cepat. Anekdot yang ada ternyata tidak dapat diterima oleh semua anggota. Kadang diterima semua, namun ada juga sebagian yang menolak.
SUARA USU juga memiliki moto yang tertera pada semua produk yang berpengaruh positif dan sangat sesuai karena sesuai dengan kedudukan dan anggota yg masih mahasiswa. Berbeda dengan logo, moto tidak tertera pada setiap kegiatan SUARA USU. Gio mengatakan hanya logo yang digunakan pada setiap kegiatan.
SUARA USU juga pastinya memiliki sejarah yang sangat berpengaruh positif. Sejarah bisa menjadi perbandingan, motivasi dan jadi pelajaran bagi anggota untuk meniru yang baik dan tidak melakukan lagi kesalahan yang pernah dilakukan anggota-anggota sebelumnya. Namun sayangnya hanya diketahui anggota angkatan tengah ke atas, sedangkan anggota angkatan tengah ke bawah belum.
Dalam program kerjanya, SUARA USU juga menetapkan kuantitas hasil kerja yang harus diselesaikan anggota dan dalam praktiknya sudah sesuai. Hanya sebagian anggota yang kuantitas hasil kerjanya sesuai karena cepat merasa puas hingga walau kuantitas belum sesuai namun sudah merasa cukup.
Masalah anggota yang keluar sebelum masa keanggotaanya habis juga dirasakan SUARA USU. Alasannya izin orangtua, merasa tidak sanggup lagi/tidak cocok, tidak ada kawan. Jelas sangat mengganggu, sangat berpengaruh pada keberlangsungan SUARA USU. Keluarnya anggota sebelum masa anggotanya harus membuat tanggungjawab dan pekerjaannnya harus
dikerjaan oleh anggota lain. Double job yang kemudian terjadi membuat hasil kerja anggota tersebut menjadi tidak maksimal. Gio memisalnya kalau tahun ini anggota tersebut keluar padahal tahun depan sudah bisa menjadi pengurus, terjadi kekurangan jumlah pengurus di tahun berikutnya. Hingga terpaksa anggota yang belum layak menjadi pengurus, dinaikkan. Menjadi anggota karbitan dan harus menyesuaikan diri. Meski begitu anggota tetap nyaman karena punya pemikiran yang sama dengan anggota lain dan minat yang sesuai dengan SUARA USU. Anggota juga sangat mampu bekerjasama. Terlihat dari kepanitiaan dan beberapa tim kecil untuk liputan. Walaupun masih banyak kekurangan pada prosesnya, namun hasilnya masih layak diapresiasi dan lebih baik dari sebelumnya. Untuk menjaga kerjasama antar anggota, jauh-jauh harus calon anggota sudah diingatkan untuk mampu bekerjasama.
Berbeda dengan kuantitas, kualitas hasil kerja anggota tidak diatur dalam program kerja karena kualitas dibentuk secara learning by doing namun dalam praktiknya sudah sesuai. Menurut Gio, masalah kualitas dibahas setiap evaluasi dilakukan. Kesadaran untuk menangkap ilmu yang tidak konsisten menjadi alasan sebagian kualitas hasil kerja anggota tidak sesuai.
Dalam program kerja, SUARA USU juga mengatur program untuk menghasilkan keuntungan dan diatur oleh bagian perusahaan sangat sesuai, selalu terlaksana, mampu menghasilkan keuntungan. Selalu ada pemasukan dari setiap program meski jumlahnya tidak besar. Iklan di portal online dan tabloid stabil, jasa spanduk keuntungannya tidak besar tapi selalu ada pemesanan. Tidak semua program mengikutsertakan anggota dalam pelaksanaannya, hanya beberapa program seperti sirkulasi dan mencari iklan.
SUARA USU juga pernah melakukan kerjasama dengan pihak luar untuk branding, penambahan pemasukan, menambah link. Kerjasama yang dilakukan sangat bermanfaat karena menambah link, personal branding nama SUARA USU ke pihak luar.
Gio menyimpulkan sistem kerja SUARA USU sudah efektif. Walau anggotanya sedikit, namun semua pekerjaan dikerjakan sama-sama. Seluruh anggota menerapkan dan menjalankan simbol-simbol budaya SUARA USU bersama-sama hingga SUARA USU pun mampu menjadi organisasi yang efektif.
Responden V Ferdiansyah
Ferdiansyah tercatat sebagai mahasiswa jurusan Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer dan Teknik Informatika. Ia juga satu angkatan dengan Gio, Adam dan Renti di
SUARA USU. Jabatan pertama yang ia pegang adalah sebagai staf perusahaan, lalu naik menjadi manajer sirkulasi dan produksi dan sekarang sebagai pimpinan perusahaan.
Dian juga mengatakan logo SUARA USU sangat sesuai, yang digunakan pada semua anggota dan kegiatan karena sudah ada dasarnya di AD-ART dan sudah sesuai. Memiliki seragam khusus yang menurutnya penting, dan sesuai budaya karena menjadi identitas saat peliputan dan pelantikan. Merchandise juga sudah sesuai untuk menyimpan data dan sering terjadi kehilangan flashdisk di sekretariat yang mengindikasikan anggotanya butuh flashdisk. Memiliki agenda penerimaan anggota baru sangat rutin, sistemis dan sesuai. Contohnya roadshow dilakukan untuk meluaskan media promosi dan mendapat kepastian siapa yang berminat mendaftar kemudian mudah di-follow up melalui kontak yang mereka tinggalkan. Rapat harian sangat rutin, sangat sesuai untuk mengontrol semua perkembangan bagian.
Memberlakukan sistem reward karena prestasi anggota dihargai, bentuknya disesuaikan yakni apresiasi, kadang dalam bentuk hadiah, dan sangat berpengaruh positif. Anggota tidak digaji, maka penghargaan berupa buku, dvd film atau uang adalah hal yang dibutuhkan anggota. Hanya itu. Penghargaan membuat anggota menjadi bangga. Punishment sangat berlaku, disesuaikan bentuknya seperti mendapatkan ekstra pekerjaan, sanksi sosial, serta sangat berpengaruh positif. Ia pernah mengusulkan hukuman untuk sirkulasi berupa denda namun tidak mungkin dilakukan karena anggota saja tidak digaji. Tahun lalu hukumannya adalah mengantar tabloid ke instansi-instansi namun sekarang dirasa tidak relevan dan tidak mempan. Akhirnya hukuman diganti menjadi penambahan kewajiban sirkulasi yakni jika pada sirkulasi tabloid edisi pertama anggot hanya menjual 20, maka pada edisi selanjutnya ia harus menjual 27 eksemplar ditambah 7 eksemplar sisa kewajiban sirkulasinya edisi sebelumnya. Hukuman bertujuan sebagai efek jera, membuat malu agar tidak melakukan kesalahan lagi dan sanksi sosial lain.
Ia juga mengatakan SUARA USU memiliki anekdot seperti kebiasaan malas kuliah yang bepengaruh positif. Anekdot ini menjadi sindiran untuk bisa lebih memanajemen waktu agar kuliah dan kegiatan SUARA USU seimbang. Anekdot tidak diketahui dan tidak dapat diterima semua anggota.
SUARA USU juga memiliki moto yang sangat sesuai karena menjangkau mahasiswa, yang tertera pada semua produk. Namun berbeda dengan Gio, Ferdiansyah mengatakan moto tertera pada semua kegiatan SUARA USU.
Ia juga membenarkan SUARA USU memiliki sejarah yang sangat berpengaruh positif untuk lebih mengenal SUARA USU dan siap menghadapi segala keadaan karena sudah ada pelajaran dari sejarah. Namun sejarah tidak diketahui semua anggota. Ferdiansyah juga
mengatakan SUARA USU menetapkan kuantitas kerja dalam program kerja dan dalam praktiknya sesuai. Masih ada anggota yang belum cukup matang dan bisa menyesuaikan diri dengan sistem SUARA USU hingga kuantitas hasil kerjanya belum sesuai.
Adanya anggota yang keluar sebelum masa keanggotaannya habis karena bermasalah dengan diri sendiri yang mengganggu kinerja dan berpengaruh pada keberlangsungan SUARA USU. Karena nantinya akan ada anggota yang terpaksa mengerjakan hal yang bukan tanggungjawabnya dan menjadikan ia tidak maksimal mengerjakan tanggungjawabnya sendiri. Hal ini membuat jalannya SUARA USU secara proses dan struktural tidak sehat. Namun ia berpendapat anggota merasa nyaman karena fasilitas yang memadai dan masih adanya tujuan yang masih ingin mereka capai. Anggota juga sangat mampu bekerjasama karena mampu bekerja di semua bagian, mampu bekerjasama dengan anggota di bagian lain. Misalnya walaupun dia anggota litbang, ia tetap bisa bekerjasama dengan anggota bagian redaksi dalam satu tim liputan.
Tapi Ferdiansyah mengatakan SUARA USU mengatur kualitas hasil kerja dalam program kerja dan dalam praktiknya sudah sesuai dilihat dari hasil evaluasinya, kesesuaian dengan saat diproyeksikan atau tidak. Soal program menghasilkan keuntungan sesuai, selalu terlaksana, mampu mendatangkan keuntungan. Tahun ini misalnya, tabloid dicetak hanya 1250 eksemplar dari 1500 eksemplar sebelumnya karena melihat uang kas yang minim. Melihat bagaimana caranya SUARA USU tidak mengeluarkan uang sedikit tapi menghasilkan uang. Resikonya lebih kecil. Jika sebelumnya SUARA USU bisa mendapatkan keuntungan Rp 2juta setiap sold out, maka kini naik menjadi Rp 3juta jika terjual habis. Kerjasama dengan pihak luar untuk membangun branding, jaringan terlebih utama. Kerjasama yang dilakukan bagi Dian sangat bermanfaat yakni media untuk melatih anggota menjaga kerjasama.
SUARA USU di mata Dian adalah organisasi yang efektif karena anggotanya tidak membayar uang kas tapi SUARA USU mampu mendatangkan uang berjuta-juta. Bisa membeli komputer, buat kegiatan berskala nasional dengan biaya berjuta-juta. SUARA USU menempa anggotanya untuk bisa manajemen waktu.
Responden VI