ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI (PAS)

(1)

1

ANALISIS DAN PERANCANGAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN PADA PT. PRAWISA ARYO SERASI (PAS)

Febrianti Saputry (20208491)

Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Gunadarma, 2012 Email : ebhyfebrianti@yahoo.co.id

ABSTRAK

Penelitian ini dilakukan pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) yang masih menggunakan sistem manual atas transaksi pembeliannya. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah terdapat kelemahan dalam sistem akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) dan untuk memberikan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). Penelitian ini merupakan penelitian analisis deskriptif kualitatif yang berupa penelitian studi kasus dengan menggunakan data kualitatif dari internal perusahaan. Teknik analisis data yang dilakukan meliputi analisis sistem, yang kemudian dilanjutkan ke tahap desain konseptual dan desain fisik. Berdasarkan hasil penelitian penulis menemukan bahwa sistem pembelian yang dijalankan perusahaan masih memiliki kekurangan dan kelemahan dalam hal pemisahan fungsi, prosedur pembelian yang dilakukan, dokumen yang digunakan, pencatatan transaksi pembelian, serta laporan yang dihasilkan.

Selanjutnya penulis merancang sistem informasi akuntansi pembelian yang mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan tersebut. Perancangan ini meliputi desain konseptual dan desain fisik, tetapi sebatas desain output, desain input dan desain database.

Kata Kunci : Analisis, Perancangan, Sistem Informasi Akuntansi, Pembelian

ABSTRACT

The research was carried out at PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) are still using manual systems purchase transactions. The purpose of this study was to determine whether there is a weakness in the system of purchase accounting on the PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) and to provide an alternative design of accounting information systems purchases on PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS). This research is a qualitative descriptive analysis in the form of case study using qualitative data from internal sources. Data analysis techniques include system analysis, which then proceed to the stage of conceptual design and physical design. Based on the results of the study authors found that firms run purchasing system still has flaws and weaknesses in terms of separation of functions, procedures, purchases made, documents used, recording transactions, and reports generated. Furthermore, the authors designed a purchase accounting information system that is able to overcome the weaknesses and shortcomings. The design includes conceptual design and physical design, but keep the design output, design input and database design.

Keywords: Analysis, Design, Accounting Information Systems, Purchasing

(2)

2 PENDAHULUAN

Pada zaman globalisasi ini persaingan antar perusahaan semakin besar. Untuk menghadapi persaingan tersebut maka dibutuhkan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi, karena dengan pencatatan akuntansi yang baik dan terkomputerisasi dapat membantu perusahaan untuk menghasilkan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan relevan sebagai langkah untuk memajukan dan mengembangkan perusahaannya.

Suatu sistem informasi akuntansi yang efektif sangat penting bagi keberhasilan jangka panjang dalam suatu perusahaan, karena sistem informasi akuntansi berfungsi untuk menyediakan pengendalian intern yang memadai terhadap aset-aset perusahaan.

Sistem informasi akuntansi pembelian merupakan suatu informasi akuntansi tentang struktur yang terjadi pada pembelian dari beberapa elemen yang memenuhi fungsi masing-masing.

PT. Prawisa Aryo Serasi (PAS) adalah perusahaan pabrik sepatu yang didirikan oleh 4 (empat) orang pemegang saham di daerah Bogor pada tanggal 13 Juni 2011 yang berlokasi di Jl. Raya Narogong Km. 12,5 RT 004/001 Pangkalan 4 No. 4 Kelurahan Cikiwul, Bantar Gebang Kabupaten Bekasi Provinsi Jawa Barat. Dalam menjalankan proses kegiatan pembelian, perusahaan ini masih menggunakan proses manual. Untuk itu, PT. Prawisa Aryo Serasi diharapkan mampu menerapkan sistem informasi akuntansi yang memadai untuk dapat mengawasi kegiatan pembelian sehingga dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien agar tidak terjadi penyalahgunaan. Selain itu, tujuan dari perancangan sistem informasi akuntansi adalah meningkatkan efektivitas dalam penyajian laporan keuangan untuk memproduksi dengan lebih cepat, mudah, dan lebih tepat dengan menggunakan teknologi informasi.

METODOLOGI PENELITIAN

Dalam penelitian ini, alat analisis yang digunakan adalah analisis deskriptif yaitu analisis yang menggunakan data yang diperoleh penulis, kemudian dibandingkan dengan teori-teori. Adapun tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut :

1. Sistem Analisis

Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah analisis deskriptif kualitatif. Pada tahap ini penulis melakukan pemeriksaan awal dan survei sistem untuk mengumpulkan data tentang sistem manual pembelian yang berasal dari

(3)

3 transaksi pembelian seperti bagan alir (Flowchart) pada PT. Prawisa Aryo Serasi.

2. Desain Sistem

Pada tahap ini penulis mulai merancang sistem dengan membuat permodelan proses (dengan menggunakan Data Flow Diagram), permodelan data (dengan menggunakan Entity Relationship Diagram), dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain database, input, dan output.

HASIL DAN PEMBAHASAN Analisis Sistem

1. Pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual sehingga rawan terjadi kesalahan.

2. Tidak dilakukannya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan.

3. Tidak terdapatnya surat permintaan pembelian pada bagian gudang sehingga tidak dapat mencocokkan antara barang yang datang dari supplier dengan yang dipesan perusahaan.

4. Pada bagian pembelian seharusnya tidak menerima dokumen invoice, faktur pajak, dan kwitansi yang dikirimkan oleh supplier melainkan diserahkan ke bagian akuntansi.

5. Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama.

Perancangan Sistem yang Diusulkan

Fungsi yang terkait dalam sistem yang diusulkan adalah fungsi yang membutuhkan barang (produksi) dan fungsi penerimaan. Dokumen dalam sistem yang diusulkan adalah tanda terima barang. Sedangkan laporan akuntansi yang akan dihasilkan oleh sistem yang diusulkan ada empat laporan, yaitu laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal.

Rancangan sistem yang diusulkan penulis dibuat untuk mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi penjualan perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.

(4)

4 Prosedur Pembelian Dalam Sistem yang Diusulkan

Gambar 1 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian yang Membutuhkan Barang, Pembelian, Penerimaan dan Gudang

Gambar 2 Prosedur pembelian yang diusulkan pada Bagian Akuntansi dan Keuangan

(5)

5 Model Logika Dari Sistem yang Diusulkan

1. Diagram Konteks

Produksi

0 Sistem Pembelian

Manajemen

Supplier Permintaan

pembelian

Purchase order, TTB

SPH, invoice, kwitansi, faktur pajak, dan surat

jalan

Laporan pembelian Laporan hutang

Laporan pengeluaran kas Laporan jurnal

Gambar 3 Diagram Konteks Sistem Pembelian 2. Diagram Zero

Produksi

1 Penerimaan permintaan

2 Pembuatan

order pembelian

3 Penerimaan

barang

4 Melakukan pembayaran 5

Pembuatan laporan Manajemen

Supplier

Barang

Permintaan Pembelian

Hutang Purchase Order

Tanda Terima Barang

Pelunasan Pembayaran Permintaan

pembelian SPP PO

Barang

Laporan pembelian BPP Laporan hutang Laporan pengeluaran kas

Laporan jurnal

Gambar 4 Diagram Zero Sistem Pembelian 3. Diagram Level 1 Proses 1

Produksi

1.1 Cek supplier

1.2 Kirim permintaan

pembelian

2

Supplier

Barang Permintaan

pembelian

Gambar 5 Diagram Level 1 Proses 1 Sistem Pembelian

(6)

6 4. Diagram Level 1 Proses 2

2 3

2.1 Input data

order

2.2 Pembuatan

PO

Supplier

Purchase Order

Gambar 6 Diagram Level 1 Proses 2 Sistem Pembelian 5. Diagram Level 1 Proses 3

3 4

3.1 Update barang

3.2 Pembuatan

TTB

Barang

Purchase Order

Tanda Terima Barang

Hutang

4 4.1 5

Update BPP

4.2 Pembuatan

BPP

Purchase Order

Pelunasan Pembayaran

Hutang

5

5.1 Cetak laporan

pembelian

5.2 Cetak laporan

hutang

5.3 Cetak laporan

pengeluaran kas

5.4 Cetak laporan

jurnal

Manajemen Barang

Supplier

Hutang

Purchase Order

Pelunasan Pembayaran

Laporan Pembelian

Laporan Hutang

Laporan Pengeluaran Kas

Laporan Jurnal

Gambar 9 Diagram Level 1 Proses 5 Sistem Pembelian

(7)

7 Entity Relationship Diagram (ERD)

BARANG SUPPLIER

HUTANG PERMINTAAN

PEMBELIAN

PURCHASE ORDER

TANDA TERIMA BARANG

PELUNASAN PEMBAYARAN tgl_permintaan

nm_bagian_minta

nm_barang

qty

kd_barang*

nm_barang stok satuan harga_perunit

no_po*

tgl_po kd_supplier kd_barang

qty harga_perunit

kd_supplier*

nm_supplier alamat

no_telp no_fax saldo_hutang

kd_transaksi*

kd_supplier

tgl_jth_tempo tgl_bayar

no_bukti_bayar*

no_po

kd_supplier kd_bank

jml_nominal tgl_bayar M

M M

N

N N

kd_permintaan*

jalan no rt/rw kd_pos kota kota

kd_barang

satuan

nm_barang satuan

total_harga

no_invoice dftr_transaksi

saldo_hutang

no_tanda_terima*

kd_supplier

kd_barang tgl_terima no_surat_jalan nm_barang satuan

qty no_po

no_invoice

no_tanda_terima no_spp

Gambar 10 Entity Relationship Diagram Normalisasi

1. Bentuk Normal Kesatu (1NF)

Gambar 11 Bentuk Normal Kesatu (1NF)

(8)

8 2. Bentuk Normal Kedua (2NF)

Gambar 12 Bentuk Normal Kedua (2NF) 3. Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Gambar 13 Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Desain Database Sistem yang Diusulkan

Basis data (database) terdiri dari kumpulan file. File database yang dibutuhkan oleh sistem penjualan ini seperti yang tampak di data flow diagram dapat dilihat pada tabel dibawah ini.

Tabel 1 File Database yang Dibutuhkan

(9)

9 Desain Input Sistem Yang Diusulkan

Desain input terinci meliputi desain dari bentuk dokumen dasar yang akan digunakan untuk menangkap data input. Dokumen dasar ini sangat penting di sistem.

Data yang salah tercatat dalam dokumen dasar akan mengakibatkan output yang dihasilkan juga akan salah.

Desain Output Sistem Yang Diusulkan

Penulis mendesain sebanyak 10 bentuk output yang dihasilkan sistem yang diusulkan. Output tersebut berupa 6 dokumen dan 4 laporan. Output yang dihasilkan adalah permintaan pembelian, data barang, data supplier, purchase order, tanda terima barang, bukti pembayaran, laporan pembelian, laporan hutang, laporan pengeluaran kas, dan laporan jurnal.

1. Permintaan Pembelian 2. Data Barang

Gambar 14 Permintaan Pembelian Gambar 15 Data Barang 3. Data Supplier

Gambar 16 Data Supplier

(10)

10 4. Purchase Order

Gambar 17 Purchase Order 5. Tanda Terima Barang

Gambar 18 Tanda Terima Barang 6. Bukti Pembayaran

Gambar 19 Bukti Pembayaran

(11)

11 7. Laporan Pembelian

Gambar 20 Laporan Pembelian 8. Laporan Hutang

Gambar 21 Laporan Hutang 9. Laporan Pengeluaran Kas

Gambar 22 Laporan Pengeluaran Kas

(12)

12 10. Laporan Jurnal

Gambar 23 Laporan Jurnal

PENUTUP Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan sebelumnya maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi diketahui memiliki empat prosedur, yaitu prosedur bagian gudang, prosedur bagian pembelian, prosedur bagian keuangan, dan prosedur bagian akuntansi.

2. Dalam sistem akuntansi pembelian yang sedang berjalan pada PT. Prawisa Aryo Serasi belum berjalan secara efektif. Terdapat beberapa kelemahan dan kekurangan dalam sistem akuntansi pembeliannya. Belum adanya pemisahan antara fungsi penyimpanan barang dengan fungsi penerimaan, tidak adanya penggandaan dokumen permintaan pembelian pada bagian gudang, dokumen dari supplier diterima oleh bagian pembelian seharusnya diterima oleh bagian akuntansi, format dokumen pembelian yang digunakan masih mempunyai beberapa kekurangan, pencatatannya masih secara manual dan rawan terjadi salah catat, serta laporan yang dihasilkan oleh sistem pembelian pada PT. Prawisa Aryo Serasi masih belum lengkap.

3. Alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dirancang untuk mampu mengatasi kelemahan dan kekurangan seperti yang telah disebutkan di atas, serta mampu memenuhi kebutuhan dari para pengguna sistem. Dalam perancangan sistem yang dilakukan penulis,

(13)

13 penggambaran perancangan sistem yang digunakan adalah Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan normalisasi. Lalu setelah itu dilanjutkan dengan desain output, input dan database. Sistem informasi akuntansi pembelian ini masih memakai cara manual dalam pendistribusian dokumen-dokumen tersebut. Tetapi dalam menghasilkan dokumen, mengolah data akuntansi dan membuat laporan- laporan, sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan sudah memakai sistem yang terkomputerisasi.

Saran

Penulis mengajukan saran kepada PT. Prawisa Aryo Serasi agar dapat mempertimbangkan penerapan alternatif perancangan sistem informasi akuntansi pembelian yang diusulkan penulis dalam kegiatan operasional pembeliannya.

Rancangan sistem ini mampu mengurangi kesalahan dalam pengolahan data transaksi pembelian perusahaan dan mempersingkat waktu yang dibutuhkan dalam memproses data tersebut, sehingga dapat menghasilkan informasi atau laporan-laporan yang akurat, cepat dan lengkap.

Penulis juga menyarankan untuk penelitian selanjutnya dapat membahas tentang sistem informasi akuntansi yang lainnya seperti sistem informasi akuntansi penjualan, persediaan, dan lain-lain.

DAFTAR PUSTAKA

Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati. 2010. Sistem Informasi Akuntansi : Perancangan, Proses, dan Penerapan. Yogyakarta: Andi Offset.

Hall, James A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 4. Jakarta: Salemba Empat.

Jogiyanto. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Kristanto, Harianto. 2004. Konsep & Perancangan Database. Yogyakarta: Andi Offset.

Mardi. 2011. Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia.

Mulyadi. 2008. Sistem Akuntansi, Edisi 3. Jakarta: Salemba Empat.

Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2005. Sistem Informasi Akuntansi, Edisi 9. Jakarta: Salemba Empat.