Pelaksanaan anggaran hibah berupa uang berdasarkan atas Dokumen Pelaksanaan Anggaran PPKD (DPA-PPKD). DPA-PPKD merupakan dokumen pelaksanaan anggaran Satuan Kerja Pengeloa Keuangan Daerah dalam hal ini Dinas Pendapatan dan Pengelolaan keuangan Daerah selaku Bendahara Umum Daerah. DPA-PPKD ini memuat pendapatan dan belanja setiap SKPD yang digunakan sebagai dasar pelaksanaan oleh pengguna anggaran.
Setiap pemberian hibah dituangkan dalam Naskah Perjanjian Hibah Daerah (NPHD) yang ditandatangani bersama oleh Walikota dan Penerima Hibah. NPHD adalah naskah perjanjian hibah yang bersumber dari APBD antara pemerintah daerah dengan penerima hibah. NPHD tersebut paling sedikit memuat ketentuan mengenai:
a. Pemberi dan penerima hibah; b. Tujuan pemberian hibah;
c. Besaran/ rincian penggunaan hibah yang akan diterima; d. Hak dan kewajiban;
e. Tata cara penyaluran/ penyerahan hibah; dan f. Tata cara pelaporan hibah
Walikota dapat menunjuk pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani NPHD. Walikota menetapkan daftar penerima hibah beserta besaran uang yang akan dihibahkan dengan Keputusan Walikota berdasarkan Peraturan Daerah tentang APBD dan Peraturan Walikota tentang penjabaran APBD. Daftar penerima hibah menjadi dasar penyaluran/ penyerahan hibah lalu
xlvii
penyaluran/ penyerahan hibah dari pemerintah daerah kepada penerima hibah dilakukan setelah penandatanganan NPHD. Pencairan hibah berupa uang dilakukan dengan mekanisme Pembayaran Langsung (LS), dapat dilakukan sekaligus atau secara bertahap setiap 3 (tiga) bulan sekali (triwulan). Pencairan hibah berupa uang yang dilakukan secara bertahap setiap tiga bulan sekali apabila hibah diberikan untuk membiayai kegiatan selama satu tahun anggaran pada tahun anggaran yang bersangkutan. Contohnya seperti hibah kepada sekolah swasta di Surabaya.
Kepala Dinas Pendapatan dan Pengelolaan Keuangan mempunyai tugas memproses permintaan pembayaran dan pencairan hibah berupa uang sesuai peraturan perundang-undangan.
Menurut Peraturan Walikota Surabaya Nomor 52 Tahun 2009, Pengguna anggaran/ kuasa pengguna anggaran, bendahara penerimaan/ bendahara pengeluaran, dan orang atau badan yang menerima atau menguasai uang/ barang/ kekayaan daerah wajib menyelenggarakan penatausahaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan. Pejabat yang menandatangani dan/ atau mengesahkan dokumen yang berkaitan dengan surat bukti yang menjadi dasar penerimaan dan/ atau pengeluaran kas pelaksanaan APBD bertanggung jawab terhadap kebenaran material dan akibat yang timbul dari penggunaan surat bukti dimaksud. Untuk pelaksanaan APBD, Walikota menetapkan:
1. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani Surat Penyediaan Dana (SPD);
2. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani Surat Perintah Membayar (SPM);
3. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani Surat Pertanggungjawaban (SPJ);
4. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D);
5. Bendahara penerimaan dan bendahara pengeluaran;
6. Bendahara pengeluaran yang mengelola belanja bunga, belanja subsidi, belanja hibah, belanja bantuan sosial, belanja bagi hasil, belanja bantuan keuangan, belanja tidak terduga, dan pengeluaran pembiayaan pada SKPD; 7. Bendahara penerimaan pembantu dan bendahara pengeuaran pembantu
SKPD;
8. Pejabat lainnya dalam rangka pelaksanaan APBD.
Penetapan pejabat lainnya didelegasikan oleh Walikota kepada kepala SKPD, pejabat lainnya yang dimaksud mencakup:
a. Pejabat Penatausahaan Keuangan SKPD (PPK-SKPD) yang diberi wewenang melaksanakan fungsi tata usaha keuangan pada SKPD;
b. Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK) yang diberi wewenang melaksanakan satu atau beberapa kegiatan dari suatu program sesuai dengan bidang tugasnya;
c. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani surat bukti pemungutan pendapatan daerah;
xlix
d. Pejabat yang diberi wewenang menandatangani bukti penerimaan kas dan bukti penerimaan lainnya yang sah;
e. Pembantu bendahara penerimaan dan/ atau pembantu bendahara pengeluaran.
1. Pembuatan Surat Penyediaan Dana (SPD)
PPKD dalam rangka menajemen kas menerbitkan SPD. Manajemen kas sebagaimana dimaksud merupakan kemampuan daerah dalam rangka mengatur jumlah penyediaan dana kas, dalam rangka memenuhi kebutuhan dana SKPD. Manajemen kas mempengaruhi jumlah dana yang dapat disediakan dalam satu kali pengajuan SPD serta periode pengajuan SPD. Penerbitan SPD oleh PPKD dilakukan pada setiap awal tahun triwulan dalam tahun anggaran berjalan. SPD digunakan untuk menyediakan dana bagi tiap-tiap SKPD dalam periode tertentu, informasi dalam SPD menunjukkan secara jelas lokasi tiap kegiatan dan tiap triwulan. SPD yang telah ditandatangani oleh PPKD dibuat rangkap dua. Dokumen pertama diserahkan kepada Pengguna Anggaran/ Kuasa Pengguna Anggaran yang akan dipakai sebagai dasar dalam pembuatan SPP, sedangkan dokumen kedua sebagai arsip oleh PPKD.
2. Pengajuan Surat Permintaan Pembayaran (SPP)
Berdasarkan SPD atau dokumen lain yang dipersamakan dengan SPD, Bendahara Pengeluaran mengajukan SPP kepada Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah melalui PPK-SKPD. SPP sebagaimana dimaksud terdiri dari:
SPP-UP adalah dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan uang muka kerja bersifat pengisian kembali yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
b. SPP Ganti Uang (SPP-UG);
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pengganti uang persediaan yang tidak dapat dilakukan dengan pembayaran langsung.
c. SPP Tambahan Uang (SPP-TU);
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan tambahan uang persediaan guna melaksanakan kegiatan SKPD yang bersifat mendesak dan tidak dapat digunakan untuk pembayaran langsung dan uang persediaan
d. SPP Langsung (SPP-LS).
Dokumen yang diajukan oleh bendahara pengeluaran untuk permintaan pembayaran langsung kepada pihak ketiga atas dasar perjanjian kontrak kerja atau surat perintah kerja lainnya dan pembayaran gaji dengan jumlah, penerima, peruntukan, dan waktu pembayaran tertentu yang dokumennya disiapkan oleh PPTK. Pengajuan belanja dengan SPP-LS dilakukan untuk: (1) Belanja gaji pegawai, uang makan, tunjangan air dalam belanja tidak
langsung;
(2) Belanja bunga, subsidi, hibah, bantuan sosial, bagi hasil, bantuan keuangan, belanja tak terduga serta pengeluaran pembiayaan;
li
(3) Pembayaran pokok pinjaman yang jatuh tempo, biaya bunga dan biaya administrasi pinjaman;
(4) Penyertaan modal;
(5) Pembayaran untuk pengadaan barang/ jasa dengan nilai lebih dari Rp 25.000.000,- (dua puluh lima juta rupiah) yang tidak bersifat swakelola non swadana;
SPP-LS dikelompokkan menjadi:
(1) SPP-LS gaji dan tunjangan serta penghasilan lainnya; (2) SPP-LS barang dan jasa;
(3) SPP-LS belanja pengeluaran PPKD
Belanja hibah termasuk dalam SPP-LS belanja pengeluaran PPKD, karena belanja hibah dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran PPKD. Penerbitan dan pengajuan dokumen SPP-LS Belanja Pengeluaran PPKD dilakukan oleh Bendahara Pengeluaran PPKD guna memperoleh persetujuan PPKD melalui PPK-SKPKD. Dokumen SPP-LS belanja pengeluaran PPKD terdiri dari:
(a) Surat pengantar SPP-LS; (b) Ringkasan SPP-LS; (c) Rincian SPP-LS; dan (d) Lampiran SPP-LS.
Lampiran dokumen SPP-LS sebagaimana dimaksud mencakup: 1) Salinan SPD;
2) Surat permohonan yang dilengkapi dengan proposal dan telah ditetapkan Keputusan Walikota tentang penerima dan besaran hibah;
3) Keputusan Walikota tentang penggunaan belanja tak terduga; 4) Lampiran lain yang diperlukan.
Kelengkapan lampiran dokumen SPP-LS untuk pencairan hibah digunakan sesuai peruntukannya. Bendahara Pengeluaran mencatat SPP-LS yang diajukan ke dalam register kemudian ditandatangani oleh Bendahar Pengeluaran PPKD. 3. Surat Perintah Membayar (SPM)
Surat Perintah Membayar (SPM) adalah dokumen yang digunakan/ diterbitkan oleh pengguna anggaran di SKPD atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah untuk menerbitkan SP2D atas beban pengeluaran DPA-SKPD). Dalam hal dokumen SPP dinyatakan lengkap dan sah, Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah menerbitkan SPM. Namun, apabila dokumen SPP tidak lengkap dan/ tidak sah, maka Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah menolak menerbitkan SPM. Dalam hal Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah berhalangan, yang bersangkutan dapat menunjuk pejabat yang diberi wewenang untuk menandatangani SPM. Penunjukan pejabat sebagaimana dimaksud dengan surat kuasa dan specimen tanda tangan pejabat yang diberi wewenang untuk menadatangani SPM tersebut. SPM yang diterbitkan dicatat dalam register kemudian ditandatangani oleh Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah.
liii
SPM yang telah diterbitkan diajukan kepada Kuasa BUD untuk peberbitan SP2D. setelah tahun anggaran berakhir, Pengguna Anggaran atau Kuasa Pengguna Anggaran pada Sekretariat Daerah dilarang menerbitkan SPM yang membebani tahun anggaran berkenaan.
Jadi, semua pejabat yang diberi wewenang melakukan penandatanganan atau yang melaksanakan pengelolaan keuangan untuk pelaksanaan APBD perlu ditetapkan melalui Surat Keputusan (SK) Walikota sebagai penanggung jawab terhadap kebenaran dari penggunaan surat bukti yang dimaksud di atas.
Dalam hal ini, SPD merupakan dasar dan langkah awal dalam rangka pelaksanaan APBD. SPD dibuat untuk mengatur jumlah penyediaan dana kas sebagai pemenuhan kebutuhan SKPD. Apabila jumlah dana pada SPD sudah habis, maka PPKD akan menerbitkan SPD yang kedua. Dalam penerbitan SPD ini, tidak ada aturan mengenai besaran dana yang dicantumkan. Hanya didasarkan atas kebutuhan sesuai dengan perencanaan pada awal tahun.