a. Laksanakan secara konsisten pendokatan organisasi untuk
kontinuitas (kelangsungan) perbaikan performasi.
b. Sediakan dan kirim SDM untuk pelatihan terhdap metode dan alat perbaikan berkesinambungan.
c. Laksanakan perbaikan yang kontinu pada produk, proses dan sasaran system.
d. Tetapkan tujuan dan sasaran sebagai pedoman, ukur pencapaian untuk perbaikan yang berkesinambungan.
e. Beri penghargaan (reward) dan pengakuan terhadap perbaikan yang telah dijalankan.
E. Pelaksanaan TQM terhadap kinerja management PT PP Lonsum Indonesia, Tbk Medan
a. Proses Penilaian Kinerja
1. Staf melakukan Self-Assesment dan mengisi formulir Penilaian Prestasi Kerja.
2. Berdasarkan basil Self-Assesment yang disampaikan, Atasan langsung staf akan melakukan review kinerja dengan mempertimbangkan beberapa halyaitu :
a. Basil observasi dan dokumentasi kinerja
b. Feedback dari internal/eksternal customer/peers/bawahan lainnya. c. Pencapaian targetberdasarkan indikator kinerja yang telahditetapkan. d. Faktor-faktor pendukung dan rintangan dalam mencapai target. 3. Atasan dan Atasan dari Atasan Langsung staf selanjutnya melakukan
proses kalibrasi nilai dengan mendiskusikan dan membandingkan kinerja dari anggota tim, baik antara staf yang memiliki uraian deskripsi pekerjaan yang sarna ataupun antara staf yang memiliki level sama, untuk memastikan keadilan, konsistensi dan diferensiasi penilaian suatu kinerja yang dicapai.
4. Basil penilaian final dikomunikasikan kepada masing-masing staf melalui Formal Coaching Akhir Periode bersamaan dengan penentuan rencana pengembangan staf pada peiode berikutnya.
5. Basil penilaian kinerja harus disepakati dalam bentuk penandatanganan formulir Penilaian Prestasi Kerja oleh staf, Atasan Langsung dan Atasan dari Atasan Langsung staf.
F. Pencapaian Kinerja Terkini PT PP Lonsum Indonesia, Tbk Medan 1. Produksi
Tingkat rata-rata rendemen CPO Lonsum pada tahun 2012, merupakan salah satu yang tertinggi di dunia.Kegiatan operasional Lonsum mencakup pengelolaan perkebunan dari tahap pengembangan hingga tahap produksi;
pengoperasian pabrik pengolahan minyak sawit dan produk turunan sawit, karet remah, biji kakao, kopi dan teh, engineering dan sistem pengelolaan proyek maupun pengendalian seluruh kegiatan perkebunan dan pabrik pengolahan, termasuk prasarana pendukungnya seperti jalan, perumahan dan sarana umum di sekitar perkebunan. Selain itu, Lonsum juga mengoperasikan fasilitas penelitian dan pengembangan yang berkonsentrasi pada kegiatan pembibitan dan persemaian, proteksi tanaman, serta pengendalian dampak lingkungan dan pencapaian proses pengembangan yang berkelanjutan.
a. Lahan perkebunan
Sejak tahun 2008 Lonsum telah mulai mengelola kembali lahan-lahan perkebunan sawit dan karet yang sempat terabaikan. Lonsum memiliki dan mengoperasikan areal perkebunan seluas 65.578 hektar yang tersebar di berbagai penjuru nusantara, dan kini tengah mengupayakan pengembangan perkebunan plasma seluas 31.553 hektar, yang hasilnya akan diolah di pabrik Lonsum sesuai dengan perjanjian kontrak. Perkebunan kelapa sawit merupakan lahan usaha Lonsum terbesar, dengan luas areal 41.870 hektar di Sumatera Utara, Sumatera Selatan dan Kalimantan Timur.Perkebunan karet meliputi lahan seluas lebih dari 17.600 hektar terutama terletak di Sumatera Utara, Sumatera Selatan dan Sulawesi Selatan. Perkebunan kakao mencakup areal seluas kurang lebih 4.400 hektar dari lahan yang ditanami, dan perkebunan teh seluas hampir 600 hektar di dataran tinggi Jawa Barat yang subur Lebih dari 85% keseluruhan areal perkebunan karet, kakao dan teh berada pada tahap menghasilkan. Sementara 27.359 hektar perkebunan kelapa sawit di Sumatera Utara merupakan kebun produktif dengan prasarana yang sudah tertata rapi.Sisanya seluas 9.277 hektar sebagian besar merupakan perkebunan kelapa sawit yang baru mulai matang dalam berbagai
tahap pengembangan di Sumatera Selatan dan Kalimantan Timur.Langkah konkrit ke arah sasaran tersebut di atas adalah membagi perkebunan Lonsum menjadi beberapa Strategic Business Unit (SBU) dan menempatkan seorang General Manager (GM) yang bertanggung jawab atas sasaran kinerja masing-masing SBU. Pada tahun 2012, Perseroan menambah empat GM yang ditunjuk berdasarkan proses seleksi yang ketat, sehingga jumlah keseluruhan GM menjadi sepuluh pada akhir tahun tersebut. Salah seorang GM juga memiliki tanggung jawab fungsional guna mengelola kebun sawit plasma Perseroan yang luas di Sumatera Selatan.Prioritas utama dalam waktu dekat adalah memecahkan berbagai masalah pertanahan yang diwarisi. Sebuah studi dilakukan sejak akhir tahun guna mengupayakan terobosan dalam skema usaha plasma agar;
b. Pengiriman Tepat Waktu
Salah satu tujuan utama pendekatan baru ini adalah untuk menyatukan berbagai elemen dalam sistem transportasi dan penyimpanan ke dalam landasan terpadu menyeluruh. Dengan landasan semacam ini tidak hanya akan meningkatkan efektivitas dalam pengiriman komoditas Lonsum, namun juga dalam pengiriman serta penyimpanan pupuk, peralatan dan suku cadang pabrik, bahan bakar solar, dan segala yang dibutuhkan oleh perkebunan.
2. Pemasaran
Selesainya pembangunan instalasi tangki timbun Sei Lais di Palembang menjadi awal upaya Lonsum mengalihkan basis penjualan CPO dari ex-pabrik menjadi ex-tangki timbun,yang lebih menguntungkan.Komoditas yang dipasarkan Lonsum merupakan hasil dari perkebunan yang dikelolanya sendiri, yaitu produk 3. Penjualan
Keunggulan Lonsum dalam hal mutu dan penyediaan produk memungkinkan Perseroan memperoleh pembiayaan penjualan yang menguntungkan dengan jaminan piutang Perseroan.
a). Kantor Pemasaran Singapura
Di tahun 2008 Lonsum mengkoordinasikan seluruh kegiatan pemasaran dan penjualannya melalui kantor Singapura, mengerahkan segenap daya untuk mengembangkan pangsanya di pasar internasional. Lonsum tengah membangun kembali reputasinya sebagai pemasok andal produk kelapa sawit, karet, kakao dan teh, terutama melayani pembeli dari kalangan industri seperti pialang komoditas global, perusahaan pengolah makanan dan sebagainya.
b). Penjualan CPO
Pada tahun 2008 Lonsum berhasil melakukan diversifikasi pemasaran CPO sehingga mampu meningkatkan jumlah pelanggan.Perkembangan ini berawal dari selesainya pembangunan instalasi tangki timbun Sei Lais di Palembang, yang merupakan langkah awal upaya Lonsum mengalihkan metode penjualan CPO di Sumatera Selatan dari ex-pabrik ke ex-tangki timbun.Hasilnya, kami mampu menambah jumlah pelanggan secara signifikan serta menikmati keuntungan dari perolehan harga pasar CPO yang berlaku.
c). Penjualan Komoditas Lainnya
Penjualan karet, kakao dan teh di sepanjang tahun 2012 menunjukkan hasil yang cukup menggembirakan meskipun masing-masing komoditas ini memiliki prospek yang berbeda.Permintaan akan produk karet alam
sedikit menurun akibat lesunya pasar otomotif di Cina, yang merupakanpasar karet alam terbesar di dunia. Sementara melonjaknya harga minyak bumi belakangan ini, tidak mempengaruhi stabilitas harga karet alam, berbeda dengan harga karet sintetis yang terbawa naik.Bumi belakangan ini, tidak mempengaruhi stabilitas harga karet alam, berbeda dengan harga karet sintetis yang terbawa naik.
4. Penanganan Logistik
Pengelolaan informasi dan peningkatan sisi keamanan akan menjadi salah satu fitur utama penanganan logistik dan transportasi terpadu.Pengelolaan logistik yang baik dan benar, terutama dalam hal penanganan dan pengiriman tandan buah segar kelapa sawit (TBS) dari perkebunan ke pabrik pengolahan,dan pengiriman CPO dari pabrik ke tangki timbun, sangat mempengaruhi biaya operasional maupun mutu CPO yang sampai ke tangan pelanggan. Mutu CPO sangat bergantung pada rendahnya kandungan asam lemak bebas (FFA), di mana kadar FFA akan meningkat apabila TBS tidak ditangani secara benar, atau terlambat waktu pengirimannya ke pabrik pengolahan, dan pengiriman CPO dari pabrik ke tangki timbun, sangat mempengaruhi biaya operasional maupun mutu CPO yang sampai ke tangan pelanggan. Mutu CPO sangat bergantung pada rendahnya kandungan asam lemak bebas (FFA), di mana kadar FFA akan meningkat apabila TBS tidak ditangani secara benar, atau terlambat waktu pengirimannya ke pabrik. Untuk itu, Lonsum berencana untuk merombak pengelolaan logistiknya melalui pengembangan sistem terpadu yang memungkinkan Perseroan untuk melakukan pengiriman tepat waktu, hemat biaya, namun tetap aman.Pada tahun 2008, Lonsum diuntungkan oleh perubahan penyerahan CPO dari ex-pabrik ke ex-tangki
timbun, dengan berkurangnya rata-rata stok CPO di pabrik. Hal ini dapat menekan biaya penyimpanan selain juga risiko penurunan mutu CPO.Upaya penanganan dan pengelolaan transportasi maupun logistik terpadu akan meningkatkan keunggulan Lonsum dengan semakin pendeknya jalur distribusi sebagaimana telah diupayakan untuk produk CPO. Inisiatif ini akan mulai dijalankan pada tahun 2008 di mana Lonsum akan menggunakan pendekatan yang sama sekali baru dalam menangani transportasi maupun logistik dengan berbagai keunggulan strategis.
Sebagai langkah awal, Lonsum akan melakukan investasi pada pengadaan armada truk maupun tongkang, yang sepenuhnya akan dikendalikan oleh Perseroan. Armada pengangkutan Lonsumakan dilengkapi dengan sistem navigasi satelit (GPS) agar mobilitas masing-masing kendaraan dapat dipantau setiap saat. Peningkatan pengelolaan sistem informasi dan pengamanan akanmenjadi salah satu fitur utama dalam penanganan logistik dan transportasi terpadu, dan merupakan suatu prioritas Rencana cetak biru bagi pengembangan teknologi informasi Lonsum yang baru juga telah mencakup sistem informasi manajemen yang menunjang kegiatan logistik terpadu.
5. Kinerja Saham LSIP & Perkebunan di BEJ
LSIP kembali terpilih menjadi salah satu saham pilihan yang membentuk indeks harga saham LQ45 BEJ.Biro Direksi Lonsum mengelola komunikasi internal maupun eskternal Perseroan.Kebijakan dan prosedur tata kelola perusahaan di lingkungan Lonsum diterapkan serta dipantau oleh Biro Direksi di bawah kendali langsung Presiden Direktur. Selain aspek tata kelola,Direktorat
tersebut juga mengawasi empat departemen lainnya, yaitu Departemen Komunikasi Perusahaan, Hubungan Investor, Sekretaris Perusahaan dan Hukum, serta Hubungan Pemerintahan dan Kemasyarakatan. Keempat departemen ini berperan aktif dalam berbagai kegiatan di sepanjang tahun 2008 dalam upaya untuk menyatukan visi dan nilai utama, menyelaraskan organisasi dan operasional dengan visi yang baru, dan menumbuhkan citra Perusahaan yang bertanggung jawab, tanggap perkembangan serta menjanjikan.
6. Tanggung Jawab Pelaporan Keuangan
Laporan Keuangan dan semua informasi keuangan yang berkaitan dengan Laporan Keuangan Tahunan disiapkan oleh Manajemen Lonsum.Dalam pelaksanaannya, Manajemen menerapkan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan melakukan penilaian serta estimasi terhadap hal-hal yang dirasa perlu.Untuk memenuhi standar kebenaran dan kewajaran dari laporan dan segala informasi ini, Manajemen menerapkan sistem pengawasan intern untuk memastikan bahwa setiap transaksi dilakukan sesuai dengan otorisasi Manajemen, semua aktiva yang dimiliki dilindungi dengan baik dan semua haltersebut dicatat secara benar.Unsur penting dari suatu penetapan kendali adalah dengan pemilihan, pelatihan dan pengembangan personilnya termasuk di dalamnya pengawasan intern.Manajemen percaya bahwa sistem pengawasan intern akanmendukung keandalan dan kebenaran dari Laporan Keuangan.
Program – program yang diterapkan PT PP Lonsum Indonesia, Tbk Medan, yaitu: Tabel 1.2
Sebelum TQM Sesudah TQM
- Lonsum masih menggunakan prog. system cognos
- Lonsum berhasil menggunakan prog. terbaru yaitu System SAP (System App & Product)
- Lonsum ingin meningkatkan mutu pendidikan anak karyawan di kebun
- Lonsum berhasil melaksanakan prog. CSR Rumah Pintar di kebun untuk anak karyawan - Pabrik Lonsum menjaga
pencemaran lingkungan dari limbahnya agar tidak ada lingkungan sekitar pabrik yang rusak
- Kebun & Pabrik Lonsum meraih penghargaan RSPO (RoundTable on Sustainable Palm Oil) yaitu standar lingkungan & kemasyarakatan yang ketat dalam industry minyak sawit global
- Kebun teh Kertasarie Lonsum adalah satu-satunya kebun tehlonsum yang sempat menurun produksinya di tahun 2008
- Kebun teh Kertasarie Lonsum berhasil meraih rekor pencapaian crop tertinggi pada tahun 2010
G. Hal-hal yang harus dihindari dalam penilaian kinerja PT PP Lonsum