ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN MOTOR

(1)

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PEMBELIAN KREDIT PADA YAMAHA SINAR HARAPAN

MOTOR

Linduben Lumban Gaol / 24209477 Pembimbing:

Dr. Imam Subaweh, SE., AK., MM

(2)

Latar Belakang Masalah

• Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di era globalisasi ini membuat setiap perusahaan harus dapat mengembangkan dan membuat sistem yang baik bagi perusahaannya. Sistem dapat digunakan untuk mempermudah dalam pengerjaan serta meningkatkan kinerja dari perusahaan tersebut.

• Saat ini masih di dapatkan perusahaan yang belum menggunakan sistem dalam pengolahan usahanya, cara manual pun masih digunakan untuk kegiatan usaha sehari hari. Tidak bisa dipungkiri kesalahan dalam pengelolaan perusahaan pasti dapat terjadi yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Bukan hanya itu saja, waktu pengerjaan pun akan semakin lama, sehingga efektifitas kurang terkendali.

• Salah satu aktifitas yang bisa dirancangkan sistem informasi akuntansinya yaitu kegiatan pembelian. Melihat cukup kompleksnya pekerjaan yang dikerjakan pada bagian pembelian maka diperlukan suatu aplikasi dan sistem terkomputerisasi sebagai sarana untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan yang dilakukan oleh bagian pembelian. Sistem informasi akuntansi pembelian dalam pencatatannya terdapat beberapa tahapan seperti pembuatan order pembelian, pencairan dana, pembuatan laporan pembelian dan penerimaan barang ke perusahaan.

(3)

Latar Belakang Masalah

• Yamaha Sinar Harapan Motor adalah salah satu Dealer resmi Yamaha yang menjalankan usahanya dalam pelayanan service dan spare part segala motor Yamaha. Yamaha Sinar Harapan Motor berlokasi di Jl. Kp. Rawa Kalong-Setia Mekar, Bekasi. Kegiatan pembelian meliputi dari pembelian spare part serta peralatan motor kepada supplier secara kredit, dalam hal ini supplier adalah pusat kantor Yamaha serta vendor yang bekerjasama dengan Yamaha.

• Kegiatan pencatatan pembelian kredit yang dilakukan oleh Yamaha Sinar Harapan Motor masih menggunakan sistem manual. Ini jelas membuat kinerja perusahaan menjadi lamban, bukan hanya itu saja kelalaian dari pegawai pun bisa menjadi faktor utama yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

untuk kelancaran penjualan barang, diperlukan pembelian yang baik dan pengendalian intern yang sesuai dengan standar yang diterapkan. Dalam pembelian spare part dan peralatan motor, Yamaha Sinar Harapan Motor hanya melakukan pembelian kredit dikarenakan sistem yang diterapkan oleh kantor pusat adalah menunggu pemesanan pembelian sesuai dengan waktu memesan dan ketersediaan dikantor pusat.

(4)

Rumusan Masalah dan Tujuan Penelitian

Rumusan Masalah :

1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor?

2. Apakah sistem akuntansi pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor sudah berjalan secara efektif?

3. Bagaimana perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar harapan Motor?

Tujuan Penelitian :

1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan Yamaha Sinar Harapan Motor

2. Untuk menganalisis penerapan sistem akuntansi pembelian kredit yang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor

3. Untuk merancang sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang efektif untuk digunakan pada Yamaha Sinar Harapan Motor

(5)

Alat Analisis

• Sistem Analisis

Pada tahap ini penulis melakukan investigasi (pemeriksaan awal) dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem akuntansi manual yang berasal dari pembuatan dokumen permintaan pembeliaan spare part dan oli.

• Desain Sistem

Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat pemodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), pemodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model yang menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek dasar data yang mempunyai hubungan antar relasi, sedangkan normalisasi adalah proses untuk mengorganisasikan file untuk menghilangkan grup elemen yang berulang-ulang, setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

(6)

Hasil dan Pembahasan

Prosedur Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

SEBELUM SESUDAH

Start

Membuat surat permintaan pembelian 2 lbr

SPP 1

SPP 2

N

1

x

2

BAGIAN GUDANG

PO 2

X

SPP 1

Mencocokan dokumen

PO 2

SPP 1

N

X

PO 2 SPP 1

Supplier

Bersama barang

ST 1 ST 2

Mencocokan barang dengan

dokumen

Membuat STTB 2 lbr

PO 2

SPP 1 STTB 1

ST 1 STTB 2

N ST 2

supplier

4 SPP : Surat Permintaan Barang

PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima Barang

ST : Surat Tagihan

BAGIAN GUDANG

START

Membuat SPP 2 lbr

Saat minimal stock

SPP 1

SPP 2

N

1

4 7

PO 5 Faktur 2

Mencocokan dokumen dengan barang

PO 5 Faktur 2

N

SPP : Surat Permintaan Pembelian PO : Purchase Order

LPB : Laporan Pembelian Barang TTB : Tanda terima Barang

TTB 2

TTB 2 Di arsip

sesuai jenis barang yang di pesan

Bersama barang

(7)

Sebelum Sesudah

1

SPP 2

BAGIAN PEMBELIAN

Membuat SPPH 1 lbr

SPPH

DIKIRIM KE SUPPLIER

Menerima penawaran harga

X

SPH

Membuat PO 6 lbr dan

LPB 3 lbr

PO 1

PO 2

LPB 2 PO 3

PO 4 LPB 1 SPH

2 3

N

Supplier 4 SUPPLIER

Bukti Pesan barang

Memeriksa bukti pesan

BPB 1

SPP : Surat Permintaan Pembelian SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga

PO : Purchase Order BPB : Bukti Pemesanan Barang LPB : Laporan Pembelian Barang

5 BPB 2

6 N

DITERIMA DARI SUPPLIER

SPH

PO 6 PO 5

LPB 3

Manajemen 2

BAGIAN PENERIMAAN BARANG

PO 1

SUPPLIER

Faktur 1

Bersama barang, Faktur & Surat

Jalan

Mencocokan barang dengan dokumen

SJ Faktur 1 TTB 1

N 7

Bersama barang

PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan

BPB : Bukti Pemesanan Barang TTB : Tanda Terima Barang

Faktur 2

SJ

BPB 2 6

BPB 2

Membuat TTB 4 lbr

PO 1

Faktur 2 TTB 2

Supplier TTB 3

Faktur 3

8 Faktur 4

9 TTB 4

10 Faktur 3

Faktur 4

(8)

SEBELUM SESUDAH

3 4

BAGIAN KEUANGAN

PO 3

STTB 2

ST 2

Mencocokan semua dokumen dan membuat surat utang

Melakukan penjurnalan

PO 3 STTB 2

ST 2 SU 1

SU 2

N N

X X

Per 3 bulan

SU 1

SU 2

Membayar utang ke supplier

SU 1 BS 1

N

X

supplier

X

SU 1

Membuat laporan pembelian barang

SU BS 2

LPB 1

N

END manajemen

PO : Purchase Order STTB : Surat Tanda Terima barang ST : Surat Tagihan SU : Surat Utang LPB : Laporan Pembelian Barang BS : Bukti Setor Jurnal

SU 2 BS 2

BS 2

LPB 2

5

Mencocokan Purchase Order dengan

Faktur dari supplier

Membuat Bukti Kas Keluar 2 lbr

BKK 1

BKK 2

PO 6

Faktur 3

PO 6 Faktur 3

BAGIAN KEUANGAN

Arsip BKK yang belum dibayar

11

N

PO : Purchase Order BKK : Bukti Kas keluar

BS : Bukti Setor Per 3 bulan

8

Membayar utang ke Supplier

BS

3

BAGIAN AKUNTANSI

PO 3 Faktur 4

LPB 1

Membandingkan faktur dari supplier dengan PO, BKK, TTB, BS & LPB

Membuat Jurnal pembelian

Faktur 4 PO 3

N

END Jurnal

Pembelian

PO : Purchase Order LPB : Laporan Pembelian Barang BKK : Bukti Kas Keluar TTB : Tanda Terima barang BS : Bukti Setor

11

BKK 1

BKK 1 10 9

TTB 4

LPB 1 BS

BS

supplier

(9)

Model Logika dari Sistem yang Diusulkan

Diagram Konteks Sistem Pembelian Kredit

GUDANG

Surat Permintaan Pembelian

SISTEM PEMBELIAN KREDIT

LPB, LKK

MANAJEMEN Laporan Hutang

Laporan Jurnal

SUPPLIER SPPH, PO,

TTB, BS SPH, BPB, SJ, Faktur

SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga

PO : Purchase Order

TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan

SPH: Surat Penawaran Harga BPB : Bukti Pesan Barang

LPB : Laporan Pembelian Barang LKK : Laporan Kas Keluar

BS : Bukti Setor

(10)

DIAGRAM ZERO

(11)

DIAGRAM LEVEL 1 PROSES 1

3 5.1p

Validasi semua data

5.2p Penjurnalan

MANAJEMEN Laporan

Pembelian Barang, Laporan Utang

Laporan Kas Keluar, Laporan Jurnal Jurnal

Purchase Order

Kas Keluar

Akun

5.3p Pencetakan Laporan

(12)

Entity Relationship Diagram

Barang ^Purchase_Order Supplier

Kas Keluar Utang

Kd_kas keluar **

Kd_PO *

Kd_utang **

Kd_supp **

Kd_brg **

Tgl_pemesanan Nm_brg

Jmlh_brg

Total_pesan

Hrg_brg Nm_brg

Jmlh_brg

Kd_brg *

Nm_supp

Almt_supp

No.tlp_supp Kd_supp *

Tgl_beli

Tgl_j.tempo

Jmlh_utang Kd_utang *

Tgl_kas.keluar

Jmlh_kas.keluar

Kd_kas.keluar *

Jurnal

Kd_jurnal *

No_jurnal tgl_jurnal Permintaan

Pembelian

Tanda Terima Barang

Nm_brg

No_tanda_terima *

Tgl_pengiriman

Total_bayar

alamat satuan

Kd_permintaan *

Tgl_permintaan

No_permintaan

Nm_bagian_permintaan

No_tanda_terima **

Kd_permintaan **

No_kas_keluar

Total_kas_keluar

keterangan

termin

Akun

No_akun

Jenis_akun

Total_harga

(13)

NORMALISASI

Kd_permintaan Tgl_permintaan

Satuan No_permintaan Nm_bagian_permintaan

No_tanda_terima Kd_permintaan Kd_kas_keluar

Kd_PO Kd_utang

Kd_supp Kd_brg Tgl_pemesanan

Nm_brg Jmlh_brg Total_pesan

Nm_supp Almt_supp No_telp_supp

Kd_supp Nm_brg Jmlh_brg Hrga_brg Kd_brg No_tanda_terima

Tgl_pengiriman Nm_brg Total_bayar

Alamat Tgl_beli Tgl_jatuh_tempo

Jmlh_utang Keterangan

Debet kredit Kd_utang Kd_jurnal Tgl_jurnal Keterangan

Termin Tgl_kas_keluar Jmlh_kas_keluar

Kd_kas_keluar No_kas_keluar Total_kas_keluar

Unnormalized Form / UNF

Bentuk Normal Pertama ( 1NF)

Barang

Kd_brg Nm_brg Jmlh_brg

Hrg_brg

Purchase Order

Kd_PO Tgl_pesan

Kd_utang Kd_supp Kd_brg Nm_brg Jmlh_pesanan

Total_pesan Kd_kas.keluar

Kd_jurnal Kd_permintaan No_tanda_terima

Supplier

Kd_supp Nm_supp Nm_depan_supp Nm_tengah_supp Nm_belakang_supp

Almt_supp No.telp_supp

Utang

Kd_utang Tgl_beli Tgl_J.Tempo

Jmlh_utang

Kas Keluar Kd_kas.keluar Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar

No_kas_keluar Total_kas_keluar

Jurnal Kd_jurnal keterangan

Tgl_jurnal Keterangan

Termin Debet

kredit Permintaan Pembelian

Kd_permintaan Tgl_permintaan

Tanda Terima Barang

No_tanda_terima Tgl_pengiriman

Nm_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan

kota Akun

No_akun Jenis_akun Total_harga

Bentuk Normal Kedua (2NF)

Barang Kd_brg * Nm_brg Jmlh_brg

Hrg_brg

Purchase Order Kd_PO * Tgl_pesan Kd_utang **

Kd_supp **

Kd_brg **

Nm_brg Jmlh_pesanan

Total_pesan Kd_kas.keluar **

Kd_jurnal **

Kd_permintaan **

No_tanda_terima **

No-_akun

Supplier Kd_supp * Nm_supp Nm_depan_supp Nm_tengah_supp Nm_belakang_supp

Almt_supp No.telp_supp

Utang Kd_utang *

Tgl_beli Tgl_J.Tempo

Jmlh_utang

Kas Keluar Kd_kas.keluar *

Tgl_kas.keluar Jmlh_kas.keluar

No_kas_keluar Total_kas_keluar

Jurnal Kd_jurnal * keterangan Tgl_jurnal Keterangan

Termin Debet kredit Permintaan Pembelian

Kd_permintaan * Tgl_permintaan

Tanda Terima Barang No_tanda_terima *

Tgl_pengiriman Nm_brg Total bayar Alamat_supp Alamat_jalan

kota Akun

No_akun * Jenis_akun Total_harga

(14)

Desain Database yang Diusulkan

Tabel Barang

No Nama Field Type Width Keterangan

1 Kd_brg C 8 Kode Barang

2 Nm_brg C 30 Nama Barang

3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang

4 Hrga_brg C 7 Harga Barang

Tabel Supplier

1 Kd_brg C 8 Kode Barang

3 Jmlh_brg N 10 Jumlah Barang

4 Hrga_brg C 7 Harga Barang

Tabel Utang

1 kd_utang C 20 Kode Utang

2 tgl_beli D 10 Tanggal Beli Barang

3 tgl_jatuh_tempo D 10 Tanggal Jatuh Tempo

4 jmlh_utang C 20 Jumlah Utang

Tabel Purchase Order

1 kd_PO C 20

kode purchase order

2 tgl_pesan D 10 tanggal pesan

3 kd_brg C 8 kode barang

4 kd_supp C 5 kode supplier

5 kd_utang C 20 kode utang

6 Nm_brg C 30 nama barang

7 Jmlh_brg N 10 jumlah barang

8 Total_brg N 20 total barang

9 kd_kas_keluar C 8 kode kas keluar

10 kd_jurnal C 5 kode jurnal

11 kd_permintaan C 10 kode permintaan

12 no_tanda_terima N 10

nomor tanda terima

(15)

Tabel Kas keluar

1 kd_kas_keluar C 8 Kode Kas Keluar

2 tgl_kas keluar D 10 Tanggal Kas keluar

3 jmlh_kas_keluar C 20 Jumlah Kas Keluar

4 no_kas_keluar N 5 nomor kas keluar

5 total_kas_keluar N 20 total kas keluar

Tabel Jurnal

2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal

3 no_jurnal C 5 nomor jurnal

4 Keterangan C 30 keterangan

5 termin C 10 termin

Tabel Permintaan pembelian

2 tgl_jurnal D 10 tanggal jurnal

3 no_jurnal C 5 nomor jurnal

4 Keterangan C 30 keterangan

5 termin C 10 termin

Tabel Tanda Terima Barang

1 no_tnda_terima N 15

nomor tanda terima

2 tgl_pengiriman D 10

tanggal pengiriman

4 total_byr N 20 Total Bayar

5 alamat C 30 alamat

Tabel Akun

1 No_akun N 5 no akun

2 Jenis_Akun C 15 jenis akun

3 Total_Akun N 20 total akun

(16)

Desain Input Sistem yang Di Usulkan Form Data Barang

Form Data Supplier

Form Data Utang

Form Purchase Order

(17)

Form Kas Keluar

Form Jurnal

Form Tanda terima Barang

Form Permintaan Pembelian

(18)

Desain Output yang Di Usulkan

Permintaan Pembelian Data Barang

Laporan Pembelian Barang Laporan Kas keluar

(19)

Laporan Jurnal

Laporan Hutang

(20)

Kesimpulan

1. Sistem akuntansi pembelian kredit spare part yang sedang berjalan pada Yamaha Sinar Harapan Motor diketahui memiliki 3 prosedur, yaitu : prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian dan prosedur bagian keuangan

2. Dalam sistem akuntansi pembelian kredit yang diterapkan pada Yamaha Sinar Harapan Motor belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekuarangan dalam akuntansi pembelian kreditnya yaitu : Belum adanya pemisahan antara fungsi gudang sebagai penyimpanan barang dengan bagian penerimaan barang, fungsi pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusanya menjadi fungsi tersendiri yaitu fungsi akuntansi, pendistribusian dokumen pun belum sesuai dengan bagian-bagian yang tepat, pencatatan dilakukan oleh bagian keuangan yang seharusnya dilakukan oleh bagian akuntansi yang bertugas melakukan pencatatan, pencatatan yang dilakukan pun masih secara manual yang dapat menimbulkan salah pencatatan dan pengarsipan yang dilakukan oleh bagian gudang pun belum sesuai dengan jenis barang yang dipesan, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian kredit pada Yamaha Sinar Harapan Motor masih belum lengkap.

(21)

Kesimpulan

3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang diusulkan penulis dirancang untuk memenuhi kekurangan dan kelemahan seperti yang telah disebutkan diatas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari setiap pengguna sistem. Perancangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit yang dibuat akan menghasilkan beberapa file komputer yang nantinya akan dicetak menjadi dokumen dan laporan seperti data barang, data supplier,

(22)

Saran

1. Penulis mengajukan saran dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian kredit yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian kredit dan laporan keuangan yang dihasilkan.

2. penulis mengajukan saran kepada Yamaha Sinar Harapan Motor agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembelian kreditnya. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis, penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.