PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
3.8 Kegiatan Kerja Pelayanan Sirkulasi
Kegiatan pelayanan sirkulasi yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan mencakup keanggotaan, peminjaman, pengembalian, mencatat pesanan, memperpanjang masa pinjam, penagihan, memberikan sanksi, dan memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman.
3.8.1 Keanggotaan
Anggota Perpustakaan Universitas Negeri Medan terdiri dari mahasiswa, dosen, staf, pustakawan maupun tamu yang telah mendaftar menjadi anggota melalui prosedur yang telah ditetapkan. Anggota yang aktif sebanyak 22.695 orang yang terdiri dari anggota biasa dan anggota luar biasa. Untuk menjadi anggota perpustakaan harus memenuhi syarat-syarat yang telah ditetapkan perpustakaan antara lain adalah:
1. Anggota biasa
Yaitu seluruh sivitas akademik UNIMED (mahasiswa, dosen, dan pegawai) dengan persyaratan:
a. Pembuatan kartu perpustakaan harus diurus sendiri.
b. Menyerahkan pas photo terbaru sebanyak satu lembar ukuran 2 x 3 cm. dan mengisi formulir pendaftaran.
c. Harus memperlihatkan kartu identitas. 2. Anggota luar biasa
Yaitu mahasiswa, staf pengajar atau masyarakat lain yang bukan sivitas akademik UNIMED dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Membawa surat keterangan dari fakultas/jurusannya dan identitas diri (KTP, SIM, atau Kartu Mahasiswa) yang masih berlaku.
b. Membayar uang keanggotaan sebesar 8.000 rupiah. c. Kartu perpustakaan ini berlaku untuk berlaku satu tahun.
d. Kartu perpustakaan dapat diperpnjang apabila memenuhi persyaratan administrasi
e. Khusus bagi anggota luar biasa fasilitas yang diberikan hanya membaca ditempat fotokopy.
Semua persyaratan diatas harus dapat dipenuhi apabila ingin menjadi anggota perpustakaan. Apabila semua persyaratan telah terpenuhi dan telah ditetapkan menjadi anggota perpustakaan maka akan diberikan kartu anggota oleh perpustakaan yang dapat digunakan apabila ingin menggunakan seluruh fasilitas perpustakaan maupun untuk meminjam bahan pustaka yang diinginkan.
Berikut ini adalah kartu anggota perpustakaan Universitas Negeri Medan.
Contoh Bentuk kartu Anggota
Gambar 1 : Kartu Keanggotaan Universitas Negeri Medan UPT Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Nim :……… Nama :………... Status :……….. Foto 2 x 3 Barcode
Untuk mendaftar menjadi anggota perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan mengentri data pada sistem senayan,
Gambar 2 : Prosedur Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan
Data yang harus diisi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan adalah sebagai berikut : ID Anggota, Nama Anggota, Tanggal Lahir, Anggota Sejak, Tanggal Registrasi, Berlaku Hingga, Institusi, Tipe Keanggotaan, Jenis Kelamin, Alamat, Kode Pos, Nomor Telepon, Nomor Faks, Nomor ID Personal, Foto, dan E-mail. Maka setiap pengguna yang sudah tercantum sebagai anggota akan tersimpan didalam sistem dengan tampilan sebagai berikut.
.
Dalam sistem ini juga dapat dilakukan penghapusan anggota perpustakaan dan penambahan anggota perpustakaan dan dalam sistem ini juga dapat dilihat peminjaman dan keterlambatan anggota perpustakaan dalam pengembalian bahan pustaka yaitu dengan mengklik tombol yang telah tersedia.
3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka
Peminjaman sering dilakukan oleh pengguna disebakan oleh waktu yang tidak cukup untuk membaca di perpustakaan. Selain itu juga dikarenakan bahan pustaka dijadikan sipengguna sebagai bahan pendukung dalam kegiatan belajar mengajar. Pada tahun 2010 jumlah buku yang dipinjam pengguna (data sirkulasi) Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah 113.189 eksemplar (data terlampir pada lampiran 1). Koleksi yang paling banyak dipinjam pengguna adalah buku-buku untuk kepentingan perkuliahan. Peminjaman yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan setiap harinya mencapai 1.700 orang peminjam, denga prosedur peminjaman sebagai berikut:
1. Peminjaman dilakukan di meja sirkulasi dengan menunjukkan kartu perpustakaan yang masih berlaku.
2. Koleksi teks book dapat dipinjam sebanyak dua eksemplar selama dua minggu. 3. Koleksi tendon dapat dipinjam sebanyak dua eksemplar untuk jangka waktu satu
hari.
4. Peminjaman dapat diperpanjang sebanyak dua kali.
5. Keterlambatan pengembalian pinjaman dikenakan denda 500 rupiah per hari per buku untuk semua koleksi.
6. Bagi peminjam yang tidak membawa kartu anggota tidak akan dilayani.
Peminjaman pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan cara manual dan mengggunakan komputerisasi yaitu dengan sistem senayan. Cara manual dilakukan dengan mencatat nim, tanggal peminjaman, fakultas, nomor induk buku didalam buku besar yang telah disediakan petugas sirkulasi, ini juga dapat dijadikan bukti pertinggal bagi petugas apabila sistem senayan mengalami kerusakan. Didalam sistem senayan langkah-langkah yang dilakukan untuk peminjaman bahan pustaka tersebut adalah dengan cara mengisi ID anggota.
Berikut tampilan proses awal peminjaman bahan pustaka dalam senayan
Gambar 4 : Tampilan Awal Proses Peminjaman Dalam Sistem Senayan
Setiap anggota yang akan meminjam bahan pustaka, harus memberikan nomor ID anggota, contoh mahasiswa harus memberikan nomor induk mahasiswa. Setelah itu petugas akan memasukan nomor ID lalu mengklik tombol mulai transaksi, maka didalam sistem akan dicatat buku yang dipinjam oleh mahasiswa tersebut setelah itu petugas akan menyimpan data peminjaman mahasiswa tersebut. Selain itu terdapat juga aturan peminjaman pada sistem
senayan dengan tampilan sebagai berikut:
Gambar 5 : Proses Peminjaman Bahan Pustaka Dengan Sistem Senayan
Pada kotak tipe anggota dituliskan tipe anggota sipengguna, misal mahasiswa, dosen atau tamu. Pada tipe koleksi diisi jenis koleksi yang dipinjam misal tandon atau teks book, kemudian pada jumlah pinjaman ditulis berapa jumlah koleksi yang dipinjam. Pada periode peminjaman ditulis periode peminjaman pengguna. Setelah petugas mengisi sesuai dengan data maka akan muncul tampilan sebagai berikut pada sistem senyan.
Gambar 6 : Tampilan Data Bahan Pustaka Yang Dipinjam
3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka
Pengembalian bahan pustaka pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan dilakukan dengan cara manual dan dengan cara komputerisasi. Dengan cara manual dilakukan dengan menunjukkan buku yang akan dikembalikan dan kartu anggota, kemudian petugas akan memeriksa tanggal kembali lalu mencari nama peminjam didalam buku peminjaman yang telah dicatat sebelumnya. Kemudian buku diperiksa dan dikembalikan ker rak sesuai dengan nomor panggil buku. Pada komputerisasi dilakukan dengan menggunakan sistem senayan. Berikut tampilan pengembalian pada sistem senayan:
Gambar 7 : Proses Awal Pengembalian Bahan Pustaka Dalam Sistem Senayan
Pada sistem pengembalian kilat ini langkah awal yang harus dilakukan mengisi nomor ID pengguna, lalu klik kembali. Setelah itu dengan beberapa proses selanjutnya
maka secara otomatis buku yang telah dikembalikan akan terhapus dari daftar peminjaman.
3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka
Perpanjangan biasanya dilakukan pengguna apabila buku yang dipinjam masih dibutuhkan namun masa pinjamnya telah berakhir. Proses perpanjangan di Perpustakaan Universitas Negeri Medan juga dilakukan dengan manual dan komputerisasi. Proses manual tersebut dilakukan dengan cara, peminjam menunjukan buku yang akan diperpanjang, kemudian pada slip pengembalian buku akan diberi stempel tanggal kembali yang telah diperpanjang. Perpanjangan dapat dilakukan sebanyak dua kali. Setelah diproses dalam sistem manual kemudian perpanjangan juga dimasukan kedalam sistem senayan.
3.8.5 Pemberian Sanksi
Setiap perpustakaan pasti akan memberikan sanksi kepada pengguna akibat pelanggaran yang dilakukan. Hal ini bertujuan agar bahan pustaka yang ada di perpustakaan dapat terpelihara dengan baik. Sanksi ini dapat berupa denda ataupun peringatan.
Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan ada beberapa sanksi yang akan diberikan kepada pengguna apabila melanggar aturan yang telah ditetapkan yaitu:
1. Bahan pustaka yang hilang/rusak harus diganti dengan buku yang sama sebanyak satu eksemplar, namun jika tidak mungkin dapat diganti dengan memfotocopy buku yang sama sebanyak dua eksemplar atau dengan uang sesuai dengan harga buku tersebut dan ditentukan oleh petugas yang berwenang.
2. Selama pengguna belum melunasi denda sebagai akibat kesalahan tersebut maka kartu perpustakaan untuk sementara ditahan.
3. Pengguna yang melakukan pelanggaran seperti merobek, merusak, menyembunyikan atau mencuri bahan pustaka dikenakan sanksi akademis dan harus mengganti buku yang dirusak sebanyak dua eksemplar.
4. Apabila pengembalian bahan pustaka mengalami keterlambatan maka akan diberi denda sebesar 500 rupiah per hari.
Dengan adanya sanksi yang diuraikan diatas maka diharapkan setiap pengguna memiliki kesadaran dalam memelihara bahan pustaka yang mereka pinjam. Selain bermamfaat bagi perpustakaan, hal ini juga bermamfaat bagi pengguna karena selain
tidak mendapatkan sanksi pengguna juga dapat meminjam kembali bahan pustaka tersebut apabila dibutuhkan kembali. Data keterlambatan pengembalian bahan pustaka akan disimpan didalam sistem senayan, dapat dilihat dalam tampilan sebagai berikut:
Gamabar 8 : Tampilan Data Keterlambatan Pengembalian Bahan Pustaka Serta Denda Yang Harus Dibayar
Dalam sistem ini akan ditampilakan semua data anggota yang mengalami keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka lengkap dengan lama hari keterlambatan tersebut.
3.8.6 Penagihan
Penagihan perlu dilakukan agar setiap pengguna memiliki kesadaran dan tanggung jawab atas bahan pustaka yang dipinjam. Selain itu penagihan ini juga bertujuan merawat dan menjaga keutuhan koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan.
Perpustakaan Universitas Negeri Medan sangat jarang melakukan penagihan kepada mahasiswa. Hal ini dikarenakan apabila mahasiswa yang akan menamatkan studinya wajib mengurus surat bebas pustaka sehingga semua keterlambatan dalam pengembalian bahan pustaka harus dapat disesaikan.
3.8.7 Bebas Pinjam
Bebas pinjam sangat diperlukan bagi setiap mahasiswa yang ingin menyelesaikan masa kuliahnya. Surat bebas pinjam ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi pinjaman bahan pustaka mahasiswa disuatu perpustakaan.
Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan ada beberapa kriteria wajib bebas pinjam yaitu sebagai berikut:
1. Mahasiwa UNIMED yang telah dinyatakan lulus. 2. Mahasiswa UNIMED yang berhenti/ dikeluarkan.
3. Staf pengajar UNIMED yang akan melakukan studi keluar UNIMED.
4. Staf pengajar dan staf administrasi UNIMED yang telah selesai masa baktinya. Cara mendapatkan surat keterangan bebas pustaka pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:
1. Surat keterangan bebas pustaka dikeluarkan hanya oleh perpustakaan pusat UNIMED.
2. Untuk mahasiswa, membawa surat pengantar dari fakultas dan surat keterangan dari perpustakaan fakultas.
3. Membayar uang administrasi 3000 rupiah.
Bebas pinjam ini dilakukan oleh setiap perpustakaan agar koleksi dapat terpelihara dengan baik. Selain itu setiap pengguna akan mengetahui dan mamatuhi seluruh aturan yang dibuat oleh perpustakaan. Hal inilah yang menyebabkan di perpustakaan dilakukan kegiatan sirkulasi yaitu bebas pinjam.
BAB IV