BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.3 Audit Internal Perusahaan
4.3.1 Pelaksanaan Audit Internal Perusahaan
Audit internal pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas dilakukan secara konsisten oleh orang – orang yang ditunjuk. Tim audit internal Auto2000 dipimpin langsung oleh Kepala administrasi dan di bantu oleh supervisor administrasi dan keuangan serta tim lain dalam perusahaan yang di anggap kompeten dalam melaksanakan audit internal. Pelaksanaan audit internal dilakukan minimal satu bulan sekali di tiap – tiap
departemen. Namun ada beberapa bagian yang pelaksanakan auditnya dilakukan lebih dari bagian yang lain, misalnya kasir. Audit yang dilakukan di kasir dapat dilakukan satu minggu sekali atau sesuai kebutuhan melihat situasi dan kondisi tertentu. Audit internal pada Auto2000 Cabang Medan Amplas di kenal dengan istilah Opname. Standar dan prosedur audit internal yang sudah disusun memudahkan tim audit internal melaksanakan tugasnya.
Pada umumnya, pelaksanaan audit internal pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas terbagi menjadi empat garis besar wilayah audit, yaitu :
1. Keuangan dan Administrasi (Finance & Administration)
2. Unit (Vehicle)
3. Bengkel (Service)
4. Suku Cadang (Part)
4.3.1.1 Keuangan dan Administrasi (Finance & Administration)
4.3.1.1.1 Pengelolaan Fisik Kas
Beberapa aktifitas dalam pengelolaan fisik kas tentunya sangat rawan terjadi resiko penyimpangan, berikut ini kegiatan –kegiatan yang dilaksanakan tim AuditIntermal untuk mencegah serta mengawasi terjadinya penyimpangan
1. Memonitor pembatasan akses di ruang kasir, dimana hanya orang – orang tertentu saja yang diperbolehkan masuk ke ruangan kasir.
2. Memastikan pemeriksaan kas harian dilakukan oleh Kasir, disaksikan oleh pihak independen. Kemudian dibuat berita acara pemeriksaannya, selalu mereview dan mengotorisasi berita acara pemeriksaan kas oleh pejabat berwenang
3. Menunjuk pihak independen (selain kasir) atau melakukan pemeriksaan kas mendadak (surprise opname) dan membuatkan berita acaranya.
4. Selalu mereview kewajaran saldo kas dan penyetoran ke bank beserta
coverage asuransinya.
5. Dilakukan monitoring periodik, misalnya mingguan atas cabang.
6. Melakukan rotasi petugas kasir, jika tidak bisa melakukan rotasi kasir secara periodik, maka kasirdiberikan cuti besar untuk melakukan fungsi kontrol.
7. Memastikan penyetoran dan pencairan uang ke/dari bank menggunakan jasa cash pick up/delivery yang dilengkapi dokumen serah terima yang sah. Cabang pun memiliki surat tugas, spesimen foto, dan tanda tangan petugas cash pick up/delivery yang ter-updated serta membandingkan dengan aktual petugas yang datang ke cabang.
8. Memastikan bahwa setiap penerimaan uang terdapat bukti serah terima yang jelas.
Risiko – risiko yang terjadi jika aktifitas audit internal Pencatatan Dan Rekonsiliasi Kas/Bank diatas tidak dilaksanaan dengan baik, yaitu :
2. Pencurian atau perampokan uang yang tersimpan di cabang atau saat uang dibawa untuk disetorkan ke bank.
4.3.1.1.2 Pencatatan Dan Rekonsiliasi Kas/Bank
Berikut ini beberapa aktifitas audit internal yang dapat dilakukan dalam pencatatan dan rekonsiliasi bas/bank pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas, yaitu :
1. Review Bukti Terima Uang Kas atau Bank (BTUKB) dan dokumen pendukung serta mengotorisasi BTUKB yang telah direview
2. Memastikan terdapat pemisahan fungsi atas pihak yang menyiapkan dasar alokasi pembukuan dan pihak yang melakukan pembukuan atas penerimaan
3. Dilakukannya proses konfirmasi oleh kasir atau Persin In Charge
(PIC) atau orang yang diberi tanggungjawab tertentu yang ditunjuk untuk melakukan konfirmasi ke pelanggan atas penerimaan pembayaran tunai via salesman atau penerimaan yang belum diketahui sumber dananya
4. Review dan mengotorisasi laporan Kas/Bank harian
5. Menunjuk pihak independen (selain kasir) membuat rekonsiliasi bank. 6. Review rekonsiliasi bank
Risiko – risiko yang terjadi jika aktifitas audit internal Pencatatan Dan Rekonsiliasi Kas/Bank diatas tidak dilaksanaan dengan baik, yaitu :
1. Terjadi selisih kas dan bank 2. Dasar pembukuan yang tidak jelas 3. Penyalahgunaan saldo kas dan bank
4.3.1.1.3 Pengelolaan Bank
Beberapa aktifitas audit internal yang dapat dilakukan dalam pengelolaan bank pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas, yaitu :
1. Memonitor untuk update surat kuasa bank (bank mandate)
2. Memonitor register/ serah terima Cek/Bilyet Giro (BG) In dan Out agar tidak terdapat :
- Cek/BG operasional yang kosong tetapi telah diotorisasi salah satu/ lengkap
- Cek/BG batal yang belum di beri tanda silang tanda cross
- Cek/BG hilang
3. Mengingatkan kasir agar selalu rutin melakukan endorse atas nama PT. Astra International Tbk, terhadap Cek/BG yang diterima dari pelanggan 4. Memastikan fisik Cek/BG disimpan pada lokasi yang aman
5. Memonitor ClearingMoney in Transit (MIT) dan Interbranch Account
Risiko – risiko yang terjadi jika aktifitas audit internal dalam pengelolaan bank diatas tidak dilaksanaan dengan baik, yaitu :
2. Penyalahgunaan Cek/BG
3. Penyalahgunaan pengeluaran bank oprasional 4. Penyalahgunaan penerimaan bank collection
5. Penyalahgunaan transaksi yang tidak terdeteksi sejak dini
4.3.1.1.4 Kuitansi Unit
Beberapa aktifitas audit internal yang dapat dilakukan dalam Kuitansi Unit pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas, yaitu :
1. Mereview dan menunjuk pihak independen ( selain kasir dan Administrasi unit) memeriksa kuitansi blangko (kosong), terpakai, yang sudah diserahkan ke pelanggan, dan batal secara periodik (misal : mingguan), minimal 1 bulan sekali, kemudian dibuatkan berita acara serta difiling 2. Memastikan kasir dan administrasi unit agar membuat register kuitansi
unit dan memonitoring secara mingguan terutama memastikan proses serah terima kuitansi dan alat bantu proses pemeriksaan
3. Memastikan status register kuitansi (baik manual atau sistem) sesuai dengan kondisi aktual fisik kuitansi
4. Melakukan review dan follow up atas kuitansi yang telah tercetak namun belum ada Bukti Terima Uang Kas atau Bank BTUKB pada Daftar Kuitansi Belum BTUKB sistem
5. Memastikan seluruh penerimaan oleh kasir dan penagihan oleh administrasi kepada pihak pelanggan menggunakan kuitansi pre-numbered
cetakan sistem
Risiko – risiko yang terjadi jika aktifitas audit internal dalam Kuitansi unit diatas tidak dilaksanaan dengan baik, yaitu :
1. Kehilangan dan penyalahgunaan kuitansi
2. Terdapat penyalahgunaan atas penerimaan yang tidak terdeteksi sejak dini
4.3.1.1.5 Reklass Titipan Pelanggan
Beberapa hal yang harus dilakukan audit internal dalam reklas titipan pelanggan guna mencegah, mendeteksi serta mengawasi terjadinya penyimpangan dalam perusahaan, yaitu :
1. Melakukan reveiw dan menandatangani report reklass langsung uang jaminan pelanggan atau Customer Guarante (CG) unknown secara harian atau mingguan tergantung loading transaksinya
2. Memonitoring dasar reklas titipan pelanggan terutama pelanggan beda nama harus disertai bukti pendukung yang memadai
3. Untuk reklass manual melalui Bukti Pencatatan Hutang (BPH) harus dipastikan bahwa proses in/out nya dilakukan pada hari yang sama
4. Monitoring atas saldo titipan pelanggan (Customer Guarantee) outstanding dan bersaldo debet untuk semua akun (Unit, Service, Part,
Jika aktifitas pengawasan di atas tidak di laksanakan dengan baik, maka terjadi risiko yang tenntunya akan merugikan perusahaan, yaitu :
1. Terjadinya salah Reklass
2. Menukar pembayaran antar-pelanggan 3. Penyalahgunaan uang titipan pelanggan
4.3.1.1.6 Pembayaran Pihak Luar/Vendor
Dalam proses pembayaran pihak luar/vendor, sangat rawan terjadinya penyelewengan dana, untuk itu sangat di perlukan pengawasan internal yang ketat dan menyeluruh. Berikut ini pengawasan internal yang dilakukan untuk mengawasi terjadinya penyalahgunaan, yaitu :
1. Memastikan pemakaian Bon Sementara form pre-numbered cetakan Head Office (HO), digunakan sesuai dengan ketentuan dan lead time
penyelesaian tapat waktu
2. Memonitor alasan penggunaan dan penyelesaian Uang Muka (Advance Payment) agar sesuai ketentuan, mengacu pada kebijakan HO
3. Memastikan bahwa terdapat pemisahan fungsi dimana yang park dan post
BPH, tidak dilakukan oleh kasir atau orang yang sama yang melakukan pengeluaran uang
4. Memastikan bahwa BPH telah dilampirkan dokumen pendukung yang asli dan lengkap sebelum diotorisasi
5. Melakukan follow up atas monitoring dan review periodik (misalnya : mingguan) atas tren General Ledger (GL) Opex dan GL Other Income. Terutama apabila ditemukan adanya peningkatan signifikan
6. Review PO – GR/IR – A/P Outstanding
7. Kerjasama dengan semua pihak ke-3 dilengkapi dengan dokumen Perusahaan Kerja Sama (PKS) yang valid dan diotorisasi oleh pejabat yang berwenang
Beberapa risiko yang terjadi jika pengawasan internal tidak dilaksanakan dengan baik dan menyeluruh :
1. Bon sementara hilang dan penggunaan tanpa otorisasi 2. Penyalahgunaan uang muka
3. Double bayar atau pembayaran bukan ke vendor yang bersangkutan
4. Nominal pembayaran yang tidak seharusnya akibat adanya nominal penagihan fiktif dari pihak vendor
5. Dispute/wan prestasi
4.3.1.1.7 Pengelolaan Aset (Asset Management)
Beberapa aktifitas audit internal yang dapat dilakukan dalam Pengelolaan Aset (Asset Management) pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas, yaitu :
2. Memonitor pelaksanaan pemeriksaan sampling atas aset secara periodik (misalnya : bulanan) (diluar pemeriksaan aset tahunan yang dilakukan oleh HO dan Accounting)
Risiko yang terjadi jika audit internal dalam pengelolaan aset perusahaan tidak di jalankan dengan baik, yaitu :
1. Penyalahgunaan pengadaan/pembelian aset 2. Aset hilang/rusak
4.3.1.2 Unit (Vehicle)
Audit internal penjualan kendaraan pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 cabang Medan Amplas dilaksanakan sesuai fungsi dan tanggung jawab dari audit internal, yang berfungsi membantu manajemen dalam mengawasi operasional perusahaan agar tujuan perusahaan dapat tercapai. Dalam melaksanakan audit, auditor internal selalu berpatokan pada program audit internal yang telah dibuat. Dalam pelaksanaan audit, auditor melakukan pengawasan dalam pelaksanaan dari prosedur, kebijakan, otorisasi, undang – undang, dan hukum yang berhubungan dengan operasi penjualan yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Sebelum membuat laporan hasil penjualan, auditor internal akan melakukan pemeriksaan terhadap catatan yang berkaitan dengan operasi penjualan kendaraan.
4.3.1.2.1 Order Kendaraan
Penjualan kendaraan merupakan ujung tombak perusahaan dalam memperoleh keuntungan. Untuk itu audit internal yang dilakukan dalam order kendaraan harus sangat mendapat perhatian khusus guna menghindari terjadinya kecurangan, mengidentifikasi serta mengawasi kegiatan operasional perusahaan. Langkah – langkah yang di lakukan untuk pengawasan dalam order kendaraan antara lain :
1. Memastikan ke Administrasi bahwa Surat Pemesanan Kendaraan (SPK) disimpan pada tempat yang aman dan tidak diletakkan di tempat yang mudah diambil pihak lain
2. Memastikan terdapat register serah terima atas SPK yang berfungsi sebagai media yang dapat digunakan untuk monitoring peredaran SPK dan melakukan pemeriksaan periodik (misalnya : mingguan) atas SPK, selain itu terdapat pembatasan pemberian SPK kepada salesman berdasarkan levelnya (S1/S2/S3)
3. Memonitor dan memeriksa berita acara pemeriksaan SPK yang dilakukan oleh Administrasi Unit, dimana pemeriksaan dilakukan minimal 1 bulan 1x yang mencakup status SPK Outsanding dan bangko (kosong) pada bulan tersebut, diotorisasi dan dibandingkan dengan data Sales Order Outstanding terhadap nilai uang yang diterima, lead time penyetoran
4. Memastikan dilakukan pemeriksaan kelengkapan data dan otorisasi di SPK beserta kesesuaiannya dengan lampiran (KTP, Purchese Order (PO)) pada saat akan buka Delivery Order (DO)
5. Memastikan dilakukan final check SPK batal dengan Tanda Terima Pembelian Jaminan Sementara (TTPJS) kosong dengan cross batal jika terlewat oleh Administrasi dan memonitor status SPK batal pada sistem 6. Memeiksa pengembalian uang muka TTPJS sesuai dengan ketentuan. 7. Review mekanisme konfirmasi ke pihak pelanggan misalnya untuk
pembayaran TTPJS secara tunai via salesman dan SPK outstanding, validitas discount,cash back, dan optional/karoseri
Risiko yang akan terjadi jika pengawasan internal tidak dilakukan dengan baik berupa :
1. SPK hilang
2. Penyalahgunaan uang dari pelanggan
3. Komplain atau dispute dengan pelanggan karena tidak sesuai kesepakatan pemesanan
4.3.1.2.2 Pembuatan Delivery Order ( DO) Dan Proses STNK
Dalam proses Delivery Order (DO) dan pembuatan Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) dillakukan, bagian administrasi serta sales harus melakukan pengawasan internal agar tidak terjadi hal – hal yang dapat merugikan pihak – pihak yang bersangkutan, baik itu pihak perusahaan, pelanggan, ataupun pihak
lain yang memiliki kepentingan di dalamnya, internal kontrol yang dilakukan antara lain :
1. Memeriksa seluruh pemberian komisi/cash back melalui proses accured,
direview kelayakannya oleh pejabat berwenang dan diotorisasi, serta mekanisme pengeluarannya
2. Monitoring bulanan untuk validitas Sales Order (SO) atau SPK unit
Outstanding dan berkoordinasi dengan pihak marketing, jika tidak valid maka SPK harus dikembalikan ke administrasi unit untuk segera dibatalkan dan diarsip
3. Monitoring pada saat pengajuan proses STNK/BPKB setelah syarat administrasi minimum uang muka terpenuhi
4. Memastikan tidak ada perbedaan antara item dan nilai di SPK vs DO. Untuk penjualan leasing, nilai unit di DO = nilai Account Payable (AP)
Leasing, apabila berbeda harus disertai penjelasan yang memadai
Jika pengawasan internal dalam proses DO dan STNK tidak dilakukan dengan semestinya, maka akan timbul risiko – risiko yang berakibat kerugian materil maupun non-materil pihak – pihak yang berkaitan, yaitu :
1. Pengeluaran komisi kepada pihak yang tidak berhak 2. Loss order karena SO tidak termonitor
3. Batal DO menyebabkan rugi PPN dan menjadi kendaraan bekas 4. Penyalahgunaan order pelanggan
4.3.1.2.3 Aksesoris Dan Karoseri
Dalam pembelian kendaraan di Auto2000, pelanggan diberikan pilihan penambahan aksesoris/karoseri tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku. Maka diperlukan pengawasan internal agar tidak ada pihak yang dirugikan baik pihal vendor, pelanggan, maupun Auto2000 itu sendiri. Berikut langkah – langkah pengawasan internal yang di lakukan :
1. Memastikan terdapat pemisahaan fungsi antara petugas yang membuat Order Pembelian Optional (OPO), melakukan pengecekan fisik (fungsi PDI), dan membuat Bukti Pencatatan Hutang (BPH) atas tagihan OPO (minimal fungsi pengecekan fisik dipisahkan)
2. Memastikan proses pemasangan Aksesoris/Karoseri berdasarkan ketentuan yang berlaku, yakni menggunakan OPO dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang
3. Monitoring proses pemasangan Aksesoris/Karoseri berdasarkan order yang valid dari pelanggan yakni dilengkapi dengan dokumen/surat pesanan yang ditulis dan diotorisasi oleh pihak yang berwenang
4. Memastikan bahwa unit tidak dikirim ke karoseri sebelum Account Receipavable (AR) lunas kecuali ada dokumen pendukung yang valid
5. Aksesoris/Karoseri diserahkan kepada pemesan yang tercantum di dalam surat pesanan
Beberapa risiko yang terjadi jika pengawasan internal tidak dilakukan secara semestinya :
1. Adanya order fiktif
2. Penyerahan aksesoris/karoseri ke pihak yang tidak tepat
3. AR Bad Debt
4.3.1.2.4 Billing Dan Monitoring Piutang (Account Receivable)
Proses billing surat pemesanan kendaraan dan monitoring piutang dapat diawasi dengan cara sebagai berikut :
1. Memonitor Account Receivable (AR) unit periodik (misalnya mingguan) 2. Memastikan AR unit ditagih dengan segera setelah keseluruhan syarat
penagihan telah lengkap
3. Memastikan administrasi unit melakukan sampling konfirmasi periodik kepada pelanggan dan dibuatkan dokumentasinya atas AR unit status Not Due dan Over Due
4. Menandatangani faktur kendaraan baru
5. Mereview dan memonitor Other Income (OI) BBN secara periodik
6. Memastikan eksistensi dan validasi pengisian form Anti Pencucian Uang atas transaksi penjualan tunai bernilai lebih besar atau sama dengan Rp. 500.000.000,- sesuai dengan SOP atas Undang - Undang Anti Pencucian Uang
Jika pengawasan tersebut tidak dilaksanakan secara konsisten, akan timbul risiko sebagai berikut :
2. Pencucian Uang
4.3.1.2.5 Pengelolaan Stok
Stok kendaraan baru yang di jual harus dikelola dengan baik guna menghindari kerugian akibat rusaknya mobil atau bahkan hilang. Selain itu stok juga harus dikelola jumlahnua agar tidak over capacity agar tidak menambah biaya perawatan jika mobil dapat dijual dalam waktu yang lama. Berikut ini beberapa pengawasan internal yang dapat dilakukan :
1. Menunjuk pihak independen (selain petugas gudang unit) melakukan pemeriksaan unit periodik, minimal tiap bulan, dan dibuatkan berita acara 2. Mereview berita acara pemeriksaan unit, terutama untuk memastikan
status unit yang berada diluar lokasi cabang
3. Membuat serah terima yang jelas disertai jangka waktu dan pernyataan cabang bebas dari tuntutan jika terjadi kehilangan , apabila terdapat penitipan unit milik pelaggan di cabang
4. Memonitor lokasi penempatan stok unit tlah memadai seperti lingkungan yang aman, lokasi yang bebas banjir, dijaga oleh security 24 jam, dilengkapi denga CCTV monitoring dan lain – lain
5. Memastikan stok unit baru telah menjadi objek pertanggungan asuransi. Apabila cabang memiliki stok yard pada lokasi lain di luar cabang, lokasi tersebut juga menjadi objek pertanggungan asuransi
4.3.1.2.6 Penyeraahan Kendaraan
Kendaraan yang sudah selesai seluruh proses administrasinya harus segera di serahkan kepada pelanggan. Namun harus ada pengawasan intenal yang dilakukan untuk mencegah risiko kerugian yang timbul. Beberapa pengawasan yang dpat dilakukan antara lain :
1. Memastikan penyerahan kendaraan dilakukan setelah syarat pembayaran terpenihi baik cash maupun leasing, sudah disetujui oleh Kepala Administrasi/Kepala Cabang dan dilakukan Final Check fisik oleh
Security/Pre Delivery Inspection (PDI)
2. Memastikan Aksesoris/Karoseri sudah terpasang pada saat penyeraha kendaraan sesuai dengan SPK
3. Monitoring penerimaan kendaraan merupakan pemesan sesuai SPK, atau pihak lain yang dikuasakan didukung dengan bukti yang cukup (Surat Kuasa, Cap Perusahaan, Pernyataan yang menunjuk Person in Charge (PIC) penerima kendaraan disertai soecimen tanda tangan
4. Monitoring laporan stok unit dimana good issue harus segera dilakukan ketika kendaraan diserahkan ke pelanggan maksimal H+1 setelah Bukti Serah Terima Kendaraan Baru (BSTKB) diterima Administrasi
Risiko yang terjadi jika fungsi pengawasan tidak dilakukan, antara lain :
1. Kehilangan unit
2. AR overdue/bad debt karena kendaraan dikirim sebelum kewajiban pelanggan terpenuhi
3. Penyerahan kendaraan yang tidak sesuai dengan kesepakatan dengan pelanggan
4. Kendaraan diterima pihak yang tidak berhak
5. Laporan status stok cabang tidak update sehingga tidak dapat menunjukkan kondisi yang sebenarmnya
4.3.1.2.7 Pengelolaan Surat – Surat Kendaraan
Audit internal yang dapat dilakukan dalam pengelolaan surat – surat kendaraan pada Auto2000 Cabang Medan Amplas yaitu :
1. Kepala Administrasi menunjuk pihak independen (selain PIC STNK/BPKB) untuk melakukan opname BPKB on hand dan monitoring atas STNK in progres, BPKB in proses secara periodik, minimal tiap bulan, dan dibuatkan berita acara serta diotorisasi pejabat cabang
2. Memastikan terdapat pembatasan akses dan penimpanan fisik BPKB pada tempat yang aman
3. Memonitor BPKB yang ada di cabang dan memastikan agar administrasi segera menyerahkan kepada pelanggan terutama yang lebih dari 30 hari 4. Megotorisasi dokuman serah terima BPKB kepada pihak
leasing/pelanggan
5. Memastikan BPKB diserahkan kepada pemesan sesuai SPK, apabila tidak memungkinkan maka disertai surat kuasa
6. Memonitor pemilihan dan peforma dari vendor Biro Jasa, memastikan kerjasama telah dilengkapi kontrak dan implementasinya sesuai dengan kontrak
7. Memastikan status proses pengurusan surat – surat kendaraan dari serah terima dokumen ke pihak vendor hingga serah terima kepada pelanggan
update sesuai dengan kondisi terkini (status 6 hingga status 5)
Risiko yang terjadi jika tidak dilaksanakan secara konsisten :
1. Tidak termonitornya proses pengurusan surat - surat yang berujung pada komplain pelanggan
2. Fisik BPKB rusak/hilang
4.3.1.3 Bengkel (Service)
Penjualan kendaraan pada PT. Astra International Tbk, - Toyota Sales Operation Auto2000 Cabang Medan Amplas yang cukup besar, tentu memerlukan pelayanan after sales yang memadai. Selain itu mobil dengan merk Toyota yang banyak di gunakan di indonesia umumnya dan di kota Medan khususnya memerlukan perawatan maupun perbaikan kendaraan yang baik. Dengan total rata – rata uniy entry bengkel mencapai 2.200 unit kendaraan per-bulannya, tentunya memerlukan pengawasan internal yang teroganisir dengan baik guna mencegah, mengidentifikasi, serta mangawasi operasional bengkel yang mungkin akan di salahgunakan untuk kepentingan oknum – oknum tertentu.
4.3.1.3.1 Penerimaa Servis Kendaraan
Penerimaan kendaraan yang akan melakukan servis memerlukan pengawasan agar sesuai dengan SOP yang berlaku. Adapun beberapa cara pengawasan internal yang dapat dilakukan yaitu :
1. Memastikan bahwa petugas billing melakukan validasi untuk memastikan bahwa Perintah Kerja Bengkel (PKB) telah ditandatangani oleh pelanggan, dokumen Surat Perintah Kerja (SPK) untuk pelanggan Asuransi atau Perusahaan Kerja Sama (PKS) lengkap dan uang muka atas pekerjaan servis heavy rapair. Jika tidak disertai uang muka, maka wajib diotorisasi kepala Bengkel/Pejabat Cabang
2. Memonitor jumlah kendaraan yang keluar masuk bengkel secara periodik (misalnya : mingguan) melalui review atas Register Security dan pemeriksaan Work In Proces (WIP) terutama untuk penerimaan servis ketika hari piket
3. Apabila terdapat penerimaan perbaikan kendaraan dengan suku cadang dibawa sendiri oleh pelanggan maka harus disertai dengan surat pernyataan dari pelanggan yang menyatakan status suku cadang yang dibawa dan setuju atas konsekuensi garansi perbaikan tidak berlaku
4. Monitoring atas serah terima pekerjaan yang jelas antara vendor Body Repair dan Cabang
1. Pekerjaan servis yang tidak disetujui dengan menandatangani PKB sehingga biaya perbaikan kendaraan tidak dibayar pelanggan
2. Kerugian karena biaya servis dan suku cadang tidak dibayar oleh pelanggan
3. Pekerjaan tanpa PKB 4. Dispute dengan pelanggan
4.3.1.3.2 Work In Proces (WIP)
Work In Proces (WIP) adalah keadaan dimana kendaraan masih dalam status pengerjaan perbaikan/perawatan di bengkel. Audit internal yang dapat dilakukan dalam pengawasan WIP bengkel yaitu :
1. Menunjuk (kordinasi dengan Kepala Bengkel) pihak independen untuk melakukan pemeriksaan kendaraan servis WIP periodik, minimal satu bulan sekali dengan cara membandingkan catatan WIP ke fisik kendaraan dan sebaliknya. Semua perbedaan yang terjadi harus disertai penjelasan yang memmadai. Hasil pemeriksaan harus didokumentasikan dan diotorisasi oleh pejabat cabang
2. Berkoordinasi dengan Kepala Bengkel untuk monitoring dan review WIP secara periodik (misalnya : mingguan)
3. Monitoring laporan pemeriksaan WIP dan tracking PKB agar tidak terjadi penundaan billing
4. Mereview bersama Kepala Bengkel kecukupan asuransi untuk kendaraan servis dan melakukan pemeriksaan jika diperlukan
Jika audit internal tidak di lakukan dengan baik dan konsisten, maka akan