1. Perusahaan tidak melakukan kontrol dengan baik terhadap hutang uang muka konsumen (piutang tak tertagih).
Kondisi
Perusahaan tidak melakukan kontrol dengan baik terhadap konsumen yang belum melunasi pembayaran atas hutang uang muka atas pembelian rumah secara kredit. Banyak konsumen yang melakukan hal demikian dan dari pihak perusahan bagian yang bertugas dan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan piutang tak tertagih ini adalah bagian administrasi konsumen. Hal ini disebabkan karena bagian marketing melakukan tindakan penyimpangan dari prosedur penjualan kredit ini yaitu bagian marketing menyetujui untuk melaksanakan akad kredit sebelum konsumen tersebut melakukan pembayaran terhadap pelunasan uang muka.
Kriteria
Perusahaan telah menetapkan prosedur dan kebijakan atas pelunasan uang muka konsumen yang harus dipatuhi oleh setiap konsumen yang secara tertulis tercantum di dalam form SPR. Sebelum konsumen melunasi angsuran pembayaran uang muka, maka tidak akan dilaksanakan proses akad kredit bersama dengan pihak Bank dan Notaris. Kaitan dengan komponen pengendalian internal yaitu pemantauan yang merupakan bagaimana proses kualitas kinerja manajemen perusahaan sepanjang waktu. Selain itu, penaksiran risiko yang merupakan identifikasi, analisis dan bagaimana
manajemen di dalam suatu perusahaan itu dapat mengelola risiko atau kendala permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan.
Sebab
Penyebab dari kurangnya perusahaan melakukan pengendalian atas konsumen yang memiliki hutang yaitu direksi tidak melakukan evaluasi secara langsung ke lapangan mengenai kinerja atau cara kerja bagian marketing dalam aktvitas penjualan. Direksi mempercayakan sepenuhnya kepada bagian marketing bahwa mereka dalam melaksanakan aktivitas penjualan telah sesuai dengan prosedur atau kebijakan yang ditetapkan perusahaan.
Akibat
Akibat yang ditimbulkan yaitu perusahaan mengalami kerugian secara materiil atas jumlah hutang uang muka konsumen atas pembelian satu unit rumah yang belum dibayar atau dilunasi. Pendapatan yang nilainya cukup besar yang seharusnya diterima perusahaan belum atau bahkan tidak dapat dibayarkan oleh konsumen tersebut.
Rekomendasi
Perusahaan harus melakukan pemantauan terhadap besarnya jumlah hutang uang muka konsumen yang di update secara rutin. Selain itu, bagian yang bertugas dan bertanggung jawab yaitu bagian administrasi konsumen hendaknya melakukan penagihan secara tegas kepada setiap konsumen. Kegiatan ini wajib dilakukan secara rutin misalnya setiap awal bulan agar konsumen dapat membayar dan melunasi hutangnya. Selain itu, seharusnya perusahaan dapat melakukan tindakan pencegahan terhadap masalah hutang
uang muka konsumen atau piutang tak tertagih yaitu dengan membatasi pembayaran cicilan uang muka dari pembelian satu unit rumah secara kredit yang harus dilunasi oleh setiap konsumen sebelum dilaksanakannya akad kredit. Dengan adanya batasan pembayaran cicilan uang muka yang harus dibayarkan oleh setiap konsumen maka akan dapat memperkecil risiko timbulnya piutang tak tertagih yang dapat merugikan pendapatan perusahaan secara materiil.
2. Bagian sales-marketing tidak selalu mengikuti prosedur dan kebijakan atas suatu transaksi penjualan kredit
Kondisi
Dalam melaksanakan transaksi penjualan khususnya penjualan kredit ada beberapa prosedur atau tahap-tahap tertentu yang harus dilalui oleh konsumen. Ada beberapa konsumen yang belum melunasi pembayaran uang muka atas pembelian rumah. Ini merupakan suatu aktivitas penjualan yang menyimpang atau tidak sesuai dengan prosedur yang ditetapkan perusahaan. Kriteria
Jika disesuaikan dengan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan yaitu pada tahap pelaksanaan akad kredit, konsumen yang berhak melaksanakan akad kredit yaitu konsumen yang telah melunasi uang muka atas satu pembelian rumah. Pada saat pengisian SPR, didalamnya tercantum jadwal dan jumlah besarnya rencana pembayaran uang muka serta jumlah besarnya KPR yang harus dibayar oleh konsumen sebelum dilaksanakan cheking BI oleh Bank dan di follow-up oleh administrasi KPR. Sedangkan
kaitannya dengan komponen pengendalian internal yaitu pemantauan yang harus dilakukan untuk menilai kualitas kinerja yang dilaksanakan sepanjang waktu.
Sebab
Penyebab dari tindakan penyimpangan ini karena bagian sales-marketing tentunya menginginkan agar konsumen cepat dapat melaksanakan akad kredit, karena jika proses akad kredit telah selesai maka tanggung jawab bagian marketing berkurang, karena tidak ada komplain oleh konsumen mengenai pelaksanaan akad kredit yang belum terlaksanakan. Sedangkan yang melakukan menindaklanjuti proses pelunasan uang muka merupakan tugas dan tanggung jawab administrasi konsumen. Apabila sudah terjadi akad kredit maka konsumen tersebut sudah sah menjadi konsumen PT. Grahadaya Nusaprima, sedangkan apabila belum terjadi akad kredit konsumen belum sah menjadi konsumen PT. Grahadaya Nusaprima karena belum ada perjanjian kredit. Selain itu, bagian marketing juga akan mendapatkan fee atas konsumen yang telah melakukan akad kredit.
Akibat
Penyimpangan ini dapat mengakibatkan timbulnya hutang konsumen. Karena setelah pelaksanaan akad kredit hak atas rumah sepenuhnya telah jatuh ke tangan konsumen, rumah tersebut sudah bukan menjadi aset perusahaan lagi. Selain itu akan berdampak timbulnya piutang tak tertagih karena hutang konsumen yang belum tentu dapat dilunasi dengan cepat. Oleh karena itu, pihak perusahaan mengalami hambatan dalam proses penagihan pelunasan uang muka.
Rekomendasi
Perusahaan seharusnya menetapkan kebijakan atau pedoman baru secara jelas dan tegas bagi konsumen dan bagian marketing itu sendiri. Bahwa setiap konsumen tidak berhak melaksanakan akad kredit sebelum melunasi angsuran atau cicilan uang muka atas pembelian satu unit rumah yang jadwal rencana pembayarannya telah tercantum di dalam SPR. Kemudian Direktur juga harus melakukan pemantauan terhadap implementasi kerja yang dilakukan oleh bagian sales marketing apakah mereka telah menjalankan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
3. Perusahaan belum melakukan pemisahan tugas yang memadai dan tidak melakukan pemantauan terhadap implementasi kerja pada fungsi keuangan yaitu bagian kasir, bagian keuangan dan bagian accounting.
Kondisi
Pada masing-masing bagian sudah seharusnya memiliki job description masing-masing sesuai dengan yang diberlakukan oleh perusahaan. Tetapi tidak semua bagian memiliki pemisahan tugas yang jelas. Seperti pada fungsi keuangan, bagian kasir yang seharusnya melakukan input kas tidak melakukan tugas tersebut, tetapi tugas tersebut kemudian dilaksanakan oleh bagian keuangan. Selain itu, bagian keuangan juga mengerjakan perpajakan yang seharusnya dikerjakan oleh bagian accounting atau bagian yang memang khusus mengerjakan perpajakan.
Kriteria
Dalam suatu perusahaan harusnya telah membuat suatu pedoman atau kebijakan yang jelas dan tegas mengenai tugas dan tanggung jawab pada masing-masing fungsi atau bagian secara tertulis. Kebijakan tersebut di tanda tangani oleh kedua belah pihak baik perusahaan dan calon karyawan misalnya pada saat penandatanganan kontrak kerja. Jadi, karyawan tersebut telah mengetahui dan memahami tugas dan tanggung jawab apa saja yang harus dilaksanakan sesuai dengan job description di kontrak kerja tersebut. Kaitannya dengan komponen pengendalian internal yaitu pada aktivitas pengendalian yaitu kebijakan dan prosedur yang dapat memastikan bahwa perintah dari manajemen telah dilaksanakan yang satu diantaranya adalah pemisahan tugas yang memadai.
Sebab
Hal yang menjadi penyebab perusahaan belum melakukan pemisahan tugas dan tanggung jawab yang memadai untuk fungsi atau bagian tertentu disebabkan oleh kurangnya pemantauan oleh manajemen atau direksi bagaimana implementasi kerja pada ketiga bagian tersebut dan untuk menerapkan atau membuat suatu kebijakan dan pedoman yang jelas terhadap suatu pembagian tugas dan tanggung jawab pada fungsi atau bagian tertentu. Akibat
M asalah yang dapat ditimbulkan karena belum adanya kebijakan atau pedoman yang jelas mengenai pemisahan tugas dan tanggung jawab pada fungsi keuangan ini, maka akan terjadi pelaksanaan tugas dan tanggung
jawab yang tumpang tindih antara bagian kasir, bagian keuangan dan bagian accounting.
Rekomendasi
Perusahaan atau manajemen harus membuat atau menyusun pedoman atau kebijakan mengenai tugas dan tanggung jawab yang telah diperbaharui dengan kesepakatan bersama untuk masing-masing fungsi atau bagian secara jelas dan tegas dalam menerapkan pada pelaksanaannya. Kemudian perusahaan harus melakukan pemantauan terhadap semua bagian atas implementasi kerja yang dilakukan apakah telah sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya. Dengan demikian, setiap pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang dilaksanakan setiap fungsi atau masing-masing bagian akan berjalan dengan baik sehingga tidak terjadi perangkapan tugas pada bagian tersebut.
4. Perusahaan tidak mengadakan pelatihan pada bagian marketing sehingga perusahaan tidak memiliki staf marketing yang berkualitas.
Kondisi
Perusahaan belum memiliki staf marketing yang handal dan berkualitas yang mengerti dalam hal memasarkan penjualan rumah yang baik. Sampai dengan saat ini langkah-langkah dalam memasarkan penjualan rumah ini belum terlaksana dengan baik dan belum tercapai sesuai dengan yang direncanakan oleh perusahaan.
Kriteria
Seharusnya untuk memperlancar kegiatan penjualan rumah perusahaan harus memiliki bagian marketing baik koordinator marketing maupun staf marketing yang handal dan berkualitas yang telah dilatih oleh orang yang berkompeten di bidang pemasaran khusunya pemasaran penjualan rumah. Kaitannya dengan komponen pengendalian internal yaitu merupakan bagian dari lingkungan pengendalian yang merupakan corak suatu perusahaan dan sangat mempengaruhi kesadaran pengendalian orang-orangnya. Lingkungan pengendalian merupakan pondasi dari semua komponen pengendalian internal lainnya yang menyediakan disiplin dan struktur.
Sebab
Hal ini disebabkan oleh kurangnya pelatihan pada staf marketing oleh orang yang berkompeten dalam bidang tersebut. Selain itu, sasaran atau jangkauan pasarnya kurang luas karena lokasi perumahan tidak begitu strategis dan jauh dari kota, ini yang menyebabkan pemasaran penjualan tidak begitu mengalami peningkatan yang tinggi.
Akibat
Kondisi seperti ini dapat berakibat pada tingkat volume penjualan rumah yang dapat terjual dalam waktu tertentu, di samping itu berpengaruh pada keadaan atau kondisi keuangan perusahaan karena belum mencapai keuntungan pribadi yang maksimal untuk perusahaan itu sendiri karena perusahaan juga harus membayar kewajibannya kepada pihak-pihak tertentu.
Rekomendasi
Perusahaan seharusnya melakukan pelatihan bagi staf marketing oleh orang yang berkompeten di bidang pemasaran agar perusahaan mendapatkan staf marketing yang bermutu dan juga berkualitas. Pelatihan yang diperlukan untuk bagian marketing seperti mengadakan seminar atau workshop yang berkaitan dengan bisnis perusahaan yang berorientasi terhadap pengembangan kualitas sumber daya manusia khususnya di bidang sales marketing sehingga dapat diketahui sejauh mana kompetensi yang dimiliki masing-masing individu yang ada di dalam perusahaan agar dapat mengimplementasikan pekerjaannya sesuai dengan kemampuan yang dimiliki dengan baik dan benar. Selain itu, perusahaan sebaiknya dapat memperluas tingkat pasar atau sasaran dan jangkauan pemasaran. Bagian marketing juga dapat melakukan promosi yang secara rutin diadakan di setiap tempat yang strategis dengan cara kanvasing. Kemudian satu diantara hal yang paling penting yaitu perusahaan sudah seharusnya meningkatkan pelayanan purna jual bagi konsumen. Sebuah perusahaan yang berfokus pada konsumen pasti akan berusaha sebaik mungkin untuk memberikan pelayanan kepada konsumennya dan juga agar tercipta kepuasan konsumen.