SISTEM PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN (UNIMED)
Kertas Karya
Oleh:
Risanni P.Panjaitan
NIM : 082201009
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
MEDAN
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Kertas Karya : Sistem Pelyanan Sirkulasi Perpustakaan Universitas
Negeri Medan (UNIMED)
Oleh : Risanni Peronika Panjaitan
Nim : 082201009
PROGRAM STUDI D-III PERPUSTAKAAN
Ketua : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd
Nip : 19570407 198603 2 001
Tanda Tangan :
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Kertas Karya : Sistem Pelyanan Sirkulasi Perpustakaan Universitas
Negeri Medan (UNIMED)
Oleh : Risanni Peronika Panjaitan
Nim : 082201009
Dosen Pembimbing : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd
Nip : 19511119 198601 2 001
Tanda Tangan :
Tanggal :
Dosen Pembaca : Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom
Nip : 19780331 200501 2 003
Tanda Tangan :
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan
rahmatNya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini. Judul kertas karya ini adalah “
Sistem Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED).”
Penulisan kertas karya ini adalah untuk memenuhi salah satu syarat dalam
menyelesaikan studi pada Program Studi D-III Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu
Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini, penulis telah banyak menerima bantuan
dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk, oleh karena itu
penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak DR. Syahron Lubis, M.A. selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd. selaku Ketua Program Studi D-III
perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd. selaku dosen pembimbing penulis yang telah
banyak meluangkan waktu, tenaga, pikiran untuk membimbing penulis dalam
menyelesaikan kertas karya ini.
4. Ibu Hotlan Siahaan, S.Sos., M.I.Kom. selaku dosen pembaca penulis yang telah
membantu penyempurnaan kertas karya ini.
5. Seluruh staf pengajar di Program Studi D-III Perpustakaan yang telah mendidik
penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan kuliah.
6. Bapak Drs.Banu Susanto, M.Si selaku Tata Usaha Perpustakaan Universitas
Negeri Medan yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan
mengumpulkan data sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan.
7. Penulis mengucapkan terima kasih kepada ibunda tercinta R. Hutabarat, serta
abang dan kakak untuk semua dukungan yang tiada pernah berakhir kepada
penulis.
8. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada pihak- pihak yang tidak dapat
Akhir kata penulis menyadari sepenuhnya bahwa kertas karya ini masih jauhdari
sempurna, oleh karena itu penulis mengharapkan saran, kritik dan masukan yang untuk
kesempurnaan kertas karya ini. Penulis berharap semoga kertas karya ini bermamfaat bagi
yang membacanya.
Medan, Mei 2011
Penulis
Risanni P. Panjaitan
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ...i
DAFTAR ISI ...iii
DAFTAR TABEL ...v
DAFTAR GAMBAR ...vi
BAB I PENDAHULUAN ...1
1.1Latar Belakang dan Masalah ...1
1.2Tujuan penulisan ...3
1.3Ruang Linkup...3
1.4Metode Pengumpulan Data ...3
BAB II TINJAUAN LITERATUR ...4
2.1 Pengertian Sirkulasi ...4
2.2 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...5
2.2.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi ...6
2.2.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi ...7
2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi ...7
2.3.1 Sistem Layanan Terbuka ...7
2.3.2 Sistem Layanan Tertutup ...9
2.4 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi ...10
2.4.1 Kanggotaan ...12
2.4.2 Peminjaman Bahan Pustaka ...14
2.4.3 Pengembalian Bahan Pustaka ...25
2.4.4 Perpanjangan Bahan Pustaka ...26
2.4.5 Pemberian Sanksi ...27
2.4.6 Penagihan ...28
2.4.7 Bebas Pinjam ...30
BAB III PELYANAN SIRKULASI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS NEGERI MEDAN ...32
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Negeri Medan ...32
3.2 Struktur Organisasi ...33
3.3 Tenaga Pustakawan ...35
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan ...36
3.6 Koleksi Perpustakaan ...38
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan ...39
3.8 Kegiatan Kerja Layanan Sirkulasi ...39
3.8.1 Keanggotaan….. ...39
3.8.2 Peminjaman Bahan Pustaka ...42
3.8.3 Pengembalian Bahan Pustaka ...45
3.8.4 Perpanjangan Bahan Pustaka ...45
3.8.5 Pemberian Sanksi ...46
3.8.6 Penagihan ...47
3.8.7 Bebas Pinjam ...47
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ...49
4.1 Kesimpulan ...49
4.2 Saran ...51
DAFTAR PUSTAKA ...52
DAFTAR TABEL
Tabel-1 : Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)...38
Tabel-2 : Jumlah Koleksi Buku Teks Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Kartu Keanggotaan Universitas Negeri Medan ...41
Gambar 2 : Prosedur Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan ...41
Gambar 3 : Daftar Anggota Perpustakaan Dalam Tampilan Sistem Senayan ...42
Gambar 4 : Tampilan Awal Proses Peminjaman Dalam Sistem Senayan ...43
Gambar 5 : Proses Peminjaman Bahan Pustaka Dengan Sistem Senayan ...44
Gambar 6 : Tampilan Data Bahan Pustaka Yang Dipinjam ...44
Gambar 7 : Proses Awal Pengembalian Bahan Pustaka Dalam Sistem Senayan ...45
BAB 1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang dan Masalah
Perpustakaan pada umumnya merupakan pusat informasi yang digunakan para
pengguna perpustakaan untuk mencari informasi yang mereka butuhkan. Suatu
perpustakaan didirikan bukan hanya untuk menyimpan dan memelihara bahan pustaka
saja, namun juga membantu pengguna dalam mendayagunakan bahan pustaka sebagai
sumber informasi yang mereka butuhkan untuk menunjang kegiatan belajar mengajar
ataupun untuk kepentingan lainnya.
Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani apa yang diinginkan pengguna
secara tepat dan cepat, sehingga fungsi perpustakaan benar-benar terlaksana sebagai
mengumpulkan, memelihara, menyimpan, mengatur, dan mendayagunakan bahan-bahan
pustaka kemudian menyajikan bahan pustaka tersebut kepada pengguna.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unsur vital dalam sebuah perguruan
tinggi. Perpustakaan yang sering di sebut jantung perguruan tinggi haruslah dapat
menjadi pendukung bagi perguruan tinggi untuk meningkatkan mutu lulusan dari citivas
akademikanya. Untuk mengetahui bagus tidaknya perpustakaan dapat diukur dari
banyaknya koleksi yang dipinjam dan digunakan oleh pengguna perpustakaan.
Ada dua macam sistem layanan yang ada di perpustakaan untuk memperoleh
bahan pustaka yang diinginkan yaitu sistem layanan tertutup dan sistem layanan terbuka.
Sistem layanan terbuka memperbolehkan para pengguna masuk ke ruangan koleksi untuk
memilih dan mengambil sendiri bahan pustaka yang diinginkan. Yang dimaksud sistem
layanan tertutup adalah pengguna tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruangan koleksi
dan tidak diperbolehkan mengambil sendiri bahan pustaka dari susunan rak buku.
Kegiatan layanan sirkulasi meliputi peminjaman, pengembalian, penagihan,
pemberian sanksi, statistik sirkulasi dan lain- lain. Peminjaman merupakan kegiatan
memberikan kesempatan kepada pengguna membawa bahan pustaka untuk dibaca diluar
perpustakaaan. Pengembalian merupakan kegiatan menerima kembali bahan pustaka yang
di pinjam. Penagihan dilakukan jika peminjam tidak mengembalikan bahan pustaka yang
dipinjam maka pihak perpustakaan berhak untuk mengadakan penagihan berupa sanksi.
Dengan demikian layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting di
memberikan citra positif bagi perpustakaan jika hasil kerja sirkulasi dapat memenuhi
kebutuhan pengguna.
Perpustakaan Universitas Negeri Medan berfungsi untuk mendukung kegiatan
belajar mengajar guna membantu para anggota maupun pengguna untuk menemukan
informasi yang mereka butuhkan baik sebagai bahan belajar mengajar maupun untuk
kepentingan lainnya sesuai dengan kebutuhan. Di Perpustakaan Universitas Negeri
Medan juga tersedia berbagai layanan pengguna yang dapat di mamfaatkan oleh para
pengguna perpustakaan salah satunya adalah layanan sirkulasi. Kendala yang dapat
dilihat pada layanan sirkulasi setiap anggota perpustakaan yang ingin meminjam bahan
pustaka harus mencatat nomor induk mahasiswa, tanggal peminjaman, fakultas, dan
nomar induk buku didalam buku yang telah disediakan oleh pustakawan. Hal ini akan
menghabiskan waktu yang cukup lama apabila banyak penguna yang ingin meminjam
bahan pustaka, hal ini dilakukan untuk mendapatkan bukti tertulis bagi pustakawan.
Apabila terjadi sesuatu pada data yang telah dientri didalam komputer, maka bukti
tertulis tersebut dapat digunakan. Bahan pustaka hanya dapat dipinjam maksimal
sebanyak dua buah dengan waktu peminjaman selama dua minggu untuk koleksi standar.
Namun pada koleksi pinjam singkat pengguna hanya dapat meminjam satu buah buku
saja dengan waktu peminjaman selama satu hari. Apabila pengguna terlambat untuk
mengembalikan bahan pustaka yang telah dipinjam maka akan diberi sanksi sesuai
dengan ketetapan yang telah dibuat.
Dengan uraian singkat di atas yang menjadi permasalahan dalam penulisan kertas
karya ini adalah bagaimana sistem layanan sirkulasi yang ada di perpustakaan Universitas
Negeri Medan. Untuk mengetahui lebih mendalam lagi tentang sistem layanan Sirkulasi
perpustakaan Universitas Negeri Medan, penulis menetapkan judul “Sistem Pelayanan
Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)”.
1.2 Tujuan Penulisan
Tujuan penulis dalam memilih judul Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakan
UNIMED yaitu :
1. Untuk mengetahui proses kegiatan pelayanan sirkulasi di Perpustakaan UNIMED.
2. Untuk mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam layanan Sirkulasi
perpustakaan.
3. Untuk mengetahui berapa banyak pengguna perpustakaan yang meminjam koleksi
1.3 Ruang Lingkup
Sesuai dengan judul yang telah diajukan penulis maka kertas karya ini membahas
tentang Pelayanan Sirkulasi Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED),
yang mencakup tentang keanggotaan, peminjaman bahan pustaka, pengembalian bahan
pustaka, perpanjangan bahan pustaka, sanksi, penagihan, dan bebas pinjam.
1.4 Metode Pengumpulan Data
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan kertas karya ini
adalah:
1. Tinjauan literatur yaitu dilakukan dengan menggunakan bahan bacaan atau bahan
acuan yang berhubungan dengan topic yang dibahas dalam kertas karya ini yang
bersifat teoritis.
2. Studi Lapangan yaitu pengumpulan data dilakukan dengan cara mengadakan
pengamatan langsungserta mengadakan wawancara dengan pustakawan yang
BAB II
TINJAUAN LITERATUR
2.1 Pengertian Sirkulasi
Sirkulasi merupakan suatu layanan yang memberikan kesempatan kepada
pengguna untuk meminjam bahan perpustakaan untuk dibawa ke luar perpustakaan.
Namun sirkulasi juga dapat diartikan perputaran dan peredaran yang memiliki cakupan
yang luas dan tidak hanya terdiri dari suatu kegiatan yaitu peminjaman tetapi mencakup
banyak kegiatan.
Menurut Darmono (2001:143), pelayanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka adalah suatu kegiatan di perpustakaan yang melayani
peminjaman dan pengembalian buku. Kegiatan sirkulasi juga dilakukan disemua jenis
perpustakaan, baik perpustakaan umum, maupun perpustakaan khusus. Kegiatan sirkulasi
dapat dilakukan sesudah buku-buku selesai diproses lengkap dengan label-labelnya
seperti kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, dan call number pada
punggung buku. Layanan sirkulasi ini merupakan denyut dari semua kegiatan
perpustakaan, karena kegiatan layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka ini
(layanan sirkulasi) merupakan jasa layanan yang secara langsung dapat dirasakan oleh
pemakai perpustakaan.
Menurut Noerhayati S (1988:188), sirkulasi merupakan suatu bagian yang
termasuk unit readers service yang bertugas memberikan service kepada pembaca dalam
hal peminjaman buku-buku perpustakaan. Dengan demikian bagian sirkulasi ini
merupakan suatu bagian yang langsung berhubungan dengan pembaca atau pengunjung
yang selalu berkembang terus. Perkembangan dari pembaca ini mengakibatkan timbulnya
bermacam-macam problem sosial yang harus kita hadapi.
Menurut P.Sumardji (1993:27), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan
melayanankan koleksi perpustakaan kepada para pemakai (pengunjung) dengan berbagai
macam kegiatan pula.
Menurut Pawit M. Yusuf (2007:70), pelayanan peminjaman koleksi atau disebut
juga sebagai pelayanan sirkulasi merupakan pelayanan yang memutar koleksi, dipinjam
keluar, dikembalikan, dipinjam keluar lagi, dikembalikan lagi dan seterusnya. Dalam
dunia perpustakaan memiliki arti perputaran buku atau jenis koleksi untuk beberapa
Menurut Soeatminah (1992:138), pelayanan sirkulasi merupakan kegiatan kerja
yang berupa pemberian bantuan kepada pemakai perpustakaan dalam proses peminjaman
dan pengembalian bahan pustaka. Didalam peminjaman perpustakaan akan memberikan
beberapa syarat ataupun peraturan yang harus dipatuhi oleh pemakai. Syarat tersebut
antara lain batas waktu peminjaman dan denda yang harus dibayar apabila pemakai
terlambat dalam mengembalikan bahan perpustakaan yang dipinjam.
Menurut Perpustakaan Nasional RI (1999:34), layanan sirkulasi adalah kegiatan
peredaran koleksi perpustakaan di luar perpustakaan dengan tujuan pengguna
perpustakaan dapat memamfaatkan dan meminjam pustaka secara tepat guna.
Berdasarkan dari seluruh pendapat di atas dapat disimpulkan bahwa yang
dimaksud dengan Pelayanan sirkulasi adalah suatu layanan yang ada diperpustakaan yang
dapat dimamfaatkan oleh para pengguna untuk melakukan proses peminjaman dan
pengembalian bahan pustaka dalam waktu yang telah ditetapkan oleh perpustakaan
tersebut dengan sanksi- sanksi yang telah ditetapkan.
2.2 Fungsi dan Tujuan Pelayanan Sirkuasi
Sirkulasi merupakan salah satu kegiatan utama atau jasa utama bagi perpustakaan.
Bagian ini juga sering sekali disebut sebagai ujung tombak jasa perpustakaan karena
bagian sirkulasi inilah yang pertama kali berhubungan dengan pemakai serta paling sering
digunakan pemakai. Hal ini juga dapat dilihat dari fungsi dan tujuan pelayanan sirkulasi
bagi pemakai yaitu dengan cara memberikan kesempatan bagi pemakai untuk meminjam
koleksi yang ada diperpustakaan sesuai dengan aturan yang ada diperpustakaan. Sirkulasi
juga dapat mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi yang dibutuhkan.
2.2.1 Fungsi Pelayanan Sirkulasi
Pelayanan sirkulasi memiliki berbagai fungsi didalam perpustakaan, yaitu
memberikan pelayanan langsung kepada pengguna. Dalam memberikan pelayanan,
sirkulasi memiliki aturan-aturan yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Aturan inilah
yang akan menjadi dasar dalam peminjaman bahan pustaka yang dilakukan oleh setiap
pengguna perpustakaan.
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:257), fungsi dari bagian sirkulasi antara lain:
1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan
2. Pendaftaran anggota, perpanjangan anggota, dan pengunduran diri anggota
3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu
peminjaman.
4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan.
5. Mengeluarkan surat peringatan bagi buku yang belum dikembalikan pada
waktunya.
6. Tugas yang berkaitan dengan peminjaman buku, khususnya buku hilang atau
rusak.
7. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman.
8. Membuat statistika peminjaman.
9. Peminjaman antar perpustakaan.
10.Mengawasi urusan penitipan tas, jas, mantel, dan sebagainya milik pengunjung
perpustakaan.
11.Tugas lainnya terutama yang berkaitan dengan peminjaman.
Agar semua fungsi dari pelayanan sirkulasi diatas dapat terlaksana dengan baik,
maka setiap perpustakaan harus benar-benar memilih seorang pustakawan yang
mamahami semua tentang pelayanan sirkulasi dan dapat melakukan semua tugas yang
diberikan kepadanya dengan baik. Dengan demikian maka semua kegiatan pelayanan
sirkulasi berjalan dengan baik serta pengguna juga akan merasa puas dengan semua
pelayanan yang diberikan serta pengguna dapat memperoleh informasi yang mereka
butuhkan dengan baik pula.
2.2.2 Tujuan Pelayanan Sirkulasi
Semua perpustakaan mengharapkan agar tujuan yang diinginkan dapat terwujud
dengan baik, yaitu memberikan pelayanan bagi pengguna.Tujuan inilah yang selalu ingin
ditingkatkan oleh setiap perpuatakaan terutama pelayanan sirkulasi.
Menurut Lasa Hs (1995:1) tujuan dari pelayanan sirkulasi tersebut adalah:
1. Agar pengguna memaafkan koleksi yang mereka butuhkan semaksimal mungkin.
2. Agar lebih mudah untuk mengetahui pengguna yang meminjam koleksi bahan
pustaka tertentu.
3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas.
4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan
pemamfaatan koleksi.
2.3 Sistem Pelayanan Sirkulasi
Suatu perpustakaan harus dapat memilih dan menentukan sistem pelayanan,
karena layanan perpustakaan merupakan pilar terdepan yang berhadapan langsung dengan
pemakai. Salah satu layanan yang perlu untuk ditingkatkan adalah pelayanan sirkulasi.
Hal ini dilakukan dengan tujuan agar pengguna perpustakaan dapat memamfaatkan
koleksi yang ada dengan baik dan mempermudah pengguna dalam memperoleh informasi
yang dibutukan. Sistem pelayanan sirkulasi terdiri dari dua yaitu sistem layanan terbuka.
dan sistem layanan tertutup.
2.3.1 Sistem Layanan Terbuka
Menurut Darmono (2001:139), sistem layanan terbuka adalah layanan yang
memungkinkan para pengguna secara langsung dapat memilih, menemukan dan
mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dijajaran koleksi perpustakaan. Pada
sistem ini pengguna perpustakaan dapat melakukan browsing bahan pustaka dari jajaran
koleksi. Dalam sistem terbuka jika pengguna tidak menemukan bahan pustaka dijajaran
koleksi maka secara langsung yang bersangkutan dapat melakukan alternatif pemilih
bahan pustaka yang tersedia dijajaran koleksi.
Menurut Darmono (2001:140), kebaikan yang dapat diperoleh dari sistem layanan
terbuka adalah:
1. pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang
dikehendaki di jajaran koleksi.
2. pemakai dilatih untuk dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap
terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan
3. pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan
bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan
4. dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengembalikan
bahan pustaka tidak diperlukan sehingga dapat diberi tanggung jawab diposisi
lain.
Sistem layanan terbuka juga mengandung beberapa faktor kelemahan antara lain:
1. ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan (jajaran) menjadi kacau
karena ketika mereka melakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari
jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat.
2. ada kemungkinan buku yang hilang relative lebih besar bila dibandingkan
3. memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas
pemakai lebih leluasa
4. membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil
sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai ekses
seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka.
Menurut Soeatminah (1992:130) ada beberapa hal yang dapat dijadikan pedoman
dalam sistem layanan terbuka yaitu:
1. Penataan Koleksi
2. Rambu-rambu
3. Tata Ruang
4. Katalog Peprustakaan.
Sistem layanan terbuka ini memberikan kebebasan dan kepuasan kepada
pengguna dalam pencarian bahan perpustakaan yang mereka butuhkan. Hal ini karena
pengguna dapat secara langsung memilih bahan pustaka dan mencari bahan pustaka lain
sebagai pengganti sesuai dengan kebutuhan. Namun layanan ini juga memiliki kelemahan
yaitu mengganggu bahan pustaka yang ada di rak, karena koleksi perpustakaan akan
berantakan disebabkan pengguna dapat memilih langsung bahan pustaka yang
dibutuhkan.
2.3.2 Sistem Layanan Tertutup
Menurut Darmono (2001:137), sistem layanan tertutup adalah sistem layanan
perpustakaan yang tidak memungkinkan pemakai perpustakaan mengambil sendiri bahan
pustaka di perpustakaan.
Kebaikan sistem layanan tertutup adalah sebagai berikut:
1. jajaran koleksi akan tetap terjaga kerapiannya karena hanya petugas prpustakaan
yang boleh masuk ke jajaran koleksi
2. kemungkinan terjadi kehilangan atau perobekan bahan pustaka dapat ditekan
karena pemakai tidak dapat melakukan akses langsung kejajaran koleksi
3. ruangan untuk koleksi tidak terlalu luas, karena lalu lintas manusia petugas
didaerah jajaran koleksi rlatif rendah
4. untuk koleksi yang sangat retan terhadap kerusakan maka sistem ini sangat sesuai.
1. dalam menemukan bahan pustaka pengguna hanya dapat mengetahui ciri-ciri
kepengarangan dan ciri-ciri fisik bahan pustaka yaitu judul, pengarang, ukuran
buku dan jumlah halaman, informasi semacam ini sebenarnya sangat abstrak
2. judul buku tidak selalu menggambarkan makna pembahasan buku, sehingga bisa
saja judul yang telah dipilih, tetapi bukan bahan pustaka tersebut yang dimaksud
oleh pengguna
3. pemakai tidak mungkin melakukan browsing dijajaran rak, sehingga pemakai
tidak mungkin menemukan alternatif lain dari bahan pustaka yang diperlukan
4. jika peminjaman cukup banyak, dan petugas perpustakaan relatif terbatas hal ini
membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak untuk memenuhi permintaan
pemakai perpustakaan dan menyiapkan bahan pustaka yang dibutuhkannya,
sehingga pemakai harus menunggu lebih lama.
2.4 Rangkaian Kegiatan Pelayanan Sirkulasi
Layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang dilakukan oleh hampir semua
perpustakaan, karena layanan inilah yang sebenarnya merupakan denyut dari semua
kegiatan perpustakaan. Proses pelayanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut
hal-hal berikut ini:
1. Keanggotaan
2. Peminjaman
3. Pengembalian
4. Memperpanjang masa pinjam
5. Penagihan
6. Memberikan sanksi
7. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman.
Menurut Sulistyo-Basuki, bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas melayani
pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut ini:
1. mengawasi keluarnya setiap bahan pustaka dari ruang perpustakaan untuk
dipinjam menjadi tanggung jawab bagian sirkulasi.
2. pendaftaran anggota perpustakaan, yaitu menerima pendaftaran anggota
perpustakaan. Untuk beberapa perpustakaan ada yang menjadi tanggung jawab
bagian tata usaha perpustakaan. Selain menerima pendaftaran anggota bagian
3. peminjaman dan pengembalian bahan pustaka, yaitu bagian sirkuasi bertanggung
jawab untuk melakukan kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka
yang dipinjam oleh pengguna perpustakaan. Sistem yang digunakan dapat
bermacam-macam tergantung dari sistem apa yang digunakan oleh perpustakaan.
4. memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman. Jika
ada anggota yang terlambat mengembalikan bahan pustaka, atau merusakan bahan
pustaka yang dipinjam, maka bagian sirkulasi memberikan sanksi sesuai dengan
aturan yang berlaku.
5. memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman.
Bagian sirkulasi juga bertugas untuk memberikan surat peringatan terhadap
pengguna yang terlambat mengembalikan bahan pustaka. Surat peringatan ini
biasanya berisi tentang pemberitahuan kepada pemakai bahwa pengguna
mempunyai pinjaman perpustakaan yang belum dikembalikan.
6. menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota. Jika pengguna
menghilangkan bahan pustaka yang dipinjam pengguna diminta untuk mengganti
buku yang sama.
7. membuat statistik sirkulasi. Tugas bagian sirkulasi yang lain adalah membuat
statistik peminjaman. Statistik peminjaman terdiri dari jumlah dan kelompok buku
yang dipinjam, diperpanjang, dikembalikan. Statistik kelompok buku yang paling
banyak dipinjam, statistik kelompok pengguna atau peminjam.
8. penataan koleksi dijajaran rak. Penataan koleksi atau selving buku dijajaran rak
menjadi tanggung jawab sirkulasi. Buku-buku yang selesai dipinjam harus ditata
kembali dirak agar pemakai lainnya segara dapat meminjam koleksi perpustakaan.
Menurut P.Sumardji (1993:27), ada berbagai macam kegiatan layanan sirkulasi
yang dilakukan di perpustakaan antara lain sebagai berikut:
1. membuat peraturan-peraturan mengenai pemakai/ peminjaman koleksi, misalnya yang
mengatur siapa saja yang boleh memakai fasilitas perpustakaan, apa-apa saja yang
menjadi sayratnya, apa saja yang menjadi hak-hak pengguna, lamanya jangka waktu
peminjaman, banyaknya koleksi bahan pustaka yang boleh dipinjam keluar oleh
setiap orang/ anggota, sanksi-sanksi bila terlambat mengembalikan pinjaman pustaka
ataupun terjadi pelanggaran terhadap tata tertib ataupun peraturan perpustakaan
2. membuat pengumuman tentang pendaftaran anggota perpustakaan atau lewat iklan
3. melakukan pendaftaran peminat yang akan menajadi anggota perpustakaan (pemakai
fasilitas perpustakaan)
4. memproses kartu-kartu keanggotaan perpustakaan, misalnya dengan kegiatan
membuat kartu anggota bagi setiap peminat yang telah mendaftarkan diri, membuat
kartu arsipnya, membuat blanko kartu bon peminjamannya, menyimpan dengan
teratur dan sistematis semau kartu-kartu yang bersangkutan dengan keanggotaan
perpustakaan tersebut.
5. melayani peminjaman koleksi sirkulasi (koleksi pustaka yang boleh beredar atau
dibawa pulang oleh anggota perpustakaan), terutama koleksi textbook (buku-buku
teks)
6. menyimpan dengan teratur dan sistematis semua kartu yang bersangkutan dengan
pelayanan peminjaman koleksi pustaka tersebut
7. melakukan penagihan kepada para anggota perpustakaan yang belum mengembalikan
pinjamannya, padahal telah habis watu peminjamannya, dengan cara ditagih langsung
ataupu lewat surat tagihan
8. menarik denda terhadap para anggota perpustakaan yang terlambat mengembalikan
pinjamannya sesuai dengan peraturan yang berlaku
9. mencatat dengan tertib dan teratur semua pemasukan uang pendaftaran anggota
peprustakaan maupun uang denda keterlambatan pengambalian koleksi pustaka
10.melayani permintaan surat bebas pinjam pustaka kepada para anggota perpustakaan
yang memerlukan untuk keperluan wisuda/kelulusan dan lainya
11.membuat laporan tertulis secara berkala tentang kegiatan-kegiatan yang telah
dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan pelayanan sirkulasi.
2.4.1 Keanggotaan
Setiap perpustakaan akan menentukan siapa saja yang boleh menjadi anggoa
perpustakaan. Biasanya pada perpustakaan perguruan tinggi yang menjadi anggota
perpustakaan adalah mahasiswa, staf pengajar, pegawai. Untuk menjadi anggota
perpustakaan harus terlebih dahulu mengisi formulir pendaftaran sesuai dengan ketetapan
yang dibuat perpustakaan. Berikut adalah contoh formulir pendaftaran untuk menjadi
Apabila pengguna telah mendapat perrsetujuan dari perpustakaan untuk menjadi
anggota perpustakaan, maka pengguna akan diberikan kartu anggota yang dapat
digunakan baik untuk meminjam bahan pustaka maupun untuk menggunakan fasilitas
yang ada di perpustakaan.
Contoh kartu anggota perpustakaan adalah:
Bagian depan
(Cap Perpustakaan)
KARTU PENDAFTARAN
Mohon dicatat sebagai anggota perpustakaan
Saya berjanji akan memenuhi serta mematuhi peratura Perpustakaan dan akan memberitahukan bahwa saya akan Keluar atau pindah alamat.
Kotaman, ………,20….
Pemohon,
2.4.2 Peminjaman Bahan Pustaka
Peminjaman bahan pustaka yang ada di sebuah perpustakaan biasanya terpisah
dengan pengembalian bahan pustaka sesuai dengan kebijakan yang diambil perpustakaan.
Didalam pengembalian bahan pustaka pengguna harus menunjukan slip peminjaman,
kemudian pustakawan akan menghapus transaksi peminjaman yang pernah dilakukan.
Apabila tanggal pengembalian buku tidak sesuai dengan tanggal pengembalian dalam slip
maka pustakawan akan memberikan sanksi sesuai dengan ketetapan yang telah
disepakati.
Menurut Darmono (2001 : 148), sistem peminjaman untuk setiap perpustakaan
tidak sama tergantung dari kondisi masing-masing perpustakaan. Sehingga perpustakaan
selalu mengembangkan sistem peminjaman yang paling sesuai dengan keperluan
perpustakaan. Metode peminjaman sering kali disebut pula dengan sistem kendali
sirkulasi atau sistem sirkulasi. Menurut Sulistyo-Basuki, apapun sistem peminjaman yang
digunakan oleh perpustakaan, sistem peminjaman harus mampu memberikan jawaban
atas pertanyaan berikut:
a. siapakah yang meminjam buku tertentu
b. kapan tanggal kembalinya
c. buku apa saja yang dipinjamkan pada hari tertentu
d. buku dalam subjek apa saja yang dipinjam
e. berapa jumlah buku per subjek yang dipinjam
f. buku apa saja yang harus dikembalikan pada tanggal tertentu
g. berapa buku yang kembali pada tanggal tertentu.
Menurut Noerhayati S (1988:101), dalam peminjaman bahan pustaka harus
mempunayi aturan tentang peminjaman yang mencakup hal-hal berikut:
1. hari peminjaman, menentukan hari-hari peminjaman diserahkan kepada kebijakan
masing-masing perpustakaan.
2. lama peminjaman, setiap perpustakaan dapat menentukan lamanya peminjaman
3. jumlah buku yang boleh dipinjam, bila buku perpustakaan banyak jumlahnya, seorang
pengguna dapat diberi izin dua atau lebih buku sekaligus
4. sanksi perpustakaan, hal ini dapat dilakukan apabila terjadi keterlambatan dalam
pengembalian bahan pustaka
Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan
menjadi tiga macam:
2. peminjaman jangka pendek, misalnya 1hari sampai 3 hari
3. peminjaman jangka panjang, misalnya 1bulan samapi 1 semester
Prosedur meminjamkan bahan perpustakaan pada perpustakaan yang menganut
sitem tertutup, berlangsung sebagai berikut:
1. pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. petugas memeriksa tanda pengenal pengguna
3. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi
4. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.
5. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
6. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna
7. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan
b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutan kode bahan perpustakaan
8. petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama
pengguna, kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.
Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, berlangsung sebagai berikut:
1. pengguna menunjukan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan
2. petugas memeriksa tanda pengenal
3. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilih
4. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang
tersimpan pada kantong buku
5. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan prpustakaan itu harus
dikembalikan pada lembar tanggal kembali
6. petugas mencatat kode bahan perpustakaan dan tanggal kembali.
7. pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan
8. petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada sipengguna
9. petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:
a. menurut tanggal kembali bahan perpustakaan
b. setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun
menurut urutan kode bahan perpustakaan
10 petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak kartu pinjam menurut nama
1. Macam Sistem Peminjaman Sirkulasi
Menurut Darmono (2001:149), dalam praktiknya terdapat berbagai macam sistem
sirkulasi yang dapat diterapkan diperpustakaan mulai dari sistem sirkulasi diperpustakaan
kecil sampai kepada sistem yang sangat tertib untuk mengatasi layanan sirkulasi pada
perpustakaan yang besar. Banyaknya sistem sirkulasi perpustakaan ini menunjukkan
adanya dinamika dan perkembangan sistem sirkulasi itu sendiri.
a. Sistem Buku Besar
Sistem buku besar ini menganut register, artinya setiap peminjam mendapat jatah
satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam pada akhir
buku besar. Sistem ini hanya dapat diterapkan pada perpustakaan kecil dengan jumlah
anggota sedikit dan koleksi yang sedikit pula.
Contoh sistem buku besar
Nama Siswa : No. Induk : Alamat :
b. Bentuk NCR ( No Carbon Required )
Pada sistem ini peminjam perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan
nama, alamat, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir
peminjaman. Formulir ini disebut dengan NCR karena formulir peminjaman
menggunakan kertas khusus yang langsung membuat tembusan walaupun tidak
menggunakan karbon. Sistem NCR banyak digunakan diperpustakaan perguruan tinggi
diluar negeri. Tujuannya adalah untuk mendorong mahasiswa berpartisipasi dalam
peminjaman. Biasanya perpustakaan semacam itu tidak membatasi berapa banyak buku
yang boleh dipinjam oleh anggota.
c. Sistem Book Issue Card ( BIC )
Sistem ini banyak digunakan diperpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem BIC,
masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Pada sistem pertama, pada
dan “judul” ditulis kolom “ tanggal” dan “peminjam”. Bila buku dipinjam maka kartu
dicabut, kemudian pada kolom tanggal ditulis tanggal harus kembali. Kartu BIC
kemudian dijajar menurut tanggal kembali, lalu menurut pengarang. Versi kedua
menggunakan kartu anggota. Dibagian atas tercetak keterangan “nama” dan “jenis
koleksi”. Kolom itu akan diisi oleh petugas dengan nama anggota.
d. Sistem Browne
Sistem ini mula-mula digunakan di Inggris. Setiap anggota perpustakaan
memperoleh tiket pembaca, jumlahnya sesuai dengan jumlah buku yang boleh dipinjam
anggota perpustakaan. Jumlah buku yang boleh dipinjam seorang anggota perpustakaan
bervariasi, tergantung pada kebijakan masing-masing perpustakaan. Lazimnya 2-4 buku,
walaupun ada perpustakaan yang mengijinkan meminjam dalam jumlah yang tak terbatas.
Tiket anggota berisi nomor anggota, nama, serta alamat diketik pada masing-masing tiket.
Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku, berisi nomor panggil,
nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu ini dimasukan kedalam
kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku disebelah dalam sudut kiri bawah.
Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya
berhadap-hadapan dengan kantong buku. Dapat pula pelekatan slip tanggal dilakukan
pada fly leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal
dituliskan nomor induk serta nomor panggil.
Keuntungan sistem Browne:
1. sederhana
2. ekonomis
3. dapat mengetahui lokasi buku yang dipinjam setiap saat
4. memudahkan penandonan, bila dijajarkan secara benar
5. jumlah buku yang dipinjamkan pada setiap anggota dapat dikontrol
6. tidak ada penundaan ketika buku dikembalikan ke sirkulasi kemudian ke rak
7. kartu anggota ditangan pembaca ini membuktikan bahwa buku sudah dikembalikan.
Kerugian sistem Browne:
1. makan waktu karena penjajaran secara manual
2. sangat mungkin terjadi kesalahan waktu penjajaran dan pengembalian
3. perlu tenaga untuk menangani meja sirkulasi ditambah dengan laci kartu
4. ada kemungkinan kekeliruan memasukan kedalam laci kartu
5. peminjaman makan waktu yang lama oleh karena itu mungkin saja terjadi antrian
e. Sistem Newark
Dalam sistem ini, anggota perpustakaan memperoleh kartu bukti peminjaman.
Adapun perlengkapan peminjaman dalam sistem Newark:
1. kartu buku pinjaman
2. kartu buku
3. kantong buku
4. slip tanggal kembali
5. stempel kembali dengan ukuran 0,5 cm x 1,5 cm
6. stempel perpanjangan ( ukuran sama dengan stempel kembali )
7. stempel tanggal yang dapat diubah setiap hari
8. bantalan tinta
Proses administrasi peminjaman pada sistem Newark adalah sebagai berikut:
1. pengguna perpustakaan membawa buku yang akan dipinjamnya beserta kartu
anggota ke meja sirkulasi
2. petugas menulis nomor anggota pada kartu buku dan slip tanggal kembali
3. petugas sirkulasi mencap tanggal harus kembali pada kartu bukti peminjam, slip
tanggal, dan kartu buku
4. anggota diminta memberi paraf atau tanda tangan dikartu bukti peminjaman
5. buku diserahkan kepada peminjam, dan kartu bukti pinjam disimpan bagian
sirkulasi
6. kartu buku kemudian dijajarkan menurut tanggal harus kembali
7. bila terdapat kartu buku dengan tanggal harus kembali yang sama maka kartu
buku disusun menurtu nomor klasifikasi.
Menurtu Sulistyo-Basuki (1993:259), metode peminjaman sering sekali disebut
sistem kendali sirkulasi atau sistem sirkulasi. Sistem peminjaman mengalami banyak
perubahan, mulai dari sistem manual hingga ke sistem berbantuan komputer. Adapun
sistem peminjaman tersebut, antara lain:
1. Sistem Buku Besar
Sistem buku besar ini juga menganut register, artinya setiap peminjam mendapat
jatah satu halaman atau lebih dalam buku besar, disertai indeks nama peminjam
2. Sistem Sulihn( dummy )
Sistem sulih atau dummy system dalam bahasa inggris, menggunakan sulih yang
terbuat dari karton sebagai subsitusi buku tatkala buku dipinjam.
3. Bentuk NCR ( No Carbon Required )
Pada sistem ini peminjaman perlu mengisi formulir peminjaman, lengkap dengan
nama, nama pengarang, judul, nomor klasifikasi, dan nomor induk pada formulir
peminjaman. Karena formulir peminjaman lebih dari satu maka semua keterangan
yang diisi anggota akan tertera pada lembaran lain.
4. Sistem “ Book Issue Card “ ( BIC )
Sistem ini banyak digunakan di perpustakaan sekolah. Ada dua variasi sistem
BIC, masing-masing menggunakan kartu berukuran 7,5 x 12,5 cm. Contoh kartu
pada sistem BIC.
Kartu BIC
Autor
Title
Date Name
……… ……….
……… ………..
Librex 35 x ……….
Pada sistem ini setiap anggota perpustakaan memperoleh tiket pembaca, jumlanya
sama dengan jumlah buku yang boleh dipinjam oleh anggota perpustakaan. Tiket
anggota berisi nomor anggota, nama, dan lainnya. Tiket pembaca berbentuk
kantong. Untuk mendampingin tiket buku diperlukan kartu buku yang berisi
nomor panggil, nomor induk, pengarang, judul, edisi, dan tahun terbit. Kartu buku
ini dimasukan ke dalam kantong buku, dilekatkan pada bagian akhir buku
disebelah dalam disudut kiri bawah. Berikut ini contoh kantong buku dan kartu
Kantong Buku
National University
Library
Kartu Buku
Autor
Title
Date Name
……… ……….
……… ………..
……… ……….
………. ……….
……… ………
………. ………
………. ……….
……… ………
……… ………
……… ………
Librex 35 x ….………
Label tanggal atau slip tanggal dilekatkan dibagian akhir buku, lazimnya
berhadapan dengan kantong buku. Dapat pula melekatkan slip tanggal pada fly
leaf yaitu bagian buku yang berhadapan dengan kulit belakang. Pada slip tanggal
dituliskan nomor induk serta nomor panggil.
NATIONAL UNIVERSITY LIBRARY
Call No. 2 : 8 N 59
Ac. No. 1158 Date of release for lean 5.8.1981
This book should be returned on or before the date stamped below. An overdue
charger of 10 paise will be collected fr each day the book is kept overtime.
Bila peminjam ingin meminjam maka petugas mencabut kartu buku dari kantong
kemudian dimasukan ke tiket pembaca. Tanggal harus kembali diterakan pada slip
tanggal. Kantong buku kemudian disusun menurut tanggal harus kembali. Bila
tanggal yang sama terdapat berbagai kantong buku maka kantong buku disusun
menurut nomor panggil.
5. Sistem Islington ( variasi Browne )
Pada sistem islington diperlukan mesi pencetak huruf timbul (embossing
machine), kartu plastik, paper clip, label tanggal pada masing-masing kantong
buku dan kartu buku. Keuntungan yang dapat diperoleh dari sistem ini adalah
mudah dilaksanakan, dapat melokasi satiap buku yag dipinjam, dapat mengetahui
dengan segara buku yang sudah jatuh waktu, tersedia fasilitas tandon,
menghindari anteran panjang pada waktu pengembalian buku. Selain keuntungan
sistem ini juga mempunyai kelemahan yaitu: makan waktu karena penjajaran
secara manual, ada kemungkinan kekeliruan laci kartu, relatif mahal, memerlukan
partisipasi pembaca, ada kemungkinan pembaca lupa membawa kartu anggota
bahkan mungkin hilang, dan tidak ada kontrol terhadap jumlah buku yang
dipinjam seorang anggota.
7. Sistem Newark
Sistem Newark menggunakan kartu buku, kantong buku serta slip tanggal. Kartu
buku ini berisi tentang informasi buku, namun kantong buku diketikan pengarang,
8. Token charging
Token merupakan semacam kartu berisi tanda pengenal perpustakaan terbuat dari
karto berukuran 4 x 6 cm. Pada sistem ini peminjaman dilakukan dengan cara
pengguna menyerahkan satu token untuk setiap buku yang dipinjam. Apabila
pengguna menghilangkan token tersebut maka pengguna tersebut akan diberikan
sanksi. Keuntungan yang dapat diperoleh dalam sistem ini adalah sederhana,
peminjaman dan pengembalian berlangsung cepat sehingga tidak ada antrean, dan
tidak memerlukan banyak tenaga. Sedang kerugian yang terjadi pada sistem ini
adalah tidak ada catatan buku apa yang dipinjam, tidak ada berkas buku apa yang
dipinjam, karenanya surat peringatan tidak dapat dibuat, dan sistem ini mengarah
pada sikap tidak jujur.
9. Sistem Kartu tebuk ( punched card )
Pada sistem ini bila anggota ingin meminjam buku maka petugas bagian sirkulasi
mengambil kartu tebuk yang telah diberi tanggal. Pemberian tanggal dilakukan
dengan stempel serta dengan alat tebuk. Kedua kartu tebuk diletakan pada mesin
tebuk automatic. Bila peminjam mengembalikan buku maka kartu tebuk
dikeluarkan dari kantong buku dn dipilih berdasarkan nomor buku dengan mesin
tebuk, kemudian dicocokan dengan nomor duplikat tebuk yang ada
diperpustakaan. Keuntungan yang dapat diperoleh menyediakan berkas
peminjaman, proses pengembalian berlangsung cepat, memudahkan membuat
daftar tendon, dan tersedia fasilitas pengiriman peringatan buku yang terlambat
dikembalikan. Sedang kerugian yang dapat terjadi adalah proses peminjaman
relatif lama, peluang galat ( error ) besar terutama dalam pengoperasian mesin
tebuk serta memerlukan operator terlatih, pengiriman peringatan buku yang
terlambat dikembalikan lama karena petugas memeriksa semua yang tertera
dikartu tebuk.
2. Laporan Peminjaman
Menurut Soeatminah (1992:148), laporan kegiatan peminjaman dilakukan setiap
hari dengan cara mangisi blanko laporan harian. Buku yang dipinjam dirinci dalam
kelompok bahasa dan kelompok subjek buku yang dinyatakan dengan angka klasifikasi
(000, 100, 200, dan seterusnya adalah angka klasifikasi sistem DDC). Dibawah ini adalah
contoh cara mengisi laporan peminjaman buku diperpustakaan.
TANGGAL: 01-06-91 PERPUSTAKAAN “X”
BAHASA : IND. BUKU YANG DIPINJAM
KELAS Catatan dengan batangan Jumlah
000 I I I I I I I I I I I I I I I I I I 18
100 I I I I I I I I I I I I 12
200 I I I I I I I I 8
300 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 26
400 I I I I I I I I I I I I I I I I I 17
500 I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I 28
600 I I I I I I I I I I I I I 13
700 I I I I I 5
800 I I I I I I I I I I I I I I I 15
900 I I I I I I I I I I I I I I 14
JUMLAH 156
Laporan Peminjaman Bulanan
BULAN : JUNI 1991 PERPUSTAKAAN “ X”
BAHASA : IND. TABULASI BULANAN BUKU DIPINJAM
KELAS 1 2 3 4 5 30 31 JUMLAH
000 18
100 12
200 8
300 26
400 17
500 28
600 13
700 5
800 15
900 14
Laporan Peminjaman Tahunan
2.4.3 Pengembalian Bahan Pustaka
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:81), ada dua prosedur
pengembalian yang dapat dilakukan di perpustakaan. Cara pertama, pengguna membawa
langsung bahan perpustakaan ynag hendak dikembalikan ke meja layanan. Cara kedua,
bila memungkinkan diluar jam buka perpustakaan pengguna mengembalikan buku
dengan memasukannya kedalam kotak pengembalian.
Langkah yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian bahan
perpustakaan adalah:
1. memeriksa keutuhan buku dan tanggal kembali pada lembar tanggal kembali,
setelah pengguna menyerahkan bahan prpustakaan yang akan dikembalikan
2. mengambil kartu buku bedasarkan tanggal kembali
3. mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang
tertera pada kartu buku
4. membubuhkan stempel tanda ‘kembali’ pada kartu buku, lembar tanggal kembali,
dan kartu pinjam
5. mengebalikan kartu buku pada kantong buku
6. mengembalikan kartu pinjam kedalam kotak kartu pinjam
8. memilih buku, yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada satu
tempat untuk dikirim ke unit perawatan dan yang rusak diletakkan pada tempat
lain untuk disiangi.
Sarana yang diperlukan dalam proses pengembalian ialah sebagai berikut:
1. kartu buku
2. stempel tanda kembali untuk memberikan tanda bukti bagi pengguna bahwa bahan
perpustakaan yang dipinjamnya telah dikembalikan
Didalam pengembalian bahan pustaka, biasanya pustakawan memeriksa seluruh
bagian pada bahan pustaka tersebut. Hal ini dilakukan guna mencegah terjadinya
kerusakan pada bahan pustaka. Apabila terdapat kerusakan yang tidak diinginkan pada
bahan pustaka maka pengguna wajib dikenakan sanksi yang berlaku.
2.4.4. Perpanjangan Bahan Pustaka
Perpanjangan bahan pustaka dapat terjadi apabila pengguna belum selesai
menggunakan bahan pustaka yang dipinjamnya. Perpanjangan ini dilakukan oleh
pengguna dengan cara membawa kembali bahan pustaka yang dipinjam kebagian
sirkulasi, petugas sirkulasi akan memberikan waktu perpanjangan sesuai dengan aturan
yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Setiap perpustakaan memiliki kebijakan
masing-masing dalam memberikan waktu perpanjangan bahan pustaka, ada sebanyak dua kali
namun ada juga hanya satu kali perpanjangan saja.
Berdasarkan buku pedoman Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82),
perpanjangan peminjaman dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan
bahan perpustakaan tersebut. Adapun prosedur perpanjangan bahan pustaka dapat
dilakukan dengan cara:
1. pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan
2. petugas memeriksa formulir peminjaman
3. jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang
baru pada lembar tanggal kembali
4. jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan.
Didalam perpanjangan bahan pustaka sebaiknya pustakwan harus terlebih dahulu
memeriksa kondisi bahan pustaka yang akan di pinjam kembali oleh sipengguna. Hal ini
bertujuan untuk menjaga bahan pustaka agar tetap terawat dan selalu dalam kondisi baik.
2.4.5 Pemberian Sanksi
Sanksi diberikan kepada anggota perpustakaan yang melanggar semua peraturan
yang telah ditetapkan oleh perpustakaan. Sanksi yang diberikan oleh perpustakaan
hendaknya bersifat membangun agar anggota perpustakaan dapat menyadari kesalahan
yang telah diperbuat. Sanksi yang akan diberikan tergantung pada jenis pelanggaran yang
dilakukan pengguna. Sanksi-sanksi tersebut dapat berupa uang, surat peringatan,
menganti bahan pustaka yang telah rusak maupun sanksi akademik lainnya.
Menurut Noerhayati (1988:102), tindakan-tindakan yang perlu dilaksanakan
terhadap hal-hal yang dapat terjadi pada buku-buku yang dipinjamkan seperti kelambatan
mengembalikan buku, buku hilang, rusak dan lain-lain. Sanksi perpustakaan tersebut akan
diberikan apabila terjadi hal-hal berikut ini:
1 Buku Kotor
jika buku kotor pada saat pengembalian maka sanksi yang akan diberikan berupa
nasihat dan peringatan kepada anggota atau sipengguna. Jika buku tidak dapat
diperbaiki maka sanksi yang akan diberikan yaitu pengguna tidak diperbolehkan
meminjam buku dalam jangka waktu yang telah ditetapkan.
2 Buku Rusak
jika terjadi kerusakan-kerusakan kecil pada bahan pustaka, peminjam cukup
diberikan peringatan saja. Namun jika peminjam tersebut berkali-kali membuat
kesalahan atau kelalaian, maka akan diambil tindakan hukuman ringan seperti
dilarang meminjam buku dalam jangka watu yang telah ditatapkan.
3 Hilang
Jika buku masih baru, maka buku tersebut harus diganti. Buku pengganti boleh
yang lain judulnya tetapi harga buku harus hampir sama dengan buku yang hilang.
Harga buku dapat dilihat pada kartu buku.
4. Terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal pengembalian.
Apabila pengguna terlambat mengembalikan buku berdasarkan tanggal
pengembalian, maka harus dikenakan denda sesuai dengan peraturan yang telah
ditetapkan perpustakaan.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:83), ada beberapa macam
sanksi apabila dilihat dari bobot pelanggarannya, yaitu:
1. denda
2. sanksi administratif, misalnya tidak boleh meminjam bahan pustaka dalam waktu
3. sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar.
Prosedur dalam penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan antara lain:
1. petugas menerapkan tingkat pelanggaran pengguna
2. berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksi
3. untuk sanksi administratf, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan
perpustakaan
4. untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkannya kepada pemimpin
perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.
Untuk mencengah semua sanksi, sebaiknya setiap pengguna harus benar-benar
memiliki kesadaran untuk mengembalikan setiap bahan pustaka yang dipinjam sesuai
dengan waktu yang telah ditetapkan. Hal ini akan memberikan keuntungan bagi pengguna
tersebut.
2.4.6 Penagihan
Penagihan dilakukan apabila pengguna belum mengembalikan buku atau bahan
pustaka sampai dengan batas waktu yang telah ditentukan. Apabila terjadi hal yang
demikian, perlu ditagih agar buku pinjaman dikembalikan sekaligus bersifat
mengingatkan. Adapun cara melakukan penagihan terserbut sebagai berikut :
1. Pertama-tama memeriksa kartu buku yang ada dalam kantong peminjaman. Hal
ini dilakukan untuk mengetahui batas berlakunya waktu pinjam, petugas
mengamati cap tanggal harus kembali yang tertera pada setiap kartu buku.
2. Pengguna yang terlambat mengembalikan dicatat identitasnya pada nomor buku
yang belum dikembalikan itu. Kemudian, nama-nama itu disusun dalam bentuk
daftar.
3. Daftar itu kemudian diumumkan untuk diketahui dan ditanggapi sewajarnya oleh
pengguna atau peminjam bahan pustaka yang bersangkutan.
4. Untuk penagihan juga dilakukan dengan cara langsung kepada yang bersangkutan
dengan menyebutkan nomor bukunya.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI (2004:82), bila pengguna tidak
pengembalikan bahan perpustakaan pada waktunya, perpustakaan akan menagih buku
agar segarah dikembalikan.
Penagihan dilakukan dalam beberapa tahapan:
1. Penagihan pertama
3. penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan.
Prosedur penagihan tersebut berlangsung sebagai berikut:
1. petugas memeriksa keterlambatan pengambilan berdasarkan tanggal kembali
bahan perpustakaan, hal ini harus dilakukan setiap hari
2. petugas membuat surat penagihan rangkap dua, lembar pertama dikirimkan
kepada peminjam sedang lembar kedua sabagai pertinggal
3. bila bahan dikembalikan setelah ditagih petugas memproses berdasarkan proses
pengembalian.
Penagihan ini sangat membantu pengguna, karena dengan adanya penagihan
pengguna tidak akan mendapatkan sanksi apabila pengguna tersebut mengindahkan
semua tahapan penagihan yang dilakukan oleh perpustakaan.
2.4.7 Bebas Pinjam
Bebas pinjam merupakan kegiatan pelayanan sirkulasi yang berupa keterangan
bahwa pengguna tidak lagi memiliki pinjaman bahan pustaka di perpustakaan. Kegiatan
ini dilakukan dengan memberikan tanda bukti kepada sipengguna.
Menurut Departemen Pendidikan Nasional RI ( 2004 : 84 ), pemberian surat
keterangan bebas pinjam dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi
peraturan perpustakaan. Surat keterangan bebas pinjam tersebut diperlukan untuk:
1. ujian akhir
2. yudisium
3. penerimaan ijazah
4. pindah studi ke perguruan tinggi lain.
Prosedur dalam pemberian surat keterangan bebas pinjam dilakukan dengan cara:
1. pengguna yang memerlukan keterangan bebas pinjam menyerahkan tanda
pengenal
2. petugas mengambil kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera pada
tanda pengenal
3. petugas memeriksa ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada kartu
pinjam
4. kartu pinjam yang menunjukan bahwa pengguna tidak mempunyai pinjaman
distempel bebas pinjam
Contoh kartu bebas pinjam
Apabila seluruh persyaratan bebas pinjam telah selesai dipenuhi maka pengguna
akan diubah statusnya dari anggota aktif manjadi data alumni diperpustakaan tersebut. Perpustakaan
Univ. Tanpanama
BUKTI BEBAS PINJAM
No : ………
Menerangkan bahwa:
Nama :……….
NIP/NIM/NIRM :……….
Fak/Jurusan :……….
Program/Tingkat :……….
No.Anggota :……….
Alamat :……….
Telah bersih dari pinjaman bahan perpustakaan
BAB III
PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN
UNIVERSITAS NEGERI MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Perpustakaan Universitas Negeri Medan
UPT Perpustakaan Unversitas Negeri Medan berdiri seiring dengan berdirinya
Institusi induk yaitu IKIP Medan. Pada awalnya merupakan perpustakaan Fakultas FKIP
USU. Pada tahun 1959 perpustakaan dipimpin oleh Ny. Fondoh Hoeres. Pada tahun 1969
perpustakaan baru menempti gedung tersendiri dengan ukuran 800m2 berlantai dua. Unsur berganti pada tahun 1962 dipimpin oleh Ny. Hajani Adnan. Pada tahun 1963
beralih kepada Drs. J. Tumanggor serta pada tahun 1977 pimpinan perpustakaan dijabat
oleh Drs. M. Tambunan. Sesuai dengan keluarnya PP 30 tahun 1980 maka status
perpustakaan menjadi Unit Pelaksana Teknis, dimana kepala UPT Perpustakaan
bertanggung jawab langsung kepada Rektor dengan pembinaan sehari-hari dilakukan oleh
Pembantu Rektor I. Pada bulan Agustus 1984, Kepala perpustakaan pada saat itu Drs. M.
Tambunan, mengikuti tugas belajar ke Amerika Serikat maka perpustakaan dipimpin oleh
Drs. Belling Siregar. Sejak bulan Mei 1986 setelah Drs. M. Tambunan kembali dari tugas
balajar kepala UPT perpustakaan IKIP Medan kembali dipimpinnya.
UPT Perpustakaan IKIP Medan pindah ke lokasi kampus baru Jl. Willem Iskandar
Pasar V Medan Estate pada tahun 1987 dengan menempati gedung seluas 3.000 m2 berlantai tiga. Karena kampus IKIP Medan menempati tiga tempat yaitu kampus lama Jl.
Merbau, kampus Jl. Pelajar dan kampus baru Jl. Willem Iskandar Pasar V maka UPT
Perpustakaan mengambil kebijakan, sejak tahun 1990 membuka perpustakaan di tiap-tiap
Fakultas yang ada dengan sebutan Ruang Baca Fakultas, hal ini dimaksudkan untuk
mendekatkan koleksi kepada pemakai perpustakaan terutama bagi pengguna yang masih
jauh dari UPT Perpustakaan di kampus baru. Pada tanggal 15 Agustus 1989, pimpinan
UPT Perpustakaan IKIP Medan diserahterimakan dari Drs. M. Tambunan, MLS kepada
Drs. Belling Siregar. Pada tahun 1992 kepala perpustakaan mengikuti tugas belajar di
Inggris, maka perpustakaan dipimpin oleh Dra. Ratnawati Dora, SIP sampai tahun 1994.
Setelah Drs. Belling Siregar, M.Lib selesai tugas belajar UPT Perpustakaan kembali
dipimpin sampai tahun 1998. Pada tanggal 14 Juli 1998 kepala UPT Perpustakaan
diserahterimakan dari Drs. Belling Siregar, M.Lib kepad Dra. Ratnawati Dora, SIP hingga
UPT Perpustakaan Universitas Negeri Medan menempati gedung seluas 3.766m2, berlantai tiga dengan daya tampung 400 tempat duduk . Lantai I digunakan untuk fasilitas
pelayanan pengembalian, pelayanan audio visual, ruang kepala, ruang tata usaha, dan
fasilitas pendukung pelayanan. Lantai II digunakan untuk ruang pelayanan peminjaman,
ruang koleksi standar dan ruang baca, serta ruang pengelolahan bahan pustaka. Lantai III
semuanya digunakan untuk pelayanan kepada pengguna, seperti pelayanan rujukan,
pelayanan terbitan berseri, pelayanan koleksi tendon, dan pelayanan karya ilmiah. UPT
Perpustakaan Universitas Negeri Medan dalam pelaksanaannya selalu terkait dengan
seluruh unit yang ada dilingkungan perpustakaan. Peran serta unit pada intinya sebagai
pendukung peningkatan pelayanan perpustakaan. Informasi kebutuhan buku setiap
fakultas dapat diterima perpustakaan setiap tahun sehingga perencanaan pengadaan
koleksi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Kerjasama dalam pengembangan otomasi
perpustakaan dilakukan dengan memamfaatkan fasilitas jaringan kampus sehingga
diharapkan akses terhadap informasi perpustakaan dapat dilakukan tanpa mengunjungi
perputakaan. Karya ilmiah hasil kajian sivitas akademik yang telah dilaksanakan terus
dikembangkan mulai dari skripsi sampai pada hasil kajian dosen dalam bentuk laporan
penelitian dan laporan pengabdian masyarakat. Disamping itu juga dilakukan pendataan
jurnal ilmiah terbitan sivitas akademik UNIMED.
3.2Struktur Organisasi
Didalam suatu lembaga, perusahaan, maupun perpustakaan sangat dibutuhkan struktur
organisasi. Dengan adanya struktur organisasi akan membantu proses kegiatan kerja
dalam lembaga, perusahaan maupun perpustakaan tersebut.
Didalam struktur organisasi dicantumkan secara jelas fungsi-fungsi, tugas serta
tanggung jawab setiap bagian yang ada dalam organisasi. Struktur organisasi juga
berfungsi sebagai bagan yang memperlihatkan hubungan antara perpustakaan dan unsur
lainnya pada perguruan tinggi. Struktur organisasi yang diakui oleh Universitas Negeri
Medan saat ini masih mengacu pada Surat Keputusan Mendikbud RI No.0111/0/93
tanggal 27 Februari 1993. Kondisi struktur organisasi perpustakaan tersebut masih
sederhana. Untuk mengatasi hal tersebut maka diusulkan sebuah struktur organisasi
Adapun struktur organisasi pada perpustakaan Universitas Negeri Medan sebagai
berikut:
Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Adapun visi, misi dan tujuan Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:
a. Visi
Visi Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah Perpustakaan sebagai
sumber informasi yang lengkap bagi kebutuhan sivitas akademika Universitas
Negeri Medan. Drs. Banu Susanto, M.si
b. Misi
Misi dari Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah:
1. Menyediakan fasilitas pelayanan informasi untuk memenuhi dan
mendukung seluruh kebutuhan sivitas akademika Universitas
negeri Medan dalam menunjang belajar mengajar
2. Mengelolah informasi dengan standar nasional, regional, dan
internasional
3. Mengembangkan sistem pelayanan perpustakaan berbasis
Information Communication and technology.
c. Tujuan
Adapun yang menjadi tujuan dari Perpustakaan Universitas Negeri Medan
adalah:
1. Menyediakan koleksi, buku teks, jurnal, data digital, audio visual yang
sesuai dengan kebutuhan mata kuliah
2. Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efisien
3. Mengembangkan pangkalan data digital universitas
4. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai
5. Tersedianya sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang
baik
6. Menjalin kerjasama dengan unt lain, baik di lingkungan UNIMED
maupun dari luar UNIMED.
3.3Tenaga Perustakaan
Setiap perpustakaan harus memiliki tenaga perpustakaan yang baik dan memadai,
hal ini bertujuan agar semua tugas-tugas yang ada diperpustakaan dapat terlaksana
dengan baik. Tenaga perpustakaan merupakan orang yang berperan langsung untuk
melakukan semua kegiatan yang ada diperpustakaan baik untuk melayani pengguna
maupun untuk kegiatan lainnya.
Perpustakaan Universitas Negeri Medan memiliki 40 orang staf yang terbagi atas 26
orang bertugas di UPT Perpustakaan dan 14 orang bertugas di ruang baca fakultas dan
pascasarjana. Tenaga perpustakaan itu terdiri dari 27 orang pustakawan dan 11 orang
pelaksana administrasi dan 2 orang tenaga honorer. Tenaga perpustakaan tersebut hanya
16 orang yang mempunyai latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dengan perincian
mendapatkan pelatihan teknis perpustakaan. Kendala yang paling besar adalah lebih dari
60% staf tidak mempunyai pengetahuan teknologi informasi, sehingga sangat diperlukan
pelatihan khusus tentang teknologi informasi. Adapun hal yang mempengaruhi
banyaknya jumlah staf yang diperlukan diantaranya:
1. Jumlah dan macam pengguna seperti mahasiswa, dosen, peneliti dan lainnya
2. Pelayanan yang diberikan, misalnya sistem pelayanan yang dipilih, lama waktu
pelayanan, dan titik layan
3. Besarnya koleksi
4. Tata ruang gedung
5. Pemamfaatan computer
6. Pertambahan koleksi
3.4 Waktu Pelayanan Perpustakaan
Waktu pelayanan pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah sebagai
berikut:
Senin-Sabtu : Pukul 08.00 s/d 17.00
Pelayanan Warintek (internet)
Senin-Sabtu : Pukul 08.00 s/d 17.00
Ruang baca perpustakaan di fakultas : Pukul 08.00 s/d 17.00
Pada jam-jam inilah pelaksanaan pelayanan sirkulasi dapat dilakukan, namun pada
masa liburan semester perpustakaan tetap buka sehingga pengguna dapat mencari
informasi yang mereka butuhkan kapan saja.
3.5 Peraturan Perpustakaan
Perpustakaan Universitas Negeri Medan memilki beberapa peraturan yang harus
dipatuhi setiap pengguna apabila ingin mempergunakan fasilitas perpustakaan.
Peraturan-peraturan tersebut antara lain:
1. Membawa kartu identitas yang berlaku.
2. Kartu perpustakaan tidak boleh dipinjamkan kepada orang lain.
3. Bagi pengunjung dari luar UNIMED, harus membawa surat pengantar dari
4. Menyimpan yas/map pada tempat yang disediakan, barang-barang sepaerti
dompet, kalkulator, uang, perhiasan dan lain-lain harap dibawa. Kehilanngan
barang diluar tanggung jawab perpustakaan.
5. Mengisi data pengunjung di counter yang disediakan.
6. Untuk sistem pelayanan terbuka, bahan pustaka yang diperlukan dapat langsung
dicari/diambil sendiri pada rak. Setelah dibaca, pengguna tidak diperkenankan
menyimpan sendiri di rak, tetapi letakkan saja diatas meja.
7. Untuk sistem pelayanan tertutup, bahan pustaka yang diperlukan selalu dicatat
pada bon permintaan yang telah disediakan. Bila telah selesai dibaca
dikembalikan kepada petugas.
8. Pelayanan fotokopy koleksi dapat dilakukan dengan mengisi formulir pada bagian
sirkulasi.
9. Menjaga ketenangan di perpustakaan.
10.Tidak diperkenankan membawa makanan/minuman kedalam ruanng baca
perpustakaan.
11.Tidak diperkenankan memakai jaket, topi, dan sandal.
12.Bila dianggap perlu sewaktu-waktu petugas mengadakan pemeriksaan pada
pengunjung.
3.6 Koleksi perpustakaan
Koleksi perpustakaan merupakan salah satu hal yang dapat menunjang seluruh
dari kegiatan perpustakaan, hal ini disebabkan koleksi merupakan inti dari seluruh
layanan yang ada diperpustakaan. Setiap perpustakaan akan mengadakan bahan pustaka
sesuai dengan kebutuhan pengguna, misal pada perpustakaan perguruan tinggi pengadaan
dilakukan sesuai dengan jumlah program studi, mata kuliah, tingkat pendidikan, kegiatan
Tabel-1: Jumlah Koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan (UNIMED)
No. Jenis Judul Eksemplar
1. Jurnal Ilmiah Nasional 1668 1695
2. Jurnal Ilmiah Luar Negeri 129 129
3. Jurnal Ilmiah Lokal 2878 2878
4. CD-ROM 120 315
5. Buku 21.231 88.013
Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Jumlah anggota perpustakaan yang aktif adalah 22.695 orang, yang terdiri dari
19.274 mahasiswa, 3.400 tamu, 12 dosen, 5 staf, dan 4 pustakawan. Dari uraian diatas
dapat diambil kesimpulan bahwa koleksi Perpustakaan Universitas Negeri Medan sudah
memadai.
Tabel -2: Jumlah Koleksi Buku Teks Pada Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Januari s/d Desember 2010
No. Unit Judul Eksemplar
1. Perpustakaan Pusat 21.797 90.047
2. Fakultas Ilmu Pendidikan 2.255 11.316
3. Fakultas Bahasa dan Seni 6.893 12.576
4. Fakultas Ilmu Sosial 4.772 10.086
5. Fakultas MIPA 3.283 15.595
6. Fakultas Tehnik 2.325 5.707
7. Fakultas Ilmu Keolahragaan 3.530 6.699
8. Pascasarjana 1.570 2.567
Sumber : Perpustakaan Universitas Negeri Medan
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa jumlah koleksi yang paling banyak terdapat
diperpustakaan pusat. Pengadaan koleksi ini dilakukan dengan cara pembelian, dan dari
pemerintah.
3.7 Sistem Layanan Perpustakaan
Sistem layanan yang ada di Perpustakaan Universitas Negeri Medan adalah sistem
layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Pengguna dapat langsung memilih koleksi
yang mereka butuhkan dengan dapat langsung menuju rak koleksi, namun ada beberapa
