No Nomor Soal Skor
1 1 10 2 2 10 3 3 10 4 4 10 5 5 10 6 6 10 7 7 10 8 8 10 9 9 10 10 10 10 Nilai = Kriteria Nilai A = 80 – 100 : Baik Sekali B = 70 – 79 : Baik C = 60 – 69 : Cukup D = < 60 : Kurang Mengetahui,
Dosen Pembimbing Guru Mata Pelajaran
Drs. H. Mohammad Arief,M.Si Dhesy Nur Bunga, S.Pd
NIP. 196312131990011001 NIM. 150412606848
DAFTAR RUJUKAN
Andriani. I. 2016. Modul Kearsipan (Tugas.dan Azas-Azas Kearsipan). Malang X 100
∑ Skor Perolehan Skor Maksimal
Amsyah, Zulkifly.2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
LEMBAR KERJA SISWA
Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Tujuan :
1. Dapat memahami kedudukan kearsipan
2. Dapat memahami kedudukan kearsipan dalam organisasi Rumusan Masalah:
1. Bagaimana kedudukan kearsipan ?
2. Bagaimana peran dan kedudukan kearsipan dalam organisasi Langkah – langkah :
1. Mendiskusikan dalam kelompok kecil, menganalisis tentang kedudukan kearsipan.
2. Untuk pendalaman pemahaman konsep, siswa diminta memberi contoh kedudukan kearsipan dalam organisasi.
Analisis :
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan kearsipan? ... ... ... Nama Siswa :……… No Absen :………... Kelas :……….……... Tanggal :………..
2. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan arsip sentral?
... ... ... 3. Menurut pendapat anda apakah yang dimaksud dengan
sistem kearsipan?
... ... ... 4. Apakah elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan?
... ... ...
Kunci Lembar Kerja Siswa:
1. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan kearsipan? Kearsipan merupakan aktivitas penerimaan, pencatatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip semua rangkaian kegiatan penyelenggaraam kearsipan sejak dimulainya pengumpulan warkat hingga penyingkiran.
2. Menurut pendapat anda apakah yang yang dimaksud dengan arsip sentral?
Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat arsip, atau arsip yang dipusatkan penyimpanannya
3. Apakah yang dimaksud dengan sistem kearsipan?
Suatu system, yang di dalamnya meliputi prosedur, metode, caradan teknik yang digunakan dalam pengelolaan dan penyimpanan arsip. Sistem yang dipergunakan pada penyimpanan warkat agarkemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat tersebut sewaktu-waktu diperlukan (Amsyah, 2003: 71).
Kegiatan mengatur dan menyusun arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta merawat arsip untuk digunakan secara aman dan ekonomis (Soedarmayanti, 2003: 68)
4. Sebut dan jelaskan elemen/unsur/sub sistem dari sistem kearsipan? Input; meliputi: data, informasi, arsiparis, fasilitas, uang
Proses kearsipan; meliputi: penciptaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan, dan penyusutan
Output; berupa arsip dan penyimpanan dan pencatatan arsip secara teratur, sistematis, dan logis
Nama : NIS : Tanggal :
LEMBAR PENILAIAN (LP) 1: PRODUK
1. Undang – undang No. 43 Thn 2009 tentang kearsipan memberikan aturan dan pedoman kearsipan yang jelas, bagaimna rumusan menurut UU tersebut ? 2. Jelaskan nilai guna arsip pada suatu organisasi !
3. Sistem Pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kesua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta ! 4. Jelaskan perbedaan Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Roatary
Filling, Cardex, dan a modern organization is an information based organization!
5. Sebutkan tugas – tugas kearsipan !
Kunci LP: Produk 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan kearsipan?
Arsip menururt UU No. 43 Thn 2009 terangkum dalam Bab 1, dengan rumusan:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
Dan jenis-jenis arsip terbagi kedalam : Arsip Dinamis, Arsip Vital, Arsip Aktif, Arsip inaktif, Arsip Statis, dan Arsip Terjaga.
2. Jelaskan nilai guna arsip pada suatu organisasi ! Fungsi arsip dalam organisasi meliputi :
- Menghindari pemborosan biaya, tenaga, dan waktu
- Kegiatan kantor atau organisasi berjalan dengan lancer seperti seharusya. - Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah
- Sebagai saran komunikasi secara tertulis - Sebagai bahan dokumentasi
- Sebagai bahan pengingat
- Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi
Nilai guna arsip berarti nilai guna record kearsipan yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan pengguna arsip.
Jenis arsip berdasarkan nilai guna :
a. Nilai guna primer , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan organisasi pencipta arsip, nilai guna primer meliputi : - Nilai guna administrasi
- Nilai guna hukum - Nilai guna keungan - Nilai guan ilmiah dan
b. Nilai guna sekunder , yaitu arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau kepentingan umum sebagai bahan buatan pertanggungjawaban nasional, yang meliputi :
- Nilai guna pembuktian - Nilai guna informasi
3. Sistem Pengelolaan Kearsipan terbagi menjadi dua yaitu sentralisasi dan desentralisasi, berikan pendapat kesua tersebut dan mana yang paling cocok digunakan di lembaga Pemerintah Daerah dan Lembaga Pendidikan Swasta !
- Sistem Sentralisasi , yaitu system kearsipan dimana semua proses pengolahan arsip dilakukan oleh satu unit kerja sehingga pelaksana tugas pokok dibebaskan dalam pekerjaan pengolahan arsip dan semua arsip
perusahaan/isntansi disimpan dalam suatu ruangan dan tidak terpisah dari kantornya.Dan lebih cocok digunakan pada Lembaga Pendidikan Swasta. - Sistem Desentralisasi, yaitu system pengolahan arsip yang setiap unti mengurus pekerjaan arsip yang diperlukan oleh instansi/ perusahaan sehingga tidak dipusatkannya pada satuan unit kerja dan setiap unit pengolah menyimpan arsip yang dikerjakannya.
sistem ini lebih cocok digunakan pada Lembaga Pemerintah Daerah.
4.Jelaskan perbedaan Map, Folder, Guide, Filling Cabinet, Boxes File, Roatary Filling, Cardex, dan a modern organization is an information based organization!
a. Map, berupa lipatan kertas lipatan tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip. Map memuat sekitar 1- 50 lembar sehingga tidak terlalu banyak.
b. Folder, alat yang biasanya berada didalam Filling cabinet yang berupa kertas tebal berbentuk segi empat yang gunanya menyimpan arsip.
c. Guide, alat yang berbentuk lembaran kertas tebal yang digunakan sebagai petunjuk atau penilaian dalam penyimpanan arsip, dan diberikan kode-kode tertentu.
d. Filling cabinet, perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 kotak laci dari bawah keatas yang berguna untuk menyimpan map/ kartu.
e. Boxes File, kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif .
f. Rotary filling, alat satu ini seperti filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar, sehingga dalam penempatan dan penemuan arsip tidak memerlukan tenaga yang banyak.
g. Cardex (card index), alat yang digunakan untuk menyimpan kartu index dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang. 5. Sebutkan tugas – tugas kearsipan !
- menyimpan berkas surat dinas adalah kegiatan yang pada pokoknya seluruh berkas surat dinas disimpan pada tempat yang aman, nyaman serta
apabila berkas tersebut diperlukan dapat ditemukan dalam waktu yang cepat
- pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas adalah kegiatan yang dapat dilakukan dengan menyediakan daftar ataupun catatan - catatan khusus yang diperlukan dalam pengendalian kearsipan, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran arsip
- penyusutan dan pemusnahan berkas surat dinas yang tidak diperlukan lagi adalah proses penyortiran warkat untuk memisahkan arsip aktif dari arsip pasif, serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna itu berdasarkan waktu penyimpanan
LEMBAR PENILAIAN (LP) 2: PROSES Proses:
Melaksanakan presentasi kedudukan kearsipan dalam organisasi yang telah didiskusikan. Peserta didik akan diamati dari segi:
(2) Komunikasi (3) Sistematika penyampaian (4) Wawasan (5) Keberanian (6) Gesture tubuh (7) Penilaian masing-masing Prosedur:
1. Guru mengintruksikan kepada siswa untuk menghitung urut dari 1 sampai dengan 5 untuk menentukan pembagian kelompok.
2. Tugasi siswa untuk mengerjakan persiapan materi yang akan dipresentasikan.
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format Asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. Siswa diijinkan mangakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Proses No
. Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimu
m
Skor Assesment Oleh Siswa
Sendiri Oleh Guru 1. Persiapan:
Kemampuan menguasai materi presentasi
10 10
Kemampuan berkomunikasi dalam menyampaikan materi 2. Etika Presentasi: Intonasi Nada Suara Kejelasan
Pengucapan konsonan dan vokal Pengaturan napas
Ketenangan dalam bicara / tidak terburu-buru
Gesture tubuh
Berpenampilan rapi dan sopan
5 5 5 5 5 5 5 5 3. Sistematika Penyampaian: Pembukaan presentasi
Penyampaian judul presentasi Penyampaian materi
Penguasaan wawasan atau materi Kemampuan menjawab pertanyaan
dari audiens 5 5 10 10 10 JUMLAH 100 Malang, April 2017
Siswa Guru Mata Pelajaran
(...) Dhesy Nur Bunga, S.Pd NIM. 1501412606848 Mengetahui,
Drs. H. Mohammad Arief,M.Si NIP. 196312131990011001
LEMBAR PENILAIAN (LP) 3: PSIKOMOTORIK Prosedur:
1. Disediakan LCD untuk media presentasi
2. Siswa ditugasi untuk meresume atau merangkum hasil diskusi
3. Penentuan skor kinerja siswa mengacu pada format asesmen kinerja dibawah ini.
4. Berikan format ini kepada siswa sebelum asesmen dilakukan.
5. siswa diijinkan mengakses kinerja mereka sendiri dengan menggunakan format ini.
Format Asesmen Kinerja Psikomotor No
. Rincian Tugas Kinerja
Skor Maksimum
Skor Assesment Oleh Siswa
Sendiri Oleh Guru 1. Menyiapkan rangkaian prosedur presentasi 20
2. Mengidentifikasikan kemampuan
kerjasama dalam kelompok 20
3. Mengidentifikasi hal-hal yang penting untuk diperhatikan dan dilaksanakan dalam prosedur presentasi
20 4. Mengidentifikasikan keterampilan
penyampaian materi pada saat presentasi 20 5. Berbicara dengan ramah, tegas, hangat,
bersahabat dan wajar dalam berkomunikasi dengan audiens
20
JUMLAH 100
Malang, April 2017
Siswa Guru Mata Pelajaran
(...) Dhesy Nur Bunga, S.Pd NIM. 1501412606848
LEMBAR PENILAIAN (LP) 4: PENGAMATAN PERILAKU BERKARAKTER
Siswa: Kelas: Tanggal: Petunjuk:
Untuk setiap perilaku berkarakter berikut ini, beri penilaian atas perilaku berkarakter siswa menggunakan skala berikut ini:
D: Memerlukan perbaikan C: Menunjukkan kemajuan B: Memuaskan
A: Sangat baik
Format Pengamatan Perilaku Berkarakter No Rincian Tugas Kinerja
(RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Teliti, tekun, cekatan
2 Jujur 3 Sopan santun 4 Disiplin 5 Dapat dipercaya 6 Beretiket 7 Kreatif-inovatif 8 Bersikap menyenangkan Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran
Dhesy Nur Bunga S.Pd NIM. 1501412600725
LEMBAR PENILAIAN (LP) 5: FORMAT PENGAMATAN KETERAMPILAN SOSIAL
Siswa: Kelas: Tanggal: Petunjuk:
Untuk setiap keterampilan sosial berikut ini, beri penilaian atas keterampilan sosial siswa itu menggunakan skala berikut ini:
D: Memerlukan perbaikan C: Menunjukkan kemajuan B: Memuaskan
A: Sangat baik
Format Pengamatan Keterampilan Sosial No Rincian Tugas Kinerja
(RTK) Memerlukan perbaikan (D) Menunjukkan kemajuan (C) Memuaskan (B) Sangat baik (A) 1 Bertanya
2 Menyumbang ide atau pendapat
3 Menjadi pendengar yang baik
4 Komunikasi
Malang, April 2017 Guru Mata Pelajaran
Dhesy Nur Bunga, S.Pd NIM. 1501412606848
LAMPIRAN Materi Pembelajaran:
A. Kedudukan Kearsipan dalam Organisasi
Arsip unit kerja atau tata usaha pengolah, yaitu suatu unit kerjadalam suatu kantor yang tugasnya melaksanakan penyimpanan dan pengawasan sendiri terhadap asing yang menjadi wewenangnya. Sedangkan Arsip pusat (unit sentral ) yaitu suatu unit kerja yang berada dalam suatu kantor pusat yang tugasnya mengelola bidang kearsipan untuk seluruh arsip kantor tersebut.
Adapun kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah sebagai beikut, yaitu:
1) Sebagai sumber informasi mengenai kegiatan baik yang sudah terlaksana maupun perencanaan kegiatan
2) Sebagai sumber ingatan
3) Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan 4) Sebagai bahan pertimbangan pengawasan
5) Sebagai bahan pertimbangan
6) Sebagai bahan pertimbangan pertanggungjawaban 7) Sebagai bahan pertimbangan penyempurnaan
SOAL PILIHAN GANDA
Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat dengan menyilang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada lembar jawaban.
1. Dalam Bahasa Inggris kearsipan berasal dari kata…
a. Filing
b. Archief
c. Archieves
d. Greek
e. Archea
2. Yang tidak termasuk peralatan kearsipan/arsip adalah ... a. Filling cabinet
b. Rotary c. Kulkas d. Lemari arsip e. Map
3. Yang termasuk peranan dan fungsi arsip adalah .... a. Mempunyai nilai guna
b. Merupakan kumpulan warkat c. Sebagai pusat informasi d. Mempunyai kekuatan e. Sebagai bahan bukti
4. Pada saat Republik indonesia Serikat (RIS) terbentuk lembaga kearsipan dipimpin oleh Prof.W.Ph.Coolhas pada tahun… .
a. 1950 b. 1947 c. 1949 d. 1948 e. 1946
5. Ada beberapa kedudukan kearsipan dalam organisasi adalah sebagai berikut, kecuali …
a. Sebagai sumber ingatan
b. Sebagai bahan dalam pertimbangan pengawasan c. Sebagai sumber infomasi
d. Sebagai penyalagunaan dokumen e. Sebagai pengambilan keputusan
6. Pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan pengurusan surat/aktif yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam suatu kantor/organisasi merupakan … kearsipan a. Pengertian b. Asas c. Tugas – tugas d. Syarat – syarat e. Fungsi f. Tujuan
7. Dibawah ini, merupakan kedudukan kearsipan dalam suatu organisasi adalah sebagai beikut kecuali …
a. Sebagai bahan pertimbangan pengambilan keputusan b. Sebagai pertimbangan pengawasan
c. Sebagai pertimbangan
d. Sebagai pertimbangan pertanggung jawaban
e. Sebagai penyelenggaraan keluar masuk dokumen 8. Urutan tugas kearsipan yang benar adalah… .
a. Memelihara-mengendalikan-memusnahkan-menemukan kembali b. Menyimpan-menyusutkan-mengendalikan-menemukan kembali c. Menyimpan-memelihara-memusnahkan-menemukan kembali d. Memelihara-memusnahkan-mengendalikan-menemukan kembali
e. Memelihara-menyimpan-menemukan kembali-memusnahkan 9. File adalah bendanya sedangkan filing adalah… .
a. Kegiatannya b. Pemeliharaannya c. Penyimpanannya d. Penemuan kembali e. Pengendaliannya
10. Contoh arsip ditinjau dari isinya, kecuali … a. Financial record b. Vital record c. Inventory record d. Personnel record e. Sales record KUNCI JAWABAN 1 A 6 B 2 C 7 E 3 C 8 C 4 B 9 A 5 D 10 B