1) Dimensi pipa harus sesuai dengan SII, 2) Dimensi BPT (Bangunan Pelepas Tekan), 3) Kedalaman sumur bor,
4) Jenis pompa air (jika menggunakan pompa).
− Pekerjaan Irigasi Desa: 1) Dimensi saluran,
2) Ketebalan pasangan batu kali, 3) Bangunan terjun,
4) Bangunan bagi.
Pada setiap kunjungan ke lapangan, FT-Kab/FT-Kec/Pendamping Lokal harus meminta catatan pemeriksaan ukuran oleh KPMD. Apabila ukuran dalam pelaksanaan telah sesuai dengan Gambar Rencana maka pekerjaan dapat terus dilaksanakan.
g. Revisi Desain dan RAB
Apabila terjadi perubahan rencana pekerjaan yang realisasinyaakan menyebabkan terjadinya pengurangan atau penambahan target volume pekerjaan atau spesifikasi, jenis konstruksi pekerjaan tersebut harus dibuatkan Berita Acara Revisi. Adapun proses pembuatan revisi adalah sebagai berikut.
− Dimulai dengan pembahasan terlebih dulu oleh TPK dan hasilnya harus mendapatkan persetujuan dari FT-Kec.
− Sebelum pelaksanaan pekerjaan, pembuatan revisi harus sudah selesai menggunakan Lembar PTO – Berita Acara Revisi.
− Revisi harus diberitahukan kepada masyarakat secara terbuka dan Berita Acara Revisi ditempelkan di Papan Informasi.
Apabila FT-Kec atau FT-Kab menjumpai adanya kesalahan prosedur, yaitu pekerjaan yang dilaksanakan berbeda dari desain, tetapi tidak ada Berita Acara Revisi maka pekerjaan harus dihentikan. Pekerjaan dapat dilanjutkan kembali setelah proses revisi terpenuhi, termasuk sosialisasinya kepada masyarakat. Lain halnya jika terjadi penyimpangan maka pekerjaan harus dihentikan dan dilakukan penanganan sesuai ketentuan yang berlaku di PNPM Mandiri Perdesaan.
Di samping itu, FT-Kab wajib menyarankan revisi, jika dalam kunjungan lapangan terdapat pertimbangan teknis akan adanya kegiatan yangkemungkinan tidak berhasil atau mengalami kegagalan. Namun demikian, pertimbangan teknis harus langsung disampaikan secara terbuka kepada masyarakat.
FT-Kab dalam pemeriksaan fisik dan administrasi harus memastikan bahwa seluruh perubahan telah dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Setiap bentuk perubahan, baik terhadap target, desain, spesifikasi, maupun hal lain, dianggap tidak sah jika tidak dilengkapi dengan Berita Acara Revisi. Perubahan tanpa Berita Acara Revisi merupakan kelalaian atau pelanggaran.
h. Pemeriksaan
- Pemeriksaan Kualitas Fisik Pekerjaan
Pemeriksaan kualitas fisik di lapangan menggunakan beberapa formulir pemeriksaan, antara lain pemeriksaan mutu konstruksi dan dimensi.
33
Masyarakat perlu menyadari bahwa prasarana yang dibangun tersebut untuk kepentingan mereka, bukan proyek pemerintah atau untuk orang lain. Dengan demikian, masyarakat akan berusaha melaksanakan kegiatan konstruksi dengan kualitas yang baik karena pembangunan itu akan memberikan manfaat dalam waktu yang panjang. FT-Kec memberikan bimbingan teknis tentang bagaimana mengelola pelaksanaan konstruksi dancara-cara melaksanakan pekerjaan di lapangan yang sesuai dengan ketentuan. FT-Kec perlu bertindak tegas sejak awal pelaksanaan.
- Formulir Pemeriksaan Fisik Lapangan diisi oleh FT-Kec atau orang lain yang mempunyai keahlian di bidang teknis yang bersangkutan. Blangko formulir telah disediakan pada Lembar PTO – Pemeriksaan Fisik Prasarana.
- Untuk penilaian kualitas teknis perlu diuraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis prasarana. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari lima kategori penilaian, yaitu:
Cukup Jika kualitas telah memenuhi segala syarat teknis
Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi syarat teknis
Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki
Belum diperiksa Jika hal tersebut belum dikerjakan atau pemeriksa belum dapat melihat dan menilai hal tersebut
Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada pada prasarana yang sedang dilaksanakan, misalnya untuk penilaian gorong, tetapi ternyata tidak ada gorong-gorong
Yang diharapkan adalah kualitas yang memenuhi standar dan tahan lama. Terdapat petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap butir pada lampiran. Formulir-formulir yang telah diisi, diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik.
- Pemeriksaan Kualitas Manajemen Konstruksi
Keberhasilan pelaksanaan pekerjaan administrasi dan fisik proyek tergantung pada bagaimana Tim Pengelola Kegiatan dalam mengatur dan mengelola sumber daya yang ada dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari, dibawah bimbingan dan bantuan FT-Kec.
Penggunaan Checklist (daftar periksa) Manajemen Konstruksi ini berfungsi untuk menilai apakah Tim Pengelola Kegiatan telah mengerti dan melaksanakan tugasnya dengan baik yang mencakup kegiatan persiapan pelaksanaan, mengatur pelaksanaan di lapangan, dan mengendalikan pelaksanaan proyek. Hasil penilaian ini akan mendorong proses alih pengetahuan dalam pengelolaan proyek dari FT-Kec kepada Tim Pengelola Kegiatan. Pada akhirnya, Tim Pengelola Kegiatan dapat mengambil dan membuat keputusan dalam banyak hal berdasarkan
34
pengetahuan dan pemahaman yang benar sesuai dengan persyaratan-persyaratan yang ditentukan.
ChecklistManajemen Konstruksi dapat diisi oleh FT-Kec, FT-Kab, dan PjOK. Blangko formulir telah disediakan pada Lembar PTO – Pemeriksaan Kualitas Manajemen Konstruksi. Nama pemeriksa dan tanggal pemeriksaan dicatat di bagian bawah dan persentase kemajuan kegiatan dicatat di bagian atas.
Penilaian kualitas pengelolaan menguraikan hal-hal yang harus diperiksa menurut jenis kegiatan. Untuk setiap hal tersebut, penilai memilih satu dari empat kategori penilaian, yaitu:
Cukup Jika kualitas telah memenuhi sesuai dengan persyaratan teknis
Agak kurang Jika terdapat kesalahan atau kekurangan kecil yang harus diperbaiki untuk memenuhi sesuai persyaratan teknis
Kurang Jika masih terdapat banyak kekurangan yang harus diperbaiki
Tidak ada Jika hal tersebut tidak ada atau belum dilaksanakan
Pada lampiran, disediakan petunjuk-petunjuk singkat mengenai hal-hal yang diperiksa dengan cara yang digunakan untuk menilai setiap butirnya.
Checklist yang telah diisi diserahkan kepada Tim Pengelola Kegiatan dan arsip pemeriksa agar mereka dapat meningkatkan kualitas dan memperbaiki hal-hal yang dinilai kurang baik.
i. Sertifikasi Kegiatan 100%
Sertifikasi dilakukan oleh Fasilitator Kecamatan bidang teknis di seluruh kegiatan prasarana setelah pekerjaan tersebut dinyatakan selesai 100% untuk menilai hasil pekerjaan dan kegiatan.
Terhadap sertifikasi kegiatan yang dilakukan oleh Fasilitator teknik, Fasilitator Teknik Kabupaten berkewajiban melakukan pengujian, baik terhadap dokumen maupun realisasinya di lapangan. Minimal 2 desa di tiap kecamatan yang dipilih secara acak dan diutamakan untuk kegiatan prasarana yang dana BLM-nya besar serta konstruksi yang dinilai rumit. Sertifikasi Kegiatan 100% menggunakan formulir Pemeriksaan Fisik Prasarana dan formulir Sertifikasi Penerimaan Pekerjaan yang telah disediakan pada Lembar PTO –Formulir.
Pelaksanaan Sertifikasi Kegiatan 100% oleh Fasilitator Teknik Kabupaten dilakukan sebelum kegiatan Musyawarah Desa Serah Terima.
Yang dimaksud dengan kegiatan 100% adalah jika seluruh rencana kegiatan dan dana telah terserap 100%, termasuk jika ada penambahan volume atau pekerjaan (revisi) akibat kelebihan dana.
j. Dokumentasi Kegiatan
Dokumentasi foto seluruh kegiatan dari PNPM Mandiri Perdesaan, sebagian besar menjadi tanggung jawab FT-Kec/F-Kec. Meskipun demikian, untuk kepentingan arsip desa maka Tim Pengelola Kegiatan juga perlu membuat foto-foto sendiri.
35
Pada akhir periode pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan, Fasilitator Kecamatanharus memastikan adanya dokumentasi foto yang disusun dalam satu album khusus, dengan ketentuan:
− Foto-foto yang ditampilkan merupakan foto PNPM Mandiri Perdesaan di Kecamatan yang bersangkutan. Bukan kumpulan foto dari setiap desa penerima PNPM Mandiri Perdesaan, tetapi sudah merupakan hasil seleksi dari semua arsip foto yang ada. Namun, tidak boleh hanya foto dari satu desa saja.
− Setiap foto perlu diberi catatan atau keterangan ringkas.
− Foto yang ditampilkan meliputi:
1) Foto kondisi 0%, 50%, dan 100% yang diambil dari sudut pengambilan yang sama.
2) Foto yang memperlihatkan orang sedang bekerja secara beramai-ramai.
3) Foto yang memperlihatkan peran serta perempuan dalam kegiatan prasarana.
4) Foto yang memperlihatkan pembayaran secara langsung kepada masyarakat.
k. Penyelesaian Kegiatan
Penyelesaian kegiatan yang dimaksud adalah penyelesaian tiap jenis kegiatan yang telah dilaksanakan sebagai pertanggungjawaban TPK kepada masyarakat. Langkah-langkah dalam penyelesaian kegiatan adalah sebagai berikut.
− Laporan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (LP2K)
LP2K adalah laporan untuk menyatakan bahwa seluruh jenis kegiatan telah selesai dilaksanakan (kondisi 100%) yang ditandatangani oleh ketua TPK dan FT-Kec serta siap diperiksa oleh PjOK.
Pada saat LP2K akan ditandatangani, seluruh administrasi, baik pertanggungjawaban dana maupun jenis administrasi lainnya, sudah dilengkapi dan dituntaskan, termasuk Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB).
Lembar LP2K yang sudah ditandatangani diserahkan kepada PjOK dengan tembusan kepada Fasilitator Kabupaten untuk mendapatkan tindak lanjut berupa pemeriksaan di lapangan. Lembar L2PK terdapat pada buku Formulir PTO.
− Realisasi Kegiatan dan Biaya (RKB)
RKB dimaksudkan untuk melaporkan hasil nyata tentang apa saja yang telah dilaksanakan di lapangan, termasuk penggunaan dana bantuan PNPM Mandiri Perdesaan di desa. RKB disiapkan oleh pelaku desa. Fasilitator Teknik wajib membimbing dan memvalidasi keakuratan datanya.Dalam realisasi, kegiatan dan biaya harus dibuat secara terpisah antara sub-sub kegiatan.
Ketentuan dalam pembuatan RKB:
1) dibuat sesuai dengan kondisi yang terlaksana di lapangan, 2) sesuai dengan catatan yang ada di buku kas umum, 3) berkaitan erat dengan gambar-gambar purnalaksana,
36
4) menunjukkan target akhir dari pelaksanaan PNPM Mandiri Perdesaan di desa.
Sikap yang hanya menyalin atau menulis ulang RAB awal tanpa melihat realisasi yang sedang terjadi di lapangan harus dihindari. Pada prinsipnya, pembuatan RKB hanyalah merekap atau merangkum seluruh catatan penggunaan dana dan pelaksanaan kegiatan yang dibuat selama pelaksanaan. Jika terdapat konstribusi swadaya masyarakat selama periode pelaksanaan, harus dicantumkan.
RKB merupakan bagian penting dan tak terpisahkan dari LP2K sehingga RKB harus sudah diselesaikan sebelum LP2K ditandatangani. RKB juga akan bermafaat untuk memberikan penjelasan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang muncul pada saat pemeriksaan atau audit. Pada kegiatan pembangunan prasarana, perincian volume dan biaya yang tercantum pada format RKB harus sesuai.
Gambar-gambar yang dilampirkan dalam dokumen penyelesaian, yaitu denah atau layout, peta situasi, detail konstruksi, dan lain-lain yang juga bagian dari RKB, harus dibuat sesuai dengan kondisi yang ada atau terlaksana di lapangan. Hindari untuk melampirkan gambar-gambar desain dalam dokumen penyelesaian tanpa menyesuaikan dengan kondisi yang terjadi di lapangan. Jika terjadi perubahan di lapangan, disamping melakukan perubahan pada gambar, perubahan itu juga harus dituangkan dalam Berita Acara Revisi. Lembar RKB terdapat pada buku Formulir PTO.
− Surat Pernyataan Penyelesaian Pelaksanaan Kegiatan (SP3K) SP3K dimaksudkan untuk melaporkan secara resmi bahwa pelaksanaan kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan di desa dinyatakan selesai. SP3K ini ditandatangani oleh Ketua TPK dan PjOK serta diketahui Kepala Desa dan Camat atas nama Bupati.
Kegiatan tambahan atau lanjutan yang bersumber dana dari luar PNPM Mandiri Perdesaan baru dapat dimulai setelah diterbitkan SP3K, misalnya pengaspalan seluruh ruas jalan melalui dana APBD, pemasangan dinding pasangan batu untuk pengairan pada saluran irigasi.
Seluruh kegiatan lanjutan yang dilaksanakan setelah diterbitkannya SP3K bukan lagi menjadi tanggung jawab Tim Pengelola Kegiatan PNPM Mandiri Perdesaan. PjOK harus memastikan bahwa kegiatan yang diserahterimakan atau yang tercantum dalam SP3K benar-benar telah memenuhi ketentuan yang berlaku, sesuai dengan RKB, gambar-gambar purnalaksana sesuai dengan kondisi yang ada di lapangan, dan catatan-catatan tentang kegiatan sesuai dengan fakta di masyarakat. Jika dalam pemeriksaan di lapangan ditemui adanya kekurangan dalam pelaksanaan, termasuk dalam hal administrasi, PjOK dapat memberikan waktu kepada Tim Pengelola Kegiatan untuk melakukan perbaikan terlebih dulu. Kemudian, SP3K dapat ditandatangani. Syarat dalam pengesahan SP3K adalah pekerjaan dapat diterima masyarakat dan Tim Pengelola Kegiatan jika rencana pelestarian sudah dibuat dan dirumuskan bersama masyarakat. Lembar SP3K terdapat pada buku Formulir PTO.