Pada hakekatnya lelang wajib dilakukan di kantor cabang atau ditempat lain yang ditunjuk/ditentukan oleh pemimpin cabang seijin pemimpin
wilayah.Akan tetapi dengan mempertimbangkan jarak dari cabang dan pertimbangan lain, UPC dapat melaksanakan lelang sendiri seijin Pemimpin Wilayah dengan ketua lelangnya Pemimpin Cabang (manajer operasional cabang dan pengelola UPC dilarang menjadi ketua lelang).
Setelah mengetahui ketentuan umum lelang yang telah disebutkan diatas maka sebelum dilaksanakannya lelang perlu diketahui terlebih dahulu proses administrasi lelang, yang terdiri dari kegiatan sebagai berikut:
1. Persiapan Lelang88
a. Tanggal Pelaksanaan Lelang
Pelaksanaan lelang dilakukan dalam dua periode dalam satu bulan dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Periode I untuk pinjaman tanggal 1 s/d 15, lelang dilaksanakan antaratanggal 18 s/d 22.
2) Periode II untuk pinjaman tanggal 16 s/d 31, lelang dilaksanakan antara tanggal 3 s/d 7.
Tanggal-tanggalpelaksanaan lelang ditetapkan oleh pemimpin wilayahberdasarkan usulan dari pemimpin cabang, dalam mengusulkan tanggal pelaksanaan lelang, pemimpin cabang harus memperhatikan pilihan jangka waktu kredit yang ditetapkan oleh Direksi. Selambat-lambatnya enam bulan sebelum tahun anggaran berakhir pemimpin cabang mengusulkan rencana tanggal lelang untuk kredit tahun anggaran berikutnya.
Penetapan tanggal pelaksanaan lelang harus memperhatikan pula:
88
Hasil Riset pada PT Pegadaian Kanwil I Medan, hari jumat, tanggal 12 Desember 2014, jam 09.00 WIB
1) Kantor cabang yang letaknya berdekatan satu dengan lainnya sedapat mungkin tidak melaksanakan lelang pada waktu yang bersamaan.
2) Sedapat mungkin lelang dilaksanakan satu hari. Jika lebih dari satu hari, pemimpin cabang harus memberitahukan alasannya kepada pemimpin wilayah.
3) Lelang tidak dilaksanakan pada hari libur.
4) Jika bersamaan dengan datangnya hari raya, lelang sebaiknya dilaksanakan sebelum hari raya.
b. Pengumuman Lelang
Pengumuman lelang adalah suatu pengumuman atau pemberitahuan yang bertujuan untuk memberitahukan kepada masyarakat tentang akan diadakannya lelang. Pengumuman lelang merupakan persyaratan hukum sahnya pelaksanaan lelang.
Pengumuman lelang sekurang-kurangnya memuat : 1) Pelaksana lelang (cabang/tempat pelaksanaan lelang). 2) Hari, tanggal, jam, dan tempat lelang dilaksanakan. 3) Bulan kredit barang-barang yang akan dilelangkan. 4) Informasi lainnya yang dianggap perlu.
Pengumuman lelang dilaksanakan selambat-lambatnya tujuh hari sebelum pelaksanaan lelang minimal dua media, dan dapat dilakukan melalui :
1) Papan pengumuman yang ada di kantor cabang/UPC, baik di luar kantor maupun di ruang publik.
3) Selebaran ataupun tempelen yang mudah dibaca oleh umum. 4) Pemberitahuan tertulis kepada pemilik barang.
2. Pelaksanaan Lelang89
Kegiatan pelaksanaan lelang dilakukan sebagai berikut:
a. Tiga hari sebelum pelaksanaan lelang pemimpin cabang membentuk panitia lelang.
b. Jika salah satu anggota panitia lelang berhalangan maka pekerjaan anggota tersebut dirangkap oleh ketua panitia atau petugas pengganti yang ditunjuk; c. Satu hari sebelum lelang dilaksanakan, panitia lelang harus telah menerima
barang kasep yang akan dilelang seperti tersebut dalam DBJAL dari petugas penaksiran dan transaksi uang. Setelah diperiksa dan terdapat cocok, maka panitia lelang menandatangani Berita Acara Penyerahan Barang Lelang (BAPBL).
d. Panitia lelang harus membuat katalog Barang Jamian(BJ) yang akan dilelang dengan mencantumkan nomor urut, nomor SBK, uraian singkat jenis/karat/berat BJ.
e. Untuk lebih menarik minat peserta lelang, Panitia dapat memajang barang kasep yang akan dilelang, dan ditempeli harga jual minimal lelang. Untuk menjaga keamanan, barang kasep yang dipajang tidak diperkenankan untuk dipegang, dicoba atau diperiksa.
f. Pelaksanaan lelang dilakukan pada tanggal yang telah ditetapkan, paling cepat pukul 10.00. Sebelum lelang dilaksanakan panitia lelang mempersiapkan segala keperluan lelang seperti: BJ yang akan dilelang, SBK dwilipat BJ yang akan dilelang, keperluan menaksir (batu uji, air uji, timbangan, alat uji berlian, dan loupe), kalkulator, formulir Daftar Rincian Penjualan Lelang (DRPL) dan katalog lelang.
g. Penundaan lelang dapat dibenarkan dengan alasan yang dapat dibenarkan dan mendapat ijin dari pemimpin wilayah. Ijin tersebut dibuktikan dengan surat ijin penundaan pelaksanaan lelang dari pemimpin wilayah.
h. Penawaran pertama harga barang lelang adalah sebagai berikut: 1) Barang perhiasan emas
Barang emas ditawarkan pertama sesuai HPDL yang berlaku pada hari lelang atau harga yang ditentukan oleh Direksi sesuai Surat Edaran, dan penetapannya tetap mengacu pada ketentuan pedoman melakukan taksir ulang BJ emas seperti diuraikan di muka.
2) Barang gudang
Barang gudang ditawarkan sesuai dengan taksir ulang barang tersebut.
89
Hasil Riset pada PT Pegadaian Kanwil I Medan, hari jumat, tanggal 12 Desember 2014, jam 09.00 WIB
3) Barang Permata
Barang permata ditawarkan sesuai dengan STP yang berlaku.
i. Untuk membentuk harga lelang, maka penawaran lelang dilakukan dengan cara “naik-naik” dalam kelipatan tertentu menurut tingkatan harga penawaran tersebut, yang besarnya ditetapkan melalui surat edaran direksi.
j. Seluruh barang yang dilelang harus diperlihatkan kepada umum, di bawah pengawasan panitia lelang. Barang dilelang menurut urutan nomor SBK dwilipat. Cacat dan ciri dari barang harus diumumkan pada waktu lelang untuk mencegah tuntutan di kemudian hari;
k. Pemandu lelang harus menetapkan pemenang lelang setelah mendapat penawaran tertinggi dan penawaran ini disebut dua kali, kemudian ditanyakan kepada publik apakah masih ada penawaran yanglebih tinggi. Jika tidak ada penawaran lagi barulah ditetapkan pemenangnya dengan didahului perkataan “tiga kali”.
l. Apabila penawar atau peserta lelang hanya satu orang atau satu kongsi, maka penyebutan harga penawaran lelang dapat dinaikkan terlebih dahulu sesuai daya tarik barang yang dilelang, kemudian tawar menawar menurun. Harga yang terbentuk dari tawar menawar ini tidak boleh lebih rendah dari HLL. m. Pemandu lelang mencatat nama pembeli lelang dan harga pembeliannya pada
SBK dwilipat halaman muka. Sedangkan panitia lelang mencatat transaksi tersebut menurut pendengarannya pada Daftar Rincian Penjualan Lelang (DRPL).
n. Supaya pekerjaan lelang dapat dilakukan dengan cepat, maka sebelum lelang dimulai panitia lelang dapat mencatat dalam DRPL nomor-nomor barang yang akan dilelang yang dikutip dari SBK dwilipat, jika perlu dengan menyebutkan "SH" di belakang nomornya untuk barang yang pernah dilaporkan hilang;
o. Jika ada permintaan pelunasan dari barang yang sudah dicatat di dalam DRPL dapat dilayani asalkan penawaran lelang belum jatuh pada hitungan ke-3, maka nomor SBK pada DRPL tidak boleh dicoret dan di kolom keterangan diberi catatan "DILUNASI";
p. Barang-barangyang dilelang diharapkan dapat laku semuanya pada saat dilelangkan. Tidak diperkenankan dengan sengaja menetapkan barang lelang sebagai BLP tanpa melalui lelang.
3. Pencatatan Transaksi Lelang90
Setelah selesai pelaksanaan lelang dilakukan pembukuan lelang sebagai berikut:
90
Hasil Riset pada PT Pegadaian Kanwil I Medan, hari jumat, tanggal 12 Desember 2014, jam 09.00 WIB
a. Panitia lelang membuat risalah lelang dengan menggunakanFormulir Berita Acara Lelang (BAL). Seluruh Barang Jaminan (BJ) yang dilelang, baik yang laku maupun tidak laku lelang dicatat dalam BAL tersebut, dengan terlebih dahulu mencocokkan NilaiPendapatan Lelang (NDL) yang tertera pada Surat Bukti Kredit(SBK) dwilipat sebagai catatan dari pemandu lelang, dengan hasil catatan panitia lelang yang tertera pada DRPL.
b. Hasil penjualanlelang di catat kedalam Kas Kredit, Kas Debet dan Buku Kas sesuai prosedur Akuntansi yang berlaku.
c. Panitia lelang selambat-lambatnya satu hari kerja setelah lelang menyetorkan Bea Lelang ke Kantor Perbendaharaan dan Kas Negara. Selesai melakukan penyetoran Bea Lelang, Panitia lelang mengirimkan laporan lelang dengan melampirkan BAL dan Daftar Rata-Rata Lakunya Lelang ke kantor wilayah.Laporan Rata-rata Harga Lelang tersebut harus dikirimkan ke Kanwil maksimal 3(tiga) hari setelah pelaksanaan lelang.
d. Selain itu hasil pelaksanaan lelang dilaporkan ke Kantor Badan Urusan Piutang dan Lelang Negara (BUPLN) dengan menyertakan bukti penyetoran Bea Lelang,dan BAL.
e. BJ yang tidak laku dilelang dibeli oleh perusahaan sebagai Barang Lelang Milik Perusahaan (BLP) dan dicatat dalam Register BLP.
f. Petugas pengadministrasian membuat Buku Penjualan Lelang(BPL).
g. SBK dwilipat barang yang sudah dilelang disimpan oleh pemimpin cabang dan dapat dibinasakan sesudah mendapat persetujuan pemimpin wilayah. SBK dwilipat barang yang tidak boleh dilelangkan harus disimpan sampai mendapatkan penetapan dari Kantor Wilayah.
4. Pembayaran Uang kelebihan91
Setelah barang jaminan dilelang, dari hasil tersebut setelah dikurangi biaya yang menjadi hak dari pegadaian apabila ada sisa, maka sisanya tersebut tetap menjadi hak nasabah dan dibayarkan kepada nasabah tersebut.Ketentuan pembayaran Ukel sebagai berikut:
a. Ukel dapat dibayarkan segera setelah lelang selesai; b. Ukel untuk BLP dilakukan dengan rumus:
c. Jika BJ yang telah dilelang nilai jualnya maksimal dan terdapat uang kelebihan (ukel), maka uang kelebihan tersebut menjadi hak nasabah. Pemberitahuan hak nasabah tentang ukel agar ditempel di papan pengumuman.
91
Hasil Riset pada PT Pegadaian Kanwil I Medan, hari jumat, tanggal 12 Desember 2014, jam 09.00 WIB
d. Untuk mempermudah proses pengembalian ukel kepada nasabah, maka pada saat menggadai nasabah dihimbau untuk mencantumkan nomor rekening salah satu bank yang dimiliki.
e. Terhadap ukel kurang dari sama dengan Rp 20.000, nasabah tidak perlu dikirimi surat pemberitahuan, sedangkan untuk ukel lebih dari Rp 20.000, kepada nasabah agar dikirimi surat pemberitahuan.
f. Pada bulan kedua setelah pelaksanaan lelang, untuk nasabah yang belum mengambil ukel dan ada nomor rekening banknya, maka ukel-nya agar segera dikirimkan/disetor ke nomor rekening nasabah dimaksuddan biaya kirim/setor dibebankan kepada nasabah. Pengiriman tersebut harus sesuai dengan nomor rekening yang tercatat pada SBK dimaksud.
g. Sedangkan bagi nasabah yang tidak punya atau tidak mau memberikan nomor rekeningnya, maka untuk ukel lebih dari Rp 20.000, agar dikirim melalui weselke alamat nasabah tersebut dan biaya pengirimannya dibebankan kepada nasabah.
h. Untuk lebih efisien dan efektifnya waktu, pengiriman ukel ke bank/kantor pos sebaiknya dilakukan secara bersamaan dan sekaligus. Dan untuk mempermudah kegiatan tersebut agar dilakukan kerjasama dengan pihak bank/kantor pos setempat.
i. Pembayaran ukel melalui transfer bank/kantor pos sudah barang tentu tidak disertai SBK asli dan identitas diri namun sebagai bukti pendukung data akuntansinya perlu dilampirkan SBK dwilipat ditambah bukti setor dari bank (validasinya) atau bukti setor darikantor pos. Dengan demikian pembayaran ukel melalui transfer bank/kantor pos ini, nasabah tidak harus menyertakan SBK asli dan identitas diri.
j. Agar proses pengiriman dan administrasi ukel kepada nasabah berjalan efektif, lancar dan dapat dipertanggungjawabkan, maka pencatatannya dilakukan pada:
1) Buku Ekspedisi Khusus Ukel 2) Buku Uang Kelebihan
3) Formulir Bukti Penyetoran dari Bank/ bukti penyetoran dari Kantor Pos
k. Prosedur pembayaran ukel melalui transfer/wesel ini sbb :
1) Pemimpin cabang/manajer operasional usaha gadai/petugaspengadministrasian yang ditunjuk:
a) Merekap seluruh ukel sesuai dengan nomor urut dan nomor SBK BJ yang dilelang bulan yang bersangkutan.
b) Menulis dan mengisi pada buku ekspedisi ukel dan memintakan ukel ke petugas penaksiran dan transaksi uang dengan persetujuan pemimpin cabang/manajer operasional usaha gadai.
c) Menyetorkan ukel ke bank/kantor pos.
d) Menerima bukti penyetoran dari bank/kantor pos sebagai bukti sah administrasi.
e) Merekap ukel yang dikirim dan biaya kirim dalam buku daftar nasabah yang dikirim ukelnya.
a) Menerima dan meneliti rekap ukel dan buku ekspedisidari pemimpin cabang/manajer operasional usaha gadai/petugas pengadministrasian yang ditunjuk.
b) Membayar ukel ke pemimpin cabang/manajer operasional usaha gadai/petugas pengadministrasian yang ditunjuk untuk disetorkan ke bank/kantor pos.
5. Prosedur Pelaksanaan Lelang92
a. Panitia Lelang, aktivitasnya:
1) Menerima BJ yang akan dilelang dari petugas penyimpanan dengan dilampiri DBJAL dan SBK Dwilipat;
2) Jumlah dan kondisi fisik BJ yang akan dilelang dicocokkan dengan DBJAL dan SBK Dwilipat;
3) Membuat Katalog BJ lelang;
4) Mempersiapkan peralatan lelang dan membawa barang yang akan dilelang ketempat lelang dan memajangnya;
5) Mengisi nomor-nomor barang yang akan dilelang ke dalam DRPL; 6) Membagikan Katalog lelang dan menerima uang muka dari calon
pembeli lelang;
7) Menetapkan HLL tiap-tiap barang yang akan dilelang sesuai urutan nomor SBKdwilipat, kemudian ditawarkan kepada pembeli lelang; 8) Menetapkan pemenang lelang setelah mendapat penawaran
tertinggi langsung dicatat pada DRPL dan SBK dwilipat bagian muka;
9) Membuat RBLP untuk barang yang tidak laku dilelang;
10)Membuat Risalah Lelang dengan menggunakan BAL dan menyerahkan uang hasil penjualan lelang dengan menggunaka BSTU kepada petugas penaksiran dan transaksi uang;
11)Menyetorkan Bea Lelang ke Kas Negara;
12)Mengirimkan bukti setoran Bea Lelang dan fotocopy BAL ke BUPLN setempat;
13)Membuat rata-rata lakunya lelang dan mengirimkannya ke Kanwil disertai dengan BAL;
14)Atas dasar BAL dan uang tunai yang diterima dicatat sebagai dasar pembuatan LHK. Uang, BAL dan RBLP lelang diserahkan kepada petugas penaksiran dan transaksi uang.
b. Pembeli lelang.
1) Mendaftar dan menyerahkan uang muka kepada Panitia Lelang;
92
Hasil Riset pada PT Pegadaian Kanwil I Medan, hari jumat, tanggal 12 Desember 2014, jam 09.00 WIB
2) Menawar, membayar dan menerima barang; c. Petugas Penaksiran dan Transaksi Uang.
1) Menerima uang, BAL dan RBLP d. Petugas Pengadministrasian.
1) Membuat BPL berdasarkan DRPL dan SBK dwilipat lelang;
Adapun prosedur pelaksanaan lelang pada PT Pegadaian dapat digambarkan sebagai berikut:
Bagan Alur Prosedur Lelang
Sumber : Pedoman Pengelolaan Pegadaian Kredit Cepat Dan Aman Non Online pada PT Pegadaian Kanwil I Medan
D. Kendala yang timbul dalam pelelangan barang jaminan dan upaya