3.1 Latar Belakang Perusahaan
PT LG Electronics Indonesia berdiri di Indonesia pada tahun 1990. Saat ini, perusahaan LG Electronics Indonesia merupakan salah satu perusahaan besar nasional yang bergerak dalam bidang produk elektronik, informasi, dan komunikasi dengan jumlah karyawan lebih dari 2000 orang yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan berbekal visinya, yaitu menjadi perusahaan elektronik nomor satu di Indonesia, LG Electronics Indonesia selalu berusaha untuk menciptakan produk unggulan yang disesuaikan dengan target pangsa pasar Indonesia, dan juga memimpin dalam marketing melalui strategi atau taktik diferensiasi. Oleh karena itu, pihak management sangat berkomitmen dalam mengelola orang-orang yang memiliki talenta untuk mengembangkan dan meningkatkan tingkat kompetitif global perusahaan. Pada tabel 3.1 menggambarkan profil perusahaan secara lengkap.
Tabel 3.1 Profil Perusahaan Sumber: Dokumentasi Perusahaan Nama Perusahaan LG Electronics Indonesia
Berdiri November 1990
Alamat Kantor Wisma 77 Lt. 15 Jl. S. Parman Kav. 77, Slipi – Jakarta. Telp. +6221-53660309, Fax. +6221-53660308
CEO Mr. Kee Ju Lee
Area Bisnis dan Digital Display & Media Company
Produk Utama Digital TV, PDP, Monitor, CD-ROM Drives, DVD-ROM Drive, Super Multi DVD RW, Combo, Portable Combo, DVD Player, Audio.
Digital Appliance Company
Air Conditioner, Refrigerator, Microwave oven, Washing Machine.
Communication
Handset both for GSM (Global System for Mobile
Communication) & CDMA (Code Division Multiple Access) Jumlah Karyawan 2000 Karyawan di Indonesia
3.2 Sejarah dan Perkembangan Perusahaan
LG Electronics, Inc. didirikan pada tahun 1985 sebagai pelopor di pasar elektronik di Korea. Perusahaan ini menghasilkan produk-produk elektronik serta produk informasi dan komunikasi dengan penjualan konsolidasi tahunan untuk tahun
2004 sebesar 38 milliar dollar. Dengan lebih dari 66,000 karyawan (31,614 di Korea / 35,000 diluar Korea) yang ada di 76 cabang di 39 negara di dunia, LG Electronics terdiri dari 4 bisnis utama perusahaan termasuk Mobile Communications, Digital Appliance,
Digital Display, dan Digital Media. LG Electronics memiliki 46 institusi teknologi dan pusat penelitian di seluruh dunia.
PT LG Electronics Indonesia berdiri di Indonesia pada tahun 1990. PT. LG Electronics Indonesia merupakan salah satu bagian dari LG Group yang didirikan di Korea pada tahun 1947. Perusahaan yang bergerak di bidang elektronik ini pada awalnya merupakan kesepakatan antara Goldstar Korea dengan Astra Indonesia untuk membentuk perusahaan elektronik di Indonesia, yang beranama PT. Goldstar Astra Indonesia.
Pada awalnya PT LG Electronics Indonesia menggunakan merek Goldstar untuk pasar domestik di Indonesia. Merek Goldstar ini kemudian dikenal dengan baik oleh masyarakat Indonesia. Akan tetapi pada tahun 1996, PT. Goldstar Astra mengalami perubahan nama menjadi PT LG Astra Electronics, dan merek yang digunakan berubah menjadi LG, yang merupakan singkatan dari Lucky Goldstar.
Setelah berjalan selama 2 tahun, tepatnya pada tahun 1998 kepemilikan saham PT LG Astra Electronics mengalami perubahan dengan dimilikinya seluruh saham Astra Indonesia oleh pihak LG Korea dan menyebabkan perubahan nama menjadi PT LG Electronics Indonesia (LGEIN) yang merupakan 100% perusahaan Penanaman Modal Asing (PMA).
LG Group tidak hanya memiliki PT LG Electronics Indonesia saja di Indonesia. LG Group sebagai perusahaan PMA juga memiliki beberapa perusahaan yang masing-masing berdiri sendiri, yaitu :
1. PT. LG Electronics Display Device Indonesia 2. PT. LG Innotek
3. PT. LG Philips
Selain mengembangkan usaha di bidang home appliance, LG Group di Indonesia juga mengembangkan usaha di bidang lain dan memiliki beberapa perusahaan sebagai berikut :
LG Insurance Indonesia Sinar LG
LG E&C
LG International Corp.
Berikut adalah sejarah perkembangan PT LG Electronics Indonesia sejak tahun 1990 hingga saat ini :
Tahun 1990an.
- 1990 : Didirikannya PT. Goldstar Astra.
- 1991 :
a. Didirikannya pabrik konstruksi.
b. Mulai berjalan kegiatan penjualan barang hasil produksi. c. Dimulainya produksi Conventional TV (C-TV).
- 1992 : Dimulainya produksi Refrigerator jenis SKD ( Produksi jenis CKD pada Desember 1992)
- 1995 : Didirikannya pabrik konstuksi kedua.
a. Nama perusahaan mengalami perubahan dari PT. Goldstar Astra menjadi PT. LG Astra Electronics.
b. Memperkenalkan “LG” sebagai merek dagang perusahaan.
- 1998 :
a. Saham perusahaan, sepenuhnya telah dimiliki oleh LG 100%.
b. Perusahaan meraih sertifikasi ISO 9002 dari TUV Rheinland Germany.
- 1999 :
a. Nama perusahaan mengalami perubahan dari PT. LG Astra Electronics menjadi PT LG Electronics Indonesia.
b. Dimulainya produksi TV jenis CR.
Tahun 2000an.
- 2000 :
a. Meraih sertifikasi ISO 14001 dari TUV Rheinland Germany. b. Perusahaan memperkenalkan MOBISS (Mobile Speed Service).
c. Perusahaan memperkenalkan e-commerce site melalui www.tokolg.com.
- 2001 :
a. Perusahaan memperkenalkan MOSS (Motorbike Speed Service). b. Diperluasnya Refrigerator jenis CAPA.
c. Perusahaan memperkenalkan produk Mobile Phone GSM LG yang pertama di negara Indonesia.
- 2002 :
a. Didirikannya visi baru, yaitu Menjadi Perusahaan Elektronik No.1 di Indonesia.
b. Dimulainya produksi Recidential Air Conditioner (RAC).
- 2003 :
a. Perusahaan memperkenalkan konsep LG HomNet di Indonesia.
b. Diperluasnya Refrigerator jenis CAPA (dari 400 K Unit menjadi 750 K Unit).
c. Meraih sertifitasi ISO 9001 Ver 2000 d. Pembukaan cabang LG di Yogjakarta.
- 2004 :
a. Perusahaan memperkenalkan Mobile Phone CDMA LG di Indonesia. b. Pembukaan LG Customer Service di Malang, Jayapura, dan Batam. c. Pembukaan cabang di beberapa daerah di Indonesia.
3.3 Struktur Organisasi
3.3.1 Struktur Organisasi LG Electronics Indonesia
Struktur organisasi yang dimiliki oleh PT LG Electronics Indonesia tidak tergambar secara keseluruhan, hal ini dikarenakan banyaknya departemen yang mana mempunyai struktur organisasi tersendiri, akan tetapi secara keseluruhan tetap dipimpin langsung oleh Mr. Kee Ju Lee sebagai Presiden Director (CEO).
Sesuai dengan topik penelitian penulis, struktur organisasi yang disampaikan adalah struktur organisasi Market & Sales, dimana Mr. Kee Ju Lee membawahi 8 departemen dengan tugas dan tanggung jawab memimpin sebagai berikut :
1. Research & Development (R&D) Head
Yang membawahi CTV Production dan Refrigerator R&D. R&D ini bertugas untuk mengadakan penelitian mengenai jenis dan tipe produk apa diminati oleh masyarakat Indonesia dan mengadakan pengembangan terhadap produk-produk yang dihasilkan oleh PT LGEIN.
2. Plant General Manager
Yang membawahi General Affairs, Refrigerator Production, TV Production, TV Soucing, Refrigerator Sourcing, Plant General Manager ini bertugas untuk mengawasi kegiatan produksi dan menjaga kualitas produk PT LGEIN.
3. Administration
Yang membawahi Human Resource Department (HRD) & administrasi dan
finance/accounting. Administration ini bertugas untuk mengawasi pengeluaran dan pemasukan PT LGEIN. Di samping itu, administration juga mengawasi kesejahteraan dan perkembangan para karyawan PT. LGEIN.
4. Planning
Yang membawahi Planning dan PPC. Planning bertanggung jawab terhadap semua perencanaan budget yang dikeluarkan oleh seluruh departemen yang ada di PT. LGEIN.
5. Customer Service
Bertugas untuk melayani konsumen yang komplain terhadap produk-produk LG yang dibelinya.
6. Quality Assurance TV & TVCR
Departemen Quality Assurance TV & TVCR ini bertanggung jawab terhadap kualitas TV.
7. Quality Assurance Recidential Air Conditioner & Refrigerator
Departemen ini bertanggung jawab terhadap kualitas AC dan kulkas. 8. Marketing & Sales
Departemen Marketing & Sales ini bertanggung jawab pada peningkatan angka penjualan produk.
Selain membawahi 8 departemen seperti yang dideskripsikan diatas, CEO PT LGEIN juga memimpin langsung kepala cabang LGEIN yang terdapat di Indonesia, seperti di Jakarta, Bandung, Semarang, Surabaya, Medan, Palembang, Pekanbaru, Padang, Denpasar, Banjarmasin, Ujung Pandang, Samarinda, Manado, Yogyakarta dan Pontianak.
Detail struktur organisasi PT LG Electronics Indonesia dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut ini.
BRANCH * Jakarta Br Bandung Br. Semarang Br Surabaya Br Denpasar Br S. Iwan S. Medan Br Palembang Br Pekanbaru Br Padang Br Banjarmasin Br. President U. Pandang Br Samarinda Br Menado Br Yogyakarta Br
R&D Head Plant GM Administration
CTV Prod.R&D Ref. R&D . Ref. Prod. TV Production TV Sourcing Ref Sourcing HRD & Admin. Fin. / Acc. Planing C. SVC Q.A. TV & TVCR Q.A. R.A.C & Ref.
TV R&D Ref. R&D GA Ref. Mfg. TV. Mfg. TV Purchasing Ref. Purchasing HRD IS Planning & Dev Manag. Innov.
PE TV Mat. Ctrl. Legal Fin. / Acc
BOS
Logistics
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT LG Electronics Indonesia
3.3.2 Struktur Organisasi Subdivisi IT Product
Subdivisi IT Product dipimpin oleh Facilitator. Facilitator bertanggungjawab terhadap pekerjaan dan subdivisi yang dipegangnya. Subdivisi IT Product terdiri dari IT Product Manager, Dimana pada IT Product Manager terdiri dari seksi-seksi sebagai berikut : Monitor Marketing, OSD Marketing, Projector&Notebook Marketing, Sales Support, Marketing Support, Market Inteligence, Product Dev&PSI, Project Sales, dan
Brand Management Team. Gambar 3.2 menggambarkan struktur organisasi subdivisi IT Product.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi subdivisi IT Product Sumber: Dokumentasi Perusahaan
3.3.3 Deskripsi Kerja, Wewenang, dan Tanggung Jawab
Departemen Marketing & Sales pada PT LG Electronics Indonesia memiliki peranan penting dalam membuat strategi dan memasarkan produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan. Sedangkan subdivisi IT Product memiliki peranan penting dalam membuat strategi, mengatur, dan memasarkan produk-produk IT yang dihasilkan oleh perusahaan.
Berikut akan dijelaskan lebih detail mengenai deskripsi kerja, wewenang, dan tanggung jawab dari masing-masing seksi pada subdivisi IT Product.
1. Marketing Product (Monitor Marketing & Optical Storage Device Marketing). ‐ Product :
a. Mengontrol dan mengembangkan product line up berdasarkan situasi pasar.
b. Melakukan analisa PSI (Purchase Sales & Inventory) terhadap tiap model produk.
c. Mengembangkan dan mensosialisasikan perbandingan produk USP (Unique Selling Point) terhadap kompetitor.
d. Mengontrol kualitas produk dan proses life cycle mereka.
‐ Marketing :
a. Mengembangkan dan mengimplementasikan program penjualan dan pemasaran untuk memenuhi target tahunan.
c. Mengontrol dan mengalokasikan dana promosi berdasarkan rencana tahunan.
d. Melakukan analisa 4P(Product, Price, Place, Promotion)/3C(Customer, Channel, Corporate) dan SWOT untuk mendapatkan Key Success Factor
(KSF).
e. Analisa Channel & Coverage.
f. Membangun jalur komunikasi pemasaran dari tiap produk untuk disosialisasikan kepada end user.
g. Analisis hasil penjualan berdasarkan model dari tiap area dari master dealer.
2. Marketing Intelligence (MI).
Orientasi analisis:
a. Analisa informasi pasar dari data Brand Management Team (berbasis mingguan atau harian).
b. Analisa data Growth for Knowledge (GFK) berbasis bulanan.
c. Bekerja sama dengan semua tim penjualan untuk menyusun rencana tandingan (Counter Action).
d. Memonitor dan melaporkan aktivitas kompetitor berdasarkan area (berbasis mingguan atau harian).
3. Product Development & PSI Control.
Orientasi monitoring:
a. Menjadi komunikasi central dengan pabrik (LGEDI) untuk jadwal produksi dan pengiriman.
b. Analisa PSI untuk tiap cabang.
c. Memonitor stock master dealer dan trend penjualan mereka.
d. Mengatur sistem pengiriman langsung (Direct Delivery System) dari LGEDI menuju gudang kantor cabang LGEIN.
e. Kontrol kualitas terhadap produk berbasis bulanan.
f. Bekerja sama dengan QA team pabrik untuk mengevaluasi masalah pelayanan dan kualitas.
g. Bekerja sama dengan R&D pabrik untuk mengembangkan dan memonitor peluncuran model baru.
4. Project Sales
Orientasi penjualan:
a. Mengembangkan System Integrator Database.
b. Memonitor dan menjaga hubungan yang baik dengan S/I (System Integrator).
c. Follow up Project Sales (commercial, corporate, special channel, joint promo, etc).
d. Approach & Direct mail dengan Corporate Purchasing Manager (PIC), e. Bekerja sama dengan tim penjualan untuk proyek penjualan khusus,
f. Menyediakan pengetahuan produk dan masalah teknis untuk konsumen tertentu.
5. Brand Management Team.
Orientasi penjualan dan pemasaran:
a. Melakukan survey pasar berbasis harian – mengumpulkan informasi pasar dan kompetitor.
b. Mengontrol dan memeriksa promosi pada tiap dealer.
c. Bekerja sama dengan master dealer untuk membangun strategi pemasaran dan penjualan.
d. Menerima masukan dari dealer dan memberikan reaksi terhadap permintaan mereka.
e. Membangun hubungan yang baik dengan dealer dan master dealer. f. Mengumpulkan permintaan dan pemesanan master dealer untuk
pengiriman.
6. Sales Support (SP).
Orientasi penjualan:
a. Mendukung dan mensosialisasikan progam promosi penjualan kepada setiap IT sales force.
b. Analisa performa penjualan berdasarkan area, model.
c. Mendukung pembukaan channel baru dan mengembangkan jaringan penjualan.
e. Jalur komunikasi antara IT sales force dengan kantor utama. f. Melaporkan permintaan IT sales force kepada kantor pusat.
7. Marketing Support (MP).
Orientasi data & pemasaran:
a. Mendukung program promosi pemasaran kepada setiap IT sales force. b. Mengontrol dan melaporkan pengeluaran dana promosi berbasis bulanan. c. Mengontrol dan melaporkan pengeluaran dana pemasaran berbasis
bulanan.
d. Mendukung POP (Point Of Promotion) material distribution.
e. Analisis keefektifan dari pengeluaran dana berbasis bulanan. f. Melaporkan Sales Campaign dari tiap dealer setiap empat bulan.
8. Sales Coordinator/Sales Supervisor (IT Sales Coordinator).
Orientasi penjualan:
a. Mengontrol performa penjualan dari tiap master dealer.
b. Mengembangkan dan mengusulkan program penjualan atau promosi pada area mereka.
c. Mengontrol dan mengimplementasikan semua program penjualan – promosi pada area mereka.
d. Mengontrol PSI tiap area.
e. Mempertahankan hubungan yang baik antara LG – Master dealer – dealer.
f. Mengumpulkan sales campaign coupon & membuat pemetaan area
dealer.
g. Analisa 3C tiap area berbasis mingguan atau kuartal.
h. Bekerja sama dengan Branch Customer Service untuk mendapatkan sistem kualitas kontrol bulanan.
i. Bekerja sama dengan administrasi penjualan untuk mendukung penjualan dari master dealer.
j. Melapor kepada manajer cabang atau koordinator penjualan berbasis harian dan berbasis mingguan kepada kantor pusat.
3.4 Filosofi Bisnis Perusahaan
3.4.1 Visi dan Misi Perusahaan
Dalam menjalankan usahanya di bidang produk elektronik, informasi dan komunikasi, PT. LG Electronics Indonesia mempunyai visi sebagai berikut :
“Be Number 1 Electronics Company in Indonesia” Adapun, misi PT. LG Electronics Indonesia, yaitu:
1. Menawarkan produk digital yang inovatif dan servis terbaik. 2. Mewujudkan kepemimpinan pada bisnis digital.
3.4.2 Slogan dan Logo LG Electronics
Slogan “Life’s Good” merupakan sebuah ekspresi yang mencerminkan kepercayaaan perusahaan bahwa kehidupan diperkaya dan dipertinggi oleh produk-produk yang dirancang dengan bakat dan dibangun dengan keahlian. “Life’s Good”
menyatakan inti atau “sikap” LG yang mendunia, dan juga menyatakan tekad LG untuk menyediakan solusi bagi kehidupan yang baik dengan mengembangkan produk terus-menerus secara inovatif. “Life’s Good” merupakan sebuah brand yang berjanji untuk menyampaikan pendirian perusahaan dalam membuat hidup konsumennya menjadi baik. Tanda Life’s Good LG Electronics terdiri dari Logo LG dan huruf LG dan juga slogan Life’s Good, yang membelok mengelilingi simbol LG. tikungan dari slogan menguatkan personalitas dan keunikan LG. Tujuan penggunaan tanda ini membantu menjelaskan identitas dan menghubungkan setiap divisi dan produk LG Electronics di seluruh dunia. Gambar 3.3 menunjukkan slogan dan logo LG :
Gambar 3.2 Slogan dan Logo LG Sumber : Dokumentasi Perusahaan
3.5 Pasar Bisnis dan Produk Utama LG Electronics
Dengan fokus pada peralatan-peralatan rumah, perusahaan penerapan digital ini merebut pasar global. Karena keunikan teknologi dan desain yang mencerminkan budaya dan gaya hidup nasional secara spesifik, brand LG dikenal sebagai merek terkenal oleh konsumen-konsumen di toko-toko distribusi besar di seluruh dunia.
Berawal dari berkembangnya era sistem informasi, perusahan aplikasi digital ini mengembangkan sistem jaringan rumah yang menghubungkan berbagai peralatan rumah tangga. Produk-produk ini dikeluarkan di lebih dari 20 negara di seluruh dunia.
Area bisnis dan produk utama perusahaan adalah:
a. Mobile Communications, meliputi jaringan jasa wireless, CDMA, GSM, dan Wireless CDMA / CDMA 2000.
b. Digital Appliance, meliputi Air conditioner(AC)/pendingin ruangan, lemari es,
microwave oven, mesin cuci, alat penghisap debu, kompresor untuk AC dan kompresor untuk lemari es.
c. Digital Display, meliputi TV digital, Plasma Digital Product, dan monitor. d. Digital Media, meliputi CD-ROM Drives, DVD-ROM Drives, CD Rewritable
Recorder, Video Recorder, DVD Player, Audio, Sistem Sekuritas, Media perekam, Video Phone, PC Camera, Banking Automatic System.
3.6 Analisis Strategi Perusahaan
Analisis strategi perusahaan dilakukan dengan melakukan analisis industri, dan analisis strategi internal dan eksternal perusahaan.
3.6.1 Analisis Industri
Dalam menganalisis keadaan industri menggunakan metode 5 Daya Porter untuk mengidentifikasi posisi perusahaan dari sisi pesaing, pendatang baru, pelanggan, barang substitusi, dan pemasok. Berikut adalah gambar analisis 5 Daya Porter:
Gambar 3. 3 Analisis 5 Daya Porter
Pada gambar 3.4 dapat dilihat analisis 5 Daya Porter dari PT LG Electronics Indonesia, dengan keterangan sebagai berikut:
1. Ancaman Pendatang Baru.
a. Mudahnya masuk ke dalam industri elektronik.
Saat ini untuk masuk kedalam industri elektronik dapat dikatakan cukup mudah. Hal ini disebabkan karena dibukanya keran Penanaman Modal Asing (PMA) 100% melalui Peraturan Pemerintah No. 20 Tahun 1993. Sehingga ruang gerak mereka dalam industri ini menjadi lebih leluasa. Persyaratan yang mengharuskan mereka mencari partner lokal tidak menjadi kendala lagi. Hasilnya, beberapa merek terkenal yang dahulu dikembangkan melalui perusahaan patungan di Indonesia, kini pihak prinsipalnya mulai beroperasi dengan status PMA murni. Salah
satu contoh pemain baru yang sedang gencar memasuki industri ini adalah perusahaan elektronik yang berasal dari Cina. Sebagai contohnya adalah produsen produk elektronik dari Cina bermerek Haier yang setelah tahun lalu masuk ke Indonesia, menargetkan bisa menjadi pemain penting di industri elektronik di Tanah Air. Bahkan, pada tahun 2008 menargetkan dapat masuk dalam lima besar pasar produk home appliances dan elektronik di Indonesia dengan menerapkan prinsip kecepatan mengidentifikasi kebutuhan pasar, memuaskan kebutuhan, serta kecermatan dalam memberikan pelayanan. Mereka terus membuka
channel distribusi di seluruh Indonesia untuk memperkenalkan produk-produk yang ditawarkan seperti Air Conditioner (AC), lemari es, mesin cuci, microwave, televisi, dan freezer.
Semakin banyaknya produk-produk elektronik yang berasal dari Cina tersebut membuktikan bahwa kemungkinan untuk masuk dalam industri ini tidak terlalu sulit. Selain hal diatas, keadaan ini juga disebabkan karena kecenderungan masyarakat Indonesia untuk memilih barang yang memiliki fungsi sama, dengan harga yang lebih terjangkau.
b. Hambatan dalam memasuki industri elektronik.
Selain mudahnya masuk kedalam industri ini, terdapat pula beberapa hambatan seperti terbatasnya produksi komponen elektronik, dimana hanya terdapat beberapa komponen yang sudah dapat diproduksi dalam negeri, seperti suku cadang plastik, metal, dan beberapa komponen pasif. Selain itu juga kandungan lokal produk elektronik dan alat-alat
listrik rumah tangga kita masih rendah, yaitu diperkirakan hanya 25-30%. Sehingga ketergantungan terhadap komponen impor masih sangat tinggi. Sekitar 80% komponen elektronik kita masih harus diimpor, yang dapat menyebabkan tingginya biaya produksi khususnya bagi perusahaan pendatang baru.
Jadi dapat disimpulkan bahwa adanya pendatang baru menjadi ancaman besar bagi LG Electronics. Produsen Cina yang merupakan pendatang baru ini menjadi ancaman yang besar karena mampu memproduksi barang dengan efisiensi yang tinggi, sehingga harga produknya bisa lebih bersaing dibandingkan produk sejenis dari negara lain. Oleh karena itu, industri elektronik ini merupakan industri yang memiliki daya saing yang cukup tinggi dan memiliki prospek yang bagus di masa depan sebagai salah satu industri unggulan ekspor bagi Indonesia.
2. Posisi Tawar Menawar Pemasok.
LG Electronics merupakan perusahaan multinasional yang berasal dari Korea, sehingga keberadaan LG Electronics di Indonesia terus dipantau oleh perusahaan induk. Termasuk di dalamnya supply barang untuk mendukung produksi elektronik di Indonesia. Selain itu, supply barang juga didapatkan dari LG Electronics yang berasal dari berbagai negara, serta LG Electronics Display Indonesia. Selama ini supply yang diberikan berdasarkan permintaan dari LG Electronics Indonesia, sehingga dapat dikatakan, kendali masih dipegang oleh LG Electronics Indonesia. Kondisi supplier ini menguntungkan bagi posisi LG
Electronics Indonesia karena LG selalu diprioritaskan dalam hal pemesanan barang dan adanya kemudahan dalam transaksi tawar menawar harga. Supply
yang diminta dapat berasal dari Korea langsung maupun dari LG Electronics yang berasal dari berbagai negara, tergantung dari produk apa yang dihasilkan.
Supply ini dapat berupa barang jadi maupun komponen-komponen sebagai bahan produksi. Komponen-komponen untuk bahan produksi akan dikirimkan langsung ke pabrik, sedangkan supply dalam bentuk barang akan dikirimkan melalui LG Electronics Display Indonesia untuk kemudian dipasarkan ke masyarakat luas. Karena LG Electronics Indonesia tidak boleh mendapatkan supply dari tempat lain selain dari LG Electronics, maka dalam industri ini, pemasok memainkan peranan yang cukup penting karena produksi tidak akan berjalan jika tidak ada
supply barang dari pemasok.
3. Posisi Tawar Menawar Pelanggan.
Hingga saat ini PT LG Electronics Indonesia memiliki segmentasi pasar atau pelanggan untuk kalangan menengah hingga atas. Dalam industri ini kekuatan berada di pihak pelanggan. Karena pelanggan memiliki kebebasan dalam memilih produk sesuai dengan keinginan. Karakter pelanggan dalam memilih produk biasanya dipengaruhi oleh merk dan harga. Khusus untuk produk monitor biasanya pelanggan memiliki kecenderungan memilih dari segi harga dengan merk standar atau bukan merk yang jelek.
4. Ancaman Substitusi Produk.
Dalam industri ini PT LG Electronics Indonesia tidak memiliki ancaman barang pengganti. Karena PT LG Electronics Indonesia memiliki produk yang sangat bervariasi. Contohnya variasi dalam produk televisi, seperti plasma, LCD, CRT.
5. Pesaing.
a. Pesaing utama.
Pesaing utama bagi PT LG Electronics Indonesia adalah Samsung. Karena Samsung juga berasal dari negara yang sama yaitu Korea, sehinggga menyebabkan adanya kesamaan konsep dalam pola pikir mereka. Contohnya mereka membuat produk dengan variasi, teknologi, harga, serta pangsa pasar yang hampir sama.
b. Kondisi persaingan.
Kondisi persaingan LG Electronics dengan Samsung masih dalam persaingan yang sehat. Contohnya dalam persaingan harga, keduanya bersaing dengan tidak saling membanting harga pada produk yang ditawarkan. Persaingan antara LG Electronics dengan Samsung terlihat pada produk monitor, ODD, dan Lite on. Untuk produk-produk lain, Samsung masih lebih unggul dibanding dengan LG Electronics. Dari total market share, LG Electronics masih lebih unggul dibanding dengan Samsung yang sampai saat ini merupakan perusahaan Korea nomor 1 di Indonesia. Tapi secara keseluruhan, dari segi revenue, Samsung lebih unggul dibanding dengan LG Electronics.
c. Dimensi strategis.
Dimensi strategis pada industri elektronik ini adalah produk yang dihasilkan memiliki kualitas yang baik dan daya tahan yang lama, perusahaan harus memiliki inovasi produk yang tinggi seperti penggunaan teknologi yang selalu mengikuti perkembangan jaman, model yang menarik dan sesuai dengan trend, serta fitur-fitur yang lengkap.
3.6.2 Analisis Strategi Internal dan Eksternal Perusahaan
Analisis strategi perusahaan dilakukan menggunakan SWOT dengan mengidentifikasinya melalui analisis internal (Strengths dan Weaknesses) dan analisis eksternal (Opportunities dan Threats).
3.6.2.1 Analisis Internal
1. Strengths
a. Perusahaan memiliki brand yang sudah dikenal dengan baik dikalangan masyarakat.
LG telah berdiri sejak tahun 1990. Melalui perkembangannya selama 15 tahun ini menjadikan LG sebagai salah satu perusahaan besar nasional yang bergerak dalam bidang elektronik, komunikasi, dan informasi. Seiring dengan perkembangannya itu, produk-produk yang dihasilkan semakin dikenal, digunakan, dan dipercaya oleh masyarakat luas karena memiliki kualitas yang baik.
b. Infrastruktur perusahaan yang baik.
LG memiliki infrastruktur perusahaan yang baik. Dalam hal ini LG memiliki pabrik beserta dengan mesin-mesin produksi yang dapat mendukung produksi barang-barang. Selain itu LG juga memiliki sarana transportasi perusahaan yang dapat mendukung proses distribusi barang, fasilitas kantor yang memadai, teknologi, dan sumber daya manusia yang berkualitas.
c. Memiliki produk yang bervariasi.
Dalam usahanya untuk ekspansi perusahaan, LG menghasilkan banyak produk yang bervariasi untuk memenuhi tuntutan persaingan yang semakin ketat dan kebutuhan konsumen yang semakin beragam. Contohnya handphone, television, refrigerator, washing mechine, microwave oven, IT products, air conditioner, dimana pada setiap kategori produk tersebut masih terdapat berbagai variasi. Seperti contohnya dalam kategori produk TV memiliki variasi CRT (Projection
TV), Flat TV, Plasma TV, LCD TV, MDP TV.
d. Kondisi produktivitas inovasi yang cukup baik.
Seiring dengan perkembangan teknologi yang cepat, LG selalu melakukan inovasi terhadap produk yang dihasilkan. Inovasi dilakukan untuk dapat bersaing dalam industri ini dan memenuhi tuntutan kebutuhan konsumen yang semakin kompleks sehingga LG dapat terus berkembang. Contohnya pada produk komunikasi mobile and telephone.
Pada tahun 2001, LG melakukan inovasi dengan memperkenalkan produk
Mobile Phone GSM LG yang pertama di negara Indonesia. Kemudian pada tahun 2004, LG kembali melakukan inovasi dengan memperkenalkan Mobile Phone CDMA LG di Indonesia.
e. Merupakan perusahaan multinasional.
LG Electronics merupakan perusahaan dari Korea yang memiliki anak perusahaan di berbagai negara, salah satunya di Indonesia. Sehingga dalam kegiatannya LG Electronics Indonesia mendapat dukungan dari LG Pusat maupun anak perusahaan di berbagai negara. Misalnya mendapat berbagai macam supply barang untuk mendukung produksi di Indonesia.
f. Memiliki jalur distribusi yang luas.
LG Electronics Indonesia memiliki domestic coverage yang cukup luas dan tersebar diseluruh Indonesia.
- Pulau Sumatera : Medan, Padang, Pekan Baru, Palembang. - Pulau Jawa : Jakarta, Bandung, Semarang, Jogjakarta, Surabaya. - Pulau Bali : Denpasar.
- Pulau Kalimantan : Pontianak, Samarinda, Banjarmasin. - Pulau Sulawesi : Manado, Ujung Pandang.
2. Weakness
a. Harga produk yang masih tergolong mahal.
Produk yang dihasilkan LG sampai saat ini masih tergolong mahal. Hal ini disebabkan karena taget pasar yang ditujukan untuk kalangan menengah keatas dan penggunaan teknologi yang canggih.
b. Loyalitas karyawan yang cukup rendah.
LG Electronics Indonesia memiliki tingkat turn over yang cukup tinggi. Hal ini disebabkan karena kurangnya penghargaan terhadap karyawan atas kerja yang dilakukan, banyaknya tekanan pekerjaan, dan umur karyawan yang rata-rata masih tergolong muda sehingga besar kemungkinan bagi mereka untuk terus mencari kesempatan yang lebih baik di perusahaan lain.
c. Pendokumentasian yang kurang baik
Selama ini pendokumentasian dalam perusahaan belum tersistematisasi dengan baik. Sebagian besar informasi dan knowledge
yang ada masih berupa tacit knowledge dan belum terdokumentasikan menjadi explicit knowledge. Sehingga secara tidak langsung hal ini dapat menghambat kerja dan proses pembelajaran karyawan. Contohnya tidak adanya pendokumentasian laporan event.
3.6.2.2 Analisis Eksternal
1. Opportunities.
a. Banyaknya exhibition yang diselenggarakan oleh Event Organizer di Indonesia.
Berbagai macam exhibition yang diselenggarakan oleh event organizer di Indonesia telah membuka kesempatan bagi LG agar semakin dikenal oleh masyarakat luas dalam usahanya untuk memperkenalkan produk-produk baru yang dihasilkan.
b. Adanya kesempatan untuk menguasai pasar domestik.
Sebagai salah satu perusahaan besar nasional yang memiliki
distribution channel yang tersebar di seluruh Indonesia, diharapkan dapat membuka kesempatan bagi LG untuk menguasai pasar domestik.
c. Kesempatan untuk menguasai segmentasi pasar yang lebih luas.
Selama ini LG menghasilkan produk-produk untuk kalangan menengah keatas. Tetapi tidak menutup kemungkinan kedepannya LG menghasilkan produk-produk yang juga dapat dinikmati oleh kalangan menengah kebawah. Sehingga hal ini diharapkan dapat membuka kesempatan untuk menguasai segmentasi pasar yang lebih luas.
2. Threats
a. Banyaknya pendatang baru yang bergerak dalam bidang yang sama. Saat ini banyak pendatang baru yang bergerak dalam bidang yang sama. Contohnya banyak terdapat produk-produk elektronik dari Cina yang sudah memasuki pasar Indonesia dimana produk tersebut memiliki harga yang jauh lebih terjangkau. Walaupun produk-produk Cina tersebut memiliki kualitas yang lebih rendah dibanding dengan produk-produk yang dihasilkan oleh LG, tapi barang dengan harga yang lebih terjangkau cenderung lebih diminati oleh para konsumen. Sehingga dapat menjadi ancaman bagi LG.
b. Pesaing dengan variasi produk, teknologi, pangsa pasar, dan harga yang hampir sama.
LG memiliki pesaing utama yaitu Samsung. Produk yang dihasilkan oleh Samsung memiliki kualitas dan harga yang hampir sama dengan produk yang dihasilkan oleh LG. Sehingga hal tersebut dapat menjadi ancaman bagi LG.
c. Kebebasan konsumen dalam memilih produk.
Banyaknya perusahaan yang bergerak dalam industri ini dan semakin beragamnya produk yang ditawarkan dapat menjadi ancaman bagi LG. Hal ini disebabkan karena konsumen memiliki kebebasan penuh dalam memilih produk yang diinginkan.
d. Tingkat ekonomi masyarakat Indonesia yang tergolong rendah. Berdasarkan data Pendapatan Domestik Bruto per kapita masyarakat Indonesia yang dihitung berdasarkan paritas daya beli
(purchasing power parity) yaitu sebesar US$ 3.230, dan Training Index
Indonesia yang menempati urutan ke-111 dari 177 negara (Kompas, 2004), menunjukkan bahwa tingkat perekonomian masyarakat Indonesia masih tergolong rendah. Hal tersebut dapat menjadi ancaman bagi LG karena harga jual dari produk LG masih tergolong mahal. Terlebih lagi saat ini terjadi kenaikan BBM yang hampir mencapai 100%, dimana telah mengakibatkan naiknya harga-harga dari berbagai macam sektor. Secara tidak langsung hal tersebut akan semakin mempengaruhi daya beli masyarakat Indonesia.
3.6.2.3 Analisis IFAS dan EFAS 1. Tabel IFAS
Tabel 3.2 Analisis IFAS
Faktor-faktor strategi internal Bobot Rating Bobot X Rating
Strengths:
1. Perusahaan memiliki brand yang
0.20 3 0.60
sudah dikenal dengan baik di kalangan masyarakat.
2. Infrastruktur perusahaan yang baik. 0.15 2 0.30
3. Memiliki produk yang bervariasi. 0.10 4 0.40
4. Kondisi produktivitas inovasi yang
0.10 3 0.30
cukup baik
5. Merupakan perusahaan multinasional. 0.05 4 0.20 6. Memiliki jalur distribusi yang luas. 0.15 4 0.60
Sub Total 0.75 2.40
Weaknesses:
1. Harga produk yang masih tergolong 0.05 2 0.10
mahal.
2. Loyalitas karyawan yang cukup
0.10 3 0.30
rendah.
3. Pendokumentasian yang kurang baik. 0.10 3 0.30
Sub Total 0.25 0.70
Total 1 3.10
74 2. Tabel EFAS
Tabel 3.3 Analisis EFAS
Faktor-faktor strategi eksternal Bobot Rating Bobot X Rating
di Indonesia.
2. Adanya kesempatan untuk menguasai 0.20 3 0.60
pasar domestik.
3. Kesempatan untuk menguasai
0.05 1 0.05
segmentasi pasar yang lebih luas.
Sub Total 0.40 1.10
Threats:
1. Banyaknya pendatang baru yang 0.20 4 0.80
bergerak dalam bidang yang sama. 2. Pesaing dengan variasi produk,
teknologi, pangsa pasar, dan harga 0.25 3 0.75
yang hampir sama.
3. Kebebasan konsumen dalam memilih 0.05 4 0.20
produk.
4. Tingkat ekonomi masyarakat
0.10 4 0.40
Indonesia yang tergolong rendah.
Sub Total 0.60 2.15
Total 1 3.25
Dari tabel 3.2 Analisis IFAS dan tabel 3.3 Analisis EFAS dapat diketahui bahwa PT LG Electronics Indonesia berada pada posisi kuadran 2 (1.70, -1.05). Angka 1.70 (sumbu X) menunjukkan bahwa PT LG Electronics Indonesia berada pada posisi
kekuatan, sedangkan angka -1.05 (sumbu Y) menunjukkan bahwa PT LG Electronics Indonesia sedang menghadapi banyak ancaman.
Gambar 3.4 Analisis SWOT 3.6.2.4 Matrik SWOT
Berikut adalah tabel analisis Matrix SWOT untuk mengidentifikasi strategi perusahaan.
Tabel 3.4 Matrix SWOT
IFAS STRENGTHS (S) WEAKNESSES
1. Perusahaan memiliki brand yang sudah dikenal baik 1. Harga produk yang masih tergolong mahal.
dikalangan masyarakat. 2. Loyalitas karyawan yang cukup rendah.
2. Infrastruktur perusahaan yang baik. 3. Pendokumentasian yang kurang baik.
3. Memiliki produk yang bervariasi.
4. Kondisi produktivitas inovasi yang cukup baik. 5. Merupakan perusahaan multinasional.
EFAS 6. Memiliki jalur distribusi yang luas.
OPPORTUNITIES (O) STRATEGI SO STRATEGI WO
1. Banyaknya exhibition yang 1. Mengikuti berbagai exhibition yang diadakan oleh Event 1. Memberikan kesempatan bagi karyawan mengikuti
diselenggarakan oleh Event Organizer di Indonesia dan melakukan promosi berbagai pelatihan untuk meningkatkan kualitas SDM.
Organizer di Indonesia. advertising agar nama LG semakin dikenal di masyarakat 2. Memberikan program beasiswa kepada para mahasiswa
2. Adanya kesempatan untuk umum. berprestasi untuk mendapatkan SDM yang berkualitas
menguasai pasar domestik. 2. Melakukan program-program pendidikan untuk baik.
3. Kesempatan untuk menguasai mengedukasi pasar agar semakin sadar akan 3. Menciptakan suatu sistem pendokumentasian yang
segmentasi pasar yang lebih perkembangan teknologi. dapat mengelola knowledge asset
luas. 3. Memaksimalkan dan memperluas jalur distribusi agar capital perusahaan dengan baik.
produk LG diperoleh di seluruh Indonesia.
THREATS (T) STRATEGI ST STRATEGI WT
1. Banyaknya pendatang baru 1. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas perusahaan 1. Menjaga kualitas produk dan harga agar dapat bertahan
yang bergerak dalam bidang dengan proses pembelajaran yang dilakukan secara terus- dalam persaingan bisnis.
yang sama. menerus yang didukung dengan lingkungan kerja yang 2. Memberikan nilai tambah pada produk yang dihasilkan
2. Pesaing dengan variasi produk, kondusif. seperti memberikan bonus atau hadiah-hadiah.
teknologi, pangsa pasar, dan 2. Memberikan reward kepada Master Dealer agar semakin 3. Pengelolaan sumber daya dan penggunaan teknologi
harga yang hampir sama. bersemangat untuk menjaring konsumen yang lebih yang berkualitas tinggi.
3. Kebebasan konsumen dalam banyak.
memilih produk. 3. Mengikuti trend dan melakukan inovasi produk agar
4. Tingkat ekonomi masyarakat dapat bersaing.
Indonesia yang tergolong 4. Menciptakan produk-produk yang bervariasi sehingga
rendah. produk LG dapat dijangkau oleh seluruh lapisan
masyarakat.
5. Memberikan pelayanan yang terbaik kepada masyarakat
Sesuai dengan posisi perusahaan yang berada pada kuadran 2 (Strengths-Threats) maka strategi perusahaan khususnya lebih difokuskan pada strategi ST ( Strengths-Threats). Dari hasil analisis diatas, dapat disimpulkan bahwa strategi perusahaan dalam mendukung pencapaian visi perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Memperkenalkan LG Electronics pada masyarakat umum melalui produk-produknya.
2. Menciptakan suatu working environment yang baik.
3. Mengembangkan dan meningkatkan kualitas perusahaan dengan proses pembelajaran yang dilakukan secara terus-menerus.
4. Pengelolaan dan penggunaan sumber daya yang berkualitas tinggi.
5. Meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan melalui inovasi secara terus-menerus.
6. Melakukan riset untuk mengetahui keinginan pasar sesuai dengan trend masa kini.
3.7 Penyelarasan Knowledge Goals dengan Strategi Perusahaan
Knowledge goals akan memberikan arah pada knowledge repository system
untuk mendukung strategi perusahaan. Tabel 3.5 menjelaskan mengenai penyelarasan antara knowledge goals dengan strategi perusahaan yang terbagi atas :
Tabel 3.4 Penyelarasan Strategi Perusahaan dengan Knowledge Goals
Strategi Perusahaan Knowledge Goals
1. Memperkenalkan LG Electronics 1. Normative Kowledge Goals.
pada masyarakat umum melalui
Membentuk suatu knowledge rich
produk-produknya.
environment dimana didalamnya 2. Menciptakan suatu working terdapat budaya saling sharing
environment yang baik. knowledge yang cukup tinggi diantara 3. Mengembangkan dan meningkatkan karyawan.
Strategic Knowledge Goals.
kualitas perusahaan dengan proses 2. pembelajaran yang dilakukan secara
terus-menerus. Meningkatkan proses pembelajaran
4. Pengelolaan dan penggunaan sumber karyawan.
Operational Knowledge Goals. daya yang berkualitas tinggi. 3.
5. Meningkatkan kualitas produk yang a. Meningkatkan pengetahuan
dihasilkan melalui inovasi secara karyawan dengan mendistribusikan
terus-menerus. dokumentasi pelatihan-pelatihan.
b. Meningkatkan proses kerja 6. Melakukan riset untuk mengetahui karyawan berdasarkan
keinginan pasar sesuai dengan trend pendokumentasian hasil kegiatan
masa kini. dengan baik dan terstruktur.
c. Menstandarisasikan informasi dan pendokumentasian notulen rapat sehingga menjadi lebih lengkap dan terstruktur.
d. Pemecahan permasalahan melalui solusi terbaik dengan cara yang baik, cepat, dan tepat.
Pada tabel 3.5 diatas dapat dilihat penyelarasan antara knowledge goals dengan strategi perusahaan dengan penjelasan sebagai berikut :
7. Hasil analisis normative knowledge goals, yaitu membentuk suatu knowledgerich environment dimana didalamnya terdapat budaya saling sharing knowledge yang cukup tinggi diantara karyawan, akan mengarah atau mendukung pada
pencapaian strategi perusahaan yaitu menciptakan suatu working environment
yang baik.
8. Hasil analisis strategic knowledge goals, yaitu meningkatkan proses pembelajaran karyawan, akan mengarah atau mendukung pada pencapaian strategi perusahaan yaitu mengembangkan dan meningkatkan kualitas perusahaan dengan proses pembelajaran yang dilakukan secara terus-menerus.
9. Hasil analisis operational knowledge goals yang terdiri dari:
a. Meningkatkan pengetahuan karyawan dengan mendistribusikan dokumentasi pelatihan-pelatihan.
b. Meningkatkan proses kerja karyawan berdasarkan pendokumentasian hasil kegiatan dengan baik dan terstruktur.
c. Menstandarisasikan informasi dan pendokumentasian notulen rapat sehingga menjadi lebih lengkap dan terstruktur.
d. Pemecahan permasalahan melalui solusi terbaik dengan cara yang baik, cepat, dan tepat.
Akan mengarah atau mendukung pada strategic knowledge goals perusahaan yaitu meningkatkan proses pembelajaran karyawan.
3.8 Analisis Knowledge Perusahaan
Analisis knowledge perusahaan dilakukan dengan melakukan analisis terhadap
3.8.1 Structural Knowledge
Pembagian knowledge perusahaan berdasarkan struktural yang di dalamnya menggambarkan tacit atau explicit knowledge adalah sebagai berikut :
1. Job Description
Pembagian knowledge berdasarkan struktural dapat dilihat dari manajemen aliran kerja berupa dokumentasi dan pengalaman yang bersifat prosedural. Aliran kerja pada subdivisi IT Product dalam departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia digambarkan melalui job description yang merupakan explicit knowledge. Setiap pekerjaan maupun kegiatan yang dilakukan karyawan pada subdivisi IT Product harus mendapatkan persetujuan dari pihak atasan, dalam hal ini IT Product Manager dan IT Facilitator. Lebih lengkapnya job description dapat dilihat pada subbab 3.2.3 Deskripsi Kerja, Wewenang, dan Tanggung Jawab.
Pendokumentasian yang bersifat prosedural atau yang biasanya disebut dengan Standart Operational Procedure (SOP) yang merupakan explicit knowledge, dikeluarkan oleh perusahaan untuk para karyawan agar dapat menjalankan pekerjaannya berdasarkan standar kerja yang ada dalam perusahaan Selama ini para karyawan pada subdivisi IT Product mempelajari dan mendapatkan pengetahuan serta pengalaman langsung di lapangan dengan “learning by doing” .
Proses “learning by doing” yang merupakan jenis tacit knowledge,
masuk maupun yang sudah lama bekerja pada subdivisi IT Product dalam departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia.
2. Proses Bisnis
Proses bisnis utama yang terdapat dalam subdivisi IT Product terbagi dua, yaitu dalam kegiatan promosi (marketing) dan penjualan (sales). Berikut adalah gambar analisis proses bisnis utama pada subdivisi IT Product.
a. Proses Bisnis Subdivisi IT Product dalam Kegiatan Penjualan.
Gambar 3.5 Proses Bisnis Penjualan
LG melakukan penawaran barang dengan memberikan paket-paket harga kepada master dealer (MD). Kemudian MD akan melakukan pemesanan kepada pihak LG. Dalam hal ini ditangani oleh bagian
monitor marketing. Setelah pemesanan diterima, bagian monitor marketing akan membuat purchase order (PO). Kemudian bagian
monitor marketing akan menyerahkan PO ke admin untuk selanjutnya di buat delivery order (DO). Setelah DO dibuat, akan diteruskan ke bagian gudang, selanjutnya bagian gudang akan mengirimkan barang pesanan kepada MD yang memesan.
b. Proses Bisnis Subdivisi IT Product dalam Kegiatan Promosi
Gambar 3.6 Proses Bisnis Promosi
Dalam kegiatan promosi, karyawan akan melihat budget yang ada terlebih dahulu. Setelah melihat pertimbangan budget akan diadakan rapat untuk membicarakan lebih lanjut rencana promosi yang akan diadakan. Setelah membahas konsep promosi, tahap selanjutnya adalah mengajukan proposal kepada pihak atasan. Didalam proposal tersebut terdapat latar belakang, tujuan, serta budget yang diperlukan selama mengadakan promosi tersebut. Setelah proposal diajukan maka perlu
acknowledge dari IT Product Manager untuk selanjutnya disetujui oleh fasilitator subdivisi IT Product. Kegiatan promosi yang diajukan kemudian akan dijalankan setelah mendapat persetujuan dari IT Product Manager dan fasilitator subdivisi IT Product.
3.8.2 Functional Knowledge
Berdasarkan fungsi karyawan subdivisi IT Product dalam bidang marketing and sales, telah membuat mereka melakukan beberapa pekerjaan yang tidak terstruktur. Dalam hal ini mereka mempelajari dan mendapatkan pengetahuan serta pengalaman langsung di lapangan dengan “learning by doing”. Hal tersebut menyebabkan setiap karyawan memiliki pengetahuan dan pengalamannya masing-masing yang berbeda-beda. Belum adanya fasilitas yang dapat menangkap pengetahuan dan pengalaman tersebut membuat karyawan pada subdivisi IT Product tidak dapat membagi dan bertukar pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki sehingga proses pembelajaran berjalan tidak lancar.
Pembagian knowledge perusahaan berdasarkan fungsional yang di dalamnya menggambarkan tacit atau explicit knowledge adalah sebagai berikut :
1. Pendokumentasian event.
Event dalam departemen Marketing & Sales merupakan salah satu kegiatan yang peranannya cukup penting. Selama ini subdivisi IT Product dalam departemen Marketing & Sales sering mengadakan event yang merupakan salah satu bagian dari strategi promosi mereka untuk memperkenalkan produk-produk terbaru. Setiap event yang dilakukan pasti melalui beberapa tahap terlebih dahulu, antara lain :
a. Membuat konsep event.
b. Membuat proposal pengajuan event yang secara umumnya meliputi tujuan, manfaat, anggaran, target, dan perencanaan.
d. Setelah proposal disetujui, kemudian baru direalisasikan dalam pelaksanaannya dengan sebaik mungkin.
Selama proses tersebut, mulai dari pembuatan konsep sampai pada tahap realisasi konsep, selalu dilakukan analisis terlebih dahulu. Analisis yang dilakukan biasanya berdasarkan pengalaman dan dokumentasi masa lalu, yang disesuaikan dengan keadaan saat ini untuk menghasilkan keputusan yang lebih baik.
Pendokumentasian event sampai saat ini masih merupakan tacit knowledge karena belum pernah dibuat laporan kegiatan hasil event tersebut. Setelah event selesai dilaksanakan, evaluasi dilakukan pada saat rapat, dimana dalam rapat tersebut hanya dibahas mengenai permasalahan yang dihadapi selama event. Jika tidak ada masalah maka event dianggap selesai, tetapi jika ada maka akan dibahas dalam rapat mengenai permasalahan dan solusi terbaiknya. Hasil keputusan dalam rapat tersebut terkadang didokumentasikan dalam notulen rapat yang disebut juga dengan meeting minutes, tetapi terkadang juga tidak didokumentasikan. Sehingga hasil pembahasan mengenai hal tersebut terkadang masih menjadi tacit knowledge dan explicit knowledge. Tidak lengkapnya pendokumentasian event dengan tidak dibuatnya laporan event menyebabkan pihak penyelengara tidak dapat melakukan pembelajaran dari pengalaman masa lalu.
Sampai saat ini untuk mencari informasi event yang diadakan sebelumnya, karyawan harus meminta kepada atasan untuk mendapatkan informasi dan dokumentasi seperti proposal atau lampiran-lampiran. Jika
dokumentasi yang diinginkan tidak ditemukan, maka untuk mengetahui history
mengenai event yang pernah diadakan sebelumnya, karyawan bisa mencari dan mendapatkan informasi dari orang yang menjadi Person In Charge (PIC) dalam
event tersebut. Jika ternyata orang tersebut sudah berhenti bekerja, maka informasi, pengalaman, dan knowledge mengenai event tersebut juga turut menghilang. Karena itu terkadang masih saja terjadi kesalahan yang berulang dikarenakan belum maksimalnya pengelolaan informasi, pengetahuan, dan dokumentasi yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk memudahkan dalam pencarian dokumentasi yang berhubungan dengan event, akan diatur dalam fasilitas penyimpanan, pengkategorian, dan pengaksesan dokumentasi secara efektif, sehingga tidak menyebabkan kesulitan, kerumitan, dan memakan waktu dalam mencari dokumentasi yang diinginkan.
2. Pembahasan permasalahan beserta solusinya.
Salah satu agenda rapat yang dibahas oleh subdivisi IT Product yaitu mengenai pembahasan permasalahan yang dihadapi ketika menjalankan tugas-tugasnya beserta solusi terbaik. Pembahasan permasalahan dan solusi masih tergolong tacit knowledge karena biasanya disampaikan secara lisan dan tidak tercatat, namun terkadang hal tersebut juga tergolong explicit knowledge karena ada beberapa yang telah dicatat dalam notulen rapat atau laporan kegiatan. Jadi bisa dibilang knowledge yang berkaitan dengan hal tersebut tidak semuanya terdokumentasikan dengan baik.
Apabila saat salah satu karyawan menghadapi suatu permasalahan dan telah berhasil menemukan solusi terbaik untuk mengatasinya, maka hal itu
dianggap selesai dan tidak dibahas saat rapat bersama. Sehingga informasi,
knowledge dan pengalaman akan hal tersebut hanya dimiliki oleh karyawan yang mengalaminya dan tidak di-share kepada yang lain. Ketika ada karyawan lain mengalami permasalahan yang sama di kemudian hari, hal yang sama terus berulang, yaitu kembali berusaha mencari solusi terbaik untuk permasalahan tersebut. Sehingga bisa saja solusi yang dilakukan untuk masalah yang sama berbeda-beda antara satu karyawan dengan yang lain. Alangkah baiknya jika ada fasilitas yang memfasilitasi pendokumentasiannya, sehingga dapat memberikan informasi dan pengetahuan lebih pada karyawan, serta jika memang sudah pernah ada solusi terbaik yang dilakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut maka dapat menghemat waktu karyawan dalam menangani masalah yang dihadapi.
Contoh permasalahan yang dihadapi dalam menjalankan tugas yaitu adanya keterlambatan dalam pengiriman barang yang dipesan dari pabrik sehingga menyebabkan pengiriman barang kepada customer juga terlambat.
3. Dokumentasi meeting minutes.
Selama ini dokumentasi meeting minutes atau yang disebut juga dengan notulen rapat yang merupakan explicit knowledge telah dibuat oleh karyawan. Namun sama seperti dokumentasi event, bahwa pada pencarian dokumentasi notulen rapat yang diperlukan belum ada fasilitas yang mengatur penyimpanan, pengkategorian, dan pengaksesan dokumen secara efektif yang pada akhirnya dapat menghambat kerja karyawan.
Sampai saat ini notulen rapat yang dibuat belum memiliki format khusus, berkesan seadanya, dan dibuat dalam bentuk Ms. Power Point. Sehingga notulen rapat yang dibuat antara satu karyawan dengan lainnya bisa saja berbeda-beda. Dalam pembuatan notulen rapat sebaiknya memiliki format khusus. Seperti dalam setiap notulen rapat sebaiknya mencakup informasi general dan spesifik. Contoh informasi general yaitu berupa informasi mengenai agenda rapat, tujuan rapat, judul rapat, peserta, waktu pelaksanaan. Sedangkan contoh informasi spesifik yaitu isi dari pembahasan dalam rapat itu sendiri. Sehingga notulen rapat yang dibuat antara satu karyawan dengan lainnya memiliki keseragaman dan kejelasan yang dapat memudahkan ketika akan dibaca oleh siapa saja. Berikut akan dijelaskan contoh dari notulen rapat.
a. Meeting minutes yang berisi hasil rapat internal antar karyawan dalam subdivisi IT Product.
Meeting minutes yang berisi hasil rapat internal antar karyawan dalam subdivisi IT Product biasanya hanya memiliki content sebagai berikut:
- Permasalahan dan solusi yang dihadapi dalam penyelenggaraan event dan kegiatan lainnya.
- Issue yang dihadapi selama periode tersebut. - Penjelasan dan alasan timbulnya issue tersebut.
- Data pendukung.
b. Meeting minutes yang berisi hasil rapat dengan client.
Contoh meeting minutes yang berisi hasil rapat dengan salah satu
client LG adalah meeting minutes hasil rapat dengan Intel dalam kerjasama yang akan dilakukan, dimana meeting minutes tersebut memiliki content yang sederhana. Contoh content meeting minutes hasil rapat dengan Intel yaitu berisi tentang :
- Waktu pelaksanaan kerjasama.
- Peran yang diberikan LG dalam kerjasamanya dengan Intel. - Penawaran menarik atau keuntungan yang diberikan LG. - Target pemesanan yang diharapkan dapat terealisasi.
4. Pelatihan karyawan.
Salah satu strategi perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan yaitu dengan meningkatkan kualitas sumber daya manusia yang dimiliki. Salah satu program yang dijalankan perusahaan dalam hal ini yaitu dengan pengiriman karyawan terpilih untuk mengikuti pelatihan berupa seminar,
workshop, ataupun training baik di dalam maupun luar negeri. Semuanya itu bertujuan untuk meningkatkan kemampuan atau skill karyawan dalam bidangnya masing-masing.
Bagi karyawan yang terpilih, setelah mengikuti pelatihan tersebut wajib membuat laporan hasil pelatihan yang kemudian diserahkan kepada atasan sebagai bukti hasil pembelajarannya. Biasanya dokumentasi hasil pelatihan yang juga merupakan explicit knowledge, seperti modul-modul atau makalah tidak
fasilitas yang dapat memudahkan pendistribusian dokumentasi hasil pelatihan kepada karyawan lain.
3.8.3 Behavioural Knowledge
Behavioral Knowledge disebut sebagai suatu pengetahuan karena lahir dari suatu kebiasaan yang melahirkan suatu best practice. Dimana dengan berdasarkan pada best practice yang meliputi pengalaman dan pengetahuan akan menjadi suatu pembelajaran bagi karyawan dalam melakukan suatu pekerjaan. Pembagian knowledge perusahaan berdasarkan behavioural yang di dalamnya menggambarkan tacit atau explicit knowledge adalah sebagai berikut :
1. Komunikasi antar karyawan dilakukan melalui fasilitas email.
Selama ini komunikasi antar karyawan yang juga merupakan tacit knowledge masih dilakukan melalui email jika tidak ada kesempatan bagi mereka untuk bertatap muka. Belum ada fasilitas yang dapat menampung aspirasi, ide-ide, pertanyaan, pengalaman, dan knowledge yang memungkinkan karyawan untuk saling berdiskusi kapan saja tanpa harus bertatap muka. Jadi untuk diskusi-diskusi tersebut biasanya dilakukan saat sedang berkumpul-kumpul atau saat sedang mengadakan rapat.
Contohnya ketika menjelang exhibition yang akan diadakan oleh salah satu event organizer terkenal di Indonesia, yaitu Dyandra, tiba-tiba tercetus suatu aspirasi atau ide-ide baru yang berkaitan dengan exhibition tersebut. Karena belum adanya fasilitas yang dapat menjembatani komunikasi tersebut, maka diskusi tentang ide untuk exhibition mendatang yang seharusnya bisa dilakukan kapan saja, jadi tergantung dan harus menunggu saat rapat atau saat ada
kesempataan untuk berkumpul bersama. Contoh ide-ide tersebut antara lain berupa:
a. Ide-ide dalam membuat strategi promosi yang menarik agar stand mereka ramai saat exhibition.
b. Ide-ide mengenai konsep dan tema stand LG yang disesuaikan dengan kondisi dan trend saat itu.
c. Ide-ide seperti bagaimana caranya agar dalam exhibiton tersebut LG terlihat dominan dan dapat menguasai area exhibition sehingga dapat meningkatkan
brand image dan semua orang yang datang ke exhibition tersebut jadi lebih mengenal LG.
3.9 Permasalahan yang Dihadapi
Adapun permasalahan yang berkaitan dengan knowledge yang dihadapi oleh subdivisi IT Product pada departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia antara lain:
1. Belum adanya sistem pendokumentasian yang baik dan terstruktur sehingga segala sesuatunya sulit diakses, dikelola, dan dimanfaatkan.
2. Dokumentasi penyelenggaraan event, permasalahan dan solusi yang pernah terjadi belum terdokumentasi dengan baik sehingga memungkinkan masalah yang sama berulang kembali.
3. Notulen rapat yang belum memiliki format khusus sehingga menyebabkan ketidakjelasan dan antara format notulen rapat yang dibuat oleh karyawan satu dengan lainnya tidak memiliki keseragaman.
4. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing dan berdiskusi tentang segala sesuatu yang berkaitan dengan knowledge.
5. Belum adanya fasilitas untuk saling sharing tentang hasil pelatihan karyawan yang didapat dari seminar atau workshop.
6. Karyawan yang terdapat di dalam subdivisi IT Product pada departemen
Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia pada umumnya masih tergolong muda sehingga menyebabkan tingkat turn over karyawan yang cukup tinggi.
3.10 Usulan Pemecahan Masalah
Berdasarkan analisis yang telah dilakukan terhadap permasalahan yang dihadapi oleh subdivisi IT Product pada departemen Marketing & Sales PT LG Electronics Indonesia, maka kami mengusulkan alternatif pemecahan masalah berupa aplikasi
knowledge mangement system yang berfokus pada knowledge repository yang dapat memfasilitasi aliran knowledge dalam perusahaan. Aplikasi knowledge repository system
yang dibuat berfokus pada functional dan behavioral knowledge karena dari sisi
stuctural knowledge yang meliputi proses bisnis dan deskripsi kerja, telah terdokumentasi dengan baik dan tidak menjadi masalah yang dianggap dapat menghambat pekerjaan. Selain itu juga melihat pada fungsi karyawan subdivisi IT Product dalam bidang marketing and sales, telah membuat mereka melakukan beberapa pekerjaan yang tidak terstruktur, dimana pengetahuan dan pengalaman dipelajari dan didapatkan secara langsung di lapangan dengan “learning by doing” yang sampai saat ini masih belum terdokumentasikan dengan baik sehingga proses pembelajaran berjalan tidak lancar.
Aplikasi yang dibuat berbasiskan web, sehingga dapat berjalan melalui jaringan komputer internal yang telah ada tanpa harus merubah spesifikasi sistem sebelumnya. Sistem ini nantinya akan digunakan untuk mendokumentasikan knowledge yang ada pada subdivisi IT Product departemen Marketing & Sales LG Electronics Indonesia sehingga dapat memperlancar aliran knowledge yang berguna dalam mendukung proses pembelajaran karyawan.
Aplikasi knowledge repository system yang kami usulkan adalah sebagai berikut: 1. Sistem yang dapat mengatur penyimpanan, pengkategorian, dan pengaksesan
dokumentasi secara efektif, sehingga memudahkan bagi karyawan dalam mencari dokumentasi yang diinginkan.
2. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan pendistribusian dokumentasi event, permasalahan dan solusi, notulen rapat kedalam format yang jelas dan terstruktur.
3. Sistem yang dapat memfasilitasi komunikasi dan diskusi antar karyawan melalui suatu forum diskusi.
4. Sistem yang dapat memfasilitasi pendokumentasian dan penyebaran hasil pelatihan dari seminar, workshop, dan training.
5. Sistem dengan availability dan accessability tinggi, yaitu dengan memanfaatkan jaringan komputer yang telah ada pada perusahaan.
