Salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan yaitu dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki. Salah satu program yang dijalankan perusahaan dalam hal ini yaitu dengan pengiriman karyawan terpilih untuk mengikuti pelatihan berupa seminar,
workshop, ataupun training baik di dalam maupun luar negeri. Semuanya itu
bertujuan untuk meningkatkan kemampuan atau skill karyawan dalam bidangnya masing-masing.
Bagi karyawan yang terpilih, setelah mengikuti pelatihan tersebut wajib membuat laporan hasil pelatihan yang kemudian diserahkan kepada atasan sebagai bukti hasil pembelajarannya. Biasanya dokumentasi hasil pelatihan yang juga merupakan explicit knowledge, seperti modul-modul atau makalah tidak
fasilitas yang dapat memudahkan pendistribusian dokumentasi hasil pelatihan kepada karyawan lain.
3.8.3 Behavioural Knowledge
Behavioral Knowledge disebut sebagai suatu pengetahuan karena lahir dari suatu
kebiasaan yang melahirkan suatu best practice. Dimana dengan berdasarkan pada best
practice yang meliputi pengalaman dan pengetahuan akan menjadi suatu pembelajaran
bagi karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian knowledge perusahaan berdasarkan behavioural yang di dalamnya menggambarkan tacit atau explicit
knowledge adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi antar karyawan dilakukan melalui fasilitas email.
Selama ini komunikasi antar karyawan yang juga merupakan tacit
knowledge masih dilakukan melalui email jika tidak ada kesempatan bagi mereka
untuk bertatap muka. Belum ada fasilitas yang dapat menampung aspirasi, ide-ide, pertanyaan, pengalaman, dan knowledge yang memungkinkan karyawan untuk saling berdiskusi kapan saja tanpa harus bertatap muka. Jadi untuk diskusi-diskusi tersebut biasanya dilakukan saat sedang berkumpul-kumpul atau saat sedang mengadakan rapat.
Contohnya ketika menjelang exhibition yang akan diadakan oleh salah satu event organizer terkenal di Indonesia, yaitu Dyandra, tiba-tiba tercetus suatu aspirasi atau ide-ide baru yang berkaitan dengan exhibition tersebut. Karena belum adanya fasilitas yang dapat menjembatani komunikasi tersebut, maka diskusi tentang ide untuk exhibition mendatang yang seharusnya bisa dilakukan kapan saja, jadi tergantung dan harus menunggu saat rapat atau saat ada
kesempataan untuk berkumpul bersama. Contoh ide-ide tersebut antara lain berupa:
a. Ide-ide dalam membuat strategi promosi yang menarik agar stand mereka ramai saat exhibition.
b. Ide-ide mengenai konsep dan tema stand LG yang disesuaikan dengan kondisi dan trend saat itu.
c. Ide-ide seperti bagaimana caranya agar dalam exhibiton tersebut LG terlihat dominan dan dapat menguasai area exhibition sehingga dapat meningkatkan
brand image dan semua orang yang datang ke exhibition tersebut jadi lebih mengenal
LG.
3.9 Permasalahan yang Dihadapi
Adapun permasalahan yang berkaitan dengan knowledge yang dihadapi oleh subdivisi IT Product pada departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia antara lain:
1. Belum adanya sistem pendokumentasian yang baik dan terstruktur sehingga segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dan dimanfaatkan.
2. Dokumentasi penyelenggaraan event, permasalahan dan solusi yang pernah terjadi belum terdokumentasi dengan baik sehingga memungkinkan masalah yang sama berulang kembali.
3. Notulen rapat yang belum memiliki format khusus sehingga menyebabkan ketidakjelasan dan antara format notulen rapat yang dibuat oleh karyawan satu dengan lainnya tidak memiliki keseragaman.
4. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge.
5. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing tentang hasil pelatihan karyawan yang didapat dari seminar atau workshop.
6. Karyawan yang terdapat di dalam subdivisi IT Product pada departemen
Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia pada umumnya masih tergolong
muda sehingga menyebabkan tingkat turn over karyawan yang cukup tinggi.
3.10 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh subdivisi IT Product pada departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia, maka kami mengusulkan alternatif pemecahan masalah berupa aplikasi
knowledge mangement system yang berfokus pada knowledge repository yang dapat
memfasilitasi aliran knowledge dalam perusahaan. Aplikasi knowledge repository system yang dibuat berfokus pada functional dan behavioral knowledge karena dari sisi
stuctural knowledge yang meliputi proses bisnis dan deskripsi kerja, telah
terdokumentasi dengan baik dan tidak menjadi masalah yang dianggap dapat menghambat pekerjaan. Selain itu juga melihat pada fungsi karyawan subdivisi IT
Product dalam bidang marketing and sales, telah membuat mereka melakukan beberapa
pekerjaan yang tidak terstruktur, dimana pengetahuan dan pengalaman dipelajari dan didapatkan secara langsung di lapangan dengan “learning by doing” yang sampai saat ini masih belum terdokumentasikan dengan baik sehingga proses pembelajaran berjalan tidak lancar.
Aplikasi yang dibuat berbasiskan web, sehingga dapat berjalan melalui jaringan komputer internal yang telah ada tanpa harus merubah spesifikasi sistem sebelumnya. Sistem ini nantinya akan digunakan untuk mendokumentasikan knowledge yang ada pada subdivisi IT Product departemen Marketing & Sales LG Electronics Indonesia sehingga dapat memperlancar aliran knowledge yang berguna dalam mendukung proses pembelajaran karyawan.
Aplikasi knowledge repository system yang kami usulkan adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dapat mengatur penyimpanan, pengkategorian, dan pengaksesan
dokumentasi secara efektif, sehingga memudahkan bagi karyawan dalam mencari dokumentasi yang diinginkan.
2. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan pendistribusian dokumentasi event, permasalahan dan solusi, notulen rapat kedalam format yang jelas dan terstruktur.
3. Sistem yang dapat memfasilitasi komunikasi dan diskusi antar karyawan melalui suatu forum diskusi.
4. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan penyebaran hasil pelatihan dari seminar, workshop, dan training.
5. Sistem dengan availability dan accessability tinggi, yaitu dengan memanfaatkan jaringan komputer yang telah ada pada perusahaan.