IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4. Sistem Informasi Penggajian
4.4.1. Payroll System
Payroll system merupakan suatu sistem keuangan yang akan digunakan pihak manajerial sumberdaya manusia dalam menangani penggajian karyawan untuk mempermudah sistem pembayaran gaji dari divisi keuangan ke karyawan. Sebelumnya, perusahaan PT. CPS telah mengembangkan sebuah sistem untuk menangani sistem penggajian karyawan yaitu menggunakan Ms Office Excel. Tetapi hingga saat ini, sistem tersebut dirasa masih kurang praktis dan kurang memadai untuk menangani sistem penggajian karyawan di perusahaan karena sebagian data harus dimasukkan berulang-ulang dan sistem perhitungan pajak harus dilakukan di modul yang berbeda secara manual.
Kemudahan dalam penggunaan, kinerja yang cepat dan sistem perhitungan yang akurat adalah alasan utama dikembangkannya Payroll system. Payroll system dibangun menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6 dengan basis data MySQL. Dengan tampilan yang sederhana, payroll system dapat digunakan dengan mudah oleh perusahaan. Sebelum menggunakan sistem ini, perusahaan harus melakukan instalasi sistem payroll terlebih dahulu ke dalam komputer. Tahapan instalasi hingga hasil akhir dari sistem ini berupa laporan slip gaji karyawan akan dibahas pada sub bab berikut.
4.4.2.Instalasi sistem
Program harus terprogram terlebih dahulu ke dalam komputer, sehingga payroll system dapat dijalankan. Tahapan pemasangan sistem
terdiri dari pembuatan basis data dan memasang aplikasi payroll system pada komputer utama.
4.4.3.Halaman Login
Payroll system dapat digunakan setelah pemasangan sistem selesai dan icon payroll akan tampil pada desktop komputer yang di install. Ketika memilih icon payroll system pada menu komputer, halaman utama yang muncul adalah halaman login. Halaman ini bertujuan untuk membatasi hak akses pengguna sistem. Setelah pengguna memasukkan user name dan password dengan benar, maka pengguna akan masuk ke halaman utama payroll. Tampilan halaman login dapat dilihat pada Gambar 7.
Gambar 7. Halaman Login 4.4.4.Input Data
Halaman utama (Gambar 8), terdapat menu utama dengan beberapa sub menu lainnya. Menu-menu utama terdiri (Gambar 9) dari Data, Report, Utility dan Logout. Pada menu Data, terdapat sub menu seperti company, position, employee, client, salary setting, assurance, PPh, PTKP, Attendance, dan project. Pada menu Report terdapat menu salary yang merupakan laporan gaji karyawan, dan menu Utility terdiri dari change password, user dan about. Menu logout berguna untuk keluar dari sistem.
Lihat Gambar9
Gambar 8. Halaman Utama Payroll System
Pengguna harus terlebih dahulu memasukkan informasi- informasi pendukung untuk menghasilkan laporan gaji pada karyawan. Menu yang dimasukkan juga harus bertahap dan hanya dimasukkan sekali saja pada awal sistem dijalankan pertama kali. Tahapan menu tersebut adalah memasukkan informasi company, position, client, project, salary setting, assurance, PPh dan PTKP. Sedangkan employee dimasukkan pada saat karyawan baru bergabung dengan perusahaan dan attendance dimasukan pada saat 2 sampai 3 hari sebelum karyawan menerima gaji yang data absensi biasanya di kirim dari perusahaan klien. Pada Gambar 9 berikut tampilan dari menu dan keterangan setiap form-nya.
Gambar 9. Tampilan Menu Payroll System
a. Company
Company merupakan halaman yang digunakan oleh administrator untuk memasukkan informasi mengenai perusahaan pengguna sistem. Informasi di halaman ini hanya sebatas untuk mengetahui nama perusahaan pengguna sistem seperti, alamat, kota perusahaan berada, nomor telepon, nomor faximel, website dan email. Pada Gambar 10 dapat dilihat tampilan company.
b. Position
Halaman position atau halaman jabatan berfungsi untuk mengatur semua jabatan-jabatan yang dimiliki setiap karyawan pada perusahaan klien. Pada halaman ini, administrator akan memasukkan semua jabatan yang ada pada perusahaan dan dapat menuliskan deskripsi jabatan tersebut di kolom description. Pada halaman ini, administrator cukup memasukkan informasi jabatan-jabatan yang ada pada perusahaan sekali saja. Halaman jabatan ini akan terhubung dengan halaman salary setting dan halaman employee. Untuk menambahkan data jabatan, administrator dapat mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman jabatan yang terlihat pada Gambar 11. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data jabatan ke dalam basis data.
Gambar 11. Tampilan Halaman Position Setting c. Client
Informasi-informasi mengenai klien PT. CPS dimasukkan pada halaman ini dan semua informasi akan tersimpan ke dalam basis data. Informasi ini akan dibutuhkan pada saat memasukkan informasi pada salary setting dan project. Untuk menambahkan data klien, administrator dapat
mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman klien yang terlihat pada Gambar 12. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data klien ke dalam basis data.
Gambar 12. Tampilan Halaman Setting Client d. Project
Halaman project berfungsi untuk mengatur semua area atau project klien dengan standar penggajian yang diberlakukan perusahaan klien. Bila perusahaan klien memiliki lebih dari satu area atau project, maka administrator dapat menambahkan informasi ke dalam sistem dengan mengklik tombol tambah dan mengetik secara manual ke bagian nama project dan mengklik tombol simpan. Jika pengguna ingin melihat informasi project yang telah tersimpan, pengguna dapat menggunakan fasilitas pencarian pada sistem dengan mengklik tombol cari. Informasi nama project yang ditambahkan akan mengikuti nama klien yang telah dimasukan pada halaman klien. Halaman project dapat dilihat pada Gambar 13.
Gambar 13. Tampilan Halaman Setting Area Project e. Salary setting
Salary setting atau biasa disebut skema gaji oleh pihak perusahaan yang merupakan poin terpenting dalam pengaturan skema gaji karyawan. Pada halaman ini, atribut gaji ditentukan oleh klien, project name atau area, position dan tipe pendapatan. Skema gaji yang digunakan pada perusahaan PT. CPS adalah sistem paket, yang artinya pendapatan seorang karyawan dengan jabatan kasir yang bekerja pada project area Makasar akan memperoleh pendapatan yang sama untuk semua jenis karyawan dengan jabatan yang sama pada project atau area yang sama. Pada Gambar 14 dapat dilihat tampilan skema gaji, sedangkan data project pada perusahaan klien dapat ditambahkan oleh administrator dengan mengklik tombol tambah dan mengisi semua informasi pada halaman project yang terlihat pada Gambar 13. Setelah informasi terisi dengan benar, administrator dapat mengklik tombol simpan untuk menyimpan data-data project kedalam basis data.
Gambar 14. Tampilan Halaman Salary Setting f. Assurance
Assurance atau jaminan kerja terdapat beberapa jenis diantaranya adalah Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), dan Jaminan Kematian (JK). Assurance merupakan faktor pengurang dari gaji pokok yang diterima karyawan. Besar-kecilnya persentasi potongan dari assurance juga berbeda-beda pada setiap perusahaan. Pada Gambar 15 merupakan tampilan untuk mengatur persentase besar kecilnya potongan assurance pada karyawan PT. CPS. Persentase besar-kecilnya potongan pada assurance akan terpotong secara otomatis jika karyawan tersebut termasuk di dalam anggota jaminan kerja. Potongan assurance dihitung dengan rumus:
Gambar 15. Tampilan Pengaturan Jaminan Kerja
g. Pajak penghasilan (PPh)
Pajak penghasilan (PPh) merupakan pajak yang dipungut pada obyek pajak atas penghasilannya dan pajak penghasilan akan selalu dikenakan terhadap orang atau badan usaha yang memperoleh penghasilan di Indonesia. Pajak yang berlaku bagi karyawan adalah pajak penghasilan pasal 21. Besar kecil potongan pajak seorang karyawan juga ditentukan oleh penerimaan tidak kena pajak (www.pajak.go.id). Pada Gambar 16 merupakan tampilan masukan data untuk melakukan perhitungan pajak dimana perhitungan PPh tersebut akan terhitung secara otomatis di belakang sistem dengan besaran potongan pajak yang telah di masukan pada awal sistem terpasang pada komputer.
Data yang dimasukkan harus sesuai dengan ketentuan pajak yang telah ditentukan pemerintah saat ini. Besar PPh yang dikenakan pemerintah kepada karyawan adalah 5% bagi karyawan dengan penghasilan lebih kecil atau sampai dengan Rp.50.000.000 (lima puluh juta) pertahun, 15% jika lebih besar dari Rp.50.000.000 (lima puluh juta) sampai dengan Rp.250.000.000 (dua ratus lima puluh juta) pertahun, 25% jika lebih besar dari Rp.250.000.000 (dua ratus lima puluh juta) sampai dengan Rp. 500.000.000 (lima ratus juta) pertahun, dan
30%, jika penghasilan lebih besar dari Rp. 500.000.000 (lima ratus juta) pertahun.
Gambar 16. Tampilan Halaman PPh h. Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP)
Besarnya Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP) ditentukan berdasarkan keadaan pada awal tahun takwim (mulai 1 Januari sampai 31 Desember). Penentukan besarnya penghasilan kena pajak bagi wajib pajak orang pribadi adalah penghasilan neto dikurangi dengan penghasilan tidak kena pajak (PTKP). Penyesuaian terhadap PTKP yang berlaku efektif per 1 Januari 2009 adalah seperti yang terlihat pada Tabel 3 berikut, sedangkan tampilan masukan data ke dalam sistem adalah seperti Gambar 17.
Tabel 3. Penghasilan Tidak Kena Pajak.
No Keterangan Besar PTKP
setahun (Rp) 1. Untuk wajib pajak orang pribadi yang
bersangkutan 5.840.000
2. Tambahan untuk wajib pajak yang kawin. 1.320.000 3.
Tambahan untuk seorang istri yang penghasilannya digabung dengan penghasilan suami.
15.840.000
4.
Tambahan untuk setiap anggota keluarga sedarah dan keluarga dalam garis keturunan lurus, paling banyak 3 orang untuk setiap keluarga.
1.320.000
Tanggungan sepenuhnya menurut undang-undang PPh adalah anggota keluarga yang tinggal bersama wajib pajak, tidak dibantu oleh orang tua atau keluarga lainnya dan tidak memiliki penghasilan. Apabila wajib pajak hanya sekedar menyumbang atau membantu saja, maka tidak termasuk pengertian tanggungan sepenuhnya. Status wajib pajak dapat dilihat pada Tabel 4.
Tabel 4. Status Wajib Pajak
Status Keterangan Tidak Kawin
(TK/…)
Tidak Kawin, ditambah dengan banyaknya tanggungan anggota keluarga
Kawin (K/…) Kawin, ditambah dengan banyaknya tanggungan anggota keluarga
Bagi karyawati kawin yang dapat menunjukkan keterangan tertulis dari Pemda setempat (serendah-rendahnya kecamatan) bahwa suaminya tidak menerima atau memperoleh penghasilan, dapat diberikan tambahan PTKP sebesar Rp 1.320.000 ( berlaku mulai 1 Januari 2008 ) dan ditambah PTKP untuk keluarganya (www.pajakonline.com). Untuk melihat detil status pada Tabel 4 dan perhitungan biaya tidak kawin dan kawin dapat dilihat pada Lampiran 5.
Gambar 17. Tampilan Halaman PTKP i. Employee
Pada halaman employee (Gambar 18) dirancang untuk mempermudah perusahaan dalam memasukkan data karyawan
baru maupun yang lama ke dalam system payroll. Pada halaman ini merupakan pengaturan utama dalam pembayaran gaji karyawan. Skema gaji yang telah diatur pada salary setting, position yang ada pada perusahaan, client dan area project klien perusahaan dan attendance terhubung pada halaman ini. Pengguna sistem cukup memasukkan nama karyawan secara manual, memilih jenis kelamin, alamat, status perkawinan, area kerja atau project, jabatan karyawan, dan data-data pendukung lainnya. Setelah informasi dimasukkan semua dan disimpan, perhitungan gaji karyawan akan secara otomatis dikalkulasikan di belakang sistem dan ditampilkan pada halaman laporan slip gaji karyawan pada menu report dapat dilihat pada Gambar 20.
Gambar 18. Tampilan Halaman Input Data Employee j. Attendance
Attendance atau data absensi merupakan fasilitas yang dibangun untuk mempermudah pengguna sistem dalam memasukkan informasi absensi karyawan yang dikirim oleh
klien perusahaan PT. CPS. Data-data absen biasanya dikirim oleh klien dengan jenis data Ms. Office Excel, sehingga dengan fasilitas ini akan memudahkan pengguna sistem dalam memasukkan data-data absensi karyawan. Data-data pada absensi karyawan PT. CPS terdiri dari bulan kerja, tahun, id karyawan, total wajib kerja, izin, sakit, alfa, rapat, dan lembur.
Tahap memasukkan data absensi karyawan ke dalam sistem adalah dengan memilih bulan dan tahun yang sedang berjalan saat ini, dan mengimpor data absen yang dikirim oleh perusahaan klien ke dalam sistem dengan mengklik tombol impor dan memilih file yang telah ditentukan. Data baru akan secara otomatis menimpa data lama jika terdapat data yang sama. Pembeda data karyawan satu dengan yang lainnya adalah nomor induk pegawai (NIP) yang dimiliki karyawan tersebut. Berikut tampilan attendance yang dapat dilihat pada Gambar 19.
Gambar 19. Tampilan Halaman Attendance
4.4.5.Laporan
Pada menu laporan, semua informasi yang dimasukkan pada sistem akan diolah menjadi laporan gaji karyawan. Menu ini merupakan hasil akhir dari pengolahan data-data karyawan seperti gaji pokok, jabatan dan tunjangan kerja yang diberikan kepada karyawan, sedangkan biaya jabatan, biaya jaminan kerja dan potongan pajak penghasilan merupakan potongan-potongan gaji karyawan. Informasi
pada laporan gaji karyawan akan tercetak secara otomatis menjadi rangkap dua yang nantinya akan diberikan satu rangkap kepada karyawan dan satu rangkap lagi menjadi arsip perusahaan. Laporan gaji karyawan tersebut akan diubah menjadi file bertipe micrososft excel dengan tujuan untuk mempermudah perusahaan dalam pengolahan dan pencetakan laporan gaji karyawan. Pada Gambar 20 merupakan tampilan dari laporan gaji yang diterima karyawan PT. CPS dan pada Lampiran 6 dapat dilihat tampilan hasil laporan dari payroll system.
Gambar 20. Tampilan Laporan Gaji Karyawan PT. CPS Pada Gambar 20 dapat dilihat detil pendapatan dan nilai potongan yang diperoleh oleh seorang karyawan. Informasi-informasi tersebut sebelumnya telah dimasukan oleh administrator berdasarkan nama, jabatan, dan area kerja karyawan pada halaman masukan employee. Dapat dilihat pada Gambar 20, bagian laporan gaji karyawan pada perusahaan PT. CPS terbagi menjadi tujuh bagian, yaitu terdiri dari kepala laporan gaji, informasi pendapatan karyawan, informasi
potongan gaji karyawan, informasi pembayaran sebelumnya, informasi mengenai pajak penghasilan, informasi telah dibayar sebelumnya dan penghasilan yang telah dibayar.
Informasi-informasi pada bagian kepala laporan gaji berisi informasi mengenai nama perusahaan PT. CPS, periode perhitungan gaji, area project klien, nama, dan jabatan karyawan, sedangkan pada bagian a), pendapatan karyawan yang berisi informasi paket tunjangan yang diterima karyawan berdasarkan jabatan dan area kerja berisi informasi seperti gaji pokok, uang transportasi, uang makan, uang lembur, kosmetik dan lain-lain. Semua biaya pendapatan pada bagian informasi pendapatan akan dijumlahkan sehingga akan menghasilkan pendapatan bruto karyawan. Pendapatan bruto karyawan akan dikurang dengan informasi potongan karyawan seperti jaminan kerja dan biaya lain-lain, yang sebelumnya dijumlahkan terlebih dahulu sehingga akan menghasilkan jumlah penghasilan seorang karyawan.
Pada Gambar 20 bagian b) merupakan jenis potongan-potongan pendapatan karyawan. Jenis potongan tersebut seperti iuaran jaminan kerja (assurance), pinjaman, atau angsuran seragam kerja. Tidak semua karyawan PT. CPS memiliki jenis maupun jumlah potongan yang sama karena jenis potongan bersifat tidak tetap pada setiap karyawan.
Bagian c) pada Gambar 20 berisikan informasi -/+ bayar sebelumnya merupakan informasi mengenai kompensasi atas kekurangan atau kelebihan pembayaran pada periode sebelumnya. Misalkan jika penggajian pada bulan sebelumnya terjadi kelebihan pembayaran kepada karyawan, maka pada periode berikutnya biaya tersebut akan menjadi biaya pengurang gaji karyawan. Kelebihan pembayaran tersebut biasanya terjadi jika seorang karyawan melakukan pinjaman pada perusahaan. Total penghasilan akan diterima karyawan setelah jumlah penghasilan karyawan dijumlah atau dikurang dengan biaya periode penggajian sebelumnya.
Total penghasilan karyawan akan dipotong lagi dengan biaya pajak penghasilan dimana sistem perhitungan pph 21 adalah dengan
menjumlahkan semua faktor penambah gaji seperti gaji pokok, biaya tunjangan, dan biaya tambahan seperti lembur kerja yang nantinya akan disebut jumlah pendapatan. Setelah itu sistem akan menjumlahkan semua faktor-faktor pengurang pada gaji karyawan seperti biaya jaminan kerja, biaya jabatan dan lain-lain yang disebut jumlah potongan. Total jumlah pendapatan akan dikurangkan dengan total jumlah potongan yang akan menghasilkan penghasilan neto sebulan. Penghasilan ini akan disetahunkan (dikalikan dua belas) untuk mempermudah perhitungan PTKP pada karyawan tersebut. Nilai PTKP untuk seorang karyawan adalah sebesar Rp 15.840.000 pertahun dan mendapatkan tambahan sebesar Rp 1.350.000 pertahun untuk setiap tanggungan yang dimiliki (istri atau anak). PTKP akan dijumlahkan terlebih dahulu dan akan dikurangkan dengan penghasilan neto. Nilai yang akan diperoleh merupakan penghasilan kena pajak setahun seorang karyawan. Besarnya penghasilan kena pajak setahun akan dikalikan dengan persentasi besar kena pajak bagi seorang karyawan. Nilai dari perkalian persentase penghasilan kena pajak tersebut adalah PPh 21 yang terutang untuk satu tahun. Untuk nilai PPh 21 sebulan adalah nilai PPh 21 terutang dibagi 12. Untuk lebih jelas dapat melihat ilustrasi perhitungan di Lampiran 2. Hasil dari perhitungan PPh tersebut akan dikurang dengan total penghasilan karyawan pada poin c) pada Gambar 20 sehingga menghasilkan penghasilan neto karyawan.
Poin e), telah dibayar sebelumnya adalah pembayaran yang dibayar dimuka atau biaya peningkatan atau penghargaan kerja yang telah diberikan kepada karyawan seperti pembayaran pada saat menjelang hari-hari raya atau hari besar agama. Biasanya tunjangan hari raya diberikan terlebih dahulu sebelum pembayaran gaji diberikan pada akhir atau awal bulan penggajian. Penghasilan tersebut akan di jumlah dengan penghasilan neto yang di terima karyawan dan menghasilkan penghasilan yang diterima karyawan.
Penghasilan yang telah dibayar pada poin f), adalah penghasilan periode atau bulan yang sedang berjalan yang telah di transfer oleh
perusahaan kepada karyawan. Nilai tersebut merupakan nilai akhir yang diterima karyawan sebagai upah kerja dalam satu bulan. Sedangkan -/+ bayar pada bagian f) merupakan pembayaran yang akan dilakukan perusahaan pada periode atau bulan berikutnya yang akan dimasukan pada poin c) pada laporan penggajian.
Poin e) dan poin f) pada slip gaji karyawan PT. CPS sangat jarang digunakan, sehingga hingga saat sistem ini dibangun perhitungan poin ini akan digunakan secara manual karena sistem atau rumus perhitungan gaji tersebut bersifat tidak tetap atau pasti.
4.4.6.Fasilitas Pendukung
a. Change Password
Change password adalah halaman yang digunakan oleh administrator untuk mengganti password yang lama. Administrator harus memasukkan password yang lama terlebih dahulu agar dapat mengganti password dengan yang baru. Jika password yang lama salah, maka password yang baru tidak dapat di proses oleh sistem. Pada Gambar 21 adalah tampilan halaman untuk mengubah password.
Gambar 21. Halaman Ubah Password b. User
Halaman user merupakan halaman pengguna yang terdaftar pada sistem. Pada sistem ini terdaftar dua pengguna yaitu administrator dan operator. Perbedaan pada level user ini hanya pada menu utillity. Jika seorang administrator, dapat mengakses dan menambah user lainnya pada sistem, sedangkan operator hanya
dapat melihat, menambah, mengubah dan mencetak gaji karyawan, tetapi tidak dapat menambah user baru pada sistem. Pada Gambar 22 merupakan tampilan dari halaman user.
Gambar 22. Tampilan Halaman User
c. About
Halaman About adalah halaman informasi mengenai tahun pembuatan sistem dan lisensi mengenai program. Pada Gambar 23 adalah tampilan halaman about.
Gambar 23. Tampilan Halaman About 4.4.7.Logout
Logout merupakan menu untuk keluar dari payroll system. Menu ini berfungsi untuk menjaga sistem dari pengguna yang tidak
berkepentingan, sehingga hanya pengguna yang memiliki username dan password saja yang dapat mengakses sistem setelah sistem logout.