Dokumen Tata Kelola Berdasarkan APO05 COBIT (Manage Portfolio Aplikasi JSI)

(1)

1

Dokumen Tata Kelola Berdasarkan APO05 COBIT (Manage Portfolio Aplikasi JSI)

Niswati Puspa Rinda 5213100062 Firzah A. Basyarahil 5213100069 Astrid Sherlyanita 5213100145 Arifianita Febrina Putri 5213100189

TKTI E

JURUSAN SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMASI INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOPEMBER

(2)

2

Daftar Isi

INTRODUCTION ...5

1.1 Mapping Key Management Practise, Procedure, dan Formulir ... Error! Bookmark not defined. APPENDIX 1 ...6

PS-APO05-03.01: Prosedur Pendataan Portfolio Aktif ...7

LEMBAR PENGESAHAN ...7

RIWAYAT PERUBAHAN...8

1. DESKRIPSI PROSES ...9

2. STANDAR YANG BERLAKU ...9

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA ...9

4. MASUKAN ...9

5. KELUARAN ...10

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN ...10

7. AKTIVITAS ...10

8. PELAKU ...13

PS-APO05-03.02: Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif ...14

4. MASUKAN ...17

5. KELUARAN ...17

7. AKTIVITAS ...17

8. PELAKU ...20

PS-APO05-04.01: Prosedur Monitoring Kinerja Portfolio Aktif ...21

4. MASUKAN ...23

(3)

3

8. PELAKU ...26

PS-APO05-04.02: Prosedur Perubahan Portfolio Aktif ...27

4. MASUKAN ...29

5. KELUARAN ...30

7. AKTIVITAS ...30

8. PELAKU ...33

PS-APO05-04.03: Prosedur Laporan Portfolio ...33

4. MASUKAN ...36

5. KELUARAN ...37

7. AKTIVITAS ...37

8. PELAKU ...39

PS-APO05-05.01: Prosedur Pemeliharaan Portfolio Aktif ...40

4. MASUKAN ...43

5. KELUARAN ...43

7. AKTIVITAS ...43

(4)

4

8. PELAKU ...46

APPENDIX 2 ...47

FR-APO05-03.01A Formulir Pendataan Portfolio...0

FR-APO05-03.01B Formulir Pendataan Portfolio Aktif ...1

FR-APO05-03.02 Formulir Prioritasi Portfolio Aktif ...2

FR-APO05-04.01 Formulir Monitoring Portfolio Aktif...5

FR-APO05-04.02 Formulir Perubahan Portfolio ...6

FR-APO05-04.03 Formulir Laporan Portfolio ...8

FR-APO05-05.01 Formulir Pemeliharaan Portfolio Aktif ...10

(5)

5

risikonya. Tata Kelola TI adalah sebuah struktur kebijakan atau prosedur dan kumpulan proses yang bertujuan untuk memastikan kesesuaian penerapan TI dengan dukungannya terhadap pencapaian tujuan peusahaan dengan mengoptimalkan keuntungan dan kesempatan yang ditawarkan oleh TI dan mengelola risiko TI yang terkait. Dokumen Tata Kelola Proses TI berikut merupakan sebuah standar pendokumentasian dalam penata kelolaan sebuah proses TI.

Dokumen Tata Kelola Proses TI ini berfokus pada salah satu proses pada COBIT 5 yaitu APO05 (Align, Plan, and Organise 05) yang berfokus pada pengelolaan portfolio perusahaan.

Proses APO05 mengeksekusi arahan strategis untuk investasi yang sejalan dengan visi arsitektur perusahaan dan karakteristik yang diinginkan atas investasi tersebut, dan portfolio layanan terkait, dan mempertimbangkan kategori-kategori investasi berbeda dan sumber daya dan tantangan-tantangan pendanaan, berdasarkan kesesuaiannya dengan tujuan strategis, dan risiko bagi perusahaan. Memindahkan program yang terpilih ke dalam portfolio layanan aktif untuk eksekusi, mengawasi performa dari semua layanan dan program, serta mengajukan penyesuaian apabila dibutuhkan sebagai respon dari performa layanan dan program atau perubahan dalam prioritas perusahaan. Tujuan dari proses tersebut adalah mengoptimalkan performa dari portfolio program-program dalam respon terhadap performa program dan layanan, dan perubahan dalam prioritas dan permintaan perusahaan.

Dokumen Tata Kelola Proses TI ini terdiri dari beberapa bagian utama yaitu mapping control, mapping document dan appendix yang terdiri dari kebijakan, prosedur dan formulir.

Standard yang digunakan dalam mapping control dan mapping document adalah COBIT5 pada proses APO05 Manage Portfolio. Mapping control adalah sebuah pendefinisan dari masing-masing proses dan key management practices dalam standard tersebut untuk memetakan setiap aktivitas dan kontrol aktivitasnya. Mapping document adalah sebuah pendefinisian dari keseluruhan kebutuhan dokumen yang akan dibuatkan tata kelola proses TI nya. Dan diakhir dokumen tata kelola proses TI ini akan dilampirkan sebuah kebijakan, prosedur dan formulir yang dibuat berdasarkan standar COBIT5 APO05 Manage Portfolio.

1.1 Kondisi Eksisting

Jurusan Sistem Informasi ITS menjalankan berbagai macam aktivitas dalam proses bisnisnya, untuk mendukung berjalannya proses bisnis tersebut Jurusan Sistem Informasi menggunakan dukungan Teknologi Informasi guna mempermudah dalam pengelolaan aktivitas yang ada. Salah satu bentuk dukungan teknologi informasi diwujudkan dalam bentuk aplikasi-aplikasi layanan, seperti aplikasi sistem absensi, aplikasi SIM-TA, aplikasi WIKI JSI, aplikasi tiket keluhan JSI, aplikasi khusus laboratorium ADDI dan RDIB serta aplikasi Ruang Baca JSI. Namun, saat ini belum terdapat dokumen yang mengelola dan mengatur mengenai aplikasi-aplikasi yang terdapat di Jurusan Sistem Informasi. Dokumen tata kelola diperlukan untuk menjadi acuan dalam melakukan pengelolaan terhadap aplikasi yang ada.

(6)

6

Pada saat ini, Jurusan Sistem Informasi baru memiliki dokumen yang berbentuk laporan kapita selekta yang salah satunya mengenai aplikasi pelaporan absensi, dimana didalamnya berisi mengenai pembuatan sistem absensi sehingga memudahkan bagian Akademik dalam pembuatan laporan absensi. Namun, dokumen ini hanya sebatas sebagai dokumen laporan pembuatan aplikasi dan penggunaan aplikasi, didalam dokumen tidak dijelaskan bagaimana aplikasi harus di maintenance dan dikelola sehingga dapat terus menjalankan fungsinya dengan baik.

1.2 Kajian Penelitian Sebelumnya

Kajian penelitian berisi penelitian yang telah dibuat sebelumnya terkait pembuatan prioritasi dan seleksi aplikasi portfolio.

Judul Penelitian Pembuatan Metode Seleksi dan Prioritasi Portfolio Aplikasi Layanan Publik Berbasis Online Di Sektor Pemerintahan (Studi Kasus : Pemerintah Kota Surabaya)

Nama Peneliti Maya Previana Syafitri Tahun Penelitian 2015

Permasalahan Terdapat lebih dari 85% layanan publik administratif milik Pemerintah Kota Surabaya yang belum terintegrasi dalam SSW, sehingga di butuhkan langkah prioritasi layanan publik oleh pemerintah kota Surabaya. Pengelolaan prioritasi aplikasi layanan publik pemerintahan kota Surabaya dilakukan oleh dua pihak, yaitu Bappeko dan Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo). Namun, dalam praktiknya masih terjadi tumpang tindih wewenang antar pihak karena belum terdapat pembagian tanggung jawab yang jelas dalam proses pengelolaan prioritasi aplikasi layanan publik.

Tujuan Tujuan dari penelitian adalah untuk mengetahui alur manajemen portfolio, menghasilkan usulan metode untuk prioritasi dan seleksi serta perangkat penilaian untuk aplikasi layanan publik berbasis online untuk Pemerintah Kota Surabaya.

Hasil  Alur manajemen portfolio yang diusulkan untuk diimplemetasikan terdiri dari tiga proses, yaitu (1) pengumpulan data, (2) seleksi dan prioritisasi, dan (3) eksekusi dan pengawasan.

 Dalam proses seleksi dan prioritasi terdapat enam tahapan, yaitu (1) penyaringan input, (2) penilaian aspek strategis, (3) prioritisasi 1, (4) penilaian aspek teknis, (5) prioritisasi 2, dan (6) rekapitulasi &

publikasi.

2 Kebutuhan Kontrol APO05

Kebutuhan kontol digunakan untuk memilih Key Management Practise pada APO05 yang sesuai dan akan digunakan dalam pembuatan dokumen tata kelola, dari key management practise yang dipilih akan dipetakan aktivitas dan kontrol apa yang akan digunakan dalam pembuatan dokumen.

(7)

7

Key Management Practise Justifikasi Penggunaan

APO05.01

Menetapkan sasaran sekumpulan investasi

Tidak termasuk dalam cakupan topik dan merupakah wewenang pihak internal organisasi untuk menetapkan sasaran investasi TI.

Tidak Digunakan

APO05.02

Menentukan ketersediaan dan sumber dana

Menentukkan ketersedian sumber dana tidak termasuk dalam cakupan topik untuk melakukan prioritasi dan pengelolaan aplikasi portfolio. Sumber dana ditentukan oleh pihak internal organisasi yang bergantung pada anggaran yang dialokasikan untuk investasi TI.

Tidak Digunakan

APO05.03

Mengevaluasi dan memilih program untuk didanai

Proses diperlukan karena dalam menentukan prioritasi aplikasi portfolio dibutuhkan pendataan dan pemilihan aplikasi yang disesuaikan dengan kriteria penilaian yang telah ditentukan.

Digunakan

APO05.04

Memantau, mengoptimalkan dan melaporkan kinerja portfolio investasi

Proses ini diperlukan karena dalam menentukan prioritasi aplikasi portfolio dibutuhkan proses pengoptimalan dan pemantauan kinerja dari portfolio investasi tersebut.

Digunakan

APO05.05 Memelihara portfolio

Proses diperlukan karena dalam menentukan prioritasi aplikasi harus dilakukan tahapan pemeliharaan portfolio yang masih aktif.

Digunakan

APO05.06

Mengelola pencapaian yang memberi manfaat atau keuntungan

Tidak termasuk kedalam cakupan topik karena tidak menyangkut prioritasi portfolio aktif. Hal ini juga dikelola oleh bagian internal untuk mengetahui ketercapaian manfaat yang diberikan.

Tidak Digunakan

(8)

8

2.2 Mapping Kontrol

Mapping control adalah sebuah pendefinisan dari masing-masing proses dan key management practices dalam standard tersebut untuk memetakan setiap aktivitas dan kontrol aktivitasnya.

Key Management Practise Aktivitas Control

APO05.03 Mengevaluasi dan memilih program untuk didanai.

Menentukan calon program yang harus dipindahkan ke portfolio investasi yang aktif.

Detective

APO05.04

Memantau,

mengoptimalkan dan melaporkan kinerja portfolio investasi.

Ketika perubahan terjadi, evaluasi

kembali dan

prioritaskan kembali portfolio untuk memastikan bahwa portfolio sejalan dengan strategi bisnis

Corrective

Memberikan laporan manajemen untuk tinjauan manajemen senior pada kemajuan perusahaan terhadap identifikasi tujuan, menyatakan apa yang masih perlu

dikerjakan dan dicapai selama waktu tertentu

Corrective

APO05.05 Memelihara portfolio

Membuat dan

memelihara portfolio dari investasi

program, layanan TI dan aset TI, yang membentuk dasar untuk anggaran TI saat ini dan

mendukung rencana taktis dan strategis TI

Preventive

(9)

9

setiap aktivitas yang ada di dalamnya merujuk berdasarkan COBIT 5 APO05. Penentuan jenis-jenis dokumen yang akan dibuat berdasarkan key management practices dan aktivitas- aktivitas yang ada di dalamnya. Mapping documents juga digunakan sebagai acuan dokumen apa saja yang akan dibuat dalam pembuatan dokumen tata kelola ini. Berikut ini adalah tipe- tipe dokumen yang akan dibuat berdasarkan key management practices dan aktivitas yang ada di dalam COBIT5.

Kebijakan ID Prosedur Nama Prosedur ID Formulir Nama Formulir

Kebijakan Pendataan dan Prioritasi Portfolio

PR-APO05- 03.01

Prosedur Pendataan Portolio Aktif

FR-APO05- 03.01A

Formulir Pendataan Portfolio FR-APO05-

03.01B

Formulir Pendataan Portfolio Aktif

PR-APO05- 03.02

Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif

FR-APO05- 03.02A

Formulir Prioritasi

Portfolio Aspek Strategis

FR-APO05- 03.02B

Formulir Prioritasi

Portfolio Aspek Teknis

FR-APO05- 03.02C

Formulir Prioritasi Portfolio Final Kebijakan

Monitoring Kinerja dan Laporan

Portfolio

PR-APO05- 04.01

Prosedur Monitoring

Portfolio Aktif FR-APO05- 04.01

Formulir Monitoring Portfolio Aktif

Kebijakan Perubahan Portfolio Aktif

PR-APO05- 04.02

Prosedur Perubahan Portfolio

FR-APO05- 04.02

Formulir Perubahan Portfolio FR-APO05-

04.04

Formulir Pengajuan Portfolio Baru FR-APO05-

03.02A

Formulir Prioritasi

Portfolio Aspek

(10)

10

Strategis

FR-APO05- 03.02B

Formulir Prioritasi

Portfolio Aspek Teknis

FR-APO05- 03.02C

Formulir Prioritasi Portfolio Final Kebijakan

Monitoring Kinerja dan Laporan

Portfolio

PR-APO05- 04.03

Prosedur Laporan Portfolio

FR-APO05- 04.03

Formulir Laporan Portfolio

Kebijakan Pemeliharaan

Portfolio Aktif PR-APO05- 05.01

Prosedur Pemeliharaan Portfolio Aktif

FR-APO05- 05.01

Formulir Pemeliharaan Portfolio Aktif FR-APO05-

05.02

Formulir Penghapusan Portfolio

(11)

11

KEBIJAKAN

APPENDIX 1

(12)

12

KB-APO05-03: PENDATAAN DAN PRIORITASI PORTFOLIO

AKTIF

LEMBAR PENGESAHAN

Judul Dokumen : KEBIJAKAN PENDATAAN DAN PRIORITASI PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : KB-APO05-03

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

NO. JUMLAH EKSEMPLAR TUJUAN DISTRIBUSI

Dengan menandatangani kolom di bawah, seluruh pihak menyetujui seluruh syarat dan ketentuan yang dituliskan pada persetujuan ini

DIBUAT OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan Jabatan

Tanggal : ………. Tanggal : ……….

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

KEBIJAKAN

(13)

13

RIWAYAT PERUBAHAN No

Rilis

No.

Revisi Halaman T,M, X * Deskripsi Perubahan Tanggal Perubahan

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

KEBIJAKAN

(14)

14

1. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat bertujuan untuk memberikan aturan terhadap aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pendataan dan prioritasi portfolio aktif serta formulir-formulir yang dibuat agar semua formulir yang dibuat sama dan seragam.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pada APO05-03 yaitu tentang pendataan portfolio aktif yang dimiliki oleh sebuah organisasi.

3. KEBIJAKAN

Kebijakan dari pimpinan mengenai pendataan dan prioritasi portfolio aktif adalah:

- Harus terdapat pendataan mengenai portfolio aplikasi yang dilakukan setiap awal semester

- Pendataan portfolio aplikasi harus berisi seluruh aplikasi yang dimiliki oleh Jurusan Sistem Informasi, baik aplikasi yang masih berjalan atau digunakan maupun aplikasi yang sudah tidak digunakan

- Pendataan portfolio aplikasi yang berisi seluruh aplikasi harus dituliskan secara rinci, darimana asal aplikasi, penanggung jawab aplikasi, infrastruktur pendukung, biaya pengadaan, biaya pemeliharaan, kondisi terkini dari aplikasi.

- Harus terdapat prosedur yang akan dijadikan acuan dalam pendataan portfolio aplikasi pada Jurusan Sistem Informasi.

- Dalam prosedur pendataan portfolio harus dicantumkan tujuan, indikator kerja, dan ukuran dari pembuatan portfolio tersebut.

- Pendataan portfolio dilakukan dengan mengisi formulir pendataan portfolio dan formulir pendataan portfolio aktif.

- Dalam formulir portfolio nomor portfolio harus ditulis secara urut dan dibedakan apakah aplikasi tersebut masih berjalan atau sudah tidak digunakan lagi.

- Setelah memiliki daftar portfolio aplikasi aktif dan tidak aktif, harus dilakukan prioritasi portfolio.

- Prioritasi portfolio dibuat untuk aplikasi yang masih aktif digunakan di jurusan Sistem Informasi.

- Didalam dokumen prioritasi portfolio aktif harus dicantumkan secara rinci mengenai aspek strategis dari sisi financial, sisi technical, sisi risiko, dan sisi management serta aspek teknis dari sisi technical, sisi risiko, dan sisi benefit.

- Dalam prosedur prioritasi portfolio harus dicantumkan tujuan, indikator kerja, dan ukuran dari pembuatan portfolio tersebut.

- Prioritasi portfolio dilakukan dengan mengisi formulir prioritasi portfolio aktif.

KEBIJAKAN

(15)

15

KB-APO05-04.01: MONITORING KINERJA DAN LAPORAN PORTFOLIO AKTIF

Judul Dokumen : KEBIJAKAN MONITORING KINERJA DAN LAPORAN PORTFOLIO AKTIF

Nomor Dokumen : KB-APO05-04.01 Rilis : 00

Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jabatan Jabatan

Tanggal : ………. Tanggal : ……….

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

N

(16)

16

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

KEBIJAKAN

(17)

17

1. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat bertujuan untuk memberikan aturan terhadap aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan monitoring kinerja portfolio aktif serta formulir-formulir yang dibuat agar semua formulir yang dibuat sama dan seragam.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pada APO05-04 yaitu tentang kegiatan monitoring dari kinerja portfolio yang masih aktif atau digunakan oleh organisasi

3. KEBIJAKAN

Kebijakan dari pimpinan mengenai monitoring kinerja dan laporan portfolio aktif adalah:

- Portfolio yang masih aktif harus dikumpulkan menjadi satu kesatuan dalam kurun waktu 3 bulan sekali.

- Sekretaris Jurusan harus membuat formulir monitoring yang akan digunakan untuk menilai dan mengevaluasi portfolio aktif.

- Didalam formulir monitoring harus terdapat konten kapan tanggal dilakukannya monitoring portfolio aktif, nama portfolio apa yang dimonitoring, dan siapa yang bertanggung jawab atas dilakukannya monitoring portfolio tersebut.

- Hasil formulir monitoring dikumpulkan jadi satu kesatuan dokumen dan akan dilakukan pelaporan dari bagian akademik ke Sekretaris Jurusan.

- Sekretaris Jurusan harus melakukan verifikasi terhadap dokumen pelaporan tersebut, yang harus tercantum dalam data verifikasi adalah tanggal dilakukannya verifikasi, hasil kesepakatan pelaporan portfolio aktif, dan siapa yang bertanggung jawab atas pelaporan portfolio aktif.

- Dokumen verifikasi portfolio aktif akan diserahkan ke Ketua Jurusan dan mendaptkan persetujuan dari Ketua Jurusan Sistem Informasi.

- Dokumen pelaporan akan disalurkan kepada LPTSI ITS bagian Koordinator Pusat Pengembangan Sistem Informasi guna untuk memonitoring aplikasi apa saja yang masih ada dan digunakan secara maksimal di jurusan Sistem Informasi.

N

(18)

18

KB-APO05-04.02: PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF

Judul Dokumen : KEBIJAKAN PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : KB-APO05-04.02

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jabatan Jabatan

Tanggal : ………. Tanggal : ……….

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

KEBIJAKAN

(19)

19

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

N

(20)

20

1. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat bertujuan untuk memberikan aturan terhadap aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan perubahan portfolio aktif serta formulir-formulir yang dibuat agar semua formulir yang dibuat sama dan seragam.

2. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pada APO05-04 yaitu tentang adanya kegiatan perubahan portfolio aktif jika portfolio tersebut sudah mencapai value yang diinginkan organisasi atau jika portfolio tersebut tidak sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.

3. KEBIJAKAN

Kebijakan dari pimpinan mengenai perubahan portfolio aktif adalah:

- Dari data portfolio aktif yang dimiliki jurusan Sistem Informasi dapat dilakukan perubahan portfolio aktif setiap 1 tahun sekali yang harus dilakukan dalam rentan waktu di bulan Desember.

- Untuk pengajuan portfolio baru, harus diajukan minimal sebulan sebelum dilakukannya perubahan portfolio dengan mengisi formulir pengajuan portfolio aplikasi.

- Perubahan portfolio dapat dilakukan dengan mengisi formulir perubahan portfolio aktif.

- Yang dapat mengisi formulir perubahan portfolio aktif adalah dosen jurusan Sistem Informasi yang kemudian akan direkapitulasi oleh bagian Akademik.

- Hasil rekapitulasi harus diberikan kepada Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi jurusan Sistem Informasi.

- Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan memeriksa dan menyetujui hasil perubahan dan saran portfolio dari rekapitulasi yang didapatkan.

KEBIJAKAN

(21)

21

KB-APO05-05: PEMELIHARAAN PORTFOLIO AKTIF

Judul Dokumen : KEBIJAKAN PEMELIHARAAN PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : KB-APO05-04

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jabatan Jabatan

Tanggal : ………. Tanggal : ……….

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

N

(22)

22

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

KEBIJAKAN

(23)

23

4. TUJUAN

Kebijakan ini dibuat bertujuan untuk memberikan aturan terhadap aktivitas-aktivitas yang berkaitan dengan pemeliharaan portfolio aktif serta formulir-formulir yang dibuat agar semua formulir yang dibuat sama dan seragam.

5. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari kebijakan ini adalah pada APO05-05 yaitu tentang kegiatan pemeliharaan portfolio yang masih aktif atau digunakan oleh organisasi guna memastikan bahwa portfolio masih sesuai dengan kebutuhan dan tujuan dari organisasi tersebut.

6. KEBIJAKAN

Kebijakan dari pimpinan mengenai pemeliharaan portfolio aktif adalah:

- Pemeliharaan portfolio aplikasi dilakukan berkala dan harus dilakukan pengecekan setiap kurun waktu satu bulan.

- Portfolio yang dimaksudkan dalam hal ini adalah seluruh portfolio yang berkaitan dengan aplikasi yang terdapat di Jurusan Sistem informasi.

- Dalam melakukan pemeliharaan portfolio sebelumnya harus terdapat dokumen portfolio aktif, dokumen monitoring portfolio, dokumen perubahan portfolio.

- Dalam melakukan pemeliharaan, diharuskan untuk melakukan pengisian pada formulir pemeliharaan portfolio.

- Pemeliharaan portfolio didasarkan pada dokumen monitoring portfolio yang masih berjalan.

- Dokumen validasi pemeliharaan harus terdapat nomor dokumen yang runtun.

- Dalam formulir pemeliharaan portfolio aktif, nomor portfolio harus ditulis secara urut berdasarkan alur penggunaan.

N

(24)

PROSEDUR

APPENDIX 2

(25)

7

Judul Dokumen : PROSEDUR PENDATAAN PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-03.01

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH

Jabatan ISM Jabatan CISO Jabatan CEO

Tanggal : ………. Tanggal : ………. Tanggal : ……….

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

(26)

8

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(27)

9

1. DESKRIPSI PROSES

Prosedur Pendataan Portfolio Aktif ini berfokus pada pendataan terhadap portfolio yang masih aktif dan memisahkan dengan yang tidak aktif guna mempermudah proses pencarian saat dibutuhkan.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses pendataan portfolio Aktif yaitu sebagai berikut:

 ISO/IEC 20000: Management responsibilty

 4.0 Planning and implementing service management

 5.0 Planning and implementing new or changed services

 ITIL V3 2011 Service Portfolio Management

 Skills Framework for the Information Age (SFIA)

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses pendataan portfolio adalah sebagai berikut:

TUJUAN INDIKATOR KINERJA UKURAN

Melakukan pendataan portfolio

Tanggal validasi -

Kegiatannya masih dilakukan Jumlah kegiatan yang aktif dilakukan

Aset yang masih ada Jumlah kehilangan aset Jumlah aset yang rusak Layanan masih berlangsung Jumlah layanan tersedia

Jumlah layanan yang tidak tersedia

4. MASUKAN

Berikut input dalam proses pendataan portfolio adalah sebagai berikut :

Institut Teknologi Sepuluh Nopember PROSEDUR PENDATAAN PORTFOLIO AKTIF

PS-APO05-03.01

NO RILIS : NO REVISI : PENGELOLAAN PORTFOLIO TANGGAL TERBIT :

(28)

10

 Dokumen portfolio tahun – tahun sebelumnya

 Daftar aset yang masih aktif

 Daftar layanan yang masih aktif

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses pendataan portfolio adalah sebagai berikut:

 Dokumen Portfolio yang masih aktif diperbarui dengan program, layanan dan aset yang belum dihapus

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses pendataan portfolio yaitu sebagai berikut:

 Laptop

 Alat Tulis + Kertas

 Mesin pencetak (Printer)

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses pendataan portfolio adalah sebagai berikut : 1. Kepala Jurusan menunjuk PIC untuk bertanggung jawab dalam mengumpulkan portfolio

dari tahun-tahun sebelumnya.

PIC terdiri dari Bagian Akademik, Admin Laboratorium, IT Operation, dan Pustakawan.

Tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing PIC adalah sebagai berikut:

 Bagian Akademik mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis aplikasi sistem absensi dan aplikasi repository KP.

 Bagian Akademik dan Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi SIM TA dan proses bisnis aplikasi WIKI JSI.

 Bagian IT Operation mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis sistem aplikasi tiket keluhan JSI.

 Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi khusus lab ADDI dan RDIB.

 Pustakawan mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi ruang baca JSI.

2. Setelah portfolio terkumpul, masing-masing PIC memberikan portfolio tersebut kepada bagian Head Development dan IT Operation.

3. Head Development dan IT Operations bertugas mencari dan memutuskan apakah portfolio tersebut masih aktif atau tidak dengan mengacu pada pengisian formulir pendataan portfolio aktif.

(29)

11

portfolio yang masih aktif.

5. Bagian akademik menyerahkan daftar portfolio yang masih aktif kepada Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi untuk mendapatkan pertimbangan dan persetujuan atas portfolio yang masih aktif.

6. Sekretaris Prodi menyerahkan dokumen persetujuan portfolio yang masih aktif kepada Bagian Akademik.

7. Bagian Akademik membuat dokumen portfolio aktif.

(30)

12

PIC BA ITO HD KP SP

Mengumpul kan portfolio dari tahun-

tahun sebelumnya

memberikan portfolio

mencari dan memutuskan apakah portfolio tersebut masih aktif atau

tidak

pertimbangan dan persetujuan atas portfolio yang masih aktif.

menyerahkan dokumen persetujuan portfolio yang

masih aktif mengumpul

kan hasil dari pengelompo

kan portfolio yang masih

aktif

menyerahka n daftar portfolio yang masih

aktif

membuat dokumen portfolio aktif

(31)

13

8. PELAKU

Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses pendataan portfolio beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:

Jabatan Peran

Ketua Program Studi SI (KP) Accountable Sekretaris Program Studi SI (SP) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible

PIC Responsible

Head Development (HD) Consulted IT Operation (ITO) Consulted

(32)

14

PS-APO05-03.02: Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif

Judul Dokumen : PROSEDUR PRIORITASI PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-03.02

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

(33)

15

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(34)

16

1. DESKRIPSI PROSES

Prosedur Prioritasi Portfolio Aktif ini berfokus pada prioritasi portfolio yang masih aktif dengan cara menentukan terlebih dahulu kandidat program portfolio yang masih dapat digolongkan sebagai portfolio aktif kemudian diurutkan sesuai dengan aspek teknis dan aspek strategis.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses prioritasi portfolio Aktif yaitu sebagai berikut:

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses prioritasi portfolio adalah sebagai berikut:

Melakukan prioritasi portfolio

Tanggal validasi -

Kegiatannya masih dilakukan Jumlah kegiatan yang aktif dilakukan

Portfolio yang masih ada

Jumlah kehilangan portfolio

Jumlah portfolio yang rusak

aplikasi masih berjalan

Jumlah aplikasi yang masih tersedia

Jumlah aplikasi yang tidak tersedia

Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember PROSEDUR PRIORITASI PORTFOLIO AKTIF

PS-APO05-03.02

(35)

17

4. MASUKAN

Berikut input dalam proses prioritasi portfolio adalah sebagai berikut :

 Dokumen portfolio tahun – tahun sebelumnya

 Daftar aset yang masih aktif

 Daftar layanan yang masih aktif

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses prioritasi portfolio aktif adalah sebagai berikut:

 Dokumen Portfolio yang masih aktif yang telah diurutkan/ diprioritaskan sesuai dengan aspek strategis dan aspek teknis

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses prioritasi portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

 Laptop

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses prioritasi portfolio aktif adalah sebagai berikut :

1. Bagian Akademik melakukan pengumpulan data dari dokumen portfolio aktif.

2. Bagian akademik menyerahkan dokumen portfolio aktif kepada Sekretaris Jurusan.

3. Sekretaris Jurusan akan melakukan penyaringan input terhadap aplikasi yang terdaftar pada portfolio aktif.

4. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan penilaian aspek strategis dari segi financial, risiko, technical, dan management dengan mengisi formulir prioritasi portfolio bagian aspek strategis.

5. Setelah dilakukan penilaian aspek strategis, Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan mendapatkan hasil prioritasi pertama terhadap portfolio aktif.

6. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan prioritasi kedua dengan penilaian aspek teknis dari segi technical, risiko, dan benefit yang dilakukan dengan mengisi formulir prioritasi portfolio bagian aspek teknis.

7. Setelah dilakukan penilaian aspek teknis maka Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan memperoleh prioritasi portfolio aplikasi kedua yang merupakan prioritasi final untuk portfolio aktif.

8. Sekretaris Jurusan melakukan rekapitulasi terhadap prioritasi final portfolio aktif.

9. Sekretaris Jurusan menyerahkan rekapitulasi final prioritasi portfolio aktif kepada Ketua Jurusan.

(36)

18

10. Ketua Jurusan menyetujui hasil rekapitulasi terhadap prioritasi portfolio aktif.

11. Ketua jurusan menyerahkan hasil dari prioritasi portfolio aktif kepada Bagian Akademik.

12. Bagian akademik akan menyerahkan ke Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi agar mengetahui hasil prioritasi dari portfolio aktif.

13. Bagian akademik membuat dokumentasi dari hasil prioritasi portfolio aktif.

(37)

19

PIC BA KJ SJ KP SP

mengumpulka n data dari

dokumen portfolio aktif

menyerahkan dokumen portfolio aktif

menyaring input terhadap aplikasi yang terdaftar pada

portfolio aktif

menilai aspek strategis dari segi financial, risiko, technical, dan

management

melakukan rekapitulasi terhadap prioritasi portfolio aktif melakukan prioritasi pertama

terhadap portfolio aktif

menilai aspek teknis dari segi technical, risiko, dan benefit

Membuat prioritasi final untuk portfolio aktif

menyetujui hasil rekapitulasi

terhadap prioritasi portfolio aktif

menyerahkan hasil dari prioritasi portfolio aktif Menyerahkan

hasil prioritasi dari portfolio

aktif mengetahui hasil prioritasi dari portfolio

aktif membuat

dokumentasi dari hasil prioritasi portfolio aktif

(38)

20

8. PELAKU

Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses pendataan portfolio beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:

Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jususan SI (SJ) Accountable Ketua Program Studi SI (KP) Accountable Sekretaris Program Studi SI (SP) Accountable

PIC Consulted

Bagian Akademik (BA) Responsible

(39)

21

Aktif

Judul Dokumen : PROSEDUR MONITORING KINERJA PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-04.01

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

(40)

22

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(41)

23

1. DESKRIPSI PROSES

Prosedur Monitoring Kinerja Portfolio Aktif ini berfokus pada Memantau kinerja portfolio yang sudah digolongkan menjadi portfolio aktif sehingga ada penilaian yang dapat diberikan dalam kurun waktu tertentu.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses monitoring kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:

Melakukan monitoring kinerja portfolio aktif

Realisasi kegiatan yang ada dalam portfolio

Jumlah portfolio yang aktif dijalankan

4. MASUKAN

Berikut input dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :

 Dokumen portfolio yang masih aktif

 Visi Misi Perusahaan

 Rencana jangka panjang perusahaan

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

PROSEDUR MONITORING KINERJA PORTFOLIO AKTIF

PS-APO05-04.01

(42)

24

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:

 Hasil penilaian kinerja portfolio aktif

 Usulan berkaitan dengan apa yang harus dilakukan terhadap portfolio

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses monitoring kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

 Laptop

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :

1. Kepala Jurusan menunjuk PIC untuk bertanggung jawab dalam mengelompokkan portfolio aktif berdasar pada penanggung jawab, aktivitas bisnis, dan aset.

PIC terdiri dari Bagian Akademik, Admin Laboratorium, IT Operation, dan Pustakawan.

Tugas yang harus dilakukan oleh masing-masing PIC adalah sebagai berikut:

 Bagian Akademik mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis aplikasi sistem absensi dan aplikasi repository KP.

 Bagian Akademik dan Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang terkait dengan proses bisnis sistem aplikasi SIM TA dan proses bisnis aplikasi WIKI JSI.

 Bagian IT Operation mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis sistem aplikasi tiket keluhan JSI.

 Admin Laboratorium mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi khusus lab ADDI dan RDIB.

 Pustakawan mengumpulkan portfolio yang berkaitan dengan proses bisnis aplikasi ruang baca JSI.

2. Setelah portfolio terkumpul, masing-masing PIC memberikan portfolio tersebut kepada Sekretaris Jurusan.

3. Sekretaris Jurusan membuat kerangka penilaian untuk melakukan penilaian berdasarkan kategori.

4. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan penilaian terhadap keseluruhan portfolio yang masih aktif dengan mengisi formulir monitoring portfolio aktif.

5. Ketua Jurusan bertanggung jawab untuk memberikan keputusan terhadap hasil penilaian portfolio yang masih aktif. Apa yang akan dilakukan bergantung pada keputusannya sehingga penilaian harus benar – benar obyektif.

6. Hasil keputusan dari Ketua Jurusan akan diberikan kepada Bagian Akademik.

(43)

25

stakeholder lainnya melalui dokumen.

PIC BA KJ SJ

mengelompokkan portfolio aktif berdasar pada penanggung jawab, aktivitas bisnis, dan aset.

memberikan portfolio

membuat kerangka penilaian untuk

melakukan penilaian berdasarkan

kategori.

melakukan penilaian terhadap keseluruhan portfolio yang masih

aktif.

menginformasi kan hasil keputusan

tersebut kepada seluruh

stakeholder lainnya

memberikan keputusan terhadap hasil

penilaian portfolio yang

masih aktif

Memberikan hasil keputusan

(44)

26

8. PELAKU

Pelaku yang terlibat dalam jalannya proses monitoring kinerja portfolio aktif beserta perannya yang ada dalam diagram RACI (Responsible, Accountable, Consulted dan Informed) yaitu sebagai berikut:

Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible

PIC Responsible

(45)

27

Judul Dokumen : PROSEDUR PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF Nomor Dokumen : PS-APO05-04.02

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

(46)

28

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(47)

29

1. DESKRIPSI PROSES

Prosedur Perubahan Portfolio Aktif ini berfokus pada Mengevaluasi dan Memprioritaskan ulang portfolio aktif yang sudah ada sebelumnya saat terjadi perubahan-perubahan khusus.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses perubahan portfolio aktif adalah sebagai berikut:

Melakukan perubahan portfolio aktif dengan cara evaluasi dan prioritasi ulang

Portfolio aktif yang masih berjalan

Jumlah portfolio aktif yang berjalan

Portfolio yang berjalan sesuai dengan manfaat dan tujuan

Jumlah portfolio yang sesuai dengan manfaat dan tujuan

4. MASUKAN

Berikut input dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :

 Usulan portfolio aktif yang baru

 Rencana jangka panjang perusahaan

Institut Teknologi Sepuluh Nopember PROSEDUR PERUBAHAN PORTFOLIO AKTIF

PS-APO05-04.02

(48)

30

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses monitoring kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:

 Hasil penilaian kinerja portfolio aktif yang baru

 Usulan berkaitan dengan apa yang harus dilakukan terhadap portfolio

 Prioritasi dan evaluasi ulang terhadap portfolio yang ada sebelumnya

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

 Laptop

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses perubahan portfolio aktif adalah sebagai berikut :

1. Bagian Akademik menyediakan formulir perubahan portfolio aktif setiap akhir tahun (Bulan Desember).

2. Bagian Akademik membagikan formulir perubahan portfolio aktif kepada para civitas akademik.

3. Civitas Akademik mengisi formulir perubahan portfolio aktif yang sudah ada.

4. Hasil formulir perubahan portfolio aktif dikumpulkan dan direkapituliasi oleh Bagian Akademik (evalusi dapat berupa pengajuan portfolio baru).

5. Bagian Akademik memberikan hasil rekapitulasi formulir perubahan portfolio aktif kepada bagian Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi.

6. Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi menyetujui hasil formulir perubahan portfolio agar dapat diajukan ke Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.

7. Hasil persetujuan tersebut diberikan kepada Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.

8. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan melakukan peninjauan dan pertimbangan ulang apabila terdapat usulan portfolio baru dari Civitas Akademik.

9. Hasil tinjauan dan pertimbangan ulang akan disepakati oleh Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.

10. Hasil kesepakatan tersebut akan diberikan kepada Bagian Akademik.

11. Bagian Akademik membuatkan dokumen update portfolio aktif.

12. Dokumen update portfolio aktif yang dipegang oleh Bagian Akademik akan diberikan kepada Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan.

13. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan menentukan ulang prioritasi portfolio aktif yang telah diupdate dengan menggunakan pengisian formulir prioritasi portfolio.

(49)

31

tersebut.

15. Hasil prioritasi ulang akan diberikan ke Bagian Akademik untuk dibuatkan dokumen update prioritasi portfolio aktif.

16. Hasil dokumen update prioritasi portfolio aktif dari Bagian Akademik akan diberikan kepada Ketua Prodi dan Sekretaris Prodi agar mengetahui prioritasi yang baru untuk portfolio aktif.

(50)

32

BA D KP SP KJ SJ

menyediakan formulir perubahan portfolio aktif

setiap akhir tahun

membagikan formulir perubahan portfolio aktif

kepada para civitas akademik

mengisi formulir perubahan portfolio aktif

yang sudah ada

mengisi formulir perubahan portfolio aktif

yang sudah ada

memberikan hasil rekapitulasi

formulir perubahan portfolio aktif

menyetujui hasil formulir perubahan portfolio

Memberikan hasil persetujuan

melakukan peninjauan dan pertimbangan ulang apabila terdapat

usulan portfolio baru dari Civitas Akademik

Menyepakati hasil tinjauan dan pertimbangan ulang

Memberikan hasil kesepakatan membuatkan

dokumen update portfolio

aktif.

Memberikan dokumen portfolio aktif

menentukan ulang prioritasi portfolio aktif yang telah diupdate.

(51)

33

8. PELAKU

Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible Ketua Program Studi (KP) Consulted Sekretaris Program Studi (SP) Consulted Civitas Akademika (D) Informed

menyetujui prioritasi ulang dari portfolio aktif

memberikan prioritasi ulang dari portfolio aktif untuk dibuatkan dokumen update prioritasi portfolio

aktif.

memberikan hasil update prioritasi portfolio aktif

(52)

34

PS-APO05-04.03: Prosedur Laporan Portfolio

Judul Dokumen : PROSEDUR LAPORAN PORTFOLIO Nomor Dokumen : PS-APO05-04.03

Rilis : 00 Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

(53)

35

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(54)

36

1. DESKRIPSI PROSES

Prosedur Laporan Portfolio Aktif ini berfokus pada pembuatan laporan yang berkaitan dengan dokumen portfolio, dokumen prioritasi portfolio, dokumen monitoring portfolio, dan dokumen pemeliharaan portfolio.

2. STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses pembuatan laporan portfolio adalah sebagai berikut:

Melakukan pelaporan dan pendataan untuk dokumen- dokumen portfolio secara lengkap

Kelengkapan dokumen- dokumen portfolio yang telah dibuat

Jumlah dokumen portfolio

4. MASUKAN

Berikut input dalam proses pembuatan laporan kinerja portfolio adalah sebagai berikut :

 Dokumen prioritas portfolio

 Dokumen monitoring portfolio

 Dokumen pemeliharaan portfolio

Jurusan Sistem Informasi Institut Teknologi Sepuluh Nopember

PROSEDUR LAPORAN PORTFOLIO

PS-APO05-04.03

(55)

37

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses pembuatan laporan kinerja portfolio adalah sebagai berikut:

 Dokumen pelaporan dari portfolio-portfolio yang sudah dikumpulkan menjadi satu.

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses perubahan portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

 Laptop

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses pembuatan laporan portfolio adalah sebagai berikut :

1. Bagian Akademik mengumpulkan dokumen-dokumen terkait portfolio aktif dan formulirnya dari setiap bagian yang bertanggung jawab / PIC masing-masing portfolio aplikasi.

2. Bagian Akademik akan melakukan pengecekan kembali bahwa seluruh dokumen telah terisi dan sesuai.

3. Bagian Akademik akan menggabungkan seluruh dokumen yang sudah sesuai setelah dilakukan cek.

4. Bagian Akademik membentuk gabungan dokumen menjadi laporan yang akan diserahkan kepada Sekretaris Jurusan untuk di verifikasi.

5. Ketua Jurusan dan Sekretaris Jurusan akan meninjau dan melakukan persetujuan terhadap laporan portfolio.

6. Hasil kesepakatan tersebut akan diberikan kepada Bagian Akademik untuk dibuatkan dokumen update portfolio aktif.

7. Bagian Akademik akan menyampaikan hasil laporan portfolio kepada seluruh civitas akademik dan kepada LPTSI bagian Koordinator Pusat Pengembangan Sistem Informasi.

(56)

38

BA KJ SJ D LPTSI

mengumpulkan dokumen- dokumen terkait

portfolio aktif dan formulirnya

dari setiap bagian yang bertanggung

jawab.

melakukan pengecekan kembali bahwa

seluruh dokumen telah

terisi dan sesuai.

menggabungka n seluruh dokumen yang

sudah sesuai setelah di cek.

membentuk gabungan dokumen menjadi laporan

meninjau dan melakukan persetujuan terhadap laporan portfolio.

Memberikan hasil kesepakatan menyampaikan

hasil laporan portfolio.

memberikan hasil update prioritasi portfolio aktif

(57)

39

8. PELAKU

Ketua Jurusan SI (KJ) Accountable Sekretaris Jurusan SI (SJ) Accountable Bagian Akademik (BA) Responsible Civitas Akademika (D) Informed LPTSI bagian Koordinator Pusat

Pengembangan Sistem Informasi (LPTSI)

Informed

(58)

40

PS-APO05-05.01: Prosedur Pemeliharaan Portfolio Aktif

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Judul Dokumen : PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJA PORTFOLIO AKTIF

Nomor Dokumen : PS-APO05-05.01 Rilis : 00

Revisi : 00

HISTORI DISTRIBUSI

(59)

41

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

Rilis

No.

Keterangan:

 T: Penambahan

 M : Modifikasi

 X : Penghapusan

(60)

42

1.

DESKRIPSI PROSES

Prosedur Pemeliharaan Kinerja Portfolio Aktif ini berfokus pada memelihara portfolio investasi serta proyek IT Services dan IT Aset yang masih aktif.

2.

STANDAR YANG BERLAKU

Berikut ini merupakan standar yang digunakan dalam menjalankan proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

3. TUJUAN DAN INDIKATOR KERJA

Indikator yang digunakan dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:

Melakukan pemeliharaan kinerja portfolio aktif

Aplikasi yang sesuai dengan strategi bisnis

Jumlah aplikasi yang sesuai dengan bisnis Aset yang digunakan

mempunyai nilai untuk mencapai tujuan organisasi

Jumlah aset yang

berguna untuk

mencapai tujuan aplikasi yang ada

memberikan benefit

Jumlah aplikasi yang bermanfaat

Adanya evaluasi rutin terhadap portfolio aktif

Jumlah portfolio aktif

Jurusan Sistem Informasi

Institut Teknologi Sepuluh Nopember

PROSEDUR PEMELIHARAAN KINERJA PORTFOLIO AKTIF

PS-APO05-05.01

(61)

43

Berikut input dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :

 Komunikasi program pensiun dan akuntabilitas yang sedang berlangsung

 Memperbarui service portfolio

 Dokumen portfolio dan hasil penilaian portfolio

5. KELUARAN

Berikut output dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut:

 Portfolio diperbarui dengan program, layanan dan aset

 Hasil evaluasi selama 1 periode tahun anggaran

6. PERALATAN DAN PERLENGKAPAN

Alat yang diperlukan selama proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif yaitu sebagai berikut:

 Laptop

7. AKTIVITAS

Berikut terdapat beberapa aktivitas dalam proses pemeliharaan kinerja portfolio aktif adalah sebagai berikut :

1. Ketua jurusan mengusulkan program aplikasi baru yang belum terdapat pada dokumen portfolio aktif ke dalam portfolio.

2. Ketua jurusan dan Sekretaris jurusan membuat anggaran dasar untuk pengembangan dan pemeliharaan aplikasi aktif jurusan Sistem Informasi.

3. Sekretaris Jurusan melakukan pengecekan ketersesuaian isi dari portfolio aktif setiap 6 bulan sekali.

4. Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, dan Admin Laboratorium bekerja sama untuk menjaga portfolio aktif dan melakukan prioritasi terhadap portfolio-portfolio aktif untuk mendukung keputusan investasi aplikasi TI.

5. Sekretaris Jurusan membuat usulan mengenai status portfolio aktif sesuai dengan manfaat yang diinginkan oleh jurusan, ketercapaian tujuan mana yang berhasil dan mana yang gagal, serta melakukan penghentian penggunaan isi dari portfolio yang telah gagal diimplementasikan.

6. Usulan dari Sekretaris Jurusan akan diberikan kepada Admin laboratorium.

7. Admin Laboratorium melakukan pengecekan terhadap ketercapaian manfaat dan tujuan dari aplikasi terkait yang terdapat dalam portfolio aktif.

8. Admin Laboratorium melakukan penghapusan melakukan penghapusan isi portfolio aktif yang isinya gagal dijalankan.

(62)

44

9. Admin Laboratorium memberikan hasil pengecekan kepada Kepala Jurusan.

10. Kepala Jurusan melakukan persetujuan terhadap usulan pemeliharaan portfolio aktif yang diberikan oleh Admin Laboratorium dan Sekretaris Jurusan.