Sosialisasi pada dasarnya adalah bentuk penyampaian informasi atas suatu rencana program atau kegiatan sebelum program atau kegiatan tersebut dilaksanakan. Umumnya dari pihak pemerintah memberikan penjelasan tentang rencana program kerja/ kegiatan, dan masyarakat sebagai penerima sekaligus menyampaikan aspirasi terhadap program tersebut. Kedua pihak kemudian disinkronkan untuk mencapai persetujuan bersama antara pemerintah dan masyarakat demi lancarnya program kerja rencana.
Pelaksanaan sosialisasi tentang keirigasian kepada masyarakat merupakan tahap yang penting sebagai salah satu bentuk penyebarluasan rencana kegiatan pembangunan bidang irigasi dan metode untuk mendapatkan dukungan, masukan dan respon dari masyarakat petani setempat terhadap rencana yang akan dilakukan.
4.3.1 Penyiapan materi sosialisasi kepada masyarakat tentang keirigasian Tujuan kegiatan sosialisasi kepada masyarakat tentang keirigasian adalah Untuk memberikan penjelasan secara rinci tentang peran masyarakat dalam pengelolaan irigasi, sehingga para petani tidak hanya terlibat dalam proses pertaniannya saja tetapi juga terlibat dalam operasi dan pemeliharaan irigasi.
Salah satu materi penting untuk kegiatan sosialisasi kepada masyarakat, adalah adanya partisipasi masyarakat khususnya petani dalam mengelola irigasi terutama dalam operasi dan pemeliharaan jaringan irigasi.
Secara umum materi untuk kegiatan sosialisasi kepada masyarakat tentang keirigasian, diantaranya:
a) Perubahan sistem pengairan yang biasanya tradisional menjadi irigasi teknis
b) Manfaat irigasi teknis yang dikelola pemerintah bersama masyarakat petani (P3A)
c) Keterlibatan masyarakat dalam pengelolaan irigasi
tentang keirigasian.
4.3.2 Pelaksanaan Sosialisasi
Sebelum pelaksanaan sosialisasi, tempat dan waktu pelaksanaan sosialisasi keirigasian harus ditetapkan terlebih dahulu karena kedua hal tersebut sangat menentukan keberhasilan dan kesuksesan kegiatan sosialisasi. Tempat yang relatif mudah dijangkau (akses) serta pemilihan waktu yang tepat akan sangat mendukung masyarakat dan pihak-pihak terkait dapat menghadiri pertemuan tersebut.
Sebagai contoh salah satu tempat yang cocok untuk melakukan sosialisasi tentang keirigasian, adalah di balai desa/ kelurahan. Hal ini dikarenakan lokasi tersebut umumnya sudah dikenal dan mudah dijangkau oleh masyarakat setempat. Lokasi di atas bisa dipilih jika di wilayah yang bersangkutan belum terbentuk komisi irigasi. Sedangkan untuk wilayah yang komisi irigasinya sudah terbentuk, maka segala keperluan untuk kegiatan sosialisasi akan difasilitasi oleh komisi irigasi, termasuk masalah tempat/ lokasi sosialisasi.
Hal berikutnya yang juga mempunyai arti penting dan bakal suksesnya sosialisai adalah peserta sosialisasi terutama dari petani setempat.
Perwakilan petani, setidaknya untuk 1 calon blok tersier harus diwakili 1-2 petani. Sehingga aspirasi dan suara dari pemanfaat irigasi (petani) bisa terwakilkan.
Selanjutnya, jadwal (rundown acara) untuk kegiatan sosialisasi perlu disusun agar pelaksanaan sosialisasi bisa lebih efektif dan efisien, karena umumnya waktu yang tersedia tidak terlalu banyak akibat kesibukan dari masyarakat dan juga pihak-pihak terkait lainnya.
Setelah kedua hal tersebut diperoleh dan ditetapkan, maka perlu konsistensi dan ketaatan terhadap tempat dan waktu pelaksanaan sosialisasi, sehingga kegiatan yang diharapkan dapat berjalan lancar.
4.3.3 Saran dan masukan dari masyarakat terkait dengan keirigasian
Saran dan masukan dari masyarakat terkait keirigasian sangatlah diperlukan sebagai imbal balik dari rencana keirigasian yang akan dijalankan. Berdasarkan saran dan masukan dari masyarakat, maka tambahan data baik teknis dan non teknis terkait dengan perencanaan irigasi bisa diperoleh. Hal ini penting untuk mengetahui sejauh mana peran serta masyarakat petani terhadap perencanaan irigasi.
lokasi bendung, arah saluran, posisi bangunan bagi/ bangunan sadap, overall layout, saluran pembuang, dan lain-lain.
Saran juga dapat berua solusi terhadap program yang akan dilaksanakan;
apakah bisa difasilitasi (oke), tidak bisa difasilitasi, atau harus melalui kompromi, misalnya ½ difasilitasi dan ½ tidak difasilitasi. Saran dalam bentuk teknis, apakah pembangunan saluran irigasi dan bendung, sert a bangunan lain dilakukan secara bertahap atau sekaligus. Sedangkan contoh saran yang berupa non-teknis dapat berupa alternative pengalihan saluran yangmelewati jalur yang tidak disetujui masyarakat (kuburan, petilasan, dll).
Tujuan pemilahan saran dan masukan yang terkait dengan keirigasian adalah untuk memilah data mana yang dapat dijadikan data non teknis terkait dengan perencanaan irigasi, misalnya keberadaan kelompok petani penggarap, kepemilikan lahan pertanian, dan sebagainya.
Mengingat pentingnya data yang akan diperoleh, maka perlu adanya kecermatan dalam mencatat berbagai saran dan masukan dari masyarakat terkait dengan keirigasian.
4.3.4 Penyusunan Laporan Hasil Sosialisasi
Sebagai bentuk dokumentasi dan pertanggungjawaban, maka hasil dari kegiatan sosialisasi harus disusun dan dirangkum dalam bentuk laporan.
Laporan ini sangat penting terutama untuk menindaklanjuti hasil maupun saran dari peserta sosialisasi terhadap suatu perencanaan irigasi.
Isi laporan hasil sosialisasi yang paling umum adalah terangkumnya informasi berupa masukan ataupun saran yang konstruksif yang dapat dijadikan data baik teknis maupun non teknis terkait dengan perencanaan irigasi.
Format laporan hasil sosialisasi yang digunakan harus tergambarkan, dan berisi tentang:
1) Latar belakang dilakukannya sosialisasi keirigasian 2) Maksud dan tujuan
3) Tempat dan waktu penyelenggaraan
4) Materi sosialisasi berupa rencana pembuatan daerah irigasi, dsbnya.
5) Sistem perwakilan pemanfaat irigasi (petani) 6) Para pihak yang menghadiri
7) Saran dan masukan dari peserta sosialisasi, termasuk kesepakatan yang dicapai dituangkan dalam berita acara
Mengingat laporan hasil sosialisasi akan mempunyai peran yang penting sebagai referensi atau contoh untuk pelaksanaan sosialisasi serupa di tempat dan waktu yang lain, maka dalam menyusun laporan hasil sosialisasi diperlukan kecermatan dan ketelitian. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam penyusunan laporan hasil sosialisasi adalah harus dibuat sesuai dengan format dan prosedur yang sudah ditetapkan.
4.4 Pelaksanaan Kegiatan Pertemuan Konsultasi dengan Masyarakat (PKM) Pelaksanaan kegiatan pertemuan konsultasi dengan masyarakat merupakan tahap berikutnya yang juga penting sebagai salah satu bentuk penyebarluasan rencana kegiatan pembangunan bidang irigasi dan metode untuk mendapatkan dukungan, masukan dan respon dari masyarakat petani setempat terhadap rencana yang akan dilakukan.
4.4.1 Penyiapan Materi PKM
Bahan atau materi yang akan disampaikan dalam kegiatan PKM secara inti, bahwa bahan yang disampaikan dalam kegiatan PKM adalah adanya rencana pembuatan daerah irigasi, yang mana kemungkinan ada beberapa data yang diperlukan dari masyarakat ataupun pihak terkait.
Sebagian dari bahan atau materi pendukung PKM dapat dibuat dalam bentuk kuesioner atau angket yang ditujukan kepada pemilik kepentingan untuk mendapatkan respon dan masukan terkait rencana keirigasian.
Salah satu materi pokok yang terdapat dalam angket yang ditujukan kepada pemilik kepentingan dapat berupa kesepakatan terhadap rencana perubahan kawasan menjadi daerah irigasi.
Tujuan dilaksanakan PKM antara lain adalah:
1) untuk membahas penyusunan rancangan daerah irigasi
2) untuk membahas penyusunan rancangan pola pengelolaan sumber daya air wilayah sungai
Mengingat hasil PKM akan mempunyai peran yang penting sebagai media untuk memperoleh data tambahan dalam penyusunan rancangan daerah irigasi dan pola pengelolaan sumber daya air di suatu wilayah sungai, maka diperlukan kecermatan dan ketelitian dalam menyiapkan bahan yang akan dilaporkan dalam PKM dan angket.
4.4.2 Perencanaan Tempat, Waktu dan Panitia PKM
Sebelum pelaksanaan PKM, terlebih dahulu harus ditentukan tempat, waktu dan panitia penyelenggara PKM karena kedua hal tersebut sangat
pertemuan tersebut.
Tujuan penetapan tempat, waktu dan panitia penyelenggara PKM adalah agar kegiatan PKM dapat dilaksanakan secara efektif sesuai dengan tujuan PKM itu sendiri yaitu pertemuan konsultasi dengan masyarakat sehingga diperoleh masukan dan informasi yang dapat dijadikan data perencanaan dari segi non teknis.
Salah satu tujuan dari merencanakan tempat yang sesuai untuk penyelenggaraan PKM adalah agar diperoleh tempat yang representatif untuk kegiatan PKM. Untuk hal ini bisa direncanakan kegiatan PKM di balai desa ataupun kelurahan.
Di lain sisi, dengan merencanakan waktu yang tepat untuk penyelenggaraan PKM maka diharapkan pertemuan tersebut dapat dihadiri oleh masyarakat dan pihak/instansi yang terkait dengan perencanaan irigasi dan kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
Agar diperoleh hasil PKM sesuai dengan yang diharapkan maka kebutuhan personal panitia untuk penyelenggaraan PKM menjadi faktor penentu. Seberapa banyak personil yang akan dilibatkan bisa ditentukan melalui identifikasi jenis kegiatan dan ketersediaan personil. Hasil identifikasi tentang kebutuhan personal panitia untuk penyelenggaraan PKM yang tepat antara lain ditunjukkan dengan terbentuknya panitia dengan jumlah personal yang proposional sesuai kebutuhan pertemuan.
Supaya kegiatan PKM dapat berjalan lancar dan memberikan masukan/
data untuk mencapai tujuan PKM maka perlu adanya kecermatan dan ketelitian dalam merencanakan penyelenggaraan PKM.
4.4.3 Membuat catatan atas masukan dari masyarakat dan instansi terkait Masukan dari masyarakat dan instansi terkait pada saat kegiatan PKM sangatlah penting dan oleh karena itu perlu dicatat dengan rapi. Tujuan dilakukannya pencatatan terhadap semua masukan dari masyarakat dan instansi terkait adalah agar setiap masukan atau saran dari masyarakat dan instansi terkait dapat didokumentasi dan dikumpulkan untuk keperluan analisis berikutnya. Hal ini dikarenakan masukan dari masyarakat merupakan data dan informasi yang sangat berguna dalam perencanaan irigasi.
Cara untuk mengumpulkan semua masukan dari masyarakat dan instansi terkait dapat dilakukan melalui pencatatan manual (notulen), maupun
data atau informasi yang masuk dalam kriteria keirigasian sehingga menjadi data pendukung perencanaan irigasi.
Mengingat masukan dari masyarakat merupakan data dan informasi yang sangat berguna dalam perencanaan irigasi, maka perlu kecermatan dan ketelitian dalam mencatat semua masukan dari masyarakat dan instansi terkait.
4.4.4 Laporan hasil kegiatan PKM
Sebagai bentuk dokumentasi dan pertanggungjawaban, maka hasil dari kegiatan PKM harus disusun dan dirangkum dalam bentuk laporan.
Laporan ini sangat penting terutama untuk menindaklanjuti temuan maupun saran dari peserta PKM terhadap suatu perencanaan irigasi.
Laporan hasil kegiatan PKM walalupun bersifat non teknis namun sangat berguna dalam penyusunan O&P perencanaan irigasi.
Selanjutnya, berdasarkan laporan hasil kegiatan PKM beberapa masukan dan saran dapat diterapkan dalam suatu perencanaan irigasi. Indikasi penerapan laporan hasil kegiatan PKM dalam perencanaan irigasi diantaranya berupa adanya kesepakatan tentang rencana proyek daerah irigasi.
Salah satu data penting sebagai laporan hasil kegiatan PKM yang dapat digunakan sebagai data perencanaan, adalah:
1) Kondisi eksisting daerah pertanian yang dimiliki masyarakat.
2) Keberadaan masyarakat yang bisa dilibat dalam pelaksanaan (tenaga kerja) dan petani penggarap
3) Batas wilayah desa/ kecamatan yang jelas dan tegas berdasarkan informasi yang jeals dari masyarakat dan pemerintah setempat
Mengingat laporan hasil PKM mempunyai peran yang penting dalam penyusunan kegiatan O&P perencanaan irigasi, maka perlu kecermatan dan ketelitian dalam menggunakan laporan hasil kegiatan PKM pada perencanaan irigasi.