BAB IV PELAKSANAAN MAGANG & FOCUS OF INTEREST
A. Pelaksanaan Magang
1. Sales & Marketing Department
Public Relations SOLO PARAGON Hotel&Residences adalah
divisi yang tergabung dalam Sales and marketing Departement. Di dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam menjalin komunikasi yang harmonis baik dengan pihak internal maupun eksternal, Seorang Public
Relations harus mampu memasarkan produk hotel agar dikenal masyarakat
luas serta mampu membangun image / citra perusahaan yang dinaunginya.
Pada dasarnya aktivitas Public Relations senantiasa
menyangkut dengan kegiatan penciptaan dan pemahaman melalui pengetahuan dan melalui kegiatan-kegiatan tersebut diharapkan akan muncul suatu dampak yaitu berupa perubahan yang positif.
commit to user
Pada dasarnya tugas dari Public Relations SOLO PARAGON Hotel&Residences adalah relasi ke media, menjembatani produk ke
publik, kesadaran untuk membangun image SOLO PARAGON
Hotel&Residences serta memperkenalkan fasilitas hotel kepada publik secara menarik sehingga dapat menarik minat publik baik dari domestik maupun internasional, memberikan pelayanan yang baik sehingga tamu yang menginap dan meninggalkan hotel dengan perasaan puas sehingga akan menginap kembali dan menjadi pelanggan hotel.
Public Relations dan Pemasaran terkadang rancu, akan tetapi
masing-masing memiliki peranan sendiri dalam kesuksesan organisatoris.
Public Relations untuk mendukung aktivitas pemasaran dan koordinir dua
disiplin yang berbeda ini untuk hasil maksimal. Pemasaran meliputi pengembangan produk yang bagus dengan harga sesuai, menempatkan disuatu tempat dimana para konsumen dapat membelinya, dan bagaimana mempromosikannya sehingga mereka mengetahuinya.
Komponen tersebut dikenal dengan unsur pemasaran atau 4P yaitu product, price, place, dan promotion (produk, harga, pasar, dan promosi). Public Relations sering dipandang sebagai unsur ’P’ yang kelima yaitu perception (presepsi). Pelanggan lebih senang berbisnis dengan Perusahaan atau Departemen yang mereka pandang berkualitas
dan Public Relations yang efektif membangun persepsi positif, dan
menciptakan lingkungan subur untuk kesuksesan pemasaran. Untuk hasil maksimal, aktivitas Public Relations dan Pemasaran harus dikoordinasi.
commit to user
Ketika departemen pemasaran mengiklankan jenis produk dan pelayanan baru, perkuat kampanye tersebut dengan menarik jaringan editorial
ternama. Dengan menggunakan Web-site perusahaan atau Departemen sebagai alat pemasaran dan juga sarana Public Relations. Menciptakan lahan bagi para jurnalis dengan suatu konfrensi pers, informasi tentang latar belakang, dan berbagi foto untuk dimuat. Mengombinasikan
kampanye Public Relations dan pemasaran dapat lebih berhasil
dibandingkan jika dilakukan masing-masing.
Keberhasilan hotel dapat dilihat dari banyaknya tamu yang menginap atau menggunakan fasilitas-fasilitas hotel. Dapat dilihat juga cara dan pelaksaan Public Relation Manager dapat dikatakan sebagai ujung tombak dari perusahaan/hotel. Karena seperti yang telah penulis diatas jelaskan, sedikit banyaknya tamu yang menginap dan menggunakan fasilitas di SOLO PARAGON Hotel&Residences tergantung bagaimana
seorang Public Relation Manager dan Sales & Marketing
menginformasikan dan mempromosikan kepada publik. 2. Sistem Komunikasi
Komunikasi merupakan hal utama yang dilakukan untuk
membagi informasi satu sama lain. Di SOLO PARAGON
Hotel&Residences juga menggunakan sistem komunikasi baik eksternal maupun internal. Komunikasi eksternal dilakukan dengan saling menjaga hubungan baik dengan para costumer, misalnya pemberian komplimen atau voucher, mengadakan acara-acara tertentu dan lain-lain.
commit to user
Selama penulis melaksanakan kuliah kerja media di SOLO PARAGON Hotel&Residences banyak sekali hal-hal yang dipelajari khususnya dalam keseharian SOLO PARAGON Hotel&Residences dalam
berkomunikasi. Sebagai contoh setiap pagi para Departement Head
melakukan briefing yang dipimpin langsung oleh General Manager. Di
Public Relation Manager dan Graphic Designer juga mengadakan
morning briefing selama kurang lebih 15 menit dan biasanya di gabungkan dengan Sales and Marketing yang membahas aktivitas, kendala dan pemecahan permasalahan hari kemarin yang akan dijalani hari itu.
Kegiatan komunikasi yang di lakukan SOLO PARAGON Hotel&Residences yang lain misalnya mengadakan training, pelatihan untuk karyawan yang bersangkutan, kegiatan outing bersama guna membuat team yang solid, rasa kekeluargaan antara karyawan tetap terjaga dan lain-lain.
3. Tugas selama KKM
Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media atau di
SOLOPARAGON Hotel&Residences biasa disebut On The Job Training
selama 3 bulan yaitu dari tanggal 01 Februari 2011 sampai 30 April 2011. Setelah melalui interview dari Training Manajer, penulis mendapatkan orientasi/pengenalan hotel mulai dari sejarah berdirinya SOLO PARAGON Hotel&Residences, peraturan-peraturan yang ada, pengenalan tempat-tempat dan divisi-divisi yang ada di SOLO PARAGON Hotel&Residences dan tata cara menyapa dan melayani tamu. Di hotel ini
commit to user
penulis mendapatkan jam kerja mulai pukul 08.30 – 17.00 dari hari Senin sampai hari Jum’at. khusus hari Sabtu jam 08.30 – 14.30.
Di SOLO PARAGON Hotel&Residences penulis melakukan kegiatan rutin yang menjadi tanggung jawab Public Relations. Dalam hal ini penulis senantiasa membantu segala aktifitas yang dilakukan di Public
Relation Manager maupun Graphic Designer secara langsung. Hal
tersebut sangat membantu penulis untuk memahami dan mempraktekkan tugas dan tanggung jawab sebagai Public Relations serta mengaplikasikan ilmu yang di dapat di bangku perkuliahan.
Aktifitas – aktifitas yang dilakukan antara lain :
1. Mengecek pigeon hall setiap pagi untuk mengambil surat, Koran, majalah, data ataupun memo yang ditujukan kepada Public Relation
Manager.
2. Membantu menangani komplain yang datang dari para tamu baik secara langsung ataupun tidak langsung.
3. Mengedarkan surat rasa kepuasan dan atau ketidak puasan kepada para tamu yang meninggalkan hotel dengan tujuan pihak manajeman mampu mengerti akan kekurangan yang diberikan kepada tamu.
4. Membantu seorang Public Relations Manager dalam membagikan majalah, Bulletin, News Letter, brosur-brosur terbaru. Disetiap tempat divisi, yang terdiri dari:
commit to user b. FOM,
c. PR (Public Relations),
d. DOS (Dir of Sales & Marketing), e. Lobby,
f. Restaurant, g. Tenant R, h. HRD.
4. Membaca Koran dan mengkliping semua berita yang berhubungan dengan SOLO PARAGON Hotel&Residences dan semua hotel berbintang yang berada di kota Solo. Hal ini bertujuan agar seorang
Public Relations dapat mengetahui semua berita-berita yang
berdampak dengan SOLO PARAGON Hotel&Residences. Utamanya tentang komplain dari para tamu.
5. Selain membantu kegiatan yang dilakukan PublicRelation Manager
& Graphic Designer, penulis juga sesekali membantu kegiatan
yang dilakukan Sales & Marketing, misalnya dalam Handle
Administrations/filling.
B. Focus of Interest Peran Public Relations dalam Penanganan
