Berdasarkan hasil perbandingan antara sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan pada CV. Soba Swalayan dengan ketentuan yang ada, maka dapat dilihat keberhasilannya perusahaan dalam melaksanakan sistem akuntansi yang telah ditetapkan untuk melindungi kekayaan perusahaan. Berikut ini disajikan evaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Fungsi yang terkait
a. Sudah terdapat pengembangan pemisahan fungsi yang memadai, seperti
yang terdapat pada bagian pengadaan barang, dimana fungsi order pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan barang. Fungsi penerimaan barang dilaksanakan oleh fungsi gudang. Sedangkan fungsi penginputan data dalam pengadaan barang tersebut dilaksanakan oleh
fungsi merchandise. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
b. Fungsi akuntansi dengan fungsi finance merupakan fungsi yang
terpisah, dimana fungsi akuntansi yang merupakan fungsi pencatatan hanya bertanggung jawab menyelenggarakan pencatatan transaksi yang
terjadi, sedangkan fungsi finance yang merupakan fungsi penyimpanan
commit to user
Sehingga dengan adanya pemisahan kedua fungsi tersebut diharapkan dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam pelaksanaan tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
c. Selalu diadakan cross check antar fungsi yang terkait dalam transaksi
pembelian yang pelaksanaannya setiap satu bulan sekali.
2. Dokumen yang digunakan
a. Surat order pembelian tidak diotorisasi oleh fungsi merchandise tetapi
hanya diotorisasi oleh fungsi gudang dimana penggunaannya dengan sepengetahuan fungsi gudang.
b. Surat order pembelian yang merupakan dokumen penting dalam
transaksi pembelian belum bernomor urut tercetak. Hal ini memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang diterima perusahaan pada saat
penerimaan barang diberi “cap tanggal jatuh tempo” oleh fungsi gudang. Untuk memastikan perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok yang harus dibayar pada tanggal tersebut.
d. Print out penerimaan barang dibuat oleh fungsi merchandise berfungsi
sebagai laporan penerimaan barang, sebagai bukti bahwa barang yang diterima telah sesuai dengan surat order pembelian.
e. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi finance dan diberi “cap lunas”
sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada
commit to user
f. Faktur asli yang diterima pemasok sebagai bukti bahwa pemasok telah
melakukan penagihan.
3. Catatan akuntansi
a. Fungsi akuntansi tidak menyelenggarakan pembukuan dalam jurnal
khusus maupun jurnal umum, tetapi hanya mencatat dalam buku pembantu utang dalam transaksi pembelian.
b. Penyetoran kas ke bank secara perminggu oleh fungsi finance.
c. Dalam hal mutasi barang yang masuk dan keluar kartu stock barang
di gudang pada CV. Soba Swalayan sudah terkomputerisasi secara
online dengan toko. Hanya fungsi merchandise yang dapat
melakukan input data barang masuk. Sedangkan untuk mutasi barang yang keluar karena adanya penjualan secara otomatis akan mengurangi stock barang yang ada di gudang.
2.4EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA CV. SOBA
SWALAYAN
Evaluasi sitem pengendalian intern berdasarkan unsur-unsur sistem pengendalian intern, maka penulis mengevaluasi beberapa penerapan sistem akuntansi pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Struktur organisasi adalah kerangka (frame work) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
commit to user
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara
fungsi akuntansi dengan fungsi finance sudah diterapkan pada CV.
Soba Swalayan. Fungsi finance adalah fungsi yang melakukan
pembayaran terhadap transaksi pembelian yang dilakukan, sedangkan fungsi akuntansi adalah fungsi yang melakukan pencatatan terhadap transaksi pembelian. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan data kekayaan yang dimiliki perusahaan.
b. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan sudah diterapkan pada CV. Soba Swalayan. Fungsi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilakukan oleh beberapa fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, dan fungsi
merchandise. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan pengecekan intern dalam transaksi pembelian, mengurangi resiko diterimanya barang yang tidak dipesan oleh perusahaan, mengurangi resiko diterimanya barang jenis spesifikasi kuantitas mutu barangnya tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan, dan mengurangi resiko diterima barang yang tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam surat order pembelian.
c. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan melibatkan beberapa fungsi yang terkait antara lain fungsi order pembelian, fungsi
commit to user
gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
Meskipun demikian masih terdapat perangkapan fungsi, seperti fungsi gudang dan penerima barang berada di bawah tanggung jawab satu fungsi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi pembelian terjadi melalui sistem otorisasi tertentu. Tidak ada satupun transaksi yang terjadi tanpa otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen sumber ataupun dengan dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian kekayaan perusahaan terjamin keamanan dan keandalannya.
a. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan barang.
b. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi keuangan
Bukti pembayaran dibuat apabila pemasok telah melakukan
penagihan kepada perusahaan. Setelah fungsi finance melakukan
pembayaran. Bukti pembayaran diberi cap lunas dan fungsi finance
menerima faktur asli dari pemasok.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi merchandise
Laporan penerimaan barang diotorisasi adalah sebagai bukti telah diterimanya barang dari pemasok. Fungsi merchandise membubuhkan
commit to user
tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan barang setelah memeriksa lalu menginput barang yang diterima pemasok sesuai dengan faktur tembusan dari pemasok.
d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap Sistem akuntansi pembelian yang ada dalam CV. Soba Swalayan telah menerapkan pencatatan oleh fungsi akuntansi didasarkan pada dokumen sumber (SOP) dan dokumen pendukung, seperti laporan penerimaan barang. SOP tersebut dibuat rangkap 3 yang didistribusikan kepada pemasok, fungsi merchandise dan digunakan sebagai arsip oleh fungsi order.
3. Praktik yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional serta sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik, jika tidak diciptakan langkah-langkah untuk menjamin adanya praktik yang sehat dalam melaksanakannya. Langkah-langkah yang ditempuh oleh CV. Soba Swalayan dalam rangka menciptakan praktik yang sehat adalah sebagai berikut.
a. CV. Soba Swalayan belum menggunakan formulir bernomor urut
tercetak dalam transaksi pembelian, khususnya pada surat order pembelian. Surat order pembelian merupakan dokumen penting dalam transaksi pembelian. Sehingga penggunaan nomor urut
commit to user
tercetak berfungsi untuk mengantisipasi penggunaan yang tidak dapat dipertanggung jawabkan oleh yang wewenang.
b. Pemeriksaan kepada setiap fungsi terhadap tugas dan tanggung
jawab oleh store manajer dengan jadwal yang rutin setiap harinya.
c. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan tidak hanya
dilaksanakan oleh satu orang/fungsi melainkan melibatkan beberapa
fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan
fungsi akuntansi. Dengan dilibatkannya beberapa fungsi tersebut
secara tidak langsung proses internal check terhadap pelaksanaan
tugas setiap fungsi yang dijalankan.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat
independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan
kepada store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap
setiap unit organisasi.
e. CV. Soba Swalayan tidak menerapkan rotasi jabatan terhadap tugas
dan tanggung jawab karyawan setiap fungsi. Jika salah satu fungsi tidak masuk akan mengakibatkan kinerja karyawan tidak efektif.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten cara yang ditempuh oleh CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Pada saat perekrutan karyawan dilakukan dengan test wawancara
commit to user
b. Latar belakang pendidikan karyawan harus berdasarkan persyaratan
commit to user
46
BAB III TEMUAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan mengenai sistem akuntansi pembelian barang dagangan yang diterapkan oleh CV. Soba Swalayan, maka hasil evaluasi yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan dan kebaikan yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas akuntansi yang dilaksanakan, yaitu sebagai berikut.
3.1Kelebihan
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi finance.
Fungsi akuntansi hanya mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan
pembukuan (sebagai fungsi pencatatan), sedangkan fungsi finance
bertanggung jawab dalam menangani kas masuk dan kas keluar (sebagai fungsi penyimpanan). Dengan pemisahan fungsi tersebut memudahkan dilakukan cross check setiap saat.
b. Pemberian “cap lunas” pada bukti pembayaran yang diotorisasi oleh
fungsi finance sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan
pembayaran kepada pemasok.
c. Pemberian “cap jatuh tempo” pada faktur tembusan dari pemasok
memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan masih mempunyai kewajiban kepada pemasok pada tanggal tersebut.
commit to user
d. Transaksi pembelian dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih dari
satu fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi akuntansi, fungsi finance.
e. Fungsi pembelian dipecah menjadi tiga fungsi bagian yaitu fungsi order,
fungsi gudang dan fungsi merchandise. Pemecahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan.
f. Adanya otorisasi dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
barang dagang oleh bagian yang berwenang.
g. Terdapat prosedur pencatatan yang jelas ke dalam catatan akuntansi yang
didasarkan pada dokumen sumber dan dokumen pendukung. Dengan demikian kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi terjamin ketelitian dan keandalannya.
3.2Kelemahan
a. Bagian gudang melakukan fungsi ganda yaitu sebagai fungsi
penyimpanan dan fungsi penerimaan. Hal ini menunjukan bahwa belum adanya fungsi yang memadai antara fungsi gudang dan fungsi penerimaan, sehingga tidak dapat dilakukan pengecekan independen dalam pelaksanaan transaksi pembelian barang dagang dan kemungkinan terjadinya penyelewengan dalam proses penyimpanan dan penerimaan barang.
b. Tidak adanya gambaran bagan alir (flowchart) yang mengakibatkan
sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui jaringan sistem dalam akuntansi pembelian barang dagangan.
commit to user
c. Penggunaan dokumen ada yang belum memenuhi prinsip perancangan
formulir yaitu pada penggunaan nomor urut tercetak dalam surat order pembelian.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat
independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan kepada
store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap setiap unit organisasi.
e. Tidak adanya visi dan misi yang tertulis dengan jelas. Visi dan misi
hanya disampaikan secara langsung pada saat awal pengenalan perusahaan.
f. Tidak adanya gambar struktur organisasi sehingga mengakibatkan
sulitnya pihak yang berkepentingan untuk mengetahui struktur organisasi.
commit to user
49
BAB IV PENUTUP
4.1KESIMPULAN
Berdasarkan hasil temuan dalam sistem akuntansi pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut.
1. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilaksanakan oleh beberapa
fungsi yang terkait yaitu fungsi order pembelian, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
2. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian pada CV.
Soba Swalayan dimulai dari prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang, serta prosedur pembayaran dan pengeluaran kas.
3. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
tersebut terdiri dari.
a. Surat order pembelian. Surat order pembelian dibuat rangkap 3 dan
didistribusikan kepada pemasok, tembusan untuk fungsi gudang, dan sebagai arsip bagi fungsi order pembelian.
b. Print out penerimaan barang yang berfungsi sebagai laporan
penerimaan barang.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang disertakan pada saat barang
commit to user
d. Faktur asli dari pemasok yang dikirim oleh pemasok pada saat
melakukan penagihan perusahaan.
e. Bukti pembayaran. Bukti pembayaran merupakan tanda bukti bahwa
perusahaan telah melakukan pembayaran kepada pemasok.
4. Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi pembelian terdiri dari
kartu stock barang yang ditangani oleh fungsi merchandise, dan buku pembantu utang oleh fungsi akuntansi.
5. Tidak digunakannya dokumen bernomor urut tercetak terutama pada surat
order pembelian memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
6. Pelaksanaan transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan berusaha
menerapkan langkah-langkah untuk menciptakan praktik yang sehat, antara lain.
a. Setiap transaksi dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih satu
fungsi.
b. Dilakukan cross check antara fungsi-fungsi yang terkait.
4.2SARAN
Berdasarkan hasil evaluasi dan hasil kesimpulan diatas mengenai pelaksanaan sistem akuntansi pembelian pada CV. Soba Swalayan diatas, penulis ingin memberikan saran antara lain.
1. Sebaiknya diterapkan suatu sistem pemisahan fungsi yang lebih memadai
masing-commit to user
masing dengan baik, seperti fungsi gudang terpisah dengan fungsi penerimaan.
2. Sebaiknya dibuat bagan alir (flowchart) yang jelas. Hal ini dimaksudkan
agar pihak luar yang berkepentingan ingin mengetahui jaringan sistem pada CV. Soba Swalayan dapat jelas dan paham tanpa banyak bertanya mengenai sistem yang berlaku pada tiap bagian yang berwenang.
3. Sebaiknya dokumen diberi nomor urut tercetak. Hal ini dimaksudkan
supaya memudahkan untuk mengidentifikasi setiap transaksinya.
4. Sebaiknya dibentuk tim pengawasan independen agar dapat mendeteksi
kecurangan atau kesalahan yang dilakukan oleh pihak tertentu. Hali ini dapat menjaga independensi pegawai dalam melaksanakan tugasnya.
5. Sebaiknya membuat visi dan misi serta gambar struktur organisasi yang
tertulis, sehingga pihak berkepentingan dapat mengetahui secara jelas tentang CV. Soba Swalayan.