Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses pendataan portfolio beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Ketua Program Studi SI (KP) Accountable Sekretaris Program Studi SI (SP) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible
PIC Responsible
Head Development (HD) Consulted IT Operation (ITO) Consulted
14
PS-APO05-03.02: Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : PROSEDUR PRIORITASI PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-03.02
Rilis : 00 Revisi : 00
HISTORI DISTRIBUSI
NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO
Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
15
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
RIWAYAT PERUBAHAN No
Rilis
No.
Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan:
T: Penambahan
M : Modifikasi
X : Penghapusan
16
1. DESKRIPSI PROSES
Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif ini berfokus pada prioritasi portfolio yang masih aktif dengan cara menentukan terlebih dahulu kandidat program portfolio yang masih dapat digolongkan sebagai portfolio aktif kemudian diurutkan sesuai dengan aspek teknis dan aspek strategis.
2. STANDAR YANG BERLAKU
Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses prioritasi portfolio Aktif yaitu sebagai berikut:
ISO/IEC 20000: Management responsibilty
4.0 Planning and implementing service management
5.0 Planning and implementing new or changed services
ITIL V3 2011 Service Portfolio Management
Skills Framework for the Information Age (SFIA)
3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA
Indikator yang digunakan dalam proses prioritasi portfolio adalah sebagai berikut:
TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN
Melakukan prioritasi portfolio
Tanggal validasi -
Kegiatannya masih dilakukan Jumlah kegiatan yang aktif dilakukan
Portfolio yang masih ada
Jumlah kehilangan portfolio
Jumlah portfolio yang rusak
aplikasi masih berjalan
Jumlah aplikasi yang masih tersedia
Jumlah aplikasi yang tidak tersedia
Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember PROSEDUR PRIORITASI PORTFOLIO AKTIF
PS-APO05-03.02
NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :17
4. MASUKAN
Berikut input dalam proses prioritasi portfolio adalah sebagai berikut :
Dokumen portfolio tahun – tahun sebelumnya
Daftar aset yang masih aktif
Daftar layanan yang masih aktif
5. KELUARAN
Berikut output dalam proses prioritasi portfolio aktif adalah sebagai berikut:
Dokumen Portfolio yang masih aktif yang telah diurutkan/ diprioritaskan sesuai dengan aspek strategis dan aspek teknis
6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Alat yang diperlukan selama proses prioritasi portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
Laptop
Alat Tulis + Kertas
Mesin pencetak (Printer)
7. AKTIVITAS
Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses prioritasi portfolio aktif adalah sebagai berikut :
1. Bagian Akademik melakukan pengumpulan data dari dokumen portfolio aktif.
2. Bagian akademik menyerahkan dokumen portfolio aktif kepada Sekretaris Jurusan.
3. Sekretaris Jurusan akan melakukan penyaringan input terhadap aplikasi yang terdaftar pada portfolio aktif.
4. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan penilaian aspek strategis dari segi financial, risiko, technical, dan management dengan mengisi formulir prioritasi portfolio bagian aspek strategis.
5. Setelah dilakukan penilaian aspek strategis, Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan mendapatkan hasil prioritasi pertama terhadap portfolio aktif.
6. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan prioritasi kedua dengan penilaian aspek teknis dari segi technical, risiko, dan benefit yang dilakukan dengan mengisi formulir prioritasi portfolio bagian aspek teknis.
7. Setelah dilakukan penilaian aspek teknis maka Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan memperoleh prioritasi portfolio aplikasi kedua yang merupakan prioritasi final untuk portfolio aktif.
8. Sekretaris Jurusan melakukan rekapitulasi terhadap prioritasi final portfolio aktif.
9. Sekretaris Jurusan menyerahkan rekapitulasi final prioritasi portfolio aktif kepada Ketua Jurusan.
18
10. Ketua Jurusan menyetujui hasil rekapitulasi terhadap prioritasi portfolio aktif.
11. Ketua jurusan menyerahkan hasil dari prioritasi portfolio aktif kepada Bagian Akademik.
12. Bagian akademik akan menyerahkan ke Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi agar mengetahui hasil prioritasi dari portfolio aktif.
13. Bagian akademik membuat dokumentasi dari hasil prioritasi portfolio aktif.
19
PIC BA KJ SJ KP SP
mengumpulka n data dari
dokumen portfolio aktif
menyerahkan dokumen portfolio aktif
menyaring input terhadap aplikasi yang terdaftar pada
portfolio aktif
menilai aspek strategis dari segi financial, risiko, technical, dan
management
melakukan rekapitulasi terhadap prioritasi portfolio aktif melakukan prioritasi pertama
terhadap portfolio aktif
menilai aspek teknis dari segi technical, risiko, dan benefit
Membuat prioritasi final untuk portfolio aktif
menyetujui hasil rekapitulasi
terhadap prioritasi portfolio aktif
menyerahkan hasil dari prioritasi portfolio aktif Menyerahkan
hasil prioritasi dari portfolio
aktif mengetahui hasil prioritasi dari portfolio
aktif membuat
dokumentasi dari hasil prioritasi portfolio aktif
20
8. PELAKU
Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses pendataan portfolio beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jususan SI (SJ) Accountable Ketua Program Studi SI (KP) Accountable Sekretaris Program Studi SI (SP) Accountable
PIC Consulted
Bagian Akademik (BA) Responsible
21
Aktif
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : PROSEDUR MONITORING KINERJA PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-04.01
Rilis : 00 Revisi : 00
HISTORI DISTRIBUSI
NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO
Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
22
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
RIWAYAT PERUBAHAN No
Rilis
No.
Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan:
T: Penambahan
M : Modifikasi
X : Penghapusan
23
1. DESKRIPSI PROSES
Prosedur Monitoring Kinerja Portfolio Aktif ini berfokus pada Memantau kinerja portfolio yang sudah digolongkan menjadi portfolio aktif sehingga ada penilaian yang dapat diberikan dalam kurun waktu tertentu.
2. STANDAR YANG BERLAKU
Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses monitoring kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
ISO/IEC 20000: Management responsibilty
4.0 Planning and implementing service management
5.0 Planning and implementing new or changed services
ITIL V3 2011 Service Portfolio Management
Skills Framework for the Information Age (SFIA)
3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA
Indikator yang digunakan dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:
TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN
Melakukan monitoring kinerja portfolio aktif
Realisasi kegiatan yang ada dalam portfolio
Jumlah portfolio yang aktif dijalankan
4. MASUKAN
Berikut input dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :
Dokumen portfolio yang masih aktif
Visi Misi Perusahaan
Rencana jangka panjang perusahaan
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
PROSEDUR MONITORING KINERJA PORTFOLIO AKTIF
PS-APO05-04.01
NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :24
5. KELUARAN
Berikut output dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:
Hasil penilaian kinerja portfolio aktif
Usulan berkaitan dengan apa yang harus dilakukan terhadap portfolio
6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Alat yang diperlukan selama proses monitoring kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
Laptop
Alat Tulis + Kertas
Mesin pencetak (Printer)
7. AKTIVITAS
Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :
1. Kepala Jurusan menunjuk PIC untuk bertanggung jawab dalam mengelompokkan portfolio aktif berdasar pada penanggung jawab, aktivitas bisnis, dan aset.
PIC terdiri dari Bagian Akademik, Admin Laboratorium, IT Operation, dan Pustakawan.
Tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing PIC adalah sebagai berikut:
Bagian Akademik mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis aplikasi sistem absensi dan aplikasi repository KP.
Bagian Akademik dan Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi SIM TA dan proses bisnis aplikasi WIKI JSI.
Bagian IT Operation mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis sistem aplikasi tiket keluhan JSI.
Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi khusus lab ADDI dan RDIB.
Pustakawan mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi ruang baca JSI.
2. Setelah portfolio terkumpul, masing-masing PIC memberikan portfolio tersebut kepada Sekretaris Jurusan.
3. Sekretaris Jurusan membuat kerangka penilaian untuk melakukan penilaian berdasarkan kategori.
4. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan penilaian terhadap keseluruhan portfolio yang masih aktif dengan mengisi formulir monitoring portfolio aktif.
5. Ketua Jurusan bertanggung jawab untuk memberikan keputusan terhadap hasil penilaian portfolio yang masih aktif. Apa yang akan dilakukan bergantung pada keputusannya sehingga penilaian harus benar – benar obyektif.
6. Hasil keputusan dari Ketua Jurusan akan diberikan kepada Bagian Akademik.
25
stakeholder lainnya melalui dokumen.
PIC BA KJ SJ
mengelompokkan portfolio aktif berdasar pada penanggung jawab, aktivitas bisnis, dan aset.
memberikan portfolio
membuat kerangka penilaian untuk
melakukan penilaian berdasarkan
kategori.
melakukan penilaian terhadap keseluruhan portfolio yang masih
aktif.
menginformasi kan hasil keputusan
tersebut kepada seluruh
stakeholder lainnya
memberikan keputusan terhadap hasil
penilaian portfolio yang
masih aktif
Memberikan hasil keputusan
26
8. PELAKU
Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses monitoring kinerja portfolio aktif beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible
PIC Responsible
27
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : PROSEDUR PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-04.02
Rilis : 00 Revisi : 00
HISTORI DISTRIBUSI
NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO
Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
28
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
RIWAYAT PERUBAHAN No
Rilis
No.
Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan:
T: Penambahan
M : Modifikasi
X : Penghapusan
29
1. DESKRIPSI PROSES
Prosedur Perubahan Portfolio Aktif ini berfokus pada Mengevaluasi dan Memprioritaskan ulang portfolio aktif yang sudah ada sebelumnya saat terjadi perubahan-perubahan khusus.
2. STANDAR YANG BERLAKU
Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
ISO/IEC 20000: Management responsibilty
4.0 Planning and implementing service management
5.0 Planning and implementing new or changed services
ITIL V3 2011 Service Portfolio Management
Skills Framework for the Information Age (SFIA)
3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA
Indikator yang digunakan dalam proses perubahan portfolio aktif adalah sebagai berikut:
TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN
Melakukan perubahan portfolio aktif dengan cara evaluasi dan prioritasi ulang
Portfolio aktif yang masih berjalan
Jumlah portfolio aktif yang berjalan
Portfolio yang berjalan sesuai dengan manfaat dan tujuan
Jumlah portfolio yang sesuai dengan manfaat dan tujuan
4. MASUKAN
Berikut input dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :
Dokumen portfolio yang masih aktif
Usulan portfolio aktif yang baru
Rencana jangka panjang perusahaan
Institut Teknologi Sepuluh Nopember PROSEDUR PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF
PS-APO05-04.02
NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :30
5. KELUARAN
Berikut output dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:
Hasil penilaian kinerja portfolio aktif yang baru
Usulan berkaitan dengan apa yang harus dilakukan terhadap portfolio
Prioritasi dan evaluasi ulang terhadap portfolio yang ada sebelumnya
6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Alat yang diperlukan selama proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
Laptop
Alat Tulis + Kertas
Mesin pencetak (Printer)
7. AKTIVITAS
Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses perubahan portfolio aktif adalah sebagai berikut :
1. Bagian Akademik menyediakan formulir perubahan portfolio aktif setiap akhir tahun (Bulan Desember).
2. Bagian Akademik membagikan formulir perubahan portfolio aktif kepada para civitas akademik.
3. Civitas Akademik mengisi formulir perubahan portfolio aktif yang sudah ada.
4. Hasil formulir perubahan portfolio aktif dikumpulkan dan direkapituliasi oleh Bagian Akademik (evalusi dapat berupa pengajuan portfolio baru).
5. Bagian Akademik memberikan hasil rekapitulasi formulir perubahan portfolio aktif kepada bagian Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi.
6. Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi menyetujui hasil formulir perubahan portfolio agar dapat diajukan ke Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.
7. Hasil persetujuan tersebut diberikan kepada Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.
8. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan peninjauan dan pertimbangan ulang apabila terdapat usulan portfolio baru dari Civitas Akademik.
9. Hasil tinjauan dan pertimbangan ulang akan disepakati oleh Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.
10. Hasil kesepakatan tersebut akan diberikan kepada Bagian Akademik.
11. Bagian Akademik membuatkan dokumen update portfolio aktif.
12. Dokumen update portfolio aktif yang dipegang oleh Bagian Akademik akan diberikan kepada Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.
13. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan menentukan ulang prioritasi portfolio aktif yang telah diupdate dengan menggunakan pengisian formulir prioritasi portfolio.
31
tersebut.
15. Hasil prioritasi ulang akan diberikan ke Bagian Akademik untuk dibuatkan dokumen update prioritasi portfolio aktif.
16. Hasil dokumen update prioritasi portfolio aktif dari Bagian Akademik akan diberikan kepada Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi agar mengetahui prioritasi yang baru untuk portfolio aktif.
32
BA D KP SP KJ SJ
menyediakan formulir perubahan portfolio aktif
setiap akhir tahun
membagikan formulir perubahan portfolio aktif
kepada para civitas akademik
mengisi formulir perubahan portfolio aktif
yang sudah ada
mengisi formulir perubahan portfolio aktif
yang sudah ada
memberikan hasil rekapitulasi
formulir perubahan portfolio aktif
menyetujui hasil formulir perubahan portfolio
Memberikan hasil persetujuan
melakukan peninjauan dan pertimbangan ulang apabila terdapat
usulan portfolio baru dari Civitas Akademik
Menyepakati hasil tinjauan dan pertimbangan ulang
Memberikan hasil kesepakatan membuatkan
dokumen update portfolio
aktif.
Memberikan dokumen portfolio aktif
menentukan ulang prioritasi portfolio aktif yang telah diupdate.
33
8. PELAKU
Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses monitoring kinerja portfolio aktif beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible Ketua Program Studi (KP) Consulted Sekretaris Program Studi (SP) Consulted Civitas Akademika (D) Informed
menyetujui prioritasi ulang dari portfolio aktif
memberikan prioritasi ulang dari portfolio aktif untuk dibuatkan dokumen update prioritasi portfolio
aktif.
memberikan hasil update prioritasi portfolio aktif
34
PS-APO05-04.03: Prosedur Laporan Portfolio
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : PROSEDUR LAPORAN PORTFOLIO Nomor Dokumen : PS-APO05-04.03
Rilis : 00 Revisi : 00
HISTORI DISTRIBUSI
NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO
Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
35
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
RIWAYAT PERUBAHAN No
Rilis
No.
Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan:
T: Penambahan
M : Modifikasi
X : Penghapusan
36
1. DESKRIPSI PROSES
Prosedur Laporan Portfolio Aktif ini berfokus pada pembuatan laporan yang berkaitan dengan dokumen portfolio, dokumen prioritasi portfolio, dokumen monitoring portfolio, dan dokumen pemeliharaan portfolio.
2. STANDAR YANG BERLAKU
Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
ISO/IEC 20000: Management responsibilty
4.0 Planning and implementing service management
5.0 Planning and implementing new or changed services
ITIL V3 2011 Service Portfolio Management
Skills Framework for the Information Age (SFIA)
3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA
Indikator yang digunakan dalam proses pembuatan laporan portfolio adalah sebagai berikut:
TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN
Melakukan pelaporan dan pendataan untuk dokumen-dokumen portfolio secara lengkap
Kelengkapan dokumen-dokumen portfolio yang telah dibuat
Jumlah dokumen portfolio
4. MASUKAN
Berikut input dalam proses pembuatan laporan kinerja portfolio adalah sebagai berikut :
Dokumen portfolio yang masih aktif
Dokumen prioritas portfolio
Dokumen monitoring portfolio
Dokumen pemeliharaan portfolio
Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember
PROSEDUR LAPORAN PORTFOLIO
PS-APO05-04.03
NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :37
5. KELUARAN
Berikut output dalam proses pembuatan laporan kinerja portfolio adalah sebagai berikut:
Dokumen pelaporan dari portfolio-portfolio yang sudah dikumpulkan menjadi satu.
6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Alat yang diperlukan selama proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
Laptop
Alat Tulis + Kertas
Mesin pencetak (Printer)
7. AKTIVITAS
Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses pembuatan laporan portfolio adalah sebagai berikut :
1. Bagian Akademik mengumpulkan dokumen-dokumen terkait portfolio aktif dan formulirnya dari setiap bagian yang bertanggung jawab / PIC masing-masing portfolio aplikasi.
2. Bagian Akademik akan melakukan pengecekan kembali bahwa seluruh dokumen telah terisi dan sesuai.
3. Bagian Akademik akan menggabungkan seluruh dokumen yang sudah sesuai setelah dilakukan cek.
4. Bagian Akademik membentuk gabungan dokumen menjadi laporan yang akan diserahkan kepada Sekretaris Jurusan untuk di verifikasi.
5. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan meninjau dan melakukan persetujuan terhadap laporan portfolio.
6. Hasil kesepakatan tersebut akan diberikan kepada Bagian Akademik untuk dibuatkan dokumen update portfolio aktif.
7. Bagian Akademik akan menyampaikan hasil laporan portfolio kepada seluruh civitas akademik dan kepada LPTSI bagian Koordinator Pusat Pengembangan Sistem Informasi.
38
BA KJ SJ D LPTSI
mengumpulkan dokumen-dokumen terkait
portfolio aktif dan formulirnya
dari setiap bagian yang bertanggung
jawab.
melakukan pengecekan kembali bahwa
seluruh dokumen telah
terisi dan sesuai.
menggabungka n seluruh dokumen yang
sudah sesuai setelah di cek.
membentuk gabungan dokumen menjadi laporan
meninjau dan melakukan persetujuan terhadap laporan portfolio.
Memberikan hasil kesepakatan menyampaikan
hasil laporan portfolio.
memberikan hasil update prioritasi portfolio aktif
39
8. PELAKU
Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses monitoring kinerja portfolio aktif beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible Civitas Akademika (D) Informed LPTSI bagian Koordinator Pusat
Pengembangan Sistem Informasi (LPTSI)
Informed
40
PS-APO05-05.01: Prosedur Pemeliharaan Portfolio Aktif
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Dokumen : PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJA PORTFOLIO AKTIF
Nomor Dokumen : PS-APO05-05.01 Rilis : 00
Revisi : 00
HISTORI DISTRIBUSI
NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO
Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….
41
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
RIWAYAT PERUBAHAN No
Rilis
No.
Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan
Keterangan:
T: Penambahan
M : Modifikasi
X : Penghapusan
42
1.
DESKRIPSI PROSES
Prosedur Pemeliharaan Kinerja Portfolio Aktif ini berfokus pada memelihara portfolio investasi serta proyek IT Services dan IT Aset yang masih aktif.
2.
STANDAR YANG BERLAKU
Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
ISO/IEC 20000: Management responsibilty
4.0 Planning and implementing service management
5.0 Planning and implementing new or changed services
ITIL V3 2011 Service Portfolio Management
Skills Framework for the Information Age (SFIA)
3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA
Indikator yang digunakan dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:
TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN
Melakukan pemeliharaan kinerja portfolio aktif
Aplikasi yang sesuai dengan strategi bisnis
Jumlah aplikasi yang sesuai dengan bisnis Aset yang digunakan
mempunyai nilai untuk mencapai tujuan organisasi
Jumlah aset yang
berguna untuk
mencapai tujuan aplikasi yang ada
memberikan benefit
Jumlah aplikasi yang bermanfaat
Adanya evaluasi rutin terhadap portfolio aktif
Jumlah portfolio aktif
Jurusan Sistem Informasi
Institut Teknologi Sepuluh Nopember
PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJA PORTFOLIO AKTIF
PS-APO05-05.01
NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :43
Berikut input dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :
Komunikasi program pensiun dan akuntabilitas yang sedang berlangsung
Memperbarui service portfolio
Dokumen portfolio dan hasil penilaian portfolio
5. KELUARAN
Berikut output dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:
Portfolio diperbarui dengan program, layanan dan aset
Hasil evaluasi selama 1 periode tahun anggaran
6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN
Alat yang diperlukan selama proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:
Laptop
Alat Tulis + Kertas
Mesin pencetak (Printer)
7. AKTIVITAS
Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :
1. Ketua jurusan mengusulkan program aplikasi baru yang belum terdapat pada dokumen portfolio aktif ke dalam portfolio.
2. Ketua jurusan dan Sekretaris jurusan membuat anggaran dasar untuk pengembangan dan pemeliharaan aplikasi aktif jurusan Sistem Informasi.
3. Sekretaris Jurusan melakukan pengecekan ketersesuaian isi dari portfolio aktif setiap 6 bulan sekali.
4. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, dan Admin Laboratorium bekerja sama untuk menjaga portfolio aktif dan melakukan prioritasi terhadap portfolio-portfolio aktif untuk mendukung keputusan investasi aplikasi TI.
5. Sekretaris Jurusan membuat usulan mengenai status portfolio aktif sesuai dengan manfaat yang diinginkan oleh jurusan, ketercapaian tujuan mana yang berhasil dan mana yang gagal, serta melakukan penghentian penggunaan isi dari portfolio yang telah gagal diimplementasikan.
6. Usulan dari Sekretaris Jurusan akan diberikan kepada Admin laboratorium.
7. Admin Laboratorium melakukan pengecekan terhadap ketercapaian manfaat dan tujuan dari aplikasi terkait yang terdapat dalam portfolio aktif.
8. Admin Laboratorium melakukan penghapusan melakukan penghapusan isi portfolio aktif yang isinya gagal dijalankan.
44
9. Admin Laboratorium memberikan hasil pengecekan kepada Kepala Jurusan.
10. Kepala Jurusan melakukan persetujuan terhadap usulan pemeliharaan portfolio aktif yang diberikan oleh Admin Laboratorium dan Sekretaris Jurusan.
45
mengusulkan program aplikasi baru yang belum terdapat pada
dokumen portfolio aktif ke
dalam portfolio
membuat anggaran dasar untuk pengembangan dan pemeliharaan aplikasi aktif jurusan Sistem Informasi.
melakukan pengecekan ketersesuaian isi dari portfolio
aktif setiap 6 bulan sekali.
membuat usulan mengenai status serta melakukan penghentian portfolio yang telah gagal
menjaga portfolio aktif dan melakukan prioritasi terhadap portfolio-portfolio aktif untuk mendukung keputusan investasi aplikasi TI.
Memberikan usulan
melakukan pengecekan terhadap ketercapaian manfaat dan tujuan dari aplikasi terkait
melakukan penghapusan
tujuan yang telah tercapai dan melakukan
penghapusan yang isinya
gagal dijalankan.
46
8. PELAKU
Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:
Jabatan Peran
Admin Lab Responsible
Sekretaris Jurusan Consulted
Ketua Jurusan Accountable
memberikan hasil pengecekan
memberikan usulan pemeliharaan portfolio aktif melakukan
persetujuan terhadap usulan
pemeliharaan portfolio aktif
47
FORMULIR
APPENDIX 3
FR-APO05-03.01A Formulir Pendataan Portfolio
Waktu Pengisian
Nama Aplikasi
Business Owner
Developer Proses atau Fungsi Aplikasi
Infrastruktur
Pendukung Biaya Proyek Biaya Pelaksanaan Proyek
Jumlah Pengguna Internal External
24/05/2016 Aplikasi Sistem Absensi
Bagian Akademik
Head Developer
Software House
“X”
Digunakan untuk melakukan pencatatan dan
rekap absensi perkuliahan mahasiswa dan
absensi dosen
Database
Local Area Network
Access Point
2 orang (Bagian Akademik)