commit to user
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG PADA CV. SOBA SWALAYAN
TUGAS AKHIR
Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan
mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi
Oleh :
ANDITA AYUNINGTYAS
NIM F3309013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
ANDITA AYUNINGTYAS F3309013
CV. Soba Swalayan merupakan perusahaan yang bergerak di bidang usaha supermarket (retail bisnis) yang menjual barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari. Untuk hal ini CV. Soba Swalayan harus memiliki sistem pembelian barang dagang.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pembelian barang dagang karena sistem tersebut sangat penting dan mempengaruhi dalam pendapatan supermarket.
Sistem pembelian barang dagang terdiri dari empat prosedur dan lima fungsi yang terkait. Empat prosedur terdiri dari order pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang, pembayaran utang dan pengeluaran kas. Dan terdapat beberapa dokumen yang dibuat dalam sistem tersebut.
Sistem pembelian barang dagang pada CV. Soba Swalayan terdapat beberapa kelemahan dan kelebihan. Kelemahannya adalah tidak ada pemisahan fungsi penyimpanan dan penerimaan, tidak adanya bagan alir dan struktur organisasi, tidak adanya visi dan misi tertulis. Kelebihannya adalah Adanya pemisahan fungsi pembayaran dan pencatatan, pemberian cap lunas, pembelian cap jatuh tempo,dan adanya otorisasi.
Kesimpulan dari sistem pembelian barang dagang pada CV. Soba Swalayan adalah perlu adanya perbaikan dalam fungsi pembelian yang dikarenakan tidak adanya pemisahan fungsi penyimpanan dan fungsi penerimaan, yang akan memungkinkan terjadinya kecurangan karena tidak adanya pengawasan. Penulis mempunyai rekomendasi yaitu adanya pemisahaan fungsi penerimaan dan penyimpanan, adanya bagan alir dokumen, pengawasan independen, dan visi misi yang tertulis supaya lebih baik.
commit to user
iii ABSTRACT
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
ANDITA AYUNINGTYAS F3309013
CV. Soba Swalayan is a retail bisnis company (supermarket). CV. Soba Swalayan’s ready to sell the primar necessity. So, this CV. Soba Swalayan has a system to purchasing merchandise.
The purpose of this research is to evaluate the merchandise purchasing system and to find the strength and the weakness of this system, because this system is important and influence the supermarket’s revenue. The merchandise purchasing system has four prosedurs and five organizational units. There are purchasing order, accepting merchandise, registering the payable and cash disbursement and there are so many document and accounting record in this system.
The merchandise purchasing system has some strenght and weakness. The strenght are separation fungtions, otoritation in every document, registering the payable, and spesial mark the spesial document. Meanwhile, the weakness are double fungtions, wrong document, doesn’t has flowchart supervision, vision-mission, and organization structure.
The conclusion is the merchandise purchasing system in CV. Soba Swalayan need an improvement in purchasing fungstion because of there is no seperation of fungtion accepting merchandise division and storage merchandise division between accepting merchandise and storage merchandise that can alow deceitfulness because of there is no supervision. Based on this research, the writer has some recommendation. Such as, CV. Soba Swalayan should repair about separation fungtions and the document, make flowchart, supervision team, vission and mission.
commit to user
iv
HALAMAN PERSETUJUAN
Tugas akhir ini dengan judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI
PEMBELIAN BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN”,
yang ditulis oleh.
Nama : Andita Ayuningtyas
Nim : F3309013
Telah disetujui oleh dosen pembimbing untuk diujikan guna mencapai
derajat Ahli Madya Progam Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Surakarta, Juni 2012
Disetujui dan diterima oleh
Pembimbing
Taufiq Arifin,S.E,M.Sc
commit to user
v
HALAMAN PENGESAHAN
Telah disetujui dan diterima dengan baik oleh tim penguji Tugas Akhir Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret guna melengkapi tugas-tugas dan memenuhi
syarat-syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya Akuntansi.
Nama : Andita Ayuningtyas
Nim : F3309013
Judul Tugas Akhir : EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN
BARANG DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN
Surakarta, Juni 2012
Tim Penguji Tugas Akhir
1. Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak (...)
NIP. 195912161990031001
2. Taufiq Arifin, S.E, M.Sc (...)
commit to user
vi
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
Jangan bernegosiasi dengan impian Anda, Bernegosiasilah dengan apa yang harus
Anda lakukan untuk mencapainya. (Mario Teguh)
Seseorang yang tidak meresikokan apa-apa, tidak akan mengerjakan apa-apa,
tidak akan memiliki apa-apa, bukan siapa-siapa, dan tidak akan menjadi apa-apa.
Hidup dengan sebuah keinginan, dedikasi, tekad yang kuat, konsentrasi dan
kemauan untuk menang akan menjadi prestasi yang luar biasa.
Tugas Akhir ini penulis persembahkan untuk :
© Papa Nindita, Mama Yayuk, dan Adik Iwik
© Dadang Widi Wicaksono
© Keluarga Besar dan Sahabat-sahabat
Tersayang
© Teman-teman senasib dan seperjuangan
commit to user
vii
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum wr.wb
Bersyukur selalu atas kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan
segala rahmat dan hidayahNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini. Penyusunan Tugas akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi salah satu
syarat mencapai gelar Ahli Madya Progam Studi Diploma III Akuntansi. Dalam
penyusunan laporan ini penulis yakin tanpa petunjuk dan bimbingan serta bantuan
dari beberapa pihak penulis tidak akan dapat menyusun secara baik dan sistematis.
Sehubungan hal tersebut, penulis mengucapkan terimakasih yang tak terhingga
kepada :
1. Bapak Drs. Wisnu Untoro, MS selaku Dekan Fakultas Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si, Ak selaku ketua Program Studi
Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta.
3. Bapak Taufiq Arifin, S.E, M.Sc selaku pembimbing yang telah
memberikan bimbingan, nasehat, masukan, meluangkan waktu, serta
memberi arahan dan dukungan dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Bapak serta Ibu Dosen Fakultas Ekonomi UNS yang telah membekali ilmu
pengetahuan selama dalam perkuliahan dan segenap staff karyawan
Fakultas Ekonomi UNS yang telah melayani selama perkuliahan.
5. Bapak Onggo Kristianto, S.E selaku Manager Personalia Soba Swalayan
commit to user
viii
6. Seluruh staf dan karyawan Soba Swalayan yang bersedia meluangkan
waktu serta memberikan informasi yang penulis butuhkan selama magang
kerja.
7. Papa Nindita, Mama Yayuk, Adik Iwik dan keluarga besar Trisno Sudiro
yang tak henti mencurahkan doa, kasih sayang, dan celotehan
semangatnya.
8. Dadang Widi Wicaksono yang telah menemani, mencaci maki,
mendukung dan memberikan spirit tersendiri kepada penulis. Without you
i have nothing, with you i have everythingJ
9. Sahabat Tersayang Bree, Michelle, Boy, Bintol, Sueb, Agiel, Dyna,
Bunga, Rheo, Verlin dan Gepeng atas bayolan-bayolan, kepercayaan, dan
celotehan-celotehan semangat kalian. Loveyou so much guys ! J
10.Teman-teman D3 Akuntansi, facebookers, followers yang telah banyak
menghibur saat dilanda kegalauan tugas akhir. Thank’s for everythingJ
11.Semua pihak yang membantu dalam penyelesaian tugas akhir ini yang
tidak akan cukup untuk disebutkan satu persatu.
Penulis menyadari sepenuhnya atas kekurangan dalam penulisan Laporan
Kegiatan Magang ini. Untuk itu penulis mengharap kritik dan saran yang
membangun dari pembaca. Semoga karya sederhana ini diharapkan dapat
bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkan.
Surakarta, 03 Juni 2012
commit to user
ix DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL... i
ABSTRAK ... ii
ABSTRACK ... iii
HALAMAN PERSETUJUAN ... iv
HALAMAN PENGESAHAN... v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiii
BAB I. PENDAHULUAN 1.1Gambaran Umum Perusahaan ... 1
1.1.1 Sejarah ... 1
1.1.2 Visi dan Misi ... 2
1.1.3 Struktur Organisasi ... 3
1.2Latar Belakang Masalah ... 10
1.3Perumusan Masalah ... 12
1.4Tujuan Penelitian ... 13
commit to user
x
1.6Metode Penelitian ... 14
II. ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN 2.1Tinjauan Pustaka ... 16
2.1.1 Pengertian Sistem ... 16
2.1.2 Pengertian Prosedur ... 17
2.1.3 Pengertian Sistem Akuntansi ... 17
2.1.4 Pengertian Sistem Pembelian ... 18
2.1.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern ... 23
2.2Analisis Sistem Akuntansi pada CV. Soba Swalayan ... 29
2.2.1 Fungsi yang terkait ... 29
2.2.2 Dokumen yang digunakan ... 30
2.2.3 Catatan yang digunakan ... 33
2.2.4 Jaringan Prosedur ... 33
2.2.5 Bagan Alir Dokumen ... 35
2.3Evaluasi Sistem Akuntansi Pembelian Barang Dagang Pada CV. Soba Swalayan ... 38
2.4Evaluasi Sistem Pengendalian Intern CV. Soba Swalayan .. 40
III. TEMUAN ... 46
3.1 Kelebihan ... 46
commit to user
xi
IV. PENUTUP
4.1Kesimpulan ... 49
4.2Saran ... 50
commit to user
xii
[image:12.595.113.507.223.507.2]DAFTAR GAMBAR
GAMBAR Halaman
I.1 Struktur Organisasi ... 53
II.1 Sistem Akuntansi Pembelian ... 36
commit to user
xiii
DAFTAR LAMPIRAN
1. Surat Pernyataan Tugas Akhir.
2. Kas / Bank
3. Laporan Penerimaan Barang
4. Daftar Retur Pembelian Dagang
5. Faktur
6. Daftar Pengelompokan Barang
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1.1.1 Sejarah Berdirinya Perusahaan
CV. Soba Indonesia merupakan perusahaan yang didirikan pada
tanggal 9 Desember 1998, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang
perdagangan yang berupa market modern yang berada di tengah kawasan
perumahan di Solo baru. CV. Soba Indonesia lebih dikenal dengan CV.
Soba Swalayan, yang beralamatkan di Jalan Raya Solo Permai Blok HH
20-22, Solo Baru, Grogol, Sukoharjo.
Soba swalayan didirikan pasca terjadinya pergolakkan nasional yang
terjadi pada bangsa Indonesia, pada pertengahan 1998 bangsa Indonesia
mengalami puncak krisis multidimensi, terkhusus Solo dan sekitarnya.
Bahkan pada waktu itu terjadi pembakaran dan penjarahan di berbagai
tempat, banyak pusat perbelanjaan di kota Solo habis dilahap si Jago Merah
dan dijarah massal oleh masyarakat.
Soba Swalayan didirikan dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan
masyarakat, keperluan sehari-hari di kawasan Solo dan Sukoharjo. Dengan
berjalannya waktu banyak pesaing yang bermunculan bahkan sekarang
market modern menjamur di kota Solo dan sekitarnya dari minimarket
sampai hypermarket. Tidak sedikit market modern yang baru muncul tapi
commit to user
market modern yang dengan skala sedang, namun mampu bertahan di
tengah persaingan yang ada.
1.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
PT. Soba Swalayan mempunyai visi dan misi dan misi sebagai berikut.
Visi
Terwujudnya swalayan “PILIHAN” yang terus tumbuh dan berkembang di
tengah persaingan bisnis di daerah Solobaru, Sukoharjo dan sekitarnya.
Misi
1. Menjadi swalayan yang "UNGGUL" melalui pelayanan terbaik dan
memuaskan setiap pelanggan.
2. Menyediakan produk-produk kebutuhan pokok sehari-hari yang
berkualitas dengan harga yang terjangkau, ditunjang dengan pelayanan
yang ramah, tanggap serta fasilitas belanja yang aman dan nyaman.
3. Membantu upaya pemerintah dalam menanggulangi masalah
pengangguran dengan menyediakan lapangan pekerjaan yang layak.
1.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan
Suatu organisasi akan dapat berjalan apabila di dalamnya terdapat
struktur organisasi yang simpel, efektif, dan efisien yang dapat mendukung
tujuan organisasi.
Struktur organisasi perusahaan merupakan suatu kerangka pembagian
tugas dan wewenang setiap bagian atau anggota dari perusahaan. Melalui
commit to user
tercapai yakni dengan adanya pembagian tugas dan wewenang yang jelas
sehingga dapat dilakukan pengkoordinasian yang baik.
Struktur organisasi diperlukan untuk memudahkan jalannya operasional
perusahaan, suatu perusahaan terdapat beberapa bagian atau departemen
yang berbeda fungsi dan peranannya. Namun bagian-bagian tersebut
mempunyai peranan yang saling melengkapi satu dengan yang lain sehingga
semua bagian dapat berjalan dengan harmonis. Dengan demikian akan
mendukung kelancaran operasional perusahaan. Adapun struktur organisasi
terdapat pada Gambar I.1 (lampiran).
1.1.4 Deskripsi Jabatan
Deskripsi jabatan pada CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
1. STORE MANAGER
Store Manager bertanggung jawab seutuhnya kepada Komisaris
akan kelangsungan Soba Swalayan. Tugas store manager antara lain.
a. pemikiran-pemikiran untuk berkembangnya Soba Swalayan.
b. menerima laporan kerja baik itu perhari, perminggu atau perbulan dari
tiap jabatan yang ada di Soba Swalayan, dan
c. memberikan laporan kepada komisaris tentang perkembangan Soba
Swalayan.
2. PERSONALIA
Personalia bertanggung jawab sepenuhnya untuk mengurus
commit to user
kepegawaian serta hubungannya dengan pihak luar Soba Swalayan.
Tugas personalia antara lain.
a. bertanggung jawab untuk mengecek tugas perbagian tugas,
b. bertanggung jawab atas produktif tidaknya pegawai dalam Soba
Swalayan, dan
c. berhubungan dengan masyarakat luar bila Soba Swalayan hendak
mengadakan acara atau kepentingan yang lain.
3. MERCHANDISE
Merchandise bertanggung jawab dalam penginputan tiap transaksi
pembelian barang yang terjadi di Soba Swalayan. Tugas merchandise
antara lain.
a. menerima nota dari bagian gudang,
b. menerima contoh barang dari gudang,
c. memasukan barang yang telah masuk ke dalam komputer,
d. membuat laporan penerimaan barang untuk diteruskan ke bagian
accounting,
e. membuat bukti retur barang, dan
f. memberi laporan kepada Store Manager transaksi yang telah terinput
dan segala tanggung jawab yang diberikan.
4. GUDANG
Gudang bertanggung jawab atas gudang dan seluruh isinya
termasuk data yang harus dilaporkan. Tugas gudang antara lain.
commit to user
b. mencatat setiap barang yang keluar dari gudang,
c. mencatat setiap barang yang masuk ke gudang,
d. memilah-milah tempat untuk barang cacat maupun stok,
e. menjaga kebersihan dan kerapian gudang,
f. membantu order menginformasikan barang habis, dan
g. memberi laporan pada pimpinan tiap hari,minggu maupun bulanan.
5. ORDER PEMBELIAN
Order pembelian bertanggung jawab dalam tiap transaksi
pembelian barang yang terjadi di Soba Swalayan ini termasuk membuat
acara yang berhubungan dengan barang juga bertanggung jawab untuk
setiap harga jual, stok barang ataupun barang rusak. Tugas order
pembelian antara lain.
a. order barang,
b. memikirkan acara discount dan segala kegiatan yang menambah
omset Soba Swalayan,
c. berhubungan dengan supplier untuk negoisasi barang,
d. memperhatikan, mengatur dan bertanggung jawab terhadap barang
retur/ rusak,
e. mengendalikan order dengan keuangan yang ada, dan
f. memberikan laporan pada pimpinan perusahaan tiap hari, minggu dan
commit to user 6. FINANCE
Finance bertanggung jawab seutuhnya untuk segala masalah
keuangan yang ada di Soba Swalayan. Tugas finance antara lain.
a. menghitung hasil penjualan kemarin dan mencocokan dengan omset
harian,
b. mempersiapkan dan mencatat segala pembayaran yang akan dilakukan
hari itu,
c. menyiapkan dana untuk pembayaran hari itu,
d. melakukan pembayaran,
e. memberikan laporan pada pimpinan tentang omset rekening bank
pendapatan yaitu dilakukan kemarin dan hari berikutnya,
f. mencatat segala transaksi keuangan yang terjadi hari itu pada buku
besar,
g. menyiapkan keuangan yang berhubungan dengan bunga bank,
h. mencatat segala pengeluaran untuk dicocokan dengan,
i. mencocokan dengan rekening koran,
j. melihat saldo bank tiap sore,
k. menerima pembayaran sewa,
l. melakukan pembayaran utang bank, dan
m.memberikan laporan keuangan pada pimpinan dan komisaris Soba
commit to user
7. ACCOUNTING
Accounting bertanggung jawab sepenuhnya atas progam AP dan
GL yang ada di Soba Swalayan. Tugas accounting antara lain.
a. berhubungan dengan Merchandise menerima penerimaan barang,
b. mencatat semua transaksi yang terjadi di toko hari itu,
c. mencocokan nota dari ke Finance,
d. membuat laporan keungan tiap bulannya, tutup buku tiap akhir
bulannya, dan
e. membuat laporan ke pimpinan perusahaan dan komisaris tiap
bulannya.
8. TAXIS
Taxis bertanggung jawab sepenuhnya pada bidang perpajakan
yang ada di Soba Swalayan. Tugas taxis antara lain.
a. membuat laporan pajak dari pajak masukan dan pajak keluaran,
b. menghitung pajak tiap bulan yang akan disetor dan pelaporannya,
c. membuat dan menghitung SPT massa dan SPT tahunan PPH 21 , PPH
25 dan PPN,
d. membayar PPH 21, PPH 25, PPN tiap tengah bulan, dan
e. membuat laporan pajak tiap tanggal 20 tiap bulannya
9. STAFF
Staff bertugas membantu Finance, Accounting, dan Taxis dalam
commit to user
10. KOORDINATOR
Koordinator bertanggung jawab dalam mendisiplinkan toko
termasuk di dalamnya karyawan absen maupun aturan yang berlaku di
lingkungan pekerjaan. Tugas koordinator antara lain.
a. mengawasi pegawai tiap shiftnya,
b. memberi tugas pada pramuniaga,
c. mengatasi masalah antara costumer dengan Soba Swalayan,
d. memotivasi kerja karyawan,
e. membantu order dalam menginformasikan barang kosong,
f. memotivasi kerja karyawan, dan
g. memberikan laporan pada pimpinan tiap hari, minggu, dan bulannya.
11. KASIR
Kasir bertanggung jawab dalam masalah penjualan barang pada
costumer. Tugas kasir antara lain.
a. memberikan pelayanan prima kepada costumer,
b. mengambil modal tiap shiftnya,
c. melakukan transaksi penjualan barang melalui komputer,
d. mencetak hasil penjualan tiap malamnya, dan
e. menjaga lingkungan kasir agar tetap bersih dan rapi.
12. PRAMUNIAGA
Pramuniaga bertanggung jawab atas counter dan barang dagangan
di Soba Swalayan termasuk memberi pelayanan yang terbaik kepada
commit to user
a. memberikan senyuman, menyapa, menawarkan bantuan dengan ramah
kepada costumer yang datang,
b. menata barang dagangan,
c. membersihkan barang dagangan yang terlihat kotor,
d. mengatur letak barang dagangan agar terlihat rapi, bersih, dan indah,
e. membantu order untuk menginformasikan barang habis.
13. SECURITY
Security bertanggung jawab sepenuhnya untuk keamanan
lingkungan Soba Swalayan. Tugas security antara lain.
a. bertanggung jawab atas kunci toko,
b. membuka dan menutup toko,
c. mengecek lampu dan jendela saat buka dan tutup toko,
d. mengawasi pembeli,
e. menindak bila terjadi pencurian di Soba Swalayan, dan
f. mengawasi keluar masuknya barang ke gudang.
14. BADAN UMUM
Badan Umum bertanggung jawab membuat lingkungan Soba
Swalayan menjadi bersih, sehat, rapi dan indah serta membersihkan toko
dan kantor setiap harinya termasuk di dalamnya menyapu, mengepel,
commit to user 1.2 LATAR BELAKANG MASALAH
Seiring dengan bangkitnya perekonomian Indonesia sejak dilanda krisis
ekonomi tahun 1998, kini banyak unit-unit usaha masyarakat yang
berkembang. Seharusnya hal semacam ini didukung oleh sumber daya
manusia yang berkualitas dan didukung dengan sumber daya yang cukup agar
dapat mengembangkan dan mempertahankan usahanya. Dengan semakin
banyak sektor ekonomi mikro di masyarakat menengah ke bawah
menunjukan bahwa dunia usaha di Indonesia mengalami kemajuan. Sektor
ekonomi mikro inilah yang nantinya akan menjadi tulang punggung bagi
sektor ekonomi makro.
Perusahaan akan berkembang apabila didukung dengan sistem
akuntansi yang cocok dan tepat. Karena sistem akuntansi direncanakan untuk
menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak luar maupun dalam
perusahaan, terutama informasi keuangan. Selain itu akuntansi menjadi salah
satu faktor utama dan pemegang peranan penting dalam menunjang kegiatan
dunia usaha. Perkembangan dunia bisnis masalah sistem akuntansi akan
tercemin dalam bentuk pemisahan tugas, wewenang, dan tanggung jawab
managerial. Aspek lain yang penting dalam sistem akuntansi adalah sistem
pengawasan oleh sistem pengendalian intern perusahaan. Sistem
pengendalian intern diperkukan untuk menyajikan laporan keuangan yang
dapat dipercaya sebagai dasar pengambilan keputusan.
Salah satu indikasi berkembangnya perusahaan yang bergerak dalam
commit to user
yang dilakukan, karena pembelian barang dagang merupakan kunci
keberhasilan usaha ini. Pembelian itu bukan hanya sekedar barang tersedia,
tetapi harus dapat mencukupi kebutuhan masyarakat, barang harus
berkualitas, dan harga juga harus terjangkau karena saat ini banyak sekali
persaingan-persaingan yang harus kita hadapi. Untuk meminimalkan
masalah-masalah yang berkaitan dengan pembelian barang dagang, biasanya
perusahaan memiliki sistem yang salah satunya mengatur sistem pembelian
barang dagang. Suatu sistem dibuat untuk menangani sesuatu yang secara
rutin terjadi. Sistem pembelian barang dagang dibuat untuk mengatur urutan
proses pengadaan barang dagang yang dilakukan fungsi yang terkait. Sistem
pembelian yang baik adalah terdapat kejelasan otorisasi dalam pembelian
barang dagang sehingga memperkecil terjadinya pembelian fiktif, ketepatan
waktu pemesanan, dan waktu kedatangan barang, dan ketepatan penentuan
kualitas barang dagang yang akan dibeli. Sistem pembelian yang baik
diharapkan menghindari pembelian barang dagang yang berlebihan dan tidak
efisien. Jika sistem ini tidak diterapkan maka akan menghambat kelancaran
operasional.
CV. Soba Swalayan merupakan salah satu perusahaan yang bergerak
dalam bidang usaha supermarket (retail bisnis) yang menyediakan
barang-barang kebutuhan pokok sehari-hari bagi masyarakat di perumahan elitte Solo
Baru, Sukoharjo dan sekitarnya. Untuk hal ini pembelian barang dagang
memiliki peranan penting dalam proses operasional. Permasalahan yang
commit to user
barang-barang yang dibutuhkan konsumen, sistem pembelian barang atau
pengadaan barang yang memadai sangat menunjang keberhasilan perusahaan.
demikian halnya CV. Soba Swalayan yang berusaha mengambil beberapa
langkah agar mampu bersaing, salah satunya dengan memberikan pelayanan
terbaik dengan konsumen. Hal ini dilakukan untuk menjaga loyalitas
konsumen dalam berbelanja. Disamping itu CV. Soba Swalayan menetapkan
harga jual yang lebih rendah dibandingkan dengan swalayan yang lain. Untuk
dapat menetapkan harga jual yang dapat bersaing dengan sarana perbelanjaan
lainnya, diperlukan kebijakan yang tepat dalam pengadaan barang, termasuk
di dalamnya ketepatan dalam menentukan supplier, sistem yang diterapkan,
serta fungsi-fungsi di dalamnya. Sehingga perlu disusun suatu sistem
akuntansi yang tepat guna menunjang keberhasilan perusahaan dalam
menyediakan barang-barang yang dibutuhkan konsumen dengan baik.
Berdasarkan uraian diatas, masalah yang menjadi fokus penulis dalam
penelitian ini adalah sistem akuntansi pengadaan barang dagangan yang
diterapkan di CV. Soba Swalayan dengan mengambil judul tugas akhir
“EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG
DAGANGAN PADA CV. SOBA SWALAYAN”.
1.3 PERUMUSAN MASALAH
Berdasarkan latar belakang yang dikemukakan, perumusan masalah
commit to user
a. Bagaimana sistem akuntansi pembelian barang dagang yang diterapkan di
CV. Soba Swalayan?
b. Bagaimana evaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagang pada CV.
Soba Swalayan?
1.4 TUJUAN PENELITIAN
Berdasarkan latar belakang dan perumusan masalah yang telah
dikemukakan diatas maka tujuan dari penelitian ini adalah.
a. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian barang dagang yang
diterapkan di CV. Soba Swalayan.
b. Untuk mengevaluasi sistem akuntansi pembelian barang dagang pada CV.
Soba Swalayan.
1.5 MANFAAT PENELITIAN
Penelitian memiliki kegunaan yang dapat ditinjau dari segi antara lain.
a. Mahasiswa
1) Untuk membagi wawasan yang berkaitan dengan penerapan teori yang
diterima di kuliah dengan praktek sesungguhnya yang diterapkan oleh
suatu perusahaan.
2) Untuk mengetahui secara langsung bagaimana sistem kerja yang ada di
CV. Soba Swalayan.
3) Untuk dapat lebih memahami masalah yang berkaitan dengan masalah
commit to user
b. Perusahaan
Diharapkan penulisan ini dapat menjadi masukan yang berguna,
sehingga dapat mendorong perkembangan dalam penyempurnaan sistem
akuntansi perusahaan dimasa yang akan datang, khususnya pada sistem
pembelian.
c. Bagi Lembaga Pendidikan
Agar mahasiswa mengetahui sejauh mana sistem pembelian yang
ada dalam dunia kerja dan dapat mengaplikasikan ilmu yang diperoleh
selama belajar di lembaga pendidikan.
1.6 METODE PENELITIAN
Penelitian merupakan proses mencari, mendapatkan data, untuk
selanjutnya dilakukan penyusunan dalam bentuk laporan hasil penelitian.
Untuk mendapatkan hasil yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah,
maka perlu digunakan metode penelitian. Metode penelitian ini terdiri dari.
1. Ruang Lingkup Penelitian
Metode yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini adalah
studi kasus, karena mengambil satu obyek tertentu untuk dianalisa secara
mendalam dengan memfokuskan pada satu masalah. Penelitian ini
dilaksanakan di CV. Soba Swalayan yang berlokasi di Jalan Raya Solo
Permai Blok HH 20-22, Solo Baru, Grogol, Sukoharjo.
2. Sumber Data
commit to user
(Marzuki, 1989: 55), data primer adalah data yang diperoleh
langsung dari sumbernya yang diamati dan dicatat untuk pertama
kalinya.
b. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang diperoleh secara tidak langsung
dari perusahaan dan buku-buku yang berhubungan dengan penelitian
ini.
3. Metode Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan cara
mengadakan tanya jawab secara langsung atau tidak langsung yang
dilaksanakan dengan tatap muka dengan karyawan perusahaan.
b. Studi Pustaka
Studi pustaka merupakan teknik pengumpulan data dengan cara
mempelajari buku/referensi yang berkaitan dengan masalah yang
diteliti.
c. Observasi
Penulis dalam penelitian ini melihat secara langsung mengenai
commit to user
16
BAB II
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
2.1 TINJAUAN PUSTAKA
2.1.1 Pengertian Sistem
Sehubungan dengan meningkatnya aktivitas perusahaan, maka perlu
disusun suatu sistem informasi yang sesuai dengan perusahaan. Istilah
sistem itu sendiri berasal dari bahasa latin (systema) dan bahasa yunani
(sustema) yang artinya himpunan bagian atau unsur yang saling
berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama. Ada beberapa
pengertian sistem yang dikemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut.
Menurut Mulyadi (2001: 5), sistem adalah jaringan prosedur yang
dibuat menurut pola tertentu untuk melaksanakan kegiatan pokok
perusahaaan.
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3), sistem adalah suatu
kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun
sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu
kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
Menurut Harnanto (1987: 391), sistem adalah suatu kerangka dari
prosedur-prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat
mengikuti, mencatat dan mengawasi pelaksanakan kegiatan-kegiatan yang
commit to user 2.1.2 Pengertian Prosedur
Menurut Mulyadi (2001: 5), prosedur adalah urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan
yang terjadi berulang-ulang.
Menurut Cole dalam Baridwan (1990: 3), prosedur adalah suatu
urutan pekerjaan clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu
bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam
terhadap transaksi perusahaan yang terjadi.
Menurut Harnanto ( 1987: 391), prosedur meliputi semua tahap atau
langkah (proses atau operasi) yang diperlukan dalam pelaksanaan terhadap
suatu bagian atau suatu sistem.
Berdasarkan penjelasan para ahli mengenai sistem dan prosedur
tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem dan prosedur saling
memiliki keterkaitan.Sistem terdiri dari jaringan prosedur, sistem yang baik
berakar dari baiknya prosedur yang membentuk sistem tersebut. Jika
prosedur yang membentuk sistem tersebut lemah maka akan membentuk
sistem yang lemah juga.
2.1.2 Pengertian Sistem Akuntansi
Pengertian mengenai sistem akuntansi yang dikemukakan oleh para
ahli sebagai berikut.
Menurut Mulyadi (2001: 3), sistem akuntansi adalah organisasi
commit to user
menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna
memudahkan pengelolaan perusahaan.
Menurut Widjayanto (2001: 11), sistem akuntansi adalah susunan
berbagai formulir catatan, peralatan termasuk komputer dan perlengkapan
serta alat komunikasi tenaga pelaksanaannya dan laporan yang
dikoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data
keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Menurut Wing (2006: 23), sistem akuntansi adalah sekumpulan
komponen yang saling kerja sama untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.3 Pengertian sistem pembelian
(Mulyadi, 2001: 299), sistem akuntansi pembelian digunakan dalam
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan.
1. Fungsi yang Terkait
Menurut Mulyadi (2001: 299), fungsi yang terkait dalam sistem
akuntansi pembelian adalah.
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di
gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
commit to user
dalam pengadaan barang dan mengeluarkan order pembelian kepada
pemasok yang dipilih.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggung jawab melakukan pemeriksaan
terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok
guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut. Fungsi ini juga
bertanggung jawab untuk menerima barang dari pembeli yang berasal
dari transaksi retur penjualan.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi Akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah
fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan.Fungsi pencatat
utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke
dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip
dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan
utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu
utang. Fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat
harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
2. Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian
adalah.
a. Surat Permintaan Pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang
commit to user
melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti
dalam surat tersebut.
b. Surat permintaan penawaran harga
Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi
barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang
menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.
c. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang telah dipilih.
d. Laporan penerimaan barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.
e. Surat perubahan order pembelian
Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order
pembelian yang sebelumnya telah diterbitkan. Perubahan tersebut
dapat berupa perubahan kuantitas, jadwal penyerahan barang,
spesifikasi, penggantian atau hal lain yang bersangkutan dengan
perubahan desain atau bisnis.
f. Bukti kas keluar
Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan
commit to user
pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang
sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur
mengenai maksud pembayaran.
3. Catatan akuntansi yang digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah.
a. Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas keluar.
b. Jurnal Pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure. Jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah jurnal pembelian.
c. Kartu Utang
Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan
utang, perusahaan menggunakan voucher payable procedure, yang
berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang
commit to user
d. Kartu Persediaan
Sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk
mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
a. Prosedur Permintaan Pembelian
Prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian
dalam formulir surat permintaan pembelian kepada fungsi pembelian.
b. Prosedur Permintaan Penawaran Harga dan Pemilihan Pemasok
Prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan
penawaran harga kepada para pemasok untuk memperoleh informasi
mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain,
untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai
pemasok barang yang diperlukan perusahaan. Perusahaan seringkali
menentukan jenjang wewenang dalam pemilihan pemasok sehingga
sistem akuntansi pembelian dibagi menjadi sebagai berikut.
1) Sistem akuntansi pembelian dengan pengadaan langsung.
2) Sistem akuntansi pembelian dengan penunjukan langsung.
3) Sistem akuntansi pembelian dengan lelang.
c. Prosedur Order Pembelian
Prosedur ini fungsi pembelian mengirim surat order pembelian
kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit
commit to user
yang meminta barang, dan fungsi pencatat utang) mengenai order
pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.
d. Prosedur Penerimaan Barang
Prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan
mengenai jenis, kuantitas, dan mutu barang yang diterima dari
pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk
menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.
e. Prosedur Pencatatan Utang
Prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang
berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan
penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan
pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan
utang.
f. Prosedur Distribusi Pembelian
Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang didebit dari
transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan
manajemen.
2.1.5 Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern menurut AICPA adalah rencana organisasi
dan semua ukuran dan metode yang diterapkan dalam suatu perusahaan
untuk melindungi aktiva, menjaga keakurasian dan kepercayaan data
akuntansi, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan kepatuhan terhadap
commit to user
Sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001:163) adalah
meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian
dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong
dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi sistem pengendalian intern
tersebut menekankan pada tujuan yang akan dicapai yaitu.
1. Menjaga kekayaan organisasi.
2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.
3. Mendorong efisiensi.
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.
Unsur-unsur pengendalian intern meurut Mulyadi (2001:164), adalah
sebagai berikut.
a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka (framework) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.pembagian
tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan prinsip-prinsip
sebagai berikut.
1) Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang
untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi
commit to user
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang
memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan.
2) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Pelaksanaan suatu
transaksi terdapat internal check diantara unit organisasi pelaksana.
Dengan adanya pemisahan fungsi, catatan akuntansi yang
diselenggarakan dapat mencerminkan transaksi sesungguhnya yang
dilaksanakan oleh unit-unit organisasi yang memegang fungsi. Jika
ada perangkapan fungsi, maka akan membuka kemungkinan
terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi,
sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya
kebenarannya dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak
terjamin kekayaannya.
b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaaan, utang, pendapatan, dan
biaya.
Didalam organisasi setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi
dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya
transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat sistem
yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Formulir merupakan media yang digunakan untuk
merekam penggunaan wewenang untuk memberikan otorisasi
commit to user
formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan
otorisasi. Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai
sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam dalam
formulir dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan
keandalan yang tinggi. Dengan demikian otorisasi akan menjamin
dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat dipercaya, sehingga akan
menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi proses akuntansi.
Selanjutnya prosedur pencatatan yang baik akan menghasilkan informasi
yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan
dan biaya suatu organisasi.
c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik jika tidak diciptakan cara-cara yang menjamin praktik sehat dalam
pelaksanaannya.
Adapun cara-cara yang ditempuh oleh perusahaan dalam
menciptakan praktik yang sehat adalah.
1) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. Karena
formulir merupakan alat untuk memberikan otorisasi terlaksananya
commit to user
nomor urut tercetak akan dapat menetapkan pertanggungjawaban
terlaksananya transaksi.
2) Pemeriksaan mendadak (surprised audit). Pemeriksaan mendadak
dilaksanakan tanpa pemberitahuan lebih dahulu kepada pihak yang
akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan
mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan
yang telah ditetapkan.
3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan
dari orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi
dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain, sehingga terjadi
internal check terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi
yang terkait, maka setiap unit organisasi akan melaksanakan praktik
yang sehat dalam pelaksanaan tugasnya.
4) Perputaran jabatan (job rotation). Perputaran jabatan yang diadakan
secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam
melaksanakan tugasnya, sehingga persekongkolan diantara mereka
dapat dihindari.
5) Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. Karyawan
kunci perusahaan diwajibkan mengambil cuti yang menjadi haknya.
Selama cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan untuk
commit to user
dalam divisi yang bersangkutan, diharapkan dapat ditangkap oleh
pejabat yang menggantikan untuk sementara waktu tersebut.
6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek
ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus
diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik
dengan catatan akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan
tersebut.
7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain. Unit organisasi ini
disebut satuan pengawasan intern ini harus melaksanakan fungsi
operasi, fungsi penyimpanan, dan fungsi akuntansi, serta
bertanggung jawab langsung kepada manajemen puncak. Satuan
pengawas intern dalam perusahaan akan menjamin efektivitas
unsur-unsur sistem pengendalian intern, sehingga kekayaan perusahaan
akan menjamin keamanannya dan data akuntansi akan terjamin
ketelitian dan keandalannya.
8) Karyawan yang mutunya sesuai tanggung jawabnya. Bagaimanapun
baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi, dan prosedur pencatatan
serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktik sehat,
semuanya sangat tergantung kepada manusia yang
melaksanakannya. Diantara empat unsur pokok pengendalian intern,
commit to user
kecakapan pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem
pengendalian intern. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi
sampai batas yang minimum dan perusahaan tetap mampu
menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat
dihandalkan.
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi
tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaannya. Untuk
mendapatkan karyawan yang kompeten dan dapat dipercaya, cara
yang ditempuh antara lain.
a) Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut
oleh pekerjaannya.
b) Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan
perusahaan, sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaanya.
2.2 ANALISIS SISTEM AKUNTANSI PADA CV. SOBA SWALAYAN
2.2.1 Fungsi yang terkait
Untuk melaksanakan semua tahap transaksi, suatu fungsi tidak boleh
diberi tanggungjawab penuh dalam melaksanakannya. Dengan demikian,
dalam pelaksanakan suatu transaksi terdapat internal check diantara fungsi
atau unit organisasi pelaksana. Adapun pelaksana fungsi yang terkait dalam
commit to user
a. Fungsi Order Pembelian
Fungsi order pembelian bertanggung jawab untuk memeriksa stok
barang dalam swalayan. Fungsi order pemilihan juga bertanggung jawab
untuk melaksanakan order pembelian kepada pemasok dengan
mengeluarkan surat order pembelian atas persetujuan dari fungsi gudang.
b. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menerima barang yang
dikirim dari pemasok membandingkan antara surat order pembelian
dengan faktur tembusan dari pemasok, untuk memeriksa barang yang
diterima apakah sesuai dengan pesanan, baik jenis spesifikasi maupun
kuantitasnya.
c. Fungsi Merchandise
Fungsi merchandise bertanggung jawab untuk melakukan input
data atas barang yang diterima ke dalam kartu stock barang dan
memberi cap tanggal jatuh tempo pada faktur tembusan yang dikirim
oleh pemasok serta membuat print out atas data yang diinput dalam
kartu stok barang.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk menyelenggarakan
pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran kas.
2.2.2 Dokumen yang digunakan
Dokumen merupakan media yang digunakan untuk merekam
commit to user
dalam organisasi. Dokumen ini juga dipakai sebagai dasar untuk pencatatan
transaksi dalam catatan akuntansi. Oleh karena itu dokumen harus diawasi
sedemikian rupa guna mengawasi pelaksanaan otorisasi. Adapun dokumen
yang digunakan dalam transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan adalah
sebagai berikut.
a. Surat order pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok
yang terdiri dari berbagai tembusan dengan fungsi sebagai berikut.
1) Surat order pembelian
Dokumen ini merupakan dokumen asli, yaitu lembar pertama
surat order pembelian yang dikirim kepada pemasok sebagai order
resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan.
2) Tembusan fungsi gudang
Tembusan surat order pembelian ini dikirim ke fungsi gudang
sebagai otorisasi untuk menerima barang dan digunakan untuk
membandingkan antara pesanan dengan barang yang diterima baik
jenis, spesifikasi maupun kuantitasnya.
3) Arsip pemasok
Tembusan surat order pembelian ini disimpan oleh fungsi order
sebagai arsip.
b. Faktur tembusan pemasok
Dokumen ini merupakan surat pengantar yang dikirim oleh
commit to user
melakukan input data oleh fungsi merchandise. Dokumen ini juga
digunakan untuk menjadwalkan jatuh tempo pembayaran utang kepada
pemasok dan dasar pencatatan utang.
c. Bukti Kas/bank
Dokumen ini dibuat sebagai dasar pembayaran utang jatuh tempo
perusahaan yang akan dilakukan pembayarannya oleh fungsi finance.
d. Print out
Dokumen ini merupakan print out hasil input data yang diterima
dari pemasok dan berfungsi untuk menunjukan bahwa barang telah
diterima dan telah memenuhi jenis, spesifikasi dan kuantitas seperti yang
tercantum dalam surat order pembelian.
e. Faktur asli dari pemasok
Dokumen ini diterima dari pemasok, pada saat tanggal jatuh tempo
pembayaran utang dan sebagai bukti penagihan yang dikirim oleh
pemasok kepada fungsi finance.
f. Bukti pembayaran
Dokumen ini dibuat sebagai tanda terima bahwa perusahaan telah
melakukan pembayaran kepada pemasok dan digunakan sebagai dasar
pencatatan transaksi pengeluaran kas pada fungsi akuntansi.
g. Retur pembelian
Dokumen ini dibuat apabila ada pengembalian barang yang dipesan
karena ada cacat ataupun persediaan masih cukup banyak setelah
commit to user
2.2.3 Catatan akuntansi yang digunakan
Prosedur pencatatan yang baik akan menjamin data yang direkam
dalam formulir atau dokumen dicatat dalam catatan akuntansi dengan
tingkat ketelitian dan keandalan yang tinggi. Adapun catatan akuntansi yang
digunakan dalam transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan adalah
sebagai berikut.
a. Kartu stok barang
Kartu stock barang digunakan untuk mencatat barang-barang yang
masuk atau yang diterima dari pemasok. Sedangkan barang-barang yang
keluar secara otomatis sudah mengurangi stock barang pada saat barang
terjual. Karena penyelenggarakan kartu stock barang di bagian gudang
sudah terkomputerisasi secara online dengan bagian toko. Sehingga pada
saat terjadi penjualan akan mengurangi persediaan di gudang.
b. Buku pembantu utang
Buku pembantu utang digunakan untuk mencatat utang kepada
pemasok pada saat terjadi transaksi pembelian.
2.2.4 Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi
Untuk memudahkan pemahaman proses transaksi pembelian dari awal
sampai akhir, maka dibuatlah jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian. Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem
akuntansi pembelian yang diterapkan pada CV. Soba Swalayan adalah
commit to user
a. Prosedur order pembelian
Prosedur ini dilakukan rutin oleh fungsi order pembelian, sistem
pengadaan barang dilakukan untuk memenuhi stok barang dalam waktu
seminggu. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan barang di
dalam gudang. Fungsi order pembelian dalam prosedur ini membuat
surat order pembelian rangkap tiga.
b. Prosedur penerimaan barang
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi gudang, Fungsi gudang
melakukan pemeriksaan mengenai jenis, spesifikasi, dan kuantitas barang
yang diterima dari pemasok. Kemudian dibawa ke bagian fungsi
merchandise, fungsi merchandise bertanggung jawab membuat print out
data yang diinput dari faktur yang diterima dari pemasok. Print out
tersebut berfungsi sebagai laporan penerimaan barang dari pemasok.
c. Prosedur pencatatan utang
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi akuntansi, fungsi akuntansi
bertanggung jawab memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan
dengan transaksi pembelian, yaitu faktur tembusan dari pemasok dan
print out yang dibuat oleh fungsi merchandise kemudian
menyelenggarakan pencatatan utang dengan membuat dokumen kas/
bank.
d. Prosedur pembayaran utang dan pengeluaran kas
Prosedur ini dilakukan oleh fungsi finance, fungsi finance
commit to user
finance melakukan pembayaran kepada pemasok dan mengembalikan
faktur tembusan kepada pemasok. Sedangkan fungsi akuntansi
menyelenggarakan pencatatan transaksi pengeluaran kas berdasarkan
dokumen-dokumen yang berhubungan dengan transaksi tersebut, seperti
faktur asli dari pemasok dan bukti pembayaran.
2.2.5 Bagan Alir Dokumen Sistem Akuntansi Pembelian
Bagan alir dibuat untuk mengkomunikasikan hasil analisis sistem dan
rancangan sistem kepada pemakai informasi, analisis sistem menggunakan
simbol-simbol standar.
Manfaat penggunaan bagan alir adalah sebagai berikut.
1. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan
menggunakan bagan alir.
2. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan
bagan alir.
3. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang
yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.
4. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan
commit to user
38
2.3 EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN BARANG DAGANG
PADA CV. SOBA SWALAYAN
Berdasarkan hasil perbandingan antara sistem akuntansi pembelian
barang dagangan yang diterapkan pada CV. Soba Swalayan dengan ketentuan
yang ada, maka dapat dilihat keberhasilannya perusahaan dalam
melaksanakan sistem akuntansi yang telah ditetapkan untuk melindungi
kekayaan perusahaan. Berikut ini disajikan evaluasi sistem akuntansi
pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Fungsi yang terkait
a. Sudah terdapat pengembangan pemisahan fungsi yang memadai, seperti
yang terdapat pada bagian pengadaan barang, dimana fungsi order
pembelian terpisah dengan fungsi penerimaan barang. Fungsi
penerimaan barang dilaksanakan oleh fungsi gudang. Sedangkan fungsi
penginputan data dalam pengadaan barang tersebut dilaksanakan oleh
fungsi merchandise. Dengan adanya pemisahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam
pelaksanaan tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh
karyawan.
b. Fungsi akuntansi dengan fungsi finance merupakan fungsi yang
terpisah, dimana fungsi akuntansi yang merupakan fungsi pencatatan
hanya bertanggung jawab menyelenggarakan pencatatan transaksi yang
terjadi, sedangkan fungsi finance yang merupakan fungsi penyimpanan
commit to user
Sehingga dengan adanya pemisahan kedua fungsi tersebut diharapkan
dapat menghindari kemungkinan adanya kesalahan dalam pelaksanaan
tugas dan mencegah kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
c. Selalu diadakan cross check antar fungsi yang terkait dalam transaksi
pembelian yang pelaksanaannya setiap satu bulan sekali.
2. Dokumen yang digunakan
a. Surat order pembelian tidak diotorisasi oleh fungsi merchandise tetapi
hanya diotorisasi oleh fungsi gudang dimana penggunaannya dengan
sepengetahuan fungsi gudang.
b. Surat order pembelian yang merupakan dokumen penting dalam
transaksi pembelian belum bernomor urut tercetak. Hal ini
memungkinkan terjadinya penyelewengan dalam penggunaannya.
c. Faktur tembusan dari pemasok yang diterima perusahaan pada saat
penerimaan barang diberi “cap tanggal jatuh tempo” oleh fungsi
gudang. Untuk memastikan perusahaan masih mempunyai kewajiban
kepada pemasok yang harus dibayar pada tanggal tersebut.
d. Print out penerimaan barang dibuat oleh fungsi merchandise berfungsi
sebagai laporan penerimaan barang, sebagai bukti bahwa barang yang
diterima telah sesuai dengan surat order pembelian.
e. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi finance dan diberi “cap lunas”
sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pembayaran kepada
commit to user
f. Faktur asli yang diterima pemasok sebagai bukti bahwa pemasok telah
melakukan penagihan.
3. Catatan akuntansi
a. Fungsi akuntansi tidak menyelenggarakan pembukuan dalam jurnal
khusus maupun jurnal umum, tetapi hanya mencatat dalam buku
pembantu utang dalam transaksi pembelian.
b. Penyetoran kas ke bank secara perminggu oleh fungsi finance.
c. Dalam hal mutasi barang yang masuk dan keluar kartu stock barang
di gudang pada CV. Soba Swalayan sudah terkomputerisasi secara
online dengan toko. Hanya fungsi merchandise yang dapat
melakukan input data barang masuk. Sedangkan untuk mutasi barang
yang keluar karena adanya penjualan secara otomatis akan
mengurangi stock barang yang ada di gudang.
2.4EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PADA CV. SOBA
SWALAYAN
Evaluasi sitem pengendalian intern berdasarkan unsur-unsur sistem
pengendalian intern, maka penulis mengevaluasi beberapa penerapan sistem
akuntansi pembelian barang dagangan pada CV. Soba Swalayan.
1. Struktur organisasi adalah kerangka (frame work) pembagian
tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk
untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan.
commit to user
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara
fungsi akuntansi dengan fungsi finance sudah diterapkan pada CV.
Soba Swalayan. Fungsi finance adalah fungsi yang melakukan
pembayaran terhadap transaksi pembelian yang dilakukan, sedangkan
fungsi akuntansi adalah fungsi yang melakukan pencatatan terhadap
transaksi pembelian. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk
menjamin ketelitian, keandalan dan keakuratan data kekayaan yang
dimiliki perusahaan.
b. Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan
Pemisahan fungsi dalam sistem pembelian barang dagang antara
fungsi pembelian dengan fungsi penerimaan sudah diterapkan pada CV.
Soba Swalayan. Fungsi pembelian pada CV. Soba Swalayan dilakukan
oleh beberapa fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, dan fungsi
merchandise. Pemisahan fungsi ini dimaksudkan untuk menciptakan
pengecekan intern dalam transaksi pembelian, mengurangi resiko
diterimanya barang yang tidak dipesan oleh perusahaan, mengurangi
resiko diterimanya barang jenis spesifikasi kuantitas mutu barangnya
tidak sesuai dengan yang dipesan perusahaan, dan mengurangi resiko
diterima barang yang tidak sesuai dengan waktu yang ditentukan dalam
surat order pembelian.
c. Transaksi harus dilaksanakan oleh lebih dari satu orang
Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan melibatkan
commit to user
gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan fungsi akuntansi.
Meskipun demikian masih terdapat perangkapan fungsi, seperti fungsi
gudang dan penerima barang berada di bawah tanggung jawab satu
fungsi.
2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Setiap transaksi pembelian terjadi melalui sistem otorisasi tertentu.
Tidak ada satupun transaksi yang terjadi tanpa otorisasi oleh pejabat yang
memiliki wewenang. Otorisasi dilakukan dengan membubuhkan tanda
tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen sumber ataupun
dengan dokumen pendukung. Setiap transaksi yang terjadi dicatat dalam
catatan akuntansi melalui prosedur pencatatan tertentu. Dengan demikian
kekayaan perusahaan terjamin keamanan dan keandalannya.
a. Surat order pembelian diotorisasi oleh pejabat yang lebih tinggi
Surat order pembelian merupakan awal transaksi pengadaan
barang.
b. Bukti pembayaran diotorisasi oleh fungsi keuangan
Bukti pembayaran dibuat apabila pemasok telah melakukan
penagihan kepada perusahaan. Setelah fungsi finance melakukan
pembayaran. Bukti pembayaran diberi cap lunas dan fungsi finance
menerima faktur asli dari pemasok.
c. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi merchandise
Laporan penerimaan barang diotorisasi adalah sebagai bukti telah
commit to user
tanda tangan otorisasi pada laporan penerimaan barang setelah
memeriksa lalu menginput barang yang diterima pemasok sesuai
dengan faktur tembusan dari pemasok.
d. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen
sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap
Sistem akuntansi pembelian yang ada dalam CV. Soba Swalayan
telah menerapkan pencatatan oleh fungsi akuntansi didasarkan pada
dokumen sumber (SOP) dan dokumen pendukung, seperti laporan
penerimaan barang. SOP tersebut dibuat rangkap 3 yang didistribusikan
kepada pemasok, fungsi merchandise dan digunakan sebagai arsip oleh
fungsi order.
3. Praktik yang sehat
Pembagian tanggung jawab fungsional serta sistem wewenang dan
prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan
baik, jika tidak diciptakan langkah-langkah untuk menjamin adanya
praktik yang sehat dalam melaksanakannya. Langkah-langkah yang
ditempuh oleh CV. Soba Swalayan dalam rangka menciptakan praktik
yang sehat adalah sebagai berikut.
a. CV. Soba Swalayan belum menggunakan formulir bernomor urut
tercetak dalam transaksi pembelian, khususnya pada surat order
pembelian. Surat order pembelian merupakan dokumen penting
commit to user
tercetak berfungsi untuk mengantisipasi penggunaan yang tidak
dapat dipertanggung jawabkan oleh yang wewenang.
b. Pemeriksaan kepada setiap fungsi terhadap tugas dan tanggung
jawab oleh store manajer dengan jadwal yang rutin setiap harinya.
c. Transaksi pembelian pada CV. Soba Swalayan tidak hanya
dilaksanakan oleh satu orang/fungsi melainkan melibatkan beberapa
fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi finance, dan
fungsi akuntansi. Dengan dilibatkannya beberapa fungsi tersebut
secara tidak langsung proses internal check terhadap pelaksanaan
tugas setiap fungsi yang dijalankan.
d. CV. Soba Swalayan tidak membentuk pengawas intern yang bersifat
independen, melainkan pemilik perusahaan memberi kepercayaan
kepada store manajer untuk melaksanakan pengawasan terhadap
setiap unit organisasi.
e. CV. Soba Swalayan tidak menerapkan rotasi jabatan terhadap tugas
dan tanggung jawab karyawan setiap fungsi. Jika salah satu fungsi
tidak masuk akan mengakibatkan kinerja karyawan tidak efektif.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Untuk mendapatkan karyawan yang kompeten cara yang ditempuh
oleh CV. Soba Swalayan adalah sebagai berikut.
a. Pada saat perekrutan karyawan dilakukan dengan test wawancara
commit to user
b. Latar belakang pendidikan karyawan harus berdasarkan persyaratan
commit to user
46
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan analisis dan pembahasan mengenai sistem akuntansi
pembelian barang dagangan yang diterapkan oleh CV. Soba Swalayan, maka hasil
evaluasi yang dilakukan penulis menemukan beberapa kelemahan dan kebaikan
yang dapat penulis jabarkan berdasarkan aktivitas akuntansi yang dilaksanakan,
yaitu sebagai berikut.
3.1Kelebihan
a. Adanya pemisahan fungsi antara fungsi akuntansi dan fungsi finance.
Fungsi akuntansi hanya mempunyai wewenang dalam menyelenggarakan
pembukuan (sebagai fungsi pencatatan), sedangkan fungsi finance
bertanggung jawab dalam menangani kas masuk dan kas keluar (sebagai
fungsi penyimpanan). Dengan pemisahan fungsi tersebut memudahkan
dilakukan cross check setiap saat.
b. Pemberian “cap lunas” pada bukti pembayaran yang diotorisasi oleh
fungsi finance sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan
pembayaran kepada pemasok.
c. Pemberian “cap jatuh tempo” pada faktur tembusan dari pemasok
memudahkan perusahaan untuk memastikan bahwa perusahaan masih
commit to user
d. Transaksi pembelian dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh lebih dari
satu fungsi yaitu fungsi order, fungsi gudang, fungsi merchandise, fungsi
akuntansi, fungsi finance.
e. Fungsi pembelian dipecah menjadi tiga fungsi bagian yaitu fungsi order,
fungsi gudang dan fungsi merchandise. Pemecahan fungsi tersebut
diharapkan dapat menghindari kemungkinan terjadinya kecurangan.
f. Adanya otorisasi dokumen yang digunakan dalam sistem pembelian
barang dagang oleh bagian yang berwenang.
g. Terdapat prosedur pencatatan yang jelas ke dalam catatan akuntansi yang
didasarkan pada
